Die 8 besten CRM-Lösungen für kleine Unternehmen im Jahr 2026

Jeroen Corthout · Zuletzt aktualisiert: 3. Sept. 2026 · Als Markdown lesen ·

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Getestet und verglichen für kleine Teams

Suchst du nach der besten CRM-Software für dein kleines Unternehmen?

Ich habe jedes CRM selbst getestet und die Optionen gezielt aus der Perspektive kleiner Unternehmen verglichen: Wie viel Einrichtung und Administration sie benötigen, wie leicht ein Team sie übernehmen kann, wie viel manuelle Arbeit sie automatisieren, wie gut sie sich in deine bestehenden Tools integrieren lassen, was du für dein Geld bekommst und wie problemlos sie mit dir wachsen können.

Wenn du die kurze Antwort möchtest: Salesflare ist meine erste Wahl für kleine B2B-Vertriebsteams, die die CRM-Administration automatisieren möchten; HubSpot ist am stärksten, wenn du Vertrieb und Marketing in einem Ökosystem vereinen möchtest; EngageBay ist eine budgetfreundliche All-in-one-Option; ActiveCampaign passt zu Unternehmen mit starkem Fokus auf E-Mail-Automatisierung; und Pipedrive ist eine unkomplizierte, Pipeline-orientierte Wahl.

Offenlegung vorab: Ich habe Salesflare mitgegründet. Deshalb zeige ich außerdem unabhängige Bewertungsergebnisse, erläutere die jeweiligen Kompromisse jedes CRM und trenne die numerische Bewertung von meinen Empfehlungen dazu, für welche kleinen Unternehmen es am besten geeignet ist.

Schnellvergleich: Die besten CRMs für kleine Unternehmen

Du möchtest es genauer wissen? Darum geht es:

1. Wie ich CRM-Software für kleine Unternehmen getestet und bewertet habe
2. Die 8 besten CRMs für kleine Unternehmen im Ranking
3. Welches CRM zu welcher Art von kleinem Unternehmen passt
4. Warum die CRM-Übernahme für kleine Unternehmen wichtiger ist
5. 3 Schritte zum CRM-Erfolg für kleine Unternehmen

Wie ich CRM-Software für kleine Unternehmen getestet und bewertet habe

Ein CRM kann insgesamt eine hervorragende Software sein und trotzdem schlecht zu einem kleinen Unternehmen passen. Kleine Teams haben in der Regel weniger Zeit für die Implementierung, weniger Toleranz für administrative Arbeit und weniger Spielraum für Preise, die mit dem Wachstum stark steigen.

Deshalb prüfe ich sechs Kriterien für kleine Unternehmen, bevor ich entscheide, welches CRM zu welcher Art von Unternehmen passt:

1. Gesamtkosten für ein kleines Team: Nicht nur der beworbene Einstiegspreis zählt, sondern auch kostenpflichtige Benutzerplätze, Onboarding, Add-ons und die Funktionen, die du tatsächlich benötigst.
2. Einrichtung und Administration: Ob du ohne Beratung oder einen eigenen CRM-Admin loslegen kannst.
3. Übernahme durch das Team: Wie leicht sich das CRM lernen und im Arbeitsalltag konsequent nutzen lässt.
4. Automatisierung: Wie viele Kontakt-, Aktivitäts- und Follow-up-Daten das CRM ohne manuelle Eingabe erfasst oder pflegt.
5. Passung zu deinen bestehenden Tools: Besonders zu E-Mail, Kalender, Mobilgeräten und den anderen Apps, mit denen dein Team bereits arbeitet.
6. Spielraum für Wachstum: Ob das CRM ein wachsendes Team unterstützen kann, ohne dich zu unnötiger Komplexität oder einer vorzeitigen Migration zu zwingen.

Anhand dieser Kriterien entscheide ich, welche Produkte in diesen Vergleich gehören und zu welchem Profil eines kleinen Unternehmens sie jeweils am besten passen.

Für die neben jedem CRM angezeigte numerische Bewertung kombiniere ich drei unabhängige Nutzerbewertungen:

• Produktbewertung von G2
• Bewertung der mobilen App bei Google Play
• Bewertung des E-Mail-Plugins im Google Workspace Marketplace

Die Bewertung auf einer Skala von 10 ist als unabhängiger Qualitätscheck hilfreich. Sie soll aber nicht aussagen, dass ein CRM mit einer Bewertung von 8,7 automatisch besser zu jedem kleinen Unternehmen passt als eines mit 8,5. Die Empfehlungen unter „Am besten geeignet für“ und meine praktischen Anmerkungen weiter unten sollen diesen Unterschied verdeutlichen.

Zum Schluss habe ich jedes CRM in dieser Liste selbst getestet. Die Empfehlungen basieren also nicht allein auf den Funktionsseiten.

Wenn Einfachheit an sich für dich das wichtigste Kriterium ist und nicht die Unternehmensgröße, sieh dir meinen separaten Vergleich der besten einfachen CRMs an. Wenn dein E-Mail-Ökosystem den Ausschlag gibt, findest du außerdem eigene Vergleiche für Outlook, für Gmail und für Google Workspace.

Die 8 besten CRMs für kleine Unternehmen im Ranking

Ich bin von einer Liste mit mehr als 650 CRM-Produkten ausgegangen, habe daraus die für kleine Unternehmen sinnvollen Lösungen vorausgewählt, die 8 Finalisten selbst getestet und ihre Stärken, Einschränkungen, Preise und Nutzerbewertungen gründlich untersucht.

Der Score neben jedem CRM ist die oben erklärte unabhängige Bewertungszahl. Achte bei deiner Auswahl außerdem genau auf die Passung für kleine Unternehmen und die Zielkonflikte, die ich bei jedem Produkt anspreche.

Die 8 besten CRMs für kleine Unternehmen im Jahr 2026 sind:

1. Salesflare: 9.7/10 🏆
2. Salesforce: 8.7/10
3. HubSpot CRM & Sales Hub: 8.6/10
4. EngageBay CRM & Sales Bay: 8.5/10
5. ActiveCampaign: 8.5/10
6. Freshworks CRM: 8.3/10
7. Zoho CRM Plus: 7.7/10
8. Pipedrive: 6.6/10

Du möchtest tiefer in die Details einsteigen? Dann lies weiter! 👇

1. Salesflare [9.7/10] 🏆

Am besten geeignet für: kleine B2B-Vertriebsteams, die starke Automatisierung, sehr wenig CRM-Administration und ein System wollen, das das Team zuverlässig aktuell hält.

Wenn du in einem kleinen oder mittelgroßen B2B-Unternehmen arbeitest und etwas brauchst, das dein Team tatsächlich nutzt, könnte Salesflare genau das Richtige für dich sein.

Salesflare ist ein dediziertes Sales-CRM, das von Grund auf dafür entwickelt wurde, deinem Vertriebsteam dabei zu helfen, bessere Beziehungen aufzubauen und mehr zu verkaufen – und dabei mit sehr wenig von dieser gefürchteten Dateneingabe auszukommen.

Salesflare wurde dafür entwickelt, alle Daten aus den Quellen zusammenzuführen, in denen sie bereits vorhanden sind (deinem Office 365 oder deiner Google-E-Mail, deinem Kalender, Telefon, deinen Social-Media-Konten, Unternehmensdatenbanken, E-Mail-Signaturen, der E-Mail- und Web-Nachverfolgung usw.), und diese Daten zu nutzen, damit du deine Leads besser nachfassen kannst.

Die Kehrseite ist, dass einige Unternehmen nicht daran gewöhnt sind, so viele Informationen innerhalb des Teams zu teilen. Das hat sich in den letzten Jahren zwar drastisch verändert, und Salesflare hat für Unternehmen, die einen Teil dieser neu geschaffenen Transparenz begrenzen möchten, ein neues Berechtigungssystem eingeführt.

„Ich mag alle Funktionen von Salesflare, die einfach zu bedienen, leicht zu verstehen und unkompliziert zu implementieren sind. Die Backend-Entwickler verstehen ihr Handwerk sehr gut und nehmen sich die Zeit und Geduld, deine Fragen schnell zu lösen. Das Team kommuniziert immer gut und versucht, noch einen Schritt weiterzugehen“, schreibt Alex Z., Projektmanager in einem Technologieunternehmen, über Salesflare.

Ausprobieren

Wenn du mit Salesflare loslegst, fällt dir als Erstes auf, wie nahtlos es sich in deinen bestehenden Workflow einfügt. Eine mühsame Dateneingabe ist nicht erforderlich: Salesflare übernimmt automatisch Informationen aus deinen E-Mails, deinem Kalender und deinen Social-Media-Konten und erstellt umfassende Profile deiner Leads, ohne dass du einen Finger rühren musst. Die Plattform wurde mit B2B-Vertriebsteams im Hinterkopf entwickelt und fühlt sich deshalb von Anfang an intuitiv an. Du wirst es zu schätzen wissen, wie Salesflare jede Interaktion mit deinen Leads erfasst – von E-Mails bis zu Meetings – und automatisch protokolliert, sodass nichts untergeht. Die intelligenten Erinnerungen und die Funktionen zur Aufgabenautomatisierung sind wie ein persönlicher Assistent, der dich bei jeder Nachverfolgung auf dem Laufenden hält. Je länger du Salesflare nutzt, desto mehr wirst du feststellen, dass es tatsächlich so einfach zu bedienen ist, wie es verspricht. Dadurch wird es zu einem Tool, das dein gesamtes Team Tag für Tag wirklich nutzen möchte.

Bewertung

Die G2-Bewertungen von Salesflare:

• Benutzerfreundlichkeit: 9,5
• Einfachheit der Einrichtung: 9,5
• Erfüllt die Anforderungen: 9,3
• Qualität des Supports: 9,7
• Einfachheit der Zusammenarbeit: 9,9
• Benutzerfreundlichkeit der Administration: 9,5

Die Bewertungen von Salesflare:

• Produkt (G2): 9,6/10
• Mobile App (Google Play): 4,8/5 → 9,6/10
• E-Mail-Plugin (Google Workspace): 5/5 → 10/10
• ENDGÜLTIGE BEWERTUNG: 9,7/10

Preise

Preis des Pro-Plans:

• 49 $/Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet)
• 64 $/Benutzer/Monat (monatlich abgerechnet)

Salesflare testen

Wenn du nicht B2B verkaufst (also an andere Unternehmen) und keinen aktiven Vertrieb betreibst, passt vielleicht eines der unten aufgeführten CRMs besser zu dir. Wenn du jedoch aktiv B2B verkaufst, probiere Salesflare aus.

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Ich garantiere dir: Du wirst kein besseres CRM für dein kleines Unternehmen finden! 👌

Kostenlos testen

2. Salesforce [8.7/10]

Am besten geeignet für: kleine Unternehmen mit ungewöhnlich komplexen Prozessen, die Anpassungsmöglichkeiten auf Enterprise-Niveau erwarten und den damit verbundenen Einrichtungs- und Administrationsaufwand bewältigen können.

Salesforce ist das größte CRM-Unternehmen der Welt und kontrolliert rund 20 % des Marktes. Das Börsenkürzel lautet sogar „CRM“, daher konnten wir unmöglich eine Liste von CRMs zusammenstellen, ohne Salesforce zu erwähnen.

Während Salesforce in den ersten Jahren seines Bestehens auf kleine Unternehmen ausgerichtet war, hat sich der Fokus inzwischen auf Großunternehmen verlagert. Das erklärt auch unmittelbar, warum die große Stärke von Salesforce in der extremen Anpassbarkeit liegt (vorausgesetzt, du bezahlst ein Beraterteam dafür) und warum sich das Unternehmen als der eine Softwareanbieter positioniert hat, der eine Lösung für all deine geschäftlichen Anforderungen bietet.

Salesforce bietet auch heute noch Pläne speziell für kleine Unternehmen an, darunter Starter Suite und Pro Suite. Im Vergleich zu den anderen CRMs auf dieser Liste ist Salesforce jedoch weniger benutzerfreundlich und nicht wirklich auf Vertriebsteams zugeschnitten.

Diese Frustration mit Salesforce ist tatsächlich einer der Gründe, warum wir angefangen haben, Salesflare zu entwickeln – und, vielleicht wenig überraschend, auch der Grund, warum viele unserer Kunden Salesflare finden, während sie nach einer besseren Alternative suchen.

Wenn extreme Anpassbarkeit jedoch genau dein Ding ist oder du in einem Konzern arbeitest, könnte Salesforce trotzdem die beste Wahl für dich sein. Bevor du allerdings einen Vertrag unterschreibst, lies dir zuerst diesen Leitfaden zum Kleingedruckten durch.

„[Ich mag, dass es] einfach zu bedienen ist und viele Möglichkeiten bietet. Es ist leicht zu lernen, [wie man es] anpasst.“ schreibt Giulia M., eine Senior-Salesforce-Entwicklerin, über Salesforce Sales Cloud.

Ausprobieren

Als ich Salesforce getestet habe, war ich sofort von der Leistungsfähigkeit der umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten beeindruckt. Der Einrichtungsprozess verlief allerdings nicht so reibungslos, wie ich gehofft hatte. Die schiere Anzahl der verfügbaren Funktionen und Optionen hat mich schnell überfordert. Salesforce an meine konkreten Anforderungen anzupassen, kostete viel Zeit und Aufwand und erforderte häufig die Unterstützung von Consultants. Zwar bot mir die Plattform letztendlich eine maßgeschneiderte Lösung, doch die Komplexität machte die Navigation weniger intuitiv – besonders für ein kleines Unternehmen, das sich hauptsächlich auf den Vertrieb konzentriert. Die Lernkurve war steil, und oft hatte ich das Gefühl, nur an der Oberfläche dessen zu kratzen, was Salesforce leisten kann.

Bewertung

Bewertung der Salesforce-Bewertungen auf G2:

• Benutzerfreundlichkeit: 8.1
• Einfachheit der Einrichtung: 7.5
• Erfüllt die Anforderungen: 8.8
• Qualität des Supports: 8.2
• Benutzerfreundlichkeit der Geschäftsabwicklung: 8.3
• Benutzerfreundlichkeit für Admins: 8.0

Bewertungen von Salesforce:

• Produkt (G2): 8.2/10
• Mobile App (Google Play): 4.2/5 → 8.4/10
• E-Mail-Plugin (Google Workspace): 4.7/5 → 9.4/10
• ENDGÜLTIGE BEWERTUNG: 8.7/10

Preise

Preis des Pro-Plans (Salesforce Sales Cloud Pro Suite):

• 100 $/Benutzer/Monat (nur bei jährlicher Abrechnung)

3. HubSpot CRM + Sales Hub [8.6/10]

Am besten geeignet für: kleine Unternehmen, die CRM, Marketing, Service und Operations in einem Ökosystem vereinen möchten und mit höheren Kosten bei zunehmendem Funktionsumfang gut zurechtkommen.

HubSpot ist eine Marketing-Automation-Plattform, die sich zu einer Plattform für alles entwickelt hat. Sie wurde 2005 gegründet, um Marketing-Automation einfacher zu machen.

Heute liegt das wichtigste Verkaufsargument von HubSpot darin, eine All-in-one-Lösung anzubieten, die Marketing, Vertrieb, Service und Operations umfasst. Wenn du nicht gerne verschiedene Apps verwendest und sie miteinander integrierst – etwa mit Tools wie Zapier und nativen Integrationen –, könnte HubSpot genau das Richtige für dich sein.

Die Kehrseite der Medaille ist, dass die Software von HubSpot extrem teuer ist. Ja, das CRM für kleine Unternehmen ist kostenlos, aber mit den anderen Produkten in dieser Liste ist es nur vergleichbar, wenn du es zusammen mit dem Sales Hub kaufst. Und wenn du tatsächlich die Vorteile der All-in-one-Plattform nutzen möchtest, musst du auch für die anderen Hubs bezahlen.

„HubSpot ist extrem leistungsfähig und anpassbar, aber gleichzeitig sehr einfach zu bedienen und direkt nach der Installation schnell einsatzbereit. […] HubSpot verfügt über einen umfangreichen Marketplace mit Integrationen, die gut funktionieren und einfach zu implementieren sind“, schreibt Jacob B., ein Vertriebsmitarbeiter eines IT-Dienstleistungsunternehmens, über HubSpot.

Darüber hinaus wirst du feststellen, dass die verschiedenen Tools der Plattform nicht mit ihren ausgereifteren, funktionsreicheren und meist günstigeren HubSpot-Alternativen mithalten können.

Wenn du also schon eine Vorstellung davon hast, welche Funktionen du brauchst (ein CRM, Lead-Formulare, Landingpages, automatisierte E-Mails oder vielleicht Newsletter, …), schreib uns einfach im Chat und wir helfen dir dabei, den perfekten Vertriebs- und Marketing-Stack zusammenzustellen. Ich garantiere dir, dass er besser und günstiger sein wird … und sich einfach integrieren lässt.

Ausprobieren

HubSpot zu testen, war eine interessante Erfahrung. Die Integration von Marketing-, Vertriebs- und Service-Tools in einer einzigen Plattform war ein starkes Verkaufsargument. Die Einrichtung verlief relativ unkompliziert, und mir gefiel, wie benutzerfreundlich die Oberfläche war. Als ich jedoch begann, die fortgeschritteneren Funktionen zu erkunden, summierten sich die Kosten schnell. Das kostenlose CRM war für grundlegende Aufgaben leistungsfähig genug, aber um das volle Potenzial der Plattform auszuschöpfen, musste man in mehrere Hubs investieren – und jeder davon hatte seinen eigenen stolzen Preis. Die All-in-one-Lösung war praktisch, doch ich fragte mich oft, ob der hohe Preis den Wert tatsächlich rechtfertigte, insbesondere im Vergleich zu spezialisierten Tools.

Bewertung

Die G2-Bewertung von HubSpot:

• Benutzerfreundlichkeit: 8.6
• Einfachheit der Einrichtung: 8.3
• Erfüllt die Anforderungen: 8.5
• Qualität des Supports: 8.5
• Einfachheit der Zusammenarbeit: 8.7
• Einfachheit der Administration: 8.6

Die Bewertungsnoten von HubSpot:

• Produkt (G2): 8.5/10
• Mobile App (Google Play): 4.6/5 → 9.2/10
• E-Mail-Plugin (Google Workspace): 4.0/5 → 8.0/10
• ENDGÜLTIGE BEWERTUNG: 8.6/10

Preise

Preis des Pro-Plans (HubSpot Sales Hub Professional):

• 90 $/Lizenz/Monat (jährliche Abrechnung)
• 100 $/Lizenz/Monat (monatliche Abrechnung, aber mit jährlicher Vertragsbindung)

+ eine zusätzliche erforderliche Gebühr von 1500 $ für das Onboarding

4. EngageBay CRM & Sales Bay [8.5/10]

Am besten geeignet für: preisbewusste kleine Unternehmen, die eine All-in-one-Suite für Vertrieb und Marketing suchen.

EngageBay ist das jüngste CRM in dieser Liste und wurde 2017 gegründet.

Es ist ein All-in-one-CRM, das alles von CRM über Marketing bis hin zum Vertrieb abdeckt – man könnte es also als das jüngere HubSpot bezeichnen. Das Unternehmen strukturiert seine Produkte sogar nach demselben Prinzip: Im Zentrum steht ein kostenloses CRM, das von einer Reihe von „Bays“ umgeben ist, ähnlich wie die „Hubs“ von HubSpot.

Der größte Vorteil von EngageBay ist genau das: Du bekommst alles – und das ist eine Menge Funktionalität – an einem Ort.

Das kostenlose CRM selbst bietet natürlich nicht besonders viele Funktionen. Wenn du also etwas möchtest, das mit den anderen CRMs in dieser Liste vergleichbar ist, wirst du dich schnell bei den kostenpflichtigen Tarifen wiederfinden. In dieser Hinsicht werden auch die Preise mit den meisten anderen Produkten in dieser Liste vergleichbar – abgesehen natürlich von den deutlich teureren Produkten von HubSpot und Salesforce.

Die Kehrseite der Medaille ist hier, dass die Oberfläche weder besonders ansprechend noch besonders reibungslos ist und sich manche Dinge etwas fehlerhaft anfühlen. Allerdings handelt es sich um ein junges und vergleichsweise günstiges Produkt, das viele Funktionen aufgebaut hat – daher ist das definitiv weder ungewöhnlich noch überraschend.

Alles in allem führen die Bewertungen von EngageBay auf G2 und Google Play dazu, dass es in diesem Ranking den vierten Platz belegt, knapp vor ActiveCampaign – basierend auf dem zugrunde liegenden, nicht gerundeten Durchschnitt. (Im Google-Workspace-Marktplatz ist kein E-Mail-Plugin verfügbar. Deshalb habe ich eine durchschnittliche Bewertung von 3,9 in die Punktzahl einfließen lassen, damit die Bewertungen nicht verzerrt werden.)

Ausprobieren

Als ich EngageBay ausprobiert habe, war ich von der Bandbreite der verfügbaren Funktionen zu diesem erschwinglichen Preis beeindruckt. Die Plattform wollte eine umfassende Lösung bieten, die CRM-, Marketing- und Vertriebsfunktionen miteinander verbindet. Die Einrichtung des Systems war relativ einfach, doch je tiefer ich einstieg, desto mehr kleine Schwächen fielen mir in der Benutzeroberfläche auf. Die Erfahrung war nicht so ausgereift, wie ich es mir gewünscht hätte, und gelegentlich traten Fehler und eine langsamere Performance auf. Für ein kleines Unternehmen mit knappem Budget bot EngageBay dennoch eine solide Auswahl an Tools, ohne das Budget zu sprengen – auch wenn die Fahrt nicht ganz reibungslos verlief.

Bewertung

Bewertungskriterien für EngageBay:

• Benutzerfreundlichkeit: 9,2
• Einfachheit der Einrichtung: 9,1
• Erfüllt die Anforderungen: 9,3
• Qualität des Supports: 9,5
• Einfachheit der Zusammenarbeit: 9,1
• Einfachheit der Administration: 9,2

Bewertungen von EngageBay:

• Produkt (G2): 9,2/10
• Mobile App (Google Play): 4,3/5 → 8,6/10
• E-Mail-Plugin (Google Workspace): keine → durchschnittliche Bewertung von 3,9/5 → 7,8/10
• ENDGÜLTIGE BEWERTUNG: 8,5/10

Preise

Preis des Pro-Plans (Engagebay CRM & Sales Bay Pro):

• 79,99 $/Benutzer/Monat (monatliche Abrechnung)
• 73,59 $/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)
• 67,99 $/Benutzer/Monat (halbjährliche Abrechnung!)

5. ActiveCampaign [8,5/10]

Am besten geeignet für: kleine Unternehmen, bei denen ausgeklügeltes E-Mail-Marketing und Automatisierung wichtiger sind als ein besonders umfangreiches CRM.

ActiveCampaign ist eine Plattform für E-Mail-Marketing und Automatisierung, die 2003 gegründet wurde. Heute bezeichnet sie sich selbst als Plattform für Customer Experience Automation (CXA), um ihr wachsendes Funktionsspektrum abzudecken.

ActiveCampaign hat 2014 ein CRM für kleine Unternehmen in sein Angebot aufgenommen – als auf den Vertrieb ausgerichtete Ergänzung zur restlichen Plattform. Diese Integration von E-Mail-Automatisierung und CRM ist wahrscheinlich seine größte Stärke.

Die Einrichtung von ActiveCampaign ist keine Kleinigkeit, und die Software kann schnell überwältigend wirken. Der CRM-Bereich selbst ist dagegen nicht so funktionsreich wie bei den anderen CRMs in dieser Liste.

Wenn andere ActiveCampaign mit Salesflare vergleichen, das ebenfalls automatisierte E-Mails und E-Mail-Sequenzen bietet, fällt mein Rat meistens ganz einfach aus: Wenn du ein E-Commerce-Unternehmen oder B2C-Unternehmen führst oder eine sehr komplexe oder umfangreiche E-Mail-Automatisierung brauchst, ist ActiveCampaign wahrscheinlich genau das Richtige für dich. Wenn du ein B2B-Unternehmen mit einem aktiven Vertriebsteam führst und persönlichere E-Mails automatisieren möchtest, solltest du dich für Salesflare entscheiden.

Ausprobieren

Das Testen von ActiveCampaign war ein Wechselbad der Gefühle. Die Plattform überzeugte bei der Automatisierung des E-Mail-Marketings mit leistungsstarken Tools zur Segmentierung von Kontakten und zum Einrichten komplexer Sequenzen. Als ich mich jedoch dem CRM-Bereich zuwandte, stellte ich fest, dass dieser nicht so weit entwickelt war, wie ich gehofft hatte. Das CRM fühlte sich eher wie eine Ergänzung als wie eine Kernfunktion an, und die Einrichtung des Systems erforderte einen erheblichen Zeitaufwand. Für die Automatisierung von E-Mail-Kampagnen mit hohem Volumen funktionierte es gut, doch im Vergleich zu spezialisierten CRM-Plattformen fehlte es den CRM-Funktionen an Tiefe. Damit eignet es sich eher für Unternehmen, die E-Mail-Marketing höher gewichten als das Vertriebsmanagement.

Bewertung

Bewertungsergebnisse von ActiveCampaign auf G2:

• Benutzerfreundlichkeit: 8.7
• Einfachheit der Einrichtung: 8.5
• Erfüllt die Anforderungen: 9.1
• Qualität des Supports: 9.1
• Einfachheit der Zusammenarbeit: 9.2
• Einfachheit der Administration: 8.7

Bewertungen von ActiveCampaign:

• Produkt (G2): 8.9/10
• Mobile App (Google Play): 4.3/5 → 8.6/10
• E-Mail-Plugin (Google Workspace): 4.0/5 → 8.0/10
• ENDGÜLTIGE BEWERTUNG: 8.5/10

Preise

Preis des Pro-Plans (ActiveCampaign Pro-Plan mit dem Add-on „Enhanced CRM“, das „Pipelines & sales engagement“ umfasst):

• 260 $/Monat (jährlich abgerechnet, inklusive maximal 2500 Kontakte und 6 Nutzer)
• 294 $/Monat (monatlich abgerechnet, inklusive maximal 2500 Kontakte und 6 Nutzer)

6. Freshworks CRM [8,3/10]

Am besten geeignet für: kleine Unternehmen, die ein breites Spektrum an Vertriebsfunktionen wünschen und mit einem etwas schwerfälligeren Produkt kein Problem haben.

Freshworks CRM ist ein Sales-CRM von Freshworks, dem Unternehmen, das ursprünglich Freshdesk hieß. Freshworks wurde 2010 gegründet, um Teams im Kundenservice eine bessere und günstigere Lösung zu bieten.

Das wichtigste Verkaufsargument von Freshworks ist der Funktionsumfang. Außerdem ist es gelungen, dieses breite Spektrum an Funktionen über eine einfacher zu bedienende Oberfläche anzubieten als seine Konkurrenten bzw. Vorgänger aus derselben Stadt (Chennai, Indien): Zoho.

Die Kehrseite ist, dass sich die Software durchaus schwerfällig anfühlt und die Funktionen wirken, als seien sie zu schnell entwickelt worden, um wirklich gut durchdacht zu sein. Wenn dich komplexe Software frustriert, ist sie wahrscheinlich nichts für dich.

Wenn du dich für den einfachsten Plan entscheidest, ist das Verhältnis von Preis und Funktionen mit den üblicherweise bepreisten CRMs für kleine Unternehmen in dieser Liste vergleichbar. Der Preis steigt allerdings sehr schnell an, sobald du mehr Funktionen benötigst (oder mehr als eine Pipeline, fünf Sequenzen usw.).

Salesflare wird nicht oft mit Freshworks CRM verglichen. Wenn es doch passiert, wägen die Menschen ab, ob sie lieber etwas nehmen, das ihr Team gerne nutzt, oder etwas, das ein paar weitere Punkte auf ihrer Anforderungsliste abdeckt.

Ausprobieren

Als ich Freshworks CRM ausprobierte, war ich von der Fülle der angebotenen Funktionen beeindruckt. Die Plattform wirkte umfassend und deckte alles ab – von der Lead-Verwaltung bis hin zu Sales-Pipelines. Während ich mich jedoch durch das System bewegte, begann es, etwas schwerfällig zu wirken. Die Benutzeroberfläche war zwar reich an Funktionen, aber nicht so intuitiv, wie ich gehofft hatte, und ich musste mich oft durch Menüs arbeiten, um das zu finden, was ich brauchte. Die Software schien für größere Teams entwickelt worden zu sein, wodurch sie für ein Setup in einem kleinen Unternehmen etwas überentwickelt wirkte. Wenn du allerdings nach einem CRM mit umfangreichen Funktionen suchst und etwas Komplexität in Kauf nimmst, könnte Freshworks ein starker Kandidat sein.

Bewertung

Die G2-Bewertung von Freshworks CRM:

• Benutzerfreundlichkeit: 9.1
• Einfache Einrichtung: 8.9
• Erfüllt Anforderungen: 8.9
• Qualität des Supports: 9.0
• Einfache Geschäftsabwicklung: 9.1
• Einfache Administration: 9.4

Die Bewertungsnoten für Freshworks CRM:

• Produkt (G2): 9.0/10
• Mobile App (Google Play): 3.8/5 → 7.6/10
• E-Mail-Plugin (Google Workspace): 4.2/5 → 8.4/10
• ENDGÜLTIGE BEWERTUNG: 8.3/10

Preise

Preis des Pro-Plans (Freshsales Pro):

• 39 $/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)
• 47 $/Benutzer/Monat (monatliche Abrechnung)

7. Zoho CRM Plus [7.7/10]

Am besten geeignet für: preisbewusste kleine Unternehmen, die ein breites Paket an Business-Tools möchten und mit einer weniger ausgereiften Benutzererfahrung leben können.

Zoho Corporation ist ein 1996 gegründetes Softwareentwicklungsunternehmen (zufälligerweise in derselben Stadt wie das oben erwähnte Freshworks), hinter dem eine extrem breite Palette an Softwareprodukten steht.

2005 brachte das Unternehmen ein CRM-Produkt für kleine Unternehmen auf den Markt, das sich historisch als günstigere Alternative zu Salesforce positioniert hat. Und genau das ist auf Anhieb seine größte Stärke.

Der Höhepunkt des Angebots ist Zoho One. Damit erhältst du für 105 $/Benutzer/Monat Zugriff auf mehr als 40 seiner „Business-Apps“ (oder für 45 $, wenn du es für ALLE deine Mitarbeiter buchst). Das ist wirklich günstig!

Die Kehrseite ist, dass sich die Produkte von Zoho nicht besonders benutzerfreundlich anfühlen. Das Engineering-Team bringt zwar viele Funktionen zu einem niedrigen Preis heraus, aber die Benutzererfahrung bleibt im Allgemeinen hinter den Erwartungen zurück.

Wenn du einem guten Angebot trotzdem nicht widerstehen kannst, hat Zoho eine ganze Menge zu bieten. Oder, falls du Zoho bereits ausprobiert hast und nicht begeistert warst, probier Salesflare aus.

Ausprobieren

Beim Testen von Zoho CRM Plus hat mich das Preis-Leistungs-Versprechen angesprochen, so viele Funktionen zu einem derart niedrigen Preis zu bekommen. Die Bandbreite der verfügbaren Tools war beeindruckend – von CRM bis hin zu Analytics –, doch die Benutzererfahrung ließ viel zu wünschen übrig. Die Benutzeroberfläche wirkte veraltet, und die Navigation durch die verschiedenen Optionen war nicht so intuitiv wie bei anderen CRMs, die ich ausprobiert habe. Zoho bietet auf dem Papier zwar viel, aber die tatsächliche Nutzung der Plattform war eher mühsam. Die steile Lernkurve und die umständliche Benutzeroberfläche machten es schwierig, die Möglichkeiten der Plattform voll auszuschöpfen, auch wenn die Kostenersparnis unbestreitbar war.

Bewertung

Bewertung von Zoho CRM:

• Benutzerfreundlichkeit: 8.1
• Einfache Einrichtung: 7.6
• Erfüllt Anforderungen: 8.2
• Qualität des Supports: 7.4
• Einfache Geschäftsabwicklung: 7.9
• Einfache Administration: 7.8

Bewertungen von Zoho CRM:

• Produkt (G2): 7,8/10
• Mobile App (Google Play): 4,2/5 → 8,4/10
• E-Mail-Plugin (Google Workspace): 3,5/5 → 7,0/10
• ENDGÜLTIGE BEWERTUNG: 7,7/10

Preise

Preis des Pro-Plans (Zoho CRM Plus):

• 57 $/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)
• 69 $/Benutzer/Monat (monatliche Abrechnung)

8. Pipedrive [6.6/10]

Am besten geeignet für: kleine Sales-Teams, die eine unkomplizierte Pipeline-Verwaltung möchten und mit einer stärker manuellen Dateneingabe zurechtkommen.

Pipedrive ist ein dediziertes Sales-CRM. Es wurde 2011 in Estland als Gegenreaktion auf Enterprise-CRMs wie Salesforce gegründet, die eher für die Anforderungen von Großunternehmen als für die Verwaltung von Sales-Teams entwickelt wurden.

Die Stärke von Pipedrive liegt in seiner einfachen und gut durchdachten Benutzererfahrung, besonders bei den älteren Funktionen. Die Eingabe von Daten und das Verfolgen von Aktivitäten werden dadurch einfacher, auch wenn noch immer vieles manuell erledigt werden muss.

Seine größte Schwäche ist, dass es etwas veraltet wirkt: Die mobile App ist eingeschränkter, grundlegende Automatisierungen fehlen (zum Beispiel bei der Dateneingabe), die E-Mail-Integration funktioniert nicht ganz zuverlässig, und einige der neueren Funktionen sind nicht mehr so durchdacht umgesetzt.

Eine Zeit lang haben wir Salesflare als „Pipedrive ohne Tippen“ positioniert (sieh dir zum Beispiel dieses TechCrunch-Video an). Der Grund dafür war, dass Pipedrive wie Salesflare für Sales-Teams entwickelt wurde, einfach zu bedienen und schnell einzurichten ist.

Der wichtigste Unterschied besteht darin, dass Salesflare im Gegensatz zu Pipedrive von Grund auf dafür entwickelt wurde, die Dateneingabe deines Teams zu automatisieren. Dadurch bleibt das CRM leicht aktiv und auf dem aktuellen Stand, sodass du alle Vorteile nutzen kannst, die du dir von einem CRM erwartest. Denn schließlich gilt: Ein CRM ist nur dann nützlich, wenn du es auch weiterhin verwendest.

Ausprobieren

Als ich Pipedrive getestet habe, gefielen mir die Einfachheit und der klare Fokus auf Sales-Management. Die Benutzeroberfläche war übersichtlich, und die Pipeline-Ansicht machte es leicht, den Status jedes Deals nachzuverfolgen. Je länger ich es nutzte, desto mehr fiel mir jedoch auf, dass es zwar für grundlegende Sales-Aufgaben gut geeignet war, aber die Automatisierungs- und Integrationsmöglichkeiten anderer CRMs vermissen ließ. Die Plattform wirkte etwas veraltet, und ich wünschte mir häufig modernere Funktionen – insbesondere bei der mobilen App und der E-Mail-Integration. Insgesamt funktionierte Pipedrive gut für eine unkomplizierte Nachverfolgung von Sales, bot aber nicht die Tiefe oder Innovation, die ich von einem modernen CRM erwartet hatte.

Bewertung

Pipedrives G2-Bewertung:

• Benutzerfreundlichkeit: 8,9
• Einfachheit der Einrichtung: 8,7
• Erfüllt die Anforderungen: 8,4
• Qualität des Supports: 8,4
• Einfachheit der Zusammenarbeit: 8,7
• Einfachheit der Administration: 8,6

Bewertungen von Pipedrive:

• Produkt (G2): 8,6/10
• Mobile App (Google Play): 3,3/5 → 6,6/10
• E-Mail-Plugin (Google Workspace): 2,3/5 → 4,6/10
• ENDGÜLTIGE BEWERTUNG: 6,6/10

Preise

Preis des Pro-(Premium-)Plans:

• 59 $/Lizenz/Monat (jährliche Abrechnung)
• 79 $/Lizenz/Monat (monatliche Abrechnung)

Welches CRM passt zu welcher Art von kleinem Unternehmen?

Die Bewertungsnote ist nur ein Teil der Entscheidung. Hier siehst du die praktische Eignung jedes CRMs für kleine Unternehmen in einem Satz:

1. Salesflare [9.7/10] 🏆: Dein Team wird es tatsächlich nutzen (aber die dadurch entstehende Transparenz könnte für manche Teams zu hoch sein)
2. Salesforce [8.7/10]: Du wirst alles individuell anpassen können (aber es ist nicht für kleine Unternehmen und Vertriebsteams gemacht)
3. HubSpot CRM & Sales Hub [8.6/10]: Du wirst alles an einem Ort haben (aber es wird extrem teuer für eine Suite von Tools, die nicht mit dem mithalten kann, was du bekommst, wenn du die spezialisierten Tools einzeln kaufst)
4. EngageBay CRM & Sales Bay [8.5/10]: Du wirst alles für wenig Geld an einem Ort haben (aber du bekommst auch genau das, wofür du bezahlst)
5. ActiveCampaign [8.5/10]: Du wirst fortschrittliche E-Mail-Automatisierung bekommen (aber der CRM-Teil wird nicht so weit entwickelt sein wie bei den anderen Lösungen auf der Liste)
6. Freshworks CRM [8.3/10]: Du wirst eine Menge Funktionen bekommen (aber es könnte etwas überladen und komplex werden)
7. Zoho CRM Plus [7.7/10]: Du wirst viele Funktionen zu einem niedrigen Preis bekommen (aber es wird nicht besonders benutzerfreundlich sein)
8. Pipedrive [6.6/10]: Du wirst etwas bekommen, das für Vertriebsteams gemacht ist (aber inzwischen etwas angestaubt wirkt)

Nimm mir das allerdings nicht einfach ab. Ich bin sehr gut informiert, aber auch ein wenig voreingenommen. 😄

Für eine ausführlichere Analyse mit Screenshots und Erfahrungsberichten zu Salesforce, Zoho, HubSpot, Pipedrive und Salesflare sieh dir diesen umfassenden Vergleich an.

Und denk daran: Letztendlich bestimmen deine Prioritäten, was für DICH die beste Wahl ist.

Bevor ich dich jedoch mit ein paar praktischen Ratschlägen dazu zurücklasse, wie du das richtige CRM auswählst und implementierst, möchte ich dir noch erklären, warum ich glaube, dass das beste CRM für kleine Unternehmen dasjenige ist, das dein Vertriebsteam tatsächlich nutzt.

Warum die CRM-Nutzung für kleine Unternehmen wichtiger ist

Kleine Unternehmen haben nur selten einen eigenen CRM-Administrator, dessen Aufgabe darin besteht, Daten zu bereinigen und die anderen dazu zu bringen, Datensätze zu aktualisieren. Wenn das Team das CRM nicht ganz selbstverständlich am Leben hält, verfällt das System schnell.

Eine Studie von CSO Insights zeigt, dass 43 % der CRM-Kunden weniger als die Hälfte der Funktionen ihres CRM nutzen.

Eine weitere erschreckende Statistik aus einer Studie von Staples Workplace besagt, dass 70 % der Mitarbeitenden angeben, dass schlecht funktionierende Technologie ihre Produktivität beeinträchtigt – noch vor Burn-out, Krankheit und Büropolitik. 😣

Und es geht nicht nur darum, bestimmte Funktionen nicht zu nutzen oder die Produktivität ernsthaft zu beeinträchtigen, sondern um viel mehr. Ein CRM, das vom Vertriebsteam nicht richtig genutzt wird, führt zu einer langen Reihe sehr ernster Probleme:

• Wenn jemand das Unternehmen verlässt, musst du viele Kundenbeziehungen wieder von Grund auf aufbauen
• Wenn jemand krank ist, lässt sich diese Person nur sehr schwer vertreten
• Dein Vertriebsteam zu coachen und ihm zu helfen, bessere Ergebnisse zu erzielen, ist sehr schwierig, weil dir nur wenige Grundlagen dafür zur Verfügung stehen
• Aktuelle Umsatzprognosen zu erstellen, erfordert viel Arbeit und ständiges Nachhaken
• Die Zusammenarbeit innerhalb des Vertriebsteams oder zwischen Vertrieb und Marketing ist 10-mal schwieriger
• …

Deshalb würden laut CSO Insights 72 % der Führungskräfte mehr Benutzerfreundlichkeit gegen weniger Funktionen eintauschen. Und laut Inside CRM halten 65 % der Vertriebsprofis Benutzerfreundlichkeit für die wichtigste CRM-Funktion. ✨

Kurz gesagt: Wenn dein Vertriebsteam das CRM nicht nutzt, bringt es dir nicht viel, überhaupt eines zu haben.

Wie stellst du nun sicher, dass du ein CRM auswählst und implementierst, das sie auch WIRKLICH nutzen? 👇

3 Schritte zum CRM-Erfolg für kleine Unternehmen

Auf Grundlage vieler Jahre, in denen wir Kunden dabei geholfen haben, erfolgreich zu sein, lautet mein 3-Schritte-Ratschlag für kleine Unternehmen, die das richtige CRM auswählen und tatsächlich Wert daraus ziehen wollen:

1. Finde heraus, wofür du ein CRM brauchst. Viele Unternehmen geben einfach „CRM“ in Google ein. Typischerweise landen sie dann bei einem der mehr als 650 CRMs mit dem größten Budget – und damit der besten Sichtbarkeit ganz oben in Such- und Bewertungslisten –, nicht bei dem, das am besten zu ihnen passt. Wenn du in der Immobilienbranche tätig bist, brauchst du etwas anderes als im E-Commerce, mit einem Nagelstudio oder im B2B-Vertrieb.
2. Beziehe dein Vertriebsteam in die Entscheidung ein. Wähle ein CRM nicht allein aus und zwinge es deinem Vertriebsteam auf. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass es das CRM nicht nutzen wird und es dadurch nutzlos wird. Erstelle stattdessen eine Shortlist und sorge dafür, dass dein Team diese CRMs tatsächlich ausprobiert. Wenn die Mitglieder sich vorstellen können, das CRM zu nutzen, ist die Wahrscheinlichkeit viel höher, dass sie damit anfangen und es dauerhaft verwenden. Außerdem hast du dann ihre Unterstützung.
3. Schule dein Team darin, was das CRM kann und WIE ihr es als Team nutzen werdet. Dein Team darin zu schulen, was das CRM leisten kann, ist entscheidend, damit es das System optimal nutzt. Trotzdem bereitest du dein Scheitern vor, wenn ihr nicht zusätzlich festlegt, wie ihr es als Team einsetzen werdet. Wenn alle das System unterschiedlich nutzen, ist es schwierig, zusammenzuarbeiten oder die Daten sinnvoll zu interpretieren. Nimm dir ein paar Augenblicke Zeit, um einige Richtlinien festzulegen – so maximierst du deine Erfolgschancen erneut.

Wenn du alle 3 Schritte befolgst, bist du meiner Erfahrung nach 99 % der anderen kleinen Unternehmen sofort einen Schritt voraus, denn offenbar lassen sie mindestens einen davon aus! 🥇

Du möchtest noch mehr Unterstützung? Sag uns Bescheid! Unser Team hilft dir gerne weiter – auch wenn du dich am Ende nicht für Salesflare entscheidest.

FAQ

Welches CRM ist das beste für ein kleines Unternehmen?

Auf Grundlage einer umfassenden Analyse von Nutzerbewertungen und Funktionen wird Salesflare als das beste CRM für kleine Unternehmen eingestuft – insbesondere für Unternehmen im B2B-Vertrieb. Welche Wahl letztlich die richtige ist, hängt von deinen konkreten Anforderungen ab: Ein Unternehmen mit Schwerpunkt auf Marketing bevorzugt zum Beispiel vielleicht HubSpot. Für aktive Vertriebsteams sticht Salesflare jedoch heraus, weil es so einfach und automatisiert konzipiert ist, dass dein Team es tatsächlich nutzen wird.

Was ist ein CRM für ein kleines Unternehmen?

Für ein kleines Unternehmen ist ein CRM-System (Customer Relationship Management) ein Tool, mit dem du all deine Kundendaten organisierst, Sales-Leads verfolgst und die Kommunikation an einem Ort verwaltest. Es hilft dir, stärkere Beziehungen aufzubauen, und stellt sicher, dass wichtige Follow-ups und Chancen nicht verloren gehen – entscheidend für dein Wachstum. Damit entwickelst du dich von unübersichtlichen Tabellenkalkulationen hin zu einem professionellen, skalierbaren System.

Welches CRM ist für kleine Unternehmen kostenlos?

Mehrere CRMs, darunter HubSpot und EngageBay, bieten kostenlose Pläne für kleine Unternehmen an. Das ist eine gute Möglichkeit, mit einem grundlegenden Kontaktmanagement zu starten. Diese kostenlosen Versionen sind jedoch oft eingeschränkt. Für den Zugriff auf wichtige Vertriebsfunktionen wie E-Mail-Sequenzen oder mehrere Sales-Pipelines brauchst du in der Regel ein Upgrade auf einen teuren kostenpflichtigen Plan. Besser ist es, ein erschwingliches CRM zu wählen, das am besten zu deinen Anforderungen passt.

Sollte ein kleines Unternehmen ein CRM nutzen?

Ja, unbedingt. Wenn du kein CRM nutzt, kann das ernsthafte Probleme verursachen – etwa den Verlust von Kundenbeziehungen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, eine geringere Produktivität im Team und die Unfähigkeit, den Umsatz präzise zu forecasten. Ein CRM bietet eine zentrale Quelle verlässlicher Daten und macht dein Unternehmen organisierter, professioneller und besser auf Wachstum vorbereitet. Für jedes ernsthaft geführte kleine Unternehmen ist es ein grundlegendes Tool.

Worauf sollte ein kleines Unternehmen bei CRM-Software achten?

Ein kleines Unternehmen sollte über die Liste der Funktionen hinausblicken und die Gesamtkosten, den Aufwand für Einrichtung und Verwaltung, die einfache Einführung, die Automatisierung manueller Dateneingabe, die Integrationen mit den Tools, die das Team bereits nutzt, sowie die Möglichkeit zur Skalierung ohne unnötige Komplexität vergleichen. Das beste CRM ist eines, das zur Vertriebsweise deines Unternehmens passt und das dein Team im Alltag realistisch dauerhaft nutzen kann.

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