Auswahl eines CRM: Praktischer Leitfaden mit Prozess, Kriterien und Checkliste
Ihre CRM-Auswahl kann über Ihren Vertriebsprozess entscheiden
Die Wahl des richtigen CRM ist für jedes Unternehmen ein entscheidender Faktor. Es kann die Art und Weise, wie Sie Ihre Verkäufe, Ihre Leads und Ihre Kundenbeziehungen verwalten, völlig verändern.
Aber es ist auch leicht, die falsche Wahl zu treffen. Wenn Sie das tun, verschwenden Sie nicht nur Zeit und Geld. Es kann die Produktivität Ihres Teams beeinträchtigen und zu verpassten Chancen führen.
In meiner Arbeit mit Tausenden von kleinen und mittleren Unternehmen habe ich aus erster Hand erfahren, wie ein CRM Ihre Prozesse entweder rationalisieren oder verlangsamen kann. In den letzten 10 Jahren habe ich Teams dabei geholfen, CRM richtig einzusetzen und die vielen Fallstricke auf dem Weg dorthin zu vermeiden.
In diesem Leitfaden zeige ich Ihnen, wie Sie ein CRM auswählen, das zu Ihrem Unternehmen und Ihren Vertriebsprozessen passt wie angegossen. Wir gehen alles durch - welche Prioritäten Sie setzen sollten, wie Sie Ihr Team einbeziehen und wo CRM-Systeme oft versagen.
Ein kurzer Überblick über die Themen, die wir behandeln werden:
- Warum die Wahl des richtigen CRM entscheidend ist
- Der CRM-Auswahlprozess
- Die wichtigsten Merkmale, die Sie bei einem CRM suchen sollten
- Eine Checkliste für die CRM-Auswahl
- Die Wahl des besten CRM für Ihr Unternehmen
Lasst uns eintauchen!
Warum die Wahl des richtigen CRM von entscheidender Bedeutung ist
Kommen wir gleich zur Sache: Ihr CRM ist mehr als nur eine Software und mehr als eine Kundendatenbank. Sie ist das Rückgrat Ihrer Vertriebsarbeit.
Wenn Sie es richtig machen, hat es eine Menge Vorteile: Es hilft Ihnen, den Überblick über die Nachfassaktionen zu behalten, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und Ihre Vertriebskette in Gang zu halten. Wenn Sie es falsch machen, riskieren Sie, den Überblick über Leads zu verlieren, wichtige Interaktionen zu verpassen und Ihrem Team mehr Arbeit zu machen, anstatt weniger.
Ich habe Teams erlebt, die monatelang versucht haben, ein CRM zum Laufen zu bringen, nur um es dann wieder aufzugeben und zu unübersichtlichen Tabellenkalkulationen zurückzukehren. Die Ursache des Problems? Sie haben sich nicht für ein CRM entschieden, das ihren Anforderungen entspricht, oder sie haben die Bedeutung der Benutzerakzeptanz unterschätzt.
Ein gutes CRM ist mehr als nur eine Kontaktverwaltung. Es bringt Struktur in Ihren Verkaufsprozess, verfolgt jede Interaktion und gibt Ihnen Einblicke in den aktuellen Stand der Geschäfte. Es macht das Verkaufen einfacher, nicht schwieriger.
Vermeiden von häufigen Fallstricken bei der CRM-Auswahl
Einer der größten Fehler, den ich erlebe, ist, dass Unternehmen ein CRM mit zu vielen Funktionen wählen, die sie nicht brauchen. In der Demo sieht es beeindruckend aus, aber in der Praxis machen all diese zusätzlichen Funktionen das System nur noch komplexer.
Was passiert dann? Das Vertriebsteam nutzt es nicht mehr. Sie finden es zu umständlich, und ohne regelmäßige Aktualisierungen wird Ihr CRM unbrauchbar.
Deshalb empfehle ich immer, es einfach zu halten. Konzentrieren Sie sich zunächst auf die Kernfunktionen: Verwaltung von Leads, Verfolgung von Interaktionen und Automatisierung von Follow-ups.
Salesflarezum Beispiel, ist mit Einfachheit und Automatisierung im Sinn. Wir konnten kein CRM finden, das wir weiterhin verwenden konnten, also haben wir ein intelligenteres entwickelt. Salesflare lässt sich tief in die Tools integrieren, die Ihr Vertriebsteam bereits verwendet, wie z. B. E-Mail, Kalender, und LinkedIn. Auf diese Weise fühlt sich die Nutzung für sie natürlich an, was zu besseren Akzeptanzraten führt.
Der CRM-Auswahlprozess
Nun, da Sie wissen, warum es wichtig ist, das richtige CRM auszuwählen, lassen Sie uns aufschlüsseln, wie Sie den Auswahlprozess angehen. Hier stolpern viele kleine Unternehmen. Entweder überstürzen sie die Entscheidung oder sie verbringen zu viel Zeit mit dem Vergleich von Merkmalen, ohne darüber nachzudenken, was wirklich wichtig ist.
So gehen Sie vor. 👇
1. Definieren Sie zunächst Ihre geschäftlichen Anforderungen
Bevor Sie mit dem Vergleich von cloud-basierten CRMs beginnen, sollten Sie sich über Ihre Bedürfnisse klar werden. Jedes Unternehmen ist anders, und es gibt keine Einheitslösung, die für alle passt.
Beginnen Sie mit einem Blick auf Ihren Verkaufsprozess. Wie kommen die Leads herein? Wie bewegen Sie sie durch Ihre Pipeline? Wo sind Ihre größten Engpässe?
Sobald Sie das festgelegt haben, überlegen Sie, was Sie von einem CRM erwarten:
- Geht es darum, Verkäufe in einem B2B-Kontext besser zu verfolgen? Oder geht es eher um die Automatisierung von E-Mails im eCommerce?
- Benötigen Sie eine Automatisierung für die Nachverfolgung und Dateneingabe?
- Wie wichtig sind Integrationen mit Ihren E-Mails (wie Gmail oder Outlook), Kalender und LinkedIn?
- Benötigen Sie ausführliche Berichte, um die Verkaufsleistung zu verfolgen?
Je klarer Sie Ihre Bedürfnisse formulieren, desto einfacher wird es sein, ein CRM zu finden, das ihnen entspricht.
Denken Sie daran, dass das beste CRM dasjenige ist, das sich an Ihren Vertriebsprozess anpasst. Wenn es Sie zwingt, Ihre Arbeitsweise zu ändern, ist es wahrscheinlich nicht die richtige Lösung.
2. Beziehen Sie Ihr Vertriebsteam in die Entscheidung mit ein
Dies ist ein wichtiger Punkt. Wählen Sie ein CRM nicht selbst aus.
Ihr Vertriebsteam wird die Hauptnutzer sein, daher ist ihr Beitrag entscheidend. Sie kennen die Schwachstellen in Ihrem derzeitigen System. Sie wissen, was funktioniert und was nicht.
Beziehen Sie sie frühzeitig in den Entscheidungsprozess ein. Fragen Sie sie:
- Was ist die größte Herausforderung in ihrem Arbeitsalltag?
- Wie verfolgen sie derzeit ihre Interaktionen mit Leads?
- Was würde ihnen die Arbeit erleichtern?
Wenn Ihr Vertriebsteam das Gefühl hat, gehört zu werden, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass es das neue CRM-System bereitwillig annimmt. Außerdem können sie Ihnen helfen, potenzielle Probleme zu erkennen, bevor Sie eine Verpflichtung eingehen.
3. Profitieren Sie von kostenlosen Testversuchen
Sie würden kein Auto kaufen, ohne eine Probefahrt gemacht zu haben. Das Gleiche gilt für die Auswahl von CRM-Software.
Wenn Sie einige Angebote in die engere Wahl gezogen haben, melden Sie sich für kostenlose Testversionen an. Und nutzen Sie sie tatsächlich.
Sammeln Sie praktische Erfahrungen. Richten Sie eine einfache Vertriebs-Pipeline ein, fügen Sie einige Leads hinzu und verfolgen Sie sie. Testen Sie die anderen wichtigen Funktionen.
Worauf sollten Sie sich während der Verhandlung konzentrieren?
- Ist das CRM intuitiv und einfach zu bedienen?
- Erledigt es die Kernaufgaben, die Sie benötigen?
- Wie gut lässt es sich in Ihre vorhandenen Tools (wie E-Mail und Kalender) integrieren?
- Können Sie sich vorstellen, dass Ihr Team damit zurechtkommt?
Ein gutes CRM wird sich natürlich anfühlen. Wenn Sie ständig nach Funktionen suchen oder Schwierigkeiten haben, sich im System zurechtzufinden, ist das ein Warnsignal.
Salesflarekönnen Sie das Programm beispielsweise ohne großen Einrichtungsaufwand nutzen. Es ist so gebaut, dass es sofort funktioniert, so dass Sie testen können LeitungsverfolgungAutomatisierung der Folgemaßnahmen und E-Mail-Integration und zwar sofort.
Wichtige Merkmale eines CRM
Bei der Bewertung von CRM-Systemen kann man sich leicht von auffälligen Funktionen ablenken lassen. Aber denken Sie daran: Mehr ist nicht immer besser.
Hier sind die Merkmale, die wirklich wichtig sind:
1. Einfachheit der Nutzung
Dies ist nicht verhandelbar. Wenn das CRM nicht einfach zu bedienen ist, wird Ihr Team es nicht nutzen. So einfach ist das.
Achten Sie auf eine saubere, einfache Schnittstelle. Die Navigation sollte intuitiv sein, und gängige Aufgaben - wie das Hinzufügen von Leads oder die Aktualisierung von Geschäftsabschlüssen - sollten mit wenigen Klicks erledigt sein. Sowohl auf Ihrem Computer als auch in der Mobile App.
Salesflareist zum Beispiel ein Vertriebs-CRM wurde speziell für Vertriebsmitarbeiter entwickelt. Es ist nicht überladen mit Funktionen, die Sie nicht brauchen, und die Oberfläche ist so gestaltet, dass Sie sich auf den Verkauf konzentrieren können.
2. Integration mit Ihren Tools
Ihr CRM sollte kein isoliertes Tool sein. Es muss nahtlos mit den Tools zusammenarbeiten, die Ihr Team bereits nutzt - insbesondere E-Mail, Kalender und LinkedIn.
Warum? Weil dies die Instrumente sind, die Sie für die Kommunikation mit Ihren Kunden nutzen. Ein gutes CRM zieht automatisch Daten aus diesen Quellen, sodass Sie keine Zeit damit verschwenden, alles manuell zu aktualisieren.
Salesflare ist eng mit E-Mail und Kalender verknüpft, protokolliert automatisch Interaktionen und plant Folgetermine. Es lässt sich sogar in LinkedIn integrieren, sodass Sie Ihre Leads überall einwandfrei verwalten können.
3. Automatisierung für sich wiederholende Aufgaben
Automatisierung ist Ihr Freund.
Für kleine Vertriebsteams kann die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, wie z. B. Follow-up-E-Mails und Dateneingabe, jede Woche Stunden an Arbeit einsparen.
Suchen Sie nach einem CRM, das die Dinge automatisiert, die sonst unter den Tisch fallen würden. Salesflare protokolliert zum Beispiel automatisch E-Mails, verfolgt Kundeninteraktionen und erinnert Sie daran, wenn es Zeit für eine Nachfassaktion ist. Auf diese Weise geht nichts verloren, und Ihr Team kann sich auf den Abschluss von Geschäften konzentrieren.
4. Anpassungsfähigkeit und Flexibilität
Jedes Unternehmen hat seine eigenen Bedürfnisse, daher ist es wichtig, ein CRM zu wählen, das eine individuelle Anpassung ermöglicht.
Suchen Sie nach einem CRM, mit dem Sie Pipelines anpassen, benutzerdefinierte Felder erstellen und Berichte generieren können, die zu Ihrem Unternehmen passen. Sie wollen kein starres System, das Sie zwingt, um es herum zu arbeiten. Das CRM sollte sich an Ihren Prozess anpassen, nicht umgekehrt.
5. Skalierbarkeit
Es ist nicht nötig, zu weit vorauszuschauen: 3-5 Jahre sind in Ordnung. Achten Sie aber darauf, dass das System auch für größere Teams geeignet ist, ohne dass es übermäßig komplex wird.
Dies bedeutet vor allem, dass Sie ein Berechtigungssystem, die Möglichkeit zur Gruppierung von Benutzern und die Möglichkeit zur Erstellung benutzerdefinierter Berichte benötigen.
CRM-Auswahl-Checkliste
Hier ist eine kurze Checkliste, die Ihnen helfen soll, die richtige Entscheidung zu treffen:
- Benutzerfreundlichkeit: Ist es für Ihr Verkaufsteam intuitiv?
- Integrationen: Funktioniert es mit Ihren E-Mails, Ihrem Kalender und LinkedIn?
- Automatisierung: Kann es sich wiederholende Aufgaben wie Nachfassaktionen automatisieren?
- Personalisierung: Können Sie es an Ihren Verkaufsprozess anpassen?
- Skalierbarkeit: Wird es in den nächsten 3-5 Jahren mit Ihrem Team wachsen?
Mithilfe dieser Checkliste können Sie die verschiedenen Optionen vergleichen, ohne sich von einer Flut von Funktionen überwältigen zu lassen.
Die Wahl des besten CRM für Ihr Unternehmen
Letztendlich ist das richtige CRM dasjenige, das Ihr Team tatsächlich nutzen wird. Lassen Sie sich nicht auf ein Wettrüsten bei den Funktionen ein. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche: Benutzerfreundlichkeit, Automatisierung und nahtlose Integration mit den Tools, auf die Sie sich bereits verlassen.
Nehmen Sie sich Zeit mit kostenlosen Tests. Holen Sie sich Anregungen von Ihrem Vertriebsteam. Und stellen Sie sicher, dass Sie ein CRM wählen, das mit Ihrem Unternehmen mitwächst, und nicht eines, das Sie beim Skalieren bremst.
Wenn Sie ein B2B-Unternehmen sind und ein CRM suchen, das all dies - und noch mehr - bietet, sollten Sie sich Salesflare ansehen. Es wurde speziell für kleine und mittelgroße Vertriebsteams entwickelt, mit der Automatisierung und den Integrationen, die am wichtigsten sind. Wir helfen vielen Beratungsunternehmen, Marketingagenturen und Startups.
Ihr CRM sollte eine Bereicherung und keine Belastung sein. Wählen Sie es mit Bedacht, und es wird Ihnen helfen, mehr Geschäfte abzuschließen, Ihren Verkaufsprozess zu optimieren und Ihrem Team die Struktur zu geben, die es für den Erfolg braucht.
Möchten Sie Ihre aktuellen CRM-Optionen für einen bestimmten Anwendungsfall besprechen? Dann kontaktieren Sie unser Team über den Chat auf salesflare.com. Wir sind für Sie da 😄.
Und wenn Sie bereit sind für die nächsten Schritte: Lesen Sie weiter über die Verwendung eines CRM!
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