Wie man mit einem CRM mehr Geschäfte abschließt + wie man es einrichtet

Ein detaillierter Leitfaden von Vertriebs-CRM-Experten

Die Tatsache, dass Sie hier sind, um diesen Leitfaden zu lesen, ist ein guter Anfang.

Die meisten Leute besorgen sich einfach ein CRM und nutzen es, ohne es zu durchdenken. Sie haben sich gerade einen Vorsprung vor mindestens 95% anderen Menschen verschafft.

Ich weiß das, weil ich als Mitbegründer von Salesflare seit über einem Jahrzehnt eine neue Art von CRM aufbaue. Ich habe auf diesem Weg eine Menge gelernt und versucht, es in diesem Leitfaden zusammenzufassen.

Obwohl wir unser Unternehmen mit der Überzeugung gegründet haben, dass CRM-Systeme eine bessere Arbeit leisten KÖNNEN, können wir nur so viel tun, um CRM einfacher und menschlicher zu machen. Wir können bessere Tools zur Verfügung stellen, aber Sie sind der Einzige, der sie nutzen kann, um wirklich etwas zu bewirken.

Deshalb habe ich diesen Leitfaden geschrieben. Ich hoffe, er hilft Ihnen ein wenig auf Ihrem Weg.

Ich glaube sogar, dass Sie, wenn Sie diesen Leitfaden genau befolgen, auf dem besten Weg zum Erfolg sind. Alles, was es braucht, ist Ihre Hingabe.

Wie man ein CRM richtig einsetzt

Googeln Sie "CRM", lesen Sie einige Websites und probieren Sie eine Verkaufs-CRM-Software aus - das ist heutzutage alles ganz einfach.

Andererseits scheint es für die meisten Menschen immer noch schwierig zu sein, ein CRM so einzusetzen, dass es nachhaltig ist und zu Ergebnissen führt.

Ist das wirklich schwer? Nein, das glaube ich nicht. Aber Sie müssen mehr tun, als nur "ein CRM zu bekommen", und sich etwas mehr Mühe geben.

Auf der Grundlage meiner langjährigen Erfahrung mit der Unterstützung von Tausenden von Unternehmen bei der Einführung von CRM empfehle ich Ihnen einen einfachen Schritt-für-Schritt-Plan.

1. Gemeinsam das richtige CRM wählen

Wenn ich das sage, kommen meist zwei Fragen auf:

1. Welches ist das richtige CRM für mich?
2. Warum gemeinsam? Ist es notwendig, das Team einzubeziehen?

Wählen Sie das richtige CRM

Erstens ist das richtige CRM dasjenige, das Sie wirklich nutzen, um Ihre Kundenbeziehungen besser zu verwalten.

Ich lege die Betonung auf "tatsächlich nutzen", weil nach Angaben vieler Analysten 30-70% aller CRM-Implementierungen zu Verlusten führten oder die Unternehmensleistung nicht verbesserten. Ich persönlich schätze, dass von den verbleibenden 30-70%, 90% keine Verbesserung auch nur annähernd das erreicht haben, was möglich oder versprochen wurde.

Das Kernproblem besteht in der Regel darin, dass das CRM in der Praxis nicht genutzt wird, um die Kundenbeziehungen besser zu verwalten.

Der Grund dafür könnte sein:

• Das Unternehmen räumt anderen organisatorischen Zielen Vorrang ein
• Die Software ist zu kompliziert für ihren Zweck
• Das Team nutzt die Software nicht gerne, war nicht an der Auswahl beteiligt, findet sie zu arbeitsintensiv und/oder hält sie für Zeitverschwendung
• Das Team versteht nicht gut genug, wie und warum es das CRM nutzen soll
• Etc.

Hinzu kommt, dass Unternehmen oft Software auswählen, die nicht ihrem eigentlichen Zweck für das CRM dient. Im B2B-Vertrieb könnte dies so einfach sein wie "Leads besser verfolgen" (bei anderen Vertriebsarten ist dies anders: einige Beispiele hier).

Stattdessen entscheiden sich viele Unternehmen für eine Software, die möglichst viele Randfälle und "Nice-to-have"-Funktionen bietet, und verlieren dabei völlig den Blick für das Wesentliche.

Wählen Sie das CRM gemeinsam aus

Das bringt uns zur zweiten Frage: Warum sollte man ein CRM gemeinsam auswählen?

Kurz gesagt, weil es die Chance maximiert, dass Sie das CRM tatsächlich nutzen, um Ihre Kundenbeziehungen besser zu verwalten:

• Das Team ist in der Lage, gemeinsam mit Ihnen den Kernnutzen des CRM zu bewerten
• Sie werden auch von ihnen unterstützt, da Sie gemeinsam eine Entscheidung getroffen haben, anstatt Ihre Wahl einfach aufzuzwingen.
• Es legt auch eine wichtige Grundlage für eine weitere durchdachte Zusammenarbeit in und um das CRM

Ihre Aufgabe besteht zunächst darin, das primäre Ziel zu definieren, das Sie mit dem CRM erreichen wollen (seien Sie ganz pragmatisch), sowie alle sekundären Ziele, die Nice-to-have-Anforderungen an das CRM darstellen.

Und dann:

1. Sie oder ein Teammitglied erstellen eine Auswahlliste von CRMs, die Ihr Hauptziel erfüllen.
2. Sie starten kostenlose Testversuche mit den CRMs auf dieser Liste und laden Ihre Teammitglieder ein (bei mehr als 3 bis 5 Personen können Sie die Teilnahme auf die Mitglieder des Kernteams beschränken - beachten Sie, dass es für einen realistischen Test immer hilfreich ist, eines der am wenigsten digital versierten Teammitglieder in diese Kerngruppe aufzunehmen).
3. Dann - und das ist sehr wichtig - verwenden Sie alle einige CRMs für einige Tage oder Wochen zur Verwaltung von Kundenbeziehungen, damit Sie genau einschätzen können, ob Sie sie täglich und langfristig nutzen wollen.

Lassen Sie keinen dieser Schritte aus. Das ist zwar verlockend, aber Sie werden es bereuen.

Wenn Sie es nicht bereuen, liegt das wahrscheinlich daran, dass Sie sich selbst davon überzeugen, dass "kein CRM großartig ist", "Unternehmenssoftware scheiße ist" und/oder "Vertriebsmitarbeiter einfach zu faul sind, ein CRM zu verwenden". Hören Sie auf, so zu denken. Sie bereiten sich selbst auf einen Misserfolg vor.

Ich verspreche Ihnen: Es gibt wahrscheinlich ein CRM, das für Sie und Ihr Team geeignet ist (vorausgesetzt, Sie halten sich an die restlichen Schritte in diesem Leitfaden).

2. Erstellen Sie einen soliden Verkaufsprozess und eine Tracking-Strategie

Eine Software zu finden, mit der Sie Ihr primäres Ziel erreichen können, ist großartig, aber Sie brauchen mehr als nur die Software: Sie müssen den Prozess, den Sie damit rationalisieren können, klar definieren.

Ohne einen Verkaufsprozess ist es schwer, etwas zu rationalisieren.

Wenn Sie noch keinen Verkaufsprozess haben, sind Sie bestimmt nicht allein. Ich spreche jeden Tag mit Unternehmen, die keine klare Vorstellung davon haben, wie ein solcher Prozess für sie aussieht.

Aber das sollte ein Weckruf sein: Sie brauchen einen Verkaufsprozess. Wie wollen Sie sonst potenzielle Kunden in großem Umfang verwalten und sich dabei organisieren?

Definieren Sie einen Verkaufsprozess

Die Definition eines Verkaufsprozesses kann sehr einfach sein. Ein typischer B2B-Verkaufsprozess sieht wie folgt aus:

• Blei: Die Menschen haben (wahrscheinlich) einen Bedarf an dem, was Sie anbieten.
• Kontaktiert: Sie haben sie deswegen kontaktiert.
• Qualifiziert: Sie haben bestätigt, dass sie diesen Bedarf haben, ein Budget für eine Lösung, einen konkreten Zeitplan usw.
• Vorschlag gemacht: Sie haben einen Vorschlag gemacht, in dem Sie darlegen, wie Sie das Problem lösen und was es kosten wird.
• Won: Sie haben sich geeinigt.
• Verloren: Irgendwo in diesem Prozess hat es nicht geklappt.

Ihr Verkaufsprozess weist jedoch wahrscheinlich einige wichtige Nuancen auf. Setzen Sie sich also hin und definieren Sie ihn auf möglichst klare und umsetzbare Weise. Denken Sie daran, dass jeder in Ihrem Team in der Lage sein muss, ihn leicht zu verstehen und zu befolgen.

Es ist am besten, den Verkaufsprozess in einem gemeinsamen Dokument (Google Docs oder eine gemeinsame Word-Datei) zu definieren, damit jeder ihn bei Bedarf erneut lesen kann. Das macht es auch neuen Mitarbeitern leichter, sich einzuarbeiten.

Legen Sie fest, was und wie Sie verfolgen wollen

Ein zweiter wichtiger Punkt, den Sie gut definieren müssen, ist, welche Daten Sie wie verfolgen werden.

Die meisten CRMs bieten Ihnen eine Fülle von Möglichkeiten, wenn es darum geht, was Sie an Daten verfolgen können. Wenn Sie jedoch versuchen, alles zu verfolgen, und dies viel Arbeit und Disziplin erfordert, werden Sie wahrscheinlich nichts verfolgen.

Deshalb müssen Sie das tun:

• Entscheiden Sie, welche Daten unbedingt verfolgt werden müssen und welche nur "Nice-to-have"-Daten sind.
• Legen Sie klar dar, was die Daten bedeuten (z. B. wenn Sie eine Auswahlliste mit Optionen haben).
• Legen Sie fest, wann Sie sie verfolgen und wie Sie dies so einfach wie möglich gestalten können.

Sie sollten sich darauf konzentrieren, das CRM konsistent und genau zu nutzen, und nicht darauf, 100% umfassend zu sein. Behalten Sie immer das Hauptziel (siehe oben) im Auge.

Auch hier ist es am besten, alles in einem gemeinsamen Dokument festzuhalten, damit das gesamte Team darauf Zugriff hat.

Noch besser und empfehlenswert: Besprechen Sie es mit Ihrem Team und halten Sie Ihre Entscheidungen in diesem Dokument fest. Je stärker das Team eingebunden ist, desto eher werden Ihre CRM-Pläne aufgehen.

3. Passen Sie das CRM entsprechend an

Sie haben sich für ein CRM entschieden und einen Vertriebsprozess sowie eine Strategie zur Datenverfolgung festgelegt. Großartig! Sie sind bereit, das CRM an Ihr Unternehmen und seine einzigartige Arbeitsweise anzupassen.

Konfigurieren Sie Ihre Vertriebspipeline

Wenn Sie diese Schritte durchlaufen haben, sollten Sie inzwischen einen Verkaufsprozess mit klaren, umsetzbaren Schritten definiert haben.

In einem CRM wird dies in der Regel durch eine Verkaufspipeline mit Stufen dargestellt. Es handelt sich um eine visuelle Darstellung des Verkaufsprozesses.

Die meisten CRMs bieten eine Standard-Pipeline mit Standard-Phasen, also beginnen Sie damit und passen Sie sie an:

• Gehen Sie zu den Einstellungen (in Salesflare, dies ist Einstellungen > Pipelines konfigurieren).
• Geben Sie den Etappen die richtigen Namen.
• Fügen Sie alle Etappen hinzu, wenn Sie sie vermissen, und bringen Sie sie in die richtige Reihenfolge.
• Passen Sie Dinge an wie "Stufenwahrscheinlichkeit" (die durchschnittliche Wahrscheinlichkeit, dass eine Verkaufschance in dieser Stufe am Ende gewonnen wird), "Farbe" (wenn das CRM den Stufen visuell Farben zuordnet) usw.

Et voilà, Sie haben Ihre ganz eigene Vertriebs-Pipeline.

Es ist hilfreich, die Stufen in einem gemeinsamen Dokument genau zu definieren, damit allen klar ist, in welchem Fall genau eine Verkaufschance in eine bestimmte Stufe gehört. Wenn Sie das noch nicht haben, sollten Sie es jetzt tun. Andernfalls wird es zu vielen Missverständnissen und nutzlosen Verkaufsprognosen kommen.

Denken Sie daran, mehrere Vertriebs-Pipelines zu erstellen? Ich empfehle Ihnen, dies nur zu tun, wenn Sie mehrere Vertriebsprozesse haben - nicht für verschiedene Vertriebsmitarbeiter, Produkte oder Geschäftsbereiche, es sei denn, der Prozess ist unterschiedlich. Andernfalls beeinträchtigen Sie Ihre Fähigkeit, großartige Verkaufsberichte und Dashboards zu erstellen, zumindest wenn Sie Berichte oder Segmentierungen nach Phasen erstellen.

Benutzerdefinierte Felder erstellen

Wenn Sie zuvor festgelegt haben, welche wichtigen Daten Sie verfolgen wollen, gibt es möglicherweise Datenpunkte, die nicht in die Standardfelder des von Ihnen gewählten CRM-Systems passen. Für diese müssen Sie dann eigene Felder erstellen.

Gehen Sie einfach zu den CRM-Einstellungen (in Salesflare, dies ist Einstellungen > Felder anpassen), wählen Sie die richtige Entität (Konto/Firma/Organisation, Kontakt/Person, Verkaufschance/Geschäft, ...) und erstellen Sie ein Feld.

Es ist wichtig, den richtigen Feldtyp zu wählen, denn er hilft Ihnen, die Dinge so gut wie möglich zu organisieren. Wenn Sie den falschen Typ wählen, kann es schwierig werden, Ihre Daten zu filtern oder große Berichte und Dashboards zu erstellen. Außerdem können einige Feldtypen mit bestimmten Funktionen ausgestattet sein (z. B. können URL-Felder anklickbar sein).

Berechtigungen festlegen

Wenn Sie zu einem größeren Vertriebsteam oder zu einem kleineren Vertriebsteam in einem größeren Unternehmen gehören, haben Sie möglicherweise strengere Regeln dafür, wer was im CRM sehen, bearbeiten, tun usw. darf.

Aus diesem Grund verfügen die meisten CRMs über ein Berechtigungssystem, das in der Regel in einem der höheren Preispläne enthalten ist.

Diese Berechtigungssysteme sind nützlich, aber sie können tödlich sein, wenn sie zu kompliziert sind.

Wenn Sie ein CRM mit einem komplizierten Berechtigungssystem sehen, laufen Sie weg. Die Chancen stehen fast 100%, dass es voller Fehler ist. Da ein Berechtigungssystem fast jede Softwarefunktion auf tiefgreifende Weise berührt, ist es unmöglich, dass das Produktteam es richtig durchdacht hat.

Halten Sie es auch in Ihrem eigenen Interesse einfach. Wenn Ihr Team nicht versteht, wer was im CRM tun kann und warum, dann wird es unweigerlich frustriert werden. Frustration führt dazu, dass das CRM weniger genutzt wird. Und ein CRM, das nicht genutzt wird, ist nicht nur nutzlos, sondern auch eine große verpasste Chance.

Ein paar einfache Regeln:

• Beschränken Sie sich auf 3-4 verschiedene Rollen (z. B. Administrator, Manager, Teammitglied, Betrachter) und ein paar verschiedene Gruppen (z. B. Geschäftsbereiche, Länder, ...).
• Definieren Sie den Umfang des Zugriffs auf Daten und die Vertriebspipeline, den jeder dieser Mitarbeiter haben sollte.
• Das war's. Aufhören.

Viele CRMs können weit darüber hinausgehen, aber ich versichere Ihnen, Sie werden sich verirren. Und Ihr Team wird sich noch mehr verirren.

Andere Einstellungen konfigurieren

Das waren die Grundeinstellungen, aber in Ihrem CRM gibt es wahrscheinlich noch viel mehr Einstellungen.

Ich empfehle, sie durchzugehen, damit Sie verstehen, was verfügbar/möglich ist. Abgesehen von einigen Dingen wie "Regionale Einstellungen", sollten Sie diese noch nicht einstellen. In der Regel sind bestimmte Dinge aus einem bestimmten Grund standardmäßig eingestellt, und es ist hilfreich, ein wenig Erfahrung zu sammeln, bevor Sie sie ändern.

Laden Sie Ihr Team ein

Wenn Sie dies nicht schon bei der gemeinsamen Auswahl des CRM getan haben, sollten Sie Ihre Teammitglieder jetzt einladen. Es ist an der Zeit, alle vollständig im CRM einzurichten. Außerdem müssen Sie sie wahrscheinlich an Bord haben, um ihnen während des Datenimports, der bald ansteht, Aufgaben zuzuweisen.

4. Integrieren Sie Ihre E-Mail, Ihren Kalender und LinkedIn

Bei einigen unserer Kunden lautet die allererste Frage, die sie beim ersten Anruf stellen: "Wie integriere ich X?", wobei X eine Art Website-Formular oder eine E-Mail-Newsletter-Software ist.

Ich helfe zwar gerne bei der Integration dieser Systeme, aber im Großen und Ganzen ist das nicht wirklich wichtig. Und es ist nicht einmal die wichtigste Integration.

Die wichtigsten Integrationen sind mit:

• Ihr E-Mail-Posteingang (wie Gmail oder Outlook): Ein Großteil der Kommunikation und der Informationen läuft über dieses Medium.
• Ihr Kalender: Alle Ihre Besprechungen mit Kunden sind dort eingetragen (oder sollten es zumindest sein).
• Ihr LinkedIn (zumindest im B2B-Kontext): Ihre beruflichen Verbindungen und Nachrichten sind meist dort zu finden.

Wenn Sie dies also noch nicht getan haben, sollten Sie und Ihr Team sicherstellen, dass diese Integrationen vollständig eingerichtet sind. Vor allem, wenn Sie ein intelligentes CRM wie Salesflare verwenden, wird dies einen Quantensprung in Bezug auf den Nutzen bedeuten.

BONUS: Wenn Sie schon dabei sind, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Ihre Die mobile Anwendung von CRM. Es hilft Ihnen, Ihre Kunden unterwegs leicht zu erreichen, kann Ihnen Live-Benachrichtigungen über sie senden und Ihre Anrufliste synchronisieren (zumindest wenn Sie ein Android-Telefon verwenden).

5. Vorhandene Daten importieren

Möglicherweise haben Sie irgendwo bereits Daten, z. B.:

• Bestehende Kunden in Ihrem Buchhaltungssystem
• Kontakte in Ihrer E-Mail-Newsletter-Software
• Ein Arbeitsblatt mit Leads oder potenziellen Kunden
• Daten aus Ihrem bisherigen CRM

Jetzt ist es an der Zeit, sie zu importieren.

In den meisten Fällen reicht es aus, die Daten in eine .csv-Datei zu exportieren, eine Art Standard-Tabellenformat mit durch Kommas getrennten Werten.

Da es sich um ein Tabellenformat handelt, müssen Sie die Blätter/Tabellen vor dem Import möglicherweise in verschiedene Entitäten aufteilen (z. B. Konten/Unternehmen/Organisationen, Kontakte/Personen und Verkaufschancen/Abschlüsse). Oft können Sie dieselbe Datei auch in mehrere Entitäten importieren und dabei nur die Spalten zuordnen, die sich auf diese Entität beziehen.

Wenn es wichtige Daten gibt, die nicht in Standardfelder passen, können Sie ein benutzerdefiniertes Feld dafür erstellen. Wie bereits erwähnt, sollten Sie jedoch nicht einfach blindlings Felder erstellen. Vergewissern Sie sich, dass sie wichtig sind und dass es für das Team machbar ist, sie auf dem neuesten Stand zu halten. Andernfalls werden Sie nur Probleme schaffen.

6. Schulen Sie das Team in Ihrem Ansatz

Sie haben die wichtigsten Dinge vorbereitet und - wenn Sie systematisch vorgegangen sind - auch alles dokumentiert.

Fertigstellung der Dokumentation

Wenn Sie das noch nicht getan haben, ist jetzt Ihre letzte Chance - und es ist eine wichtige, denn Sie werden das Team darin schulen, wie das Ganze funktioniert.

Ich empfehle, alles in einem gemeinsamen Dokument zu dokumentieren (wieder: Word, Google Docs, Notion, ...), nicht in einer Präsentation. Das zwingt Sie dazu, sich auf das Schreiben eines klaren und gut strukturierten Textes zu konzentrieren, anstatt sich auf die Verpackung zu konzentrieren und oberflächliche Folien zu schreiben.

Neueinsteiger können auch viel leichter alles lernen, wenn sie ein gut geschriebenes Dokument lesen, anstatt eine Präsentation durchzublättern.

Ausbildung des Teams

Diese Ausbildung hat im Wesentlichen drei Ziele:

1. Überzeugen Sie das Team davon, dass die Nutzung des CRM für sie (und das Unternehmen) entscheidend ist.
2. Zeigen Sie ihnen, was das CRM für sie tun kann und wie es funktioniert, damit sie sein volles Potenzial ausschöpfen können.
3. Besprechen Sie, wie Sie das CRM als Team nutzen wollen, um Ihre Arbeit zu rationalisieren, damit alle in dieselbe Richtung arbeiten können.

Wenn Sie dies gut machen, sind Sie auf dem richtigen Weg. Sie legen damit den Grundstein für Ihren Erfolg. Lassen Sie also keinen Schritt aus und betrachten Sie ihn nicht als notwendiges Übel. Dieser Schritt ist entscheidend.

Bei dieser Schulung ist es sinnvoll, sowohl die Dokumentation als auch die Software als visuellen Leitfaden zu verwenden. So können die Teilnehmer am effektivsten lernen. Es gibt ihnen auch einen Ankerpunkt für alles, was Sie sagen.

Wenn Sie es gut machen, brauchen Sie mindestens 60-90 Minuten, um alles zu erklären. Aber machen Sie Ihre Erklärungen nicht länger als eine Stunde. Die Leute fangen an, sich abzuschalten.

Reservieren Sie 30 Minuten für Fragen und Diskussionen, damit Sie ausreichend Zeit haben, um auf alles einzugehen, was auftaucht. Wenn nicht, ist das auch in Ordnung. Sie müssen es immer ein wenig verdauen, und sie müssen natürlich auch spüren, wie es in der Praxis aussieht.

Deshalb ist es am besten, etwa drei Wochen später eine interaktive Follow-up-Sitzung zu organisieren. Bitten Sie die Teilnehmer, Ihnen im Vorfeld Fragen zu schicken, prüfen Sie, was sie im CRM gemacht haben, und nutzen Sie dies als Diskussionsgrundlage. Passen Sie die Dokumentation bei Bedarf an und zeigen Sie das CRM, wo es angebracht ist.

7. Beginnen Sie mit der Verfolgung Ihrer wichtigsten Metriken

Wenn Sie alle oben genannten Punkte ernst genommen haben, haben Sie die Grundlage für etwas Gewaltiges geschaffen. Und Sie haben gerade erst angefangen.

Wenn Ihr Team alles gut im CRM verfolgt, sind die von ihm erstellten Verkaufsdaten eine Fundgrube für potenzielle Erkenntnisse und Verbesserungen. Gemeinsam können Sie Ihren Umsatz vielleicht verzehnfachen. Einige unserer Kunden haben ihren Umsatz mit Hilfe ihres CRM massiv gesteigert.

Um damit zu beginnen, ist es wichtig, einige wichtige Vertriebskennzahlen zu definieren und sie zu verfolgen. Zu den gängigen Kennzahlen gehören:

• Umsatzerlöse: Wie viel Geld du einbringst.
• Umsatzwachstum: Wie stark Ihr Umsatz im Laufe der Zeit steigt.
• Umrechnungskurs: Der Prozentsatz der Leads, die zu Kunden werden. Es ist auch interessant, dies für jede einzelne Phase zu analysieren.
• Durchschnittlicher Auftragswert: Der durchschnittliche Wert eines jeden Verkaufs.
• Länge der Verkaufszyklen: Wie lange es dauert, einen Verkauf abzuschließen.
• Anzahl der neuen Abschlüsse: Wie gut Sie Ihre Verkaufspipeline auffüllen.
• Kundenakquisitionskosten (CAC): Wie viel es kostet, einen neuen Kunden zu gewinnen.
• Kunden-Lebensdauer-Wert (CLTV): Die Gesamteinnahmen, die Sie von einem Kunden während seiner Lebensdauer erwarten können.
• Top Lost Reasons: Warum Sie bei Geschäften oft den Kürzeren ziehen.
• Top-Lead-Quellen: Woher die meisten Ihrer potenziellen Kunden kommen.
• Aktivität pro Vertreter: Wie viele E-Mails, Anrufe, Treffen usw. jeder Vertreter mit seinen Leads führt.

In Salesflare werden die meisten davon standardmäßig in den "Insights" gemessen. Für einige andere Metriken möchten Sie vielleicht eigene Berichte erstellen.

Es ist nicht nötig, die Berichterstattung zu diesem Zeitpunkt zu übertreiben, aber es ist gut, mit der Messung einiger Schlüsselkennzahlen zu beginnen. Wenn Sie diese im Auge behalten, untersuchen, wie sie funktionieren und sich entwickeln, und versuchen herauszufinden, warum, werden Sie unweigerlich auf einige große Möglichkeiten zur Verbesserung stoßen.

Und das ist es, was ein gutes CRM für Sie tun können sollte. Es sollte Ihnen helfen, Ihre Kundenbeziehungen besser zu verwalten... und dann immer wieder Wege zu finden, dies noch besser zu tun.

Wie man mit einem CRM mehr Geschäfte abschließt

Wenn Sie die oben genannten Schritte strikt befolgt haben, sind Sie bereits besser dran als 95-99% anderer Unternehmen.

Wenn Sie das noch nicht getan haben, gehen Sie bitte jetzt zurück. Was ich im Folgenden erkläre, sind nur leere Worte, wenn Sie nicht das Fundament gelegt haben. Wir können es nicht auf 11 bringen, wenn Sie es nicht zuerst auf 10 (oder zumindest 9) gebracht haben.

Jede CRM-Homepage behauptet, dass sie Ihren Umsatz steigern wird, aber nur sehr wenige tun es tatsächlich. Und das ist in der Regel zum Teil deren Schuld und zum Teil Ihre. Stellen Sie also sicher, dass Sie Ihren Teil der Aufgabe erfüllen. Das ist keine Raketenwissenschaft, sondern einfach ein Appell, die Dinge mit Bedacht anzugehen.

Lassen Sie uns nun einige Möglichkeiten erkunden, wie Sie mit Hilfe Ihres CRM Ihre Chancen auf mehr Geschäftsabschlüsse maximieren können.

1. Stellen Sie sicher, dass die Nutzung des CRM reibungslos bleibt, damit es tatsächlich genutzt wird

Ich habe es bereits gesagt und wiederhole es noch einmal: Ein CRM, das nicht genutzt wird, ist nicht nur nutzlos, sondern eine riesige verpasste Chance.

Ein CRM, das nicht genutzt wird, kann Ihnen nicht helfen, Ihre Kundenbeziehungen besser zu verwalten. Es auch:

• Schafft keine Verkaufserfahrungen
• Ermöglicht Ihnen keine Vorhersage Ihrer Umsätze und damit Ihrer Bargeldreserven (ganz wichtig, wenn Sie eine Beratung, Agentur oder Startup)
• Schafft keine Transparenz und Zusammenarbeit in Ihrem Team
• Ermöglicht kein angemessenes Coaching
• ...

Das ist die Grundlage für alles.

Wenn Sie die oben genannten Schritte befolgt haben, haben Sie einen guten Anfang gemacht. Aber Sie dürfen nicht nachlassen.

Sie müssen sich immer wieder vergewissern:

• Ihr CRM hilft Ihrem Team effektiv dabei, Kundenbeziehungen besser zu verwalten
• Sie glauben, dass es ihnen hilft, ihre Arbeit besser zu machen, und nutzen es deshalb.
• Jeder versteht, wie der Verkaufsprozess aussieht und bringt bei Bedarf Probleme zur Sprache.
• Sie wissen, welche Daten unbedingt verfolgt werden müssen und was sie bedeuten.
• Sie sind nicht frustriert durch eine Fülle von Feldern, Pflichtfeldern, umfangreichen
• Jeder hat die notwendigen Integrationen eingerichtet und Anwendungen installiert
• Sie wissen, wie die Berechtigungen funktionieren, welche Metriken verfolgt werden, usw.
• Neue Mitglieder werden ebenfalls auf das gleiche Niveau wie die anderen gebracht

Es ist eine ständige Verpflichtung, dafür zu sorgen, dass die Dinge reibungslos laufen. Denn solange das der Fall ist, können Sie das Gaspedal weiter durchdrücken. Und, um die Analogie weiter zu verfolgen, es vermeidet auch einen plötzlichen Zusammenbruch.

2. Bringen Sie das Vertriebsteam auf dieselbe Seite

Es sollte inzwischen klar sein, aber ich kann es nicht oft genug betonen, deshalb hier noch einmal: Der Einsatz eines CRM ist eine Teamleistung.

Wenn das gesamte Verkaufsteam auf derselben Seite steht, hat das viele Vorteile:

• Wenn alle Beteiligten die Daten auf die gleiche Weise interpretieren und verfolgen, haben die Daten eine einheitliche Bedeutung, so dass sie zu einem effektiven Kommunikationsmedium zwischen den Teammitgliedern und mit Ihrem zukünftigen Ich werden (und damit auch zu einer zuverlässigen Erinnerung im CRM-Gehirn).
• Diese einheitliche Bedeutung für das gesamte Verkaufsteam macht auch jede Datenanalyse innerhalb des Verkaufsteams sinnvoll.
• Es ermöglicht ein gutes Coaching, Einsichten, Verbesserungen und vieles mehr.

Was braucht es dazu? Eine regelmäßige Diskussion mit dem Team, die in ein schriftliches, aber lebendiges Playbook umgewandelt wird (habe ich schon "gemeinsames Dokument" gesagt?).

Ich habe oben viele wichtige Diskussionsthemen behandelt, z. B. wie der Verkaufsprozess aussieht, welche Schlüsseldaten zu verfolgen sind, wie man zusammenarbeitet usw., aber es ist auch einfach gut, dies regelmäßig zu tun:

• Rückblick auf den vergangenen Zeitraum: Schreiben Sie auf, was gut und was nicht so gut gelaufen ist
• Lösungen für das finden, was nicht so gut gelaufen ist
• Lehren aus dem ziehen, was gut gelaufen ist
• Vielleicht zeigen Sie ein paar coole neue Dinge, an denen Sie gearbeitet haben

Dies kann eine Bottom-up-Methode sein, um Ihr gesamtes Team zu befähigen, gemeinsam Wege zur Verbesserung zu finden.

Sie können diese Art von Treffen alle zwei Wochen oder jeden Monat durchführen. Sie kann zum Beispiel als "Retrospektive" (wenn Sie sich für agile Methoden interessieren) oder als "Vertriebsteamsitzung" (um den Teamaspekt zu betonen) bezeichnet werden.

In der Regel empfiehlt es sich, dieses Treffen von einer "Überprüfung der Vertriebspipeline" zu trennen, da es hier eher darum geht, einen Schritt zurückzutreten und weniger um die konkrete Vertriebspipeline, die eine ganz andere Denkweise erfordert.

3. Nutzen Sie Sales Insights zur kontinuierlichen Verbesserung

Auch wenn die Förderung der Zusammenarbeit und die Einbeziehung von unten nach oben eine großartige Sache ist, ist es auch gut, die Verkaufsdaten von oben nach unten zu untersuchen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln.

Natürlich funktioniert das alles nicht, wenn das Vertriebsteam das CRM nicht vollständig und konsequent nutzt. Aus unvollständigen und unzusammenhängenden Daten lassen sich keine gültigen Erkenntnisse gewinnen. (Wenn dies der Fall ist und Sie diesen Leitfaden noch nicht vollständig gelesen haben, gehen Sie zurück und beginnen Sie am Anfang).

Wenn Sie das können, ist das eine starke Sache. Einige Teams sind in der Lage, ihren Umsatz zu verdoppeln, und zwar aufgrund einer einfachen Erkenntnis, die sie aus einer Analyse ihres Verkaufstrichters gewinnen.

Wirklich wirkungsvoll wird es, wenn Sie dies systematisch und kontinuierlich tun. Erst dann kann Ihr Unternehmen sein volles Potenzial ausschöpfen.

Es ist schwer, Ihnen gute Tipps zu geben, weil es überall Möglichkeiten gibt, aber es ist gut, sich Fragen wie diese zu stellen:

• Warum ist meine Umwandlung von dieser Stufe zur nächsten nur x%?
• Warum dauert es in dieser Phase des Verkaufsprozesses so lange?
• Mit welchen Arten von Kunden habe ich den größten Erfolg?
• Welche Lead-Quellen bringen mir die meisten neuen Leads... und neuen Kunden?
• Wer hat die höchste Erfolgsquote und was machen sie genau?

Gehen Sie die Daten durch. Stellen Sie sich Fragen. Sie werden überrascht sein, was Sie finden werden.

4. Rationalisieren und automatisieren Sie Routineaufgaben im laufenden Betrieb

Warum wird Automatisierung erst jetzt erwähnt? Hat sie nicht ein großes Potenzial, die Dinge zu verbessern?

Es hat definitiv ein hohes Potenzial, die Dinge zu verbessern, aber:

• Sie brauchen zunächst eine solide Grundlage mit soliden Prozessen und konsistenten, hochwertigen Daten.
• Die meisten Gewinne aus der Automatisierung sind Kostengewinne, nicht Umsatzgewinne... und die größten potenziellen Gewinne in kleinen bis mittleren Unternehmen sind in der Regel Umsatzgewinne.

Eine Ausnahme von dieser Regel ist die Automatisierung von CRM-Daten, da sie dazu beiträgt, diese Grundlage mit konsistenten, hochwertigen Daten zu schaffen. Wenn Sie die meisten Daten nicht automatisieren, müssen die Vertriebsmitarbeiter sie manuell eingeben... was - trotz der großen Hoffnungen einiger Vertriebsleiter - ein Wunschtraum ist.

Sobald Sie über eine solide Grundlage verfügen und die Dinge reibungslos laufen, können Sie damit beginnen, Routineaufgaben nach und nach zu rationalisieren und zu automatisieren.

Ein guter Ansatz ist es, einen Automatisierungsreflex zu entwickeln, der einsetzt, wenn die Dinge wirklich langweilig werden. Wenn etwas anfängt, sich wie Fabrikarbeit anzufühlen, dann ist es reif für die Automatisierung.

Die Vorteile dieses Ansatzes sind, dass er:

• Das lässt Raum für Experimente, bevor Sie etwas automatisieren und mehr oder weniger in Stein meißeln.
• Dies führt zu einem menschlicheren Ergebnis, als wenn man etwas von Anfang an automatisiert, da man zunächst sein Einfühlungsvermögen auf viele Einzelfälle anwendet und erst dann nach einem wiederholbaren, standardisierten Weg zur Automatisierung sucht.
• Ermöglicht es Ihnen, immer mehr Ihrer Vertriebsaufgaben zu automatisieren.
• Geht von dem aus, was im Prozess Sinn macht, nicht von dem, was in der Theorie Sinn macht.

Das Einzige, was Sie tun müssen, ist, diesen Automatisierungsreflex aufzubauen.

Ein gängiger Automatisierungsprozess kann im Laufe der Zeit wie folgt aussehen:

• Sie beginnen mit der Suche nach Leads auf LinkedIn in Ihrem eigenen Netzwerk.
• Sie finden heraus, dass einige von ihnen besser auf Ihre Ansprache reagieren, und Sie definieren ein ideales Kundenprofil (ICP).
• Sie fangen an, Listen für diesen ICP herauszufiltern und nehmen manuell Kontakt mit ihnen auf, indem Sie jeden einzelnen recherchieren und eine überzeugende E-Mail-Nachricht verfassen.
• Sie finden einige E-Mail-Nachrichten, die funktionieren. Sie verwandeln sie in E-Mail-Vorlagen. Sie können eine Zeile für eine einzigartige Personalisierung pro Lead hinterlassen. Das Follow-up erfolgt manuell.
• Sie beginnen mit der Erstellung einer automatisierten E-Mail-Sequenz. Sie schreiben die personalisierte Zeile in Excel, importieren dann die Liste der Leads und schalten die Sequenz live.
• Sie finden einen Weg, AI dazu zu bringen, diese persönliche Zeile für Sie zu schreiben.
• ...

Ich höre hier auf, denn dieser Prozess kann noch eine Weile weitergehen. Irgendwann macht man entweder nur noch die Meetings, oder man wird von einem KI-Verkäufer oder einem KI-CRM komplett automatisiert. Es hängt alles davon ab, wo die Effektivität zu sinken beginnt, weil ein wesentliches menschliches Gefühl oder eine Interaktion verloren geht.

Wenn Sie nicht schrittweise automatisieren, besteht die Gefahr, dass das menschliche Gefühl sehr schnell verloren geht, weil es sehr schwierig ist, diese Art von Erfahrung aus dem Nichts zu schaffen.

Lassen Sie mich zusammenfassen: Bauen Sie einen Automatisierungsreflex auf und automatisieren Sie schrittweise, wenn Sie das Gefühl haben, dass es sinnvoll ist und das menschliche Gefühl des Prozesses nicht beeinträchtigt. Das ist der beste Weg, um ein großartiges Ergebnis zu erzielen.

5. Regelmäßige Bereinigung der Vertriebspipeline

Die Steigerung des Umsatzes durch den Einsatz eines CRM ist eine Geschichte des kontinuierlichen Fortschritts. Aber es ist auch eine Geschichte, in der es keinen Rückschritt gibt.

Ein CRM muss regelmäßig aufgeräumt werden. Und der Teil, der am schnellsten schmutzig wird, ist die Verkaufspipeline.

Warum die Vertriebspipeline? Ein Wort: Hoffnung.

Wenn Sie mit der Nutzung eines CRM beginnen, haben Sie eine weiße Weste. Sie beginnen, es mit vielen potenziellen Kunden zu füllen. Sie arbeiten sich durch diese durch, und einige dieser Gelegenheiten schaffen es bis zum Stadium "gewonnen". Viele aber auch nicht. Aber Ihre Hoffnung, dass sie es schließlich schaffen, kann viel stärker sein, als sie sein sollte.

Das Ergebnis des Hoffens ist, dass Sie schnell eine Pipeline voller toter Chancen haben werden. Das hat viele Nachteile:

• Ihre Umsatzprognosen sind unweigerlich falsch.
• Sie machen sich selbst etwas vor, indem Sie glauben, dass Sie keine neuen Kontakte knüpfen müssen, was Sie für zukünftige Misserfolge verantwortlich macht.
• Man verbringt zu viel Zeit mit Gelegenheiten, die es nicht verdienen, und zu wenig Zeit mit Gelegenheiten, die tatsächlich eine gute Chance haben.
• Man verliert den Überblick über das, was tatsächlich passiert.

Was ist das Mittel dagegen? Ganz einfach: eine regelmäßige Reinigung.

Viele Teams nutzen ihre Besprechung zur Überprüfung der Vertriebspipeline als Gelegenheit, um tote und disqualifizierte Opportunities in das Stadium "verloren" zu verschieben. Das ist ein guter Ausweichmechanismus, aber ich würde behaupten, dass Ihr primärer Ansatz auf realistischer Disziplin und einigen guten gespeicherten Filtern beruhen sollte.

Wenn Sie Salesflare verwenden, kann ein guter gespeicherter Filter eine Kombination aus folgenden Elementen sein:

• Abschlussdatum vor mehr als x Tagen
• Datum der letzten Interaktion/E-Mail/des letzten Treffens vor mehr als x Tagen
• Datum der letzten Stufenänderung vor mehr als x Tagen
• Und vielleicht ein Filter für bestimmte Etappen (zumindest ohne Sieg und Niederlage)

Sie können einen Filter wie diesen erstellen, ihn ausprobieren und speichern, wenn er Ihnen gefällt. Dann kehren Sie regelmäßig zu ihm zurück.

Sie können dies sogar mit einer Massenbearbeitung der Opportunity-Stufe kombinieren, um alles, was mit den Filtern übereinstimmt, auf einmal nach "verloren" zu verschieben.

Die Bereinigung Ihrer Pipeline ist nicht optional. Wenn Sie es nicht tun, wird Ihre Pipeline zu einem Chaos, sie wird Ihnen nicht mehr nützlich sein, Sie werden aufhören, sie zu nutzen, und Sie werden allmählich wieder rückwärts gehen, anstatt vorwärts.

Aktiver und durchdachter Einsatz eines CRM ist entscheidend

Wenn ich alles, was ich oben gesagt habe, zusammenfassen müsste, wäre es, Ihr CRM aktiv und mit Bedacht zu nutzen.

Es ist nicht kompliziert. Lesen Sie einfach den obigen Leitfaden (erneut). Darin ist nichts Verrücktes zu finden.

Alles, was es braucht, ist ein wenig Hingabe an das Handwerk. Nicht alles auf einmal, aber jeden Tag ein wenig Engagement, um die Dinge besser und nicht schlechter zu machen.

Der Verkauf ist ein täglicher Kampf, aber es ist viel weniger ein Kampf, wenn Sie verstehen, dass ein Teil dieses Kampfes darin besteht, organisiert zu bleiben, Dinge zu durchdenken und gut mit Ihrem Team zu kommunizieren.

Wenn Sie noch auf der Suche nach dem richtigen CRM-Partner sind, senden Sie mir eine Nachricht. Wir verstehen Ihre Probleme und entwickeln Software, die das Erreichen der oben genannten Ziele so einfach wie möglich macht.

Und wenn Sie Rat brauchen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir sind für Sie da!

Ich hoffe, dieser Beitrag hat Ihnen gefallen. Wenn ja, sagen Sie es weiter!

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Jeroen Corthout

Mitbegründer & CEO bei Salesflare

Ich bin Mitbegründer und CEO von Salesflare, dem intelligenten Vertriebs-CRM für kleine und mittelständische Unternehmen im B2B-Bereich. Ich liebe es, den Vertrieb zu automatisieren, schöne Produkte zu entwickeln und über all diese Themen zu schreiben.

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