Caratteristiche principali del CRM: Funzionalità di base e avanzate da ricercare

Funzionalità necessarie in un sistema CRM e perché sono importanti

Il Customer Relationship Management (CRM) è una di quelle cose che possono sembrare la migliore decisione mai presa o la peggiore perdita di tempo, a seconda che abbiate scelto il CRM giusto per la vostra azienda.

Per oltre un decennio ho aiutato migliaia di aziende a districarsi tra i rumori per impostare un software CRM che migliorasse effettivamente il loro processo di vendita. Se state esplorando le funzionalità del CRM, siete nel posto giusto.

Questa guida si rivolge a coloro che guidano o costruiscono team di vendita che stanno studiando come utilizzare il CRM per seguire meglio i contatti, collaborare meglio come team o semplicemente organizzarsi meglio.

Vi guiderò attraverso le caratteristiche di base e avanzate dei sistemi CRM, suddividendo ciò che è essenziale, ciò che è opzionale e come le giuste funzionalità possono fare una seria differenza nella vostra capacità di organizzare, crescere e scalare.

Panoramica delle caratteristiche principali del CRM

Quando parlo di sistemi CRM con le aziende, spesso queste hanno l'idea generale di voler "tenere meglio traccia dei clienti". È un buon inizio, ma il CRM è molto di più della semplice memorizzazione dei dati di contatto dei clienti.

A livello fondamentale, un CRM vi aiuta a gestire le relazioni in modo sistematico, assicurando che nessun cliente sfugga, mantenendo il vostro team allineato e, in ultima analisi, consentendovi di vendere in modo più efficace.

Di seguito, illustrerò quelle che considero le caratteristiche fondamentali e irrinunciabili di un sistema CRM.

1. Gestione dei contatti

La gestione delle informazioni sui clienti è il fulcro delle attività del CRM. In termini pratici, ciò significa disporre di un database centralizzato in cui è possibile accedere e aggiornare i profili dei clienti, registrare le interazioni e visualizzare la storia completa del rapporto con ciascun cliente.

I migliori CRM fanno un ulteriore passo avanti arricchendo automaticamente le informazioni sui contatti.

Questo è un settore in cui il nostro software, Salesflare, si distingue davvero. Con Salesflare non è necessario passare ore a inserire manualmente i dati: le informazioni vengono estratte dalle e-mail, dalle firme delle e-mail, dal calendario e persino dalle informazioni disponibili pubblicamente sui profili dei social media.

Immaginate quanto di più potrebbe fare il vostro team se non fosse impantanato dall'inserimento manuale dei dati.

2. Gestione dei contatti e delle trattative

Una cosa è avere i dettagli dei clienti in un database, ma ciò di cui avete veramente bisogno è la capacità di gestire le opportunità: visualizzare chi è nella vostra pipeline, in quale fase si trova e dove dovete concentrarvi per far progredire le cose.

Una pipeline visiva lo rende possibile.

Mantenete la visione d'insieme con una pipeline di vendita visiva e drag-and-drop.

Le pipeline drag-and-drop sono una funzione semplice ma potente presente nella maggior parte dei CRM. Rendono il processo di vendita più facile da capire a colpo d'occhio e permettono di vedere esattamente dove si trova ogni affare, quali affari si stanno muovendo e quali sono bloccati.

Non si tratta solo di visualizzazione, ma di azione: il vostro CRM dovrebbe aiutarvi a capire dove dovete intervenire.

3. Integrazione e automazione delle e-mail

Ho imparato che l'integrazione della posta elettronica può fare o distruggere un'esperienza CRM. Se si passa dal CRM alla casella di posta elettronica, si perde tempo e, soprattutto, opportunità.

L'integrazione delle e-mail consente al CRM di sincronizzarsi perfettamente con Gmail o Outlook, in modo da avere una visione completa delle comunicazioni proprio nel record del contatto.

SalesflareIl CRM, ad esempio, arriva direttamente nella vostra casella di posta elettronica. Inoltre, va oltre la semplice sincronizzazione delle e-mail: con le sequenze automatizzate di e-mail, è possibile raggiungere i contatti con follow-up costanti, anche quando si è concentrati altrove.

Integrate il vostro CRM nella vostra casella di posta elettronica.

Immaginate di impostare una sequenza automatizzata di email e di lasciarla girare finché un lead non risponde. In questo modo potrete tornare a concentrarvi sui lead più interessanti piuttosto che sul nurturing di quelli che hanno bisogno di tempo.

4. Gestione dei compiti e delle attività

Con tutti i pezzi in movimento nelle vendite, è facile dimenticare chi si deve seguire o quale sia la prossima azione da intraprendere in un affare. Un buon CRM vi aiuta a gestire le vostre attività in modo efficace.

Dovreste essere in grado di vedere le attività imminenti, di assegnare compiti al vostro team e di ricevere promemoria sulle attività successive.

Quando si tratta di Salesflare, non si limita a consentire l'impostazione di promemoria, ma fa un ulteriore passo avanti e invia promemoria di follow-up automatizzati per i lead che sono diventati silenziosi.

Ricevete promemoria automatici per non dimenticare mai nulla.

Il vostro CRM dovrebbe essere quell'assistente personale che vi dice esattamente cosa ha bisogno della vostra attenzione, anche prima che ve ne rendiate conto voi stessi.

5. Reporting e analisi

Se non si può misurare, non si può gestire. Reporting, analisi e previsioni sono essenziali in qualsiasi CRM perché aiutano a capire cosa funziona e dove ci si blocca.

Ad esempio, se riuscite a vedere chiaramente che la maggior parte delle vostre trattative si blocca nella fase di proposta, potete concentrarvi sul miglioramento di questa parte del processo.

Un buon reporting dovrebbe essere semplice, non qualcosa che richiede una laurea in scienze dei dati per essere compreso.

SalesflareGli strumenti di reporting, ad esempio, forniscono metriche di facile interpretazione che indicano dove sono i colli di bottiglia, quali sono i miglioramenti da apportare e quali azioni possono aiutarvi a convertire più opportunità.

Creare qualsiasi rapporto sulle vendite in pochi clic.

L'obiettivo è semplice: aiutarvi a prendere decisioni migliori con dati chiari.

6. Automazione del flusso di lavoro

L'idea alla base dell'automazione in un CRM è quella di togliere di mezzo le attività manuali e ripetitive, in modo da potersi concentrare su ciò che conta davvero: costruire relazioni e concludere affari.

L'automazione del flusso di lavoro è incredibilmente preziosa a questo scopo.

Con Salesflare, è possibile creare flussi automatizzati per inviare e-mail di follow-up o aggiornamenti personalizzati in base a trigger specifici, ad esempio inviando un follow-up personalizzato una settimana dopo che qualcuno ha scaricato una guida dal vostro sito web.

Si tratta di piccoli accorgimenti che fanno una grande differenza nel modo in cui i clienti vi percepiscono, senza che dobbiate alzare un dito.

7. Gestione della pipeline di vendita

La gestione della pipeline di vendita consiste nel capire dove si trova ogni opportunità e cosa è necessario fare per portarla avanti. Le pipeline di vendita visive aiutano a gestire questo aspetto in modo più intuitivo, consentendo di trascinare le offerte da una fase all'altra.

Cercate un CRM che renda visibile e comprensibile la vostra pipeline: non un semplice elenco di nomi, ma uno strumento dinamico che vi dia una chiara visione d'insieme.

SalesflareLa pipeline di vendita fornisce una visione a colpo d'occhio, in modo da poter vedere esattamente cosa sta accadendo con i vostri affari e prendere decisioni sul momento.

8. Integrazione con altri strumenti

Nel mondo delle vendite, il vostro CRM non può esistere in modo isolato. Sono necessarie integrazioni, sia con la posta elettronica, il calendario, LinkedIn o altri strumenti essenziali che il team utilizza quotidianamente. Il CRM deve funzionare come un hub che collega tutto.

Salesflare si integra perfettamente con LinkedIn, consentendovi di ottenere facilmente informazioni su potenziali clienti, di tenere traccia delle interazioni sociali e di espandere la vostra rete in modo più efficace.

Integrazione con altri strumenti essenziali come LinkedIn.

Si tratta di fare in modo che tutto funzioni insieme senza la fatica del manuale.

9. Funzionalità CRM mobile

I venditori sono spesso in movimento e la funzionalità CRM mobile è essenziale per tenere il passo. La possibilità di accedere alle informazioni sui clienti, di effettuare aggiornamenti o di tenere traccia di una riunione subito dopo averla lasciata è fondamentale per mantenere i dati aggiornati e l'efficienza.

Salesflare offre funzioni specifiche per i dispositivi mobili, come la scansione dei biglietti da visita (per acquisire immediatamente nuovi contatti) e le notifiche push in tempo reale. Può anche sincronizzare automaticamente la cronologia delle chiamate sui telefoni Android.

Si tratta di ridurre l'attrito e di assicurarsi che, ovunque ci si trovi, si possa continuare a lavorare in modo efficace.

10. Immissione e registrazione automatica dei dati

Uno dei maggiori ostacoli all'adozione del CRM è l'inserimento manuale dei dati. I venditori vogliono vendere, non passare il tempo a inserire dati.

Un CRM in grado di automatizzare l'inserimento dei dati elimina un importante punto di attrito.

Salesflare Il CRM si concentra in particolare su questo aspetto, registrando automaticamente le e-mail, le riunioni e le interazioni. Non dovete pensarci e il CRM rimane aggiornato senza problemi.

Rileva persino le aziende che probabilmente dovreste aggiungere automaticamente al CRM.

Automatizzate l'inserimento dei dati.

Ciò significa che, in qualità di venditore, il vostro tempo viene speso dove dovrebbe essere: a parlare con i clienti e a concludere gli affari, non a svolgere attività amministrative.

Caratteristiche avanzate del CRM

Dopo aver trattato le caratteristiche di base di cui ogni CRM ha bisogno, vediamo alcune funzionalità avanzate che possono davvero migliorare il vostro gioco di vendite.

1. Arricchimento dei dati

L'arricchimento dei dati avviene quando il CRM aggiunge ai record dei clienti informazioni aggiuntive provenienti da fonti esterne. Immaginate di avere il profilo di un cliente completato automaticamente con dati come le dimensioni dell'azienda, il settore e i profili sociali.

Ciò consente di risparmiare tempo e di avere interazioni più significative.

In Salesflare, l'arricchimento dei dati è integrato e fornisce un quadro completo dei vostri contatti e delle vostre aziende senza che dobbiate muovere un dito.

L'importante è avere i dati giusti al momento giusto.

2. Sales Intelligence e analisi predittiva

I sistemi CRM avanzati incorporano la sales intelligence, aiutandovi a prevedere i risultati e a dare priorità ai contatti.

Lo scoring predittivo dei lead potrebbe dirvi quali offerte hanno probabilità di chiudersi in base al comportamento recente, o quali lead hanno bisogno di essere coltivati maggiormente.

Queste informazioni sono particolarmente preziose quando si dispone di una pipeline completa e si ha bisogno di dare priorità al proprio tempo in modo efficace. Analizzando i modelli, il CRM può aiutarvi a capire quali sono le opportunità più promettenti.

3. Sequenze di e-mail e invio di informazioni personalizzate

Oltre all'automazione di base delle e-mail, l'invio personalizzato su scala è ciò che fa la differenza nei mercati competitivi. Le sequenze di e-mail consentono di inviare automaticamente una serie di e-mail, ma con una personalizzazione tale da far percepire a ciascun destinatario che l'e-mail è fatta su misura per lui.

Salesflare offre questa capacità: è possibile creare campagne e-mail mirate che alimentano i contatti attraverso l'imbuto.

Inviare sequenze di e-mail personalizzate.

Aiuta a mantenere il rapporto caldo e alla fine spinge a impegnarsi, il tutto senza interventi manuali.

Caratteristiche del CRM a confronto

Non tutti i CRM sono costruiti allo stesso modo e le aziende hanno esigenze diverse.

Alcuni CRM sono più adatti alle aziende che richiedono un'ampia personalizzazione, anche se potrebbero essere complessi e richiedere una notevole configurazione. Altri sono più semplici da usare e si concentrano sulle piccole e medie imprese. I loro benefici sono molto diversi.

Alcuni sono stati pensati per adattarsi a determinati tipi di aziende, come le startup o le agenzie, mentre altri sono specializzati per attività specifiche, come l'automazione delle vendite o il monitoraggio delle e-mail.

Esistono CRM che eccellono nell'integrazione con piattaforme particolari, come Google Workspace o Outlook, e altri che offrono funzionalità avanzate come l'intelligenza delle vendite o le capacità di intelligenza artificiale.

È importante che la scelta del CRM corrisponda alle esigenze specifiche della vostra azienda. Il CRM più sofisticato non servirà a nulla se non è facile da usare e non si adatta al vostro caso d'uso.

Ecco alcuni confronti specifici che potete verificare:

CRM per tipo di azienda

CRM per integrazione di base

CRM per casi d'uso specifici

CRM con tecnologia specifica

Confronto tra CRM

Strumenti e-mail integrati

Un sistema CRM è valido quanto il valore che offre alla vostra azienda. Se state cercando di snellire i processi, di comprendere meglio i dati dei vostri clienti o semplicemente di assicurarvi che nessun lead vi sfugga mai, il CRM giusto può fare la differenza.

Prendetevi il tempo necessario per valutare ciò che è importante per voi e per il vostro team e se pensate che Salesflare possa fare al caso vostro, provatelo o prenotate una demo con noi.

Le funzioni di automazione, da sole, potrebbero essere il cambiamento che vi aiuterà a concentrarvi meno sul lavoro amministrativo e più su ciò che sapete fare meglio: chiudere le trattative.

Se avete già fatto la vostra scelta, il passo successivo: come utilizzare con successo un CRM.

scopri le caratteristiche del CRM dell'Salesflare

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Jeroen Corthout
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