Elegir un CRM: Guía práctica con proceso, criterios y lista de comprobación
La elección de su CRM puede marcar la diferencia en su proceso de ventas
Elegir el CRM adecuado cambia las reglas del juego de cualquier empresa. Puede transformar por completo la forma de gestionar las ventas, los clientes potenciales y las relaciones con los clientes.
Pero también es fácil elegir el equivocado. Cuando lo haces, no sólo pierdes tiempo y dinero. Puede frenar la productividad del equipo y hacer que se pierdan oportunidades.
Después de haber trabajado con miles de pequeñas y medianas empresas, he visto de primera mano cómo un CRM puede agilizar o ralentizar su proceso. En los últimos 10 años, he ayudado a equipos a acertar con el CRM y a evitar los numerosos escollos del camino.
En esta guía, le mostraré cómo elegir un CRM que se adapte a su negocio y a su proceso de ventas como un guante. Lo veremos todo: qué priorizar, cómo implicar a tu equipo y dónde suelen fallar los sistemas CRM.
Un breve resumen de lo que trataremos:
- Por qué es fundamental elegir el CRM adecuado
- El proceso de selección de CRM
- Características principales de un CRM
- Lista de comprobación para la selección de un CRM
- Elegir el mejor CRM para su empresa
Sumerjámonos.
Por qué es fundamental elegir el CRM adecuado
Vayamos al grano: su CRM es más que un software y más que una base de datos de clientes. Es la columna vertebral de su operación de ventas.
Si lo hace bien, tendrá muchas ventajas: le ayudará a estar al tanto de los seguimientos, automatizará tareas repetitivas y mantendrá su canal de ventas en movimiento. Si lo hace mal, se arriesga a perder el rastro de los clientes potenciales, a perderse interacciones clave y a crear más trabajo para su equipo en lugar de menos.
He visto a equipos pasarse meses intentando hacer funcionar un CRM, sólo para abandonarlo y volver a las desordenadas hojas de cálculo. ¿La raíz del problema? No eligieron un CRM que se ajustara a sus necesidades o subestimaron la importancia de la adopción por parte del usuario.
Un buen CRM hace algo más que gestionar contactos. Estructura el proceso de ventas, hace un seguimiento de todas las interacciones y ofrece información sobre la situación de las negociaciones en cada momento. Hace que vender sea más fácil, no más difícil.
Evitar errores comunes en la selección de CRM
Uno de los mayores errores que veo es que las empresas eligen un CRM con demasiadas funciones que no necesitan. Parece impresionante durante la demostración, pero en la práctica, todas esas funciones adicionales solo hacen que el sistema sea más complejo.
¿Qué ocurre entonces? El equipo de ventas deja de utilizarlo. Les resulta demasiado engorroso y, sin actualizaciones periódicas, el CRM se vuelve inútil.
Por eso siempre recomiendo simplificar las cosas. Céntrate primero en las funciones básicas: gestión de clientes potenciales, seguimiento de interacciones y automatización de seguimientos.
Salesflarepor ejemplo, está diseñado con sencillez y la automatización en mente. No encontrábamos un CRM que pudiéramos seguir utilizando, así que decidimos crear uno más inteligente. Salesflare se integra perfectamente con las herramientas que ya utiliza su equipo de ventas, como correo electrónicocalendario y LinkedIn. De este modo, su uso les resulta natural, lo que se traduce en un mayor índice de adopción.
El proceso de selección de CRM
Ahora que entiende por qué es importante elegir el CRM adecuado, vamos a desglosar cómo abordar el proceso de selección. Aquí es donde muchas pequeñas empresas tropiezan. Se precipitan en la decisión o dedican demasiado tiempo a comparar características sin pensar en lo que realmente importa.
A continuación te explicamos cómo hacerlo. 👇
1. Defina primero las necesidades de su empresa
Antes de empezar a comparar CRM en la nube, tenga claras sus necesidades. Cada empresa es diferente y no existe una solución única.
Empiece por analizar su proceso de ventas. ¿Cómo llegan los clientes potenciales? ¿Cómo se mueven a lo largo del proceso? ¿Dónde están los mayores cuellos de botella?
Una vez que lo haya planificado, piense en lo que necesita de un CRM:
- ¿Se trata de seguir mejor las ventas en un contexto B2B? O más bien sobre la automatización de emails en eCommerce?
- ¿Necesita automatizar el seguimiento y la introducción de datos?
- ¿Qué importancia tiene disponer de integraciones con el correo electrónico (como Gmail o Outlook), el calendario y LinkedIn?
- ¿Necesita informes detallados para hacer un seguimiento del rendimiento de las ventas?
Cuanto más claras tenga sus necesidades, más fácil le resultará encontrar un CRM que se adapte a ellas.
Recuerde que el mejor CRM es el que se adapta a su proceso de ventas. Si le obliga a cambiar su forma de trabajar, probablemente no sea el más adecuado.
2. Implique a su equipo de ventas en la decisión
Esta es una muy importante. No elijas un CRM por ti mismo.
Su equipo de ventas será el principal usuario, por lo que su aportación es crucial. Conocen los puntos débiles de su sistema actual. Saben lo que funciona y lo que no.
Involúcreles desde el principio en el proceso de toma de decisiones. Pregúnteles:
- ¿Cuál es el mayor reto en su día a día?
- ¿Cómo rastrean actualmente sus interacciones con los clientes potenciales?
- ¿Qué les facilitaría el trabajo?
Cuando su equipo de ventas se siente escuchado, es más probable que adopte el nuevo CRM de buen grado. Además, pueden ayudarle a detectar posibles problemas antes de comprometerse.
3. Aproveche las pruebas gratuitas
No compraría un coche sin probarlo. Lo mismo ocurre con la selección del software CRM.
Una vez que hayas preseleccionado algunas opciones, inscríbete en las pruebas gratuitas. Y aprovéchalas.
Obtenga experiencia práctica. Configure un canal de ventas básico, añada algunos clientes potenciales y realice su seguimiento. Pruebe las demás funciones clave.
¿En qué debe centrarse durante el juicio?
- ¿Es el CRM intuitivo y fácil de usar?
- ¿Se encarga de las tareas básicas que necesitas?
- ¿En qué medida se integra con tus herramientas actuales (como el correo electrónico y el calendario)?
- ¿Se ve escalando con su equipo?
Un buen CRM le resultará natural. Si te encuentras constantemente buscando funciones o luchando por navegar por el sistema, es una señal de alarma.
Salesflarepor ejemplo, te permite empezar a utilizarlo sin necesidad de muchos ajustes. Está diseñado para funcionar nada más sacarlo de la caja, así que puedes probar seguimiento de clientes potencialesautomatización del seguimiento y integración del correo electrónico enseguida.
Características clave que debe buscar en un CRM
A la hora de evaluar un CRM, es fácil distraerse con funciones llamativas. Pero recuerde que más no siempre es mejor.
Estas son las características que realmente importan:
1. 1. Facilidad de uso
Esto no es negociable. Si el CRM no es fácil de usar, su equipo no lo usará. Es así de sencillo.
Busque una interfaz limpia y sencilla. La navegación debe ser intuitiva y las tareas habituales, como añadir clientes potenciales o actualizar las fases de la operación, deben realizarse con unos pocos clics. Tanto en el ordenador como en la aplicación móvil.
Salesflarepor ejemplo, es un CRM de ventas diseñado pensando en los vendedores. No está sobrecargada de funciones que no necesitas y la interfaz está diseñada para que te centres en vender.
2. Integración con sus herramientas
Su CRM no debe ser una herramienta aislada. Debe funcionar a la perfección con las herramientas que ya utiliza su equipo, especialmente el correo electrónico, el calendario y LinkedIn.
¿Por qué? Porque son las herramientas que utiliza para comunicarse con los clientes potenciales. Un buen CRM extraerá los datos de estas fuentes automáticamente, para que no pierda tiempo actualizándolo todo manualmente.
Salesflare se integra perfectamente con el correo electrónico y el calendario, registrando automáticamente las interacciones y programando el seguimiento. Incluso se integra en LinkedIn, para que puedas gestionar tus clientes potenciales en cualquier lugar sin problemas.
3. Automatización de tareas repetitivas
La automatización es tu amiga.
Para los equipos de ventas pequeños, la automatización de tareas repetitivas -como los correos electrónicos de seguimiento y la introducción de datos- puede ahorrar horas de trabajo a la semana.
Busque un CRM que automatice las tareas que, de otro modo, se pasarían por alto. Por ejemplo, Salesflare registra automáticamente los correos electrónicos, realiza un seguimiento de las interacciones con los clientes y le recuerda cuándo es el momento de hacer un seguimiento. De este modo, no se olvida nada y su equipo se centra en cerrar acuerdos.
4. Personalización y flexibilidad
Cada empresa tiene necesidades únicas, por lo que es importante elegir un CRM que ofrezca personalización.
Busque un CRM que le permita adaptar las canalizaciones, crear campos personalizados y generar informes que se ajusten a su negocio. No quiere un sistema rígido que le obligue a trabajar a su alrededor. El CRM debe amoldarse a su proceso, no al revés.
5. Escalabilidad
No es necesario mirar demasiado lejos: De 3 a 5 años está bien. Pero asegúrate de que el sistema pueda gestionar equipos más grandes, sin que resulte excesivamente complejo.
Esto significa sobre todo que necesitarás un sistema de permisos, la posibilidad de agrupar usuarios y la capacidad de crear informes personalizados.
Lista de comprobación para la selección de CRM
He aquí una rápida lista de comprobación que le ayudará a tomar la decisión correcta:
- Facilidad de uso: ¿Es intuitivo para su equipo de ventas?
- Integraciones: ¿Funciona con tu correo electrónico, calendario y LinkedIn?
- Automatización: ¿Puede automatizar tareas repetitivas como el seguimiento?
- Personalización: ¿Puede adaptarlo a su proceso de venta?
- Escalabilidad: ¿Crecerá con su equipo en los próximos 3-5 años?
Utilice esta lista de comprobación para comparar opciones sin sentirse abrumado por una sobrecarga de funciones.
Elegir el mejor CRM para su empresa
Al fin y al cabo, el CRM adecuado es el que su equipo utilizará realmente. No se deje atrapar por la carrera armamentística de las funciones. Céntrate en lo que importa: facilidad de uso, automatización e integración perfecta con las herramientas en las que ya confías.
Tómese su tiempo con las pruebas gratuitas. Obtenga la opinión de su equipo de ventas. Y asegúrese de elegir un CRM que crezca con su empresa, no uno que le frene a medida que crece.
Si es una empresa B2B que busca un CRM que haga todo esto y mucho más, consulte Salesflare. Está diseñado específicamente para equipos de ventas pequeños y medianos, con la automatización y las integraciones que más importan. Ayudamos a muchos consultores, agencias de marketing y startups.
Su CRM debe ser un activo, no una carga. Elíjalo sabiamente y le ayudará a cerrar más tratos, a agilizar su proceso de ventas y a dar a su equipo la estructura que necesita para tener éxito.
¿Desea debatir sus opciones actuales de CRM de un caso de uso específico? Ponte en contacto con nuestro equipo a través del chat de salesflare.com. Estamos aquí para ayudarte 😄.
Y si estás listo para los siguientes pasos: ¡sigue leyendo sobre cómo utilizar un CRM!
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