Principales funciones de CRM: Funciones básicas y avanzadas
Funciones que necesita en un sistema CRM y por qué son importantes
La gestión de las relaciones con los clientes (CRM) es una de esas cosas que pueden parecer la mejor decisión que haya tomado nunca o la peor pérdida de tiempo, dependiendo de si ha elegido el CRM adecuado para su empresa.
Llevo más de una década ayudando a miles de empresas a abrirse camino entre el ruido para configurar un software CRM que realmente mejore su proceso de ventas. Si estás explorando las funciones de CRM, estás en el lugar adecuado.
Esta guía es para aquellos de ustedes que dirigen o crean equipos de ventas que están explorando cómo pueden utilizar CRM para hacer un mejor seguimiento de los clientes potenciales, colaborar mejor como equipo o simplemente organizarse mejor.
Le guiaré a través de las funciones básicas y avanzadas de los sistemas CRM, desglosando lo que es esencial, lo que es opcional y cómo la funcionalidad adecuada puede marcar una gran diferencia en su capacidad para organizar, crecer y escalar.
Descripción general de las funciones principales de CRM
Cuando hablo con empresas sobre sistemas CRM, suelen tener la idea general de que quieren "hacer un mejor seguimiento de los clientes". Es un buen comienzo, pero CRM es mucho más que almacenar los datos de contacto de los clientes.
En un nivel fundamental, un CRM le ayuda a gestionar las relaciones de forma sistemática, garantizando que ningún cliente se escape, manteniendo a su equipo alineado y, en última instancia, permitiéndole vender con mayor eficacia.
A continuación, desglosaré lo que considero que son las funciones básicas e imprescindibles de un sistema CRM.
1. Gestión de contactos
La gestión de la información de los clientes es la esencia de la gestión de las relaciones con los clientes (CRM). En la práctica, esto significa disponer de una base de datos centralizada en la que se puede acceder a los perfiles de los clientes y actualizarlos, registrar las interacciones y ver un historial completo de la relación con cada cliente.
Los mejores CRM van un paso más allá y enriquecen la información de contacto automáticamente.
En realidad, este es un ámbito en el que nuestro software, Salesflare, realmente destaca. Con Salesflare, no tienes que pasar horas introduciendo datos manualmente; extrae información de tus correos electrónicos, firmas de correo electrónico, calendario e incluso información pública disponible en perfiles de redes sociales.
Imagine cuánto más podría lograr su equipo si no se viera atascado por la introducción manual de datos.
2. Gestión de clientes potenciales y acuerdos
Una cosa es tener los datos de los clientes en una base de datos, pero lo que realmente se necesita es la capacidad de gestionar las oportunidades, de visualizar quién está en la cartera, en qué fase se encuentra y en qué aspectos hay que centrarse para avanzar.
Una canalización visual lo hace posible.
Los pipelines de arrastrar y soltar son una función sencilla pero potente de la mayoría de los CRM actuales. Hacen que el proceso de ventas sea más fácil de entender de un vistazo y le permiten ver exactamente dónde está cada acuerdo, qué acuerdos se están moviendo y cuáles están atascados.
No se trata sólo de visualizar; se trata de actuar. Tu CRM debe ayudarte a ver dónde tienes que intervenir.
3. Integración y automatización del correo electrónico
He aprendido que la integración del correo electrónico puede marcar el éxito o el fracaso de una experiencia de CRM. Si estás alternando entre tu CRM y tu bandeja de entrada de correo electrónico, estás perdiendo tiempo y, lo que es más importante, oportunidades.
La integración del correo electrónico hace posible que su CRM se sincronice perfectamente con Gmail o Outlook, para que tenga una visión completa de la comunicación justo ahí, en el registro del contacto.
Salesflarepor ejemplo, lleva tu CRM directamente a tu bandeja de entrada. También va más allá de la simple sincronización de correos electrónicos; con las secuencias automatizadas de correo electrónico, puedes llegar a los clientes potenciales con un seguimiento constante, incluso mientras estás concentrado en otra cosa.
Imagínese crear una secuencia de correo automatizada y dejar que se ejecute hasta que un cliente potencial responda. Eso es tiempo que usted recupera para centrarse en los clientes potenciales calientes en lugar de nutrir a los que necesitan tiempo.
4. Gestión de tareas y actividades
Con todas las piezas que se mueven en el departamento de ventas, es fácil olvidar a quién hay que hacer un seguimiento o cuál es la siguiente acción en una operación. Un buen CRM te ayuda a gestionar tus tareas con eficacia.
Deberías poder ver las próximas actividades, asignar tareas a tu equipo y recibir recordatorios sobre lo que hay que hacer a continuación.
Cuando se trata de Salesflare, no sólo permite establecer recordatorios, sino que va un paso más allá y envía recordatorios de seguimiento automatizados para los clientes potenciales que se han quedado quietos.
Su CRM debería ser ese asistente personal que le dice exactamente lo que necesita su atención, incluso antes de que usted mismo se dé cuenta.
5. Informes y análisis
Si no se puede medir, no se puede gestionar. Los informes, los análisis y las previsiones son esenciales en cualquier CRM porque le ayudan a entender qué está funcionando y dónde se está atascando.
Por ejemplo, si puede ver claramente que la mayoría de sus acuerdos se estancan en la fase de propuesta, puede centrarse en mejorar esa parte del proceso.
Un buen informe debe ser sencillo. No es algo para lo que se necesite un título en ciencia de datos.
SalesflarePor ejemplo, las herramientas de elaboración de informes de la empresa proporcionan parámetros fáciles de interpretar que le indican dónde se encuentran los cuellos de botella, qué necesita mejorar y qué acciones pueden ayudarle a convertir más oportunidades.
El objetivo es sencillo: ayudarle a tomar mejores decisiones con datos claros.
6. Automatización del flujo de trabajo
La idea detrás de la automatización en un CRM es quitarle de encima tareas manuales repetitivas para que pueda centrarse en lo que realmente importa: crear relaciones y cerrar acuerdos.
La automatización del flujo de trabajo es increíblemente valiosa para ello.
Con Salesflare, puede crear flujos automatizados para enviar correos electrónicos de seguimiento personalizados o actualizaciones basadas en desencadenantes específicos. Por ejemplo, puede enviar un seguimiento personalizado una semana después de que alguien descargue una guía de su sitio web.
Estos son los pequeños detalles que marcan una gran diferencia en la percepción que tienen de usted los clientes potenciales, sin que usted tenga que mover un dedo.
7. Gestión de la cartera de ventas
La gestión del proceso de ventas consiste en saber dónde se encuentra cada oportunidad y qué se necesita para hacerla avanzar. Los pipelines de ventas visuales te ayudan a gestionar esto de forma más intuitiva, permitiéndote arrastrar y soltar oportunidades de una etapa a la siguiente.
Busque un CRM que haga visible y comprensible su pipeline; no sólo una lista de nombres, sino una herramienta dinámica que le ofrezca una visión clara.
Salesflarele ofrece una visión general para que pueda ver exactamente lo que está ocurriendo con sus operaciones y tomar decisiones sobre la marcha.
8. Integración con otras herramientas
En el mundo de las ventas, su CRM no puede existir de forma aislada. Necesita integraciones; ya sea con su correo electrónico, su calendario, LinkedIn u otras herramientas esenciales que su equipo utilice a diario. El CRM debe funcionar como un centro que lo conecte todo.
Salesflare se integra a la perfección con LinkedIn, lo que significa que puede aportar fácilmente información sobre posibles clientes potenciales, realizar un seguimiento de las interacciones sociales y ampliar su red de contactos de forma más eficaz.
Se trata de asegurarse de que todo funcione a la perfección sin complicaciones manuales.
9. Funcionalidad CRM móvil
Los vendedores suelen estar en movimiento, y la funcionalidad CRM móvil es esencial para mantenerse al día. La posibilidad de acceder a la información de los clientes, realizar actualizaciones o hacer un seguimiento de una reunión justo después de salir de ella es crucial para mantener los datos actualizados y seguir siendo eficiente.
Salesflare ofrece funciones específicas para móviles, como el escaneado de tarjetas de visita (para captar inmediatamente nuevos contactos) y notificaciones push en tiempo real. También puede sincronizar automáticamente el historial de llamadas en teléfonos Android.
Se trata de reducir la fricción y asegurarse de que, esté donde esté, pueda seguir trabajando con eficacia.
10. Introducción y registro automatizados de datos
Uno de los mayores obstáculos para la adopción de CRM es la introducción manual de datos. Los vendedores quieren vender, no perder el tiempo introduciendo datos.
Un CRM capaz de automatizar la introducción de datos elimina un importante punto de fricción.
Salesflare se centra especialmente en esto registrando automáticamente los correos electrónicos, las reuniones y las interacciones. No tienes que pensar en ello, y el CRM se mantiene actualizado sin problemas.
Incluso detecta automáticamente las empresas que probablemente deberías añadir al CRM.
Esto significa que, como vendedor, dedicará su tiempo a lo que debe: hablar con los clientes y cerrar acuerdos, no a tareas administrativas.
Funciones avanzadas de CRM
Ahora que ya hemos cubierto las funciones básicas que todo CRM necesita, vamos a adentrarnos en algunas funciones avanzadas que realmente pueden mejorar sus ventas.
1. Enriquecimiento de datos
El enriquecimiento de datos se produce cuando su CRM añade información adicional a sus registros de clientes procedente de fuentes externas. Imagine que el perfil de un cliente se rellena automáticamente con datos como el tamaño de la empresa, el sector y los perfiles sociales.
Esto ahorra tiempo y le ayuda a tener interacciones más significativas.
En Salesflare, el enriquecimiento de datos está incorporado, proporcionando una imagen completa de sus contactos y empresas sin que usted mueva un dedo.
Se trata de disponer de los datos adecuados en el momento oportuno.
2. Inteligencia de ventas y análisis predictivo
Los sistemas CRM avanzados incorporan inteligencia de ventas, lo que le ayuda a predecir resultados y priorizar clientes potenciales.
La puntuación predictiva de clientes potenciales puede indicarle qué acuerdos tienen más probabilidades de cerrarse en función de su comportamiento reciente, o qué clientes potenciales necesitan más atención.
Esta información es especialmente valiosa cuando se tiene una cartera de proyectos llena y es necesario priorizar el tiempo de forma eficaz. Mediante el análisis de patrones, el CRM puede ayudarle a ver qué oportunidades son más prometedoras.
3. Secuencias de correo electrónico y difusión personalizada
Más allá de la automatización básica del correo electrónico, el alcance personalizado a escala es lo que marca la diferencia en los mercados competitivos. Las secuencias de correo electrónico permiten enviar automáticamente una serie de mensajes, pero con la suficiente personalización como para que cada destinatario sienta que están hechos a su medida.
Salesflare ofrece esta posibilidad. Puede crear campañas de correo electrónico específicas que nutran a los clientes potenciales a través del embudo.
Ayuda a mantener la relación y, con el tiempo, fomenta el compromiso, todo ello sin intervención manual.
Comparación de funciones de CRM
No todos los CRM son iguales, y las empresas tienen necesidades diferentes.
Algunos CRM son más adecuados para empresas que requieren una gran capacidad de personalización, aunque pueden ser complejos y requerir una configuración importante. Otros son más sencillos y fáciles de usar, y se centran en las pequeñas y medianas empresas. Sus ventajas son muy diferentes.
Algunas se adaptan a determinados tipos de empresas, como las nuevas o las agencias, mientras que otras están especializadas en tareas concretas, como la automatización de ventas o el seguimiento del correo electrónico.
Hay CRM que destacan por su integración con plataformas concretas, como Google Workspace o Outlook, y otros que ofrecen funciones avanzadas como inteligencia de ventas o capacidades de IA.
Es importante que su CRM se adapte a las necesidades específicas de su empresa. El CRM más sofisticado no servirá de nada si no es fácil de usar y no se adapta a su caso de uso.
Aquí tienes algunas comparaciones específicas que puedes consultar:
CRM por tipo de empresa
- Mejor CRM para agencias de marketing
- Mejor CRM para consultores
- Mejor CRM para startups
- Mejor CRM para pequeñas empresas
- Mejor CRM para empresas B2B
CRM por Core Integration
- Mejor CRM de Outlook
- Mejor Google Workspace CRM
- Mejor CRM para Gmail
- Mejor integración correo electrónico - CRM
- Las mejores integraciones LinkedIn - CRM
CRM para casos de uso específicos
- Mejor software de gestión de ventas
- Mejor software de base de datos de clientes
- Mejor software de seguimiento de ventas
- Mejor software de gestión de clientes potenciales
- Mejor CRM de ventas
- Ejemplos de CRM
CRM con tecnología específica
Comparaciones de CRM
Herramientas de correo electrónico integradas
- Los mejores rastreadores de correo electrónico
- Mejor buscador de correo electrónico
- La mejor extensión para encontrar emails en LinkedIn
Un sistema CRM es tan bueno como el valor que aporta a su empresa. Tanto si quiere agilizar sus procesos, conocer mejor los datos de sus clientes o simplemente asegurarse de que no se le escapa ningún cliente potencial, el CRM adecuado puede marcar la diferencia.
Tómese su tiempo para evaluar lo que es importante para usted y su equipo, y si cree que Salesflare puede encajar, pruébelo o reserve una demostración con nosotros.
Las funciones de automatización por sí solas podrían ser el cambio que le ayude a centrarse menos en el trabajo administrativo y más en lo que mejor sabe hacer: cerrar tratos.
Si ya has hecho tu elección, siguiente paso: cómo utilizar un CRM con éxito.
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