Die wichtigsten CRM-Funktionen: Grundlegende und fortgeschrittene Funktionen, auf die Sie achten sollten

Funktionen, die Sie in einem CRM-System benötigen und warum sie wichtig sind

Customer Relationship Management (CRM) gehört zu den Dingen, die sich entweder wie die beste Entscheidung Ihres Lebens oder wie die schlimmste Zeitverschwendung anfühlen können, je nachdem, ob Sie das richtige CRM für Ihr Unternehmen ausgewählt haben.

Ich habe mehr als ein Jahrzehnt damit verbracht, Tausenden von Unternehmen dabei zu helfen, eine CRM-Software einzurichten, die ihren Vertriebsprozess tatsächlich verbessert. Wenn Sie gerade dabei sind, CRM-Funktionen zu erforschen, sind Sie hier genau richtig.

Dieser Leitfaden richtet sich an diejenigen unter Ihnen, die Vertriebsteams leiten oder aufbauen und erforschen möchten, wie sie CRM einsetzen können, um Leads besser zu verfolgen, besser im Team zusammenzuarbeiten oder einfach besser organisiert zu sein.

Ich führe Sie durch die grundlegenden und fortgeschrittenen Funktionen von CRM-Systemen und zeige Ihnen, was wesentlich und was optional ist und wie die richtige Funktionalität Ihre Fähigkeit, zu organisieren, zu wachsen und zu skalieren, entscheidend beeinflussen kann.

Übersicht der CRM-Kernfunktionen

Wenn ich mit Unternehmen über CRM-Systeme spreche, haben sie oft eine allgemeine Vorstellung davon, dass sie "ihre Kunden besser im Auge behalten" wollen. Das ist ein guter Anfang, aber zu CRM gehört viel mehr als nur die Speicherung von Kundenkontaktdaten.

Auf einer grundlegenden Ebene hilft Ihnen ein CRM dabei, Beziehungen systematisch zu verwalten - es stellt sicher, dass kein Kunde durch die Maschen fällt, sorgt dafür, dass Ihr Team aufeinander abgestimmt ist, und ermöglicht Ihnen letztendlich, effektiver zu verkaufen.

Im Folgenden werde ich aufschlüsseln, was meiner Meinung nach die wichtigsten und unverzichtbaren Funktionen eines CRM-Systems sind.

1. Kontakt Management

Die Verwaltung von Kundeninformationen ist der Kern der CRM-Aufgaben. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie über eine zentrale Datenbank verfügen, in der Sie auf Kundenprofile zugreifen und diese aktualisieren, Interaktionen protokollieren und einen vollständigen Überblick über Ihre Beziehungen zu den einzelnen Kunden erhalten können.

Die besten CRM-Systeme gehen noch einen Schritt weiter, indem sie Kontaktinformationen automatisch anreichern.

Dies ist ein Bereich, in dem sich unsere Software Salesflare wirklich auszeichnet. Mit Salesflare müssen Sie nicht stundenlang Daten manuell eingeben, sondern können Informationen aus Ihren E-Mails, E-Mail-Signaturen, Kalendern und sogar aus öffentlich zugänglichen Informationen auf Social-Media-Profilen abrufen.

Stellen Sie sich vor, wie viel mehr Ihr Team erreichen könnte, wenn es nicht durch manuelle Dateneingabe aufgehalten würde.

2. Lead- und Deal-Management

Es ist eine Sache, Kundendaten in einer Datenbank zu haben, aber was Sie wirklich brauchen, ist die Möglichkeit, Opportunities zu verwalten - um zu sehen, wer sich in Ihrer Pipeline befindet, in welchem Stadium sie sich befinden und worauf Sie sich konzentrieren müssen, um die Dinge voranzutreiben.

Eine visuelle Pipeline macht dies möglich.

Behalten Sie den Überblick mit einer visuellen Drag-and-Drop-Verkaufspipeline.

Drag-and-Drop-Pipelines sind eine einfache, aber leistungsstarke Funktion in den meisten heutigen CRM-Systemen. Sie erleichtern das Verständnis des Verkaufsprozesses auf einen Blick und lassen Sie genau sehen, wo sich jedes Geschäft befindet, welche Geschäfte in Bewegung sind und welche stecken bleiben.

Dabei geht es nicht nur um die Visualisierung, sondern auch um das Handeln - Ihr CRM sollte Ihnen helfen zu erkennen, wo Sie eingreifen müssen.

3. E-Mail-Integration und Automatisierung

Ich habe gelernt, dass die E-Mail-Integration über den Erfolg oder Misserfolg einer CRM-Erfahrung entscheiden kann. Wenn Sie zwischen Ihrem CRM und Ihrem E-Mail-Posteingang hin- und herwechseln, verlieren Sie Zeit und - was am wichtigsten ist - Chancen.

Durch die E-Mail-Integration kann Ihr CRM nahtlos mit Google Mail oder Outlook synchronisiert werden, so dass Sie direkt im Kontaktdatensatz einen vollständigen Überblick über die Kommunikation haben.

Salesflarezum Beispiel bringt Ihr CRM direkt in Ihren Posteingang. Es geht auch über die bloße Synchronisierung von E-Mails hinaus: Mit automatisierten E-Mail-Sequenzen können Sie Leads mit konsistenten Folgeaktionen erreichen, auch wenn Sie gerade anderweitig beschäftigt sind.

Integrieren Sie Ihr CRM in Ihren E-Mail-Posteingang.

Stellen Sie sich vor, Sie richten eine automatische E-Mail-Sequenz ein und lassen sie laufen, bis ein Lead antwortet. In dieser Zeit können Sie sich wieder auf die heißen Leads konzentrieren, anstatt sich um die zu kümmern, die Zeit brauchen.

4. Aufgaben- und Aktivitätenmanagement

Bei all den beweglichen Teilen im Vertrieb vergisst man leicht, mit wem man sich noch einmal in Verbindung setzen muss oder was die nächste Aktion bei einem Geschäft ist. Ein gutes CRM hilft Ihnen, Ihre Aufgaben effektiv zu verwalten.

Sie sollten in der Lage sein, anstehende Aktivitäten zu sehen, Ihrem Team Aufgaben zuzuweisen und Erinnerungen darüber zu erhalten, was als nächstes geschehen muss.

Mit Salesflare können Sie nicht nur Erinnerungen einstellen, sondern sogar noch einen Schritt weiter gehen und automatisierte Erinnerungen an Leads senden, die sich nicht mehr gemeldet haben.

Lassen Sie sich automatisch erinnern, damit Sie nichts vergessen.

Ihr CRM sollte der persönliche Assistent sein, der Ihnen genau sagt, was Ihre Aufmerksamkeit braucht, noch bevor Sie es selbst merken.

5. Berichterstattung und Analytik

Wenn man es nicht messen kann, kann man es nicht managen. Berichte, Analysen und Prognosen sind in jedem CRM unverzichtbar, denn sie helfen Ihnen zu verstehen, was funktioniert und wo Sie stecken bleiben.

Wenn Sie z. B. klar erkennen können, dass die meisten Ihrer Geschäfte in der Angebotsphase scheitern, können Sie sich auf die Verbesserung dieses Teils Ihres Prozesses konzentrieren.

Gute Berichte sollten einfach zu erstellen sein - und nicht etwas, wofür man einen Abschluss in Datenwissenschaft braucht, um es zu verstehen.

SalesflareDie Reporting-Tools von C.A.T.E. liefern leicht zu interpretierende Metriken, die Ihnen zeigen, wo Engpässe bestehen, was verbessert werden muss und welche Maßnahmen Ihnen helfen können, mehr Opportunities zu konvertieren.

Erstellen Sie beliebige Verkaufsberichte mit wenigen Klicks.

Das Ziel ist einfach: Ihnen zu helfen, mit klaren Daten bessere Entscheidungen zu treffen.

6. Automatisierung von Arbeitsabläufen

Die Idee hinter der Automatisierung in einem CRM ist es, Ihnen sich wiederholende, manuelle Aufgaben abzunehmen, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist - den Aufbau von Beziehungen und den Abschluss von Geschäften.

Die Workflow-Automatisierung ist dabei von großem Nutzen.

Mit Salesflare können Sie automatisierte Abläufe erstellen, um personalisierte Follow-up-E-Mails oder Aktualisierungen auf der Grundlage bestimmter Auslöser zu senden - zum Beispiel eine Woche, nachdem jemand einen Leitfaden von Ihrer Website heruntergeladen hat.

Dies sind die kleinen Dinge, die einen großen Unterschied in der Wahrnehmung Ihrer Kunden machen, ohne dass Sie einen Finger rühren müssen.

7. Vertriebspipeline-Management

Bei der Verwaltung der Vertriebs-Pipeline geht es vor allem darum, zu verstehen, wo sich jede Verkaufschance befindet und was nötig ist, um sie voranzubringen. Visuelle Vertriebs-Pipelines helfen Ihnen dabei, dies intuitiv zu verwalten, indem Sie Geschäfte per Drag-and-Drop von einer Phase zur nächsten ziehen können.

Suchen Sie nach einem CRM, das Ihre Pipeline sichtbar und verständlich macht - nicht nur eine Liste von Namen, sondern ein dynamisches Tool, das Ihnen einen klaren Überblick gibt.

SalesflareDie Vertriebs-Pipeline bietet Ihnen einen Überblick, so dass Sie genau sehen können, was mit Ihren Geschäften passiert, und sofort Entscheidungen treffen können.

8. Integration mit anderen Tools

In der Welt des Vertriebs kann Ihr CRM nicht isoliert existieren. Sie brauchen Integrationen - sei es mit Ihrer E-Mail, Ihrem Kalender, LinkedIn oder anderen wichtigen Tools, die Ihr Team täglich nutzt. Das CRM sollte als Drehscheibe fungieren, die alles miteinander verbindet.

Salesflare lässt sich nahtlos in LinkedIn integrieren, so dass Sie problemlos Informationen über potenzielle Leads einholen, soziale Interaktionen verfolgen und Ihr Netzwerk effektiver erweitern können.

Integration mit anderen wichtigen Tools wie LinkedIn.

Es geht darum, sicherzustellen, dass alles zusammen funktioniert, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.

9. Mobile CRM-Funktionalität

Vertriebsmitarbeiter sind oft unterwegs, und die mobile CRM-Funktionalität ist unerlässlich, um mitzuhalten. Die Möglichkeit, auf Kundeninformationen zuzugreifen, Aktualisierungen vorzunehmen oder ein Meeting zu verfolgen, nachdem Sie es verlassen haben, ist entscheidend, um Ihre Daten aktuell zu halten und effizient zu bleiben.

Salesflare bietet spezielle mobilfreundliche Funktionen wie das Scannen von Visitenkarten (um neue Kontakte sofort zu erfassen) und Push-Benachrichtigungen in Echtzeit. Außerdem kann es Ihren Anrufverlauf auf Android-Telefonen automatisch synchronisieren.

Es geht darum, Reibungsverluste zu verringern und dafür zu sorgen, dass man überall effektiv arbeiten kann.

10. Automatisierte Dateneingabe und Protokollierung

Eines der größten Hindernisse für die Einführung von CRM ist die manuelle Dateneingabe. Vertriebsmitarbeiter wollen verkaufen und keine Zeit mit der Eingabe von Daten verbringen.

Ein CRM, das die Dateneingabe automatisieren kann, beseitigt einen wichtigen Reibungspunkt.

Salesflare setzt genau hier an, indem es E-Mails, Meetings und Interaktionen automatisch protokolliert. Sie müssen nicht darüber nachdenken, und das CRM bleibt mühelos auf dem neuesten Stand.

Es erkennt sogar automatisch Unternehmen, die Sie möglicherweise zum CRM hinzufügen sollten.

Automatisieren Sie Ihre gesamte Dateneingabe.

Das bedeutet, dass Sie als Vertriebsmitarbeiter Ihre Zeit dort verbringen, wo sie hingehört - im Gespräch mit Kunden und beim Abschluss von Geschäften - und nicht mit Verwaltungsaufgaben.

Erweiterte CRM-Funktionen

Nachdem wir uns nun mit den grundlegenden Funktionen beschäftigt haben, die jedes CRM benötigt, wollen wir uns nun mit einigen fortgeschrittenen Funktionen befassen, die Ihr Vertriebsspiel wirklich aufwerten können.

1. Datenanreicherung

Datenanreicherung bedeutet, dass Ihr CRM zusätzliche Informationen aus externen Quellen zu Ihren Kundendatensätzen hinzufügt. Stellen Sie sich vor, ein Kundenprofil wird automatisch mit Daten wie Unternehmensgröße, Branche und sozialen Profilen ergänzt.

Das spart Zeit und hilft Ihnen, sinnvollere Interaktionen zu führen.

In Salesflare ist eine Datenanreicherung integriert, die ein vollständiges Bild Ihrer Kontakte und Unternehmen liefert, ohne dass Sie einen Finger rühren müssen.

Es geht darum, die richtigen Daten zur richtigen Zeit zu haben.

2. Vertriebsintelligenz und prädiktive Analysen

Fortschrittliche CRM-Systeme beinhalten Vertriebsinformationen, die Ihnen helfen, Ergebnisse vorherzusagen und Leads zu priorisieren.

Das Predictive Lead Scoring kann Ihnen sagen, welche Geschäfte aufgrund des jüngsten Verhaltens wahrscheinlich abgeschlossen werden oder welche Leads mehr Pflege benötigen.

Diese Erkenntnisse sind besonders wertvoll, wenn Sie eine volle Pipeline haben und Ihre Zeit effektiv einteilen müssen. Durch die Analyse von Mustern kann das CRM Ihnen helfen, die vielversprechendsten Chancen zu erkennen.

3. E-Mail-Sequenzen und personalisierte Ansprache

Neben der grundlegenden E-Mail-Automatisierung ist es die personalisierte Ansprache in großem Umfang, die in wettbewerbsintensiven Märkten den Unterschied ausmacht. Mit E-Mail-Sequenzen können Sie automatisch eine Reihe von E-Mails versenden, die jedoch so individuell gestaltet sind, dass jeder Empfänger das Gefühl hat, sie seien auf ihn zugeschnitten.

Salesflare bietet diese Möglichkeit: Sie können gezielte E-Mail-Kampagnen erstellen, die Leads durch den Trichter leiten.

Senden Sie personalisierte E-Mail-Sequenzen.

Das hilft, die Beziehung warm zu halten und führt schließlich zu einem Engagement, und das alles ohne manuelles Eingreifen.

CRM-Funktionen im Vergleich

Nicht alle CRMs sind gleich aufgebaut, und verschiedene Unternehmen haben unterschiedliche Bedürfnisse.

Einige CRMs eignen sich besser für Unternehmen, die umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten benötigen, auch wenn sie mit Komplexität und erheblichen Einrichtungsanforderungen verbunden sein können. Andere sind auf Benutzerfreundlichkeit getrimmt und richten sich an kleine und mittlere Unternehmen. Ihre Vorteile sind sehr unterschiedlich.

Einige sind auf bestimmte Unternehmenstypen zugeschnitten, z. B. Start-ups oder Agenturen, während andere auf bestimmte Aufgaben spezialisiert sind, z. B. Vertriebsautomatisierung oder E-Mail-Verfolgung.

Es gibt CRMs, die sich durch die Integration mit bestimmten Plattformen auszeichnen, wie z. B. Google Workspace oder Outlook, und einige, die erweiterte Funktionen wie Vertriebsintelligenz oder KI-Funktionen bieten.

Es ist wichtig, dass Sie die Wahl Ihres CRM auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens abstimmen. Das beste CRM nützt nichts, wenn es nicht benutzerfreundlich ist und nicht zu Ihrem Anwendungsfall passt.

Hier finden Sie einige spezifische Vergleiche, die Sie überprüfen können:

CRMs nach Geschäftstyp

CRMs nach Kernintegration

CRMs für spezifische Anwendungsfälle

CRMs mit spezifischer Technologie

CRM-Vergleiche

Eingebaute E-Mail-Tools

Ein CRM-System ist nur so gut wie der Wert, den es für Ihr Unternehmen hat. Ganz gleich, ob Sie versuchen, Ihre Prozesse zu rationalisieren, Ihre Kundendaten besser zu verstehen oder einfach sicherzustellen, dass Ihnen kein Lead durch die Lappen geht - das richtige CRM-System kann einen großen Unterschied machen.

Nehmen Sie sich Zeit, um herauszufinden, was für Sie und Ihr Team wichtig ist, und wenn Sie der Meinung sind, dass Salesflare das Richtige sein könnte, probieren Sie es aus oder buchen Sie eine Demo bei uns.

Allein die Automatisierungsfunktionen könnten Ihnen dabei helfen, sich weniger auf Verwaltungsarbeit und mehr auf das zu konzentrieren, was Sie am besten können: Geschäfte abschließen.

Wenn Sie bereits Ihre Wahl getroffen haben, ist der nächste Schritt: wie Sie ein CRM erfolgreich einsetzen.

Entdecken Sie die CRM-Funktionen des Salesflare

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Jeroen Corthout
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