¿Qué es un proceso de ventas? Cómo construir una inmejorable?

4. ¿Cómo gestiona con éxito su cartera de ventas?

Now that you’re all set up, let’s start with the real work: managing that sales pipeline. 💪

While we’ve talked mostly about building the sales pipeline itself, actually managing this pipeline requires a few more things than this simple overview alone.

Let’s now dive into what else you’ll need to go above and beyond your sales targets.

Trabajar con un sistema de tareas claro

Every prospect has her own personal needs, wishes and timelines. Every single one of them wants to feel special and cared about, like she’s the only prospect you have.

This might feel daunting when you have tens or even hundreds of sales opportunities in your pipeline. And the absence of a clear system will lead you from the one disappointed prospect to the other. And many lost opportunities… that you probably could have won.

A simple, clear task system can solve this all. ✨

Dos reglas clave:

1. Piensa siempre en los siguientes pasos. Cuando termines una tarea, crea la siguiente inmediatamente.
2. Stay organized, don’t start freestyling. When you stick to your task list, you stay in control of your sales pipeline. Without it, you’ll lose it.

Esta lista de tareas se guarda mejor junto con el resto de los datos de sus clientes, en su CRM.

To make sure you’ll consistently keep using the tasks functionality of your CRM, it should:

• Be very easy to use. If it’s too much work, you won’t keep up with it (rule nr. 2).
• Te envía notificaciones (en tu ordenador y teléfono) cuando tienes que hacer algo.

Here’s how this for instance looks in Salesflare:

It shows the description of the task, the account/company it is related to, when the task is due, and who is assigned to it (particularly handy when you’re working in a team).

Con los botones de la derecha, puedes completar, posponer, asignar, editar o descartar una tarea fácilmente.

It’s also handy if you can view these tasks per specific account as well.

You might note the other types of tasks in this screenshot. These are “suggested tasks”: automatic tasks (which you can turn on or off) that help you to:

• Seguimiento de cuentas inactivas
• Reply to emails from prospects that you’ve forgotten about
• Recuerde añadir notas a las reuniones

“Salesflare’s 10 day inactivity reminder prompts me to not forget about an account.”

Ken Tran, Telemedic

Lleve un registro de sus interacciones

While it’s good to know what you need to do next, understanding the context and timeline is also critical.

Esto significa saber:

• When you’ve emailed with the prospect about what
• Cuando tenías reuniones o las convocabas
• Lo que se ha debatido (sus notas)
• Cualquier seguimiento de correo electrónico o web que le muestre cuándo sus clientes interactúan con usted y en qué muestran interés.

Without a good grip on the overall conversation with your prospect, it’s hard to steer it in the right direction. And nobody wants to be that salesperson who seemingly has forgotten completely about the previous conversation you had. 😅

Here’s how such a timeline can look:

Minutiously keeping a timeline for each customer is of course a lot of work. And there aren’t many salespeople who have the necessary dedication to keep this up.

That’s why Salesflare automatically keeps track of all these interactions by synchronizing emails from your inbox, meetings from your calendar, calls from your phone, … and automatically tracks prospects’ activity across emails and websites. ⚙️

Automatice parte de su seguimiento

El seguimiento de un gran número de clientes potenciales implica hablar mucho con ellos, pero también muchas tareas rutinarias.

Esto puede tener un efecto importante en cómo te sientes como vendedor (¿robot o humano?) y puede influir en la cantidad de energía positiva que puedes gastar con tu cliente potencial, lo que, a su vez, puede definir el éxito que tengas vendiéndole.

That’s why it’s important to automate these routine tasks as much as possible.

Here’s a few pointers to get started:

• Evita los correos electrónicos de ida y vuelta para programar una reunión. Utiliza un programador de reuniones como Calendly o YouCanBook.me para compartir un enlace rápido a tu calendario.
• Automatiza los correos electrónicos de seguimiento con un CRM (como Salesflare) que admita la automatización de correos electrónicos. Configura correos electrónicos activados cuando los prospectos alcancen ciertas etapas, cuando les des una etiqueta determinada, o simplemente envía un correo masivo para reactivar una lista de prospectos a la vez.
• Utilice un marcador VoIP en su ordenador para llamar a los clientes con un solo clic, directamente desde su CRM y desde otros lugares. Aquí tiene una lista de proveedores de VoIP.

There’s more automation ideas in this article about automating your sales follow-up.

Controle las métricas de su canal de ventas

When you’re all up and running, it’s time to have a look at your metrics.

It will tell you how you are doing, how close you are to reaching your goals, and where you can improve. 💡

If you’re keeping your sales pipeline up to date well, your CRM should give you this data in a few nice dashboards.

En primer lugar, le dará una idea de sus métricas de ingresos:

Esto responderá a preguntas como:

• ¿Cuántos ingresos he cerrado ya? (la medida definitiva del éxito)
• What’s the potential revenue I might close? (the current potential in your pipeline)
• What’s the average length of my sales cycle? (your pipeline’s speed)
• What’s the average value of my won deals? (the value per opportunity)
• ¿Cuántas oportunidades he ganado? (cuántas firmas has conseguido)
• ¿Cuántas nuevas oportunidades he creado? (mantener el pipeline lleno)
• ¿Cómo se compara con el periodo anterior? (¿están aumentando los ingresos o no?)
• ¿Cuáles son mis cuentas con mayores ingresos? (qué clientes le aportan más ingresos)
• ¿Cuáles son mis principales fuentes de clientes potenciales? (qué canales le aportan más clientes potenciales)
• ¿Cuáles son mis principales motivos de pérdida? (dónde puede mejorar para perder menos tratos)
• ¿Cómo están mis oportunidades en comparación con el periodo anterior? (cómo han avanzado las oportunidades)

That’s a lot of insights you can already use to improve your sales process! 🤩

Additionally, it’s good to also have an idea of your team metrics:

Esto responderá a preguntas como:

• Which sales rep is most actively selling? What’s the average amount of emails, calls, meetings; in total and per rep? (more input usually correlates with more output)
• ¿Qué representante de ventas obtuvo más ingresos? (su mejor representante hasta ahora)
• Which sales opportunities is my team abandoning? (red alert! 🆘)
• What’s my closing percentage; in total and per rep? (your success rate per opportunity)

This will allow you to coach your sales reps based on real data. Or if it’s just you, improve your sales approach yourself. 📈

If you’re interested in doing this right, there’s much more on how to set the right goals and use them effectively in this article on sales quota.

Enjuagar regularmente

Nothing renders your sales pipeline overview quite as useless as keeping a lot of dead opportunities in it. It doesn’t only compromise the overview; it can also mean you spend time and energy on opportunities that’ll never convert anymore anyway.

The solution: flush out these dead opportunities on a regular basis. Just close them all as lost. 🚽

Ahora bien, ¿cómo filtrar fácilmente estas oportunidades de su cartera de proyectos?

Podrías filtrar las oportunidades en las que empezaste a trabajar hace mucho tiempo y que aún no están en la fase ganada o perdida.

Or, if you’re using Salesflare, filter out the opportunities that didn’t get any activity in the past few months (and that are not in the won or lost stages already).

Then just apply a bulk action and move them all to the “lost” stage at once.

And… your sales pipeline is sparkling clean again! ✨

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5. Hablar como un profesional

So, you’re ready to be a pro now, but can you talk pro? 😏

Here’s a few things you can say to sound like you know what you’re doing.

 

¿Cuánto tubo(línea) está fabricando?

Or: what’s the total value of new opportunities you are adding to your pipeline?

 

I’ve got a ton of new SQLs

Or: I’ve just qualified a lot of opportunities, which turned them into Sales Qualified Leads.

 

¿Cuánto dura su ciclo de ventas?

O bien: ¿cuánto tardan de media sus oportunidades en pasar del inicio al cierre como ganadas?

 

What’s your ACV?

ACV means Average Contract Value. It’s the average revenue you derive from a single customer in a given period. If you’re not selling subscriptions, Average Purchase Value (APV) is used.

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6. Bonificación: una plantilla de canal de ventas gratuita

We’ve just been showing you how you can build your pipeline and use a CRM to organize it.

But what if you’re not ready for a CRM?

In this case, we’ve built a handy (and free) sales pipeline template you can use to start tracking your pipeline. 🆓

It’s available for both Excel and Google Sheets. And it’s probably the most powerful yet easy-to-use template you’ll find on the internet.

You can download it here. 👈

Le ayuda a realizar un seguimiento de su cartera de proyectos y también le muestra las métricas de ingresos.

Si desea utilizar un sistema de tareas claro, realizar un seguimiento de sus interacciones, automatizar una parte de su seguimiento y, por supuesto, mucho más, un CRM le será de gran utilidad.

And if you consider using Salesflare or have any additional questions about sales pipelines, hit us up on the chat! 😃

“Salesflare Improved my bottom line by providing a clear system to work with prospects.”

Boris Agranovich, Comunidad Global del Riesgo

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