Cómo enviar correos masivos en Gmail y Outlook que parezcan personales
5 pasos para estar impresionante en lugar de incómodo
Quieres enviar correos masivos desde tu bandeja de entrada de Gmail o Outlook... y tener un aspecto impresionante ante el público que recibe los correos? 😎
No necesita seguir buscando. Esta es la guía adecuada para usted.
Lo cubriré:
- Qué es un correo electrónico masivo
- Tres formas diferentes de enviar correos electrónicos masivos y cuál elegir
- Pasos necesarios para enviar correos masivos desde Gmail o Outlook
- Cómo hacer un seguimiento a gran escala más allá del correo electrónico masivo
- Cómo evitar los filtros de spam
- Cómo cumplir la normativa GDPR
¿Qué es un correo electrónico masivo?
Un correo electrónico masivo es un mensaje que se envía a un gran número de personas a la vez. Se suele utilizar en campañas de marketing por correo electrónico para llegar a clientes potenciales, clientes o suscriptores con fines como promocionar un producto o comunicar información importante. Ya sea como parte de una campaña promocional o simplemente para compartir actualizaciones, los correos electrónicos masivos ayudan a las empresas a conectar eficazmente con su público.
3 formas diferentes de enviar correos electrónicos masivos (+ lo que hacen los profesionales)
¿Buscando en Google y leyendo diferentes sugerencias?
Estas son las 3 formas más comunes de enviar correos electrónicos masivos:
- Utilizar el campo CCO
- Utilizar un proveedor de servicios de correo electrónico masivo
- Automatice los correos electrónicos personales desde su bandeja de entrada
- + Lo que hacen los profesionales: enviar una secuencia
Permíteme resumir sus pros y sus contras, y señalarte la opción más adecuada para ti. 😄
1. La opción CCO ciego que todo el mundo odia
Todos conocemos esta forma de enviar correos electrónicos masivos. Es rápida y sencilla, pero a menudo tiene resultados incómodos. Y no parece muy profesional.
Además, hay que complicarse copiando una lista de destinatarios en un campo CCO de la forma correcta, y esta cantidad de destinatarios siempre es limitada.
En resumen: casi nunca es la opción adecuada. A no ser que no tengas tiempo o no te importe que inevitablemente vayas a parecer poco profesional. 😟
2. Enviar correos electrónicos masivos que no parezcan personales, utilizando un proveedor de servicios de correo electrónico como Mailchimp.
¿Necesita enviar un correo electrónico masivo a más de 2000 personas hoy (y realmente tiene que ser hoy y sólo hoy)? Entonces ésta es probablemente su opción. Si no es así, pase a la opción 3.
La ventaja de este método es que puedes enviar correos electrónicos a miles de personas a la vez, rápidamente.
Los inconvenientes de este método son que:
- Tu correo electrónico no parecerá personal. Un ojo entrenado (y la gente está entrenada hoy en día para detectar correos masivos) siempre verá que es un correo masivo.
- No aterrizará en la bandeja de entrada prioritaria de su audiencia. Los buzones de correo como Gmail y Outlook actualmente clasifican los correos electrónicos enviados con un proveedor de servicios de correo electrónico en una pestaña llamada "Promociones" u "Otros".
- Esto también se traduce en tasas de apertura más bajas (y, por tanto, también en menos clics y respuestas).
- Y como muchos proveedores de servicios de correo electrónico son mal utilizados (por un grupo pequeño pero considerable de personas), esto también puede hacer que su correo electrónico tenga más probabilidades de quedar atrapado en una carpeta de spam.
Si todo eso te parece bien, échale un vistazo a nuestra guía sobre cómo usar Mailchimp (es lo que usamos para nuestro boletín por email).
Si quieres enviar correos masivos que parezcan personales y tengan más probabilidades de ser leídos, ahora me pongo a ello. 👇
3. Envía correos electrónicos masivos que parezcan personales, directamente desde tu buzón de Gmail o Outlook.
¿Necesita enviar un correo electrónico masivo que parezca personal a cientos o miles de personas a la vez? Entonces ésta es sin duda su opción preferida.
Utiliza una plataforma (como Salesflare) que se conecte a tu buzón y envíe correos personalizados a escala, que sean indistinguibles de los correos que has enviado manualmente uno a uno (si no puedes esperar: ¡los 5 sencillos pasos para hacerlo están más abajo!).
Las ventajas son:
- Sus correos electrónicos parecerán 100% personales.
- Aterrizará en la bandeja de entrada prioritaria de su público.
- De este modo se consiguen grandes tasas de apertura (¡elige una buena línea de asunto!) y de resultados.
- Está más bajo su propio control si sus correos electrónicos aparecen en las carpetas de spam, ya que los correos electrónicos no se envían desde un servidor de correo electrónico central de un proveedor de servicios de correo electrónico utilizado por muchos otros, sino desde su propia bandeja de entrada de correo electrónico y su propio dominio de correo electrónico.
Una limitación que viene con todo este poder: con servicios como Google Workspace (profesional Gmail) o Microsoft / Office 365 (el servicio de correo electrónico de la competencia de Microsoft) puede enviar hasta 2000 correos electrónicos al día. Si tienes que enviar más correos, la plataforma los repartirá (en la mayoría de los casos) en varios días.
Si no te funciona, vuelve a la opción 2.
Si funciona, ¡sigue leyendo! Te enseño cómo hacerlo directamente. 🤩
Lo que hacen los profesionales: enviar una secuencia de correos masivos personales
¿Y si quieres asegurarte de que la gente responde (o abre o hace clic) y quieres enviarles varios correos hasta que lo hagan?
No hay problema, también es posible. La mayoría de las plataformas (como Salesflare) hoy en día permiten hacerlo.
He aquí algunas de las razones más comunes por las que nuestros clientes deciden hacerlo (haga clic a continuación para ver un tutorial en YouTube):
- Llame automáticamente a sus clientes potenciales hasta que le respondan.
- Envíe una serie de consejos como parte de una secuencia de correos electrónicos de goteo.
- Sigue a las personas para invitarlas a un evento o seminario web
- Seguimiento automático tras las reuniones de descubrimiento
Las posibilidades son infinitas. 🤯
¿Quieres ser más profesional? Crear una secuencia de emails en lugar de un solo email es el paso 4 (opcional) de mi guía paso a paso. 👇
5 sencillos pasos para enviar correos masivos que parezcan personales
Estos 5 pasos son comunes a la mayoría de las plataformas de correo electrónico masivo que existen.
Mostraré cómo hacerlo con Salesflare, porque es el software que construimos y utilizamos nosotros mismos, pero también porque tiene una serie de ventajas:
- Puede empezar a partir de su base de datos de contactos existente (sin necesidad de hacer malabarismos con archivos .csv)
- Puedes utilizar cualquier dato de esa base de datos para personalizar los correos electrónicos (e incluso puedes activar automáticamente correos electrónicos basados en esos datos).
- Puedes conectar varias bandejas de entrada sin coste adicional (a diferencia de la mayoría de las plataformas de la competencia)
- Es muy fácil de usar
- También puede organizar el seguimiento posterior dentro de Salesflare (es un CRM)
- Además, podrá realizar un seguimiento de sus clientes potenciales a medida que visitan su sitio web.
¿No estás convencido de utilizar Salesflare? No te preocupes, como he dicho, los pasos son los mismos en todas las plataformas, así que vamos a sumergirnos. 🤓
1. Conecte su buzón
Para enviar correos masivos desde tu buzón de Gmail o Outlook utilizando la plataforma que elijas, primero tendrás que conectar tu buzón. Con Salesflare, esto es lo primero que haces al registrarte.
¿Necesita conectar varios buzones de correo desde los que enviar? Sólo tienes que ir a Configuración >Configuración de correo electrónico y hacer clic en el gran botón naranja más. (¡Sin coste adicional al utilizar Salesflare!)
2. Seleccione el público al que desea enviar un correo electrónico masivo
Es hora de seleccionar el público que debe recibir su correo electrónico masivo.
Hay tres lugares comunes donde probablemente estés almacenando esa lista:
- En su sistema CRM
- En otro sistema
- En una hoja Excel o archivo .csv
En el primer caso, probablemente sea mejor utilizar una plataforma como Salesflare que ofrece envío masivo de correos electrónicos y CRM en un solo lugar. Esto evitará mucho trabajo innecesario.
En el segundo caso, puedes mirar de integrar ese otro sistema con tu plataforma de emailing. Nuestros clientes, por ejemplo, utilizan Zapier o Make para este fin.
En el tercer caso, tendrá que importar los datos en su plataforma de envío masivo de correos electrónicos. Si utiliza Salesflare, diríjase a Configuración > Importar datos para empezar. Asegúrese de importar al menos una dirección de correo electrónico y un nombre.
¿Sólo tiene el nombre completo de cada persona? No se preocupe. Salesflare lo dividirá automáticamente en nombre, segundo nombre, apellido, prefijo y sufijo. Así podrás personalizar tus correos electrónicos sin complicaciones.
3. Escriba el correo electrónico y personalícelo con campos merge
¡Aquí es donde ocurre la magia! ✨
Escriba un correo electrónico como si se lo enviara a una persona concreta, sustituya las palabras específicas (como su nombre, el nombre de la empresa y cualquier otra cosa) por campos merge.
¡PUM! Estás enviando emails totalmente personalizados. 🔥
Es más: puede seguir si se abren y se hace clic en ellos.
Y, si utiliza Salesflare, también podrá ver si estas mismas personas que hacen clic en los enlaces de sus correos electrónicos, visitan su sitio web, qué páginas consultan, cuándo y durante cuánto tiempo. Sólo tiene que instalar el script que encontrará en la Configuración de Salesflare aquí.
4. Opcional (Go pro): Conviértalo en un flujo de trabajo Cree una secuencia con varios correos electrónicos.
¿Quieres enviar varios correos electrónicos seguidos, en lugar de sólo uno? Conviértelo en un flujo de trabajo.
Cuando se utiliza Salesflare, es fácil:
- Haga clic en "añadir paso" para añadir un paso adicional al flujo de trabajo.
- Defina el retardo entre este email y el anterior. (Avanzado: también puede definir un retardo después de que alguien abra, haga clic o responda).
- ¿Quieres enviarlo como correo electrónico en el mismo hilo? Marca "como respuesta".
Te preguntas para qué puedes usar esto? Echa un vistazo a estos vídeos con casos de uso de nuestros clientes en Youtube.
5. Pulsa enviar y empieza a analizar las respuestas a escala
¿Listo para enviar? Tal vez un correo de prueba rápido para asegurarte (sólo tienes que hacer clic en "enviar prueba" en Salesflare), y luego... ¡a los buzones de tus abonados!
¿Es este el final? No, esto es sólo el principio.
Desde aquí, podrá seguir en directo cómo su público interactúa con sus correos electrónicos gracias al seguimiento de correo electrónico integrado:
- ¿Están abriendo sus correos electrónicos?
- ¿Hacen clic en los enlaces que compartes? ¿O responden al correo electrónico?
- ¿Los mensajes rebotan porque hay algún error en la dirección de correo electrónico? O si has incluido un enlace para darse de baja: ¿se están dando de baja?
- ¿Cuál es el rendimiento de una plantilla de correo electrónico en comparación con la otra?
Tanto si desea analizar las tasas de apertura, las tasas de clics, las tasas de cancelación de suscripción u otras métricas de correo electrónico: todo está visible para usted en un único lugar.
Y luego, a partir de aquí, puedes seguir más adelante. 👇
Cómo hacer un seguimiento a gran escala más allá del correo electrónico masivo
¿Ha enviado un correo electrónico (o toda una secuencia de correos) y ha empezado a recibir respuestas?
¡Impresionante! Asegurémonos de que cierras esos tratos. Esto puede significar:
- Cierre de ventas reales
- Cerrar acuerdos de asociación
- Aparecer en conferencias, podcasts, ...
- Acordar entradas de invitados o backlinks
- Conseguir que la gente se apunte a su acto
- ...
Ahí es donde entra en juego un CRM.
Simplemente cree un pipeline visual con las etapas por las que debe llevar a las personas. Te dará la visión de conjunto y el control que necesitas para cerrar el máximo número de operaciones.
Quieres saber más sobre cómo hacerlo con éxito? Sigue leyendo nuestra guía sobre cómo construir un canal de ventas sólido y gestionarlo como un profesional.
Cómo evitar los filtros de spam
Esquivar los filtros de spam cuando se envían correos masivos puede ser complicado. Aquí tienes algunos consejos para mejorar las posibilidades de que tus correos masivos lleguen a su destinatario:
- Utilice una dirección de correo electrónico profesional: Envía siempre desde una dirección de correo electrónico empresarial con un dominio personalizado, como a través de Google Workspace o Microsoft 365. Las direcciones personales, como Gmail o Yahoo, pueden activar los filtros de spam con más facilidad.
- Calentar nuevos dominios e IPs: Si envías desde nuevas IP o nuevos dominios, aumenta gradualmente el volumen de tus correos electrónicos. Utilice herramientas como Buzón de calentamiento para generar confianza poco a poco y mejorar su reputación de propiedad intelectual.
- Configurar registros SPF y DKIM: Asegúrese de que su dominio tiene los registros SPF y DKIM correctamente configurados en el DNS. Esto autentifica su identidad de remitente y mejora la reputación de su dominio, haciendo menos probable que sus correos electrónicos se marquen como spam. Aprenda a hacerlo para Google Workspace y para Microsoft Office 365.
- Escriba líneas de asunto atractivas: Elabore líneas de asunto atractivas que eviten las palabras spam (por ejemplo, "Gratis", "Descuento", etc.). Un buen texto de vista previa también ayuda a que el mensaje parezca profesional y atractivo.
- Evitar el campo CCO: Utilizar el campo CCO para los correos masivos puede parecer sospechoso a los filtros de spam. En su lugar, utiliza una plataforma de email marketing o un CRM como Salesflare para personalizar cada mensaje y enviarlos correctamente.
- Personalice sus correos electrónicos: Personalice siempre sus correos electrónicos utilizando campos merge para dirigirse a los destinatarios por su nombre o incluir información relevante. Los correos electrónicos que parecen producidos en masa tienen más probabilidades de acabar en la carpeta de spam. Evita la incomodidad configurando opciones alternativas en caso de que falle la personalización.
- Incluir un enlace para darse de baja: Proporciona siempre un enlace de cancelación de suscripción fácil de encontrar en el pie de página de tu correo electrónico. Esto ayuda a reducir la tasa de spam y garantiza el cumplimiento de normativas como el GDPR.
- Limitar el número de enlaces: Demasiados enlaces, especialmente los que conducen a dominios diferentes, pueden marcar su correo electrónico como spam. Limítate a utilizar enlaces del mismo dominio que la dirección del remitente.
- Controle sus tasas de apertura: Vigile su tasa de apertura. Si su tasa de apertura es inferior a 20-30%, revise el flujo de trabajo de su correo electrónico, desde la línea de asunto hasta el contenido del mensaje. Adapta tus correos si es necesario para mejorar el rendimiento.
- Limpie su lista de correo electrónico con regularidad: Antes de enviarla, pase su lista por una herramienta de validación como EmailListVerify para eliminar las direcciones de correo electrónico no válidas. Esto reduce su tasa de rebote y mejora su reputación general como remitente.
... pero sobre todo: no envíe correos electrónicos que parezcan spam desde la perspectiva del destinatario.
Cómo cumplir la normativa GDPR
¿Le preocupa cumplir la normativa GDPR con sus correos electrónicos masivos? No se preocupe: aquí tiene unos sencillos consejos que le ayudarán a cumplir la legislación de la UE:
- Asegúrese de que todo el mundo se ha registrado: Antes de enviar correos electrónicos, asegúrate de que todos los destinatarios han optado activamente por un formulario de registro o suscripción claro. De este modo, estarás recopilando direcciones de correo electrónico con pleno consentimiento, tal y como exige el GDPR.
- Incluya siempre un enlace para darse de baja: No es solo para evitar los filtros de spam, sino también por la GDPR: todos los correos electrónicos necesitan un enlace claro para darse de baja en el pie de página. Si alguien quiere dejar de recibir tus correos electrónicos, debe poder hacerlo fácil e inmediatamente.
- Mantenga limpios sus datos: Realice periódicamente una limpieza de las listas para eliminar las direcciones de correo electrónico no válidas u obsoletas y gestionar correctamente las bajas. Así mantendrá sus datos actualizados y conformes.
- Utilice una plataforma compatible con el GDPR: Elige una herramienta de correo electrónico que cumpla el GDPR para garantizar que los datos personales se almacenan y procesan de forma segura. Esto incluye la gestión responsable de las direcciones de correo electrónico y el respeto de las bajas.
- Sea transparente con su estructura de correo electrónico: Utilice un encabezado que identifique claramente a su organización y sea franco sobre por qué la gente recibe sus correos electrónicos. Esto generará confianza y le mantendrá dentro de las directrices del GDPR.
Si sigues estos consejos, es más probable que cumplas con el GDPR mientras envías correos electrónicos masivos como un profesional.
Ahora ve y envía emails que te hagan parecer impresionante, ¡no torpe! 😎
Si tienes más dudas sobre cómo hacerlo, consulta estos materiales:
- Cómo enviar correos masivos con los flujos de trabajo de correo electrónico de Salesflare [VIDEO].
- Cómo enviar correos masivos con los flujos de trabajo de correo electrónico de Salesflare [ARTÍCULO].
- Diferentes casos de uso para el envío de flujos de trabajo de correo electrónico por parte de nuestros clientes [VIDEO].
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