Ein CRM auswählen: Praktischer Leitfaden mit Prozess, Kriterien und Checkliste
Deine CRM-Auswahl kann über Erfolg oder Misserfolg deines Vertriebsprozesses entscheiden
Das richtige CRM auszuwählen, kann für jedes Unternehmen einen entscheidenden Unterschied machen. Es kann grundlegend verändern, wie du deinen Vertrieb, deine Leads und deine Kundenbeziehungen verwaltest.
Aber genauso leicht kannst du dich für das falsche entscheiden. Das kostet nicht nur Zeit und Geld. Es kann auch die Produktivität deines Teams bremsen und dazu führen, dass Chancen verpasst werden.
Durch meine Arbeit mit Tausenden kleinen und mittelständischen Unternehmen habe ich aus erster Hand erlebt, wie ein CRM deinen Prozess entweder optimieren oder ausbremsen kann. In den vergangenen zehn Jahren habe ich Teams dabei unterstützt, ihr CRM richtig aufzusetzen und die vielen Stolperfallen auf dem Weg zu vermeiden.
In diesem Leitfaden zeige ich dir, wie du ein CRM auswählst, das zu deinem Unternehmen und deinem Vertriebsprozess wie angegossen passt. Wir gehen alles durch: worauf du den Schwerpunkt legen solltest, wie du dein Team einbindest und an welchen Punkten CRM-Systeme häufig an ihre Grenzen stoßen.
Hier ein kurzer Überblick über die Themen, die wir behandeln:
- Warum die Wahl des richtigen CRM entscheidend ist
- Der CRM-Auswahlprozess
- Wichtige Funktionen eines CRM
- Eine Checkliste für die CRM-Auswahl
- Das beste CRM für dein Unternehmen auswählen
Legen wir los!
Warum die Wahl des richtigen CRM entscheidend ist
Kommen wir direkt zum Punkt: Dein CRM ist mehr als nur Software und mehr als eine Kundendatenbank. Es ist das Rückgrat deines Vertriebs.
Wenn du es richtig machst, bringt es viele Vorteile: Es hilft dir, bei Follow-ups den Überblick zu behalten, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und deine Sales-Pipeline in Bewegung zu halten. Entscheidest du dich für das falsche CRM, riskierst du, den Überblick über Leads zu verlieren, wichtige Interaktionen zu verpassen und deinem Team mehr statt weniger Arbeit zu bescheren.
Ich habe Teams erlebt, die monatelang versucht haben, ein CRM zum Laufen zu bringen, nur um es schließlich aufzugeben und zu chaotischen Tabellen zurückzukehren. Die Ursache des Problems? Sie hatten kein CRM ausgewählt, das zu ihren Anforderungen passte, oder die Bedeutung der Akzeptanz durch die Benutzer unterschätzt.
Ein gutes CRM verwaltet mehr als nur Kontakte. Es bringt Struktur in deinen Vertriebsprozess, verfolgt jede Interaktion und gibt dir jederzeit Einblicke in den Stand deiner Deals. Es macht den Verkauf einfacher, nicht schwieriger.
Häufige Stolperfallen bei der CRM-Auswahl vermeiden
Einer der größten Fehler, die ich beobachte, ist, dass Unternehmen ein CRM mit zu vielen Funktionen auswählen, die sie gar nicht brauchen. In der Demo wirkt das beeindruckend, in der Praxis machen all diese zusätzlichen Funktionen das System jedoch nur komplexer.
Was passiert dann? Das Vertriebsteam hört auf, es zu benutzen. Das CRM ist ihnen zu umständlich, und ohne regelmäßige Aktualisierungen wird es nutzlos.
Deshalb empfehle ich immer, es einfach zu halten. Konzentriere dich zunächst auf die Kernfunktionen: Leads verwalten, Interaktionen nachverfolgen und Follow-ups automatisieren.
Salesflare wurde beispielsweise mit Blick auf Einfachheit und Automatisierung entwickelt. Wir konnten kein CRM finden, das wir dauerhaft nutzen konnten, also haben wir selbst ein intelligenteres entwickelt. Salesflare lässt sich tief in die Tools integrieren, die dein Vertriebsteam bereits verwendet, etwa E-Mail, Kalender und LinkedIn. Dadurch fühlt sich die Nutzung für dein Team natürlich an, was zu einer höheren Akzeptanz führt.
Der CRM-Auswahlprozess
Nachdem du nun verstanden hast, warum es wichtig ist, das richtige CRM auszuwählen, sehen wir uns an, wie du den Auswahlprozess angehen solltest. Genau hier geraten viele kleine Unternehmen ins Straucheln. Entweder treffen sie die Entscheidung überstürzt oder sie verbringen zu viel Zeit damit, Funktionen zu vergleichen, ohne darüber nachzudenken, worauf es wirklich ankommt.
So gehst du vor. 👇
1. Definiere zuerst deine geschäftlichen Anforderungen
Bevor du cloudbasierte CRMs vergleichst, solltest du dir über deine Anforderungen im Klaren sein. Jedes Unternehmen ist anders, und eine Lösung, die für alle passt, gibt es nicht.
Beginne mit deinem Vertriebsprozess. Wie kommen Leads herein? Wie bewegst du sie durch deine Pipeline? Wo liegen deine größten Engpässe?
Sobald du das abgebildet hast, überlege, was du von einem CRM brauchst:
- Geht es darum, Verkäufe im B2B-Kontext besser zu verfolgen? Oder eher darum, E-Mails im E-Commerce zu automatisieren?
- Brauchst du Automatisierung für Follow-ups und die Dateneingabe?
- Wie wichtig sind dir Integrationen mit deiner E-Mail (etwa Gmail oder Outlook), dem Kalender und LinkedIn?
- Benötigst du detaillierte Berichte, um die Vertriebsleistung zu verfolgen?
Je klarer du deine Anforderungen kennst, desto leichter findest du ein CRM, das zu ihnen passt.
Denk daran: Das beste CRM ist das, das sich an deinem Vertriebsprozess orientiert. Wenn es dich dazu zwingt, deine Arbeitsweise zu ändern, passt es wahrscheinlich nicht zu dir.
2. Beziehe dein Vertriebsteam in die Entscheidung ein
Das ist besonders wichtig: Entscheide dich nicht allein für ein CRM.
Dein Vertriebsteam wird das CRM hauptsächlich nutzen, daher ist sein Feedback entscheidend. Die Teammitglieder kennen die Schwachstellen deines aktuellen Systems. Sie wissen, was funktioniert und was nicht.
Beziehe dein Team frühzeitig in den Entscheidungsprozess ein. Frag es:
- Was ist die größte Herausforderung in eurem Workflow im Alltag?
- Wie verfolgt ihr derzeit eure Interaktionen mit Leads nach?
- Was würde euch die Arbeit erleichtern?
Wenn dein Vertriebsteam das Gefühl hat, gehört zu werden, nimmt es das neue CRM eher freiwillig an. Außerdem kann dein Team dir helfen, mögliche Probleme zu erkennen, bevor du dich festlegst.
3. Nutze kostenlose Testphasen
Du würdest kein Auto kaufen, ohne es vorher probezufahren. Bei der Auswahl einer CRM-Software ist es genauso.
Sobald du einige Optionen in die engere Auswahl genommen hast, melde dich für kostenlose Testphasen an. Und nutze sie dann auch wirklich.
Sammle praktische Erfahrungen. Richte eine einfache Vertriebs-Pipeline ein, füge einige Leads hinzu und verfolge sie. Teste auch die anderen wichtigen Funktionen.
Worauf solltest du während der Testphase achten?
- Ist das CRM intuitiv und einfach zu bedienen?
- Deckt es die wichtigsten Aufgaben ab, die du brauchst?
- Wie gut lässt es sich in deine bestehenden Tools wie E-Mail und Kalender integrieren?
- Kannst du dir vorstellen, dass es mit deinem Team mitwächst?
Ein gutes CRM fühlt sich natürlich an. Wenn du ständig nach Funktionen suchen musst oder Schwierigkeiten hast, dich im System zurechtzufinden, ist das ein Warnsignal.
Salesflare kannst du zum Beispiel ohne großen Einrichtungsaufwand nutzen. Es wurde dafür entwickelt, sofort einsatzbereit zu sein. So kannst du Lead-Nachverfolgung, Follow-up-Automatisierung und E-Mail-Integration direkt testen.
Wichtige Funktionen, auf die du bei einem CRM achten solltest
Wenn du CRMs bewertest, lässt du dich leicht von auffälligen Funktionen ablenken. Aber denk daran: Mehr ist nicht immer besser.
Hier sind die Funktionen, auf die es wirklich ankommt:
1. Benutzerfreundlichkeit
Das ist nicht verhandelbar. Wenn das CRM nicht einfach zu bedienen ist, wird dein Team es nicht nutzen. So einfach ist das.
Achte auf eine klare, unkomplizierte Benutzeroberfläche. Die Navigation sollte intuitiv sein, und häufige Aufgaben – etwa das Hinzufügen von Leads oder das Aktualisieren von Deal-Phasen – sollten mit wenigen Klicks erledigt sein. Sowohl am Computer als auch in der mobilen App.
Salesflare ist zum Beispiel ein Sales-CRM, das für Vertriebsmitarbeiter entwickelt wurde. Es ist nicht mit Funktionen überladen, die du nicht brauchst, und die Benutzeroberfläche ist darauf ausgelegt, dass du dich auf den Verkauf konzentrieren kannst.
2. Integration mit deinen Tools
Dein CRM sollte kein isoliertes Tool sein. Es muss nahtlos mit den Tools funktionieren, die dein Team bereits nutzt – insbesondere mit E-Mail, Kalender und LinkedIn.
Warum? Weil du diese Tools zur Kommunikation mit Leads nutzt. Ein gutes CRM übernimmt Daten aus diesen Quellen automatisch, sodass du nicht alles manuell aktualisieren musst.
Salesflare lässt sich umfassend in E-Mail und Kalender integrieren, protokolliert Interaktionen automatisch und plant Follow-ups. Es lässt sich sogar in LinkedIn integrieren, sodass du deine Leads überall problemlos verwalten kannst.
3. Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
Automatisierung ist dein Freund.
Für kleine Vertriebsteams kann die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben – etwa Follow-up-E-Mails und Dateneingabe – jede Woche mehrere Arbeitsstunden einsparen.
Achte auf ein CRM, das die Aufgaben automatisiert, die sonst leicht unter den Tisch fallen würden. Salesflare protokolliert zum Beispiel automatisch E-Mails, verfolgt Kundeninteraktionen nach und erinnert dich daran, wann es Zeit für ein Follow-up ist. So wird nichts übersehen und dein Team kann sich darauf konzentrieren, Deals abzuschließen.
4. Anpassbarkeit und Flexibilität
Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen. Deshalb ist es wichtig, ein CRM zu wählen, das sich anpassen lässt.
Achte auf ein CRM, mit dem du Pipelines anpassen, benutzerdefinierte Felder erstellen und Berichte generieren kannst, die zu deinem Unternehmen passen. Du willst kein starres System, um das du deine Arbeitsweise herumorganisieren musst. Das CRM sollte sich deinem Prozess anpassen – nicht umgekehrt.
5. Skalierbarkeit
Du musst nicht zu weit vorausplanen: 3–5 Jahre reichen völlig aus. Achte aber darauf, dass das System größere Teams bewältigen kann, ohne unnötig komplex zu werden.
Das bedeutet vor allem, dass du ein Berechtigungssystem, die Möglichkeit zum Gruppieren von Nutzern und die Möglichkeit zum Erstellen benutzerdefinierter Berichte brauchst.
Checkliste zur CRM-Auswahl
Hier ist eine kurze Checkliste, die dir dabei hilft, die richtige Entscheidung zu treffen:
- Benutzerfreundlichkeit: Ist das CRM für dein Vertriebsteam intuitiv bedienbar?
- Integrationen: Funktioniert es mit deiner E-Mail, deinem Kalender und LinkedIn?
- Automatisierung: Kann es sich wiederholende Aufgaben wie Follow-ups automatisieren?
- Anpassbarkeit: Kannst du es an deinen Vertriebsprozess anpassen?
- Skalierbarkeit: Wächst es in den nächsten 3–5 Jahren mit deinem Team mit?
Nutze diese Checkliste, um verschiedene Optionen zu vergleichen, ohne dich von einer überladenen Funktionsvielfalt überwältigen zu lassen.
KI für die CRM-Auswahl nutzen
Das richtige CRM auszuwählen, kann überfordernd wirken. KI-Tools wie ChatGPT können den Prozess jedoch vereinfachen, indem sie dich Schritt für Schritt begleiten. Statt dich allein durch endlose CRM-Optionen zu arbeiten, kannst du diesen Blogbeitrag in ChatGPT kopieren und ChatGPT bitten, dich durch den Auswahlprozess zu führen – genau wie wir es in diesem Gespräch getan haben.
KI kann dir helfen, deine Entscheidungsfindung zu strukturieren, die richtigen Fragen zu stellen und die Optionen anhand deiner konkreten Anforderungen einzugrenzen. So übersiehst du keine wichtigen Kriterien – etwa Automatisierung, Integrationen und Benutzerfreundlichkeit – und hältst den Prozess gleichzeitig effizient. Dank der Fähigkeit von KI, deine Antworten zu analysieren und Lösungen in Echtzeit zu vergleichen, kannst du dich selbstbewusst für ein CRM entscheiden, das zu deinem Unternehmen passt, ohne dich in einer Überfülle an Funktionen zu verlieren.
Willst du es selbst ausprobieren? Starte einfach einen Chat, füge diesen Leitfaden ein und bitte ChatGPT, dich Schritt für Schritt durch den Prozess zu führen.
Wenn du Zugriff auf die Funktion Deep Research hast, kannst du sie nutzen, um die CRM-Shortlist zusammenzustellen, sobald du diesen Schritt erreichst.
Das beste CRM für dein Unternehmen auswählen
Am Ende ist das richtige CRM dasjenige, das dein Team tatsächlich nutzt. Lass dich nicht vom Wettrüsten um immer mehr Funktionen mitreißen. Konzentriere dich auf das, was zählt: Benutzerfreundlichkeit, Automatisierung und die nahtlose Integration mit den Tools, auf die du bereits angewiesen bist.
Nimm dir Zeit für kostenlose Testversionen. Hole die Meinung deines Vertriebsteams ein. Und stelle sicher, dass du ein CRM auswählst, das mit deinem Unternehmen wächst – kein System, das dich beim Skalieren ausbremst.
Wenn du ein B2B-Unternehmen bist und ein CRM suchst, das all das und noch mehr bietet, schau dir Salesflare an. Salesflare wurde speziell für kleine und mittelgroße Vertriebsteams entwickelt und bietet die Automatisierung und Integrationen, die am wichtigsten sind. Wir unterstützen viele Berater, Marketingagenturen und Startups.
Dein CRM sollte eine Unterstützung sein, keine Belastung. Wähle es mit Bedacht aus, und es wird dir helfen, mehr Deals abzuschließen, deinen Vertriebsprozess zu optimieren und deinem Team die Struktur zu geben, die es für den Erfolg braucht.
Möchtest du deine aktuellen CRM-Optionen oder einen konkreten Anwendungsfall besprechen? Kontaktiere einfach unser Team über den Chat auf salesflare.com. Wir helfen dir gerne 😄
Und wenn du bereit für die nächsten Schritte bist: Lies weiter darüber, wie du ein CRM verwendest!
FAQ
Welches CRM ist am besten für mich geeignet?
Das beste CRM für dich ist das, das zu deinem spezifischen Vertriebsprozess passt und das dein Team tatsächlich nutzen wird. Eine Lösung, die für alle passt, gibt es nicht. Definiere zunächst deine wichtigsten Anforderungen: Wenn du zum Beispiel ein B2B-Unternehmen mit Fokus auf aktiven Vertrieb führst, ist ein einfaches und automatisiertes CRM wie Salesflare eine gute Wahl. Wenn dein Fokus auf Marketingautomatisierung liegt, sehen deine Anforderungen anders aus. Teste deine Favoriten immer mit einer kostenlosen Testphase.
Wie wählst du dein CRM aus?
Ein strukturierter Auswahlprozess hilft dir, das richtige CRM zu finden. Befolge diese drei wichtigen Schritte:
- Definiere deine Anforderungen: Zeichne deinen aktuellen Vertriebsprozess nach und identifiziere deine größten Engpässe. Bestimme die wichtigsten Funktionen, die du brauchst, etwa die Nachverfolgung von Leads, Automatisierung oder bestimmte Integrationen.
- Beziehe dein Team ein: Dein Vertriebsteam wird das CRM hauptsächlich nutzen, also hole frühzeitig sein Feedback ein. Die Teammitglieder kennen die täglichen Probleme und können dabei helfen, herauszufinden, welches CRM am praktischsten ist.
- Nutze kostenlose Testphasen: Teste deine vorausgewählten CRMs anhand realer Szenarien. Schau dir an, wie einfach es ist, eine Pipeline einzurichten, Leads hinzuzufügen und die wichtigsten Funktionen zu nutzen. Ein gutes CRM sollte sich während der Testphase intuitiv anfühlen.
Wie viel sollte ich für ein CRM ausgeben?
Du solltest genug ausgeben, um die Funktionen zu bekommen, die deine größten Probleme lösen, aber vermeide es, für eine Komplexität zu viel zu bezahlen, die du nicht brauchst. Viele Unternehmen machen den Fehler, teure CRMs mit unzähligen Funktionen auszuwählen, die ihre Teams zu schwierig finden. Konzentriere dich auf den Wert und die Akzeptanz durch die Benutzer. Ein CRM mit transparenter Preisgestaltung, das für kleine Unternehmen entwickelt wurde, wie Salesflare, bietet oft einen besseren Return on Investment als ein teures Enterprise-System.
Was sind die 4 Säulen eines CRM?
Die 4 Säulen eines CRM stehen für die wichtigsten Phasen im Lebenszyklus eines Kunden, die sich mit der Software verwalten lassen. Allgemein gelten folgende Säulen:
- Kundengewinnung: Strategien, um neue Kunden zu gewinnen.
- Kundenbindung: Maßnahmen, um bestehende Kunden zufriedenzuhalten und zu verhindern, dass sie abwandern.
- Kundenloyalität: Aufbau stärkerer Beziehungen, um Folgegeschäfte zu fördern und den Customer Lifetime Value zu erhöhen.
- Kundenservice: Zeitnahen und wirksamen Support leisten, um Probleme zu lösen und die Zufriedenheit zu steigern.
Was sind die 7 C eines CRM?
Die 7 C eines CRM sind ein Rahmenwerk, das die wichtigsten Prinzipien einer erfolgreichen kundenorientierten Strategie beschreibt. Dazu gehören:
- Kunde: Den Kunden in den Mittelpunkt aller Entscheidungen stellen.
- Convenience: Interaktionen für den Kunden einfach und reibungslos gestalten.
- Kommunikation: Einen klaren, konsistenten und relevanten Dialog aufrechterhalten.
- Konsistenz: Für ein einheitliches Erlebnis an allen Kontaktpunkten und über alle Kanäle hinweg sorgen.
- Content: Dem Kunden wertvolle und relevante Informationen bereitstellen.
- Kanäle: Auf den Plattformen präsent und wirksam sein, die deine Kunden bevorzugen.
- Zusammenarbeit: Sicherstellen, dass alle internen Abteilungen zusammenarbeiten, um den Kunden zu unterstützen.
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