8 Vorteile eines CRM + 6 Herausforderungen, die du zuerst meistern musst
Hier sind die wichtigsten CRM-Vorteile – und wie du sie nutzt
Warum ein CRM-System einsetzen? Welche großen Vorteile kann dir CRM-Software bieten?
Das Bild oben ist natürlich scherzhaft gemeint. Ich hoffe aber, dass ich deine Aufmerksamkeit gewonnen habe, denn die Wahrheit ist davon gar nicht so weit entfernt. 💰
Ein funktionierendes CRM kann für jedes Unternehmen ein echter Gamechanger sein.
Leider schöpfen mehr als 90 % der Unternehmen keine großen Vorteile daraus, weil sie ihr CRM nicht wirklich richtig nutzen.
Und die einfache Wahrheit lautet:
⚠️ Ein CRM, das du nicht nutzt, ist nutzlos. ⚠️
Zum Glück gibt es auch gute Nachrichten: Die Herausforderungen sind gar nicht so schwer zu bewältigen.
Schauen wir uns also gemeinsam die folgenden Punkte an:
- Was genau ist ein CRM?
- Was sind die wichtigsten Vorteile eines CRM?
- Was sind die größten Herausforderungen, um diese Vorteile zu erzielen?
Was ist ein CRM: Wie lautet die Definition?
Damit wir hier wirklich vom Gleichen sprechen, definieren wir zunächst, was ein CRM-System ist.
Ein Customer-Relationship-Management-(CRM-)System ist eine Software, die dir hilft, deine Beziehungen zu deinen Kunden besser zu verwalten. Sie unterstützt dich dabei, Kunden und Leads nachzuverfolgen, die nötigen Informationen im Blick zu behalten, Aufgaben zu automatisieren, als Team zusammenzuarbeiten und Erkenntnisse zu gewinnen.
Diese Definition enthält bereits einige Vorteile, aber wir gehen noch deutlich tiefer ins Detail.
Mögliche Vorteile eines CRM-Systems: Warum solltest du eines für dein kleines Unternehmen einsetzen?
Die kurze Antwort auf die Frage „Warum ein CRM einsetzen?“ lautet:
Mit einem funktionierenden CRM kannst du deinen Kundenstamm, deine Vertriebsabläufe und dein Unternehmen als Ganzes richtig steuern und skalieren. 📈
Wie funktioniert das nun konkret?
Hier sind 8 wichtige Vorteile eines CRM:
- Baue bessere Kundenbeziehungen auf, indem du zuverlässig und in großem Umfang nachfasst
- Übernimm, wenn jemand krank wird oder das Unternehmen verlässt
- Arbeite im Team und zwischen Abteilungen besser zusammen
- Sorge für eine solide Liquiditätsplanung, indem du deine Umsätze prognostizierst
- Verbessere deinen Vertriebsprozess, indem du ihn misst und analysierst, wie er funktioniert
- Pflege Leads, die jetzt noch nicht kaufbereit sind
- Steigere deinen Umsatz aus Verkäufen
- Skaliere dein Vertriebsteam und deinen Kundenstamm
Ich gebe ihnen hier und da etwas Farbe und teile nützliche Tipps.🎨
1. Baue bessere Kundenbeziehungen auf, indem du auch bei vielen Leads zuverlässig nachfasst
Bei einem Lead ist es einfach, gut nachzufassen. Fünf sind immer noch machbar. Bei zehn wird es deutlich schwieriger. Und jetzt stell dir vor, du müsstest bei Dutzenden Leads gut nachfassen. 🤹
Genau das machen die meisten Vertriebsmitarbeitenden – und ohne ein System, das sie dabei organisiert, ist das sehr schwer. 🫠
Diese Vertriebsmitarbeitenden bauen sich oft ihre eigenen Systeme: Manche fangen mit einer Tabelle an, andere nutzen Outlook-Aufgaben, wieder andere schreiben einfach eine Liste in ein Notizbuch … viele verwenden eine Kombination aus verschiedenen Systemen.
Und obwohl diese einfachen Systeme ein guter Anfang sind, bringen sie einige Nachteile mit sich:
- Sie sind sehr manuell und hängen von der jeweiligen Person im Vertrieb ab.
- Sie bilden zeitliche Abläufe nicht auf eine übersichtliche und einfache Weise ab.
- Sie sind nicht gut mit dem E-Mail-Posteingang, dem Kalender, LinkedIn usw. integriert.
- Sie bieten nicht viele praktische Möglichkeiten zur Automatisierung.
- Dinge wie integrierte Dashboards, Berechtigungssysteme, E-Mail-Sequenzen, Datenanreicherung usw. gehören nicht dazu.
Genau deshalb gibt es echte CRM-Systeme. 👈
Sie machen dein Lead-Nachfassen strukturiert, automatisiert und integriert. So kannst du jeden einzelnen Lead so behandeln, als wäre er der einzige, um den du dich kümmerst, obwohl du gleichzeitig bei vielen Leads nachfasst.🥰
2. Übernimm, wenn jemand krank ist oder das Unternehmen verlässt
Jemand ist krank. 🤒 Oder schlimmer noch: Die Person verlässt das Unternehmen. 👋 Was nun?
Woran arbeitet die Person? Mit wem? Wer braucht was?
Wenn du ein gutes CRM eingerichtet hast und es richtig nutzt, sollten diese Fragen im Handumdrehen beantwortet sein.
Du siehst, mit wem die Person in Kontakt steht und was genau besprochen wurde. Du kannst auf ihre letzte E-Mail antworten, um das Gespräch wieder aufzunehmen, oder die Telefonnummer des Kontakts anrufen. 📞
3. Arbeite im Team und zwischen Abteilungen besser zusammen
Das oben beschriebene Beispiel zeigt gut, wie Zusammenarbeit über ein CRM funktionieren kann, wenn jemand einen Kunden nicht bedienen kann.
Oft stehen jedoch mehrere Personen im selben Team mit einem Kunden in Kontakt. Wenn die gesamte Kommunikation und alle anderen Informationen bereits im CRM vorhanden sind, ist kein ständiger Wissenstransfer zwischen den Teammitgliedern nötig. Es funktioniert einfach.
In anderen Fällen stehen mehrere Abteilungen aus ihren jeweiligen Silos mit demselben Kunden oder Lead in Kontakt. Auch das kann mitunter verwirrend werden.
Stell dir eine Marketingabteilung vor, die eine E-Mail über das neueste Sonderangebot ihres Unternehmens verschicken möchte. Wenn sie nicht weiß, wer gerade kurz davorsteht, ein Angebot zu unterschreiben, kann es passieren, dass sie diese Person ebenfalls mit der Aktion anschreibt. Ups! 😖
Informationen an einem Ort zu teilen, ist eine sehr effiziente Form der Zusammenarbeit. Und der beste Ort, um Kundeninformationen zu teilen, ist ein CRM.
4. Plane deine Liquidität richtig, indem du deinen Umsatz forecastest
Jedes Unternehmen braucht einen bestimmten Betrag auf dem Bankkonto. Nicht zu wenig, aber auch nicht zu viel.
Manchmal brauchst du einen Kredit. Manchmal kannst du einen Kredit zurückzahlen oder eine Investition tätigen.
Wenn du jedoch nicht weißt, wie viel Geld wahrscheinlich hereinkommt, kann es ziemlich schwierig sein, das richtig zu planen.
Wenn du deinem CFO oder deiner Geschäftsführung einen riesigen Gefallen tun willst, dann versuche, ihren Umsatz aus Verkäufen einigermaßen genau zu forecasten. Sie werden es dir danken. 🫶
Am einfachsten geht das, indem du deine Vertriebspipeline mit den richtigen Opportunities und ihren folgenden Daten aktuell hältst:
- Erwarteten Abschlussdaten (oder Abschlussdaten, wenn sie abgeschlossen sind)
- Werten
- Phasen
- Optional: Wahrscheinlichkeiten (es ist am einfachsten, sich auf Phasenwahrscheinlichkeiten zu verlassen statt auf eine Wahrscheinlichkeit für jede einzelne Opportunity)
Du willst deine Phasenwahrscheinlichkeiten richtig festlegen? Dann kannst du dir deinen Bericht zur „Funnel-Analyse“ ansehen.
Natürlich brauchst du zunächst saubere Daten, über die du Berichte erstellen kannst. Wenn du also gerade erst anfängst, solltest du diese Pipeline nutzen!
5. Verbessere deinen Verkaufsprozess, indem du ihn misst und analysierst, wie er funktioniert
Genaue Wahrscheinlichkeiten und Forecasts sind nur zwei Dinge, die du aus deinen Daten ableiten kannst, wenn du sie mithilfe eines CRM sauber, organisiert und aktuell hältst.
Ein Salesflare-Kunde hat seinen Umsatz in einem Jahr mehr als verdoppelt, indem er seine Vertriebsdaten analysiert und Engpässe im Verkaufsprozess identifiziert hat.
Wenn du deine Vertriebsdaten endlich vor dir hast, kannst du sie nach Belieben aufschlüsseln und analysieren, um herauszufinden, wie du dastehst, warum das so ist und wie du dich verbessern kannst. 🤓
Ich habe eine Übersicht über gängige Beispiele für Sales-Dashboards und Berichte erstellt, damit du dir Inspiration holen kannst.
Hier sind einige konkrete Ideen:
- Prüfe die Funnel-Analyse in Salesflare, um Engpässe bei der Umwandlung von einer Phase in die nächste zu identifizieren. Diese zu beseitigen, ist oft eine naheliegende Möglichkeit, schnell etwas zu verbessern.
- Verfolge die Anzahl deiner Leads, den Wert deiner Leads und die Länge des Verkaufszyklus pro Lead-Quelle. So findest du heraus, wie du mehr hochwertige Leads gewinnen kannst.
- Sieh dir deine wichtigsten Gründe für verlorene Opportunities an. Auf dieser Grundlage kannst du zum Beispiel an deinem Umgang mit Einwänden, deinen Marketingmaterialien, deinem tatsächlichen Angebot oder sogar an deinem Geschäftsmodell arbeiten.
- Behalte die Anzahl deiner neuen Leads und gewonnenen Leads ständig im Blick. Sorge dafür, dass beide im Gleichgewicht bleiben, damit dein Umsatz kontinuierlich fließt.
- Untersuche, was deine besten Mitarbeiter tun, was die anderen nicht tun. Bring es ihnen bei.
6. Pflege die Leads, die jetzt noch nicht kaufbereit sind
Einen guten Lead gefunden, aber der Zeitpunkt ist einfach nicht der richtige? Es wäre töricht, nicht in Kontakt zu bleiben. Die Frage ist: Wie stellst du sicher, dass du das auch tust?
Bestehende Leads weiterzuentwickeln, kann sehr viel bewirken, wenn du es richtig und konsequent machst.
Du weißt nicht, wie das geht? Hier sind ein paar Ideen:
- Lade deine bestehenden Leads zu Online-Webinaren, Präsenzveranstaltungen oder sogar exklusiven Abendessen ein. Das hängt ganz von der potenziellen Deal-Größe ab.
- Teile gelegentlich einen Leitfaden oder eine Case Study mit ihnen. Zeige ihnen, wie sie ihre aktuellen Probleme lösen können. Idealerweise bist du an der Lösung beteiligt.
- Sende ihnen Updates zu neuen Angeboten, die für sie interessant sein könnten.
- Füge sie nicht nur zu deinen E-Mail-Verteilern hinzu, sondern auch auf LinkedIn. Poste regelmäßig.
Du kannst natürlich auch nachfassen, wann der richtige Zeitpunkt für sie gekommen ist. Aber all das oben Genannte kann ihnen helfen, ihn schneller zu erreichen – oder mit dir statt mit jemand anderem zusammenzuarbeiten.
7. Deinen Umsatz steigern
Warum mache ich daraus einen eigenen Punkt? Nur zur Hervorhebung. 😄
Ein Unternehmen braucht Geld, das hereinkommt, damit es wachsen, investieren und mehr Gutes für andere Unternehmen oder Menschen tun kann – und damit es seinen Anteilseignern Geld zurückgeben kann.
So funktioniert unsere Wirtschaft: Sie soll für alle ein besseres Leben schaffen. Das sollten wir nicht aus den Augen verlieren.
All das oben Genannte hilft dabei, dieses Ziel zu erreichen.
8. Dein Vertriebsteam und deine Kundenbasis skalieren
Deinen Umsatz zu steigern, ist der erste Schritt, um weiter zu skalieren. Aber das kannst du nicht tun, ohne auch deine Systeme und Prozesse zu skalieren.
Irgendwann wird die selbst erstellte Tabelle an ihre Grenzen stoßen. Dann ist es wichtig, ein ordentliches CRM im Einsatz zu haben, damit du deine skalierbaren Abläufe weiterhin im Griff behältst.
Viele Gründer fragen mich: „Wann sollte ich mein erstes CRM anschaffen?“ 🤔
Meine Antwort: „So bald wie möglich. Wenn du kein professionelles System nutzt, wirst du viele Informationen und Opportunities verlieren. Und die meisten CRMs haben ein Einstiegsangebot.“
Wenn du Salesflare als dein CRM nutzen möchtest (es eignet sich hervorragend für Startups und kleine Unternehmen!), frag das Team im Chat nach unserem „Early-Stage-Startup-Programm“. Gemeinsam findet ihr heraus, ob du dafür infrage kommst. Wenn du gerade erst gestartet bist, ist das sehr wahrscheinlich der Fall.
Warum du möglicherweise nicht von diesen CRM-Vorteilen profitierst: Was sind die größten Herausforderungen?
Lass mich gleich zur Sache kommen.
Am Ende hast du möglicherweise wenige oder nutzlose Daten, weil dein Team das CRM nicht wirklich nutzt. Dann wirst du auch keine Vorteile daraus ziehen.
Die gute Nachricht ist: Es ist nicht schwer, diese Herausforderungen zu bewältigen. Die Lösungen sind einfach.
Du musst nur handeln.
Ein kostenloser Motivationsschub von Shia Labeouf. 😬
Ein kostenloser Motivationsschub von Shia Labeouf. 😬
Hier sind die wichtigsten Herausforderungen:
- Dein Team findet das ausgewählte CRM möglicherweise zu arbeitsintensiv und kompliziert
- Du hast dein Team nicht in die CRM-Tests und -Auswahl einbezogen
- Du hast das CRM mit Feldern überladen (oder schlimmer noch: mit Pflichtfeldern)
- Du hast dein Team nicht in der Nutzung des CRM geschult
- Du hast mit deinem Team nicht festgelegt, wie ihr das CRM gemeinsam nutzen wollt
- Dein Senior Management bietet nicht genug Rückhalt und Support
Und ich habe für jede einzelne davon eine Lösung ergänzt.
1. Dein Team findet das ausgewählte CRM möglicherweise zu arbeitsintensiv und kompliziert
Der häufigste Grund, warum eine CRM-Implementierung scheitert: Das Team empfindet sie einfach als zu aufwendig.
Ehrlich gesagt sind die meisten CRM-Systeme:
- Mit der Erwartung entwickelt, dass jemand mit einem geradezu absurden Maß an Disziplin sie manuell ausfüllt.
- Vor allem für das Management gemacht (das das CRM kauft), nicht für das Vertriebsteam.
- Kompliziert geworden, weil ständig neue Funktionen hinzugefügt wurden, ohne auf ein gutes Produktmanagement zu achten.
Auch wenn es 700 bis 800 CRMs gibt, wirst du feststellen, dass das auf die meisten von ihnen zutrifft.
Deshalb haben mein Mitgründer und ich Salesflare 2014 gestartet. Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, ein Sales-CRM zu entwickeln, das dein Team tatsächlich gerne nutzt – indem wir vorhandene Daten ins Zentrum stellen und eine besonders einfache App entwickeln, die überall integriert ist.
Noch etwas abstrakt? Probier es einfach aus, um zu sehen:
- Wie es mögliche Accounts und Kontakte vorschlägt,
- diese automatisch mit weiteren Informationen anreichert,
- vollständige Kommunikationsverläufe erfasst,
- E-Mails und E-Mail-Sequenzen automatisiert,
- sich nahtlos in deinen E-Mail-Posteingang und LinkedIn integriert,
- …
Du kannst Salesflare bis zu 30 Tage kostenlos testen – mit 100 % seiner Funktionen.
LÖSUNG: Besorg dir ein CRM wie Salesflare, das die Dateneingabe so einfach und automatisiert wie möglich macht.
2. Du hast dein Team nicht in die CRM-Tests und -Auswahl einbezogen
Wahrscheinlich wurde dein aktuelles System gründlich recherchiert und getestet … aber das Vertriebsteam war entweder gar nicht oder nur lose in den Prozess eingebunden.
Das birgt zwei grundlegende Gefahren:
- Es ist schwer zu wissen, ob das Team sich selbst mit dem CRM arbeiten sieht (was entscheidend ist).
- Sie werden sich nicht in gleichem Maß für die Nutzung begeistern wie dann, wenn du sie einbeziehst.
Ja, du musst etwas mehr Zeit und Aufwand investieren, um sie einzubeziehen. Aber der Return on Investment wird enorm sein.
LÖSUNG: Beziehe das Team in das Testen und die Auswahl von CRMs ein.
PROFI-TIPP: Wenn du ein CRM in einem großen Team einführst, in dem manche Personen zu den „schwachen Gliedern“ werden könnten (wegen geringer digitaler Kenntnisse oder einfach aufgrund einer festgefahrenen Denkweise), dann beziehe sie im Prozess unbedingt als „Test-Champions“ ein. So stellst du sicher, dass sie nicht alles ausbremsen, wenn du das CRM dem Team vorstellst. Und wenn der Rest des Teams sieht, dass sie dabei sind, wird er viel eher ebenfalls dabei sein.
3. Du hast das CRM mit Feldern (oder schlimmer noch: erforderlichen Feldern) überladen
„Kannst du auch X verfolgen?“
Felder in einem CRM hinzuzufügen ist mühelos und einmalig erledigt. Sie auszufüllen erfordert jedoch jedes Mal aufs Neue Aufwand.
In jedem Team ist es ein ganz natürlicher Reflex, einfach immer mehr Felder hinzuzufügen, weil „es doch nützlich wäre, das ebenfalls zu verfolgen“.
Nun, wie nützlich ist es wirklich? Ist es:
- Ein Muss,
- etwas, das man haben sollte,
- oder nur etwas, das man haben könnte?
Es scheint harmlos, immer mehr Felder hinzuzufügen, ist es aber nicht. Jedes zusätzliche Feld erhöht das Risiko, dass das Team die Nutzung des CRM ganz aufgibt. Ein bisschen Nachlässigkeit kann leicht eine gefährlich abschüssige Bahn hinunterführen.
Und was ist dir wichtiger? All die oben genannten Vorteile … oder dieses zusätzliche Feld?
LÖSUNG: Hinterfrage jedes Feld, das jemand hinzufügen möchte. Ist es unverzichtbar? Und wenn irgend möglich, solltest du darauf verzichten, Felder erforderlich zu machen.
4. Du hast dein Team nicht darin geschult, wie das CRM funktioniert
Das wird oft als Hauptgrund dafür angeführt, dass CRM-Einführungen scheitern. Das stimmt nicht (außer du kennst die anderen Gründe nicht), aber es ist trotzdem ein wichtiger Grund.
Viele Teams legen einfach los, ohne alle verfügbaren Materialien zu nutzen.
Bei Salesflare haben wir zum Beispiel eine „Getting started“-YouTube-Playlist mit 14 Videos verfügbar, deren Ansehen bei 1-facher Geschwindigkeit etwas mehr als eine Stunde dauert.
Wenn du dir diese Videos ansiehst, verstehst du im Handumdrehen die Grundlagen der Funktionsweise des CRM und wie du es nutzen kannst.
Ist es die Stunde wert? Ich denke schon. Das ist wieder eine dieser Investitionen mit hohem ROI. Denk einfach an die Vorteile, die es hat, dein CRM voll auszuschöpfen.
LÖSUNG: Sieh dir gemeinsam mit deinem Team CRM-Tutorials an. Organisiere anschließend eine grundlegende Schulung dazu, wie ihr Informationen verfolgen und Leads nachfassen könnt und wie ihr das CRM als Team nutzen möchtet. (Damit komme ich zur nächsten Herausforderung 👇)
5. Du hast mit deinem Team nicht festgelegt, wie ihr das CRM gemeinsam nutzen wollt
Einer der Vorteile eines CRM ist die bessere Zusammenarbeit. Ein weiterer sind präzisere Umsatzprognosen. Und ein dritter besteht darin, Erkenntnisse zu gewinnen, mit denen ihr eure Prozesse verbessern könnt.
Nichts davon ist möglich, wenn dein Team das CRM nicht auf einheitliche Weise nutzt.
Wenn ein Feld, eine Feldoption, eine Opportunity-Phase oder … für verschiedene Personen in deinem Team etwas anderes bedeutet, können diese Informationen nicht auf Teamebene genutzt werden.
Das muss nicht schwierig sein. Es erfordert lediglich ein kurzes Gespräch im Team.
Hier sind einige Fragen, die du dir stellen kannst:
- Wie sieht unsere Sales-Pipeline aus? Wie definieren wir die Phasen? Was sollten wir in jeder Phase tun?
- Welche Felder im CRM sind für uns unverzichtbar? Wie werden wir sie ausfüllen? Brauchen wir zusätzliche Felder? (Nur wichtige!)
- Wie werden wir Leads im Team übergeben?
- Wie werden wir nachfassen? Werden wir die Aufgaben oder einen bestimmten gespeicherten Filter verwenden?
- Wie stellen wir sicher, dass die Daten aktuell und die Pipeline sauber bleibt? Werden wir wöchentlich eine Überprüfung der Sales-Pipeline durchführen, für die eine Vorbereitung nötig ist?
Am besten haltet ihr euch an einfache Regeln, von denen ihr wisst, dass ihr sie alle befolgen könnt.
LÖSUNG: Setzt ein Team-Meeting an. Öffnet ein Google Doc oder Word-Dokument. Haltet die Entscheidungen eures Teams schriftlich fest.
6. Deine Führungsebene bietet nicht genug Rückhalt und Support
Einfach, aber unverzichtbar.
Deine Führungsebene steht möglicherweise nicht vollständig hinter der Nutzung eines CRM. Dafür gibt es wahrscheinlich Gründe. Meist läuft es auf Folgendes hinaus: Sie haben es schon einmal versucht, es ist gescheitert, sie glauben, dass es wieder scheitern wird, und sie halten es für Zeitverschwendung.
Ich hoffe, ich konnte dir deutlich machen, dass die Vorteile eines CRM enorm sein können, wenn du die üblichen Herausforderungen überwindest. Und dass sich diese Herausforderungen relativ einfach bewältigen lassen.
Jetzt musst du das auch allen anderen in deinem Team klarmachen – und ganz besonders der Führungsebene. Wenn die Führung nicht dahintersteht, wird alles andere deutlich schwieriger.
LÖSUNG: Informiere die Führungsebene über die Vorteile eines CRM und teile deine Strategie zur Bewältigung der üblichen Herausforderungen.
Die Entscheidung liegt also vor dir, junger Padawan. 🧙
Wirst du an den alten Methoden mit Tabellen und vernachlässigten CRM-Systemen festhalten? Oder wirst du die Weisheit der Macht (oder besser: von Flare) annehmen, das richtige CRM präzise implementieren und dein Unternehmen wirklich zu neuen Horizonten führen? Nein, versuche es nicht. Tu es oder tu es nicht, es gibt kein Versuchen.
Entschuldigung, ich bin etwas abgeschweift. 😏
Viel Erfolg! 👊 Und zögere nicht, dich zu melden, wenn wir dir helfen können. Du erreichst uns jederzeit über den Chat auf unserer Haupt-Website.
Bereit, deinen Vertrieb auf das nächste Level zu bringen? Probier Salesflare aus.
Wir sind ein einfach zu bedienendes Sales-CRM für kleine und mittelgroße B2B-Unternehmen – vollgepackt mit jeder Menge Automatisierung und immer auf dem neuesten Stand!
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