Cómo utilizar un CRM para cerrar más operaciones y cómo configurarlo

Una guía detallada elaborada por expertos en CRM de ventas

El hecho de que estés aquí para leer esta guía es un buen comienzo.

La mayoría de la gente se hace con un CRM y lo utiliza sin pensar. Acabas de posicionarte por delante de al menos 95% de otras personas.

Lo sé porque llevo más de una década creando un nuevo tipo de CRM, como cofundador de Salesflare. He aprendido muchas cosas por el camino y he intentado condensarlas en esta guía.

En realidad, aunque creamos nuestra empresa basándonos en la creencia de que los sistemas de CRM PUEDEN hacer un mejor trabajo, sólo podemos hacer una parte para que el CRM sea más fácil y más humano. Podemos proporcionar mejores herramientas, pero usted es el único que puede utilizarlas para lograr un verdadero impacto.

Por eso he escrito esta guía. Espero que te ayude un poco en tu viaje.

De hecho, creo que si sigues esta guía al pie de la letra, estarás en el camino del éxito. Lo único que hace falta es tu dedicación.

Cómo empezar a utilizar un CRM correctamente

Buscar "CRM" en Google, leer algunos sitios web y probar algún software CRM de ventas: todo es muy fácil hoy en día.

Por otro lado, sigue pareciendo difícil para la mayoría de la gente empezar a utilizar un CRM de forma que sea sostenible y obtenga resultados.

¿Es realmente difícil? Yo creo que no. Pero hay que ir más allá de "conseguir un CRM" y hacer un esfuerzo reflexivo.

Basándome en muchos años de experiencia ayudando a miles de empresas con su CRM, aquí tienes un sencillo plan paso a paso que te recomiendo seguir.

1. Elegir juntos el CRM adecuado

Cuando digo esto suelen surgir dos preguntas:

1. ¿Cuál es el CRM adecuado para mí?
2. ¿Por qué juntos? ¿Es necesario implicar al equipo?

Elija el CRM adecuado

En primer lugar, el CRM adecuado es el que utilizará realmente para gestionar mejor las relaciones con sus clientes.

Hago hincapié en "utilizar realmente" porque, según muchos analistas, 30-70% de todas las implantaciones de CRM resultaron en pérdidas o no mejoraron el rendimiento de la empresa. Personalmente, estimo que de las 30-70% restantes, 90% no vieron una mejora ni de lejos lo posible o prometido.

El problema principal suele ser que el CRM no se utiliza en la práctica para gestionar mejor las relaciones con los clientes.

Esto podría deberse a que:

• La empresa da prioridad a otros objetivos organizativos
• El programa es demasiado complicado para su propósito
• Al equipo no le gusta utilizar el programa, no participó en su selección, le parece demasiado trabajo o lo considera una pérdida de tiempo.
• El equipo no entiende bien cómo y por qué utilizar el CRM
• Etc.

Además de eso, las empresas a menudo seleccionan software que no sirve a su propósito principal para el CRM. En ventas B2B, esto podría ser tan sencillo como "hacer un mejor seguimiento de los clientes potenciales" (esto es diferente en otros tipos de ventas: algunos ejemplos aquí).

En lugar de ello, muchas empresas recurren a la selección de software que sirva para tantos casos extremos y funcionalidades "bonitas de tener" como sea posible, perdiendo por completo su enfoque en lo que importa.

Elegir juntos el CRM

Esto nos lleva a la segunda pregunta: ¿por qué seleccionar juntos un CRM?

En resumen, porque maximiza las posibilidades de que realmente utilice el CRM para gestionar mejor las relaciones con sus clientes:

• El equipo podrá evaluar con usted la utilidad básica del CRM
• También contarás con su apoyo, ya que habréis elegido juntos en lugar de simplemente imponer tu elección.
• También sienta una base importante para seguir colaborando en torno a la gestión de las relaciones con los clientes.

En primer lugar, debe definir el objetivo principal que desea alcanzar con el CRM (sea totalmente pragmático), así como cualquier objetivo secundario que implique requisitos deseables para el CRM.

Después de eso:

1. Usted o un miembro de su equipo elabora una lista de CRM que cumplen su objetivo principal.
2. Inicie pruebas gratuitas con los CRM de esa lista e invite a los miembros de su equipo (si son más de 3-5, puede limitarlo a los miembros principales del equipo; tenga en cuenta que siempre ayuda tener a uno de los miembros del equipo con menos conocimientos digitales en ese grupo principal para realizar una prueba realista).
3. A continuación -y esto es esencial-, utilice realmente algunos CRM durante unos días o semanas para gestionar las relaciones con los clientes, de modo que pueda calibrar con precisión si se ve utilizándolos a diario y a largo plazo.

No te saltes ninguno de estos pasos. Es tentador, pero te arrepentirás.

Si no te arrepientes, probablemente es porque te estás convenciendo de que "ningún CRM es genial", "el software empresarial es una mierda" y/o "los vendedores son simplemente demasiado vagos para usar un CRM". Deje de pensar eso. Te estás abocando al fracaso.

Te lo prometo: probablemente exista un CRM que funcione para ti y tu equipo (siempre que sigas el resto de pasos de esta guía, obviamente).

2. Crear un sólido proceso de ventas y una estrategia de seguimiento

Encontrar un software que realmente vaya a utilizar para alcanzar su objetivo principal está muy bien, pero necesita algo más que el software: tiene que definir claramente el proceso que le ayudará a agilizar.

Sin un proceso de venta, es difícil racionalizar nada.

Si aún no tiene un proceso de ventas, no está solo. Hablo todos los días con empresas que no tienen una idea clara de cómo es para ellas.

Pero esto debería ser una llamada de atención: necesitas un proceso de ventas. Si no, ¿cómo vas a gestionar clientes potenciales a escala y organizarte en torno a ellos?

Definir un proceso de ventas

Definir un proceso de ventas puede ser muy sencillo. Un proceso de ventas B2B típico tiene este aspecto:

• Plomo: Es probable que la gente necesite lo que usted ofrece.
• Contacto: Se ha puesto en contacto con ellos al respecto.
• Cualificado: Has confirmado que tienen esa necesidad, presupuesto para una solución, un plazo definido, etc.
• Propuesta formulada: Les has hecho una propuesta que describe cómo lo resolverás y cuánto costará.
• Won: Habéis llegado a un acuerdo.
• Perdido: En cualquier parte de este proceso, no funcionó.

Sin embargo, es probable que su proceso de ventas tenga matices importantes. Así que siéntese y defínalo de la forma más clara y práctica posible. Ten en cuenta que todos los miembros de tu equipo deben poder entenderlo y seguirlo fácilmente.

Lo mejor es definir el proceso de ventas en un documento compartido (Google Docs o un archivo de Word compartido) para que todos puedan releerlo si es necesario. Esto también facilita que los nuevos miembros se pongan al día.

Defina qué va a controlar y cómo

Una segunda cosa esencial que hay que definir bien es qué datos vas a rastrear y cómo.

La mayoría de los CRM le ofrecen un montón de posibilidades en cuanto a lo que puede controlar en términos de datos, pero si intenta controlar todo y eso requiere mucho trabajo y disciplina, lo más probable es que no controle nada.

Por lo tanto, es necesario:

• Decida qué datos son esenciales y cuáles no.
• Describa claramente el significado de los datos (por ejemplo, si tiene un desplegable con opciones).
• Define cuándo harás el seguimiento y cómo puedes facilitarlo al máximo.

Querrá optimizar el uso del CRM para que sea coherente y preciso, no para que sea 100% exhaustivo. Tenga siempre presente el objetivo principal (véase más arriba).

De nuevo, lo mejor es escribirlo todo en un documento compartido para que todo el equipo tenga acceso a él.

Aún mejor y recomendable: discútalo con su equipo y anote sus decisiones en este documento. Cuanto mayor sea la implicación del equipo, más probabilidades habrá de que sus planes de CRM funcionen.

3. Personalizar el CRM en consecuencia

Ha elegido un CRM y definido un proceso de ventas y una estrategia de seguimiento de datos. Impresionante. Ya está listo para adaptar el CRM a su empresa y a su forma única de trabajar.

Configure su canal de ventas

Si ha seguido estos pasos, ya debería haber definido un proceso de ventas con pasos claros y procesables.

En un CRM, esto se suele representar mediante un sales pipeline con etapas. Es una representación visual del proceso de ventas.

La mayoría de los CRM ofrecen un pipeline predeterminado con etapas predeterminadas, así que empiece por ahí y personalícelo:

• Vaya a Configuración (en Salesflare, se trata de Configuración > Configurar canalizaciones).
• Dar a las etapas los nombres adecuados.
• Añade las etapas que te falten y colócalas en el orden correcto.
• Personalice cosas como "probabilidad de etapa" (la probabilidad media de que una oportunidad de venta en esa etapa se gane al final), "color" (si el CRM asigna visualmente colores a las etapas), etc.

Et voilà, ya tiene su propio canal de ventas.

Es útil tener las etapas bien definidas en un documento compartido, para que todo el mundo tenga claro en qué caso exactamente una oportunidad de venta pertenece a una determinada etapa. Si aún no lo tienes, hazlo ahora. De lo contrario, acabarás con un montón de malentendidos y previsiones de ventas inútiles.

¿Está pensando en crear varios canales de ventas? Mi recomendación es que sólo lo hagas si tienes múltiples procesos de ventas-no para diferentes vendedores, productos o unidades de negocio, a menos que el proceso sea diferente. De lo contrario, paralizará su capacidad de crear excelentes informes de ventas y cuadros de mando, al menos si está elaborando informes o segmentando por etapas.

Crear campos personalizados

Si ha definido previamente qué datos esenciales va a rastrear, puede que haya puntos de datos que no quepan en los campos estándar del CRM que ha elegido. Tendrás que crear campos personalizados para ellos.

Simplemente diríjase a la configuración del CRM (en Salesflare, se trata de Configuración > Personalizar campos), seleccione la entidad adecuada (cuenta/empresa/organización, contacto/persona, oportunidad/acuerdo, ...) y cree un campo.

Es importante seleccionar el tipo de campo adecuado, ya que le ayudará a mantener las cosas lo más organizadas posible. Si seleccionas el tipo incorrecto, puede resultarte difícil filtrar los datos o construir informes y cuadros de mando. Además, algunos tipos de campos pueden venir con cierta funcionalidad (como los campos URL pueden ser clicables).

Establecer permisos

Si formas parte de un equipo de ventas más grande, o de un equipo de ventas más pequeño en una organización más grande, es posible que tengas normas más estrictas sobre quién puede ver, editar, hacer, etc., qué en el CRM.

Por eso, la mayoría de los CRM incluyen un sistema de permisos, normalmente en uno de los planes de precios más elevados.

Estos sistemas de permisos son útiles, pero pueden ser letales si se complican en exceso.

Si ves un CRM con un complicado sistema de permisos, corre. Es casi 100% probable que esté lleno de errores. Como un sistema de permisos toca casi todas las características del software de una manera profunda, no hay manera de que el equipo de producto lo haya pensado correctamente.

Además, por su propio bien, manténgalo sencillo. Si su equipo no entiende quién puede hacer qué en el CRM y por qué, inevitablemente se frustrará. La frustración lleva a utilizar menos el CRM. Y un CRM que no se utiliza no sólo es inútil, sino que es una gran oportunidad perdida.

Unas cuantas reglas sencillas:

• Limítese a 3 ó 4 funciones diferentes (administrador, gestor, miembro del equipo, espectador) y a unos cuantos grupos diferentes (unidades de negocio, países, etc.).
• Defina el alcance de los datos y el acceso al canal de ventas que debe tener cada uno de ellos.
• Eso es. Para.

Muchos CRM pueden ir mucho más allá, pero te aseguro que te perderás. Y tu equipo se perderá aún más.

Configurar otros ajustes

Estos son los ajustes básicos, pero probablemente haya muchos más ajustes disponibles en su CRM.

Te recomiendo que los revises para que entiendas lo que está disponible/es posible. Aparte de algunas cosas como "Configuración regional", no las configures todavía. Por lo general, las cosas están configuradas de cierta manera por defecto por una razón, y es útil tener un poco de experiencia antes de cambiarlas.

Invite a su equipo

Si aún no lo has hecho desde el principio, cuando elegisteis juntos el CRM, asegúrate de invitar a los miembros de tu equipo ahora. Es hora de que todo el mundo esté completamente configurado en el CRM, además de que probablemente necesitarás tenerlos a bordo para asignarles cosas durante la importación de datos, que se realizará en breve.

4. Integración con su correo electrónico, calendario y LinkedIn

Para algunos de nuestros clientes, la primera pregunta que hacen en la primera llamada es: "¿Cómo integro X?", siendo X algún tipo de formulario web o un software de boletín electrónico.

Aunque estoy encantado de ayudar con la integración de esos sistemas, no es realmente esencial en el gran esquema de las cosas. Y ni siquiera es la integración más importante.

Las integraciones más importantes son con:

• Su bandeja de entrada de correo electrónico (como Gmail o Outlook): Mucha comunicación e información pasa por ahí.
• Tu agenda: Todas tus reuniones con clientes están (o probablemente deberían estar) programadas ahí.
• Tu LinkedIn (al menos en un contexto B2B): Tus conexiones y mensajes profesionales están ahí en su mayoría.

Así que, si aún no lo has hecho, asegúrate de que tú y tu equipo tenéis estas integraciones totalmente configuradas. Especialmente si utilizas un CRM inteligente como Salesflare, supondrá un salto cualitativo en términos de utilidad.

BONO: Mientras lo hace, tómese un momento para que todos instalen su Aplicación móvil de CRM. Le ayudará a acceder fácilmente a sus clientes sobre la marcha, podrá enviarle notificaciones en directo sobre ellos y podrá sincronizar su historial de llamadas (al menos si utiliza un teléfono Android).

5. Importe los datos existentes

Es posible que tenga algunos datos existentes en alguna parte, como por ejemplo:

• Clientes existentes en su sistema contable
• Contactos en su software de boletín electrónico
• Una hoja de cálculo con clientes potenciales
• Datos de su CRM anterior

Ahora es el momento de importarlo.

En la mayoría de los casos, basta con exportar los datos a un archivo .csv, que es una especie de formato de tabla estándar con valores separados por comas.

Al tratarse de un formato de tabla, es posible que tenga que separar las hojas/tablas en diferentes entidades (como cuentas/empresas/organizaciones, contactos/personas y oportunidades/operaciones) antes de importarlo. A menudo, también puede importar el mismo archivo en varias entidades y asignar sólo las columnas relacionadas con esta entidad.

Si hay algún dato importante que no puede incluir en los campos estándar, puede plantearse crear un campo personalizado para él. Sin embargo, como ya se ha dicho, no cree campos a ciegas. Asegúrate de que son esenciales y de que es factible para el equipo mantenerlos actualizados. De lo contrario, sólo crearás problemas.

6. Forme al equipo en su enfoque

Tienes las cosas clave preparadas y, si has hecho un trabajo sistemático, también lo tienes todo documentado.

Finalizar la documentación

Si aún no lo has hecho, esta es tu última oportunidad, y es una gran oportunidad porque vas a formar al equipo sobre cómo funciona todo.

Recomiendo documentarlo todo en un documento compartido (de nuevo: Word, Google Docs, Notion, ...), no en una presentación. Te obliga a centrarte en escribir un texto claro y bien estructurado, en lugar de centrarte en el envoltorio y escribir diapositivas superficiales.

Además, los recién llegados se enterarán de todo mucho mejor si leen un documento bien redactado que si hojean una presentación.

Formar al equipo

Esta formación tiene esencialmente tres objetivos:

1. Convenza al equipo de que utilizar el CRM es crucial para ellos (y para la empresa).
2. Muéstreles lo que el CRM puede hacer por ellos y cómo, para que puedan utilizarlo en todo su potencial.
3. Discuta cómo pretende utilizar el CRM como equipo para racionalizar lo que hace de modo que todos puedan trabajar en la misma dirección.

Si lo haces bien, eres oro. Estás sentando las bases del éxito. Así que no te saltes ningún paso y no lo trates como un mal necesario. Este paso es crucial.

Durante esta formación, es bueno utilizar tanto la documentación como el software como guía visual. De este modo, las personas aprenden de la forma más eficaz. También les da un punto de anclaje para todo lo que estás diciendo.

Si lo haces bien, necesitarás al menos 60-90 minutos para explicarlo todo. Pero no alargues las explicaciones más de una hora. La gente empezará a desconectar.

Reserve 30 minutos para preguntas y debate, de modo que tenga tiempo de sobra para abordar cualquier cuestión que surja. Si no, no pasa nada. Siempre tienen que digerirlo un poco y, desde luego, también necesitan sentir cómo es en la práctica.

Por eso es mejor organizar una sesión interactiva de seguimiento unas tres semanas después. Pida a los asistentes que le envíen preguntas por adelantado, compruebe lo que han estado haciendo en el CRM y utilícelo como base para el debate. Adapta la documentación si es necesario y muestra el CRM donde corresponda.

7. Empiece a hacer un seguimiento de sus métricas clave

Si te has tomado en serio todo lo anterior, has construido los cimientos de algo poderoso. Y no has hecho más que empezar.

Si su equipo realiza un buen seguimiento de todo en el CRM, los datos de ventas que generen serán un tesoro para obtener información y mejoras potenciales. Juntos, pueden llegar a multiplicar por 10 sus ingresos. Algunos de nuestros clientes incrementaron masivamente sus ventas utilizando su CRM.

Para empezar a hacerlo, es importante definir algunas métricas de ventas clave y hacer un seguimiento de las mismas. Las métricas más comunes son:

• Ingresos por ventas: Cuánto dinero ingresas.
• Crecimiento de las ventas: Cuánto aumentan sus ventas con el tiempo.
• Tasa de conversión: El porcentaje de clientes potenciales que se convierten en clientes. También es interesante analizarlo etapa por etapa.
• Valor medio de la operación: El valor medio de cada venta.
• Duración del ciclo de ventas: Cuánto se tarda en cerrar una venta.
• Importe de las nuevas operaciones: Su capacidad para llenar su cartera de ventas.
• Coste de adquisición de clientes (CAC): Cuánto cuesta conseguir un nuevo cliente.
• Valor del ciclo de vida del cliente (CLTV): Los ingresos totales que puede esperar de un cliente a lo largo de su vida.
• Las principales razones perdidas: Por qué la mayoría de las veces sale perdiendo en los tratos.
• Principales fuentes de clientes potenciales: De dónde proceden la mayoría de sus clientes potenciales.
• Actividad por representante: Cuántos correos electrónicos, llamadas, reuniones, etc., mantiene cada representante con sus clientes potenciales.

En Salesflare, la mayoría de ellas se miden por defecto en los "Insights". Algunas otras métricas que es posible que desee crear informes personalizados para.

No hay necesidad de volverse loco con los informes en este punto, pero es bueno empezar a medir algunas métricas clave. Si las controlas, investigas su rendimiento y evolución e intentas averiguar por qué, inevitablemente te toparás con grandes oportunidades de mejora.

Y eso es lo que un buen CRM debería poder hacer por usted. Debería ayudarte a gestionar mejor las relaciones con tus clientes... y a seguir encontrando formas de hacerlo aún mejor.

Cómo utilizar un CRM para cerrar más operaciones

Si ha seguido rigurosamente los pasos anteriores, ya está en mejor situación que 95-99% de otras empresas.

Si no lo has hecho, por favor, vuelve atrás ahora. Lo que voy a explicar a continuación no son más que palabras vacías si no has sentado las bases. No podemos llegar al 11 si antes no has llegado al 10 (o al menos al 9).

Aunque todas las páginas de CRM le dirán que aumentarán sus ventas, muy pocas lo harán realmente. Y eso suele ser en parte culpa suya y en parte tuya. Así que asegúrese de hacer su parte del trabajo. No es ciencia ficción, sino simplemente un llamamiento a hacer las cosas de forma reflexiva.

Dicho esto, vamos a explorar algunas formas de maximizar sus posibilidades de cerrar más tratos utilizando su CRM.

1. Asegúrese de que el uso del CRM no genera fricciones, para que realmente se utilice

Lo he dicho antes y lo repito: un CRM que no se utiliza no sólo es inútil, sino que es una gran oportunidad perdida.

Un CRM que no se utiliza no puede ayudarle a gestionar mejor las relaciones con sus clientes. Tampoco:

• No crea perspectivas de venta
• No le permite prever sus ventas y, por tanto, sus reservas de efectivo (algo esencial si dirige una consultoría, agencia o startup).
• No crea transparencia ni colaboración en su equipo
• No permite un entrenamiento adecuado
• ...

Es la base de todo.

Si has seguido los pasos anteriores, has empezado bien. Pero no puedes dejarlo escapar.

Tienes que seguir asegurándote:

• Su CRM ayuda eficazmente a su equipo a gestionar mejor las relaciones con los clientes
• Realmente creen que les ayuda a hacer mejor su trabajo, así que lo utilizan.
• Todos comprenden cómo es el proceso de venta y plantean problemas si es necesario.
• Entienden qué datos es esencial rastrear y qué significan
• No se sienten frustrados por la abundancia de campos, los campos obligatorios, las extensas
• Todo el mundo tiene las integraciones necesarias configuradas y las aplicaciones instaladas.
• Saben cómo funcionan los permisos, qué métricas se controlan, etc.
• Los recién incorporados también se ponen al mismo nivel que los demás

Es un compromiso continuo para que las cosas funcionen bien. Porque mientras así sea, podrás seguir pisando el acelerador. Y, siguiendo con la analogía, también evita una avería repentina.

2. Poner al equipo de ventas en sintonía

Ya debe estar claro, pero no puedo insistir lo suficiente, así que aquí está de nuevo: el uso de un CRM es un esfuerzo de equipo.

Poner a todo el equipo de ventas de acuerdo tiene muchas ventajas:

• Si todo el mundo interpreta y rastrea los datos de la misma manera, los datos tienen un significado coherente, por lo que se convierten efectivamente en un medio de comunicación entre los miembros del equipo, así como con su yo futuro (por lo que también se convierten en una memoria fiable en el cerebro CRM).
• Este significado coherente en todo el equipo de ventas también hace que cualquier análisis de datos en todo el equipo de ventas tenga sentido.
• Permite un buen coaching, percepciones, mejoras y mucho más.

¿Qué se necesita? Un debate periódico con el equipo que se transforma en un libro de jugadas escrito pero vivo (¿he dicho ya "documento compartido"?).

Más arriba he tratado muchos temas importantes, como cómo es el proceso de ventas, qué datos clave hay que tener en cuenta, cómo colaborar, etc., pero también es bueno hacerlo con regularidad:

• Repasar el período anterior: anotar lo que ha ido bien y lo que no ha ido tan bien.
• Encontrar soluciones para lo que no ha ido tan bien
• Extraer enseñanzas de lo que ha ido bien
• Quizás mostrar algunas cosas nuevas en las que has trabajado

Esta puede ser una forma ascendente de capacitar a todo el equipo para que encuentre formas de mejorar conjuntamente.

Puedes hacer este tipo de reuniones cada dos semanas o cada mes. Puede llamarse, por ejemplo, "retrospectiva" (si te gustan las metodologías ágiles) o "reunión del equipo de ventas" (para enfatizar el aspecto de equipo).

Suele ser bueno separar esta reunión de cualquier "revisión de la cartera de ventas", ya que se trata más de dar un paso atrás y menos de la cartera de ventas concreta, que requiere una mentalidad significativamente diferente.

3. Utilizar la información sobre ventas para mejorar continuamente

Aunque fomentar la colaboración y la participación de abajo arriba es algo estupendo, también es bueno analizar los datos de ventas de arriba abajo para identificar oportunidades de mejora.

Por supuesto, todo esto no funciona si el equipo de ventas no utiliza el CRM de forma completa y coherente. No se puede extraer información válida de datos incompletos e incoherentes. (Si este es el caso y aún no ha leído esta guía por completo, vuelva atrás y comience de nuevo por el principio).

Si puedes, es algo muy poderoso. Algunos equipos son capaces de duplicar sus ingresos basándose en un simple dato que extraen de un análisis de su embudo de ventas.

Ahora bien, se vuelve realmente poderoso si lo hace de forma sistemática y continuada. Es entonces cuando su empresa puede desarrollar todo su potencial.

Es difícil darte grandes pistas porque las oportunidades se encuentran en todas partes, pero es bueno que te hagas preguntas como:

• ¿Por qué mi conversión de esta etapa a la siguiente es sólo x%?
• ¿Por qué se tarda tanto en esta fase del proceso de venta?
• ¿Cuáles son los tipos de clientes con los que tengo más éxito?
• ¿Qué fuentes de leads me aportan más leads nuevos... y nuevos clientes?
• ¿Quién tiene el mayor porcentaje de éxito y qué hace exactamente?

Indague en los datos. Hágase preguntas. Te sorprenderá lo que encontrarás.

4. Racionalice y automatice las tareas rutinarias sobre la marcha

¿Por qué la automatización sólo se menciona ahora? ¿No tiene un gran potencial para mejorar las cosas?

Definitivamente tiene un alto potencial para mejorar las cosas, pero:

• En primer lugar, se necesita una base sólida, con procesos sólidos y datos coherentes y de calidad.
• La mayoría de las ganancias de la automatización son ganancias de costes, no de ingresos... y las mayores ganancias potenciales en pequeñas y medianas empresas suelen ser ganancias de ingresos.

Una excepción a la regla es la automatización de los datos de CRM, porque ayuda a construir esa base con datos coherentes y de calidad. Si no se automatiza la mayor parte de los datos, los vendedores tendrán que introducirlos manualmente... lo que, a pesar de las locas esperanzas de algunos directores de ventas, es una quimera.

Una vez que tenga esa base sólida y las cosas funcionen sin problemas, puede empezar a racionalizar y automatizar las tareas rutinarias sobre la marcha.

Un buen enfoque consiste en crear un reflejo de automatización que se active cuando las cosas se vuelvan muy aburridas. Cuando algo empieza a parecerse a un trabajo de fábrica, puede estar maduro para la automatización.

Las ventajas de este planteamiento son que

• Deja espacio para la experimentación antes de automatizar algo y más o menos grabarlo en piedra.
• Conduce a un resultado más humano que cuando se automatiza algo desde el principio, ya que primero se aplica la empatía a muchos casos individuales y sólo después se busca una forma repetible y estándar de automatizarlo.
• Le permite automatizar continuamente cada vez más tareas de ventas.
• Parte de lo que tiene sentido en el proceso, no de lo que tiene sentido en teoría.

Lo único que tienes que hacer es crear ese reflejo de automatización.

Un proceso de automatización común puede tener el siguiente aspecto a lo largo del tiempo:

• Empieza a buscar clientes potenciales en LinkedIn dentro de tu propia red.
• Descubres que algunos reaccionan mejor a tu difusión y defines un Perfil del Cliente Ideal (PCI).
• Empiezas a filtrar listas para ese ICP y te pones en contacto con ellos manualmente, investigando a cada uno de ellos individualmente y elaborando un mensaje de correo electrónico convincente.
• Empiezas a encontrar algunos mensajes de correo electrónico que funcionan. Los convierte en plantillas de correo. Puede dejar una línea para una personalización única por cliente potencial. Cualquier seguimiento se realiza manualmente.
• Empieza a crear una secuencia automatizada de correo electrónico. Escriba la línea personalizada en Excel, importe la lista de clientes potenciales y active la secuencia.
• Encuentra la forma de incitar a AI a que escriba esa línea personalizada para ti.
• ...

Me detendré aquí porque este proceso aún puede durar un tiempo. En algún momento, o sólo sigues haciendo las reuniones, o estás completamente automatizado por un vendedor AI o un AI CRM. Todo depende de dónde empiecen a caer los niveles de eficacia porque se pierda una sensación o interacción humana esencial.

Si no se automatiza gradualmente, lo más probable es que la sensación humana se pierda muy rápidamente, porque es muy difícil crear este tipo de experiencia de la nada.

Permítanme resumir: construyan un reflejo de automatización y automaticen gradualmente cuando sientan que tiene sentido y no degrada la sensación humana del proceso. Es la mejor forma de obtener un gran resultado.

5. Limpiar periódicamente el canal de ventas

Conseguir más ventas utilizando un CRM es una historia de avance continuo. Pero también es una historia de no retroceder continuamente.

Un CRM necesita una limpieza periódica. Y la parte que se ensucia más rápidamente es el proyecto de ventas.

¿Por qué el canal de ventas? Una palabra: esperanza.

Cuando empiezas a utilizar un CRM es como hacer borrón y cuenta nueva. Empiezas a llenarlo con un montón de clientes potenciales. Se trabaja con ellos y algunas de estas oportunidades llegan a la fase de "ganados". Muchas no. Pero la esperanza de que finalmente lo consigan puede ser mucho mayor de lo que debería.

El resultado de la esperanza es que acabará rápidamente con un pipeline lleno de oportunidades muertas. Esto tiene muchas desventajas:

• Sus previsiones de ventas son inevitablemente erróneas.
• Te engañas a ti mismo pensando que no necesitas crear nuevos clientes potenciales, lo que te aboca al fracaso en el futuro.
• Dedicas demasiado tiempo a oportunidades que no lo merecen y demasiado poco a oportunidades que realmente tienen una buena oportunidad.
• Se pierde la visión de conjunto de lo que realmente está pasando.

¿Cuál es el remedio? Sencillo: una limpieza periódica.

Muchos equipos aprovechan su reunión de "revisión del pipeline de ventas" para pasar las oportunidades muertas y descalificadas a la fase de "perdidas". Es un buen mecanismo alternativo, pero yo diría que tu enfoque principal debe basarse en una disciplina realista y unos buenos filtros guardados.

Si utiliza Salesflare, un buen filtro guardado puede ser una combinación de:

• Fecha de cierre hace más de x días
• Fecha de la última interacción/correo electrónico/reunión hace más de x días
• Fecha del último cambio de etapa hace más de x días
• Y tal vez un filtro en ciertas etapas (al menos excluyendo ganadas y perdidas)

Puedes crear un filtro como éste, probarlo y guardarlo si te gusta. Después, vuelve a él con regularidad.

Incluso puede combinarlo con una edición masiva de la etapa de oportunidad para mover todo lo que coincida con los filtros a "perdido" a la vez.

Limpiar tu pipeline no es opcional. Si no lo haces, tu pipeline se convertirá en un desastre, dejará de serte útil, dejarás de utilizarlo y poco a poco volverás a retroceder en lugar de avanzar.

Utilizar un CRM de forma activa y reflexiva es clave

Si tuviera que resumir todo lo que he compartido más arriba, es utilizar su CRM de forma activa y hacerlo de forma meditada.

No es complicado. Basta con (re)leer la guía anterior. No es ninguna locura.

Todo lo que pide es un poco de dedicación al oficio. No toda de golpe, sino un poco de compromiso cada día para hacer las cosas mejor y no peor.

Las ventas son una lucha diaria, pero lo son mucho menos si se comprende que parte de esa lucha consiste en mantenerse organizado, pensar las cosas con detenimiento y comunicarse bien con el equipo.

Si todavía está buscando el socio CRM adecuado, envíe me un mensaje. Entendemos su lucha y construimos software que hace que lograr lo anterior sea lo más fácil posible.

Y si necesitas consejo, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Estamos a tu disposición.

Espero que te haya gustado este post. Si es así, ¡difúndelo!

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Jeroen Corthout

Cofundador y Consejero Delegado de Salesflare

Soy cofundador y CEO de Salesflareel CRM de ventas inteligente para pequeñas y medianas empresas que venden B2B. Me encanta automatizar las ventas, crear productos atractivos y escribir sobre todos estos temas.

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