8 vantaggi del CRM + 6 sfide da superare prima
Ecco i principali vantaggi di un CRM e come ottenerli
Perché usare un sistema CRM? Quali sono i grandi vantaggi che puoi ottenere da un software CRM?
Ovviamente sto scherzando con l’immagine qui sopra, ma spero di aver catturato la tua attenzione, perché la verità non è poi così lontana. 💰
Un CRM che funziona può cambiare completamente le regole del gioco per qualsiasi azienda.
Purtroppo, oltre il 90% delle aziende non ne ricava alcun grande vantaggio, perché non usa davvero il proprio CRM nel modo corretto.
E la semplice verità è questa:
⚠️ Un CRM che non usi è inutile. ⚠️
Per fortuna, però, c’è anche una buona notizia: le difficoltà non sono poi così difficili da superare.
Esploriamo quindi insieme i seguenti punti:
- Che cos’è esattamente un CRM?
- Quali sono i principali vantaggi di un CRM?
- Quali sono le difficoltà principali per ottenere questi vantaggi?
Che cos’è un CRM: qual è la definizione?
Per assicurarci di essere sulla stessa lunghezza d’onda, definiamo che cos’è un sistema CRM.
Un sistema di Customer Relationship Management (CRM) è un software che ti aiuta a gestire meglio le relazioni con i tuoi clienti. Ti permette di seguire clienti e lead, tenere traccia delle informazioni necessarie, automatizzare le attività, collaborare come team e ottenere insight.
Questa definizione contiene già alcuni vantaggi, ma li analizzeremo molto più a fondo.
Possibili vantaggi di un sistema CRM: perché usarne uno per la tua piccola azienda?
La risposta breve alla domanda “perché usare un CRM?” è:
Un CRM che funziona ti permette di controllare e sviluppare correttamente la tua base clienti, le attività di vendita e l’azienda nel suo complesso. 📈
Ma come avviene tutto questo, concretamente?
Ecco 8 vantaggi fondamentali di un CRM:
- Costruire relazioni migliori con i clienti seguendoli alla perfezione anche su larga scala
- Subentrare quando qualcuno è malato o lascia l’azienda
- Collaborare meglio come team e tra i diversi reparti
- Pianificare correttamente la liquidità prevedendo i ricavi
- Migliorare il processo di vendita misurandolo e analizzandone il funzionamento
- Coltivare i lead che non sono ancora pronti ad acquistare
- Aumentare i ricavi delle vendite
- Far crescere il team di vendita e la base clienti
Darò loro un po’ di colore e condividerò qua e là qualche consiglio utile.🎨
1. Costruire relazioni migliori con i clienti facendo follow-up impeccabili su larga scala
Fare bene il follow-up su un lead è facile. Con cinque è ancora fattibile. Con dieci diventa decisamente più difficile. Ora immagina di fare bene il follow-up su decine di lead. 🤹
È quello che fa la maggior parte dei venditori, ed è molto difficile farlo senza un sistema che li aiuti a organizzarsi. 🫠
Questi venditori spesso si creano sistemi personalizzati: alcuni iniziano a usare un foglio di calcolo, altri usano le attività di Outlook, altri ancora si limitano ad annotare un elenco su un taccuino… molti usano una combinazione di sistemi diversi.
E anche se questi sistemi semplici sono un buon punto di partenza, presentano alcuni svantaggi:
- Sono fortemente manuali e dipendono dal venditore.
- Non registrano le cronologie in modo chiaro e semplice.
- Non sono ben integrati con la posta in arrivo, il calendario, LinkedIn, …
- Non consentono molte automazioni utili.
- Non includono elementi come dashboard integrate, sistemi di autorizzazioni, sequenze di email, arricchimento dei dati, ecc.
Ecco perché esistono i veri sistemi CRM. 👈
Rendono il follow-up dei lead organizzato, automatizzato e integrato. In questo modo puoi far sentire ogni singolo lead come se fosse l’unico di cui ti stai occupando, anche se stai facendo follow-up su molti lead contemporaneamente.🥰
2. Subentrare quando qualcuno è malato o lascia l’azienda
Qualcuno è malato. 🤒 O, peggio ancora, lascia l’azienda. 👋 E adesso?
Che cosa ha in corso? Con chi? Chi ha bisogno di cosa?
Se hai un buon CRM e lo utilizzi correttamente, queste domande dovrebbero trovare risposta in pochissimo tempo.
Vedrai con chi è in contatto e di che cosa hanno parlato esattamente. Puoi rispondere alla sua ultima email per riprendere la conversazione oppure chiamare il numero di telefono del contatto. 📞
3. Collaborare meglio come team e tra reparti
Quanto detto sopra è un ottimo esempio di come può funzionare la collaborazione tramite un CRM quando qualcun altro non è in grado di occuparsi di un cliente.
Spesso, però, più persone dello stesso team sono in contatto con un cliente. Se tutte le comunicazioni e le altre informazioni sono già nel CRM, non è necessario trasferire continuamente le conoscenze da un membro del team all’altro. Funziona e basta.
In altri casi, più silos di reparto possono essere in contatto con lo stesso cliente o lead. E anche questo può creare confusione, a volte.
Immagina un reparto marketing che vuole inviare un’email sull’ultima offerta promozionale della propria azienda. Se non sa chi è già sul punto di firmare un’offerta, potrebbe inviare per errore quella promozione anche a queste persone. Ops! 😖
Condividere l’informazione in un unico luogo è un modo molto efficiente di collaborare. E il posto migliore per condividere le informazioni sui clienti è un CRM.
4. Pianifica correttamente la liquidità facendo il forecast dei ricavi
Ogni azienda ha bisogno di una certa quantità di liquidità sul conto bancario. Né troppo poca, né troppa.
A volte hai bisogno di un prestito. Altre volte puoi rimborsare un prestito o fare un investimento.
Tuttavia, se non sai quanti soldi entreranno probabilmente, può essere piuttosto difficile pianificare tutto correttamente.
Se vuoi fare un enorme favore al tuo CFO o al proprietario dell'azienda, prova a fare il forecast dei tuoi ricavi dalle vendite con una certa accuratezza. Te ne saranno grati. 🫶
Il modo più semplice per farlo è tenere aggiornata la tua pipeline di vendita con le opportunità corrette e i relativi:
- Date di chiusura previste (o date di chiusura effettive una volta chiuse)
- Valori
- Fasi
- Facoltativo: probabilità (è più semplice affidarsi alle probabilità delle fasi invece di assegnare una probabilità a ogni singola opportunità)
Vuoi impostare correttamente le probabilità delle tue fasi? Allora puoi dare un'occhiata al report di “analisi del funnel”.
Naturalmente, prima ti serviranno dati puliti su cui fare report, quindi, se hai appena iniziato, comincia a usare quella pipeline di vendita!
5. Migliora il tuo processo di vendita misurandolo e analizzandone il funzionamento
Probabilità e forecast accurati sono solo due degli elementi che puoi ricavare dai tuoi dati, se li mantieni puliti, organizzati e aggiornati usando un CRM.
Un cliente di Salesflare ha più che raddoppiato le vendite in un anno, semplicemente analizzando i propri dati di vendita per individuare i colli di bottiglia nel processo di vendita.
Quando finalmente hai davanti a te i tuoi dati di vendita, puoi analizzarli da ogni angolazione per capire come stai andando, perché e come puoi migliorare. 🤓
Ho raccolto una panoramica di alcuni esempi comuni di dashboard e report di vendita, così puoi lasciarti ispirare.
Ecco alcune idee concrete:
- Verifica l'analisi del funnel in Salesflare per individuare i colli di bottiglia nella conversione da una fase all'altra. Risolverli è spesso un intervento semplice ma molto efficace.
- Traccia il numero di lead, il valore dei lead e la durata del ciclo di vendita per ogni origine lead. Questo ti aiuterà a capire come ottenere più lead di qualità.
- Analizza i principali motivi per cui hai perso delle opportunità. In base a questi dati puoi, per esempio, lavorare sulla gestione delle obiezioni, sui materiali di marketing, sulla tua offerta effettiva o persino sul tuo modello di business.
- Tieni costantemente d'occhio il numero di nuovi lead e di lead vinti. Assicurati di mantenere un equilibrio tra i due, per garantire un flusso continuo di ricavi.
- Analizza ciò che fanno i tuoi migliori performer e che gli altri non fanno. Insegnalo agli altri.
6. Coltiva i lead che non sono ancora pronti ad acquistare
Hai trovato un buon lead, ma il momento non è ancora quello giusto? Sarebbe sciocco non restare in contatto. La domanda è: come fai a essere sicuro di riuscirci?
Coltivare i lead esistenti può avere un impatto significativo, se lo fai nel modo giusto e con costanza.
Non sai come fare? Ecco qualche idea:
- Invita i lead esistenti a webinar online, eventi in presenza o persino cene esclusive. Dipende tutto dalle dimensioni potenziali del deal.
- Condividi ogni tanto con loro una guida o un case study. Ispirali mostrando loro come possono risolvere i problemi che stanno affrontando. Idealmente, dovresti essere coinvolto nella soluzione.
- Invia loro aggiornamenti sulle nuove proposte che potrebbero interessarli.
- Oltre a scrivere loro via email, aggiungi tutti i lead anche su LinkedIn. Pubblica regolarmente.
Naturalmente puoi anche seguire il momento giusto per loro. Ma tutto ciò può aiutarli ad arrivarci prima o a collaborare con te invece che con qualcun altro.
7. Aumenta i ricavi delle vendite
Perché farne un punto a parte? Solo per dare più enfasi. 😄
A un'azienda servono ricavi per poter crescere, investire e fare cose utili per altre aziende o persone. E per restituire denaro ai suoi azionisti.
È così che funziona la nostra economia, per creare una vita migliore per tutti, ed è importante non perdere di vista questo aspetto.
Tutto quanto detto sopra aiuterà a raggiungere questo obiettivo.
8. Fai crescere il tuo team di vendita e la tua base clienti
Aumentare i ricavi è il primo passo per crescere ulteriormente. Ma non puoi farlo senza far crescere anche i tuoi sistemi e processi.
A un certo punto, il foglio di calcolo creato in casa non reggerà più. Sarà importante avere un CRM valido, così potrai continuare a gestire le tue attività mentre crescono.
Molti founder mi chiedono: «Quando dovrei adottare il mio primo CRM?» 🤔
La mia risposta è: «Il prima possibile. Senza un sistema professionale perderai molte informazioni e opportunità. E la maggior parte dei CRM offre una qualche soluzione per iniziare.»
Se ti interessa usare Salesflare come CRM (è ottimo per le startup e le piccole aziende!), chiedi al team in chat informazioni sul nostro «programma per startup in fase iniziale». Verificheranno insieme a te se ne hai i requisiti. Se hai appena iniziato, molto probabilmente sì.
Perché potresti non ottenere questi vantaggi del CRM: quali sono le principali sfide?
Te lo dico subito.
Potresti ritrovarti con pochi dati o con dati inutili, perché il tuo team non usa davvero il CRM. E non otterrai alcun vantaggio.
La buona notizia è che non è difficile superare queste sfide. Le soluzioni sono semplici.
Tutto ciò che devi fare è agire.
Una bella dose gratuita di motivazione offerta da Shia Labeouf. 😬
Una bella dose gratuita di motivazione offerta da Shia Labeouf. 😬
Ecco le principali difficoltà:
- Il tuo team potrebbe trovare il CRM scelto troppo laborioso e complicato
- Non hai coinvolto il tuo team nei test e nella scelta del CRM
- Hai sovraccaricato il CRM di campi (o, peggio ancora, di campi obbligatori)
- Non hai formato il tuo team sul funzionamento del CRM
- Non hai definito con il tuo team come volete usare insieme il CRM
- Il senior management non offre abbastanza sostegno e supporto
E ho incluso una soluzione per ognuna di esse.
1. Il tuo team potrebbe trovare il CRM scelto troppo laborioso e complicato
Il motivo più comune per cui una implementazione del CRM fallisce? Il team lo trova semplicemente eccessivo.
A dire il vero, la maggior parte dei sistemi CRM:
- Sono costruiti dando per scontato che qualcuno dotato di una quantità insensata di disciplina li compili manualmente.
- Sono pensati soprattutto per il management (che acquista il CRM), non per il team commerciale.
- Sono diventati complicati perché continuano ad aggiungere funzionalità senza una corretta gestione del prodotto.
Anche se là fuori esistono 700-800 CRM, scoprirai che questo vale per la maggior parte di loro.
È per questo che io e il mio cofondatore abbiamo creato Salesflare nel 2014. Ci siamo messi in missione per costruire un CRM per le vendite che il tuo team abbia davvero voglia di usare, mettendo i dati già esistenti al centro e creando un’app semplicissima, integrata ovunque.
Ti sembra un po’ astratto? Provalo per vedere:
- Come suggerisce possibili account e contatti,
- Li arricchisce automaticamente con altre informazioni,
- Tiene traccia delle cronologie complete delle comunicazioni,
- Automatizza le email e le sequenze di email,
- Si integra perfettamente con la tua posta in arrivo e con LinkedIn,
- …
Puoi provare Salesflare gratuitamente per un massimo di 30 giorni, con tutte le funzionalità disponibili.
SOLUZIONE: Scegli un CRM, come Salesflare, che renda l’inserimento dei dati il più semplice e automatizzato possibile.
2. Non hai coinvolto il tuo team nei test e nella scelta del CRM
È probabile che il tuo sistema attuale sia stato studiato e testato a fondo… ma che il team commerciale non sia mai stato coinvolto nel processo, o lo sia stato solo marginalmente.
Questo comporta due rischi intrinseci:
- È difficile capire se il team riesca davvero a immaginarsi mentre usa il CRM (e questo è fondamentale).
- Non aderirà al suo utilizzo quanto farebbe se lo coinvolgessi.
Sì, dovrai investire un po’ più di tempo e impegno per coinvolgerlo. Ma il ritorno sull’investimento sarà enorme.
SOLUZIONE: Coinvolgi il team quando testi e scegli i CRM.
CONSIGLIO DA PRO: Se stai introducendo un CRM in un team numeroso, dove alcune persone potrebbero diventare gli “anelli deboli” (perché hanno scarse competenze digitali o semplicemente una mentalità rigida), coinvolgile senz’altro nel processo come “campioni del test”. In questo modo eviterai che frenino tutto quando presenterai il CRM al team. E quando il resto del team vedrà che sono dalla tua parte, sarà molto più probabile che lo sia a sua volta.
3. Hai sovraccaricato il CRM di campi (o, peggio ancora, di campi obbligatori)
«Puoi anche tracciare X?»
Aggiungere campi in un CRM è facilissimo e si fa una volta sola. Compilarli, invece, richiede uno sforzo costante.
In ogni team è un riflesso comune continuare ad aggiungere campi, perché “sarebbe utile tracciare anche questo”.
Beh, quanto è davvero utile? È:
- Indispensabile,
- Utile,
- O potrebbe semplicemente esserlo?
Sembra innocuo continuare ad aggiungere campi, ma non lo è. Ogni campo in più aumenta il rischio che il team rinunci del tutto a usare il CRM. Un po’ di trascuratezza può facilmente trasformarsi in una china scivolosa.
E cosa conta di più per te? Tutti i vantaggi elencati sopra… o questo campo in più?
SOLUZIONE: Metti in discussione ogni campo che qualcuno vuole aggiungere. È essenziale? E, in ogni caso, evita il più possibile di rendere obbligatori i campi.
4. Non hai formato il team sul funzionamento del CRM
Spesso questa viene indicata come la ragione principale per cui le implementazioni dei CRM falliscono. Non è così (a meno che tu non conosca le altre ragioni), ma resta comunque una ragione importante.
Molti team si buttano subito senza sfruttare tutto il materiale disponibile.
Per esempio, noi di Salesflare abbiamo una playlist YouTube “Per iniziare” disponibile, con 14 video che richiedono poco più di un’ora per essere guardati (a velocità 1x).
Guardare questi video ti permetterà di capire in poco tempo le basi del funzionamento del CRM e come puoi usarlo.
Vale la pena dedicare un’ora a questa attività? Secondo me sì. È uno di quegli investimenti con un ROI elevato. Basti pensare ai vantaggi di usare il CRM al massimo delle sue potenzialità.
SOLUZIONE: Guarda i tutorial sul CRM insieme al team. Poi organizza una formazione di base incentrata su come tracciare le informazioni, fare follow-up sui lead e su come volete usare il CRM come team. (E questo mi porta alla prossima sfida 👇)
5. Non hai definito con il team come volete usare insieme il CRM
Uno dei vantaggi dell’uso di un CRM è una collaborazione migliore. Un altro è la possibilità di fare previsioni di vendita più accurate. E un altro ancora è ricavare insight per migliorare i tuoi processi.
Niente di tutto questo è possibile se il tuo team non usa il CRM in modo coerente.
Se un campo, un’opzione di campo, una fase dell’opportunità, … hanno significati diversi per le persone del tuo team, questa informazione non può essere utilizzata a livello di team.
Non deve essere difficile. Richiede solo un po’ di confronto all’interno del team.
Ecco alcune domande che puoi porti:
- Che aspetto ha la nostra pipeline di vendita? Come definiamo le fasi? Cosa dovremmo fare in ciascuna fase?
- Quali campi del CRM sono essenziali per noi? Come li compileremo? Abbiamo bisogno di altri campi? (Solo quelli importanti!)
- Come passeremo i lead da una persona all’altra del team?
- Come faremo il follow-up? Useremo le attività o un filtro salvato specifico?
- Come faremo a mantenere aggiornati i dati e pulita la pipeline? Faremo una revisione settimanale della pipeline di vendita, che richiederà una preparazione preliminare?
È meglio attenersi a regole semplici che sapete di poter seguire tutti.
SOLUZIONE: Organizza una riunione del team. Apri un documento Google o Word. Metti per iscritto le decisioni del team.
6. La tua alta dirigenza non offre sufficiente sostegno e supporto
Semplice, ma essenziale.
Il tuo team dirigenziale potrebbe non essere pienamente favorevole all’uso di un CRM. Probabilmente ha le sue ragioni. Di solito la situazione si riduce a questo: ci hanno già provato, non ha funzionato, pensano che fallirà di nuovo e lo considerano una perdita di tempo.
Spero di averti chiarito che i vantaggi di un CRM possono essere enormi se superi le difficoltà più comuni. E che queste difficoltà sono relativamente facili da superare.
Ora chiariscilo a tutti gli altri membri del tuo team, e soprattutto alla dirigenza. Se la leadership non sostiene il progetto, tutto il resto diventerà molto più difficile.
SOLUZIONE: Spiega alla dirigenza quali sono i vantaggi del CRM e condividi la tua strategia per superare le difficoltà più comuni.
La scelta è davanti a te, giovane Padawan. 🧙
Ti aggrapperai ai vecchi metodi fatti di fogli di calcolo e sistemi CRM trascurati? Oppure accoglierai la saggezza della Forza (o meglio: Flare), implementerai il CRM giusto con precisione e porterai davvero la tua azienda verso nuovi orizzonti? No, non tentare. Fare o non fare, non c’è provare.
Scusa, mi sono lasciato trasportare. 😏
Buona fortuna! 👊 E non esitare a contattarci se possiamo aiutarti. Siamo sempre disponibili tramite la chat sul nostro sito web principale.
Pronto a dare slancio alle tue vendite? Prova Salesflare.
Siamo un CRM di vendita facile da usare per piccole e medie aziende B2B, ricco di automazioni e sempre aggiornato!
Spero che questo post ti sia piaciuto. Se è così, spargi la voce!
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