Come utilizzare un CRM per chiudere più trattative + come configurarlo

Una guida dettagliata a cura degli esperti di CRM vendite

Il fatto che siate qui a leggere questa guida è un buon inizio.

La maggior parte delle persone prende un CRM e lo usa senza riflettere. Voi vi siete appena posizionati davanti ad almeno 95% altre persone.

So che questo è vero perché ho costruito un nuovo tipo di CRM come cofondatore di Salesflare per oltre dieci anni. Ho imparato molte cose lungo il percorso e ho cercato di condensarle in questa guida.

In realtà, anche se abbiamo fondato la nostra azienda sulla convinzione che i sistemi CRM POSSONO fare un lavoro migliore, possiamo solo fare molto per rendere il CRM più facile e più umano. Possiamo fornire strumenti migliori, ma siete voi gli unici a poterli utilizzare per avere un vero impatto.

Ecco perché ho scritto questa guida. Spero che vi aiuti un po' nel vostro percorso.

In realtà, credo che se seguite attentamente questa guida, sarete sulla strada del successo. Tutto ciò che serve è la vostra dedizione.

Come iniziare a usare un CRM nel modo giusto

Cercare su Google "CRM", leggere alcuni siti web e provare alcuni software CRM per le vendite: oggi è tutto molto semplice.

D'altra parte, sembra ancora difficile per la maggior parte delle persone iniziare a utilizzare un CRM in modo sostenibile e con risultati concreti.

È davvero difficile? Non credo. Ma è necessario andare oltre il semplice "ottenere un CRM" e impegnarsi a fondo.

Sulla base di molti anni di esperienza nell'aiutare migliaia di aziende con il loro CRM, ecco un semplice piano passo-passo che vi consiglio di seguire.

1. Scegliere insieme il CRM giusto

Di solito, quando dico questo, mi vengono in mente due domande:

1. Qual è il CRM giusto per me?
2. Perché insieme? È necessario coinvolgere il team?

Scegliere il CRM giusto

In primo luogo, il CRM giusto è quello che effettivamente utilizzerete per gestire meglio le relazioni con i vostri clienti.

Pongo l'accento su "utilizzare effettivamente" perché, secondo molti analisti, il 30-70% di tutte le implementazioni diCRM ha comportato perdite o non ha migliorato le prestazioni aziendali. Personalmente, ritengo che dei restanti 30-70%, 90% non abbiano visto un miglioramento neanche lontanamente vicino a quello possibile o promesso.

Il problema principale è di solito che il CRM non viene utilizzato praticamente per gestire al meglio le relazioni con i clienti.

Questo potrebbe essere dovuto al fatto che:

• L'azienda dà priorità ad altri obiettivi organizzativi
• Il software è troppo complicato per il suo scopo
• Il team non ama utilizzare il software, non è stato coinvolto nella scelta, lo ritiene troppo impegnativo e/o una perdita di tempo.
• Il team non comprende abbastanza bene come e perché utilizzare il CRM
• ecc.

Inoltre, le aziende spesso scelgono un software che non serve al loro scopo principale per il CRM. Nelle vendite B2B, questo potrebbe essere semplice come "seguire meglio i lead" (questo è diverso in altri tipi di vendite: alcuni esempi qui).

Al contrario, molte aziende ricorrono alla scelta di un software che serva il maggior numero possibile di casi limite e di funzionalità piacevoli da avere, perdendo completamente la concentrazione su ciò che conta.

Scegliere insieme il CRM

Questo ci porta alla seconda domanda: perché selezionare insieme un CRM?

In breve, perché massimizza la possibilità di utilizzare effettivamente il CRM per gestire meglio le relazioni con i clienti:

• Il team sarà in grado di valutare con voi l'utilità del CRM.
• Avrete anche il loro consenso, dato che avete scelto insieme invece di imporre la vostra scelta.
• Pone inoltre una base importante per un'ulteriore e ponderata collaborazione all'interno e intorno al CRM.

Il vostro ruolo è innanzitutto quello di definire l'obiettivo primario che volete raggiungere con il CRM (siate assolutamente pragmatici), nonché tutti gli obiettivi secondari che implicano requisiti "nice-to-have" per il CRM.

Dopo di che:

1. L'utente o un membro del team crea una lista ristretta di CRM che soddisfano l'obiettivo principale.
2. Avviate prove gratuite con i CRM presenti in questa lista ristretta e invitate i membri del vostro team (se sono più di 3-5, potete limitarvi ai membri del team principale; ricordate che è sempre utile avere uno dei membri del team meno esperti di tecnologia digitale nel gruppo principale per un test realistico).
3. Poi - e questo è essenziale - utilizzate alcuni CRM per qualche giorno o settimana per gestire le relazioni con i clienti, in modo da poter valutare con precisione se vi vedete a utilizzarli quotidianamente e a lungo termine.

Non saltate nessuno di questi passaggi. È una tentazione, ma ve ne pentirete.

Se non ve ne siete pentiti, probabilmente è perché vi state convincendo che "nessun CRM è ottimo", "il software aziendale fa schifo" e/o "i venditori sono semplicemente troppo pigri per usare un CRM". Smettete di pensarlo. Vi state preparando al fallimento.

Ve lo assicuro: probabilmente là fuori c'è un CRM che funzionerà per voi e per il vostro team (a patto che seguiate il resto dei passi di questa guida, ovviamente).

2. Creare un solido processo di vendita e una strategia di monitoraggio

Trovare un software che si utilizzerà effettivamente per raggiungere il proprio obiettivo primario è ottimo, ma non basta il software: è necessario definire chiaramente il processo che aiuterà a semplificare.

Senza un processo di vendita, è difficile semplificare qualcosa.

Se non avete ancora un processo di vendita, non siete certo i soli. Ogni giorno parlo con aziende che non hanno un'idea chiara di cosa sia per loro.

Ma questo dovrebbe essere un campanello d'allarme: avete bisogno di un processo di vendita. In quale altro modo potrete gestire i potenziali clienti su scala e organizzarvi al meglio?

Definire un processo di vendita

Definire un processo di vendita può essere molto semplice. Un tipico processo di vendita B2B si presenta così:

• Piombo: Le persone hanno (probabilmente) bisogno di ciò che offrite.
• Contattato: Li avete contattati al riguardo.
• Qualificato: Avete confermato che hanno un'esigenza, un budget per una soluzione, una tempistica precisa, ecc.
• Proposta fatta: Avete fatto una proposta che illustra come risolverete il problema e quanto costerà.
• Vinto: Avete raggiunto un accordo.
• Perso: In qualsiasi punto di questo processo, non ha funzionato.

Il vostro processo di vendita ha probabilmente alcune sfumature importanti. Quindi, sedetevi e definitelo nel modo più chiaro e fattibile possibile. Tenete presente che tutti i membri del vostro team devono essere in grado di comprenderlo e seguirlo facilmente.

È meglio definire il processo di vendita in un documento condiviso (Google Docs o un file Word condiviso) in modo che tutti possano rileggerlo se necessario. In questo modo, inoltre, è più facile per i nuovi assunti familiarizzarsi con il processo di vendita.

Definire cosa monitorare e come

Una seconda cosa essenziale da definire bene è quali dati tracciare e come.

La maggior parte dei CRM offre un'infinità di possibilità per quanto riguarda i dati da tenere sotto controllo, ma se si cerca di tenere traccia di tutto e questo richiede molto lavoro e disciplina, è probabile che non si riesca a tenere traccia di nulla.

Pertanto, è necessario:

• Decidete quali sono i dati essenziali da tenere sotto controllo e quali sono i dati piacevoli da avere.
• Illustrate chiaramente il significato dei dati (ad esempio, se avete un menu a tendina con delle opzioni).
• Definite quando lo traccerete e come renderlo il più semplice possibile.

È necessario ottimizzare l'uso del CRM in modo coerente e accurato, non per essere 100% completi. Tenete sempre presente l'obiettivo principale (vedi sopra).

Anche in questo caso, è meglio scrivere tutto in un documento condiviso in modo che tutto il team possa accedervi.

Ancora meglio e consigliato: discutetene con il vostro team e scrivete le vostre decisioni in questo documento. Maggiore è il coinvolgimento del team, maggiori sono le probabilità che i vostri piani CRM vadano a buon fine.

3. Personalizzare il CRM di conseguenza

Avete scelto un CRM e definito un processo di vendita e una strategia di tracciamento dei dati. Fantastico! Siete pronti a personalizzare il CRM in base alla vostra azienda e al suo modo unico di lavorare.

Configurare la pipeline di vendita

Se avete seguito le fasi, dovreste aver già definito un processo di vendita con fasi chiare e attuabili.

In un CRM, questo è tipicamente rappresentato da una pianificazione delle vendite con fasi. È una rappresentazione visiva del processo di vendita.

La maggior parte dei CRM offre una pipeline predefinita con fasi predefinite, quindi partite da questa e personalizzatela:

• Andare alle Impostazioni (in Salesflare, si tratta di Impostazioni > Configura pipeline).
• Dare alle fasi i nomi giusti.
• Aggiungete le tappe che vi mancano e mettetele nell'ordine giusto.
• Personalizzare elementi come la "probabilità di stage" (la probabilità media che un'opportunità di vendita in quello stage venga vinta alla fine), il "colore" (se il CRM assegna visivamente dei colori agli stage), ecc.

Et voilà, avete la vostra pipeline di vendita personale.

È utile avere le fasi ben definite in un documento condiviso, in modo che sia chiaro a tutti in quale caso esattamente un'opportunità di vendita appartiene a una determinata fase. Se non ce l'avete ancora, fatelo subito. Altrimenti, vi ritroverete con molti malintesi e previsioni di vendita inutili.

State pensando di creare più pipeline di vendita? Vi consiglio di farlo solo se avete più processi di vendita, non per venditori, prodotti o unità aziendali diversi, a meno che il processo non sia diverso. In caso contrario, si rischia di compromettere la capacità di creare ottimi rapporti di vendita e dashboard, almeno se si tratta di rapporti o segmentazioni per fase.

Creare campi personalizzati

Se avete definito in precedenza i dati essenziali da tenere sotto controllo, è possibile che ci siano dei dati che non possono essere inseriti nei campi standard del CRM che avete scelto. Per questi dovrete creare campi personalizzati.

È sufficiente accedere alle impostazioni del CRM (in Salesflare, si tratta di Impostazioni > Personalizza campi), selezionare l'entità giusta (account/azienda/organizzazione, contatto/persona, opportunità/contratto, ...) e creare un campo.

È importante selezionare il tipo di campo giusto, perché vi aiuterà a mantenere le cose il più possibile organizzate. Se si seleziona il tipo sbagliato, potrebbe essere difficile filtrare i dati o costruire ottimi report e dashboard. Inoltre, alcuni tipi di campi possono essere dotati di determinate funzionalità (ad esempio, i campi URL possono essere cliccabili).

Impostare le autorizzazioni

Se fate parte di un team di vendita più grande o di un team di vendita più piccolo in un'organizzazione più grande, potreste avere regole più rigide su chi può vedere, modificare, fare, ecc. cosa nel CRM.

Ecco perché la maggior parte dei CRM è dotata di un sistema di autorizzazioni, di solito in uno dei piani tariffari più elevati.

Questi sistemi di autorizzazione sono utili, ma possono essere letali se troppo complicati.

Se vedete un CRM con un sistema di autorizzazioni complicato, scappate. Ci sono quasi 100% probabilità che sia pieno di errori. Poiché un sistema di autorizzazioni tocca quasi tutte le funzioni del software in modo profondo, è impossibile che il team di prodotto abbia pensato a tutto questo in modo corretto.

Inoltre, per il vostro bene, mantenete le cose semplici. Se il vostro team non capisce chi può fare cosa nel CRM e perché, è inevitabile che si senta frustrato. La frustrazione porta a utilizzare meno il CRM. E un CRM che non viene utilizzato non è solo inutile, è un'enorme opportunità persa.

Alcune semplici regole:

• Limitatevi a 3-4 ruoli diversi (come amministratore, manager, membro del team, spettatore) e ad alcuni gruppi diversi (come unità aziendali, paesi, ...).
• Definire l'ambito di accesso ai dati e alla pipeline di vendita di ciascuno di essi.
• Ecco. Fermatevi.

Molti CRM possono andare ben oltre, ma vi assicuro che vi perderete. E il vostro team si perderà ancora di più.

Configurare altre impostazioni

Queste erano le impostazioni di base, ma probabilmente nel vostro CRM sono disponibili molte altre impostazioni.

Vi consiglio di esaminarli per capire cosa è disponibile/possibile fare. A parte alcune cose come le "impostazioni regionali", non impostatele ancora. Di solito le cose sono impostate in un certo modo per default per un motivo, ed è utile fare un po' di esperienza prima di cambiarle.

Invitate il vostro team

Se non l'avete ancora fatto all'inizio, quando avete scelto insieme il CRM, assicuratevi di invitare ora i membri del vostro team. È il momento di configurare completamente tutti i membri del CRM, e probabilmente avrete bisogno di averli a bordo per assegnare loro i compiti durante l'importazione dei dati, che avverrà a breve.

4. Integrazione con e-mail, calendario e LinkedIn

Per alcuni dei nostri clienti, la prima domanda che ci pongono alla prima telefonata è: "Come faccio a integrare X?", dove X è una sorta di modulo per il sito web o un software per la newsletter via e-mail.

Anche se sono felice di contribuire all'integrazione di questi sistemi, non è veramente essenziale nel grande schema delle cose. E non è nemmeno l'integrazione più importante.

Le integrazioni più importanti sono quelle con:

• La vostra casella di posta elettronica (come Gmail o Outlook): Molte comunicazioni e informazioni passano da lì.
• Il vostro calendario: Tutti gli incontri con i clienti sono (o dovrebbero essere) programmati lì.
• Il vostro LinkedIn (almeno in un contesto B2B): Le vostre connessioni professionali e i vostri messaggi sono per lo più lì.

Quindi, se non l'avete ancora fatto, assicuratevi che voi e il vostro team abbiate configurato completamente queste integrazioni. Soprattutto se utilizzate un CRM intelligente come Salesflare, questo significa un salto di qualità in termini di utilità.

BONUS: Già che ci siete, prendetevi un momento per tutti per installare il vostro Applicazione mobile del CRM. Vi aiuterà ad accedere facilmente ai vostri clienti in movimento, vi invierà notifiche in tempo reale su di loro e sincronizzerà la cronologia delle chiamate (almeno se utilizzate un telefono Android).

5. Importare i dati esistenti

Potreste avere dei dati esistenti da qualche parte, come ad esempio:

• Clienti esistenti nel sistema contabile
• Contatti nel vostro software di newsletter via e-mail
• Un foglio di calcolo con i contatti o i potenziali clienti
• I dati del vostro precedente CRM

È il momento di importarlo.

Nella maggior parte dei casi, è sufficiente esportare i dati in un file .csv, una sorta di formato tabellare standard con valori separati da virgole.

Poiché si tratta di un formato tabellare, potrebbe essere necessario separare i fogli/tabelle in diverse entità (come conti/aziende/organizzazioni, contatti/persone e opportunità/contratti) prima di importarli. Spesso è anche possibile importare lo stesso file in più entità, mappando solo le colonne relative a questa entità.

Se ci sono dati importanti che non possono essere inseriti nei campi standard, si può pensare di creare un campo personalizzato. Come già detto, però, non create campi alla cieca. Assicuratevi che siano essenziali e che sia possibile per il team tenerli aggiornati. Altrimenti, si creeranno solo problemi.

6. Formare il team sul vostro approccio

Avete impostato le cose principali e, se avete fatto un lavoro sistematico, avete anche documentato tutto.

Finalizzare la documentazione

Se non l'avete ancora fatto, questa è l'ultima occasione, ed è un'occasione importante perché dovrete istruire il team su come funziona il tutto.

Consiglio di documentare tutto in un documento condiviso (di nuovo: Word, Google Docs, Notion, ...), non in una presentazione. Questo vi costringe a concentrarvi sulla stesura di un testo chiaro e ben strutturato, invece di concentrarvi sulla confezione e scrivere slide superficiali.

Inoltre, i nuovi assunti potranno imparare molto più facilmente leggendo un documento ben scritto piuttosto che sfogliando una presentazione.

Formare il team

Questa formazione ha essenzialmente tre obiettivi:

1. Convincere il team che l'uso del CRM è fondamentale per loro (e per l'azienda).
2. Mostrate loro cosa il CRM può fare per loro e come, in modo che possano usarlo al massimo delle sue potenzialità.
3. Discutete di come intendete utilizzare il CRM come team per ottimizzare le vostre attività in modo che tutti lavorino nella stessa direzione.

Se lo fate bene, siete a posto. State essenzialmente gettando le basi per il successo. Quindi non saltate nessun passaggio e non consideratelo un male necessario. Questa fase è fondamentale.

Durante la formazione, è bene utilizzare sia la documentazione che il software come guida visiva. Questo permette alle persone di imparare nel modo più efficace. Inoltre, fornisce loro un punto di riferimento per tutto ciò che viene detto.

Se lo fate bene, avrete bisogno di almeno 60-90 minuti per spiegare tutto. Ma non prolungate le spiegazioni oltre un'ora. Le persone cominceranno a perdere la concentrazione.

Riservate 30 minuti per le domande e la discussione, in modo da avere tutto il tempo necessario per rispondere a qualsiasi domanda. In caso contrario, va bene. Devono sempre digerire un po' la cosa e hanno certamente bisogno di sentire anche cosa si prova nella pratica.

Ecco perché è meglio organizzare una sessione interattiva di follow-up circa tre settimane dopo. Chiedete alle persone di inviarvi domande in anticipo, verificate cosa hanno fatto nel CRM e usatelo come base per la discussione. Adattate la documentazione, se necessario, e mostrate il CRM, se necessario.

7. Iniziare a monitorare le metriche chiave

Se avete preso sul serio tutti questi punti, avete costruito le basi per qualcosa di potente. E avete appena iniziato.

Se il vostro team tiene traccia di tutto nel CRM, i dati di vendita creati saranno un tesoro per potenziali approfondimenti e miglioramenti. Insieme, potreste essere in grado di decuplicare il vostro fatturato. Alcuni dei nostri clienti hanno incrementato enormemente le vendite utilizzando il loro CRM.

Per iniziare a farlo, è importante definire alcune metriche di vendita chiave e monitorarle. Le metriche più comuni includono:

• Ricavi delle vendite: Quanto denaro state guadagnando.
• Crescita delle vendite: Quanto aumentano le vendite nel tempo.
• Tasso di conversione: La percentuale di contatti che diventano clienti. È interessante anche analizzare questo dato fase per fase.
• Valore medio dell'accordo: Il valore medio di ogni vendita.
• Lunghezza del ciclo di vendita: Quanto tempo ci vuole per chiudere una vendita.
• Importo delle nuove transazioni: Quanto riuscite a riempire la vostra pipeline di vendita.
• Costo di acquisizione dei clienti (CAC): Quanto costa ottenere un nuovo cliente.
• Valore di vita del cliente (CLTV): Il ricavo totale che ci si può aspettare da un cliente nel corso della sua vita.
• I principali motivi persi: Perché il più delle volte si perdono le offerte.
• Fonti principali di lead: Da dove proviene la maggior parte dei vostri potenziali clienti.
• Attività per rappresentante: Quante e-mail, chiamate, incontri, ecc. ogni rappresentante ha con i propri clienti.

In Salesflare, la maggior parte di queste metriche sono misurate per impostazione predefinita in "Insights". Altre metriche per le quali è possibile creare rapporti personalizzati.

Non c'è bisogno di impazzire con i rapporti a questo punto, ma è bene iniziare a misurare alcune metriche chiave. Se si tengono d'occhio, si studia il loro andamento e la loro evoluzione e si cerca di capirne il motivo, è inevitabile imbattersi in grandi opportunità di miglioramento.

Ed è questo che un buon CRM dovrebbe essere in grado di fare per voi. Dovrebbe aiutarvi a gestire meglio le relazioni con i vostri clienti... e a trovare sempre nuovi modi per farlo ancora meglio.

Come utilizzare un CRM per chiudere più trattative

Se avete seguito rigorosamente i passi sopra descritti, siete già in una posizione migliore rispetto a 95-99% di altre aziende.

Se non l'avete fatto, tornate indietro. Quello che vi spiegherò di seguito sono solo parole vuote se non avete gettato le basi. Non si può arrivare all'11 se prima non si è arrivati al 10 (o almeno al 9).

Sebbene tutte le homepage dei CRM vi diranno che aumenteranno le vostre vendite, poche lo faranno davvero. E di solito è in parte colpa loro e in parte vostra. Assicuratevi quindi di fare la vostra parte. Non si tratta di scienza missilistica, ma semplicemente di un appello a procedere in modo ponderato.

Detto questo, analizziamo alcuni modi per massimizzare le possibilità di concludere un maggior numero di affari utilizzando il vostro CRM.

1. Assicurarsi che l'uso del CRM rimanga privo di attriti, in modo da essere effettivamente utilizzato

L'ho già detto e lo ripeto: un CRM che non viene utilizzato non è solo inutile, è un'enorme opportunità persa.

Un CRM non utilizzato non può aiutare a gestire meglio le relazioni con i clienti. Inoltre:

• Non crea alcuno spunto di vendita
• Non permette di prevedere le vendite e quindi le riserve di denaro (abbastanza essenziale se si è a capo di una consulenza, agenzia o startup)
• Non crea trasparenza e collaborazione all'interno del team
• Non consente un coaching adeguato
• ...

È la base di tutto.

Se avete seguito i passi precedenti, avete iniziato bene. Ma non potete lasciarvi sfuggire l'occasione.

È necessario continuare ad accertarsene:

• Il vostro CRM aiuta efficacemente il vostro team a gestire meglio i rapporti con i clienti
• Sono convinti che li aiuti a fare un lavoro migliore, quindi lo usano.
• Tutti comprendono l'aspetto del processo di vendita e, se necessario, ne segnalano i problemi.
• Comprendono quali sono i dati essenziali da tracciare e il loro significato.
• Non sono frustrati da un'abbondanza di campi, da campi obbligatori, da un'estesa
• Tutti hanno configurato le integrazioni necessarie e installato le applicazioni.
• Sanno come funzionano le autorizzazioni, quali sono le metriche tracciate, ecc.
• Anche i nuovi arrivati vengono portati allo stesso livello degli altri

Si tratta di un impegno costante per far funzionare le cose senza intoppi. Perché finché sarà così, potrete continuare a spingere sull'acceleratore. E, per seguire ulteriormente l'analogia, si evita anche un guasto improvviso.

2. Mettere il team di vendita sulla stessa lunghezza d'onda

Ormai sarà chiaro, ma non lo sottolineerò mai abbastanza, quindi lo ripeto: l'utilizzo di un CRM è un lavoro di squadra.

Mettere d'accordo tutto il team di vendita ha molti vantaggi:

• Se tutti interpretano e tracciano i dati allo stesso modo, questi hanno un significato coerente, per cui diventano effettivamente un mezzo di comunicazione tra i membri del team e con il vostro io futuro (per cui diventano anche una memoria affidabile nel cervello del CRM).
• Questo significato coerente in tutto il team di vendita rende sensata qualsiasi analisi dei dati in tutto il team di vendita.
• Permette un buon coaching, approfondimenti, miglioramenti e molto altro ancora.

Cosa serve? Una discussione regolare con il team che si trasforma in un playbook scritto ma vivo (ho già detto "documento condiviso"?).

In precedenza ho trattato molti argomenti di discussione importanti, come l'aspetto del processo di vendita, i dati chiave da tenere sotto controllo, le modalità di collaborazione, ecc:

• Rivedere il periodo passato: scrivere ciò che è andato bene e ciò che non è andato bene.
• Trovare soluzioni per ciò che non è andato bene
• Estrarre gli insegnamenti da ciò che è andato bene
• Magari dimostrando qualche novità interessante su cui avete lavorato

Questo può essere un modo dal basso verso l'alto per responsabilizzare l'intero team a trovare modi per migliorare insieme.

Potete fare questo tipo di riunione ogni due settimane o ogni mese. Può essere chiamata, ad esempio, "retrospettiva" (se siete appassionati di metodologie agili) o "riunione del team di vendita" (per sottolineare l'aspetto del team).

Di solito è bene separare questo incontro da qualsiasi "revisione della pipeline di vendita", poiché si tratta più di fare un passo indietro e meno della pipeline di vendita concreta, che richiede una mentalità significativamente diversa.

3. Utilizzare le informazioni sulle vendite per migliorare continuamente

Sebbene incoraggiare la collaborazione e il coinvolgimento dal basso verso l'alto sia un'ottima cosa, è bene anche analizzare i dati di vendita dall'alto verso il basso per identificare le opportunità di miglioramento.

Naturalmente, tutto questo non funziona se il team di vendita non utilizza il CRM in modo completo e coerente. Non è possibile estrarre informazioni valide da dati incompleti e incoerenti. (Se questo è il caso e non avete ancora letto completamente questa guida, tornate indietro e ricominciate dall'inizio).

Se ci riuscite, è una cosa potente da fare. Alcuni team sono in grado di raddoppiare le proprie entrate sulla base di una semplice intuizione ricavata da un'analisi dell'imbuto di vendita.

Il tutto diventa davvero potente se lo si fa sistematicamente e su base continuativa. È allora che la vostra azienda potrà esprimere tutto il suo potenziale.

È difficile dare grandi indicazioni perché le opportunità si trovano ovunque, ma è bene porsi domande come:

• Perché la mia conversione da questo stadio a quello successivo è solo x%?
• Perché ci vuole così tanto tempo in questa fase del processo di vendita?
• Quali sono i tipi di clienti con cui ho più successo?
• Quali sono le fonti di lead che mi portano il maggior numero di nuovi contatti... e di nuovi clienti?
• Chi ha il tasso di successo più alto e cosa fa esattamente?

Scavare tra i dati. Ponetevi delle domande. Sarete sorpresi da ciò che scoprirete.

4. Semplificare e automatizzare le attività di routine mentre si lavora

Perché l'automazione viene menzionata solo ora? Non ha un alto potenziale per migliorare le cose?

Ha sicuramente un alto potenziale per migliorare le cose, ma:

• Occorre innanzitutto una base solida, con processi solidi e dati coerenti e di qualità.
• La maggior parte dei guadagni derivanti dall'automazione è costituita da aumenti dei costi, non dei ricavi... e i maggiori guadagni potenziali nelle piccole e medie imprese sono solitamente i guadagni dei ricavi.

Un'eccezione alla regola è l'automazione dei dati del CRM, perché aiuta a costruire questa base con dati coerenti e di qualità. Se non si automatizza la maggior parte dei dati, i venditori devono inserirli manualmente... il che, nonostante le speranze di alcuni direttori commerciali, è un sogno irrealizzabile.

Una volta che si dispone di una base solida e che le cose funzionano senza intoppi, si può iniziare a snellire e automatizzare le attività di routine.

Un buon approccio consiste nel creare un riflesso di automazione che si attiva quando le cose diventano seriamente noiose. Quando qualcosa inizia a sembrare un lavoro di fabbrica, allora potrebbe essere maturo per l'automazione.

I vantaggi di questo approccio sono che:

• Lascia spazio alla sperimentazione prima di automatizzare qualcosa e fissarlo più o meno nella pietra.
• Il risultato è più umano rispetto a quando si automatizza qualcosa fin dall'inizio, perché prima si applica la propria empatia a molti casi individuali e solo dopo si cerca un modo ripetibile e standard per automatizzare.
• Permette di automatizzare sempre di più le attività di vendita.
• Inizia da ciò che ha senso nel processo, non da ciò che ha senso in teoria.

L'unica cosa che dovete fare è costruire quel riflesso di automazione.

Un processo di automazione comune può avere il seguente aspetto nel tempo:

• Iniziate a cercare contatti su LinkedIn nella vostra rete.
• Scoprite che alcuni reagiscono meglio alle vostre iniziative e definite un profilo di cliente ideale (ICP).
• Iniziate a filtrare le liste per quell'ICP e contattatele manualmente, ricercando ognuno di loro individualmente e preparando un messaggio e-mail convincente.
• Iniziate a trovare alcuni messaggi di posta elettronica che funzionano. Li trasformate in modelli di e-mail. È possibile lasciare una riga per una personalizzazione unica per ogni lead. Qualsiasi follow-up avviene manualmente.
• Si inizia a costruire una sequenza di e-mail automatizzate. Scrivete la riga personalizzata in Excel, quindi importate l'elenco di contatti e attivate la sequenza.
• Trovate un modo per spingere l'intelligenza artificiale a scrivere quella riga personalizzata per voi.
• ...

Mi fermo qui perché questo processo può andare avanti ancora per un po'. A un certo punto, o continuerete a fare solo le riunioni, o sarete completamente automatizzati da un venditore AI o da un AI CRM. Tutto dipende dal punto in cui i livelli di efficacia iniziano a calare perché si perde un'interazione o una sensazione umana essenziale.

Se non si automatizza gradualmente, è probabile che la sensazione umana si perda molto rapidamente, perché è molto difficile creare questo tipo di esperienza di punto in bianco.

Riassumendo: costruite un riflesso di automazione e automatizzate gradualmente quando ritenete che sia sensato e che non comprometta l'aspetto umano del processo. È il modo migliore per ottenere un ottimo risultato.

5. Pulire regolarmente la pipeline di vendita

Aumentare le vendite utilizzando un CRM è una storia di continui progressi. Ma è anche la storia di un continuo non arretrare.

Un CRM ha bisogno di una pulizia regolare. E la parte che si sporca più rapidamente è la pianificazione delle vendite.

Perché la pipeline di vendita? Una parola: speranza.

Quando si inizia a utilizzare un CRM si fa tabula rasa. Si inizia a riempirlo con molti potenziali clienti. Si lavora su di essi e alcune di queste opportunità arrivano alla fase "vinta". Molte non lo fanno. Ma la speranza che alla fine ce la facciano può essere molto più forte di quanto dovrebbe essere.

Il risultato di questa speranza è che vi ritroverete rapidamente con una pipeline piena di opportunità morte. Questo comporta molti svantaggi:

• Le vostre previsioni di vendita sono inevitabilmente sbagliate.
• Ci si illude di non aver bisogno di creare nuovi contatti, il che ci espone a futuri fallimenti.
• Si dedica troppo tempo a opportunità che non lo meritano, mentre se ne dedica troppo poco a quelle che hanno effettivamente buone possibilità.
• Si perde la visione d'insieme di ciò che sta effettivamente accadendo.

Qual è il rimedio? Semplice: una pulizia regolare.

Molti team utilizzano la riunione di "revisione della pipeline di vendita" come un'opportunità per spostare le opportunità morte e squalificate nella fase "persa". È un buon meccanismo di ripiego, ma ritengo che l'approccio principale debba basarsi su una disciplina realistica e su alcuni buoni filtri.

Se si utilizza Salesflare, un buon filtro salvato può essere una combinazione di:

• Data di chiusura più di x giorni fa
• Data dell'ultima interazione/email/incontro più di x giorni fa
• Data dell'ultima modifica dello stadio più di x giorni fa
• E forse un filtro su alcune tappe (almeno escludendo quelle vinte e quelle perse).

È possibile creare un filtro come questo, provarlo e salvarlo se piace. Poi tornate ad utilizzarlo regolarmente.

Si può anche combinare con una modifica in blocco della fase delle opportunità per spostare tutto ciò che corrisponde ai filtri in "perso" in una sola volta.

La pulizia della pipeline non è facoltativa. Se non lo fate, la vostra pipeline diventerà un disastro, non vi sarà più utile, smetterete di usarla e tornerete gradualmente indietro invece di andare avanti.

L'utilizzo attivo e ponderato di un CRM è fondamentale

Se dovessi riassumere tutto ciò che ho condiviso sopra, è di usare il vostro CRM attivamente e di farlo in modo ponderato.

Non è complicato. Basta (ri)leggere la guida qui sopra. Non c'è nulla di assurdo.

Tutto ciò che si chiede è un po' di dedizione al mestiere. Non tutto in una volta, ma un piccolo impegno quotidiano per migliorare e non peggiorare le cose.

Le vendite sono una lotta quotidiana, ma lo sono molto meno se si capisce che una parte di questa lotta consiste nel rimanere organizzati, nel riflettere a fondo e nel comunicare bene con il proprio team.

Se state ancora cercando il partner CRM giusto, inviate me un messaggio. Comprendiamo le vostre difficoltà e costruiamo software che rendono il raggiungimento di questi obiettivi il più semplice possibile.

E se avete bisogno di consigli, non esitate a contattarci. Siamo qui per voi!

Spero che questo post vi sia piaciuto. Se vi è piaciuto, spargete la voce!

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Jeroen Corthout

Cofondatore e CEO di Salesflare

Sono cofondatore e amministratore delegato di Salesflare, il CRM intelligente per le vendite B2B delle piccole e medie imprese. Mi piace automatizzare le vendite, costruire bei prodotti e scrivere di tutti questi argomenti.

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