8 ventajas del CRM + 6 retos que superar primero
Estas son las principales ventajas del CRM y cómo aprovecharlas
¿Por qué utilizar un sistema CRM? Cuáles son los grandes beneficios que puede obtener de un software CRM?
Obviamente estamos bromeando con la imagen de arriba, pero esperamos haber captado tu atención, porque la verdad no anda muy lejos. 💰
Un CRM en funcionamiento puede suponer un cambio total de las reglas del juego para cualquier empresa.
Por desgracia, más del 90% de las empresas no obtienen grandes beneficios, porque realmente no utilizan su CRM de forma adecuada.
Y la pura verdad es:
⚠️ Un CRM que no utilizas no sirve para nada. ⚠️
Por suerte, también hay buenas noticias: los retos no son tan difíciles de superar.
Exploremos juntos los siguientes puntos:
- ¿Qué es exactamente un CRM?
- ¿Cuáles son las principales ventajas de un CRM?
- ¿Cuáles son los principales retos para obtener estas prestaciones?
¿Qué es un CRM? ¿Cuál es la definición?
Para asegurarnos de que estamos de acuerdo, definamos qué es un sistema CRM.
Un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) es un software que le ayuda a gestionar mejor sus relaciones con los clientes. Le ayuda a realizar un seguimiento de los clientes y clientes potenciales, controlar la información necesaria, automatizar tareas, colaborar en equipo y proporcionar información.
Esta definición ya contiene algunas ventajas, pero vamos a profundizar mucho más.
Posibles ventajas de un sistema CRM: ¿Por qué utilizar uno para su pequeña empresa?
La respuesta corta a "¿por qué utilizar un CRM?" es:
Un CRM que funcione le permite controlar y escalar adecuadamente su base de clientes, sus operaciones de ventas y su negocio en su conjunto. 📈
Ahora bien, ¿cómo se concreta eso?
Estas son 8 ventajas clave del CRM:
- Establezca mejores relaciones con los clientes realizando un seguimiento impecable a escala
- Tomar el relevo cuando alguien está enfermo o deja la empresa
- Colaborar mejor en equipo y entre departamentos
- Realice una correcta planificación de tesorería mediante la previsión de sus ingresos
- Mejore su proceso de ventas midiéndolo y analizando su funcionamiento
- Nutrir a los clientes potenciales que no están listos para comprar en este momento
- Aumente sus ingresos por ventas
- Amplíe su equipo de ventas y su base de clientes
Les daremos un poco de color y compartiremos consejos útiles aquí y allá.🎨
1. Construir mejores relaciones con los clientes mediante un seguimiento impecable a escala.
Es fácil hacer un buen seguimiento de una pista. Cinco son factibles. Diez es mucho más difícil. Ahora imagina hacer un buen seguimiento de decenas de leads. 🤹
Eso es lo que hacen la mayoría de los vendedores, y es muy difícil hacerlo sin ningún sistema para organizarse. 🫠
Estos vendedores suelen crear sus propios sistemas: algunos empiezan utilizando una hoja de cálculo, otros las tareas de Outlook, otros simplemente apuntan una lista en un cuaderno, ... muchos utilizan una combinación de diferentes sistemas.
Y aunque estos sencillos sistemas son un buen comienzo, tienen sus inconvenientes:
- Son muy manuales y dependen del vendedor.
- No capturan las líneas de tiempo de una manera fácil y agradable.
- No están bien integrados con la bandeja de entrada del correo electrónico, el calendario, LinkedIn, ...
- No permiten mucha automatización práctica.
- No vienen con cosas como cuadros de mando integrados, sistemas de permisos, secuencias de correo electrónico, enriquecimiento de datos, etc.
Para eso existen los sistemas CRM reales. 👈
Hacen que tu seguimiento de leads sea organizado, automatizado e integrado. Así puedes hacer que cada cliente potencial se sienta como si fuera el único al que estás atendiendo, a pesar de hacer el seguimiento de muchos a la vez.🥰.
2. Tomar el relevo cuando alguien está enfermo o deja la empresa
Alguien se pone enfermo. 🤒 O peor: se van de la empresa. 👋 ¿Y ahora qué?
¿Qué están haciendo? ¿Con quién? ¿Quién necesita qué?
Si dispone de un buen CRM y lo utiliza correctamente, estas preguntas deberían responderse en un abrir y cerrar de ojos.
Verás con quién están en contacto y de qué hablaron exactamente. Puedes responder a su último correo para retomar la conversación o llamar al teléfono del contacto. 📞
3. Colaborar mejor en equipo y entre departamentos
Lo anterior es un gran ejemplo de cómo la colaboración puede funcionar a través de un CRM cuando otra persona no puede atender a un cliente.
A menudo, sin embargo, varias personas de un mismo equipo están en contacto con un cliente. Si toda la comunicación y el resto de la información ya están en el CRM, no es necesario un traspaso constante de conocimientos entre los miembros del equipo. Simplemente funciona.
En otros casos, varios silos departamentales pueden estar en contacto con el mismo cliente o cliente potencial. Y esto también puede resultar confuso a veces.
Imagine un departamento de marketing que quiere enviar un correo electrónico sobre la última oferta promocional de su empresa. Si no saben quién está a punto de firmar una oferta, pueden enviarles accidentalmente esa promoción a ellos también. ¡Uy! 😖
Compartir información en un mismo lugar es una forma muy eficaz de colaborar. Y el mejor lugar para compartir información sobre los clientes es un CRM.
4. Realice una correcta planificación de tesorería mediante la previsión de sus ingresos
Toda empresa necesita una cierta cantidad de efectivo en la cuenta bancaria. Ni demasiado poco, ni demasiado.
A veces necesitas un préstamo. A veces puedes devolver un préstamo o hacer una inversión.
Sin embargo, si no sabe cuánto dinero ingresará probablemente, puede ser bastante difícil planificarlo adecuadamente.
Si quieres hacerle un gran favor a tu director financiero o al dueño de tu negocio, intenta predecir tus ingresos por ventas de forma más o menos precisa para ellos. Te adorarán por ello. 🫶
La forma más sencilla de hacerlo es manteniendo su sales pipeline al día con las oportunidades adecuadas y sus:
- Fechas de cierre previstas (o fechas de cierre cuando está cerrado)
- Valores
- Etapas
- Opcionalmente: probabilidades (es más fácil basarse en las probabilidades de etapa que en una probabilidad por oportunidad individual).
¿Quiere establecer correctamente las probabilidades de sus etapas? Entonces puede echar un vistazo a su informe de "análisis del embudo".
Por supuesto, primero necesitarás algunos datos limpios sobre los que elaborar informes, así que si estás empezando, ¡empieza a utilizar ese canal de ventas!
5. Mejore su proceso de ventas midiéndolo y analizando cómo funciona
Probabilidades y previsiones precisas son sólo dos de las cosas que puede obtener de sus datos si los mantiene limpios, organizados y actualizados mediante un CRM.
One Salesflare customer more than doubled their sales in one year simply by analyzing their sales data to identify bottlenecks in the sales process.
Cuando por fin tengas tus datos de ventas delante, podrás trocearlos para averiguar cómo lo estás haciendo, por qué es así y cómo puedes mejorarlo. 🤓
Hemos hecho un resumen de ejemplos comunes de cuadros de mando e informes de ventas para que puedas inspirarte.
He aquí algunas ideas concretas:
- Compruebe el análisis del embudo en Salesflare para identificar los cuellos de botella en la conversión entre etapas. Resolverlos suele ser una tarea fácil.
- Realice un seguimiento de la cantidad de clientes potenciales, el valor de los mismos y la duración del ciclo de ventas por fuente de clientes potenciales. Esto le ayudará a saber cómo puede conseguir más clientes potenciales de calidad.
- Analice las principales razones perdidas. A partir de ahí puedes, por ejemplo, trabajar en la gestión de las objeciones, tu material de marketing, tu oferta real o incluso tu modelo de negocio.
- Vigile constantemente el número de nuevos clientes potenciales y de clientes potenciales captados. Asegúrate de mantenerlos equilibrados para conseguir un flujo continuo de ingresos.
- Investiga qué hacen los mejores que los demás no hacen. Enséñeles.
6. Nutrir a los clientes potenciales que no están listos para comprar en este momento
¿Has encontrado una buena pista, pero no es el momento adecuado? Sería un tonto si no mantuviera el contacto. La pregunta es: ¿cómo asegurarse de hacerlo?
Nutrir a los clientes potenciales existentes puede ser muy impactante si lo haces bien y de forma consistente.
¿No sabe cómo hacerlo? Aquí tienes algunas ideas:
- Invite a sus clientes potenciales a seminarios web en línea, eventos fuera de línea o incluso cenas exclusivas. Todo depende del tamaño potencial del acuerdo.
- Comparta con ellos alguna que otra guía o estudio de caso. Inspíreles sobre cómo pueden resolver sus problemas actuales. Lo ideal es que participes en la solución.
- Envíeles información actualizada sobre nuevas ofertas que puedan interesarles.
- Además de enviarles correos electrónicos, añada todos los contactos a LinkedIn. Publicar regularmente.
Por supuesto, también puedes hacer un seguimiento de cuándo es el momento adecuado para ellos. Pero todo lo anterior puede ayudarles a alcanzarlo antes, o a asociarse contigo en lugar de con otra persona.
7. Aumente sus ingresos por ventas
¿Por qué hacer de esto un punto aparte? Sólo para enfatizar. 😄
Una empresa necesita dinero para crecer, invertir y hacer más cosas buenas por otras empresas o personas. Y devolver dinero a sus accionistas.
Así es como funciona nuestra economía para crear una vida mejor para todos y es importante no perderlo de vista.
Todo lo anterior ayudará a lograr este objetivo.
8. Amplíe su equipo de ventas y su base de clientes
Aumentar los ingresos es el primer paso para seguir creciendo. Pero no puedes hacerlo sin ampliar tus sistemas y procesos.
En algún momento, la hoja de cálculo casera se romperá. Será importante contar con un CRM decente para poder seguir gestionando las operaciones de escalado.
Muchos fundadores me preguntan: "¿Cuándo debería tener mi primer CRM?". 🤔
Mi respuesta: "Lo antes posible. Perderás mucha información y oportunidades si no utilizas un sistema profesional. Y la mayoría de los CRM tienen algún tipo de oferta inicial".
Si estás interesado en utilizar Salesflare como CRM (¡es ideal para startups y pequeñas empresas!), pregunta al equipo en el chat por nuestro "programa para startups en fase inicial". Ellos averiguarán contigo si cumples los requisitos. Si acabas de empezar, lo más probable es que sí.
Por qué es posible que no obtenga esos beneficios de CRM: ¿Cuáles son los principales retos?
Déjame que te lo explique.
Es posible que acabe disponiendo de pocos datos o de datos inútiles porque su equipo no utiliza realmente el CRM. Y no cosechará ningún beneficio.
La buena noticia es que no es difícil superar los retos. Las soluciones son sencillas.
Todo lo que tienes que hacer es actuar.
He aquí los principales retos:
- Es posible que su equipo considere que el CRM seleccionado requiere demasiado trabajo y es demasiado complicado.
- No implicó a su equipo en las pruebas y la selección del CRM
- Has sobrecargado el CRM con campos (o peor: campos obligatorios)
- No ha formado a su equipo sobre el funcionamiento del CRM
- No ha definido con su equipo cómo desea utilizar el CRM de forma conjunta
- Su alta dirección no ofrece suficiente respaldo y apoyo
Y hemos incluido una solución para cada uno de ellos.
1. Es posible que su equipo considere que el CRM seleccionado requiere demasiado trabajo y es demasiado complicado.
La razón más común por la que fracasa la implantación de un CRM es que al equipo le parece demasiado.
A decir verdad, la mayoría de los sistemas CRM:
- Se construyen con la expectativa de que alguien con una cantidad inane de disciplina los rellene manualmente.
- Están hechos principalmente para la dirección (que compra el CRM), no para el equipo de ventas.
- Se complicó porque siguen añadiendo funciones sin una gestión adecuada del producto.
Aunque existen entre 700 y 800 CRM, verás que esto se aplica a la mayoría de ellos.
Por eso mi cofundador y yo creamos Salesflare en 2014. Nos propusimos crear un CRM de ventas que a tu equipo le gustara utilizar, poniendo los datos existentes en el centro y creando una aplicación muy sencilla que se integrara en todas partes.
¿Un poco abstracto? Sólo pruébelo para comprobarlo:
- Cómo sugiere posibles cuentas y contactos,
- Los enriquece automáticamente con más información,
- Realiza un seguimiento completo de los plazos de comunicación,
- Automatiza correos electrónicos y secuencias de correos electrónicos,
- Se integra perfectamente en tu buzón de correo electrónico y LinkedIn,
- ...
Puede probar Salesflare gratis durante un máximo de 30 días con 100% de su funcionalidad.
SOLUCIÓN: Consigue un CRM, como Salesflareque sea lo más sencilla y automatizada posible a la hora de introducir datos.
2. No involucraste a tu equipo en las pruebas y selección del CRM
Lo más probable es que su sistema actual se haya investigado y probado a fondo... pero el equipo de ventas nunca haya participado en el proceso, o lo haya hecho de forma muy limitada.
Esto conlleva dos peligros inherentes:
- Es difícil saber si el equipo se ve a sí mismo utilizando el CRM (lo cual es clave).
- No se lo creerán tanto como cuando les involucras.
Sí, tendrás que invertir algo más de tiempo y esfuerzo para implicarles. Pero el retorno de la inversión será enorme.
SOLUCIÓN: Implicar al equipo a la hora de probar y seleccionar los CRM.
CONSEJO PROFESIONAL: Si estás implementando un CRM en un equipo grande en el que algunas personas pueden convertirse en los "eslabones débiles" (debido a sus escasas habilidades digitales o simplemente a una mentalidad fija), entonces involúcralos definitivamente como "campeones de pruebas" en el proceso. Así te aseguras de que no lo retengan todo cuando lo presentes al equipo. Y cuando el resto del equipo vea que están de acuerdo, es mucho más probable que también lo estén.
3. Has sobrecargado el CRM con campos (o peor: campos obligatorios)
"¿Puedes llevar también la cuenta de X?"
Añadir campos en un CRM no supone ningún esfuerzo y se hace una vez. Sin embargo, rellenarlos requiere un esfuerzo constante.
Es un reflejo común en todos los equipos seguir añadiendo campos porque "sería útil hacer un seguimiento de eso también".
¿Qué utilidad tiene? Lo es:
- Debe tener,
- Debería tener,
- ¿O simplemente podría haberlo hecho?
Parece inofensivo seguir añadiendo campos, pero no lo es. Cada campo adicional supone un riesgo adicional de que el equipo renuncie por completo a utilizar el CRM. Un pequeño descuido puede convertirse fácilmente en una larga pendiente resbaladiza.
¿Y qué es más importante para usted? ¿Todas las ventajas anteriores... o este campo adicional?
SOLUCIÓN: Cuestiona cada campo que alguien quiera añadir. ¿Es imprescindible? Y, en todo caso, evite en lo posible que los campos sean obligatorios.
4. No ha formado a su equipo sobre el funcionamiento del CRM
A menudo se dice que ésta es la principal razón por la que fracasan las implantaciones de CRM. No lo es (a menos que no conozcas las otras), pero sigue siendo importante.
Muchos equipos se lanzan sin aprovechar todo el material disponible.
En Salesflare, por ejemplo, tenemos una lista de reproducción de YouTube "Primeros pasos" disponible con 14 vídeos que se pueden ver en poco más de una hora (a velocidad 1x).
Viendo estos vídeos te asegurarás de que en poco tiempo entiendes lo básico de cómo funciona el CRM y cómo puedes utilizarlo.
¿Merece la pena dedicar esa hora? Yo creo que sí. Esta es otra de esas inversiones de alto ROI. Piense en las ventajas de utilizar su CRM al máximo.
SOLUCIÓN: Vea tutoriales sobre CRM con su equipo. A continuación, organice una formación básica centrada en cómo realizar un seguimiento de la información, hacer un seguimiento de los clientes potenciales y cómo desea utilizarlo como equipo. (lo que nos lleva al siguiente reto 👇)
5. No has definido con tu equipo cómo queréis utilizar juntos el CRM
Una de las ventajas de utilizar un CRM es una mejor colaboración. Otra es la mejora de las previsiones de ventas. Otra es la obtención de información para mejorar los procesos.
Nada de eso es posible si su equipo no utiliza el CRM de forma coherente.
Si un campo, una opción de campo, una etapa de oportunidad, ... significan otra cosa para distintas personas de su equipo, esta información no podrá utilizarse a nivel de equipo.
No tiene por qué ser difícil. Sólo requiere un poco de debate en equipo.
He aquí algunas preguntas que puede hacerse:
- ¿Cómo es nuestro proceso de ventas? ¿Cómo definimos las etapas? ¿Qué debemos hacer en cada etapa?
- ¿Qué campos del CRM son esenciales para nosotros? ¿Cómo los rellenaremos? ¿Necesitamos campos adicionales? (¡Sólo los importantes!)
- ¿Cómo vamos a traspasar el liderazgo como equipo?
- ¿Cómo haremos el seguimiento? ¿Utilizaremos las tareas o un filtro específico guardado?
- ¿Cómo nos aseguraremos de que los datos se mantienen actualizados y la cartera de pedidos limpia? ¿Haremos una revisión semanal de la cartera de ventas que requiera preparación previa?
Lo mejor es ceñirse a unas normas sencillas que todos puedan cumplir.
SOLUCIÓN: Organiza una reunión de equipo. Abre un documento de Google Doc o Word. Documenta las decisiones de tu equipo.
6. Su alta dirección no ofrece suficiente respaldo y apoyo
Simple, pero esencial.
Es posible que su equipo directivo no esté totalmente de acuerdo con el uso de un CRM. Probablemente tengan sus razones. Normalmente se reducen a lo siguiente: lo han intentado antes, ha fracasado, creen que volverá a fracasar y lo consideran una pérdida de tiempo.
Espero haberle dejado claro que los beneficios de un CRM pueden ser enormes si se superan los retos comunes. Y que los retos son relativamente fáciles de superar.
Ahora, déjalo claro a todos los demás miembros de tu equipo; y especialmente a la alta dirección. Si la dirección no está detrás, todo lo demás será mucho más difícil.
SOLUCIÓN: Explique a los directivos las ventajas de la gestión de las relaciones con los clientes y comparta su estrategia para superar los retos habituales.
Así que la elección está ante ti, joven padawan. 🧙
¿Se aferrará a los viejos métodos de las hojas de cálculo y los sistemas CRM descuidados? ¿O adoptará la sabiduría de la Fuerza (o mejor: Flare), implantará el CRM adecuado con precisión y expandirá realmente su empresa hacia nuevos horizontes?
Lo siento, me he dejado llevar. 😏
Mucha suerte. Y no dudes en ponerte en contacto con nosotros si podemos ayudarte. Siempre estamos disponibles a través del chat de nuestra web principal.
¿Listo para potenciar sus ventas? Pruebe Salesflare.
Somos un CRM de ventas fácil de usar para pequeñas y medianas empresas B2B, repleto de automatización y siempre actualizado.
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