¿Qué es una pipeline de ventas? ¿Cómo construyo una que no tenga rival?
5 pasos para alcanzar un éxito constante en ventas (y una plantilla adicional)
¿Quieres saber más sobre los pipelines de ventas?
En este artículo hemos resumido todo lo que necesitas saber para crear un pipeline de ventas imbatible. 👇
Estos son los puntos que cubrimos (también puedes hacer clic directamente en uno de ellos):
- ¿Qué es un pipeline de ventas? (¿En qué se diferencia de un canal de venta?)
- Etapas habituales de un pipeline de ventas
- Cómo crear tu propio pipeline de ventas
- Consejos y trucos para gestionar tu pipeline de ventas con éxito
- Habla del pipeline como un profesional: algunos términos que puedes escuchar entre expertos en ventas
- Extra: una plantilla gratuita de pipeline de ventas
Los vendedores de éxito dominan su pipeline de ventas para garantizar un éxito constante, en lugar de depender de una victoria accidental.
Así que, si vas a por todas, quédate con nosotros. Prometemos que serán 10 minutos bien aprovechados. 👊
1. ¿Qué es un pipeline de ventas?
Un pipeline de ventas es un enfoque de venta que parte de la premisa de que las oportunidades de venta pasan por un conjunto de etapas habituales antes de cerrarse.
Estas etapas del pipeline de ventas dependen del proceso de ventas que se siga, que idealmente está alineado con el proceso de decisión del comprador.
El objetivo de un pipeline de ventas es mover las oportunidades de venta a través de él, ya sea a la siguiente etapa o directamente a «perdido». En ocasiones, una oportunidad de venta también puede saltarse etapas. Hablaremos más sobre esto al tratar las etapas del pipeline de ventas.
Un pipeline de ventas suele representarse visualmente en un CRM mediante una vista de tablero Kanban, para que el equipo de ventas pueda tener fácilmente un resumen de los deals que hay en el pipeline en cualquier momento.
Así es como se ve una vista de este tipo en Salesflare.
Puedes ver qué representante de ventas está trabajando en cada oportunidad de venta, con qué prospects y cuál es el valor de cada deal potencial. 👀
En la parte superior de cada etapa puedes ver el valor total de las oportunidades que hay en ella, lo que te da una buena idea de los ingresos esperados que generará tu pipeline de ventas. Hablaremos más sobre esto más adelante.
¿Cuál es la diferencia entre un pipeline de ventas y un canal de venta?
A menudo oirás hablar del “canal de venta” en lugar del “pipeline de ventas”. Y cuando lo hacen, normalmente se refieren a lo mismo.
El término “canal de venta” (frente a pipeline de ventas) hace referencia al hecho de que un pipeline de ventas saludable suele contener una cantidad mucho mayor de oportunidades en las primeras etapas, ya que muchas no pasan a la siguiente etapa y se pierden.
Por tanto, el pipeline no tiene exactamente el aspecto de una tubería, sino más bien el de un canal de venta, como este:
Ten en cuenta que el canal de venta ideal debería tener su punto de inflexión en la etapa de calificación (hablaremos más de esto dentro de un momento). Después de esta etapa, la tasa de conversión de una etapa a otra debería mejorar drásticamente, porque ya has comprobado que las oportunidades están bien calificadas y que es probable que los prospectos terminen comprando.
Por tanto, la representación de un canal de venta en forma de V, que verás a menudo por internet y dentro de distintos programas, resulta engañosa. 😏 Puede dar la falsa impresión de que es normal que los vendedores sigan dejando escapar muchas oportunidades de venta después de haberlas cualificado. Y no lo es.
2. Etapas habituales de un pipeline de ventas
Aunque cada proceso de ventas B2B es diferente, es posible identificar un conjunto común de etapas del pipeline de ventas. La mayoría de los pipelines de ventas solo tendrán que variar ligeramente con respecto a este conjunto estándar de etapas.
Estas son las etapas estándar que ofrecemos en Salesflare cuando creas un pipeline.
Lead
Has encontrado un buen prospecto que parece cumplir todos tus criterios, pero todavía no has contactado con él. Quieres auditar tus prospectos y priorizar tus leads de ventas para determinar con quién contactar primero.
Contactado
Estás en contacto con un prospecto. Puede que se haya puesto en contacto contigo por una oportunidad de venta o que tú hayas contactado con él para comprobar si existe una oportunidad de venderle tu producto o tus servicios.
Calificado
Esta etapa es crucial. Si las oportunidades de venta llegan a la etapa «calificado», significa que las has calificado como oportunidades que puedes ganar.
Los criterios de calificación de leads más conocidos y un buen punto de partida son los de BANT:
- Presupuesto: ¿Tienen un presupuesto para gastar en tu solución?
- Autoridad: ¿Estás hablando con la persona adecuada dentro de la empresa?
- Necesidad: ¿Necesitan tu solución?
- Cronología: ¿Tienen una cronología definida en mente para comprar? ¿O es simplemente «algún día»?
Si una oportunidad de venta está calificada, pasa a la etapa «calificado». Si no está calificada, no deberías dedicarle más tiempo.
Tu tiempo es valioso, y es mejor invertirlo en prospectos que probablemente comprarán.
Consejo de experto: Puede que estés en un sector en el que a menudo no hablas con tu prospecto en el momento adecuado. Y aunque ahora no deberías dedicarle tiempo, tampoco quieres perderlo de vista. En ese caso, crea una etapa adicional llamada «Nevera» después de la etapa «Perdido» para estos prospectos. Así podrás volver a ellos fácilmente más adelante. ❄️
Propuesta enviada
Si un prospecto está calificado, puedes empezar a preparar una propuesta para él.
En cuanto has hecho esta propuesta, básicamente solo queda esperar a que decidan… o, por supuesto, a que te pidan cambios en la propuesta. 😅
Ganado / Perdido
Aquí es donde cierras el deal.
¿Han comprado? ¡Enhorabuena, has ganado el deal! 🎉
¿Han abandonado el pipeline de ventas en alguna etapa? Marca la oportunidad como perdida y sigue adelante.
3. Crea tu propio pipeline de ventas
Ahora que hemos establecido las etapas predeterminadas, ha llegado el momento de crear tu propio pipeline.
Hazte las siguientes preguntas: 🤔
- ¿Cuáles son los pasos que debe seguir un prospecto antes de decidirse a comprar?
- ¿Qué necesitas hacer con un prospecto a lo largo de ese proceso?
- ¿Cuáles son los pasos clave que puedes identificar?
Si eres tan detallista, puede que descubras que guías a tus prospectos por 15, 20 o incluso más pasos antes de que compren.
Sin embargo, un pipeline de ventas con ese número de pasos no será muy práctico. Y el valor de un pipeline de ventas depende, en última instancia, de que lo utilices o no.
Por eso deberías intentar limitar el número de etapas de tu pipeline de ventas a entre 7 y 10. Puedes anotar las etapas que hayas omitido como tareas que debes completar para llegar a la siguiente etapa.
¿Listo? Es hora de configurar y personalizar tu pipeline de ventas en los ajustes de tu CRM.
Puede que descubras que distintos productos o segmentos de clientes requieren mover la oportunidad de venta por un conjunto diferente de etapas.
Si estas diferencias son significativas, puede ser buena idea crear un pipeline separado en tu CRM. De lo contrario, intentarás mover (parte de) tus oportunidades por un conjunto de etapas equivocado.
Crear un pipeline adicional también puede resultar útil si quieres separar las vistas generales del pipeline por departamento o por país. O si quieres separar las ventas de la gestión de cuentas.
Asegúrate, por tanto, de que tu CRM admita varios pipelines (como Salesflare).
4. ¿Cómo gestionar correctamente tu pipeline de ventas?
Ahora que ya lo tienes todo listo, empecemos con el trabajo de verdad: gestionar ese pipeline de ventas. 💪
Aunque hemos hablado principalmente de crear el pipeline de ventas, gestionar realmente este pipeline requiere algunas cosas más que este sencillo resumen.
Veamos ahora qué más necesitarás para superar tus objetivos de ventas.
Trabaja con un sistema de tareas claro
Cada prospecto tiene sus propias necesidades, deseos y plazos. Todos y cada uno quieren sentirse especiales y bien atendidos, como si fueran el único prospecto que tienes.
Esto puede resultar abrumador cuando tienes decenas o incluso cientos de oportunidades de ventas en tu pipeline. Y la ausencia de un sistema claro te llevará de un prospecto decepcionado a otro. Y a muchas oportunidades perdidas… que probablemente podrías haber ganado.
Un sistema de tareas sencillo y claro puede resolverlo todo. ✨
Dos reglas clave:
- Piensa siempre en los siguientes pasos. Cuando completes una tarea, crea la siguiente inmediatamente.
- Mantente organizado y no empieces a improvisar. Cuando te ciñes a tu lista de tareas, mantienes el control de tu pipeline de ventas. Sin ella, lo perderás.
Lo mejor es mantener esta lista de tareas junto con el resto de los datos de tus clientes, en tu CRM.
Para asegurarte de que utilizas de forma constante la funcionalidad de tareas de tu CRM, esta debería:
- Ser muy fácil de usar. Si requiere demasiado trabajo, no seguirás utilizándola (regla n.º 2).
- Enviarte notificaciones (en tu ordenador y teléfono) cuando tengas que hacer algo.
Así es, por ejemplo, como se ve en Salesflare:
Muestra la descripción de la tarea, la cuenta/empresa a la que está relacionada, cuándo vence la tarea y quién tiene asignada la tarea (especialmente práctico cuando trabajas en equipo).
Con los botones de la derecha, puedes completar, posponer, asignar, editar o descartar una tarea fácilmente.
También es práctico poder ver estas tareas por cuenta específica.
Puede que anotes los otros tipos de tareas que aparecen en esta captura de pantalla. Son «tareas sugeridas»: tareas automáticas (que puedes activar o desactivar) que te ayudan a:
- Hacer seguimiento de las cuentas que dejan de estar activas
- Responder a los correos de prospectos que has olvidado
- Recordar añadir notas a las reuniones
«El recordatorio de inactividad de 10 días de Salesflare me ayuda a no olvidarme de una cuenta.»
Ken Tran, Telemedic
Haz seguimiento de tus interacciones
Aunque es importante saber qué tienes que hacer a continuación, también es fundamental entender el contexto y la cronología.
Esto significa saber:
- Cuándo has intercambiado correos electrónicos con el lead y sobre qué temas
- Cuándo te has reunido con él o lo has llamado
- Qué se ha hablado (tus notas)
- Cualquier seguimiento del correo electrónico o de la web que te muestre cuándo tus clientes interactúan contigo y qué les interesa
Sin tener una visión clara de la conversación completa con tu lead, es difícil dirigirla en la dirección correcta. Y nadie quiere ser ese vendedor que parece haberse olvidado por completo de la conversación anterior que tuvo contigo. 😅
Así puede ser una cronología de este tipo:
Llevar meticulosamente una cronología para cada cliente supone, por supuesto, mucho trabajo. Y no hay muchos vendedores que tengan la dedicación necesaria para mantenerla al día.
Por eso Salesflare hace seguimiento automáticamente de todas estas interacciones: sincroniza los correos electrónicos de tu bandeja de entrada, las reuniones de tu calendario y las llamadas de tu teléfono, … y hace seguimiento automático de la actividad de los leads en correos electrónicos y sitios web. ⚙️
Automatiza parte de tu seguimiento
Hacer seguimiento de un gran número de leads implica hablar mucho con ellos, pero también realizar muchas tareas rutinarias.
Esto puede influir mucho en cómo te sientes como vendedor (¿robótico o humano?) y afectar a la cantidad de energía positiva que puedes dedicar a tu lead, lo que, a su vez, puede determinar el éxito que tengas al venderle.
Por eso es importante automatizar estas tareas rutinarias tanto como sea posible.
Aquí tienes algunas ideas para empezar:
- Evita intercambiar correos electrónicos de un lado a otro para agendar una reunión. Utiliza un programador de reuniones como Calendly o YouCanBook.me para compartir un enlace rápido a tu calendario.
- Automatiza los correos electrónicos de seguimiento con un CRM (como Salesflare) que admita la automatización del correo electrónico. Configura correos electrónicos activados cuando los leads alcancen determinadas etapas, cuando les asignes un tag concreto o simplemente envía un correo electrónico masivo para reactivar de una vez una lista de leads.
- Utiliza un marcador VOIP en tu ordenador para llamar a los clientes con un solo clic, directamente desde tu CRM y desde otros lugares. Aquí tienes una lista de proveedores de VoIP.
Encontrarás más ideas de automatización en este artículo sobre cómo automatizar tu seguimiento de ventas.
Vigila las métricas de tu pipeline de ventas
Cuando ya lo tengas todo en marcha, es hora de echar un vistazo a tus métricas.
Te dirán cómo lo estás haciendo, cuánto te falta para alcanzar tus objetivos y en qué puedes mejorar. 💡
Si mantienes tu pipeline de ventas bien actualizado, tu CRM debería proporcionarte estos datos en unos cuantos dashboards muy prácticos.
Primero, te dará una idea de tus métricas de ingresos:
Esto responderá preguntas como:
- ¿Cuántos ingresos he cerrado ya? (la medida definitiva del éxito)
- ¿Cuántos ingresos potenciales podría cerrar? (el potencial actual de tu pipeline)
- ¿Cuál es la duración media de mi ciclo de ventas? (la velocidad de tu pipeline)
- ¿Cuál es el valor medio de mis oportunidades ganadas? (el valor por oportunidad)
- ¿Cuántas oportunidades he ganado? (cuántas firmas has conseguido)
- ¿Cuántas oportunidades nuevas he creado? (mantener tu pipeline lleno)
- ¿Cómo se compara esto con el período anterior? (si estás haciendo crecer tus ingresos o no)
- ¿Cuáles son mis cuentas con mayores ingresos? (qué clientes te generan más ingresos)
- ¿Cuáles son mis principales fuentes de leads? (qué canales te proporcionan más leads)
- ¿Cuáles son mis principales motivos de pérdida? (dónde puedes mejorar para perder menos oportunidades)
- ¿Cómo se compara mi pipeline con el período anterior? (cómo han avanzado las oportunidades)
¡Ya tienes un montón de información que puedes utilizar para mejorar tu proceso de ventas! 🤩
Además, también conviene tener una idea clara de las métricas de tu equipo:
Esto responderá preguntas como:
- ¿Qué representante de ventas vende de forma más activa? ¿Cuál es el número medio de emails, llamadas y reuniones, en total y por representante? (normalmente, una mayor actividad se correlaciona con mejores resultados)
- ¿Qué representante de ventas ha ganado más ingresos? (tu mejor representante hasta ahora)
- ¿Qué oportunidades de ventas está abandonando mi equipo? (¡alerta roja! 🆘)
- ¿Cuál es mi porcentaje de cierre, en total y por representante? (tu tasa de éxito por oportunidad)
Esto te permitirá orientar a tus representantes de ventas basándote en datos reales. O, si solo estás tú, mejorar tu propio enfoque de ventas. 📈
Si te interesa hacerlo bien, en este artículo sobre cuotas de ventas encontrarás mucha más información sobre cómo establecer los objetivos adecuados y utilizarlos de forma eficaz.
Haz limpieza con regularidad
Nada vuelve tan inútil el resumen de tu pipeline de ventas como mantener en él un montón de oportunidades muertas. No solo perjudica el resumen; también puede hacer que dediques tiempo y energía a oportunidades que ya nunca llegarán a convertirse.
La solución: haz limpieza de estas oportunidades muertas con regularidad. Simplemente, ciérralas todas como perdidas. 🚽
Ahora bien, ¿cómo puedes filtrar fácilmente estas oportunidades de tu pipeline?
Puedes filtrar las oportunidades con las que empezaste a trabajar hace mucho tiempo y que todavía no están en las etapas de ganadas o perdidas.
O, si utilizas Salesflare, filtra las oportunidades que no hayan tenido ninguna actividad en los últimos meses (y que todavía no estén en las etapas de ganadas o perdidas).
Después, solo tienes que aplicar una acción masiva y moverlas todas a la etapa de «perdidas» de una vez.
Y… ¡tu pipeline de ventas vuelve a estar impecablemente limpio! ✨
5. Habla del pipeline como un profesional
Así que ya estás listo para comportarte como un profesional, pero ¿sabes hablar como tal? 😏
Aquí tienes algunas cosas que puedes decir para que parezca que sabes de lo que hablas.
¿Cuánto pipe(line) estás generando?
O, dicho de otro modo: ¿cuál es el valor total de las nuevas oportunidades que estás añadiendo a tu pipeline?
Tengo un montón de SQL
O, dicho de otro modo: acabo de calificar muchas oportunidades, lo que las ha convertido en Sales Qualified Leads.
¿Cuánto dura tu ciclo de ventas?
O, dicho de otro modo: ¿cuánto tardan de media tus oportunidades en pasar del inicio al cierre como ganadas?
¿Cuál es tu ACV?
ACV significa Average Contract Value, es decir, valor medio del contrato. Es el promedio de ingresos que obtienes de un solo cliente en un período determinado. Si no vendes suscripciones, se utiliza Average Purchase Value (APV), o valor medio de compra.
6. Extra: una plantilla gratuita de pipeline de ventas
Hasta ahora te hemos mostrado cómo puedes construir tu pipeline y utilizar un CRM para organizarlo.
Pero ¿qué pasa si todavía no estás listo para utilizar un CRM?
En ese caso, hemos creado una práctica plantilla gratuita de pipeline de ventas que puedes utilizar para empezar a hacer seguimiento de tu pipeline. 🆓
Está disponible tanto para Excel como para Google Sheets. Y probablemente sea la plantilla más potente y fácil de usar que encontrarás en internet.
Puedes descargarla aquí. 👈
Te ayuda a hacer seguimiento de tu pipeline y también muestra métricas de ingresos.
Si quieres utilizar un sistema claro de tareas, hacer seguimiento de tus interacciones, automatizar parte de tu seguimiento comercial y, por supuesto, mucho más, un CRM te será de gran ayuda.
Y si estás pensando en utilizar Salesflare o tienes alguna otra pregunta sobre los pipelines de ventas, ¡escríbenos por el chat! 😃
«Salesflare mejoró mis resultados al proporcionarme un sistema claro para trabajar con posibles clientes.»
Boris Agranovich, Global Risk Community
Preguntas frecuentes
¿Qué es un pipeline de ventas?
Un pipeline de ventas es un enfoque estructurado de la venta que visualiza el conjunto de etapas por las que pasa un cliente potencial (u oportunidad) antes de cerrar un deal. Ofrece un resumen claro de todos tus deals, ayuda a tu equipo de ventas a mantenerse organizado y hacer seguimiento del progreso, y permite elaborar pronósticos de ingresos futuros con mayor precisión.
¿Cuáles son las 5 etapas del pipeline de ventas?
Un pipeline de ventas típico incluye cinco etapas estándar:
- Lead: Se ha identificado a un posible cliente, pero todavía no se ha contactado con él.
- Contactado: Has contactado inicialmente con el posible cliente para explorar una oportunidad.
- Cualificado: El posible cliente se ha cualificado como una buena opción para tu solución según criterios como presupuesto, autoridad, necesidad y plazo (BANT).
- Propuesta realizada: Has enviado una propuesta formal o un presupuesto y estás esperando una decisión.
- Ganado/Perdido: La etapa final, en la que el deal se cierra con éxito o se pierde frente a un competidor o por cualquier otro motivo.
¿Qué significa gestionar el pipeline en ventas?
«Gestionar el pipeline» en ventas se refiere al proceso activo de administrar tu pipeline de ventas. Esto incluye todas las actividades necesarias para hacer avanzar los deals, como buscar nuevos clientes para añadir nuevas oportunidades, cualificar leads, hacer seguimiento de forma constante y analizar las métricas del pipeline para mejorar tu proceso de ventas y garantizar un flujo estable de ingresos.
¿Cómo puedo crear un pipeline de ventas?
Para crear un pipeline de ventas, primero traza los pasos clave que sigue un posible cliente durante su recorrido hasta convertirse en cliente. Condensa esos pasos en un número manejable de etapas diferenciadas (normalmente entre 5 y 7). Por último, configura estas etapas en tu CRM para crear un pipeline visual que tu equipo pueda utilizar para hacer seguimiento de los deals. El pipeline debe reflejar con precisión tu proceso de ventas específico.
¿Cuál es la mejor herramienta para gestionar un pipeline de ventas?
La mejor herramienta para gestionar un pipeline de ventas es un CRM que ofrezca un pipeline visual al estilo Kanban. Aunque una hoja de cálculo puede ser un buen punto de partida, un CRM como Salesflare es superior porque no solo visualiza el pipeline, sino que también automatiza el trabajo necesario para gestionarlo. Hace seguimiento automático de las interacciones con los clientes, te recuerda cuándo debes hacer seguimiento y ofrece informes detallados sobre el estado de tu pipeline, lo que te ayuda a gestionarlo con mayor eficacia y a cerrar más deals.
Esperamos que te haya gustado este artículo. Si es así, ¡corre la voz!
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