Scegliere un CRM: Guida pratica con processo, criteri e lista di controllo
La scelta del vostro CRM può fare o distruggere il vostro processo di vendita
La scelta del CRM giusto è una svolta per ogni azienda. Può trasformare completamente il modo di gestire le vendite, i contatti e le relazioni con i clienti.
Ma è anche facile scegliere quello sbagliato. In questo caso, non si tratta solo di uno spreco di tempo e denaro. Può frenare la produttività del team e far perdere opportunità.
Avendo lavorato con migliaia di piccole e medie imprese, ho visto di persona come un CRM possa snellire i processi o rallentarli. Negli ultimi 10 anni, ho aiutato i team a utilizzare correttamente il CRM e a evitare le numerose insidie che si presentano lungo il percorso.
In questa guida vi mostrerò come scegliere un CRM che si adatti alla vostra azienda e al vostro processo di vendita come un guanto. Analizzeremo tutto: a cosa dare priorità, come coinvolgere il vostro team e dove i sistemi CRM spesso falliscono.
Una rapida panoramica di ciò che tratteremo:
- Perché scegliere il CRM giusto è fondamentale
- Il processo di selezione del CRM
- Caratteristiche principali da ricercare in un CRM
- Una lista di controllo per la selezione del CRM
- Scegliere il miglior CRM per la propria azienda
Immergiamoci!
Perché la scelta del CRM giusto è fondamentale
Arriviamo subito al punto: il vostro CRM è più di un semplice software ed è più di un database di clienti. È la spina dorsale delle vostre operazioni di vendita.
Se lo fate bene, avrete un sacco di vantaggi: vi aiuterà a tenere sotto controllo i follow-up, ad automatizzare le attività ripetitive e a mantenere in movimento la vostra pipeline di vendita. Se sbagliate, rischiate di perdere la traccia dei lead, di perdere le interazioni chiave e di creare più lavoro per il vostro team invece di ridurlo.
Ho visto team passare mesi a cercare di far funzionare un CRM, per poi abbandonarlo e tornare a fogli di calcolo disordinati. La radice del problema? Non hanno scelto un CRM adatto alle loro esigenze o hanno sottovalutato l'importanza dell'adozione da parte degli utenti.
Un buon CRM non si limita a gestire i contatti. Dà struttura al processo di vendita, tiene traccia di ogni interazione e fornisce informazioni sulla situazione delle trattative in qualsiasi momento. Rende la vendita più facile, non più difficile.
Evitare le insidie più comuni nella selezione dei CRM
Uno degli errori più gravi che vedo è la scelta di un CRM con troppe funzioni non necessarie. Sembra impressionante durante la demo, ma in pratica tutte quelle funzioni extra non fanno altro che rendere il sistema più complesso.
Cosa succede allora? Il team di vendita smette di usarlo. Lo trovano troppo macchinoso e, senza aggiornamenti regolari, il CRM diventa inutile.
Ecco perché consiglio sempre di mantenere le cose semplici. Concentratevi innanzitutto sulle funzionalità principali: gestione dei contatti, monitoraggio delle interazioni e automazione dei follow-up.
Salesflare, ad esempio, è stato progettato con semplicità e l'automazione. Non riuscendo a trovare un CRM che potessimo continuare a usare, ne abbiamo costruito uno più intelligente. Salesflare si integra profondamente con gli strumenti che il vostro team di vendita già utilizza, come ad esempio e-mail, calendario e LinkedIn. In questo modo, l'utilizzo risulta naturale per i clienti, con conseguenti migliori tassi di adozione.
Il processo di selezione del CRM
Ora che avete capito perché è importante scegliere il CRM giusto, vediamo come affrontare il processo di selezione. È qui che molte piccole imprese inciampano. Si affrettano a prendere una decisione o passano troppo tempo a confrontare le caratteristiche senza pensare a ciò che conta davvero.
Ecco come procedere. 👇
1. Definire innanzitutto le esigenze aziendali
Prima di iniziare a confrontare i CRM basati su cloud, chiarite le vostre esigenze. Ogni azienda è diversa e non esiste una soluzione unica.
Iniziate a esaminare il vostro processo di vendita. Come arrivano i contatti? Come li spostate nella vostra pipeline? Dove sono i maggiori colli di bottiglia?
Una volta tracciata la mappa, pensate a ciò che vi serve da un CRM:
- Si tratta di tracciare meglio le vendite in un contesto B2B? O piuttosto per automatizzare le e-mail nell'eCommerce?
- Avete bisogno di automazione per i follow-up e l'inserimento dei dati?
- Quanto è importante avere integrazioni con la posta elettronica (come Gmail o Outlook), il calendario e LinkedIn?
- Avete bisogno di una reportistica approfondita per monitorare le performance di vendita?
Quanto più chiare sono le vostre esigenze, tanto più facile sarà trovare un CRM che le soddisfi.
Ricordate che il miglior CRM è quello che si allinea al vostro processo di vendita. Se vi costringe a cambiare il vostro modo di lavorare, probabilmente non è quello giusto.
2. Coinvolgere il team di vendita nella decisione
Questo è un punto importante. Non scegliete un CRM da soli.
Il team di vendita sarà l'utente principale, quindi il suo contributo è fondamentale. Conoscono i punti dolenti del vostro sistema attuale. Sanno cosa funziona e cosa no.
Coinvolgeteli nel processo decisionale fin dalle prime fasi. Chiedete loro:
- Qual è la sfida più grande nel loro flusso di lavoro quotidiano?
- In che modo attualmente tracciano le interazioni con i lead?
- Cosa renderebbe più facile il loro lavoro?
Quando il team di vendita si sente ascoltato, è più probabile che adotti volentieri il nuovo CRM. Inoltre, possono aiutarvi a individuare potenziali problemi prima di prendere un impegno.
3. Approfittate delle prove gratuite
Non comprereste un'auto senza averla provata. Lo stesso vale per la scelta del software CRM.
Una volta selezionate alcune opzioni, iscrivetevi alle prove gratuite. E sfruttatele davvero.
Fate esperienza pratica. Impostate una pipeline di vendita di base, aggiungete alcuni contatti e seguiteli. Provate le altre funzioni chiave.
Su cosa dovreste concentrarvi durante il processo?
- Il CRM è intuitivo e facile da usare?
- Gestisce le attività principali di cui avete bisogno?
- Quanto si integra con gli strumenti esistenti (come e-mail e calendario)?
- Riesce a vederlo in scala con il suo team?
Un buon CRM deve risultare naturale. Se ci si ritrova a cercare continuamente funzioni o a fare fatica a navigare nel sistema, è un segnale di allarme.
SalesflareIl sistema, ad esempio, consente di iniziare a utilizzarlo senza dover effettuare molte operazioni di configurazione. È stato costruito per funzionare subito, in modo da poter testare tracciamento dei lead, automazione del follow-up e integrazione delle e-mail subito.
Caratteristiche principali da ricercare in un CRM
Quando si valutano i CRM, è facile farsi distrarre dalle caratteristiche più appariscenti. Ma ricordate che più non è sempre meglio.
Ecco le caratteristiche che contano davvero:
1. Facilità d'uso
Questo aspetto non è negoziabile. Se il CRM non è facile da usare, il vostro team non lo userà. È così semplice.
Cercate un'interfaccia semplice e pulita. La navigazione deve essere intuitiva e le operazioni più comuni, come l'aggiunta di contatti o l'aggiornamento delle fasi della trattativa, devono richiedere solo pochi clic. Sia sul computer che nell'app mobile.
Salesflare, ad esempio, è un CRM vendite progettato pensando ai venditori. Non è sovraccarico di funzioni non necessarie e l'interfaccia è progettata in modo da mantenere la concentrazione sulla vendita.
2. Integrazione con gli strumenti
Il CRM non deve essere uno strumento isolato. Deve funzionare perfettamente con gli strumenti che il vostro team già utilizza, in particolare e-mail, calendario e LinkedIn.
Perché? Perché sono gli strumenti che utilizzate per comunicare con i clienti. Un buon CRM estrae automaticamente i dati da queste fonti, evitando di perdere tempo ad aggiornare tutto manualmente.
Salesflare si integra profondamente con la posta elettronica e il calendario, registrando automaticamente le interazioni e programmando i follow-up. Si integra anche con LinkedIn, in modo da poter gestire i vostri contatti ovunque in modo impeccabile.
3. Automazione delle attività ripetitive
L'automazione è vostra amica.
Per i piccoli team di vendita, l'automazione delle attività ripetitive, come le e-mail di follow-up e l'inserimento dei dati, può far risparmiare ore di lavoro ogni settimana.
Cercate un CRM che automatizzi le attività che altrimenti sfuggirebbero al controllo. Ad esempio, Salesflare registra automaticamente le e-mail, tiene traccia delle interazioni con i clienti e ricorda quando è il momento di fare un follow-up. In questo modo, non si perde nulla e il team rimane concentrato sulla chiusura degli affari.
4. Personalizzazione e flessibilità
Ogni azienda ha esigenze uniche, quindi è importante scegliere un CRM che offra la possibilità di personalizzazione.
Cercate un CRM che vi permetta di personalizzare le pipeline, creare campi personalizzati e generare report adatti alla vostra attività. Non volete un sistema rigido che vi costringa a lavorarci intorno. Il CRM deve adattarsi ai vostri processi, non il contrario.
5. Scalabilità
Non è necessario guardare troppo avanti: 3-5 anni vanno bene. Ma assicuratevi che il sistema sia in grado di gestire team più grandi, senza renderlo eccessivamente complesso.
Ciò significa che avrete bisogno di un sistema di autorizzazioni, della possibilità di raggruppare gli utenti e di creare rapporti personalizzati.
Lista di controllo per la selezione del CRM
Ecco una rapida lista di controllo per aiutarvi a prendere la decisione giusta:
- Facilità d'uso: È intuitivo per il vostro team di vendita?
- Integrazioni: Funziona con la posta elettronica, il calendario e LinkedIn?
- Automazione: Può automatizzare attività ripetitive come i follow-up?
- Personalizzazione: Potete adattarlo al vostro processo di vendita?
- Scalabilità: Crescerà con il vostro team nei prossimi 3-5 anni?
Utilizzate questa lista di controllo per confrontare le opzioni senza essere sopraffatti da un sovraccarico di funzioni.
Usare l'intelligenza artificiale per scegliere un CRM
La scelta del CRM giusto può sembrare opprimente, ma strumenti di intelligenza artificiale come ChatGPT possono semplificare il processo guidandovi passo dopo passo. Invece di passare al setaccio infinite opzioni di CRM da soli, potete copiare questo post del blog in ChatGPT e chiedergli di guidarvi attraverso il processo di selezione, proprio come abbiamo fatto in questa conversazione.
L'intelligenza artificiale può aiutare strutturando il processo decisionale, ponendo le domande giuste e restringendo le opzioni in base alle esigenze specifiche. Assicura che non vengano trascurati criteri chiave come l'automazione, le integrazioni e la facilità d'uso, mantenendo il processo efficiente. Grazie alla capacità dell'intelligenza artificiale di analizzare le risposte e confrontare le soluzioni in tempo reale, è possibile scegliere con sicurezza un CRM adatto alla propria attività, senza perdersi in un eccesso di funzionalità.
Volete provare voi stessi? Basta avviare una chat, incollare questa guida e chiedere a ChatGPT di guidarvi passo dopo passo.
Se si ha accesso alla funzionalità Deep Research, è possibile utilizzarla per compilare la shortlist del CRM non appena si raggiunge questa fase.
Scegliere il miglior CRM per la propria azienda
In fin dei conti, il CRM giusto è quello che il vostro team userà davvero. Non lasciatevi prendere dalla corsa agli armamenti delle funzionalità. Concentratevi su ciò che conta: facilità d'uso, automazione e perfetta integrazione con gli strumenti che già utilizzate.
Prendete tempo con le prove gratuite. Chiedete il parere del vostro team di vendita. E assicuratevi di scegliere un CRM che cresca con la vostra azienda, non uno che vi rallenti durante la scalata.
Se siete un'azienda B2B alla ricerca di un CRM che faccia tutto questo e altro ancora, controllate Salesflare. È progettato specificamente per i team di vendita di piccole e medie dimensioni, con l'automazione e le integrazioni più importanti. Aiutiamo molti consulenti, agenzie di marketing e startup.
Il vostro CRM deve essere una risorsa, non un peso. Sceglietelo con saggezza e vi aiuterà a concludere più affari, a semplificare il processo di vendita e a dare al vostro team la struttura necessaria per avere successo.
Volete discutere le vostre attuali opzioni CRM di un caso d'uso specifico? Contattate il nostro team utilizzando la chat su salesflare.com. Siamo qui per aiutarvi 😄
E se siete pronti per i passi successivi: continuate a leggere come utilizzare un CRM!
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