Cómo enviar correos masivos en Gmail y Outlook que parezcan personales
5 pasos para quedar genial en vez de incómodo
¿Quieres enviar correos electrónicos masivos desde tu bandeja de entrada de Gmail o Outlook… y quedar genial delante del público que los recibe? 😎
No hace falta que sigas buscando. Esta es la guía adecuada para ti.
Voy a explicarte:
- Qué es un correo electrónico masivo
- Tres formas diferentes de enviar correos electrónicos masivos y cuál elegir
- Los pasos que debes seguir para enviar correos electrónicos masivos desde Gmail o Outlook
- Cómo hacer seguimiento a gran escala más allá del correo electrónico masivo
- Cómo evitar los filtros de spam
- Cómo cumplir con el RGPD
¿Qué es un correo electrónico masivo?
Un correo electrónico masivo, también conocido como correo electrónico en bloque o envío masivo de correos electrónicos, es un mensaje que se envía a un grupo grande de personas al mismo tiempo. Se utiliza habitualmente en campañas de email marketing para llegar a leads, clientes o suscriptores con objetivos como promocionar un producto o comunicar información importante. Tanto si forma parte de una campaña promocional de correo electrónico como si solo sirve para compartir novedades, los correos electrónicos masivos ayudan a las empresas a conectar de forma eficiente con su audiencia.
3 formas diferentes de enviar correos electrónicos masivos (+ qué hacen los profesionales)
¿Llevas un rato buscando en Google y leyendo distintas sugerencias?
Estas son las 3 formas más habituales de enviar correos electrónicos masivos:
- Usar el campo CCO
- Usar un proveedor de servicios de correo electrónico para enviar correos electrónicos masivos
- Automatizar correos electrónicos personales desde tu bandeja de entrada
- + Lo que hacen los profesionales: enviar una secuencia
Voy a resumirte sus ventajas y desventajas y a indicarte qué opción es la adecuada para ti. 😄
1. La opción del CCO que todo el mundo detesta
Todos conocemos esta forma de enviar correos electrónicos masivos. Es rápida y sencilla, pero a menudo da resultados incómodos. Y no transmite una imagen muy profesional.
Además, tienes que complicarte copiando una lista de destinatarios en el campo CCO de la forma correcta, y el número de destinatarios siempre está limitado.
En resumen: casi nunca es la opción adecuada. A menos que no tengas tiempo o no te importe quedar inevitablemente poco profesional. 😟
2. Enviar correos electrónicos masivos que no parezcan personales con un proveedor de servicios de correo electrónico como Mailchimp
¿Necesitas enviar hoy un correo electrónico masivo a más de 2000 personas (y de verdad tiene que ser hoy y solo hoy)? Entonces probablemente esta sea tu opción. Si no, ¡pasa a la opción 3!
La ventaja de este método es que puedes enviar correos electrónicos a miles de personas a la vez y con rapidez.
Las desventajas de este método son las siguientes:
- Tu correo electrónico no parecerá personal. Un ojo entrenado (y hoy en día la gente está muy entrenada para detectar correos masivos) siempre verá que es un correo masivo.
- No llegará a la bandeja de entrada prioritaria de tu audiencia. Hoy en día, los buzones como Gmail y Outlook ordenan los correos enviados con un proveedor de servicios de correo electrónico en una pestaña llamada «Promociones» u «Otros».
- Esto también se traduce en tasas de apertura más bajas (y, por tanto, también en menos clics y respuestas).
- Y como muchos proveedores de servicios de correo electrónico se utilizan de forma indebida (por un grupo pequeño, pero considerable, de personas), esto también puede hacer que sea más probable que tu correo electrónico acabe en una carpeta de spam.
Si todo esto te parece bien, echa un vistazo a nuestra guía sobre cómo usar Mailchimp (es lo que usamos para nuestro boletín por correo electrónico).
Si quieres enviar correos masivos que parezcan personales y tengan más probabilidades de ser leídos, voy a explicártelo ahora. 👇
3. Envía correos masivos que parezcan personales directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail o Outlook
¿Necesitas enviar de una sola vez un correo masivo que parezca personal a cientos o miles de personas? Entonces esta es, sin duda, tu opción preferida.
Utiliza una plataforma (como Salesflare) que se conecte a tu bandeja de entrada y envíe correos electrónicos personalizados a gran escala, indistinguibles de los correos que has enviado manualmente, uno a uno (si no puedes esperar: ¡los 5 pasos sencillos para hacerlo están más abajo!).
Las ventajas son las siguientes:
- Tus correos electrónicos parecerán 100 % personales.
- Llegarán a la bandeja de entrada prioritaria de tu audiencia.
- Esto se traduce en excelentes tasas de apertura (¡elige un buen asunto!) y tasas de respuesta.
- Depende más de ti que tus correos electrónicos aparezcan en carpetas de spam, ya que no se envían desde un servidor central de correo electrónico de un proveedor de servicios de correo electrónico utilizado por muchas otras personas, sino desde tu propia bandeja de entrada y tu propio dominio de correo electrónico.
Una limitación que viene con todo este poder: con servicios como Google Workspace (Gmail profesional) o Microsoft / Office 365 (el servicio de correo electrónico rival de Microsoft), puedes enviar hasta 2000 correos electrónicos al día. Si tienes que enviar más correos electrónicos que eso, la plataforma distribuirá (en la mayoría de los casos) los envíos a lo largo de varios días.
Si esto no te funciona, vuelve a la opción 2.
Si funciona, ¡sigue leyendo! Te enseñaré cómo hacerlo ahora mismo. 🤩
Lo que hacen los profesionales: enviar una secuencia de correos masivos personales
¿Qué pasa si quieres asegurarte de que la gente responda (o abra o haga clic) y quieres enviarle varios correos electrónicos hasta que lo haga?
No hay problema, eso también es posible. Hoy en día, la mayoría de las plataformas (como Salesflare) te permiten hacerlo.
Estas son algunas razones habituales por las que nuestros clientes eligen hacerlo (haz clic abajo para ver una guía en vídeo en YouTube):
- Contactar automáticamente con posibles clientes hasta que respondan
- Enviar una serie de consejos como parte de una secuencia de correos electrónicos automatizados
- Hacer seguimiento de personas para invitarlas a un evento o seminario web
- Hacer seguimiento automáticamente después de reuniones de descubrimiento
Las posibilidades son infinitas. 🤯
¿Te interesa pasar al nivel profesional? Crear una secuencia de correos electrónicos en lugar de enviar solo uno es el paso 4 (opcional) de mi guía paso a paso. 👇
5 pasos sencillos para enviar correos masivos que parezcan personales
Estos 5 pasos son comunes a la mayoría de las plataformas de correo masivo que existen.
Te mostraré cómo hacerlo con Salesflare, porque es el software que hemos creado y que usamos nosotros mismos, pero también porque ofrece una serie de ventajas:
- Puedes empezar con tu base de datos de contactos actual (sin tener que andar lidiando con archivos .csv)
- Puedes usar cualquier dato de esa base de datos para personalizar los correos electrónicos (¡e incluso puedes activar correos automáticamente en función de esos datos!)
- Puedes conectar varias bandejas de entrada sin coste adicional (a diferencia de la mayoría de las plataformas de la competencia)
- Es muy fácil de usar
- También puedes organizar el seguimiento posterior dentro de Salesflare (es un CRM)
- ¡Y hasta puedes hacer seguimiento de tus leads/clientes mientras visitan tu sitio web!
¿No te convence usar Salesflare? No pasa nada: como he dicho, los pasos son los mismos en todas las plataformas, así que vamos allá. 🤓
1. Conecta tu buzón
Para enviar correos masivos desde tu buzón de Gmail o Outlook usando la plataforma que elijas, primero tendrás que conectar tu buzón. Con Salesflare, esto es lo primero que haces al registrarte.
¿Necesitas conectar varias bandejas de entrada desde las que enviar? Solo tienes que ir a Ajustes > Ajustes de correo electrónico y hacer clic en el gran botón naranja con el signo más. (¡Sin coste adicional cuando usas Salesflare!)
2. Selecciona la audiencia a la que quieres enviar un correo masivo
Es hora de seleccionar la audiencia que debe recibir tu correo masivo.
Hay tres lugares habituales donde probablemente almacenas esa lista:
- En tu sistema CRM
- En otro sistema
- En una hoja de Excel o un archivo .csv
En el primer caso, probablemente lo mejor sea usar una plataforma como Salesflare, que ofrece el envío masivo de correos y un CRM en un mismo lugar. Así evitarás mucho trabajo innecesario.
En el segundo caso, puedes plantearte integrar ese otro sistema con tu plataforma de envío de correos electrónicos. Por ejemplo, nuestros clientes usan Zapier o Make para este fin.
En el tercer caso, tendrás que importar los datos a tu plataforma de envío masivo de correos. Si usas Salesflare, ve a Ajustes > Importar datos para empezar. Asegúrate de importar al menos una dirección de correo electrónico y un nombre.
¿Solo tienes el nombre completo de cada persona? No pasa nada. Salesflare lo dividirá automáticamente en nombre, segundo nombre, apellido, prefijo y sufijo. Así podrás personalizar tus correos electrónicos sin complicaciones.
3. Escribe el correo electrónico y personalízalo con campos de combinación
¡Aquí es donde ocurre la magia! ✨
Escribe un correo electrónico como si se lo enviaras a una persona concreta y, después, sustituye palabras específicas (como su nombre, el nombre de su empresa y cualquier otro dato) por campos de combinación.
¡BOOM! Ya estás enviando correos electrónicos totalmente personalizados. 🔥
Y eso no es todo: puedes hacer seguimiento de si los abren y hacen clic en ellos.
Y, si usas Salesflare, también puedes ver si esas mismas personas que hacen clic en los enlaces de tus correos electrónicos visitan tu sitio web, qué páginas miran, cuándo las visitan y durante cuánto tiempo. Solo tienes que instalar el script que encontrarás en los ajustes de Salesflare, aquí.
4. Opcional (Pásate a Pro): ¡Conviértelo en un workflow! Crea una secuencia con varios correos electrónicos.
¿Quieres enviar varios correos electrónicos uno después de otro en lugar de solo uno? ¡Crea un workflow!
Cuando usas Salesflare, es muy fácil:
- Haz clic en «añadir paso» para añadir un paso adicional al workflow.
- Define el intervalo entre este correo electrónico y el anterior. (En avanzado: también puedes definir un intervalo después de que alguien abra, haga clic o responda.)
- ¿Quieres enviarlo como un correo electrónico dentro del mismo hilo? Marca «como respuesta».
¿Te preguntas para qué puedes usar esto? Echa un vistazo a estos vídeos con casos de uso de nuestros clientes en Youtube.
5. Pulsa «enviar» y empieza a analizar las respuestas a gran escala
¿Todo listo para enviar? Quizá te convenga enviar primero un correo electrónico de prueba para asegurarte (solo tienes que hacer clic en «enviar prueba» en Salesflare) y después… ¡directo a las bandejas de entrada de tus suscriptores!
¿Es el final? No, esto no ha hecho más que empezar.
A partir de aquí, podrás seguir en directo cómo interactúa tu audiencia con tus correos electrónicos gracias al seguimiento de correo electrónico integrado:
- ¿Abren tus correos electrónicos?
- ¿Hacen clic en los enlaces que compartes? ¿O responden al correo electrónico?
- ¿Rebotan los correos electrónicos porque hay algún problema con la dirección de correo electrónico? Y si has incluido un enlace para darse de baja, ¿se dan de baja?
- ¿Cómo funciona una plantilla de correo electrónico en comparación con otra?
Tanto si quieres analizar las tasas de apertura, las tasas de clics, las tasas de darse de baja u otras métricas de correo electrónico, todo queda visible para ti en un único lugar.
Y a partir de aquí, puedes seguir haciendo seguimiento. 👇
Cómo hacer seguimiento a gran escala más allá del correo electrónico masivo
¿Has enviado un correo electrónico (o una secuencia completa de correos electrónicos) y has empezado a recibir respuestas?
¡Genial! Asegurémonos de que cierres esos deals. Esto puede significar:
- Cerrar deals de ventas reales
- Cerrar acuerdos de colaboración
- Conseguir aparecer en conferencias, podcasts, …
- Acordar publicaciones de invitado o backlinks
- Conseguir que la gente se registre en tu evento
- …
¡Ahí es donde entra en juego un CRM!
Solo tienes que crear un pipeline visual con las etapas por las que necesitas hacer avanzar a las personas. Te dará el resumen y el control que necesitas para cerrar el máximo número de deals.
¿Quieres saber más sobre cómo hacerlo con éxito? Sigue leyendo nuestra guía sobre cómo crear un pipeline de ventas sólido y gestionarlo como un profesional.
Cómo evitar los filtros de spam
Esquivar los filtros de spam al enviar correos electrónicos masivos puede ser complicado. Aquí tienes algunos consejos para mejorar tus posibilidades de que tus correos electrónicos masivos lleguen a sus destinatarios:
- Usa una dirección de correo electrónico profesional: Envía siempre desde una dirección de correo electrónico corporativa con un dominio personalizado, por ejemplo, mediante Google Workspace o Microsoft 365. Las direcciones personales, como Gmail o Yahoo, pueden activar los filtros de spam con más facilidad.
- Calienta los dominios y las IP nuevas: Si envías desde IP o dominios nuevos, aumenta gradualmente el volumen de tus correos electrónicos. Usa herramientas como Warmup Inbox para generar confianza poco a poco y mejorar la reputación de tu IP.
- Configura registros SPF y DKIM: Verifica que tu dominio tenga los registros SPF y DKIM correctamente configurados en el DNS. Esto autentica la identidad del remitente y mejora la reputación de tu dominio, por lo que es menos probable que tus correos electrónicos se marquen como spam. Aprende a hacerlo para Google Workspace y para Microsoft Office 365.
- Escribe líneas de asunto atractivas: Crea líneas de asunto convincentes que eviten palabras asociadas al spam (por ejemplo, «Gratis», «Descuento», etc.). Un buen texto de vista previa del correo electrónico también ayuda a que tu correo electrónico parezca profesional y atractivo.
- Evita el campo CCO: Usar el campo CCO para enviar correos electrónicos masivos puede parecer sospechoso a los filtros de spam. En su lugar, usa una plataforma de email marketing o un CRM como Salesflare para personalizar cada mensaje y enviarlos correctamente.
- Personaliza tus correos electrónicos: Personaliza siempre tus correos electrónicos usando campos de combinación para dirigirte a los destinatarios por su nombre o incluir información relevante. Es más probable que los correos electrónicos que parecen producidos en masa acaben en la carpeta de spam. Evita situaciones incómodas configurando opciones alternativas para los casos en que falle la personalización.
- Incluye un enlace para darse de baja: Incluye siempre un enlace fácil de encontrar para darse de baja en el pie de tu correo electrónico. Esto ayuda a reducir tu tasa de spam y garantiza que cumples normativas como el RGPD.
- Limita el número de enlaces: Demasiados enlaces, especialmente los que llevan a dominios diferentes, pueden hacer que tu correo electrónico se marque como spam. Limítate a usar enlaces del mismo dominio que tu dirección de remitente.
- Supervisa tus tasas de apertura: Vigila tu tasa de apertura. Si está por debajo del 20-30 %, revisa tu workflow de correo electrónico, desde la línea de asunto hasta el contenido del correo electrónico. Adapta tus correos electrónicos si es necesario para mejorar el rendimiento.
- Limpia tu lista de correo electrónico con regularidad: Antes de enviar, pasa tu lista por una herramienta de validación como EmailListVerify para quitar las direcciones de correo electrónico no válidas. Esto reduce tu tasa de bounce y mejora tu reputación general como remitente.
… pero, sobre todo: no envíes ningún correo electrónico que parezca spam desde el punto de vista del destinatario.
Cómo cumplir el RGPD
¿Te preocupa cumplir el RGPD con tus correos electrónicos masivos? No te estreses: aquí tienes algunos consejos sencillos para ayudarte a cumplir la legislación de la UE:
- Asegúrate de que todo el mundo haya dado su consentimiento: Antes de enviar correos electrónicos, verifica que todos los destinatarios hayan dado su consentimiento de forma activa mediante un formulario de registro o suscripción claro. De este modo, recopilas direcciones de correo electrónico con el consentimiento pleno, tal como requiere el RGPD.
- Incluye siempre un enlace para darse de baja: No sirve solo para evitar los filtros de spam, sino también para cumplir el RGPD: todos los correos electrónicos necesitan un enlace claro para darse de baja en el pie. Si alguien quiere dejar de recibir tus correos electrónicos, debe poder hacerlo fácil e inmediatamente.
- Mantén tus datos limpios: Limpia periódicamente tu lista para quitar direcciones de correo electrónico no válidas u obsoletas y gestionar correctamente las bajas. Así mantienes tus datos actualizados y cumples la normativa.
- Usa una plataforma compatible con el RGPD: Elige una herramienta de correo electrónico que cumpla el RGPD para asegurarte de que los datos personales se almacenan y procesan de forma segura. Esto incluye gestionar las direcciones de correo electrónico de forma responsable y respetar las bajas.
- Sé transparente con la estructura de tus correos electrónicos: Usa un encabezado que identifique claramente a tu organización y explica abiertamente por qué la gente recibe tus correos electrónicos. Esto generará confianza y te ayudará a cumplir las directrices del RGPD.
Si sigues estos consejos, tendrás más probabilidades de cumplir el RGPD mientras envías correos electrónicos masivos como un profesional.
¡Ahora ve y envía correos electrónicos que te hagan quedar genial, no incómodo! 😎
Si todavía tienes preguntas sobre cómo hacerlo, consulta estos materiales:
- Cómo enviar correos electrónicos masivos con los workflows de correo electrónico de Salesflare [VÍDEO]
- Cómo enviar correos electrónicos masivos con los workflows de correo electrónico de Salesflare [ARTÍCULO]
- Diferentes casos de uso para enviar workflows de correo electrónico de nuestros clientes [VÍDEO]
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