Principales funciones de CRM: Funciones básicas y avanzadas

Funciones que necesita en un sistema CRM y por qué son importantes

La gestión de las relaciones con los clientes (CRM) es una de esas cosas que pueden parecer la mejor decisión que haya tomado nunca o la peor pérdida de tiempo, dependiendo de si ha elegido el CRM adecuado para su empresa.

Llevo más de una década ayudando a miles de empresas a abrirse camino entre el ruido para configurar un software CRM que realmente mejore su proceso de ventas. Si estás explorando las funciones de CRM, estás en el lugar adecuado.

Esta guía es para aquellos de ustedes que dirigen o crean equipos de ventas que están explorando cómo pueden utilizar CRM para hacer un mejor seguimiento de los clientes potenciales, colaborar mejor como equipo o simplemente organizarse mejor.

Le guiaré a través de las funciones básicas y avanzadas de los sistemas CRM, desglosando lo que es esencial, lo que es opcional y cómo la funcionalidad adecuada puede marcar una gran diferencia en su capacidad para organizar, crecer y escalar.

Descripción general de las funciones principales de CRM

Cuando hablo con empresas sobre sistemas CRM, suelen tener la idea general de que quieren "hacer un mejor seguimiento de los clientes". Es un buen comienzo, pero CRM es mucho más que almacenar los datos de contacto de los clientes.

En un nivel fundamental, un CRM le ayuda a gestionar las relaciones de forma sistemática, garantizando que ningún cliente se escape, manteniendo a su equipo alineado y, en última instancia, permitiéndole vender con mayor eficacia.

A continuación, desglosaré lo que considero que son las funciones básicas e imprescindibles de un sistema CRM.

1. Gestión de contactos

La gestión de la información de los clientes es la esencia de la gestión de las relaciones con los clientes (CRM). En la práctica, esto significa disponer de una base de datos centralizada en la que se puede acceder a los perfiles de los clientes y actualizarlos, registrar las interacciones y ver un historial completo de la relación con cada cliente.

The best CRMs take this a step further by enriching contact information automatically.

Esta es un área en la que nuestro software, Salesflare, realmente destaca. Con Salesflare, no necesitas pasar horas introduciendo datos manualmente; extrae información de tus correos electrónicos, firmas de correo electrónico, calendario e incluso información pública disponible en perfiles de redes sociales.

Imagine cuánto más podría lograr su equipo si no se viera atascado por la introducción manual de datos.

2. Gestión de clientes potenciales y acuerdos

It’s one thing to have customer details in a database, but what you really need is the ability to manage leads; to visualize who is in your pipeline, what stage they are at, and where you need to focus to move things forward.

A visual pipeline makes it possible to track your sales.

característica esencial de CRM: un canal de ventas visual, de arrastrar y soltar
Keep the overview with a visual, drag-and-drop sales pipeline.

Los pipelines de arrastrar y soltar son una función sencilla pero potente de la mayoría de los CRM actuales. Hacen que el proceso de ventas sea más fácil de entender de un vistazo y le permiten ver exactamente dónde está cada acuerdo, qué acuerdos se están moviendo y cuáles están atascados.

No se trata sólo de visualizar; se trata de actuar. Tu CRM debe ayudarte a ver dónde tienes que intervenir.

3. Integración y automatización del correo electrónico

I’ve learned that email integration can make or break a CRM experience. If you’re flipping between your CRM and your email inbox, you’re losing time and – most importantly – opportunities.

Email integration makes it possible for your CRM to sync seamlessly with Gmail or Outlook, so you have a full view of communication right there in the contact record.

Salesflare, for example, brings your CRM right into your inbox. It also goes beyond just syncing emails; with automated secuencias de correo electrónico, you can reach out to leads with consistent follow-ups, even while you’re focused elsewhere.

capacidad de integrar su CRM con su buzón de correo electrónico
Integre su CRM en su bandeja de entrada de correo electrónico.

Imagínese crear una secuencia de correo automatizada y dejar que se ejecute hasta que un cliente potencial responda. Eso es tiempo que usted recupera para centrarse en los clientes potenciales calientes en lugar de nutrir a los que necesitan tiempo.

4. Gestión de tareas y actividades

Con todas las piezas que se mueven en el departamento de ventas, es fácil olvidar a quién hay que hacer un seguimiento o cuál es la siguiente acción en una operación. Un buen CRM te ayuda a gestionar tus tareas con eficacia.

Deberías poder ver las próximas actividades, asignar tareas a tu equipo y recibir recordatorios sobre lo que hay que hacer a continuación.

When it comes to Salesflare, it doesn’t just let you set reminders; it takes this a step further and sends automated follow-up reminders for leads that have gone quiet.

Recibe recordatorios automáticos para que nunca se te olvide nada.

Su CRM debería ser ese asistente personal que le dice exactamente lo que necesita su atención, incluso antes de que usted mismo se dé cuenta.

5. Informes y análisis

Si no se puede medir, no se puede gestionar. Los informes, los análisis y las previsiones son esenciales en cualquier CRM porque le ayudan a entender qué está funcionando y dónde se está atascando.

Por ejemplo, si puede ver claramente que la mayoría de sus acuerdos se estancan en la fase de propuesta, puede centrarse en mejorar esa parte del proceso.

Un buen informe debe ser sencillo. No es algo para lo que se necesite un título en ciencia de datos.

SalesflarePor ejemplo, las herramientas de elaboración de informes de la empresa proporcionan parámetros fáciles de interpretar que le indican dónde se encuentran los cuellos de botella, qué necesita mejorar y qué acciones pueden ayudarle a convertir más oportunidades.

informes y cuadros de mando personalizables
Build any sales report in a few clicks.

El objetivo es sencillo: ayudarle a tomar mejores decisiones con datos claros.

6. Automatización del flujo de trabajo

La idea detrás de la automatización en un CRM es quitarle de encima tareas manuales repetitivas para que pueda centrarse en lo que realmente importa: crear relaciones y cerrar acuerdos.

La automatización del flujo de trabajo es increíblemente valiosa para ello.

Con Salesflare, puede crear flujos automatizados para enviar correos electrónicos de seguimiento personalizados o actualizaciones basadas en desencadenantes específicos. Por ejemplo, puede enviar un seguimiento personalizado una semana después de que alguien descargue una guía de su sitio web.

Estos son los pequeños detalles que marcan una gran diferencia en la percepción que tienen de usted los clientes potenciales, sin que usted tenga que mover un dedo.

7. Gestión de la cartera de ventas

La gestión del proceso de ventas consiste en saber dónde se encuentra cada oportunidad y qué se necesita para hacerla avanzar. Los pipelines de ventas visuales te ayudan a gestionar esto de forma más intuitiva, permitiéndote arrastrar y soltar oportunidades de una etapa a la siguiente.

Busque un CRM que haga visible y comprensible su pipeline; no sólo una lista de nombres, sino una herramienta dinámica que le ofrezca una visión clara.

Salesflarele ofrece una visión general para que pueda ver exactamente lo que está ocurriendo con sus acuerdos y tomar decisiones sobre la marcha.

8. Integración con otras herramientas

En el mundo de las ventas, su CRM no puede existir de forma aislada. Necesita integraciones; ya sea con su correo electrónico, su calendario, LinkedIn u otras herramientas esenciales que su equipo utilice a diario. El CRM debe funcionar como un centro que lo conecte todo.

Salesflare integrates seamlessly with LinkedIn, meaning you can easily add potential leads, track social interactions, and expand your network more effectively.

Integración con LinkedIn y buscador de correo electrónico
Integración con otras herramientas esenciales como LinkedIn.

Se trata de asegurarse de que todo funcione a la perfección sin complicaciones manuales.

9. Funcionalidad CRM móvil

Salespeople are often on the move, and mobile CRM functionality is essential for keeping up. The ability to access customer information, make updates, or track a meeting right after you leave it is crucial for keeping your data current and staying efficient.

Salesflare offers specific mobile-friendly features like business card scanning (to immediately capture new contacts) and real-time push notifications. It can also automatically synchronize your call history on Android phones.

Se trata de reducir la fricción y asegurarse de que, esté donde esté, pueda seguir trabajando con eficacia.

10. Introducción y registro automatizados de datos

Uno de los mayores obstáculos para la adopción de CRM es la introducción manual de datos. Los vendedores quieren vender, no perder el tiempo introduciendo datos.

Un CRM capaz de automatizar la introducción de datos elimina un importante punto de fricción.

Salesflare se centra especialmente en esto registrando automáticamente los correos electrónicos, las reuniones y las interacciones. No tienes que pensar en ello y el CRM se mantiene actualizado sin problemas.

Incluso detecta automáticamente las empresas que probablemente deberías añadir al CRM.

Automatice la introducción de datos.

Esto significa que, como vendedor, dedicará su tiempo a lo que debe: hablar con los clientes y cerrar acuerdos, no a tareas administrativas.

Funciones avanzadas de CRM

Ahora que ya hemos cubierto las funciones básicas que todo CRM necesita, vamos a sumergirnos en algunas funciones avanzadas que realmente pueden mejorar sus ventas.

1. Enriquecimiento de datos

Enriquecimiento de datos is when your CRM adds additional information to your customer records from external sources. Imagine having a customer profile automatically filled in with data like company size, industry, and social profiles.

Esto ahorra tiempo y le ayuda a tener interacciones más significativas.

En Salesflare, el enriquecimiento de datos está incorporado, proporcionando una imagen completa de sus contactos y empresas sin que usted mueva un dedo.

Se trata de disponer de los datos adecuados en el momento oportuno.

2. Inteligencia de ventas y análisis predictivo

Los sistemas CRM avanzados incorporan inteligencia de ventas, lo que le ayuda a predecir resultados y priorizar clientes potenciales.

La puntuación predictiva de clientes potenciales puede indicarle qué acuerdos tienen más probabilidades de cerrarse en función de su comportamiento reciente, o qué clientes potenciales necesitan más atención.

Esta información es especialmente valiosa cuando se tiene una cartera de proyectos llena y es necesario priorizar el tiempo de forma eficaz. Mediante el análisis de patrones, el CRM puede ayudarle a ver qué oportunidades son más prometedoras.

3. Secuencias de correo electrónico y difusión personalizada

Más allá de la automatización básica del correo electrónico, el alcance personalizado a escala es lo que marca la diferencia en los mercados competitivos. Las secuencias de correo electrónico permiten enviar automáticamente una serie de mensajes, pero con la suficiente personalización como para que cada destinatario sienta que están hechos a su medida.

Salesflare ofrece esta posibilidad. Puede crear campañas de correo electrónico específicas que nutran a los clientes potenciales a través del embudo.

funcionalidad de secuencias de correo electrónico en el CRM
Envíe secuencias de correo electrónico personalizadas.

Ayuda a mantener la relación y, con el tiempo, fomenta el compromiso, todo ello sin intervención manual.

Comparación de funciones de CRM

No todos los CRM son iguales, y las empresas tienen necesidades diferentes.

Algunos CRM son más adecuados para empresas que requieren una gran capacidad de personalización, aunque pueden ser complejos y requerir una configuración importante. Otros son más sencillos y fáciles de usar, y se centran en las pequeñas y medianas empresas. Sus ventajas son muy diferentes.

Algunas se adaptan a determinados tipos de empresas, como las nuevas o las agencias, mientras que otras están especializadas en tareas concretas, como la automatización de ventas o el seguimiento del correo electrónico.

Hay CRM que destacan por su integración con plataformas concretas, como Google Workspace o Outlook, y otros que ofrecen funciones avanzadas como inteligencia de ventas o capacidades de IA.

Es importante que su CRM se adapte a las necesidades específicas de su empresa. El CRM más sofisticado no servirá de nada si no es fácil de usar y no se adapta a su caso de uso.

Aquí tienes algunas comparaciones específicas que puedes consultar:

CRM por tipo de empresa

CRM por Core Integration

CRM para casos de uso específicos

CRM con tecnología específica

Comparaciones de CRM

Herramientas de correo electrónico integradas

Un sistema CRM es tan bueno como el valor que aporta a su empresa. Tanto si quiere agilizar sus procesos, conocer mejor los datos de sus clientes o simplemente asegurarse de que no se le escapa ningún cliente potencial, el CRM adecuado puede marcar la diferencia.

Tómese su tiempo para evaluar lo que es importante para usted y su equipo, y si cree que Salesflare puede encajar, pruébelo o reserve una demostración con nosotros.

Las funciones de automatización por sí solas podrían ser el cambio que le ayude a centrarse menos en el trabajo administrativo y más en lo que mejor sabe hacer: cerrar tratos.

Si ya has hecho tu elección, siguiente paso: cómo utilizar un CRM con éxito.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Cuáles son las principales características de CRM?

Las principales funciones de un CRM moderno son la gestión de contactos, la gestión de clientes potenciales y acuerdos con un canal visual, una profunda integración del correo electrónico, la gestión de tareas y actividades, y sólidos informes y análisis. Las funciones avanzadas, cada vez más importantes, incluyen la automatización del flujo de trabajo, el enriquecimiento automático de datos y las secuencias de correo electrónico personalizadas.

¿Cuáles son las funciones clave de CRM?

Las funciones clave de un CRM son:

  • Centralice los datos de los clientes: Actúe como una única fuente de verdad para toda la información de contacto y el historial de interacciones.
  • Organizar el proceso de venta: Gestione los clientes potenciales y los acuerdos a través de un canal de ventas visual para realizar un seguimiento del progreso.
  • Automatice la comunicación y las tareas: Reduzca el trabajo manual automatizando los recordatorios de seguimiento, la introducción de datos y la difusión por correo electrónico.
  • Proporcionar información práctica: Ofrezca informes y análisis que le ayuden a comprender el rendimiento de las ventas y a tomar mejores decisiones.

¿Qué debe incluir un CRM?

Un buen CRM debe incluir un conjunto básico de funciones para ayudar a su equipo de ventas. Esto incluye una sólida gestión de contactos, un canal de ventas visual, una perfecta integración con el correo electrónico y el calendario, y la gestión de tareas con recordatorios automáticos. Para ser realmente eficaz, también debe contar con potentes funciones de automatización, como las de Salesflare, para gestionar la introducción de datos y el registro de forma automática, además de una aplicación móvil fácil de usar para los desplazamientos.

¿Cuáles son las reglas de oro de la gestión de las relaciones con los clientes?

Aunque no se trata de una lista oficial, las "reglas de oro" para una experiencia CRM satisfactoria son:

  1. Priorice la facilidad de uso: Si a su equipo le resulta difícil, no lo utilizará. La sencillez es la clave.
  2. Automatice todo lo posible: Reduzca al mínimo la introducción manual de datos. Un CRM debe ahorrar tiempo, no crear más trabajo administrativo.
  3. Integración con su flujo de trabajo: El CRM debe funcionar a la perfección con las herramientas que su equipo ya utiliza a diario, como el correo electrónico, el calendario y LinkedIn.
  4. Centrarse en lo importante: Elija un CRM basado en las funciones principales que resuelven sus mayores problemas, no en una larga lista de funciones que nunca utilizará.

¿Cuáles son los elementos básicos de la CRM?

Los elementos básicos de un sistema CRM moderno son una base de datos de clientes centralizada para toda la información de contacto, un canal de ventas visual para gestionar y seguir los acuerdos, un motor de automatización para gestionar las tareas y comunicaciones repetitivas y un módulo de análisis para proporcionar informes y perspectivas sobre el rendimiento de las ventas.

Prueba el CRM de Salesflare

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Jeroen Corthout
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