Come inviare e-mail di massa in Gmail e Outlook che sembrano personali
5 passi per avere un aspetto fantastico invece che imbarazzante
Volete inviare e-mail di massa dalla vostra casella di posta Gmail o Outlook... e avere un aspetto fantastico di fronte al pubblico che riceve le e-mail? 😎
Non c'è bisogno di cercare. Questa è la guida giusta per voi.
Io coprirò:
- Che cos'è un'e-mail di massa
- Tre modi diversi per inviare e-mail di massa e quale scegliere
- I passi da seguire per inviare e-mail di massa da Gmail o Outlook
- Come fare follow-up su scala oltre l'email di massa
- Come evitare i filtri antispam
- Come rimanere conformi al GDPR
Che cos'è un'e-mail di massa?
Un'e-mail di massa, nota anche come e-mail di massa o e-mail blast, è un messaggio inviato a un grande gruppo di persone contemporaneamente. È comunemente usata nelle campagne di email marketing per raggiungere lead, clienti o abbonati per scopi come la promozione di un prodotto o la comunicazione di informazioni importanti. Sia che facciano parte di una campagna promozionale o che si limitino a condividere gli aggiornamenti, le e-mail di massa aiutano le aziende a connettersi in modo efficiente con il proprio pubblico.
3 modi diversi per inviare e-mail di massa (+ cosa fanno i professionisti)
Cercare su Google e leggere diversi suggerimenti?
Ecco i 3 modi più comuni per inviare e-mail di massa:
- Utilizzare il campo BCC
- Utilizzate un provider di servizi di posta elettronica per le e-mail di massa
- Automatizzate le e-mail personali dalla vostra casella di posta
- + Cosa fanno i professionisti: inviano una sequenza
Vi riassumo i loro pro e contro e vi indico l'opzione più adatta a voi. 😄
1. L'opzione BCC cieca che tutti odiano
Tutti conosciamo questo modo di inviare e-mail di massa. È rapido e semplice, ma spesso ha risultati imbarazzanti. E non ha un aspetto molto professionale.
Inoltre, è necessario copiare un elenco di destinatari in un campo BCC nel modo corretto e la quantità di destinatari è sempre limitata.
In breve: questa non è quasi mai l'opzione giusta. A meno che non abbiate tempo o non vi importi di apparire inevitabilmente poco professionali. 😟
2. Inviare e-mail di massa che non sembrino personali, utilizzando un fornitore di servizi e-mail come Mailchimp.
Avete bisogno di inviare un'email di massa a più di 2000 persone oggi (e deve essere solo oggi)? Allora questa è probabilmente l'opzione da scegliere. Altrimenti, passate all'opzione 3!
Il vantaggio di questo metodo è che potete inviare e-mail a migliaia di persone contemporaneamente, in modo rapido.
Gli svantaggi di questo metodo sono che:
- La vostra e-mail non sembrerà personale. L'occhio allenato (e oggi le persone sono allenate a riconoscere le e-mail di massa) vedrà sempre che si tratta di un'e-mail di massa.
- Non finirà nella casella di posta prioritaria del vostro pubblico. Le caselle di posta elettronica come Gmail e Outlook oggi smistano le e-mail inviate con un provider di servizi e-mail in una scheda chiamata "Promozioni" o "Altro".
- Questo comporta anche tassi di apertura più bassi (e quindi anche meno clic e risposte).
- Inoltre, poiché molti provider di servizi di posta elettronica vengono utilizzati in modo improprio (da un piccolo ma consistente gruppo di persone), questo può anche far sì che le vostre e-mail abbiano maggiori probabilità di finire nella cartella dello spam.
Se tutto questo vi va bene, date un'occhiata alla nostra guida su come usare Mailchimp (è quello che usiamo per la nostra newsletter).
Se volete inviare e-mail di massa che sembrino personali e che abbiano maggiori probabilità di essere lette, ci arriverò ora. 👇
3. Inviare e-mail di massa che sembrano personali, direttamente dalla casella di posta elettronica di Gmail o Outlook.
Avete bisogno di inviare un'e-mail di massa che sembri personale a centinaia o migliaia di persone contemporaneamente? Allora questa è sicuramente l'opzione da preferire.
Use a platform (like Salesflare) that connects to your mailbox and sends personalized emails at scale, which are indistinguishable from emails you’ve sent manually one by one (if you can’t wait: the 5 easy steps to do this are below!).
I vantaggi sono:
- Le vostre e-mail avranno un aspetto 100% personale.
- Arriverà nella casella di posta prioritaria del vostro pubblico.
- In questo modo si ottengono ottimi tassi di apertura (scegliete un buon oggetto!) e di risultato.
- È più facile per voi controllare se le vostre e-mail appaiono nelle cartelle di spam, poiché le e-mail non vengono inviate da un server centrale di un provider di servizi e-mail utilizzato da molti altri, ma dalla vostra casella di posta elettronica e dal vostro dominio e-mail.
Una limitazione che deriva da tutta questa potenza: con servizi come Google Workspace (professionale Gmail) o Microsoft / Office 365 (il servizio di posta elettronica concorrente di Microsoft) potete inviare fino a 2000 e-mail al giorno. Se si devono inviare più messaggi di questo tipo, la piattaforma (nella maggior parte dei casi) li distribuisce su più giorni.
Se non funziona, tornare all'opzione 2.
Se funziona, continuate a leggere! Vi mostrerò subito come fare. 🤩
Quello che fanno i professionisti: inviare una sequenza di email personali di massa
E se voleste assicurarvi che le persone rispondano (o aprano o clicchino) e voleste inviargli un paio di email finché non lo fanno?
No problem, that’s also possible. Most platforms (like Salesflare) nowadays allow you to do this.
Ecco alcuni dei motivi più comuni per cui i nostri clienti scelgono questa soluzione (fate clic qui sotto per vedere una presentazione su YouTube):
- Raggiungere automaticamente i potenziali clienti finché non rispondono.
- Inviare una serie di consigli come parte di una sequenza di email a goccia.
- Follow up con le persone per invitarle a un evento o webinar
- Seguito automatico dopo gli incontri di scoperta
Le possibilità sono infinite. 🤯
Siete interessati a diventare professionisti? Creare una sequenza di e-mail invece di una sola è il passo 4 (opzionale) della mia guida passo-passo. 👇
5 semplici passi per inviare e-mail di massa che sembrino personali
Questi 5 passaggi sono comuni alla maggior parte delle piattaforme di posta elettronica di massa.
I’ll show how to do it with Salesflare, because it’s the software we built and use ourselves, but also because it has a series of advantages:
- Potete partire dal vostro database di contatti esistente (non c'è bisogno di destreggiarsi con file .csv)
- È possibile utilizzare tutti i dati di quel database per personalizzare le e-mail (e si possono anche attivare automaticamente le e-mail in base a tali dati).
- È possibile collegare più caselle di posta elettronica senza costi aggiuntivi (a differenza della maggior parte delle piattaforme concorrenti).
- È facilissimo da usare
- È possibile organizzare l'ulteriore follow-up anche all'interno di Salesflare (è un CRM).
- E potete anche monitorare i vostri potenziali clienti mentre visitano il vostro sito web!
Non siete convinti di utilizzare l'Salesflare? Non preoccupatevi, come ho detto, i passaggi sono gli stessi per tutte le piattaforme, quindi iniziamo. 🤓
1. Collegare la cassetta postale
Per inviare e-mail di massa dalla casella di posta elettronica di Gmail o Outlook utilizzando la piattaforma scelta, è necessario collegare prima la casella di posta elettronica. Con Salesflare, questa è la prima cosa da fare quando si effettua la registrazione.
Avete bisogno di collegare più caselle di posta elettronica da cui inviare? Basta andare su Impostazioni > Impostazioni e-mail e fare clic sul grande pulsante arancione più. (Senza costi aggiuntivi se si utilizza l'Salesflare).
2. Selezionate il pubblico a cui volete inviare un'e-mail di massa
È il momento di selezionare il pubblico che deve ricevere la vostra e-mail di massa.
Ci sono tre luoghi comuni in cui probabilmente si memorizza l'elenco:
- Nel vostro sistema CRM
- In un altro sistema
- In an Excel sheet or .csv file
Nel primo caso, è probabilmente meglio utilizzare una piattaforma come Salesflare che offre l'invio di e-mail di massa e il CRM in un unico posto. In questo modo si evita un sacco di lavoro inutile.
Nel secondo caso, si può pensare di integrare l'altro sistema con la propria piattaforma di posta elettronica. I nostri clienti, ad esempio, utilizzano Zapier o Make a questo scopo.
Nel terzo caso, dovrete importare i dati nella vostra piattaforma di invio di e-mail di massa. Se utilizzate Salesflare, andate su Impostazioni > Importa dati per iniziare. Assicuratevi di importare almeno un indirizzo e-mail e un nome.
Avete solo un nome completo per ogni persona? Non c'è da preoccuparsi. Salesflare lo suddivide automaticamente in nome, secondo nome, cognome, prefisso e suffisso. In questo modo potrete personalizzare le vostre e-mail senza problemi.
3. Scrivete l'e-mail e personalizzatela con i campi di unione.
È qui che avviene la magia! ✨
Scrivere un'e-mail come se lo inviaste a una persona specifica, quindi sostituite le parole specifiche (come il nome, il nome dell'azienda e qualsiasi altra cosa) con i campi di unione.
BOOM! Invierete email completamente personalizzate. 🔥
Inoltre, è possibile tracciare se vengono aperti e cliccati.
Inoltre, se utilizzate Salesflare, potete anche vedere se queste stesse persone che fanno clic sui link nelle vostre e-mail visitano il vostro sito web, quali pagine guardano, quando e per quanto tempo. Basta installare lo script che si trova nelle Impostazioni di Salesflare qui.
4. Opzionale (Go pro): Rendetelo un flusso di lavoro! Create una sequenza con più e-mail.
Volete inviare più e-mail una dopo l'altra, invece di una sola? Basta che sia un flusso di lavoro!
When using Salesflare, it’s easy:
- Fare clic su "Aggiungi fase" per aggiungere una fase supplementare al flusso di lavoro.
- Definire il ritardo tra questa e-mail e la precedente. (Avanzato: si può anche definire un ritardo dopo che qualcuno ha aperto, fatto clic o risposto).
- Volete inviarlo come e-mail nella stessa discussione? Selezionare "come risposta".
Vi state chiedendo per cosa potete usarlo? Date un'occhiata a questi video con casi d'uso dei nostri clienti su Youtube.
5. Premete invio e iniziate ad analizzare le risposte su scala.
Pronti per l'invio? Magari un'email di prova per essere sicuri (basta cliccare su "invia prova" in Salesflare) e poi... via verso le caselle di posta dei vostri abbonati!
È la fine? No, questo è solo l'inizio.
Da qui, sarete in grado di seguire in diretta le interazioni del pubblico con le vostre e-mail, grazie al tracciamento integrato:
- Aprono le vostre e-mail?
- Cliccano sui link che condividete? O rispondono alle e-mail?
- Le e-mail rimbalzano perché c'è qualcosa di sbagliato nell'indirizzo e-mail? O se avete inserito un link di cancellazione: si stanno cancellando?
- Come si comporta un modello di email rispetto all'altro?
Che vogliate analizzare i tassi di apertura, i tassi di clic, i tassi di disiscrizione o altre metriche delle e-mail, tutto è visibile in un unico luogo.
E poi, da qui, si possono fare ulteriori approfondimenti. 👇
Come fare follow-up su scala oltre l'email di massa
Avete inviato un'e-mail (o un'intera sequenza di e-mail) e avete iniziato a ricevere risposte?
Fantastico! Assicuriamoci di chiudere quegli affari. Questo può significare:
- Chiusura di contratti di vendita effettivi
- Chiusura di accordi di partnership
- Essere presenti in conferenze, podcast, ...
- Accordarsi su guest post o backlink
- Far iscrivere le persone al vostro evento
- ...
È qui che entra in gioco un CRM!
Basta creare una pipeline visiva con le fasi attraverso cui far passare le persone. In questo modo avrete la visione d'insieme e il controllo necessari per chiudere il maggior numero di trattative.

Volete saperne di più su come farlo con successo? Continuate a leggere la nostra guida su come costruire una solida pipeline di vendita e gestirla come un professionista.
Come evitare i filtri antispam
Evitare i filtri antispam quando si inviano e-mail di massa può essere complicato. Ecco alcuni consigli per migliorare le possibilità di ricevere le vostre e-mail di massa:
- Utilizzare un indirizzo e-mail professionale: Inviate sempre da un indirizzo e-mail aziendale con un dominio personalizzato, come ad esempio tramite Google Workspace o Microsoft 365. Gli indirizzi personali, come Gmail o Yahoo, possono attivare più facilmente i filtri antispam.
- Riscaldare i nuovi domini e IP: Se state inviando da nuovi IP o nuovi domini, aumentate gradualmente il volume delle vostre e-mail. Utilizzate strumenti come Posta in arrivo Warmup per costruire lentamente la fiducia e migliorare la reputazione della vostra IP.
- Impostare i record SPF e DKIM: Assicuratevi che il vostro dominio abbia i record SPF e DKIM correttamente impostati nel DNS. In questo modo si autentica l'identità del mittente e si aumenta la reputazione del dominio, riducendo le probabilità che le e-mail vengano contrassegnate come spam. Imparate a farlo per Google Workspace e per Microsoft Office 365.
- Scrivete righe di oggetto accattivanti: Creare righe di oggetto convincenti che evitino le parole di spam (ad esempio, "gratis", "sconto", ecc.). Un buon testo di anteprima dell'e-mail è utile anche per far apparire la vostra e-mail professionale e coinvolgente.
- Evitare il campo BCC: L'uso del campo BCC per le e-mail di massa può apparire sospetto ai filtri antispam. Utilizzate invece una piattaforma di email marketing o un CRM come Salesflare per personalizzare ogni messaggio e inviarlo correttamente.
- Personalizzate le vostre e-mail: Personalizzate sempre le vostre e-mail utilizzando i campi di unione per indirizzare i destinatari per nome o includere informazioni rilevanti. Le e-mail che sembrano prodotte in serie hanno maggiori probabilità di finire nella cartella spam. Evitate l'imbarazzo impostando opzioni di ripiego in caso di mancata personalizzazione.
- Includere un link di annullamento dell'iscrizione: Fornite sempre un link di cancellazione facile da trovare nel footer delle vostre e-mail. Questo aiuta a ridurre il tasso di spam e garantisce la conformità a normative come il GDPR.
- Limitare il numero di link: Troppi link, soprattutto quelli che portano a domini diversi, possono segnalare l'e-mail come spam. Limitatevi a utilizzare link provenienti dallo stesso dominio dell'indirizzo del mittente.
- Monitorare i tassi di apertura: Tenete d'occhio il vostro tasso di apertura. Se il tasso di apertura è inferiore a 20-30%, rivedete il flusso di lavoro delle e-mail, dall'oggetto al contenuto dell'e-mail. Se necessario, modificate le vostre e-mail per migliorare le prestazioni.
- Pulite regolarmente la vostra lista di e-mail: Prima di inviare la lista, è bene sottoporla a uno strumento di convalida, come ad esempio Elenco e-mailVerifica per rimuovere gli indirizzi e-mail non validi. Questo riduce il tasso di rimbalzo e migliora la reputazione complessiva del mittente.
... ma soprattutto: non inviate e-mail che sembrino spammose dal punto di vista del destinatario.
Come rimanere conformi al GDPR
Siete preoccupati di essere conformi al GDPR con le vostre e-mail di massa? Niente stress: ecco alcuni semplici consigli che vi aiuteranno a rimanere in linea con la legislazione europea:
- Assicuratevi che tutti abbiano effettuato l'accesso: Prima di inviare le e-mail, assicuratevi che tutti i destinatari abbiano scelto di aderire attivamente tramite un modulo di iscrizione o un modulo di sottoscrizione chiaro. In questo modo, raccoglierete indirizzi e-mail con il pieno consenso, come richiesto dal GDPR.
- Includere sempre un link per annullare l'iscrizione: Non solo per evitare i filtri antispam, ma anche per il GDPR: ogni e-mail deve avere un chiaro link di cancellazione nel piè di pagina. Se qualcuno vuole smettere di ricevere le vostre e-mail, deve poterlo fare in modo semplice e immediato.
- Mantenere i dati puliti: Eseguite regolarmente la pulizia degli elenchi per rimuovere gli indirizzi e-mail non validi o obsoleti e gestire correttamente le disiscrizioni. In questo modo i vostri dati rimangono freschi e conformi.
- Utilizzare una piattaforma compatibile con il GDPR: Scegliere uno strumento di posta elettronica conforme al GDPR per garantire che i dati personali siano archiviati ed elaborati in modo sicuro. Ciò include la gestione responsabile degli indirizzi e-mail e il rispetto delle disdette.
- Siate trasparenti con la struttura delle vostre e-mail: Utilizzate un'intestazione che identifichi chiaramente la vostra organizzazione e siate chiari sul motivo per cui le persone ricevono le vostre e-mail. In questo modo creerete fiducia e rispetterete le linee guida del GDPR.
Seguendo questi consigli, avrete maggiori probabilità di essere conformi al GDPR e di inviare email di massa come un professionista!
Ora andate a inviare email che vi facciano sembrare fantastici, non imbarazzanti! 😎
Se avete altre domande su come fare, consultate questi materiali:
- Come inviare e-mail di massa con i flussi di lavoro e-mail di Salesflare [VIDEO]
- Come inviare e-mail di massa con i flussi di lavoro e-mail di Salesflare [ARTICOLO]
- Diversi casi d'uso per l'invio di flussi di lavoro via e-mail da parte dei nostri clienti [VIDEO]
Avete ancora domande? Chiamateci nella chat della nostra app o sul nostro sito! Siamo felici di aiutarvi.
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