Wie man Massen-E-Mails in Google Mail und Outlook sendet, die persönlich wirken
5 Schritte, um fantastisch auszusehen statt peinlich
Sie möchten Massen-E-Mails von Ihrem Google Mail- oder Outlook-Posteingang aus versenden... und dabei vor den Empfängern der E-Mails eine gute Figur machen? 😎
Sie brauchen nicht weiter zu suchen. Dies ist der richtige Leitfaden für Sie.
Ich werde darüber berichten:
- Was eine Massen-E-Mail ist
- Drei verschiedene Möglichkeiten für den Versand von Massen-E-Mails und welche Sie wählen sollten
- Die Schritte, die Sie ausführen müssen, um Massen-E-Mails von Google Mail oder Outlook aus zu versenden
- Wie man über die Massen-E-Mail hinaus in großem Umfang nachfassen kann
- Wie man Spam-Filter vermeidet
- Wie man GDPR-konform bleibt
Was ist eine Massen-E-Mail?
Eine Massen-E-Mail, auch bekannt als Massen-E-Mail oder E-Mail-Blast, ist eine Nachricht, die an eine große Gruppe von Personen auf einmal gesendet wird. Sie wird häufig in E-Mail-Marketing-Kampagnen verwendet, um Leads, Kunden oder Abonnenten zu erreichen, z. B. um ein Produkt zu bewerben oder wichtige Informationen zu übermitteln. Ob als Teil einer Werbe-E-Mail-Kampagne oder einfach nur zum Austausch von Neuigkeiten - Massen-E-Mails helfen Unternehmen, effizient mit ihrem Publikum in Kontakt zu treten.
3 verschiedene Möglichkeiten, Massen-E-Mails zu versenden (+ was die Profis tun)
Googeln Sie herum und lesen Sie verschiedene Vorschläge?
Hier sind die 3 gängigsten Methoden zum Versenden von Massen-E-Mails:
- Verwenden Sie das BCC-Feld
- Nutzen Sie einen E-Mail-Dienstleister für Massen-E-Mails
- Automatisieren Sie persönliche E-Mails aus Ihrem Posteingang
- + Was die Profis tun: eine Sequenz senden
Ich fasse die Vor- und Nachteile zusammen und zeige Ihnen, welche Option für Sie die richtige ist. 😄
1. Die von allen gehasste blinde BCC-Option
Wir alle kennen diese Art, Massen-E-Mails zu versenden. Sie ist schnell und einfach, hat aber oft unangenehme Folgen. Und es sieht nicht sehr professionell aus.
Außerdem müssen Sie eine Liste von Empfängern in einem BCC-Feld richtig kopieren, und die Anzahl der Empfänger ist immer begrenzt.
Kurz gesagt: Das ist fast nie die richtige Wahl. Es sei denn, Sie haben keine Zeit oder es ist Ihnen egal, dass Sie dabei unweigerlich unprofessionell aussehen werden. 😟
2. Versenden Sie Massen-E-Mails, die nicht persönlich aussehen, über einen E-Mail-Anbieter wie Mailchimp.
Müssen Sie heute eine Massen-E-Mail an mehr als 2000 Personen senden (und es muss wirklich heute sein und nur heute)? Dann ist dies wahrscheinlich die Option Ihrer Wahl. Wenn nicht, fahren Sie mit Option 3 fort!
Der Vorteil dieser Methode ist, dass Sie schnell Tausende von Menschen auf einmal anschreiben können.
Die Nachteile dieser Methode sind folgende:
- Ihre E-Mail wird nicht persönlich aussehen. Das geschulte Auge (und die Menschen sind heutzutage darin geschult, Massen-E-Mails zu erkennen) wird immer erkennen, dass es sich um eine Massen-E-Mail handelt.
- Es wird nicht im bevorzugten Posteingang Ihrer Zielgruppe landen. Postfächer wie Gmail und Outlook sortieren heutzutage E-Mails, die mit einem E-Mail-Dienstleister versandt wurden, in einer Registerkarte mit der Bezeichnung "Promotions" oder "Sonstige".
- Dies führt auch zu niedrigeren Öffnungsraten (und somit auch zu weniger Klicks und Antworten).
- Und da viele E-Mail-Anbieter missbraucht werden (von einer kleinen, aber bedeutenden Gruppe von Personen), kann dies auch dazu führen, dass Ihre E-Mail eher in einem Spam-Ordner landet.
Wenn das alles für Sie in Ordnung ist, werfen Sie einen Blick auf unseren Leitfaden zur Verwendung von Mailchimp (das ist das, was wir für unseren E-Mail-Newsletter verwenden).
Wenn Sie Massen-E-Mails versenden möchten, die persönlich wirken und eher gelesen werden, komme ich jetzt dazu. 👇
3. Senden Sie Massen-E-Mails, die persönlich wirken, direkt aus Ihrem Google Mail- oder Outlook-Postfach.
Müssen Sie eine Massen-E-Mail, die persönlich wirkt, an Hunderte oder Tausende von Menschen auf einmal senden? Dann ist dies mit Sicherheit die beste Option für Sie.
Nutzen Sie eine Plattform (wie Salesflare), die eine Verbindung zu Ihrem Postfach herstellt und personalisierte E-Mails in großem Umfang versendet, die nicht von den E-Mails zu unterscheiden sind, die Sie manuell nacheinander verschickt haben (wenn Sie es nicht abwarten können: die 5 einfachen Schritte dazu finden Sie unten!)
Die Vorteile sind:
- Ihre E-Mails werden 100% persönlich aussehen.
- Sie landet dann im bevorzugten Posteingang Ihrer Zielgruppe.
- Dies führt zu hohen Öffnungsraten (wählen Sie eine gute Betreffzeile!) und Ergebnisraten.
- Sie haben es selbst in der Hand, ob Ihre E-Mails in Spam-Ordnern auftauchen, denn die E-Mails werden nicht von einem zentralen E-Mail-Server eines von vielen anderen genutzten E-Mail-Anbieters verschickt, sondern von Ihrem eigenen Posteingang und Ihrer eigenen E-Mail-Domäne.
Eine Einschränkung, die mit all dieser Macht einhergeht: Mit Diensten wie Google Workspace (professionelle Gmail) oder Microsoft / Office 365 (Microsofts konkurrierender E-Mail-Dienst) können Sie bis zu 2000 E-Mails pro Tag versenden. Wenn Sie mehr E-Mails versenden müssen, wird die Plattform (in den meisten Fällen) die E-Mails auf mehrere Tage verteilen.
Wenn das bei Ihnen nicht funktioniert, gehen Sie zurück zu Option 2.
Wenn es funktioniert, lesen Sie weiter! Ich zeige Ihnen, wie Sie das sofort machen können. 🤩
Was die Profis tun: eine Reihe von persönlichen Massen-E-Mails versenden
Was, wenn Sie sicherstellen wollen, dass die Leute antworten (oder sie öffnen oder klicken) und Sie ihnen ein paar Mal E-Mails schicken wollen, bis sie dies tun?
Kein Problem, auch das ist möglich. Die meisten Plattformen (z.B. Salesflare) erlauben dies heutzutage.
Hier sind einige der häufigsten Gründe, warum sich unsere Kunden dafür entscheiden (klicken Sie unten, um eine YouTube-Anleitung zu sehen):
- Automatische Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden, bis diese antworten
- Senden Sie eine Reihe von Tipps als Teil einer Drip-E-Mail-Sequenz
- Nachfassen mit Personen, um sie zu einer Veranstaltung oder einem Webinar einzuladen
- Automatisches Follow-up nach Erkundungstreffen
Die Möglichkeiten sind endlos. 🤯
Möchten Sie Profi werden? Das Erstellen einer E-Mail-Sequenz anstelle von nur einer E-Mail ist (optional) Schritt 4 in meiner Schritt-für-Schritt-Anleitung. 👇
5 einfache Schritte, um Massen-E-Mails zu versenden, die persönlich wirken
Diese 5 Schritte sind bei den meisten Massen-E-Mail-Plattformen üblich.
Ich werde zeigen, wie man das mit Salesflare macht, weil es die Software ist, die wir selbst entwickelt haben und verwenden, aber auch weil sie eine Reihe von Vorteilen hat:
- Sie können von Ihrer bestehenden Kontaktdatenbank ausgehen (Sie müssen nicht mit .csv-Dateien jonglieren)
- Sie können alle Daten aus dieser Datenbank verwenden, um E-Mails zu personalisieren (und Sie können sogar automatisch E-Mails basierend auf diesen Daten auslösen!)
- Sie können mehrere Posteingänge ohne zusätzliche Kosten verbinden (im Gegensatz zu den meisten konkurrierenden Plattformen)
- Es ist super einfach zu bedienen
- Sie können das weitere Follow-up auch innerhalb von Salesflare organisieren (es ist ein CRM)
- Und Sie können sogar verfolgen, wie Ihre Interessenten/Kunden sich auf Ihrer Website bewegen!
Sie sind nicht überzeugt von der Verwendung von Salesflare? Keine Sorge, wie gesagt, die Schritte sind auf allen Plattformen gleich, also fangen wir an. 🤓
1. Verbinden Sie Ihre Mailbox
Um Massen-E-Mails von Ihrem Google Mail- oder Outlook-Postfach über die von Ihnen gewählte Plattform zu versenden, müssen Sie zunächst Ihr Postfach verbinden. Bei Salesflare ist dies das erste, was Sie tun, wenn Sie sich anmelden.
Müssen Sie mehrere Postfächer verbinden, um von dort aus zu senden? Gehen Sie einfach zu Einstellungen > E-Mail-Einstellungen und klicken Sie auf die große orangefarbene Plustaste. (Ohne zusätzliche Kosten bei Verwendung von Salesflare!)
2. Wählen Sie die Zielgruppe aus, an die Sie eine Massen-E-Mail senden möchten
Es ist an der Zeit, die Zielgruppe auszuwählen, die Ihre Massen-E-Mail erhalten soll.
Es gibt drei gängige Orte, an denen Sie diese Liste wahrscheinlich speichern:
- In Ihrem CRM-System
- In einem anderen System
- In einer Excel-Tabelle oder .csv-Datei
Im ersten Fall ist es wahrscheinlich am besten, eine Plattform wie Salesflare zu verwenden, die Massen-E-Mails und CRM an einem Ort anbietet. Dadurch wird eine Menge unnötiger Arbeit vermieden.
Im zweiten Fall können Sie versuchen, dieses andere System in Ihre E-Mail-Plattform zu integrieren. Unsere Kunden nutzen beispielsweise Zapier oder Make für diesen Zweck.
Im dritten Fall müssen Sie die Daten in Ihre Massenversandplattform importieren. Wenn Sie Salesflare verwenden, gehen Sie zu Einstellungen > Daten importieren, um damit zu beginnen. Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens eine E-Mail-Adresse und einen Namen importieren.
Sie haben nur einen vollständigen Namen für jede Person? Kein Problem. Salesflare teilt ihn automatisch in Vorname, zweiter Vorname, Nachname, Präfix und Suffix auf. Auf diese Weise können Sie Ihre E-Mails problemlos personalisieren.
3. Schreiben Sie die E-Mail und personalisieren Sie sie mit Seriendruckfeldern
Hier passiert die Magie! ✨
Schreiben Sie eine E-Mail als ob Sie sie an eine bestimmte Person senden würden, und ersetzen Sie dann bestimmte Wörter (wie den Vornamen, den Firmennamen und alles andere) durch Platzhalter.
BUMM! Sie versenden vollständig personalisierte E-Mails. 🔥
Mehr noch: Sie können verfolgen, ob sie geöffnet und angeklickt werden.
Und wenn Sie Salesflare verwenden, können Sie auch sehen, ob dieselben Personen, die auf die Links in Ihren E-Mails klicken, Ihre Website besuchen, welche Seiten sie sich ansehen, wann und wie lange. Installieren Sie einfach das Skript, das Sie in den Einstellungen von Salesflare hier finden.
4. Optional (Go pro): Machen Sie einen Workflow daraus! Erstellen Sie eine Sequenz mit mehreren E-Mails.
Sie möchten mehrere E-Mails nacheinander versenden, anstatt nur eine? Machen Sie einfach einen Workflow daraus!
Bei der Verwendung von Salesflare ist es einfach:
- Klicken Sie auf "Schritt hinzufügen", um dem Arbeitsablauf einen weiteren Schritt hinzuzufügen.
- Definieren Sie die Verzögerung zwischen dieser und der vorherigen E-Mail. (Für Fortgeschrittene: Sie können auch eine Verzögerung festlegen, nachdem jemand die E-Mail öffnet, anklickt oder antwortet).
- Möchten Sie sie als E-Mail im selben Thema versenden? Aktivieren Sie "als Antwort".
Sie fragen sich, wofür Sie das verwenden können? Schauen Sie sich diese Videos mit Anwendungsfällen von unseren Kunden auf Youtube an.
5. Drücken Sie auf "Senden" und beginnen Sie mit der Analyse der Antworten im Maßstab
Bereit zum Senden? Vielleicht eine kurze Test-E-Mail, um sicherzugehen (klicken Sie einfach auf "Test senden" in Salesflare), und dann... ab in die Postfächer Ihrer Abonnenten!
Ist dies das Ende? Nein, das ist erst der Anfang.
Von hier aus können Sie live mitverfolgen, wie Ihr Publikum mit Ihren E-Mails interagiert, basierend auf dem integrierten E-Mail-Tracking:
- Öffnen sie Ihre E-Mails?
- Klicken sie auf die Links, die Sie weitergeben? Oder antworten sie auf die E-Mail?
- Werden E-Mails gebounct, weil etwas mit der E-Mail-Adresse nicht stimmt? Oder wenn Sie einen Abmeldelink angegeben haben: Wird die E-Mail abbestellt?
- Wie schneidet eine E-Mail-Vorlage im Vergleich zu einer anderen ab?
Ob Sie nun Öffnungsraten, Klickraten, Abmelderaten oder andere E-Mail-Kennzahlen analysieren möchten: Alles wird an einem einzigen Ort für Sie sichtbar gemacht.
Und von hier aus können Sie dann weitere Schritte unternehmen. 👇
Wie man über die Massen-E-Mail hinaus in großem Umfang nachfassen kann
Sie haben eine E-Mail (oder eine ganze Reihe von E-Mails) verschickt und erhalten erste Antworten?
Fantastisch! Lassen Sie uns sicherstellen, dass Sie diese Geschäfte abschließen. Das kann bedeuten:
- Abschluss konkreter Verkaufsgeschäfte
- Abschluss von Partnerschaftsverträgen
- Vorstellung auf Konferenzen, in Podcasts, ...
- Einigung auf Gastbeiträge oder Backlinks
- Anmeldungen für Ihre Veranstaltung
- ...
Hier kommt ein CRM ins Spiel!
Erstellen Sie einfach eine visuelle Pipeline mit den Phasen, die Sie mit den Kunden durchlaufen müssen. So erhalten Sie den Überblick und die Kontrolle, die Sie brauchen, um ein Maximum an Geschäften abzuschließen.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie dies erfolgreich tun können? Dann lesen Sie unseren Leitfaden Wie Sie eine solide Vertriebspipeline aufbauen und sie wie ein Profi verwalten.
Wie man Spam-Filter vermeidet
Das Umgehen von Spam-Filtern beim Versand von Massen-E-Mails kann schwierig sein. Hier sind einige Tipps, mit denen Sie die Chancen erhöhen, dass Ihre Massen-E-Mails zugestellt werden:
- Verwenden Sie eine professionelle E-Mail Adresse: Senden Sie immer von einer geschäftlichen E-Mail-Adresse mit einer benutzerdefinierten Domäne, z. B. über Google Workspace oder Microsoft 365. Persönliche Adressen, wie Gmail oder Yahoo, können leichter Spam-Filter auslösen.
- Aufwärmen neuer Domänen und IPs: Wenn Sie von neuen IPs oder neuen Domänen aus versenden, sollten Sie das Volumen Ihrer E-Mails schrittweise erhöhen. Verwenden Sie Tools wie Warmup-Posteingang um langsam Vertrauen aufzubauen und Ihren IP-Ruf zu verbessern.
- SPF- und DKIM-Einträge einrichten: Vergewissern Sie sich, dass die SPF- und DKIM-Einträge Ihrer Domäne im DNS ordnungsgemäß eingerichtet sind. Dadurch wird Ihre Absenderidentität authentifiziert und der Ruf Ihrer Domäne gestärkt, so dass es weniger wahrscheinlich ist, dass Ihre E-Mails als Spam markiert werden. Erfahren Sie, wie Sie dies tun können für Google Workspace und für Microsoft Büro 365.
- Schreiben Sie ansprechende Betreffzeilen: Verfassen Sie ansprechende Betreffzeilen, die keine Spam-Wörter enthalten (z. B. "kostenlos", "Rabatt" usw.). Ein guter E-Mail-Vorschautext ist ebenfalls hilfreich, um Ihre E-Mail professionell und ansprechend aussehen zu lassen.
- Vermeiden Sie das BCC-Feld: Die Verwendung des BCC-Feldes für Massen-E-Mails kann für Spam-Filter verdächtig erscheinen. Verwenden Sie stattdessen eine E-Mail-Marketingplattform oder ein CRM wie Salesflare, um jede Nachricht zu personalisieren und ordnungsgemäß zu versenden.
- Personalisieren Sie Ihre E-Mails: Personalisieren Sie Ihre E-Mails immer mit Hilfe von Seriendruckfeldern, um die Empfänger mit ihrem Namen anzusprechen oder relevante Informationen einzuschließen. E-Mails, die wie Massenware wirken, landen eher im Spam-Ordner. Vermeiden Sie Unannehmlichkeiten, indem Sie Ausweichoptionen für eine fehlgeschlagene Personalisierung festlegen.
- Einen Link zum Abbestellen einfügen: Bieten Sie in der Fußzeile Ihrer E-Mail immer einen leicht zu findenden Link zum Abbestellen an. Dies trägt dazu bei, Ihre Spam-Rate zu reduzieren und stellt sicher, dass Sie Vorschriften wie GDPR einhalten.
- Begrenzen Sie die Anzahl der Links: Zu viele Links, insbesondere solche, die zu verschiedenen Domänen führen, können Ihre E-Mail als Spam kennzeichnen. Verwenden Sie nur Links von der gleichen Domain wie Ihre Absenderadresse.
- Überwachen Sie Ihre Öffnungsraten: Behalten Sie Ihre Öffnungsrate im Auge. Wenn Ihre Öffnungsrate unter 20-30% liegt, überprüfen Sie Ihren E-Mail-Workflow, von der Betreffzeile bis zum Inhalt der E-Mail. Passen Sie Ihre E-Mails gegebenenfalls an, um die Leistung zu verbessern.
- Bereinigen Sie Ihre E-Mail-Liste regelmäßig: Lassen Sie Ihre Liste vor dem Versand durch ein Validierungstool wie EmailListVerify um ungültige E-Mail-Adressen zu entfernen. Dies senkt Ihre Bounce-Rate und verbessert Ihren allgemeinen Ruf als Absender.
... aber vor allem: Senden Sie einfach keine E-Mails, die sich aus Sicht des Empfängers spammig anfühlen.
Wie man GDPR-konform bleibt
Machen Sie sich Sorgen, ob Sie mit Ihren Massen-E-Mails die GDPR-Vorschriften einhalten können? Kein Stress - hier sind einige einfache Tipps, die Ihnen helfen, mit den EU-Vorschriften in Einklang zu bleiben:
- Vergewissern Sie sich, dass sich alle angemeldet haben: Vergewissern Sie sich vor dem Versand von E-Mails, dass sich alle Empfänger aktiv über ein eindeutiges Anmelde- oder Abonnementformular angemeldet haben. Auf diese Weise sammeln Sie E-Mail-Adressen mit voller Zustimmung, wie es die DSGVO vorschreibt.
- Fügen Sie immer einen Link zum Abbestellen ein: Nicht nur, um Spam-Filter zu vermeiden, sondern auch aus Gründen der Datenschutzgrundverordnung (GDPR): Jede E-Mail muss in der Fußzeile einen eindeutigen Abmeldelink enthalten. Wenn jemand Ihre E-Mails nicht mehr erhalten möchte, sollte er dies einfach und sofort tun können.
- Halten Sie Ihre Daten sauber: Führen Sie regelmäßig eine Listenbereinigung durch, um ungültige oder veraltete E-Mail-Adressen zu entfernen und Abmeldungen korrekt zu behandeln. So bleiben Ihre Daten frisch und konform.
- Verwenden Sie eine GDPR-freundliche Plattform: Wählen Sie ein E-Mail-Tool, das die GDPR einhält, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten sicher gespeichert und verarbeitet werden. Dazu gehört die verantwortungsvolle Verwaltung von E-Mail-Adressen und die Berücksichtigung von Abmeldungen.
- Seien Sie transparent in Ihrer E-Mail-Struktur: Verwenden Sie eine Kopfzeile, die Ihre Organisation eindeutig identifiziert, und geben Sie offen an, warum die Menschen Ihre E-Mails erhalten. Das schafft Vertrauen und hält die GDPR-Richtlinien ein.
Wenn Sie diese Tipps befolgen, werden Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit GDPR-konform sein und gleichzeitig Massen-E-Mails wie ein Profi versenden!
Und jetzt geh und schick E-Mails, die dich toll aussehen lassen, nicht unangenehm! 😎
Wenn Sie weitere Fragen zur Vorgehensweise haben, lesen Sie diese Materialien:
- Wie Sie mit den E-Mail-Workflows von Salesflare Massen-E-Mails versenden [VIDEO]
- Wie Sie mit den E-Mail-Workflows von Salesflare Massen-E-Mails versenden [ARTIKEL]
- Unterschiedliche Anwendungsfälle für den Versand von E-Mail-Workflows durch unsere Kunden [VIDEO]
Hast du danach noch Fragen? Dann melde dich im Chat in unserer App oder auf unserer Website! Wir helfen dir gerne weiter.
- 7 CRM-Herausforderungen und wie man sie überwindet [2024] - 23. Oktober 2024
- CRM Strategie: Quick Guide für KMUs mit Beispielen und Frameworks - 22. Oktober 2024
- CRM-Einführung: Schritt-für-Schritt-Anleitung für KMUs [2024] - 22. Oktober 2024