So versendest du Massen-E-Mails in Gmail und Outlook, die persönlich wirken

Jeroen Corthout · Zuletzt aktualisiert: 3. Sept. 2026 · Als Markdown lesen ·

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5 Schritte, mit denen du souverän statt peinlich wirkst

Du möchtest Massen-E-Mails aus deinem Gmail- oder Outlook-Posteingang versenden … und dabei vor den Empfängern der E-Mails souverän wirken? 😎

Du musst nicht weiter suchen. Dieser Leitfaden ist genau der richtige für dich.

Ich zeige dir:

1. Was eine Massen-E-Mail ist
2. Drei verschiedene Möglichkeiten, Massen-E-Mails zu versenden, und für welche du dich entscheiden solltest
3. Welche Schritte du unternehmen musst, um Massen-E-Mails aus Gmail oder Outlook zu versenden
4. Wie du über die Massen-E-Mail hinaus in größerem Umfang nachfasst
5. Wie du Spamfilter vermeidest
6. Wie du die DSGVO einhältst

Was ist eine Massen-E-Mail?

Eine Massen-E-Mail, auch Bulk-E-Mail oder E-Mail-Blast genannt, ist eine Nachricht, die gleichzeitig an eine große Gruppe von Personen gesendet wird. Sie wird häufig in E-Mail-Marketingkampagnen eingesetzt, um Leads, Kunden oder Abonnenten zu erreichen – etwa um für ein Produkt zu werben oder wichtige Informationen zu teilen. Ob als Teil einer Werbekampagne oder einfach zum Teilen von Neuigkeiten: Mit Massen-E-Mails können Unternehmen effizient mit ihrer Zielgruppe in Kontakt treten.

3 verschiedene Möglichkeiten, Massen-E-Mails zu versenden (+ was Profis tun)

Du googelst dich durch die Ergebnisse und liest die unterschiedlichsten Empfehlungen?

Hier sind die 3 gängigsten Möglichkeiten, Massen-E-Mails zu versenden:

1. Das BCC-Feld verwenden
2. Einen E-Mail-Dienstleister für Bulk-E-Mails verwenden
3. Persönliche E-Mails aus deinem Posteingang automatisieren
4. + Was Profis tun: eine Sequenz senden

Ich fasse dir die Vor- und Nachteile zusammen und zeige dir, welche Option die richtige für dich ist. 😄

1. Die blinde BCC-Option, die jeder hasst

Wir kennen diese Art, Massen-E-Mails zu versenden, alle. Sie ist schnell und unkompliziert, führt aber oft zu peinlichen Ergebnissen. Außerdem wirkt sie nicht besonders professionell.

Außerdem musst du eine Liste mit Empfängern umständlich und auf die richtige Weise in ein BCC-Feld kopieren, und die Anzahl der Empfänger ist dabei immer begrenzt.

Kurz gesagt: Das ist fast nie die richtige Option. Es sei denn, du hast keine Zeit oder es ist dir egal, dass du zwangsläufig unprofessionell wirkst. 😟

2. Massen-E-Mails versenden, die nicht persönlich wirken – mit einem E-Mail-Dienstleister wie Mailchimp

Du musst heute eine Bulk-E-Mail an mehr als 2.000 Personen senden – und es muss wirklich heute sein, nicht an irgendeinem anderen Tag? Dann ist das wahrscheinlich deine bevorzugte Option. Wenn nicht, spring direkt zu Option 3!

Der Vorteil dieser Methode: Du kannst schnell Tausende von Personen gleichzeitig per E-Mail erreichen.

Die Nachteile dieser Methode sind:

1. Deine E-Mail wird nicht persönlich wirken. Ein geschultes Auge (und heutzutage sind viele Menschen darin geschult, Massen-E-Mails zu erkennen) wird immer sehen, dass es sich um eine Massen-E-Mail handelt.
2. Sie wird nicht im Prioritäts-Posteingang deiner Zielgruppe landen. Postfächer wie Gmail und Outlook sortieren E-Mails, die mit einem E-Mail-Dienstanbieter versendet wurden, heutzutage in einen Tab namens „Werbung“ oder „Andere“.
3. Das führt außerdem zu niedrigeren Öffnungsraten (und damit auch zu weniger Klicks und Antworten).
4. Und da viele E-Mail-Dienstanbieter (von einer kleinen, aber durchaus beachtlichen Gruppe von Menschen) missbraucht werden, kann dies auch dazu führen, dass deine E-Mail mit größerer Wahrscheinlichkeit im Spam-Ordner landet.

Wenn das für dich in Ordnung ist, wirf einen Blick auf unseren Leitfaden dazu, wie du Mailchimp verwendest (das nutzen wir für unseren E-Mail-Newsletter).

Wenn du Massen-E-Mails versenden möchtest, die persönlich wirken und mit größerer Wahrscheinlichkeit gelesen werden, komme ich jetzt dazu. 👇

3. Versende Massen-E-Mails, die persönlich wirken, direkt aus deinem Gmail- oder Outlook-Postfach

Du musst eine Massen-E-Mail, die persönlich wirkt, auf einmal an Hunderte oder Tausende Menschen senden? Dann ist das mit Sicherheit deine bevorzugte Option.

Nutze eine Plattform (wie Salesflare), die sich mit deinem Postfach verbindet und personalisierte E-Mails in großem Umfang versendet, die nicht von E-Mails zu unterscheiden sind, die du manuell einzeln verschickt hast (wenn du es kaum erwarten kannst: Die 5 einfachen Schritte dafür findest du weiter unten!).

Die Vorteile davon sind:

1. Deine E-Mails werden zu 100 % persönlich wirken.
2. Sie werden im Prioritäts-Posteingang deiner Zielgruppe landen.
3. Das führt zu hervorragenden Öffnungsraten (wähle eine gute Betreffzeile!) und Ergebnisquoten.
4. Du hast stärker selbst unter Kontrolle, ob deine E-Mails im Spam-Ordner landen, da sie nicht von einem zentralen E-Mail-Server eines E-Mail-Dienstanbieters versendet werden, den viele andere nutzen, sondern aus deinem eigenen E-Mail-Posteingang und über deine eigene E-Mail-Domain.

Eine Einschränkung, die mit all dieser Leistung einhergeht: Mit Diensten wie Google Workspace (professionelles Gmail) oder Microsoft / Office 365 (Microsofts konkurrierendem E-Mail-Dienst) kannst du bis zu 2.000 E-Mails pro Tag versenden. Wenn du mehr E-Mails versenden musst, verteilt die Plattform die E-Mails in den meisten Fällen auf mehrere Tage.

Wenn das für dich nicht funktioniert, kehre zu Option 2 zurück.

Wenn es funktioniert, lies weiter! Ich zeige dir, wie du das sofort umsetzt. 🤩

Was die Profis tun: eine Sequenz persönlicher Massen-E-Mails versenden

Was ist, wenn du sicherstellen möchtest, dass Menschen antworten (oder deine E-Mail öffnen oder anklicken), und du ihnen so lange mehrmals schreiben möchtest, bis sie das tun?

Kein Problem, auch das ist möglich. Die meisten Plattformen (wie Salesflare) bieten diese Möglichkeit heutzutage an.

Hier sind einige häufige Gründe, aus denen sich unsere Kunden dafür entscheiden (klicke unten, um dir eine Anleitung auf YouTube anzusehen):

• Automatisch potenzielle Kunden kontaktieren, bis sie antworten
• Eine Reihe von Tipps als Teil einer Drip-E-Mail-Sequenz versenden
• Menschen nachfassen, um sie zu einer Veranstaltung oder einem Webinar einzuladen
• Nachfass-E-Mails nach Erstgesprächen automatisch versenden

Die Möglichkeiten sind endlos. 🤯

Du möchtest professionell durchstarten? Eine Sequenz von E-Mails statt nur einer einzigen E-Mail zu erstellen, ist Schritt 4 (Optional) in meinem Schritt-für-Schritt-Leitfaden. 👇

5 einfache Schritte zum Versenden persönlich wirkender Massen-E-Mails

Diese 5 Schritte gelten für die meisten Massen-E-Mail-Plattformen auf dem Markt.

Ich zeige dir, wie das mit Salesflare funktioniert – zum einen, weil wir diese Software selbst entwickelt haben und nutzen, zum anderen, weil sie einige Vorteile bietet:

• Du kannst mit deiner bestehenden Kontaktdatenbank starten (du musst dich nicht mit .csv-Dateien herumschlagen)
• Du kannst beliebige Daten aus dieser Datenbank nutzen, um E-Mails zu personalisieren (und du kannst E-Mails sogar automatisch auf Grundlage dieser Daten auslösen!)
• Du kannst mehrere Postfächer ohne zusätzliche Kosten verbinden (anders als bei den meisten konkurrierenden Plattformen)
• Die Bedienung ist denkbar einfach
• Du kannst auch die weitere Nachverfolgung in Salesflare organisieren (es ist ein CRM)
• Und du kannst sogar verfolgen, wie deine Leads und Kunden deine Website besuchen!

Noch nicht überzeugt, Salesflare zu nutzen? Kein Problem – wie gesagt, die Schritte sind auf allen Plattformen gleich. Also legen wir los. 🤓

1. Verbinde dein Postfach

Um über die Plattform deiner Wahl Massen-E-Mails aus deinem Gmail- oder Outlook-Postfach zu senden, musst du zuerst dein Postfach verbinden. Bei Salesflare ist das der erste Schritt bei der Anmeldung.

Du möchtest mehrere Postfächer verbinden, von denen aus du E-Mails senden kannst? Gehe einfach zu Einstellungen > E-Mail-Einstellungen und klicke auf den großen orangefarbenen Plus-Button. (Bei der Nutzung von Salesflare ohne zusätzliche Kosten!)

2. Wähle die Zielgruppe für deine Massen-E-Mail aus

Jetzt ist es an der Zeit, die Zielgruppe auszuwählen, die deine Massen-E-Mail erhalten soll.

Wahrscheinlich speicherst du diese Liste an einem von drei gängigen Orten:

1. In deinem CRM-System
2. In einem anderen System
3. In einer Excel-Tabelle oder einer .csv-Datei

Im ersten Fall verwendest du am besten eine Plattform wie Salesflare, die Massen-E-Mails und CRM an einem Ort bietet. So ersparst du dir viel unnötige Arbeit.

Im zweiten Fall kannst du prüfen, ob sich dieses andere System in deine E-Mail-Plattform integrieren lässt. Unsere Kunden nutzen dafür zum Beispiel Zapier oder Make.

Im dritten Fall musst du die Daten in deine Plattform für Massen-E-Mails importieren. Wenn du Salesflare nutzt, gehe zu Einstellungen > Daten importieren, um loszulegen. Achte darauf, mindestens eine E-Mail-Adresse und einen Namen zu importieren.

Du hast für jede Person nur den vollständigen Namen? Kein Problem. Salesflare teilt ihn automatisch in Vorname, zweiten Vornamen, Nachname, Präfix und Suffix auf. So kannst du deine E-Mails ganz unkompliziert personalisieren.

3. Schreibe die E-Mail und personalisiere sie mit Zusammenführungsfeldern

Hier passiert die Magie! ✨

Schreibe eine E-Mail, als würdest du sie an eine bestimmte Person senden. Ersetze dann bestimmte Wörter – etwa den Vornamen, den Namen des Unternehmens und alles Weitere – durch Zusammenführungsfelder.

BOOM! Du versendest vollständig personalisierte E-Mails. 🔥

Und mehr noch: Du kannst verfolgen, ob sie geöffnet und angeklickt werden.

Wenn du Salesflare verwendest, kannst du außerdem sehen, ob genau diese Personen, die auf die Links in deinen E-Mails klicken, deine Website besuchen, welche Seiten sie sich ansehen, wann sie das tun und wie lange sie dort bleiben. Installiere einfach das Skript, das du hier in den Einstellungen von Salesflare findest.

4. Optional (für Profis): Mach daraus einen Workflow! Erstelle eine Sequenz mit mehreren E-Mails.

Du möchtest mehrere E-Mails nacheinander senden statt nur einer? Dann erstelle einfach einen Workflow!

Mit Salesflare geht das ganz einfach:

1. Klicke auf „Schritt hinzufügen“, um dem Workflow einen weiteren Schritt hinzuzufügen.
2. Lege die Verzögerung zwischen dieser E-Mail und der vorherigen fest. (Fortgeschritten: Du kannst auch eine Verzögerung festlegen, nachdem jemand die E-Mail öffnet, auf einen Link klickt oder antwortet.)
3. Du möchtest sie als E-Mail im selben Thread senden? Aktiviere „als Antwort“.

Du fragst dich, wofür du das verwenden kannst? Sieh dir diese Videos mit Anwendungsfällen unserer Kunden auf Youtube an.

5. Klicke auf „Senden“ und beginne, die Antworten in großem Umfang zu analysieren

Bereit zum Senden? Vielleicht noch eine kurze Test-E-Mail, um sicherzugehen (klicke in Salesflare einfach auf „Test senden“), und dann geht es ab in die Postfächer deiner Abonnenten!

Ist das jetzt das Ende? Nein, das ist erst der Anfang.

Von hier aus kannst du live verfolgen, wie deine Zielgruppe mit deinen E-Mails interagiert – basierend auf der integrierten E-Mail-Nachverfolgung:

• Öffnen sie deine E-Mails?
• Klicken sie auf die Links, die du teilst? Oder antworten sie auf die E-Mail?
• Werden E-Mails zurückgewiesen, weil etwas mit der E-Mail-Adresse nicht stimmt? Oder, falls du einen Abmelde-Link eingefügt hast: Melden sie sich ab?
• Wie schneidet eine E-Mail-Vorlage im Vergleich zu einer anderen ab?

Egal, ob du Öffnungsraten, Klickraten, Abmelderaten oder andere E-Mail-Kennzahlen analysieren möchtest: Du siehst alles übersichtlich an einem einzigen Ort.

Und von hier aus kannst du weitere Follow-ups versenden. 👇

So versendest du über die Massen-E-Mail hinaus Follow-ups in großem Umfang

Du hast eine E-Mail (oder eine ganze Sequenz von E-Mails) gesendet und beginnst, Antworten zu erhalten?

Großartig! Sorgen wir jetzt dafür, dass du diese Deals abschließt. Das kann bedeuten:

• Tatsächliche Vertriebsdeals abschließen
• Partnerschaftsdeals abschließen
• In Konferenzen, Podcasts, … vorgestellt werden
• Gastbeiträge oder Backlinks vereinbaren
• Menschen für deine Veranstaltung anmelden
• …

Genau dafür kommt ein CRM ins Spiel!

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Erstelle einfach eine visuelle Pipeline mit den Phasen, durch die du deine Kontakte führen musst. So erhältst du die Übersicht und Kontrolle, die du brauchst, um möglichst viele Deals abzuschließen.

Du möchtest mehr darüber erfahren, wie du das erfolgreich umsetzt? Lies einfach in unserem Leitfaden So baust du eine solide Vertriebspipeline auf und verwaltest sie wie ein Profi weiter.

So umgehst du Spamfilter

Spamfilter zu umgehen, wenn du Massen-E-Mails versendest, kann knifflig sein. Hier sind einige Tipps, die deine Chancen erhöhen, dass deine Massen-E-Mails zugestellt werden:

1. Verwende eine professionelle E-Mail-Adresse: Sende immer von einer geschäftlichen E-Mail-Adresse mit einer eigenen Domain, zum Beispiel über Google Workspace oder Microsoft 365. Private Adressen wie Gmail oder Yahoo können Spamfilter leichter auslösen.
2. Wärme neue Domains und IPs auf: Wenn du von neuen IPs oder neuen Domains sendest, erhöhe das Volumen deiner E-Mails schrittweise. Verwende Tools wie Warmup Inbox, um nach und nach Vertrauen aufzubauen und deine IP-Reputation zu verbessern.
3. Richte SPF- und DKIM-Einträge ein: Stelle sicher, dass für deine Domain SPF- und DKIM-Einträge im DNS korrekt eingerichtet sind. Dadurch wird deine Absenderidentität authentifiziert und die Reputation deiner Domain verbessert, sodass deine E-Mails weniger wahrscheinlich als Spam markiert werden. Erfahre, wie du das für Google Workspace und für Microsoft Office 365 einrichtest.
4. Schreibe ansprechende Betreffzeilen: Formuliere überzeugende Betreffzeilen und vermeide dabei typische Spam-Wörter wie „Kostenlos“, „Rabatt“ usw. Auch ein guter Vorschautext hilft dabei, dass deine E-Mail professionell und ansprechend wirkt.
5. Vermeide das BCC-Feld: Die Verwendung des BCC-Felds für Massen-E-Mails kann auf Spamfilter verdächtig wirken. Verwende stattdessen eine E-Mail-Marketing-Plattform oder ein CRM wie Salesflare, um jede Nachricht zu personalisieren und korrekt zu versenden.
6. Personalisiere deine E-Mails: Personalisiere deine E-Mails immer mithilfe von Zusammenführungsfeldern, um Empfänger mit ihrem Namen anzusprechen oder relevante Informationen einzufügen. E-Mails, die wie Massenware wirken, landen eher im Spam-Ordner. Vermeide unangenehme Situationen, indem du Fallback-Optionen für fehlgeschlagene Personalisierungen festlegst.
7. Füge einen Abmeldelink ein: Stelle in der Fußzeile deiner E-Mail immer einen leicht auffindbaren Abmeldelink bereit. Das hilft, deine Spamrate zu senken, und stellt sicher, dass du Vorschriften wie die DSGVO einhältst.
8. Begrenze die Anzahl der Links: Zu viele Links – insbesondere solche, die zu verschiedenen Domains führen – können dazu führen, dass deine E-Mail als Spam eingestuft wird. Verwende am besten nur Links von derselben Domain wie deine Absenderadresse.
9. Überwache deine Öffnungsraten: Behalte deine Öffnungsrate im Auge. Liegt sie unter 20–30 %, überprüfe deinen E-Mail-Workflow – von der Betreffzeile bis zum Inhalt der E-Mail. Passe deine E-Mails bei Bedarf an, um die Leistung zu verbessern.
10. Bereinige deine E-Mail-Liste regelmäßig: Lass deine Liste vor dem Versand durch ein Validierungstool wie EmailListVerify laufen, um ungültige E-Mail-Adressen zu entfernen. Das senkt deine Bounce-Rate und verbessert insgesamt deine Absenderreputation.

… aber vor allem: Sende einfach keine E-Mail, die aus Sicht des Empfängers nach Spam klingt.

So hältst du die DSGVO ein

Du machst dir Sorgen, dass deine Massen-E-Mails DSGVO-konform sind? Kein Stress – hier sind einige einfache Tipps, die dir helfen, die EU-Gesetzgebung einzuhalten:

1. Stelle sicher, dass alle ihre Einwilligung gegeben haben: Bevor du E-Mails versendest, solltest du sicherstellen, dass alle Empfänger über ein klares Anmelde- oder Abonnementformular aktiv zugestimmt haben. So sammelst du E-Mail-Adressen mit der vollständigen Einwilligung der Betroffenen, wie es die DSGVO verlangt.
2. Füge immer einen Abmeldelink ein: Das dient nicht nur dazu, Spamfilter zu vermeiden, sondern ist auch für die DSGVO wichtig: Jede E-Mail benötigt in der Fußzeile einen klaren Abmeldelink. Wenn jemand deine E-Mails nicht mehr erhalten möchte, muss diese Person sich einfach und sofort abmelden können.
3. Halte deine Daten sauber: Bereinige deine Liste regelmäßig, um ungültige oder veraltete E-Mail-Adressen zu entfernen, und verarbeite Abmeldungen korrekt. So bleiben deine Daten aktuell und konform.
4. Verwende eine DSGVO-freundliche Plattform: Wähle ein E-Mail-Tool, das die DSGVO einhält, damit personenbezogene Daten sicher gespeichert und verarbeitet werden. Dazu gehört auch, E-Mail-Adressen verantwortungsvoll zu verwalten und Abmeldungen zu respektieren.
5. Sei transparent beim Aufbau deiner E-Mails: Verwende einen Header, der deine Organisation eindeutig identifiziert, und sage offen, warum die Empfänger deine E-Mails erhalten. Das schafft Vertrauen und hilft dir, die DSGVO-Vorgaben einzuhalten.

Wenn du diese Tipps befolgst, bist du beim Versand von Massen-E-Mails wie ein Profi mit größerer Wahrscheinlichkeit DSGVO-konform!

Jetzt los: Versende E-Mails, mit denen du großartig wirkst – nicht unbeholfen! 😎

Wenn du noch Fragen dazu hast, wie du das umsetzt, sieh dir diese Materialien an:

• So versendest du Massen-E-Mails mit den E-Mail-Workflows von Salesflare [VIDEO]
• So versendest du Massen-E-Mails mit den E-Mail-Workflows von Salesflare [ARTIKEL]
• Verschiedene Anwendungsfälle für den Versand von E-Mail-Workflows durch unsere Kunden [VIDEO]

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