CRM-Einführung: Schritt-für-Schritt-Anleitung für KMUs [2025]
Lernen Sie den Prozess mit Zeitplan, bewährten Verfahren und Kostenüberlegungen kennen
Eine CRM-Implementierung kann eine der besten Entscheidungen für Ihr Unternehmen sein. Aber nur, wenn Sie es richtig machen.
Ich habe erlebt, wie Unternehmen ihre Vertriebsprozesse umgestaltet haben und mit einer richtigen CRM-Einrichtung so stark gewachsen sind wie nie zuvor. Ich habe aber auch viele halbgare Implementierungen gesehen, bei denen die Teams die ersten Hürden nie überwunden haben. Am Ende hatten sie ein verstaubtes CRM, das niemand nutzte.
Das Ziel dieses Leitfadens ist es, Ihnen zu helfen, diese Fallstricke zu vermeiden. Ich möchte Sie auf einen klaren Weg zu einer CRM-Implementierung bringen, die tatsächlich funktioniert. Auf der Grundlage meiner mehr als 10-jährigen praktischen Erfahrung, in der ich Tausende von Unternehmen bei ihren CRM- und Vertriebsprozessen unterstützt habe, zeige ich Ihnen, was Sie wissen müssen, um es richtig zu machen.
Lasst uns eintauchen. 👇
Was ist eine CRM-Implementierung?
Eine Definition, damit wir auf derselben Seite stehen:
CRM implementation is the process of planning, configuring, and deploying a Customer Relationship Management (CRM) system in your organization. In other words, it’s about making sure your CRM fits your workflows, serves your goals, and boosts your sales.
Es geht um mehr als nur die Installation einer Software. Es bedeutet, die Software an Ihre Vertriebsprozesse anzupassen, Ihr Team zu schulen und im Laufe der Zeit Anpassungen vorzunehmen.
For small and medium-sized businesses (SMBs), a CRM can mean the difference between chaotic sales management and a system that lets you scale. It’s about tracking your sales leads, managing relationships, and empowering your team to work together effectively.
Bei einer richtig durchgeführten CRM-Implementierung geht es nicht nur um Technologie. Es geht darum, eine Grundlage zu schaffen, die Ihrem Unternehmen zum Erfolg verhilft.
Vorteile einer erfolgreichen CRM-Implementierung
Bevor wir uns dem schrittweisen Prozess zuwenden, sollten wir uns ansehen, warum es sich lohnt, die CRM-Implementierung richtig anzugehen.
Bessere Kundenbeziehungen und Umsatzwachstum
Ein ordnungsgemäß implementiertes CRM hilft Ihnen bei der einwandfreien Nachverfolgung. Sie haben jede Kundeninteraktion zur Hand und können so leichter Vertrauen aufbauen. Wenn Sie nicht umständlich nach Informationen suchen müssen, ist Ihre Reaktionszeit kürzer und Ihre Nachfassaktionen sind zeitnaher.
As a result, your prospects feel like they’re getting personalized attention; because they are.
Teamzusammenarbeit und Transparenz
Wenn Ihr Vertriebsteam zusammenarbeitet, können gute Dinge geschehen. Ein CRM speichert alle Ihre Interaktionen und Kundendatenbank zentral. Wenn also eines Ihrer Teammitglieder krank ist oder das Unternehmen verlässt, geht nichts verloren.
Es ist einfacher, zusammenzuarbeiten, Erkenntnisse auszutauschen und sich über den Stand der Dinge bei den einzelnen Interessenten und Kunden auf dem Laufenden zu halten.
Gesteigerte Effizienz und Einnahmen
Effizienz ist der Schlüssel. Ein CRM kann viele der lästigen Aufgaben übernehmen, die Vertriebsmitarbeiter fürchten. Das Protokollieren von Aktivitäten, das Einstellen von Erinnerungen und ähnliche Verwaltungsarbeiten können automatisiert werden.
Automatisierung bedeutet, dass Ihr Team mehr Zeit hat, sich auf hochwertige Aktivitäten zu konzentrieren, wie z. B. Gespräche mit Kunden. Mit Salesflare zum Beispiel protokolliert das CRM automatisch die Kommunikation und schlägt die nächsten Aktionen vor. Das bedeutet weniger Verwaltungsarbeit, mehr Zeit für den eigentlichen Verkauf und weniger Geschäfte, die durch die Maschen fallen.
Ein Überblick über den Prozess
Bevor ich auf die Details eingehe, möchte ich Ihnen einen Überblick über den Prozess geben. Ein erfolgreicher CRM-Implementierungsprozess umfasst diese wichtigen Schritte:
- Definieren Sie Ihre Ziele.
- Stellen Sie ein Implementierungsteam zusammen.
- Wählen Sie die richtige CRM-Software.
- Zeichnen Sie die Customer Journey auf.
- Planen Sie die Datenmigration.
- Passen Sie das CRM an Ihre Bedürfnisse an.
- Integration in Ihre vorhandenen Tools.
- Bilden Sie Ihr Team aus.
- Beginnen Sie mit der Arbeit und optimieren Sie weiter.
Wird einer dieser Schritte übersprungen, führt dies in der Regel zu Frustration.
Kommen wir zu den Details. 👇
CRM-Implementierung in 9 Schritten
Schritt 1: Definieren Sie Ihre CRM-Ziele
Dies ist der wichtigste Schritt. Beginnen Sie mit dem Warum. Warum führen Sie ein CRM ein? Was wollen Sie erreichen?
Für viele kleine und mittelständische Unternehmen kann dies so einfach sein wie "Verbesserung der Lead-Nachverfolgung", "Verfolgung von Kundeninteraktionen" oder "Steigerung der Vertriebseffizienz".
Je klarer Sie sich über Ihre Ziele im Klaren sind, desto einfacher ist es, bei der Umsetzung die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Schritt 2: Stellen Sie Ihr CRM-Implementierungsteam zusammen
Eine erfolgreiche Umsetzung ist kein Einzelprojekt. Sie erfordert den Beitrag mehrerer Interessengruppen.
Sie brauchen mindestens einen Vertriebsmitarbeiter, einen Vertreter der Geschäftsführung und idealerweise jemanden, der die technischen Anforderungen versteht. Es ist besonders wichtig, dass Ihr Vertriebsteam mitmacht. Schließlich sind sie diejenigen, die das System tagtäglich nutzen.
Schritt 3: Wählen Sie die richtige CRM-Software
Nicht alle CRMs sind gleich. Sie wollen ein CRM, das Ihren Zielen entspricht und das Ihr Team tatsächlich nutzt.
Hier finden Sie einige Hinweise zur Auswahl eines CRM:
- Wie gut passt es zu meinen Zielen? Siehe Schritt 1.
- Funktioniert es in meiner Branche? B2B- und B2C-Verkäufe sind zum Beispiel sehr unterschiedlich.
- Lässt es sich gut in meine Arbeitsweise integrieren: Art des E-Mail-Posteingangs, andere Kommunikationskanäle?
- Wenn Sie ab und zu unterwegs sind: Gibt es eine tolle Mobil-App?
Für viele KMUs sollte der Schwerpunkt auf Benutzerfreundlichkeit, Automatisierung und Integration mit Tools wie E-Mail und LinkedIn. Salesflare, zum Beispiel, ist eine großartige CRM für B2B-Vertriebsteams, die eine einfache, automatisierte Lösung zur Verwaltung ihrer Leads benötigen.
Schritt 4: Skizzieren Sie die Customer Journey
Eine gute CRM-Implementierung beginnt mit dem Verständnis Ihrer Customer Journey. Wie werden Ihre Kunden auf Sie aufmerksam? Welche Schritte gehen sie vor dem Kauf durch?
Map out these touchpoints to ensure your CRM supports every phase: from initial awareness to repeat purchases. This will help you determine which CRM features you need to make the most of your system. And it’ll make it easy to customize your pipeline.
Schritt 5: Datenmigrationsplan
Die Datenmigration kann eine der schwierigsten Aufgaben sein. Sie müssen entscheiden, welche Daten aus Ihren Tabellenkalkulationen oder alten Systemen in Ihr neues CRM-System übertragen werden sollen.
Seien Sie selektiv. Migrieren Sie nicht einfach alles. Bereinigen Sie Ihre Daten, beseitigen Sie Duplikate, und stellen Sie sicher, dass die verbleibenden Daten korrekt und aktuell sind. Schlechte Datenqualität führt zu einer schlechten CRM-Erfahrung.
Schritt 6: Passen Sie das CRM an Ihren Vertriebsprozess an
Ein CRM funktioniert am besten, wenn es Ihren bestehenden Verkaufsprozess widerspiegelt. Passen Sie Ihre Felder, Arbeitsabläufe und Pipelines so an, dass sie der tatsächlichen Arbeitsweise Ihres Teams entsprechen.
This ensures that the CRM becomes an ally, not an obstacle. In Salesflare, for example, you can create custom stages in your sales pipeline that reflect your unique process, whether it’s a simple five-stage funnel or a more detailed approach.
Schritt 7: Integrieren Sie CRM mit anderen Tools
Your CRM shouldn’t be a standalone tool. To get the most value, integrate it with the other tools your team uses. Connect your email inbox (like Gmail or Outlook), calendar, and LinkedIn.
Diese Integrationen verringern die manuelle Eingabe und ermöglichen es Ihnen, alles an einem Ort zu sehen. Mit Salesflare ist die Integration einfach: Verbinden Sie einfach Ihre Konten, und das CRM übernimmt die schwere Arbeit der Synchronisierung von E-Mails und Kalenderereignissen. Es gibt sogar eine Chrome-Erweiterung mit einem LinkedIn E-Mail-Finder.
Schritt 8: Schulung Ihres Teams
No matter how user-friendly the CRM is, training is non-negotiable. You need to get everyone comfortable with how to use the system and understand why it’s beneficial.
Start with the basics: how to log activities, add contacts, and move deals through the pipeline. Follow that up with ongoing support and resources, like video tutorials or “office hours” where team members can get their questions answered.
Schritt 9: Mit der Arbeit beginnen und weiter optimieren
Planen Sie einen Monat nach der Schulung ein zweites Treffen ein, um neue Fragen zu klären und ein Feedback über den Stand der Dinge zu erhalten.
Nutzen Sie dieses Feedback, um letzte Optimierungen vorzunehmen. Sobald Sie live sind, beobachten Sie, wie die Dinge funktionieren, und nehmen Sie Anpassungen vor, wenn sich Ihr Team daran gewöhnt hat. Die CRM-Implementierung ist ein fortlaufender Prozess. Je mehr Sie iterieren, desto mehr haben Sie davon.
Erstellung eines CRM-Implementierungsplans und eines Zeitplans
Festlegung von Meilensteinen
Ein guter Umsetzungsplan enthält Etappenziele. Zum Beispiel:
- Woche 1: Definieren Sie die Ziele und stellen Sie das Umsetzungsteam zusammen.
- Woche 2-3: Wählen Sie das CRM aus und starten Sie die Datenbereinigung.
- Woche 3-5: Passen Sie das CRM an und integrieren Sie es mit Ihren Tools.
- Woche 6: Ausbildung des Teams.
- Woche 10: Nachbesprechung mit dem Team.
Die Aufteilung der Dinge hilft, dass alle Beteiligten wissen, was zu tun ist und wann.
Typischer Zeitplan für die CRM-Implementierung
Für die meisten KMUs sollte eine CRM-Einführung von Anfang bis Ende etwa 6 Wochen dauern. Ein überstürzter Prozess führt zu Fehlern, und wenn er zu lange dauert, kann der Schwung verloren gehen.
Der Zeitplan hängt von der Komplexität Ihres Projekts ab, aber das Wichtigste ist, dass Sie kontinuierlich Fortschritte machen.
CRM-Implementierungsstrategie: 4 bewährte Praktiken
Beziehen Sie Ihr Team vom ersten Tag an mit ein
Der größte Fehler bei der CRM-Implementierung ist, wenn das Management das CRM auswählt und implementiert, ohne dass das Team viel dazu beiträgt.
Ihre Vertriebsmitarbeiter sind diejenigen, die es jeden Tag benutzen. Sie müssen frühzeitig einbezogen werden, damit sie sich beteiligt fühlen und den Wert erkennen.
Dinge einfach halten
Fangen Sie klein an. Je mehr Felder, Stufen und Komplexitäten Sie im Vorfeld hinzufügen, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Ihr Team es konsequent nutzt.
Denken Sie daran, dass Ihr CRM nur so gut ist wie die Daten, die es enthält. Vereinfachen Sie die Dateneingabe so weit wie möglich, und überfrachten Sie Ihr Team nicht mit unnötigen Anforderungen.
Alles dokumentieren
Dokumentation ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen CRM-Einführung. Ohne eine angemessene Dokumentation können Teammitglieder leicht vergessen, wie bestimmte Teile des Systems funktionieren oder welche Prozesse zu befolgen sind.
Erstellen Sie ein gemeinsames Dokument (Google Docs oder Notion eignen sich sehr gut), in dem Sie den Inhalt festlegen:
- Ihr Verkaufsprozess.
- Die Bedeutung der einzelnen Felder im CRM.
- Wie man mit verschiedenen Kundenszenarien umgeht.
- Bewährte Verfahren für die Dateneingabe und das Follow-up.
Wenn dieses Dokument für alle zugänglich ist, wird die Einheitlichkeit gewährleistet. Außerdem hilft es neuen Teammitgliedern, sich besser einzuarbeiten. Halten Sie es auf dem Laufenden, wenn sich Ihre Prozesse weiterentwickeln.
Automatisieren Sie, wo Sie können
Je mehr Sie automatisieren, desto einfacher ist es für Ihr Team, sich an das CRM zu halten. Salesflare zum Beispiel protokolliert automatisch E-Mails und Besprechungen, was einen großen Teil des manuellen Aufwands für die Aktualisierung Ihres CRM abnimmt.
Automatisierung bedeutet weniger Verwaltungsarbeit und mehr Zeit für den Verkauf.
CRM-Implementierungsfahrplan und gemeinsame Herausforderungen
Visualisierung des Weges nach vorn
Ein Fahrplan hilft allen Beteiligten, den Überblick zu behalten. Dokumentieren Sie jede Phase, wer dafür verantwortlich ist und wie der Erfolg aussieht.
Verwenden Sie nach Möglichkeit visuelle Darstellungen. Ein einfacher Zeitplan mit Meilensteinen kann ein wirksames Instrument sein, um alle auf Kurs zu halten.
Die größten Herausforderungen und Lösungen
Hier sind einige häufige CRM-Herausforderungen und wie man sie überwindet:
- Widerstand gegen Veränderungen: Menschen wehren sich oft gegen neue Instrumente, vor allem wenn sie sich dazu gezwungen fühlen. Bekämpfen Sie dies, indem Sie sie von Anfang an in die CRM-Auswahl und zeigen, wie das CRM ihre Arbeit erleichtern wird.
- Probleme bei der Datenmigration: Schlechte Datenqualität kann Ihr CRM zunichte machen, bevor es überhaupt begonnen hat. Nehmen Sie sich im Vorfeld die Zeit, Ihre Daten zu bereinigen, und migrieren Sie nur das, was Sie brauchen.
- Überkomplizierung der Einrichtung: Es ist ein häufiger Fehler, sofort zu viele benutzerdefinierte Felder und Workflows hinzuzufügen. Beginnen Sie mit dem Nötigsten und bauen Sie von dort aus auf.
CRM-Implementierungskosten
Aufschlüsselung der Kosten
Bei der CRM-Implementierung geht es nicht nur um die Softwarelizenzierung. Die Kosten umfassen:
- Software-Kosten: Monatliche oder jährliche CRM-Abonnementgebühren.
- Ausbildungskosten: Zeit und Ressourcen für die Einarbeitung des Teams.
- Anpassungs- und Integrationskosten: Wenn Sie externe Hilfe bei der Anpassung oder Integration Ihres CRM benötigen.
Vermeiden von Kostenfallen
Vermeiden Sie Überraschungen, indem Sie sowohl die Anfangskosten als auch die laufenden Kosten einplanen.
Unterschätzen Sie nicht die für die Schulung erforderliche Zeit. Wenn Ihr Team nicht gut geschult ist, wird der Wert des CRMs sinken.
Also don’t start off on a free or starter CRM plan without thinking ahead. Chances are upgrading ends up being very expensive (I see you, HubSpot and Salesforce).
Erfolgsgeschichte einer CRM-Implementierung
Before ResultConsulting adopted Salesflare, their customer relationship management was a “big mess,” as they put it. They used a combination of Excel sheets and notes on paper, which didn’t allow them to stay properly organized. It came to a point where they needed to professionalize their operations.
Damals bestand ResultConsulting nur aus Matteo und Giacomo, den beiden Gründungsberatern.
Sie wussten, dass das größte Hindernis auf dem Weg zum Erfolg die tatsächliche Nutzung des von ihnen gewählten CRM sein würde. Viele CRM-Implementierungen scheitern einfach daran, dass das Team sie nicht nutzen will: CRMs erfordern in der Regel zu viel Arbeit, um sie auf dem neuesten Stand zu halten, und helfen den Vertriebsteams oft nicht wirklich bei der Nachverfolgung ihrer Leads.
That’s when they stumbled upon Salesflare, an intelligent CRM designed for consultants, agencies, startups and other B2B companies, that largely keeps itself up to date and actively reminds users to follow up with prospects. They decided to give it a try.
Sie stellten fest, dass die Verwendung von Salesflare nicht so umständlich war wie bei konkurrierenden Systemen. Durch die Implementierung von Salesflare konnten sie ihre Kundenbeziehungen viel besser organisieren und begannen, die Verkaufsdaten konsistenter zu erfassen.
Konkret brachte die Einführung von Salesflare als CRM zwei wesentliche Änderungen mit sich:
- Vor dem Einsatz von Salesflare gingen etwa 60% ihrer bestehenden Verkaufschancen verloren, weil sie einfach vergaßen, nachzufassen oder nicht wie erwartet nachfassten. Mit Salesflare konnten sie ihren Umsatz mehr als verdoppeln (2,5x), indem sie konsequent nachfassten.
- Salesflare ermöglichte es ihnen auch, ihre Verkaufsprozesse auf der Grundlage von harten Daten zu verbessern. Dies half ihnen, Engpässe in ihrem Prozess zu identifizieren. Durch die Beseitigung nur eines dieser Engpässe konnten sie ihren Umsatz erneut mehr als verdoppeln (2,6x).
In weniger als zwei Jahren steigerte ResultConsulting seinen Umsatz um das 6,5-fache, indem es einfach seine Leads besser verfolgte und seinen Verkaufsprozess auf der Grundlage der durch Salesflare gewonnenen Erkenntnisse verbesserte.
Lesen Sie alles darüber in unserem Artikel über wie Berater CRM nutzen.
Nach der Implementierung: Erfolgsmessung und kontinuierliche Verbesserung
Verfolgung von KPIs
Sie haben Ihr CRM eingerichtet, aber woher wissen Sie, dass es auch funktioniert? Key Performance Indicators (KPIs) sind der richtige Weg.
Erwägen Sie die Verfolgung von Metriken wie:
- Umrechnungskurse: Wie gut bewegen sich Ihre Leads durch Ihre Pipeline?
- Länge der Verkaufszyklen: Schließen Sie Geschäfte schneller ab?
- Benutzerakzeptanzraten: Nutzt Ihr Team das CRM tatsächlich?
Iterieren und Verbessern
Nach der Inbetriebnahme beginnt der eigentliche Zauber, wenn Sie weiter optimieren. Das CRM wird Ihnen zeigen, wo Engpässe in Ihrem Vertriebsprozess bestehen, und Sie können entsprechende Änderungen vornehmen. Die Implementierung ist nur der Anfang. Das Ziel ist es, die Prozesse immer weiter zu verfeinern.
Ein gut implementiertes CRM kann das Rückgrat Ihrer Vertriebsaktivitäten sein. Es hilft Ihnen, Prozesse zu rationalisieren, Kundenbeziehungen zu verbessern und Ihr Geschäft auszubauen. Entscheidend ist, dass Sie es mit Bedacht einsetzen.
Wenn Sie bereit sind, Ihren Vertrieb auf die nächste Stufe zu heben, ist es an der Zeit, damit zu beginnen. Definieren Sie Ihre CRM-Ziele, beziehen Sie Ihr Team mit ein und bauen Sie ein System auf, das für alle funktioniert.
And, of course, if you need any guidance or want to see how Salesflare can help, just reach out. We’re here to support you every step of the way.
FAQ
How to successfully implement a CRM?
A successful CRM implementation hinges on a few best practices. First, involve your sales team from day one to ensure their buy-in. Keep the initial setup simple, focusing on core needs rather than unnecessary complexity. Document your sales process and how the CRM supports it, and automate as much as possible – like logging emails and meetings – to reduce manual work. Using an automated CRM like Salesflare makes this much easier.
What are the 5 important steps in a CRM implementation?
While a full implementation has many steps, five of the most critical are:
- Define Your Goals: Clearly establish what you want to achieve with the CRM, such as improving lead follow-up or increasing sales efficiency.
- Choose the Right Software: Select a CRM that aligns with your goals, fits your industry, and is easy for your team to use.
- Plan Data Migration: Decide what data to move from old systems, clean it up, and remove duplicates before migrating.
- Customize the CRM: Adapt the CRM’s pipelines, fields, and workflows to match your specific sales process.
- Train Your Team: Ensure everyone knows how to use the system effectively to maximize its benefits and ensure adoption.
What are the challenges of CRM implementation?
The most common challenges during a CRM implementation are resistance to change from the team, issues with migrating data cleanly from old systems, and overcomplicating the initial setup with too many custom fields or complex workflows. These challenges can be overcome by involving the team early, planning data migration carefully, and starting with a simple, focused setup.
When to implement a CRM?
It’s time to implement a CRM when your current methods, like spreadsheets and notes, become a “big mess.” If you are losing track of leads, forgetting to follow up, and struggling to collaborate as a team, you have outgrown your system. A CRM like Salesflare provides the structure and organization needed to professionalize your operations and scale your business effectively.
Why do CRM implementations fail?
The single biggest reason CRM implementations fail is low user adoption. If the team doesn’t use the CRM, it’s useless. This usually happens because the chosen CRM is too complicated, requires too much manual work, and was selected without the team’s input. Choosing an easy-to-use, automated CRM like Salesflare, and involving your team in the decision, dramatically increases your chances of success.
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