Wie du ein CRM nutzt, um mehr Deals abzuschließen + wie du es einrichtest

Jeroen Corthout · Zuletzt aktualisiert: 3. Sept. 2026 · Als Markdown lesen ·

KI dazu fragen

• ChatGPT
• Claude
• Gemini
• Perplexity

Ein ausführlicher Leitfaden von Sales-CRM-Experten

Dass du hier bist, um diesen Leitfaden zu lesen, ist schon einmal ein guter Anfang.

Die meisten Menschen holen sich einfach ein CRM und nutzen es, ohne sich vorher Gedanken darüber zu machen. Damit hast du dich gerade vor mindestens 95 % der anderen positioniert.

Ich weiß das, weil ich seit über einem Jahrzehnt eine neue Art von CRM entwickle – als Mitgründer von Salesflare  –. Auf diesem Weg habe ich viel gelernt und versucht, all das in diesem Leitfaden zusammenzufassen.

Zugegeben: Obwohl wir unser Unternehmen aus der Überzeugung heraus gegründet haben, dass CRM-Systeme ihre Aufgabe BESSER erledigen können, können auch wir nur bis zu einem gewissen Punkt dafür sorgen, dass CRM einfacher und menschlicher wird. Wir können dir bessere Tools zur Verfügung stellen, aber nur du kannst sie so einsetzen, dass sie wirklich etwas bewirken.

Deshalb habe ich diesen Leitfaden geschrieben. Ich hoffe, dass er dich auf deinem Weg ein wenig unterstützt.

Ich bin sogar überzeugt, dass du auf dem Weg zum Erfolg bist, wenn du diesen Leitfaden genau befolgst. Alles, was es dafür braucht, ist dein Engagement.

So nutzt du ein CRM von Anfang an richtig

Nach „CRM“ zu googeln, ein paar Websites zu lesen und eine Sales-CRM-Software auszuprobieren – heutzutage ist das alles kinderleicht.

Andererseits scheint es den meisten Menschen immer noch schwerzufallen, ein CRM nachhaltig und ergebnisorientiert zu nutzen.

Ist es wirklich schwierig? Ich glaube nicht. Aber du musst über das bloße „sich ein CRM zulegen“ hinausgehen und dir ernsthaft Gedanken machen.

Auf Grundlage meiner langjährigen Erfahrung bei der Unterstützung tausender Unternehmen mit ihrem CRM empfehle ich dir den folgenden einfachen Plan in mehreren Schritten.

1. Wählt gemeinsam das richtige CRM aus

Wenn ich das sage, kommen normalerweise zwei Fragen auf:

1. Welches CRM ist das richtige für mich?
2. Warum gemeinsam? Muss das Team wirklich einbezogen werden?

Wähle das richtige CRM

Das richtige CRM ist zunächst einmal das, das du tatsächlich nutzen wirst, um deine Kundenbeziehungen besser zu verwalten.

Ich betone „tatsächlich nutzen“, weil laut zahlreichen Analysten 30–70 % aller CRM-Implementierungen zu Verlusten geführt oder die Unternehmensleistung nicht verbessert haben. Ich persönlich würde schätzen, dass von den verbleibenden 30–70 % wiederum 90 % keine Verbesserung erreicht haben, die auch nur annähernd dem möglichen oder versprochenen Nutzen entspricht.

Das Kernproblem besteht meist darin, dass das CRM nicht praktisch genutzt wird, um Kundenbeziehungen besser zu verwalten.

Das könnte folgende Gründe haben:

• Das Unternehmen setzt andere organisatorische Ziele an erste Stelle
• Die Software ist für ihren Zweck zu kompliziert
• Das Team verwendet die Software nicht gern, war nicht an ihrer Auswahl beteiligt, empfindet sie als zu viel Arbeit und/oder hält sie für Zeitverschwendung
• Das Team versteht nicht gut genug, wie und warum es das CRM verwenden soll
• Und so weiter.

Darüber hinaus wählen Unternehmen oft eine Software aus, die nicht dem eigentlichen Zweck des CRM dient. Im B2B-Vertrieb könnte dieser Zweck ganz einfach darin bestehen, „Leads besser nachzuverfolgen“ (bei anderen Vertriebsarten ist das anders: Hier findest du einige Beispiele).

Stattdessen entscheiden sich viele Unternehmen für eine Software, die möglichst viele Sonderfälle und nette Zusatzfunktionen abdeckt – und verlieren dabei völlig den Blick für das, worauf es ankommt.

Das CRM gemeinsam auswählen

Damit kommen wir zur zweiten Frage: Warum sollte man ein CRM gemeinsam auswählen?

Kurz gesagt: weil das die Wahrscheinlichkeit maximiert, dass ihr das CRM tatsächlich nutzen werdet, um eure Kundenbeziehungen besser zu verwalten:

• Das Team kann gemeinsam mit dir den grundlegenden Nutzen des CRM beurteilen
• Du hast außerdem die Zustimmung des Teams, weil ihr die Entscheidung gemeinsam getroffen habt, statt ihnen einfach deine Wahl aufzuzwingen
• Außerdem legt das eine wichtige Grundlage für eine weitere durchdachte Zusammenarbeit mit dem CRM und rund um das CRM

Deine erste Aufgabe besteht darin, festzulegen, welches primäre Ziel du mit dem CRM erreichen möchtest (sei dabei äußerst pragmatisch), sowie welche sekundären Ziele zusätzliche, wünschenswerte Anforderungen an das CRM mit sich bringen.

Danach:

1. Du oder ein Teammitglied erstellt eine Shortlist von CRMs, die euer primäres Ziel erfüllen.
2. Du startest mit den CRMs auf dieser Shortlist kostenlose Testphasen und lädst deine Teammitglieder ein (sind es mehr als 3–5, kannst du die Auswahl auf die wichtigsten Teammitglieder beschränken; beachte dabei, dass es für einen realistischen Test immer hilfreich ist, eines der Teammitglieder mit den geringsten digitalen Kenntnissen in diese Kerngruppe aufzunehmen).
3. Dann – und das ist entscheidend – verwendet ihr einige CRMs tatsächlich ein paar Tage oder Wochen lang, um Kundenbeziehungen zu verwalten. So könnt ihr zuverlässig einschätzen, ob ihr euch vorstellen könnt, sie täglich und langfristig zu nutzen.

Überspring keinen dieser Schritte. Es ist verlockend, aber du wirst es bereuen.

Wenn du es nicht bereust, liegt das wahrscheinlich daran, dass du dir einredest: „Kein CRM ist wirklich gut“, „Unternehmenssoftware ist Mist“ und/oder „Vertriebler sind einfach zu faul, ein CRM zu nutzen.“ Hör auf, so zu denken. Damit programmierst du dein Scheitern geradezu vor.

Ich verspreche dir: Es gibt wahrscheinlich ein CRM, das für dich und dein Team funktioniert (vorausgesetzt natürlich, dass du die restlichen Schritte in diesem Leitfaden weiterhin befolgst).

2. Einen soliden Vertriebsprozess und eine Nachverfolgungsstrategie erstellen

Eine Software zu finden, die ihr tatsächlich nutzen werdet, um euer primäres Ziel zu erreichen, ist großartig. Aber die Software allein reicht nicht: Du musst den Prozess, den sie optimieren soll, klar definieren.

Ohne einen Vertriebsprozess ist es schwierig, irgendetwas zu optimieren.

Wenn ihr noch keinen Vertriebsprozess habt, seid ihr damit definitiv nicht allein. Ich spreche jeden Tag mit Unternehmen, die keine klare Vorstellung davon haben, wie dieser Prozess bei ihnen aussieht.

Aber das sollte ein Weckruf sein: Ihr braucht einen Vertriebsprozess. Wie wollt ihr sonst eine große Zahl potenzieller Kunden verwalten und eure Arbeit dabei organisieren?

Einen Vertriebsprozess definieren

Einen Vertriebsprozess zu definieren, kann sehr einfach sein. Ein typischer B2B-Vertriebsprozess sieht so aus:

• Lead: Die betreffende Person hat (wahrscheinlich) Bedarf an dem, was du anbietest.
• Kontaktiert: Du hast sie dazu kontaktiert.
• Qualifiziert: Du hast bestätigt, dass tatsächlich Bedarf besteht, Budget für eine Lösung vorhanden ist, ein konkreter Zeitrahmen feststeht usw.
• Angebot erstellt: Du hast ein Angebot erstellt, in dem du erklärst, wie du das Problem lösen wirst und was es kostet.
• Gewonnen: Ihr habt eine Vereinbarung getroffen.
• Verloren: Irgendwann in diesem Prozess hat es nicht funktioniert.

Dein Vertriebsprozess hat allerdings wahrscheinlich einige wichtige Besonderheiten. Setz dich also einfach hin und definiere ihn so klar und praxisnah wie möglich. Denk daran, dass jeder in deinem Team ihn problemlos verstehen und befolgen können muss.

Am besten definierst du den Vertriebsprozess in einem gemeinsam genutzten Dokument (Google Docs oder einer gemeinsam genutzten Word-Datei), damit alle ihn bei Bedarf noch einmal lesen können. So können sich auch neue Teammitglieder schneller einarbeiten.

Definiere, welche Daten du wie nachverfolgen willst

Ein zweiter wichtiger Punkt, den du gut definieren solltest, ist, welche Daten du wie nachverfolgst.

Die meisten CRMs bieten dir unzählige Möglichkeiten, wenn es darum geht, welche Daten du nachverfolgen kannst. Wenn du jedoch versuchst, alles zu erfassen, und das viel Arbeit und Disziplin erfordert, wirst du wahrscheinlich gar nichts nachverfolgen.

Daher musst du:

• Entscheiden, welche Daten unbedingt nachverfolgt werden müssen und welche Daten lediglich wünschenswert sind.
• Klar festlegen, was die Daten bedeuten (zum Beispiel, wenn du ein Dropdown-Menü mit verschiedenen Optionen hast).
• Definieren, wann du die Daten nachverfolgst und wie du das so einfach wie möglich gestalten kannst.

Du solltest darauf optimieren, das CRM konsequent und korrekt zu nutzen, nicht darauf, zu 100 % alles abzudecken. Behalte immer das übergeordnete Ziel (siehe oben) im Blick.

Auch hier ist es am besten, alles in einem gemeinsam genutzten Dokument festzuhalten, auf das das gesamte Team Zugriff hat.

Noch besser und empfehlenswert: Besprich das Ganze mit deinem Team und halte eure Entscheidungen in diesem Dokument fest. Je stärker das Team eingebunden ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass deine CRM-Pläne funktionieren.

3. Passe das CRM entsprechend an

Du hast ein CRM ausgewählt und einen Vertriebsprozess sowie eine Strategie für die Datennachverfolgung definiert. Großartig! Jetzt kannst du das CRM an dein Unternehmen und seine ganz eigene Arbeitsweise anpassen.

Konfiguriere deine Vertriebspipeline

Wenn du die Schritte durchlaufen hast, solltest du inzwischen einen Vertriebsprozess mit klaren, umsetzbaren Schritten definiert haben.

In einem CRM wird dieser typischerweise durch eine Vertriebspipeline mit Phasen dargestellt. Sie ist eine visuelle Darstellung des Vertriebsprozesses.

Die meisten CRMs bieten eine Standard-Pipeline mit Standard-Phasen an. Nimm diese als Ausgangspunkt und passe sie an:

• Öffne die Einstellungen (in Salesflare findest du sie unter Einstellungen > Pipelines konfigurieren).
• Gib den Phasen die richtigen Namen.
• Füge fehlende Phasen hinzu und bringe sie in die richtige Reihenfolge.
• Passe Dinge wie die „Phasenwahrscheinlichkeit“ (die durchschnittliche Wahrscheinlichkeit, dass eine Opportunity in dieser Phase am Ende gewonnen wird), die „Farbe“ (wenn das CRM den Phasen visuell Farben zuweist) usw. an.

Und voilà, schon hast du deine ganz eigene Pipeline.

Es hilft, die Phasen in einem gemeinsam genutzten Dokument klar zu definieren. So ist für alle eindeutig, in welchem Fall eine Opportunity in eine bestimmte Phase gehört. Falls du das noch nicht gemacht hast, hol es jetzt nach. Andernfalls endest du mit zahlreichen Missverständnissen und unbrauchbaren Sales-Forecasts.

Denkst du darüber nach, mehrere Pipelines zu erstellen? Meine Empfehlung: Tu das nur, wenn du mehrere Sales-Prozesse hast – nicht für verschiedene Vertriebsmitarbeiter, Produkte oder Geschäftsbereiche, es sei denn, der Prozess unterscheidet sich. Andernfalls schränkst du deine Möglichkeiten stark ein, gute Sales-Berichte und Dashboards zu erstellen – zumindest, wenn du nach Phase berichtest oder segmentierst.

Benutzerdefinierte Felder erstellen

Wenn du zuvor festgelegt hast, welche wichtigen Daten du verfolgen möchtest, gab es möglicherweise Datenpunkte, die sich nicht in den Standardfeldern des von dir gewählten CRM unterbringen lassen. Für diese Daten musst du benutzerdefinierte Felder erstellen.

Gehe einfach zu den Einstellungen deines CRM (in Salesflare ist das Einstellungen > Felder anpassen), wähle die richtige Entität aus (Account/Unternehmen/Organisation, Kontakt/Person, Opportunity/Deal, …) und erstelle ein Feld.

Es ist wichtig, den richtigen Feldtyp auszuwählen, denn so hältst du deine Daten so übersichtlich wie möglich. Wenn du den falschen Typ auswählst, kann es schwierig werden, deine Daten zu filtern oder gute Berichte und Dashboards zu erstellen. Außerdem können bestimmte Feldtypen spezielle Funktionen bieten (URL-Felder können zum Beispiel anklickbar sein).

Berechtigungen festlegen

Wenn du Teil eines größeren Sales-Teams oder eines kleineren Sales-Teams in einer größeren Organisation bist, gibt es möglicherweise strengere Regeln dafür, wer was im CRM sehen, bearbeiten, erledigen usw. darf.

Deshalb verfügen die meisten CRMs über ein Berechtigungssystem, das normalerweise in einem der höherpreisigen Tarife enthalten ist.

Diese Berechtigungssysteme sind nützlich, können aber tödlich sein, wenn sie zu kompliziert werden.

Wenn du ein CRM mit einem komplizierten Berechtigungssystem siehst, lauf weg. Die Wahrscheinlichkeit, dass es voller Fehler steckt, liegt fast bei 100 %. Da ein Berechtigungssystem fast jede Funktion der Software tiefgreifend berührt, gibt es keine Möglichkeit, dass das Produktteam es vollständig durchdacht hat.

Tu dir selbst zuliebe außerdem einen Gefallen und halte es einfach. Wenn dein Team nicht versteht, wer was im CRM tun darf und warum, wird es unweigerlich frustriert sein. Frustration führt dazu, dass das CRM weniger genutzt wird. Und ein CRM, das nicht genutzt wird, ist nicht nur nutzlos, sondern auch eine riesige verpasste Opportunity.

Ein paar einfache Regeln:

• Beschränke dich auf 3–4 verschiedene Rollen (zum Beispiel Admin, Manager, Teammitglied, Betrachter) und einige wenige Gruppen (zum Beispiel Geschäftsbereiche, Länder, …).
• Lege fest, auf welchen Datenbereich und welche Pipeline jede dieser Rollen und Gruppen Zugriff haben sollte.
• Das war’s. Schluss.

Viele CRMs gehen weit darüber hinaus, aber ich versichere dir: Du wirst dich darin verlieren. Und dein Team wird sich noch mehr verlieren.

Weitere Einstellungen konfigurieren

Das waren die grundlegenden Einstellungen, aber in deinem CRM stehen wahrscheinlich noch viele weitere Einstellungen zur Verfügung.

Ich empfehle dir, sie einmal durchzugehen, damit du verstehst, was verfügbar und möglich ist. Abgesehen von einigen Dingen wie den „Regionaleinstellungen“ solltest du sie aber noch nicht festlegen. Einstellungen sind normalerweise aus gutem Grund standardmäßig auf eine bestimmte Weise konfiguriert, und es ist hilfreich, erst ein wenig Erfahrung zu sammeln, bevor du sie änderst.

Dein Team einladen

Wenn du das nicht schon ganz am Anfang bei der gemeinsamen Auswahl des CRM getan hast, solltest du jetzt unbedingt deine Teammitglieder einladen. Es ist an der Zeit, alle vollständig im CRM einzurichten. Außerdem musst du sie wahrscheinlich an Bord holen, damit du ihnen während des Datenimports, der bald ansteht, Aufgaben zuweisen kannst.

4. Mit deiner E-Mail, deinem Kalender und LinkedIn integrieren

Bei einigen unserer Kunden lautet die allererste Frage im allerersten Gespräch: „Wie integriere ich X?“ Dabei ist X irgendeine Art von Website-Formular oder E-Mail-Newsletter-Software.

Ich helfe zwar gerne bei der Integration solcher Systeme, aber im großen Ganzen ist sie nicht wirklich entscheidend. Und sie ist nicht einmal die wichtigste Integration.

Die wichtigsten Integrationen sind mit:

• Deinem E-Mail-Posteingang (wie Gmail oder Outlook): Ein großer Teil der Kommunikation und Information läuft darüber.
• Deinem Kalender: Alle deine Meetings mit Kunden werden dort geplant (oder sollten es wahrscheinlich werden).
• Deinem LinkedIn (zumindest im B2B-Kontext): Deine beruflichen Kontakte und Nachrichten befinden sich größtenteils dort.

Wenn du das also noch nicht erledigt hast, solltest du sicherstellen, dass du und dein Team diese Integrationen vollständig eingerichtet habt. Besonders wenn du ein intelligentes CRM wie Salesflare verwendest, bedeutet das einen Quantensprung in puncto Nutzen.

BONUS: Wenn du schon dabei bist, nimm dir einen Moment Zeit, damit alle die mobile App deines CRM installieren. So kannst du unterwegs ganz einfach auf deine Kunden zugreifen, erhältst möglicherweise Live-Benachrichtigungen zu ihnen und kannst deine Anrufliste synchronisieren (zumindest, wenn du ein Android-Telefon verwendest).

5. Bestehende Daten importieren

Du hast möglicherweise irgendwo bereits Daten, zum Beispiel:

• Bestehende Kunden in deinem Buchhaltungssystem
• Kontakte in deiner E-Mail-Newsletter-Software
• Eine Tabelle mit Leads oder potenziellen Kunden
• Daten aus deinem vorherigen CRM

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, sie zu importieren.

In den meisten Fällen reicht es aus, deine Daten in eine .csv-Datei zu exportieren. Dabei handelt es sich um ein Standardformat für Tabellen, bei dem die Werte durch Kommas getrennt sind.

Da es sich um ein Tabellenformat handelt, musst du die Tabellenblätter bzw. Tabellen möglicherweise vor dem Import in verschiedene Entitäten aufteilen (zum Beispiel Accounts/Unternehmen/Organisationen, Kontakte/Personen und Opportunities/Deals). Oft kannst du dieselbe Datei auch in mehrere Entitäten importieren und dabei nur die Spalten zuordnen, die sich auf die jeweilige Entität beziehen.

Wenn es wichtige Daten gibt, die du nicht in Standardfelder unterbringen kannst, kannst du dafür ein benutzerdefiniertes Feld erstellen. Wie bereits erwähnt, solltest du jedoch nicht einfach blind Felder erstellen. Stelle sicher, dass sie unverzichtbar sind und dass das Team sie zuverlässig aktuell halten kann. Andernfalls schaffst du dir nur neue Probleme.

6. Das Team in deiner Vorgehensweise schulen

Du hast die wichtigsten Dinge eingerichtet und – wenn du systematisch vorgegangen bist – alles auch dokumentiert.

Dokumentation abschließen

Falls du das noch nicht getan hast, ist jetzt deine letzte Chance – und es ist eine wichtige, denn du wirst das Team darin schulen, wie alles funktioniert.

Ich empfehle, alles in einem gemeinsam genutzten Dokument zu dokumentieren (noch einmal: Word, Google Docs, Notion …) und nicht in einer Präsentation. So musst du dich darauf konzentrieren, klare und gut strukturierte Texte zu schreiben, statt dich auf die Verpackung und das Verfassen oberflächlicher Folien zu konzentrieren.

Neue Teammitglieder können außerdem viel leichter alles lernen, wenn sie ein gut geschriebenes Dokument lesen, anstatt durch eine Präsentation zu blättern.

Das Team schulen

Diese Schulung hat im Wesentlichen drei Ziele:

1. Das Team davon überzeugen, dass die Nutzung des CRM für die einzelnen Teammitglieder (und das Unternehmen) entscheidend ist.
2. Zeigen, was das CRM für sie leisten kann und wie es funktioniert, damit sie sein volles Potenzial nutzen können.
3. Besprechen, wie ihr das CRM als Team nutzen wollt, um eure Arbeit zu optimieren, damit alle in dieselbe Richtung arbeiten können.

Wenn du das gut machst, bist du auf der sicheren Seite. Du legst damit im Grunde den Grundstein für Erfolg. Überspringe also keinen Schritt und behandle das Ganze nicht als notwendiges Übel. Dieser Schritt ist entscheidend.

Während dieser Schulung solltest du sowohl die Dokumentation als auch die Software als visuelle Orientierung verwenden. So können die Teilnehmenden am effektivsten lernen. Außerdem haben sie dadurch einen Ankerpunkt für alles, was du erklärst.

Wenn du das gründlich machst, brauchst du mindestens 60–90 Minuten, um alles zu erklären. Deine Erklärungen sollten aber nicht länger als eine Stunde dauern. Sonst schalten die Leute langsam ab.

Plane 30 Minuten für Fragen und Diskussionen ein, damit du ausreichend Zeit hast, auf alles einzugehen, was aufkommt. Falls nicht, ist das auch in Ordnung. Sie müssen das Ganze ohnehin erst einmal verarbeiten und natürlich auch erleben, wie es in der Praxis funktioniert.

Deshalb ist es am besten, etwa drei Wochen später eine interaktive Folgesitzung zu organisieren. Bitte die Teilnehmenden, dir vorab ihre Fragen zu schicken, sieh dir an, was sie im CRM gemacht haben, und nutze das als Grundlage für die Diskussion. Passe die Dokumentation bei Bedarf an und zeige das CRM, wo es sinnvoll ist.

7. Deine wichtigsten Kennzahlen nachverfolgen

Wenn du all das bisher Gesagte ernst genommen hast, hast du das Fundament für etwas Leistungsstarkes geschaffen. Und du hast gerade erst angefangen.

Wenn dein Team alles sorgfältig im CRM nachverfolgt, sind die dabei entstehenden Vertriebsdaten eine wahre Fundgrube für mögliche Erkenntnisse und Verbesserungen. Gemeinsam könnt ihr euren Umsatz vielleicht verzehnfachen. Einige unserer Kunden haben ihren Vertrieb mit ihrem CRM massiv gesteigert.

Um damit anzufangen, ist es wichtig, einige zentrale Vertriebskennzahlen zu definieren und nachzuverfolgen. Zu den gängigen Kennzahlen gehören:

• Umsatz: Wie viel Geld du einnimmst.
• Umsatzwachstum: Wie stark dein Umsatz im Laufe der Zeit steigt.
• Konversionsrate: Der prozentuale Anteil der Leads, die zu Kunden werden. Interessant ist auch, diese Kennzahl für jede einzelne Phase zu analysieren.
• Durchschnittlicher Deal-Wert: Der durchschnittliche Wert jedes Verkaufs.
• Länge des Verkaufszyklus: Wie lange es dauert, einen Verkauf abzuschließen.
• Anzahl neuer Deals: Wie gut es dir gelingt, deine Vertriebspipeline kontinuierlich zu füllen.
• Kundenakquisekosten (CAC): Wie viel es kostet, einen neuen Kunden zu gewinnen.
• Customer Lifetime Value (CLTV): Der Gesamtumsatz, den du während der gesamten Kundenbeziehung von einem Kunden erwarten kannst.
• Häufigste Gründe für verlorene Deals: Warum du Deals am häufigsten verlierst.
• Häufigste Lead-Quellen: Woher die meisten deiner potenziellen Kunden kommen.
• Aktivitäten pro Vertriebsmitarbeiter: Wie viele E-Mails, Anrufe, Meetings usw. jeder Vertriebsmitarbeiter mit seinen Leads durchführt.

In Salesflare werden die meisten davon standardmäßig unter „Insights“ gemessen. Für einige andere Kennzahlen möchtest du vielleicht eigene Berichte erstellen.

Du musst es mit den Berichten an dieser Stelle nicht übertreiben, aber es ist gut, mit der Messung einiger zentraler Kennzahlen anzufangen. Wenn du diese im Blick behältst, untersuchst, wie sie sich entwickeln, und herauszufinden versuchst, warum das so ist, wirst du unweigerlich auf einige große Verbesserungsmöglichkeiten stoßen.

Und genau das sollte ein gutes CRM für dich leisten können. Es sollte dir helfen, deine Kundenbeziehungen besser zu verwalten … und dann immer wieder neue Wege zu finden, es noch besser zu machen.

So nutzt du ein CRM, um mehr Deals abzuschließen

Wenn du die oben beschriebenen Schritte konsequent befolgt hast, bist du bereits besser aufgestellt als 95–99 % der anderen Unternehmen.

Falls nicht, geh bitte jetzt noch einmal zurück. Was ich weiter unten erkläre, sind nur leere Worte, wenn du noch kein solides Fundament gelegt hast. Wir können die Sache nicht auf 11 drehen, wenn du sie vorher nicht auf 10 (oder zumindest 9) gebracht hast.

Auch wenn dir jede CRM-Startseite verspricht, dass sie deinen Umsatz steigert, halten das nur sehr wenige tatsächlich. Und daran sind meist sowohl sie als auch du teilweise schuld. Achte also darauf, deinen Teil beizutragen. Das ist keine Raketenwissenschaft, sondern einfach ein Appell, die Dinge überlegt anzugehen.

Nachdem das gesagt ist, schauen wir uns einige Möglichkeiten an, wie du mit deinem CRM deine Chancen auf mehr abgeschlossene Deals maximieren kannst.

1. Sorge dafür, dass die Nutzung des CRM reibungslos bleibt und es tatsächlich verwendet wird

Ich habe es oben bereits gesagt und wiederhole es noch einmal: Ein CRM, das nicht genutzt wird, ist nicht nur nutzlos, sondern auch eine riesige verpasste Opportunity.

Ein CRM, das nicht genutzt wird, kann dir nicht dabei helfen, deine Kundenbeziehungen besser zu verwalten. Außerdem:

• Liefert keine Erkenntnisse über den Vertrieb
• Ermöglicht es dir nicht, deinen Umsatz zu forecasten und damit auch deine Liquiditätsreserven zu planen (ziemlich wichtig, wenn du eine Beratung, Agentur oder ein Startup leitest)
• Schafft keine Transparenz und Zusammenarbeit in deinem Team
• Ermöglicht kein gutes Coaching
• …

Es ist die Grundlage für alles.

Wenn du die oben beschriebenen Schritte befolgt hast, bist du gut gestartet. Aber du darfst jetzt nicht nachlassen.

Du musst weiterhin sicherstellen, dass:

• dein CRM dein Team effektiv dabei unterstützt, Kundenbeziehungen besser zu verwalten
• dein Team tatsächlich glaubt, dass es dadurch bessere Arbeit leisten kann, und es deshalb nutzt
• alle verstehen, wie der Vertriebsprozess aussieht, und bei Bedarf auf Probleme damit hinweisen
• alle verstehen, welche Daten unbedingt verfolgt werden müssen und was sie bedeuten
• niemand von einer Fülle an Feldern, Erforderlichen Feldern und umfangreichen Vorgaben frustriert ist
• alle die notwendigen Integrationen eingerichtet und Apps installiert haben
• alle wissen, wie die Berechtigungen funktionieren, welche Metriken verfolgt werden usw.
• neue Teammitglieder ebenfalls auf denselben Stand wie die anderen gebracht werden

Es ist eine fortlaufende Verpflichtung, dafür zu sorgen, dass alles reibungslos läuft. Denn solange das der Fall ist, kannst du weiter den Fuß aufs Gaspedal drücken. Und wenn wir die Analogie noch etwas weiterführen, verhinderst du damit auch einen plötzlichen Ausfall.

2. Sorge dafür, dass das Vertriebsteam an einem Strang zieht

Mittlerweile sollte es klar sein, aber ich kann es nicht oft genug betonen, deshalb sage ich es noch einmal: Die Nutzung eines CRM ist Teamarbeit.

Wenn das gesamte Vertriebsteam auf demselben Stand ist, bringt das viele Vorteile:

• Wenn alle Daten auf dieselbe Weise interpretieren und verfolgen, haben die Daten eine einheitliche Bedeutung. Dadurch werden sie zu einem effektiven Kommunikationsmedium zwischen den Teammitgliedern und auch mit eurem zukünftigen Ich (und zu einem zuverlässigen Gedächtnis im CRM-Gehirn).
• Diese einheitliche Bedeutung im gesamten Vertriebsteam sorgt außerdem dafür, dass jede Datenanalyse über das Vertriebsteam hinweg sinnvoll ist.
• Sie ermöglicht gutes Coaching, wertvolle Erkenntnisse, Verbesserungen und vieles mehr.

Was braucht es dafür? Eine regelmäßige Diskussion mit dem Team, die in ein schriftliches, aber lebendiges Playbook überführt wird (habe ich schon „gemeinsames Dokument“ gesagt?).

Viele wichtige Themen für diese Diskussion habe ich oben bereits behandelt, etwa wie der Vertriebsprozess aussieht, welche wichtigen Daten verfolgt werden müssen, wie ihr zusammenarbeitet usw. Aber regelmäßig ist es auch einfach sinnvoll, Folgendes zu tun:

• Den vergangenen Zeitraum überprüfen: festhalten, was gut lief und was nicht so gut lief
• Lösungen für das finden, was nicht so gut lief
• Erkenntnisse aus dem ableiten, was gut lief
• Vielleicht einige coole neue Dinge demonstrieren, an denen ihr gearbeitet habt

Das kann ein Bottom-up-Ansatz sein, der dein gesamtes Team dazu befähigt, gemeinsam Verbesserungsmöglichkeiten zu finden.

Du kannst diese Art von Meeting alle zwei Wochen oder einmal im Monat abhalten. Es kann zum Beispiel „Retrospektive“ heißen (wenn du dich mit agilen Methoden beschäftigst) oder „Sales-Team-Meeting“ (um den Teamaspekt zu betonen).

Normalerweise ist es sinnvoll, dieses Meeting von jedem „Pipeline-Review“ zu trennen, weil es eher darum geht, einen Schritt zurückzutreten, und weniger um die konkrete Pipeline, die eine deutlich andere Denkweise erfordert.

3. Nutze Sales Insights für kontinuierliche Verbesserungen

Zusammenarbeit und Beteiligung von unten nach oben zu fördern, ist großartig. Gleichzeitig ist es sinnvoll, die Vertriebsdaten von oben nach unten zu analysieren, um Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.

Natürlich funktioniert das alles nicht, wenn das Sales-Team das CRM nicht vollständig und konsequent nutzt. Aus unvollständigen und uneinheitlichen Daten lassen sich keine gültigen Insights gewinnen. (Falls das bei dir der Fall ist und du diesen Leitfaden noch nicht vollständig gelesen hast, geh zurück und fang oben noch einmal an.)

Wenn du kannst, ist das ein äußerst wirkungsvoller Ansatz. Manche Teams schaffen es, ihren Umsatz zu verdoppeln, basierend auf einem einzigen einfachen Insight, den sie aus der Analyse ihres Funnels gewinnen.

Wirklich mächtig wird das Ganze, wenn du es systematisch und fortlaufend machst. Dann kann dein Unternehmen sein volles Potenzial ausschöpfen.

Es ist schwierig, dir konkrete Hinweise zu geben, weil sich überall Verbesserungsmöglichkeiten finden lassen. Gute Fragen, die du dir stellen kannst, sind zum Beispiel:

• Warum liegt meine Conversion von dieser Phase in die nächste nur bei x %?
• Warum dauert es in dieser Phase des Sales-Prozesses so lange?
• Mit welchen Kundentypen habe ich den größten Erfolg?
• Welche Lead-Quellen bringen mir die meisten neuen Leads … und neuen Kunden?
• Wer hat die höchste Erfolgsquote, und was genau macht diese Person anders?

Grabe dich durch die Daten. Stell dir Fragen. Du wirst überrascht sein, was du dabei findest.

4. Optimiere und automatisiere Routineaufgaben nach und nach

Warum wird Automatisierung erst jetzt erwähnt? Hat sie nicht großes Potenzial, Dinge zu verbessern?

Sie hat definitiv großes Potenzial, Dinge zu verbessern. Aber:

• Du brauchst zuerst eine solide Grundlage mit klaren Prozessen und konsistenten, hochwertigen Daten.
• Die meisten Vorteile der Automatisierung liegen in Kosteneinsparungen, nicht in Umsatzsteigerungen … und in kleinen und mittleren Unternehmen liegt das größte Potenzial normalerweise bei Umsatzsteigerungen.

Eine Ausnahme von dieser Regel ist die Automatisierung von CRM-Daten, denn sie hilft dabei, diese Grundlage mit konsistenten, hochwertigen Daten zu schaffen. Wenn du den Großteil der Daten nicht automatisierst, müssen Sales-Mitarbeitende sie manuell eingeben … was – trotz der wilden Hoffnungen mancher Vertriebsleiter – eine schöne Illusion ist.

Sobald du diese solide Grundlage geschaffen hast und alles reibungslos läuft, kannst du damit beginnen, Routineaufgaben nach und nach zu optimieren und zu automatisieren.

Ein guter Ansatz ist, einen Automatisierungsreflex zu entwickeln, der einsetzt, sobald Dinge wirklich langweilig werden. Wenn sich etwas nach Fabrikarbeit anfühlt, ist es möglicherweise reif für eine Automatisierung.

Die Vorteile dieses Ansatzes liegen darin, dass er:

• Lässt Raum für Experimente, bevor du etwas automatisierst und mehr oder weniger in Stein meißelst.
• Führt zu einem menschlicheren Ergebnis, als wenn du etwas von Anfang an automatisierst, weil du zunächst deine Empathie auf viele individuelle Fälle anwendest und erst danach nach einer wiederholbaren, standardisierten Möglichkeit suchst, es zu automatisieren.
• Ermöglicht dir, immer mehr deiner Vertriebsaufgaben zu automatisieren.
• Geht von dem aus, was im Prozess sinnvoll ist, und nicht von dem, was theoretisch sinnvoll klingt.

Das Einzige, was du tun musst, ist, diesen Automatisierungsreflex zu entwickeln.

Ein typischer Automatisierungsprozess kann sich im Laufe der Zeit folgendermaßen entwickeln:

• Du beginnst, in deinem eigenen Netzwerk auf LinkedIn nach Leads zu suchen.
• Du stellst fest, dass manche besser auf deine Ansprache reagieren, und definierst ein Ideal Customer Profile (ICP).
• Du beginnst, Listen nach diesem ICP zu filtern, kontaktierst die Personen manuell, recherchierst jede einzelne und verfasst eine überzeugende E-Mail-Nachricht.
• Du findest allmählich einige E-Mail-Nachrichten, die funktionieren. Du machst daraus E-Mail-Vorlagen. Eine Zeile für eine individuelle Personalisierung pro Lead kannst du dabei offenlassen. Jedes Follow-up erfolgt manuell.
• Du beginnst, eine automatisierte E-Mail-Sequenz aufzubauen. Du schreibst die personalisierte Zeile in Excel, importierst dann die Liste der Leads und schaltest die Sequenz live.
• Du findest eine Möglichkeit, die KI dazu zu bringen, diese personalisierte Zeile für dich zu schreiben.
• …

Ich höre hier auf, denn dieser Prozess kann sich noch eine ganze Weile fortsetzen. Irgendwann führst du entweder nur noch die Meetings durch, oder du wirst von einem KI-Vertriebler oder einem KI-CRM vollständig wegrationalisiert. Es hängt alles davon ab, ab welchem Punkt die Wirksamkeit nachlässt, weil eine wichtige menschliche Note oder Interaktion verloren geht.

Wenn du nicht schrittweise automatisierst, geht die menschliche Note höchstwahrscheinlich sehr schnell verloren, weil es äußerst schwierig ist, diese Art von Erlebnis aus dem Nichts heraus zu schaffen.

Lass mich das zusammenfassen: Entwickle einen Automatisierungsreflex und automatisiere schrittweise, sobald du das Gefühl hast, dass es sinnvoll ist und die menschliche Note des Prozesses nicht beeinträchtigt. Das ist der beste Weg zu einem hervorragenden Ergebnis.

5. Bereinige die Sales-Pipeline regelmäßig

Mehr Verkäufe mit einem CRM zu erzielen, ist eine Geschichte des kontinuierlichen Vorankommens. Aber es geht auch darum, nicht ständig wieder zurückzufallen.

Ein CRM muss regelmäßig bereinigt werden. Und der Bereich, der am schnellsten am unübersichtlichsten wird, ist die Sales-Pipeline.

Warum die Sales-Pipeline? Ein Wort: Hoffnung.

Wenn du beginnst, ein CRM zu verwenden, ist es eine unbeschriebene Seite. Du füllst es mit vielen potenziellen Kunden. Du arbeitest diese durch, und einige dieser Opportunities schaffen es in die Phase „Gewonnen“. Viele schaffen es nicht. Aber deine Hoffnung, dass sie es irgendwann schaffen, kann deutlich stärker sein, als sie sein sollte.

Das Ergebnis dieser Hoffnung ist, dass du schnell eine Pipeline voller toter Opportunities hast. Das bringt viele Nachteile mit sich:

• Deine Vertriebsprognosen liegen zwangsläufig daneben.
• Du redest dir ein, dass du keine neuen Leads erstellen musst, und legst damit den Grundstein für künftiges Scheitern.
• Du verbringst zu viel Zeit mit Opportunities, die sie nicht verdienen, und gleichzeitig zu wenig Zeit mit Opportunities, die tatsächlich gute Chancen haben.
• Du verlierst die Übersicht darüber, was wirklich vor sich geht.

Was ist das Gegenmittel? Ganz einfach: eine regelmäßige Bereinigung.

Viele Teams nutzen ihr Meeting zur „Überprüfung der Sales-Pipeline“ als Gelegenheit, tote und disqualifizierte Opportunities in die Phase „Verloren“ zu verschieben. Das ist ein guter Auffangmechanismus, aber ich würde argumentieren, dass dein primärer Ansatz auf realistischer Disziplin und einigen guten gespeicherten Filtern basieren sollte.

Wenn du Salesflare verwendest, kann ein guter gespeicherter Filter aus einer Kombination der folgenden Kriterien bestehen:

• Abschlussdatum liegt mehr als x Tage zurück
• Datum der letzten Interaktion/E-Mail/des letzten Meetings liegt mehr als x Tage zurück
• Datum der letzten Phasenänderung liegt mehr als x Tage zurück
• Und vielleicht ein Filter für bestimmte Phasen (wobei „Gewonnen“ und „Verloren“ zumindest ausgeschlossen werden)

Du kannst einen solchen Filter erstellen, ihn ausprobieren und speichern, wenn er dir gefällt. Kehre dann regelmäßig zu ihm zurück.

Du kannst das sogar mit einer Massenbearbeitung der Opportunity-Phase kombinieren, um alles, was den Filtern entspricht, auf einmal auf „Verloren“ zu setzen.

Deine Pipeline aufzuräumen ist nicht Optional. Wenn du das nicht tust, wird deine Pipeline zum Chaos, ist sie für dich nicht mehr nützlich, hörst du auf, sie zu verwenden, und gehst nach und nach wieder rückwärts, statt voranzukommen.

Ein CRM aktiv und durchdacht zu nutzen, ist entscheidend

Wenn ich alles, was ich oben geteilt habe, zusammenfassen müsste, dann wäre es das: Nutze dein CRM aktiv und tue das durchdacht.

Es ist nicht kompliziert. Lies den Leitfaden oben einfach noch einmal – oder zum ersten Mal. Darin ist nichts Verrücktes.

Alles, was es dafür braucht, ist ein wenig Hingabe an das Handwerk. Nicht alles auf einmal, sondern jeden Tag ein wenig Einsatz, um die Dinge besser und nicht schlechter zu machen.

Vertrieb ist ein täglicher Kampf, aber er ist deutlich weniger anstrengend, wenn du verstehst, dass ein Teil dieses Kampfes darin besteht, organisiert zu bleiben, Dinge zu durchdenken und gut mit deinem Team zu kommunizieren.

Wenn du noch nach dem richtigen CRM-Partner suchst, schick mir eine Nachricht. Wir verstehen deine Herausforderungen und entwickeln Software, die es so einfach wie möglich macht, die oben beschriebenen Dinge umzusetzen.

Und wenn du Rat brauchst, zögere ebenfalls nicht, dich zu melden. Wir sind für dich da!

Ich hoffe, dir hat dieser Beitrag gefallen. Wenn ja, erzähl es weiter!

👉 Du kannst @salesflare auf Twitter, Facebook und LinkedIn folgen.