Elegir un CRM: Guía práctica con proceso, criterios y lista de comprobación
La elección de su CRM puede marcar la diferencia en su proceso de ventas
Elegir el CRM adecuado cambia las reglas del juego de cualquier empresa. Puede transformar por completo la forma de gestionar las ventas, los clientes potenciales y las relaciones con los clientes.
Pero también es fácil elegir el equivocado. Cuando lo haces, no sólo pierdes tiempo y dinero. Puede frenar la productividad del equipo y hacer que se pierdan oportunidades.
Después de haber trabajado con miles de pequeñas y medianas empresas, he visto de primera mano cómo un CRM puede agilizar o ralentizar su proceso. En los últimos 10 años, he ayudado a equipos a acertar con el CRM y a evitar los numerosos escollos del camino.
En esta guía, le mostraré cómo elegir un CRM que se adapte a su negocio y a su proceso de ventas como un guante. Lo repasaremos todo: qué priorizar, cómo implicar a tu equipo y dónde suelen fallar los sistemas CRM.
Un breve resumen de lo que trataremos:
- Por qué es fundamental elegir el CRM adecuado
- El proceso de selección de CRM
- Características principales de un CRM
- Lista de comprobación para la selección de un CRM
- Elegir el mejor CRM para su empresa
Sumerjámonos.
Por qué es fundamental elegir el CRM adecuado
Vayamos al grano: su CRM es más que un software y más que una base de datos de clientes. Es la columna vertebral de su operación de ventas.
Si lo hace bien, tendrá muchas ventajas: le ayudará a estar al tanto de los seguimientos, automatizará tareas repetitivas y mantendrá su canal de ventas en movimiento. Si lo hace mal, se arriesga a perder el rastro de los clientes potenciales, a perderse interacciones clave y a crear más trabajo para su equipo en lugar de menos.
He visto a equipos pasarse meses intentando hacer funcionar un CRM, sólo para abandonarlo y volver a las desordenadas hojas de cálculo. ¿La raíz del problema? No eligieron un CRM que se ajustara a sus necesidades o subestimaron la importancia de la adopción por parte del usuario.
Un buen CRM hace algo más que gestionar contactos. Estructura el proceso de ventas, hace un seguimiento de todas las interacciones y ofrece información sobre la situación de las negociaciones en cada momento. Hace que vender sea más fácil, no más difícil.
Evitar errores comunes en la selección de CRM
Uno de los mayores errores que veo es que las empresas eligen un CRM con demasiadas funciones que no necesitan. Parece impresionante durante la demostración, pero en la práctica, todas esas funciones adicionales solo hacen que el sistema sea más complejo.
¿Qué ocurre entonces? El equipo de ventas deja de utilizarlo. Les resulta demasiado engorroso y, sin actualizaciones periódicas, el CRM se vuelve inútil.
Por eso siempre recomiendo simplificar las cosas. Céntrate primero en las funciones básicas: gestión de clientes potenciales, seguimiento de interacciones y automatización de seguimientos.
Salesflarepor ejemplo, está diseñado con sencillez y la automatización en mente. No encontrábamos un CRM que pudiéramos seguir utilizando, así que nos pusimos a construir uno más inteligente. Salesflare se integra profundamente con las herramientas que ya utiliza su equipo de ventas, como correo electrónicocalendario y LinkedIn. De este modo, su uso les resulta natural, lo que se traduce en un mayor índice de adopción.
El proceso de selección de CRM
Ahora que entiende por qué es importante elegir el CRM adecuado, vamos a desglosar cómo abordar el proceso de selección. Aquí es donde muchas pequeñas empresas tropiezan. Se precipitan en la decisión o dedican demasiado tiempo a comparar características sin pensar en lo que realmente importa.
A continuación te explicamos cómo hacerlo. 👇
1. Defina primero las necesidades de su empresa
Antes de empezar a comparar CRM en la nube, tenga claras sus necesidades. Cada empresa es diferente y no existe una solución única.
Empiece por analizar su proceso de ventas. ¿Cómo llegan los clientes potenciales? ¿Cómo se mueven a lo largo del proceso? ¿Dónde están los mayores cuellos de botella?
Una vez que lo haya planificado, piense en lo que necesita de un CRM:
- ¿Se trata de seguir mejor las ventas en un contexto B2B? O más bien sobre la automatización de emails en eCommerce?
- ¿Necesita automatizar el seguimiento y la introducción de datos?
- ¿Qué importancia tiene disponer de integraciones con el correo electrónico (como Gmail o Outlook), el calendario y LinkedIn?
- ¿Necesita informes detallados para hacer un seguimiento del rendimiento de las ventas?
Cuanto más claras tenga sus necesidades, más fácil le resultará encontrar un CRM que se adapte a ellas.
Recuerde que el mejor CRM es el que se adapta a su proceso de ventas. Si le obliga a cambiar su forma de trabajar, probablemente no sea el más adecuado.
2. Implique a su equipo de ventas en la decisión
Esta es una muy importante. No elijas un CRM por ti mismo.
Su equipo de ventas será el principal usuario, por lo que su aportación es crucial. Conocen los puntos débiles de su sistema actual. Saben lo que funciona y lo que no.
Involúcreles desde el principio en el proceso de toma de decisiones. Pregúnteles:
- ¿Cuál es el mayor reto en su día a día?
- ¿Cómo rastrean actualmente sus interacciones con los clientes potenciales?
- ¿Qué les facilitaría el trabajo?
Cuando su equipo de ventas se siente escuchado, es más probable que adopte el nuevo CRM de buen grado. Además, pueden ayudarle a detectar posibles problemas antes de comprometerse.
3. Aproveche las pruebas gratuitas
No compraría un coche sin probarlo. Lo mismo ocurre con la selección del software CRM.
Una vez que hayas preseleccionado unas cuantas opciones, inscríbete en las pruebas gratuitas. Y aprovéchalas.
Obtenga experiencia práctica. Configure un canal de ventas básico, añada algunos clientes potenciales y realice su seguimiento. Pruebe las demás funciones clave.
¿En qué debe centrarse durante el juicio?
- ¿Es el CRM intuitivo y fácil de usar?
- ¿Se encarga de las tareas básicas que necesitas?
- ¿En qué medida se integra con tus herramientas actuales (como el correo electrónico y el calendario)?
- ¿Se ve escalando con su equipo?
Un buen CRM le resultará natural. Si te encuentras constantemente buscando funciones o luchando por navegar por el sistema, es una señal de alarma.
Salesflarepor ejemplo, te permite empezar a utilizarlo sin necesidad de muchos ajustes. Está diseñado para funcionar nada más sacarlo de la caja, por lo que puede probar seguimiento de clientes potencialesautomatización del seguimiento y integración del correo electrónico enseguida.
Características clave que debe buscar en un CRM
A la hora de evaluar un CRM, es fácil distraerse con funciones llamativas. Pero recuerde que más no siempre es mejor.
Estas son las características que realmente importan:
1. 1. Facilidad de uso
Esto no es negociable. Si el CRM no es fácil de usar, su equipo no lo usará. Es así de sencillo.
Busque una interfaz limpia y sencilla. La navegación debe ser intuitiva y las tareas habituales, como añadir clientes potenciales o actualizar las fases de la operación, deben realizarse con unos pocos clics. Tanto en el ordenador como en la aplicación móvil.
Salesflarepor ejemplo, es un CRM de ventas diseñado pensando en los vendedores. No está sobrecargada de funciones que no necesitas y la interfaz está diseñada para que te centres en vender.
2. Integración con sus herramientas
Su CRM no debe ser una herramienta aislada. Debe funcionar a la perfección con las herramientas que ya utiliza su equipo, especialmente el correo electrónico, el calendario y LinkedIn.
¿Por qué? Porque son las herramientas que utiliza para comunicarse con los clientes potenciales. Un buen CRM extraerá los datos de estas fuentes automáticamente, para que no pierda tiempo actualizándolo todo manualmente.
Salesflare se integra perfectamente con el correo electrónico y el calendario, registrando automáticamente las interacciones y programando el seguimiento. Incluso se integra en LinkedIn, para que puedas gestionar tus clientes potenciales en cualquier lugar sin problemas.
3. Automatización de tareas repetitivas
La automatización es tu amiga.
Para los equipos de ventas pequeños, la automatización de tareas repetitivas, como los correos electrónicos de seguimiento y la introducción de datos, puede ahorrar horas de trabajo a la semana.
Busque un CRM que automatice las tareas que, de otro modo, se pasarían por alto. Por ejemplo, Salesflare registra automáticamente los correos electrónicos, realiza un seguimiento de las interacciones con los clientes y le recuerda cuándo es el momento de hacer un seguimiento. De este modo, no se olvida nada y su equipo se centra en cerrar acuerdos.
4. Personalización y flexibilidad
Cada empresa tiene necesidades únicas, por lo que es importante elegir un CRM que ofrezca personalización.
Busque un CRM que le permita adaptar las canalizaciones, crear campos personalizados y generar informes que se ajusten a su negocio. No quiere un sistema rígido que le obligue a trabajar a su alrededor. El CRM debe amoldarse a su proceso, no al revés.
5. Escalabilidad
No es necesario mirar demasiado lejos: De 3 a 5 años está bien. Pero asegúrate de que el sistema pueda gestionar equipos más grandes, sin que resulte excesivamente complejo.
Esto significa sobre todo que necesitarás un sistema de permisos, la posibilidad de agrupar usuarios y la capacidad de crear informes personalizados.
Lista de comprobación para la selección de CRM
Aquí tienes una rápida lista de comprobación que te ayudará a tomar la decisión correcta:
- Facilidad de uso: ¿Es intuitivo para su equipo de ventas?
- Integraciones: ¿Funciona con tu correo electrónico, calendario y LinkedIn?
- Automatización: ¿Puede automatizar tareas repetitivas como el seguimiento?
- Personalización: ¿Puede adaptarlo a su proceso de venta?
- Escalabilidad: ¿Crecerá con su equipo en los próximos 3-5 años?
Utilice esta lista de comprobación para comparar opciones sin sentirse abrumado por una sobrecarga de funciones.
Utilizar la IA para elegir un CRM
Elegir el CRM adecuado puede resultar abrumador, pero las herramientas de IA como ChatGPT pueden simplificar el proceso guiándole paso a paso. En lugar de buscar entre un sinfín de opciones de CRM, puedes copiar esta entrada de blog en ChatGPT y pedirle que te guíe a través del proceso de selección, como hicimos en esta conversación.
La IA puede ayudar estructurando la toma de decisiones, formulando las preguntas adecuadas y reduciendo las opciones en función de sus necesidades específicas. Garantiza que no se pasen por alto criterios clave, como la automatización, las integraciones y la facilidad de uso, al tiempo que mantiene la eficiencia del proceso. Con la capacidad de la IA para analizar sus respuestas y comparar soluciones en tiempo real, puede elegir con confianza un CRM que se adapte a su negocio, sin perderse en la sobrecarga de funciones.
¿Quieres probarlo tú mismo? Sólo tienes que iniciar un chat, pegar esta guía y pedir a ChatGPT que te guíe paso a paso por el proceso.
Si tiene acceso a la función de investigación en profundidad, puede utilizarla para compilar la lista de preseleccionados de CRM en cuanto llegue a ese paso.
Elegir el mejor CRM para su empresa
Al fin y al cabo, el CRM adecuado es el que su equipo utilizará realmente. No se deje atrapar por la carrera armamentística de las funciones. Céntrate en lo que importa: facilidad de uso, automatización e integración perfecta con las herramientas en las que ya confías.
Tómese su tiempo con las pruebas gratuitas. Obtenga la opinión de su equipo de ventas. Y asegúrese de elegir un CRM que crezca con su empresa, no uno que le frene a medida que crece.
Si es una empresa B2B que busca un CRM que haga todo esto y más, eche un vistazo a Salesflare. Está diseñado específicamente para equipos de ventas pequeños y medianos, con la automatización y las integraciones que más importan. Ayudamos a muchos consultores, agencias de marketing y startups.
Su CRM debe ser un activo, no una carga. Elíjalo sabiamente y le ayudará a cerrar más tratos, a agilizar su proceso de ventas y a dar a su equipo la estructura que necesita para tener éxito.
¿Desea debatir sus opciones actuales de CRM de un caso de uso específico? Ponte en contacto con nuestro equipo a través del chat de salesflare.com. Estamos aquí para ayudarte 😄.
Y si estás listo para los siguientes pasos: ¡sigue leyendo sobre cómo utilizar un CRM!
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Qué CRM me conviene más?
El mejor CRM para usted es el que se adapte a su proceso de ventas específico y que su equipo vaya a utilizar realmente. No existe una solución única. Empiece por definir sus necesidades básicas: por ejemplo, si es una empresa B2B centrada en las ventas activas, un CRM sencillo y automatizado como Salesflare es una buena elección. Si se centra en la automatización del marketing, sus necesidades serán diferentes. Pruebe siempre sus mejores opciones con una versión de prueba gratuita.
¿Cómo elegir su CRM?
Un proceso de selección estructurado le ayudará a encontrar el CRM adecuado. Siga estos tres pasos clave:
- Defina sus necesidades: Trace un mapa de su proceso de ventas actual e identifique los principales cuellos de botella. Determina las funciones básicas que necesitas, como seguimiento de clientes potenciales, automatización o integraciones específicas.
- Implique a su equipo: Su equipo de ventas será el principal usuario, así que consiga su opinión desde el principio. Ellos conocen los puntos débiles del día a día y pueden ayudar a identificar qué CRM será el más práctico.
- Utilice las pruebas gratuitas: Pruebe los CRM preseleccionados en situaciones reales. Compruebe lo fácil que es crear un canal de distribución, añadir clientes potenciales y utilizar las funciones principales. Un buen CRM debe ser intuitivo durante el periodo de prueba.
¿Cuánto debería gastarme en un CRM?
Debe gastar lo suficiente para obtener las funciones que resuelvan sus mayores problemas, pero evitar pagar de más por una complejidad que no necesita. Muchas empresas cometen el error de elegir CRM caros y repletos de funciones que a sus equipos les resultan demasiado difíciles de utilizar. Céntrese en el valor y la adopción por parte del usuario. Un CRM con precios transparentes y diseñado para pequeñas empresas, como Salesflare, suele proporcionar un mejor retorno de la inversión que un costoso sistema empresarial.
¿Cuáles son los 4 pilares de CRM?
Los 4 pilares del CRM representan las etapas clave del ciclo de vida del cliente que el software ayuda a gestionar. Generalmente se considera que son:
- Captación de clientes: Estrategias para atraer y captar nuevos clientes.
- Retención de clientes: Esfuerzos para mantener contentos a los clientes existentes y evitar que se marchen.
- Fidelización de clientes: Construir relaciones más sólidas para fomentar la repetición de negocios y aumentar el valor del ciclo de vida del cliente.
- Atención al cliente: Prestar apoyo oportuno y eficaz para resolver problemas y aumentar la satisfacción.
¿Cuáles son las 7 C de CRM?
Las 7 C de CRM es un marco que esboza los principios clave para el éxito de una estrategia centrada en el cliente. Son los siguientes
- Cliente: Mantener al cliente en el centro de todas las decisiones.
- Comodidad: Hacer que las interacciones sean fáciles y sin fricciones para el cliente.
- Comunicación: Mantener un diálogo claro, coherente y pertinente.
- Coherencia: Garantizar una experiencia uniforme en todos los puntos de contacto y canales.
- Contenido: Proporcionar información valiosa y pertinente al cliente.
- Canales: Estar presente y ser eficaz en las plataformas que prefieren sus clientes.
- Colaboración: Garantizar que todos los departamentos internos colaboran para servir al cliente.
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