Come inviare email di massa da Gmail e Outlook che sembrano personali

Jeroen Corthout · Ultimo aggiornamento: 3 set 2026 · Leggi in Markdown ·

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5 passaggi per fare un figurone invece di una figuraccia

Vuoi inviare email di massa dalla tua posta in arrivo di Gmail o Outlook… e fare un figurone davanti al pubblico che le riceverà? 😎

Non cercare oltre. Questa è la guida giusta per te.

Parlerò di:

1. Che cos’è un’email di massa
2. Tre modi diversi per inviare email di massa e quale scegliere
3. I passaggi da seguire per inviare email di massa da Gmail o Outlook
4. Come fare follow-up su larga scala, oltre l’email di massa
5. Come evitare i filtri antispam
6. Come rispettare il GDPR

Che cos’è un’email di massa?

Un’email di massa, chiamata anche email bulk o email blast, è un messaggio inviato contemporaneamente a un gruppo numeroso di persone. Viene usata soprattutto nelle campagne di email marketing per raggiungere lead, clienti o iscritti, ad esempio per promuovere un prodotto o comunicare informazioni importanti. Che faccia parte di una campagna di email promozionale o serva semplicemente a condividere aggiornamenti, le email di massa aiutano le aziende a connettersi in modo efficiente con il proprio pubblico.

3 modi diversi per inviare email di massa (+ cosa fanno i professionisti)

Stai cercando su Google e leggendo suggerimenti diversi?

Ecco i 3 modi più comuni per inviare email di massa:

1. Usare il campo BCC
2. Usare un provider di servizi email per le email bulk
3. Automatizzare email personali dalla tua posta in arrivo
4. + Cosa fanno i professionisti: inviare una sequenza

Riassumo i pro e i contro e ti indico l’opzione più adatta a te. 😄

1. L’opzione BCC nascosta che tutti odiano

Conosciamo tutti questo modo di inviare email di massa. È rapido e semplice, ma spesso produce risultati imbarazzanti. E non dà un’impressione molto professionale.

Inoltre, devi destreggiarti per copiare correttamente un elenco di destinatari nel campo BCC, e il numero di destinatari è sempre limitato.

In breve: questa opzione non è quasi mai quella giusta. A meno che tu non abbia tempo o non ti importi di apparire inevitabilmente poco professionale. 😟

2. Inviare email di massa che non sembrano personali, usando un provider di servizi email come Mailchimp

Devi inviare oggi un’email bulk a più di 2000 persone (e deve essere davvero oggi, non un altro giorno)? Allora questa è probabilmente l’opzione che fa per te. Altrimenti, passa direttamente all’opzione 3!

Il vantaggio di questo metodo è che puoi inviare email a migliaia di persone contemporaneamente e in modo rapido.

Gli svantaggi di questo metodo sono:

1. La tua email non sembrerà personale. Un occhio esperto (e ormai le persone sono diventate esperte nel riconoscere le email di massa) capirà sempre che si tratta di un’email di massa.
2. Non finirà nella posta in arrivo prioritaria del tuo pubblico. Oggi le caselle email come Gmail e Outlook smistano le email inviate tramite un provider di servizi email in una scheda chiamata “Promozioni” o “Altro”.
3. Questo si traduce anche in tassi di apertura più bassi (e quindi anche in meno clic e risposte).
4. Inoltre, dato che molti provider di servizi email vengono usati impropriamente (da un gruppo ristretto ma non trascurabile di persone), è anche più probabile che la tua email finisca nella cartella dello spam.

Se per te va bene, dai un’occhiata alla nostra guida su come usare Mailchimp (è quello che usiamo per la nostra newsletter via email).

Se vuoi inviare email di massa che sembrano personali e hanno più probabilità di essere lette, me ne occupo subito. 👇

3. Inviare email di massa che sembrano personali, direttamente dalla tua casella Gmail o Outlook

Devi inviare un’email di massa che sembri personale a centinaia o migliaia di persone contemporaneamente? Allora questa è senza dubbio l’opzione che fa per te.

Usa una piattaforma (come Salesflare) che si collega alla tua casella email e invia email personalizzate su larga scala, indistinguibili da quelle che avresti inviato manualmente, una per una (se non vuoi aspettare: qui sotto trovi i 5 passi facili per farlo!).

I vantaggi sono questi:

1. Le tue email sembreranno personali al 100%.
2. Finiranno nella posta in arrivo prioritaria del tuo pubblico.
3. Otterrai ottimi tassi di apertura (scegli un buon oggetto!) e ottimi risultati.
4. Hai più controllo sulla possibilità che le tue email finiscano nelle cartelle dello spam, perché non vengono inviate da un server email centralizzato di un provider di servizi email usato da molte altre persone, ma dalla tua casella email e dal tuo dominio.

Una limitazione che accompagna tutto questo potere: con servizi come Google Workspace (Gmail professionale) o Microsoft / Office 365 (il servizio email concorrente di Microsoft) puoi inviare fino a 2.000 email al giorno. Se devi inviarne di più, la piattaforma distribuirà le email su più giorni (nella maggior parte dei casi).

Se per te non funziona, torna all’opzione 2.

Se invece funziona, continua a leggere! Ti mostro subito come fare. 🤩

Quello che fanno i professionisti: inviare una sequenza di email di massa personali

E se volessi assicurarti che le persone rispondano (o aprano o facciano clic) e volessi inviare loro email più volte finché non lo fanno?

Nessun problema, è possibile anche questo. Oggi la maggior parte delle piattaforme (come Salesflare) ti permette di farlo.

Ecco alcuni motivi comuni per cui i nostri clienti scelgono di farlo (clicca qui sotto per vedere una guida su YouTube):

• Contatta automaticamente i prospect finché non rispondono
• Invia una serie di consigli come parte di una sequenza di email drip
• Ricontatta le persone per invitarle a un evento o a un webinar
• Ricontatta automaticamente le persone dopo le riunioni esplorative

Le possibilità sono infinite. 🤯

Ti interessa passare al livello pro? Creare una sequenza di email invece di una sola email è il passo 4 (facoltativo) della mia guida passo dopo passo. 👇

5 passi facili per inviare email di massa che sembrano personali

Questi 5 passi sono comuni alla maggior parte delle piattaforme per l’invio di email di massa.

Ti mostrerò come farlo con Salesflare, perché è il software che abbiamo creato e che usiamo noi stessi, ma anche perché offre una serie di vantaggi:

• Puoi partire dal tuo database di contatti esistente (senza dover armeggiare con file .csv)
• Puoi usare qualsiasi dato di quel database per personalizzare le email (e puoi persino attivare automaticamente l’invio di email sulla base di quei dati!)
• Puoi connettere più caselle di posta senza costi aggiuntivi (a differenza della maggior parte delle piattaforme concorrenti)
• È facilissimo da usare
• Puoi organizzare il follow-up successivo direttamente in Salesflare (è un CRM)
• E puoi persino tracciare i tuoi prospect/clienti mentre visitano il tuo sito web!

Non sei convinto di usare Salesflare? Nessun problema: come ho detto, i passaggi sono gli stessi su tutte le piattaforme, quindi iniziamo. 🤓

1. Connetti la tua casella di posta

Per inviare email di massa dalla tua casella Gmail o Outlook usando la piattaforma che hai scelto, dovrai prima connettere la tua casella di posta. Con Salesflare, è la prima cosa da fare quando ti registri.

Devi connettere più caselle di posta da cui inviare le email? Vai su Impostazioni > Impostazioni email e fai clic sul grande pulsante arancione con il segno più. (Senza costi aggiuntivi se usi Salesflare!)

2. Seleziona il pubblico a cui vuoi inviare l’email di massa

È il momento di selezionare il pubblico che dovrà ricevere la tua email di massa.

Probabilmente conservi questo elenco in uno di questi tre luoghi comuni:

1. Nel tuo sistema CRM
2. In un altro sistema
3. In un foglio Excel o in un file .csv

Nel primo caso, probabilmente la scelta migliore è usare una piattaforma come Salesflare, che offre email di massa e CRM in un unico posto. Eviterai così molto lavoro inutile.

Nel secondo caso, puoi valutare l’integrazione dell’altro sistema con la tua piattaforma per l’invio di email. Per esempio, i nostri clienti usano Zapier o Make a questo scopo.

Nel terzo caso, dovrai importare i dati nella tua piattaforma per l’invio di email di massa. Se usi Salesflare, vai su Impostazioni > Importa dati per iniziare. Assicurati di importare almeno un indirizzo email e un nome.

Hai solo il nome completo di ogni persona? Nessun problema. Salesflare lo dividerà automaticamente in nome, secondo nome, cognome, prefisso e suffisso. In questo modo potrai personalizzare le tue email senza fatica.

3. Scrivi l’email e personalizzala con i campi di unione

È qui che avviene la magia! ✨

Scrivi un’email come se la stessi inviando a una persona specifica, poi sostituisci determinate parole (come il suo nome, il nome dell’azienda e qualsiasi altro elemento) con i campi di unione.

BOOM! Stai inviando email completamente personalizzate. 🔥

E non è tutto: puoi tracciare se vengono aperte e cliccate.

Inoltre, se usi Salesflare, puoi anche vedere se le stesse persone che cliccano sui collegamenti nelle tue email visitano il tuo sito web, quali pagine guardano, quando lo fanno e per quanto tempo. Ti basta installare lo script che trovi nelle impostazioni di Salesflare, qui.

4. Facoltativo (passa al livello pro): trasformalo in un flusso di lavoro! Crea una sequenza con più email.

Vuoi inviare più email una dopo l'altra, invece di una sola? Ti basta creare un flusso di lavoro!

Quando usi Salesflare, è facile:

1. Fai clic su “aggiungi passo” per aggiungere un passo al flusso di lavoro.
2. Definisci il ritardo tra questa email e quella precedente. (Avanzato: puoi anche definire un ritardo dopo che qualcuno apre, fa clic o risponde.)
3. Vuoi inviarla come email nello stesso thread? Seleziona “come risposta”.

Ti chiedi per cosa puoi usarlo? Dai un'occhiata a questi video con i casi d'uso dei nostri clienti su Youtube.

5. Fai clic su Invia e inizia ad analizzare le risposte su larga scala

Pronto per inviare? Forse vale la pena mandare prima una rapida email di prova, giusto per essere sicuro (in Salesflare ti basta fare clic su “invia test”), e poi… via, verso le caselle email dei tuoi iscritti!

È la fine? No, è solo l'inizio.

Da qui potrai seguire in tempo reale come il tuo pubblico interagisce con le tue email grazie al tracciamento integrato delle email:

• Stanno aprendo le tue email?
• Stanno facendo clic sui collegamenti che condividi? Oppure stanno rispondendo all'email?
• Le email rimbalzano perché c'è qualcosa che non va nell'indirizzo email? Oppure, se hai incluso un collegamento per annullare l'iscrizione: stanno annullando l'iscrizione?
• Come si comporta un modello di email rispetto all'altro?

Che tu voglia analizzare i tassi di apertura, i tassi di clic, i tassi di annullamento dell'iscrizione o altre metriche delle email, puoi vedere tutto in un unico posto.

E da qui puoi continuare a fare follow-up. 👇

Come fare follow-up su larga scala oltre l'email di massa

Hai inviato un'email (o un'intera sequenza di email) e hai iniziato a ricevere risposte?

Fantastico! Facciamo in modo che tu riesca a chiudere quei deal. Questo può significare:

• Chiudere veri e propri deal di vendita
• Chiudere deal di partnership
• Essere invitato a conferenze, podcast, …
• Concordare guest post o backlink
• Fare iscrivere le persone al tuo evento
• …

È qui che entra in gioco un CRM!

Provalo gratis

Crea semplicemente una pipeline visiva con le fasi che ti servono per accompagnare le persone. Ti offrirà la panoramica e il controllo di cui hai bisogno per chiudere il maggior numero possibile di deal.

Vuoi saperne di più su come farlo con successo? Continua a leggere la nostra guida su come costruire una pipeline di vendita solida e gestirla da professionista.

Come evitare i filtri antispam

Evitare i filtri antispam quando invii email di massa può essere complicato. Ecco alcuni consigli per aumentare le probabilità che le tue email di massa vengano recapitate:

1. Usa un indirizzo email professionale: invia sempre da un indirizzo email aziendale con un dominio personalizzato, ad esempio tramite Google Workspace o Microsoft 365. Gli indirizzi personali, come Gmail o Yahoo, possono attivare più facilmente i filtri antispam.
2. Riscalda i nuovi domini e IP: se invii da nuovi IP o nuovi domini, aumenta gradualmente il volume delle tue email. Usa strumenti come Warmup Inbox per costruire lentamente la fiducia e migliorare la reputazione del tuo IP.
3. Configura i record SPF e DKIM: assicurati che il tuo dominio abbia i record SPF e DKIM configurati correttamente nel DNS. Questo autentica la tua identità di mittente e rafforza la reputazione del tuo dominio, rendendo meno probabile che le tue email vengano contrassegnate come spam. Scopri come farlo per Google Workspace e per Microsoft Office 365.
4. Scrivi oggetti coinvolgenti: crea oggetti convincenti che evitino parole tipiche dello spam (ad esempio “Gratis”, “Sconto”, ecc.). Anche un buon testo di anteprima dell’email aiuta a far apparire la tua email professionale e interessante.
5. Evita il campo Ccn: usare il campo Ccn per le email di massa può sembrare sospetto ai filtri antispam. Usa invece una piattaforma di email marketing o un CRM come Salesflare per personalizzare ogni messaggio e inviarlo correttamente.
6. Personalizza le tue email: personalizza sempre le tue email usando i campi di unione per rivolgerti ai destinatari con il loro nome o includere informazioni pertinenti. Le email che sembrano prodotte in serie hanno maggiori probabilità di finire nella cartella spam. Evita situazioni imbarazzanti impostando opzioni di fallback per i casi in cui la personalizzazione non vada a buon fine.
7. Includi un collegamento per annullare l’iscrizione: inserisci sempre nel footer dell’email un collegamento per annullare l’iscrizione, facile da trovare. Questo aiuta a ridurre il tuo tasso di spam e garantisce il rispetto di normative come il GDPR.
8. Limita il numero di collegamenti: troppi collegamenti, soprattutto se portano a domini diversi, possono far contrassegnare la tua email come spam. Attieniti ai collegamenti dello stesso dominio dell’indirizzo del mittente.
9. Monitora i tassi di apertura: tieni d’occhio il tuo tasso di apertura. Se è inferiore al 20-30%, rivedi il tuo flusso di lavoro email, dall’oggetto al contenuto dell’email. Se necessario, adatta le tue email per migliorarne le prestazioni.
10. Pulisci regolarmente il tuo elenco email: prima di inviare, fai passare il tuo elenco attraverso uno strumento di convalida come EmailListVerify per rimuovere gli indirizzi email non validi. Questo riduce il tuo tasso di bounce e migliora la reputazione complessiva del mittente.

… ma soprattutto: non inviare email che dal punto di vista del destinatario sembrino spam.

Come restare conforme al GDPR

Ti preoccupa restare conforme al GDPR con le tue email di massa? Niente panico: ecco alcuni consigli semplici per aiutarti a rispettare la normativa dell’UE:

1. Assicurati che tutti abbiano dato il consenso: prima di inviare email, assicurati che tutti i destinatari abbiano espresso attivamente il proprio consenso tramite un modulo di registrazione o di abbonamento chiaro. In questo modo raccogli gli indirizzi email con il pieno consenso degli interessati, come richiesto dal GDPR.
2. Includi sempre un collegamento per annullare l’iscrizione: non serve solo a evitare i filtri antispam, ma anche a rispettare il GDPR: ogni email deve contenere nel footer un collegamento chiaro per annullare l’iscrizione. Se qualcuno vuole smettere di ricevere le tue email, deve poterlo fare facilmente e immediatamente.
3. Mantieni puliti i tuoi dati: esegui regolarmente la pulizia dell’elenco per rimuovere gli indirizzi email non validi o obsoleti e gestire correttamente le richieste di annullamento dell’iscrizione. In questo modo i tuoi dati restano aggiornati e conformi.
4. Usa una piattaforma compatibile con il GDPR: scegli uno strumento per email conforme al GDPR, così da assicurarti che i dati personali vengano archiviati ed elaborati in modo sicuro. Questo include la gestione responsabile degli indirizzi email e il rispetto delle richieste di annullamento dell’iscrizione.
5. Sii trasparente nella struttura delle email: usa un header che identifichi chiaramente la tua organizzazione e spiega apertamente perché le persone stanno ricevendo le tue email. Questo costruirà fiducia e ti aiuterà a restare conforme alle linee guida del GDPR.

Seguendo questi consigli, avrai più probabilità di restare conforme al GDPR mentre invii email di massa da vero professionista!

Ora vai e invia email che ti facciano fare un figurone, non fare una figuraccia! 😎

Se hai altre domande su come farlo, dai un’occhiata a questi materiali:

• Come inviare email di massa con i flussi di lavoro email di Salesflare [VIDEO]
• Come inviare email di massa con i flussi di lavoro email di Salesflare [ARTICOLO]
• Diversi casi d’uso per l’invio di flussi di lavoro email da parte dei nostri clienti [VIDEO]

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