8 beneficios de un CRM + 6 desafíos que debes superar primero
Estas son las principales ventajas de un CRM y cómo aprovecharlas
¿Por qué usar un sistema CRM? ¿Cuáles son las grandes ventajas que puedes obtener del software CRM?
Evidentemente, lo de la imagen de arriba es una broma, pero espero haber captado tu atención, porque la realidad no queda muy lejos. 💰
Un CRM que funciona puede ser un cambio radical para cualquier empresa.
Por desgracia, más del 90 % de las empresas no obtiene grandes ventajas, porque en realidad no utiliza su CRM correctamente.
Y la verdad, así de simple, es esta:
⚠️ Un CRM que no utilizas no sirve para nada. ⚠️
Por suerte, también hay buenas noticias: los desafíos no son tan difíciles de superar.
Así que exploremos juntos los siguientes puntos:
- ¿Qué es exactamente un CRM?
- ¿Cuáles son las principales ventajas de un CRM?
- ¿Cuáles son los principales desafíos para obtener estas ventajas?
Qué es un CRM: ¿cuál es la definición?
Para asegurarnos de que hablamos de lo mismo, definamos qué es un sistema CRM.
Un sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM, por sus siglas en inglés) es un software que te ayuda a gestionar mejor tus relaciones con los clientes. Te ayuda a hacer seguimiento de clientes y leads, mantener controlada la información necesaria, automatizar tareas, colaborar como equipo y obtener información útil.
Esta definición ya contiene algunas ventajas, pero vamos a profundizar mucho más.
Posibles ventajas de un sistema CRM: ¿por qué usarlo en tu pequeña empresa?
La respuesta breve a «¿por qué usar un CRM?» es:
Un CRM que funciona te permite controlar y hacer crecer adecuadamente tu base de clientes, tus operaciones de ventas y tu empresa en su conjunto. 📈
Ahora bien, ¿cómo ocurre esto en la práctica?
Estas son 8 ventajas clave de un CRM:
- Construir mejores relaciones con los clientes haciendo un seguimiento impecable a gran escala
- Tomar el relevo cuando alguien está enfermo o deja la empresa
- Colaborar mejor como equipo y entre departamentos
- Planificar correctamente la tesorería mediante la previsión de tus ingresos
- Mejorar tu proceso de ventas midiéndolo y analizando cómo funciona
- Cultivar los leads que todavía no están listos para comprar
- Aumentar tus ingresos por ventas
- Hacer crecer tu equipo de ventas y tu base de clientes
Les daré algo de color y compartiré consejos útiles de vez en cuando.🎨
1. Construye mejores relaciones con los clientes haciendo un seguimiento impecable a gran escala
Es fácil hacer un buen seguimiento de un lead. Con cinco todavía es posible. Con diez se vuelve bastante más difícil. Ahora imagina hacer un buen seguimiento de decenas de leads. 🤹
Eso es lo que hacen la mayoría de los vendedores, y resulta muy difícil hacerlo sin ningún sistema que les ayude a organizarse. 🫠
Estos vendedores suelen crear sus propios sistemas: algunos empiezan a usar una hoja de cálculo, otros usan las tareas de Outlook y otros simplemente apuntan una lista en un cuaderno… muchos usan una combinación de sistemas diferentes.
Y aunque estos sistemas sencillos son un buen punto de partida, también tienen algunos inconvenientes:
- Requieren mucho trabajo manual y dependen del vendedor.
- No registran las cronologías de una forma clara y sencilla.
- No están bien integrados con la bandeja de entrada del correo electrónico, el calendario, LinkedIn, …
- No permiten mucha automatización práctica.
- No incluyen elementos como dashboards integrados, sistemas de permisos, secuencias de correo electrónico, enriquecimiento de datos, etc.
Por eso existen los sistemas CRM propiamente dichos. 👈
Hacen que el seguimiento de tus leads esté organizado, automatizado e integrado. Así puedes hacer que cada lead sienta que es el único al que estás atendiendo, aunque estés haciendo seguimiento de muchos a la vez.🥰
2. Toma el relevo cuando alguien está enfermo o deja la empresa
Alguien está enfermo. 🤒 O, peor aún: deja la empresa. 👋 ¿Y ahora qué?
¿Qué tiene entre manos? ¿Con quién? ¿Quién necesita qué?
Si tienes un buen CRM y lo utilizas correctamente, estas preguntas deberían resolverse en muy poco tiempo.
Verás con quién está en contacto y qué hablaron exactamente. Puedes responder a su último correo electrónico para retomar la conversación o llamar al número de teléfono del contacto. 📞
3. Colabora mejor como equipo y entre departamentos
Lo anterior es un buen ejemplo de cómo puede funcionar la colaboración a través de un CRM cuando otra persona no puede atender a un cliente.
Sin embargo, a menudo varias personas del mismo equipo están en contacto con un cliente. Si toda la comunicación y el resto de la información ya están en el CRM, no hace falta transferir constantemente el conocimiento entre los miembros del equipo. Simplemente funciona.
En otros casos, varios departamentos aislados pueden estar en contacto con el mismo cliente o lead. Y eso también puede resultar confuso a veces.
Imagina un departamento de marketing que quiere enviar un correo electrónico sobre la última oferta promocional de su empresa. Si no saben quién está a punto de firmar una oferta, podrían enviarle accidentalmente esa promoción también. ¡Ups! 😖
Compartir información en un solo lugar es una forma muy eficiente de colaborar. Y el mejor lugar para compartir información de los clientes es un CRM.
4. Planifica correctamente tu tesorería haciendo un pronóstico de tus ingresos
Toda empresa necesita tener cierta cantidad de dinero en su cuenta bancaria. Ni demasiado poco ni demasiado.
A veces necesitas un préstamo. Otras veces puedes devolver un préstamo o hacer una inversión.
Sin embargo, si no sabes cuánto dinero probablemente entrará, puede ser bastante difícil planificarlo correctamente.
Si quieres hacerle un enorme favor a tu CFO o al propietario de la empresa, intenta hacer un pronóstico más o menos preciso de sus ingresos por ventas. Te lo agradecerán muchísimo. 🫶
La forma más fácil de hacerlo es mantener tu pipeline de ventas actualizado con las oportunidades adecuadas y sus:
- Fechas de cierre esperadas (o fechas de cierre cuando se hayan cerrado)
- Valores
- Etapas
- Opcionalmente: probabilidades (es más fácil basarse en las probabilidades de cada etapa que en una probabilidad para cada oportunidad individual)
¿Quieres establecer correctamente las probabilidades de tus etapas? Entonces puedes consultar tu informe de «análisis del canal de venta».
Por supuesto, primero necesitarás datos limpios sobre los que informar, así que, si acabas de empezar, ¡empieza a utilizar ese pipeline de ventas!
5. Mejora tu proceso de ventas midiéndolo y analizando cómo funciona
Las probabilidades y los pronósticos precisos son solo dos de las cosas que puedes obtener de tus datos si los mantienes limpios, organizados y actualizados mediante un CRM.
Un cliente de Salesflare más que duplicó sus ventas en un año simplemente analizando sus datos de ventas para identificar cuellos de botella en el proceso de ventas.
Cuando por fin tienes tus datos de ventas delante, puedes analizarlos desde todos los ángulos para descubrir cómo te está yendo, por qué es así y cómo puedes mejorarlo. 🤓
He preparado un resumen de ejemplos habituales de dashboards e informes de ventas para que puedas inspirarte.
Aquí tienes algunas ideas concretas:
- Verifica el análisis del canal de venta en Salesflare para identificar cuellos de botella en la conversión de una etapa a la siguiente. Resolverlos suele ser una tarea relativamente sencilla y con mucho potencial.
- Haz seguimiento del número de leads, el valor de los leads y la duración del ciclo de ventas por fuente del lead. Esto te ayudará a saber cómo conseguir más leads de calidad.
- Revisa los principales motivos de pérdida. Basándote en ello, puedes, por ejemplo, trabajar en el tratamiento de objeciones, tus materiales de marketing, tu oferta real o incluso tu modelo de negocio.
- Vigila constantemente el número de leads nuevos y de leads ganados. Asegúrate de mantenerlos equilibrados para disfrutar de un flujo continuo de ingresos.
- Investiga qué hacen tus mejores profesionales que los demás no hacen. Enséñaselo.
6. Cultiva los leads que todavía no están listos para comprar
¿Has encontrado un buen lead, pero el momento no es el adecuado? Sería absurdo no mantener el contacto. La pregunta es: ¿cómo te aseguras de hacerlo?
Cultivar los leads actuales puede tener un impacto enorme si lo haces bien y de forma constante.
¿No sabes cómo hacerlo? Aquí tienes algunas ideas:
- Invita a tus leads actuales a webinars online, eventos presenciales o incluso cenas exclusivas. Todo depende del tamaño potencial del deal.
- Comparte de vez en cuando una guía o un caso de estudio con ellos. Inspíralos mostrándoles cómo pueden resolver sus problemas actuales. Lo ideal es que tú participes en la solución.
- Envíales novedades sobre nuevas ofertas que puedan interesarles.
- Además de enviarles correos electrónicos, añade también a todos los leads en LinkedIn. Publica con regularidad.
Por supuesto, también puedes hacer seguimiento del momento adecuado para ellos. Pero todo lo anterior puede ayudarles a llegar antes a ese momento o a asociarse contigo en lugar de hacerlo con otra persona.
7. Aumenta tus ingresos por ventas
¿Por qué convertir esto en un punto aparte? Solo para enfatizarlo. 😄
Una empresa necesita que entre dinero para poder crecer, invertir y hacer más cosas buenas por otras empresas o personas. Y para devolver dinero a sus accionistas.
Así es como funciona nuestra economía para crear una vida mejor para todos, y es importante no perder de vista ese objetivo.
Todo lo anterior ayudará a alcanzar este objetivo.
8. Escala tu equipo de ventas y tu base de clientes
Aumentar tus ingresos es el primer paso para seguir escalando. Pero no puedes hacerlo sin escalar tus sistemas y procesos.
En algún momento, la hoja de cálculo casera dejará de funcionar. Será importante contar con un CRM adecuado para poder seguir gestionando tus operaciones a medida que escalan.
Muchos fundadores me preguntan: «¿Cuándo debería conseguir mi primer CRM?» 🤔
Mi respuesta: «Lo antes posible. Perderás mucha información y oportunidades por no utilizar un sistema profesional. Y la mayoría de los CRM cuentan con algún tipo de oferta inicial».
Si te interesa utilizar Salesflare como CRM (¡es ideal para startups y pequeñas empresas!), pregunta al equipo en el chat por nuestro «programa para startups en fase inicial». Averiguarán contigo si cumples los requisitos. Si acabas de empezar, lo más probable es que sí.
Por qué quizá no obtengas esos beneficios del CRM: ¿cuáles son los principales desafíos?
Te lo explico.
Puede que acabes teniendo pocos datos o datos inútiles porque tu equipo no utiliza realmente el CRM. Y no obtendrás ningún beneficio.
Ahora, la buena noticia es que no es difícil superar los desafíos. Las soluciones son sencillas.
Lo único que tienes que hacer es actuar.
Un chute de motivación gratis cortesía de Shia Labeouf. 😬
Un chute de motivación gratis cortesía de Shia Labeouf. 😬
Estos son los principales desafíos:
- Puede que tu equipo considere que el CRM elegido requiere demasiado trabajo y es demasiado complicado
- No involucraste a tu equipo en las pruebas y la selección del CRM
- Sobrecargaste el CRM con campos (o, peor aún, con campos obligatorios)
- No formaste a tu equipo sobre cómo funciona el CRM
- No definiste con tu equipo cómo queréis usar juntos el CRM
- La dirección no ofrece suficiente respaldo y soporte
Y he incluido una solución para cada uno de ellos.
1. Puede que tu equipo considere que el CRM elegido requiere demasiado trabajo y es demasiado complicado
La razón más común por la que una implementación de CRM fracasa: al equipo le resulta demasiado.
A decir verdad, la mayoría de los sistemas CRM:
- Se han creado dando por hecho que alguien con una disciplina descomunal los rellenará manualmente.
- Están pensados principalmente para la dirección (que compra el CRM), no para el equipo de ventas.
- Se han vuelto complicados porque no paran de añadir funcionalidades sin una gestión adecuada del producto.
Aunque existen entre 700 y 800 CRM, verás que esto se aplica a la mayoría de ellos.
Por eso mi cofundador y yo empezamos Salesflare en 2014. Nos propusimos crear un CRM de ventas que a tu equipo le encante usar de verdad, poniendo los datos existentes en el centro y creando una app muy fácil de usar e integrada en todas partes.
¿Te parece un poco abstracto? Simplemente pruébalo para comprobarlo:
- Cómo sugiere posibles cuentas y contactos,
- Los enriquece automáticamente con más información,
- Registra cronologías completas de comunicación,
- Automatiza los correos electrónicos y las secuencias de correo electrónico,
- Se integra perfectamente con tu bandeja de entrada y LinkedIn,
- …
Puedes probar Salesflare gratis durante un máximo de 30 días con el 100 % de sus funcionalidades.
SOLUCIÓN: Elige un CRM, como Salesflare, que sea lo más sencillo y automatizado posible a la hora de introducir datos.
2. No involucraste a tu equipo en las pruebas y la selección del CRM
Es muy probable que el sistema actual se haya investigado y probado a fondo… pero que el equipo de ventas nunca se involucrara en el proceso o solo lo hiciera de forma superficial.
Esto conlleva dos riesgos inherentes:
- Es difícil saber si el equipo se imagina usando el CRM (algo fundamental).
- No se comprometerán tanto con su uso como si los involucraras.
Sí, tendrás que invertir algo más de tiempo y esfuerzo en involucrarlos. Pero el retorno de la inversión será enorme.
SOLUCIÓN: Involucra al equipo al probar y elegir CRM.
CONSEJO PRO: Si vas a implementar un CRM en un equipo grande en el que algunas personas pueden convertirse en los «eslabones débiles» (por tener pocas habilidades digitales o simplemente una mentalidad poco abierta al cambio), asegúrate de involucrarlas como «referentes de prueba» en el proceso. Así evitarás que lo frenen todo cuando lo presentes al equipo. Y cuando el resto del equipo vea que ellas están a bordo, será mucho más probable que también lo estén.
3. Has sobrecargado el CRM con campos (o, peor aún: con campos obligatorios)
«¿También puedes hacer seguimiento de X?»
Añadir campos en un CRM no supone ningún esfuerzo y se hace una sola vez. Rellenarlos, sin embargo, requiere un esfuerzo constante.
Es un reflejo habitual en cualquier equipo seguir añadiendo campos porque «también sería útil hacer seguimiento de eso».
Bueno, ¿hasta qué punto es útil? ¿Es:
- Imprescindible,
- Conveniente,
- O simplemente algo que podría estar bien tener?
Parece inofensivo seguir añadiendo campos, pero no lo es. Cada campo adicional supone un riesgo más de que el equipo abandone por completo el uso del CRM. Un poco de dejadez puede llevar fácilmente por una pendiente muy resbaladiza.
Y ¿qué es más importante para ti? ¿Todas las ventajas anteriores… o este campo adicional?
SOLUCIÓN: Cuestiona cada campo que alguien quiera añadir. ¿Es esencial? Y, en cualquier caso, evita en la medida de lo posible que los campos sean obligatorios.
4. No has formado a tu equipo sobre el funcionamiento del CRM
A menudo se dice que esta es la principal razón por la que fracasan las implementaciones de CRM. No lo es (a menos que desconozcas las demás), pero sigue siendo una razón importante.
Muchos equipos se lanzan sin aprovechar todo el material disponible.
En Salesflare, por ejemplo, tenemos disponible una lista de reproducción de YouTube de «Cómo empezar» con 14 vídeos que se ven en algo más de una hora (a velocidad 1x).
Ver estos vídeos te permitirá entender rápidamente los conceptos básicos del funcionamiento del CRM y aprender a utilizarlo.
¿Vale la pena dedicar esa hora? Yo creo que sí. Esta es otra de esas inversiones con un ROI elevado. Piensa simplemente en las ventajas de aprovechar al máximo tu CRM.
SOLUCIÓN: Mira tutoriales sobre CRM con tu equipo. Después, organiza una formación básica centrada en cómo hacer seguimiento de la información, cómo hacer seguimiento de los leads y cómo queréis utilizarlo como equipo. (Lo que me lleva al siguiente reto 👇)
5. No has definido con tu equipo cómo queréis utilizar juntos el CRM
Una de las ventajas de utilizar un CRM es colaborar mejor. Otra es obtener mejores previsiones de ventas. Y otra más es extraer información útil para mejorar tus procesos.
Nada de eso es posible si tu equipo no utiliza el CRM de forma coherente.
Si un campo, una opción de campo, una etapa de oportunidad, … significa algo distinto para cada persona de tu equipo, esta información no se puede utilizar a nivel de equipo.
No tiene por qué ser difícil. Solo requiere un poco de conversación en equipo.
Estas son algunas preguntas que puedes hacerte:
- ¿Qué aspecto tiene nuestro pipeline de ventas? ¿Cómo definimos las etapas? ¿Qué deberíamos hacer en cada etapa?
- ¿Qué campos del CRM son esenciales para nosotros? ¿Cómo los vamos a rellenar? ¿Necesitamos algún campo adicional? (¡Solo los importantes!)
- ¿Cómo vamos a traspasarnos los leads dentro del equipo?
- ¿Cómo haremos el seguimiento? ¿Utilizaremos las tareas o un filtro guardado específico?
- ¿Cómo nos aseguraremos de que los datos estén actualizados y de que el pipeline esté limpio? ¿Haremos una revisión semanal del pipeline de ventas que requiera una preparación previa?
Lo mejor es ceñirse a reglas sencillas que sepáis que todos podéis seguir.
SOLUCIÓN: Organiza una reunión de equipo. Abre un Google Doc o un documento de Word. Documenta las decisiones de tu equipo.
6. La alta dirección no ofrece suficiente respaldo y soporte
Sencillo, pero esencial.
Puede que tu equipo directivo no esté totalmente a favor de utilizar un CRM. Probablemente tenga sus motivos. Normalmente todo se reduce a esto: ya lo han intentado antes, no funcionó, creen que volverá a fracasar y lo consideran una pérdida de tiempo.
Espero haberte dejado claro que los beneficios de un CRM pueden ser enormes si superas los desafíos habituales. Y que esos desafíos son relativamente fáciles de superar.
Ahora, déjaselo claro a todos los demás miembros de tu equipo; y especialmente a la alta dirección. Si el liderazgo no lo respalda, todo lo demás resultará mucho más difícil.
SOLUCIÓN: Habla con la alta dirección sobre los beneficios de un CRM y comparte tu estrategia para superar los desafíos habituales.
Así que la elección está delante de ti, joven Padawan. 🧙
¿Te aferrarás a las viejas costumbres de las hojas de cálculo y los sistemas CRM abandonados? ¿O abrazarás la sabiduría de la Fuerza (o, mejor dicho, de Flare), implementarás el CRM adecuado con precisión y llevarás realmente tu empresa hacia nuevos horizontes? No. No lo intentes. Hazlo o no lo hagas, pero no lo intentes.
Perdón, me he dejado llevar. 😏
¡Buena suerte! 👊 Y no dudes en ponerte en contacto con nosotros si podemos ayudarte. Siempre estamos disponibles a través del chat de nuestro sitio web principal.
¿Listo para llevar tus ventas al siguiente nivel? Prueba Salesflare.
Somos un CRM de ventas fácil de usar para pequeñas y medianas empresas B2B, repleto de automatización y siempre actualizado.
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