Pronóstico de ventas: cómo hacerlo de forma rápida y precisa [+ Plantilla]
Con el método, la plantilla y la herramienta adecuados
Si quieres mejorar tus habilidades para elaborar pronósticos de ventas y saber qué ventas futuras puedes esperar para tu empresa, te pondré manos a la obra en un abrir y cerrar de ojos; palabra de honor.
Al fin y al cabo, un buen pronóstico de ventas es esencial si quieres saber si alcanzarás tus objetivos para obtener tu comisión o bonificación (si eres vendedor) o para cubrir tus gastos (si eres propietario de una empresa).
Te explicaré rápidamente en qué consiste el pronóstico de ventas, cómo puedes elaborarlo de la mejor manera y qué plantilla de Excel o software especializado puedes utilizar (¡lo tengo todo listo para ti! 😘).
Esto es lo que voy a cubrir:
- ¿Qué es el pronóstico de ventas?
- ¿Cuáles son los métodos y las fórmulas disponibles, incluidos algunos ejemplos?
- ¿Cómo puedo hacerlo con las plantillas descargables de Excel y Google Sheets?
- ¿Cómo puedo hacerlo con una herramienta como Salesflare?
Vamos a desglosarlo. 👇
Una definición: ¿qué es el pronóstico de ventas?
Antes de empezar, asegurémonos de entender lo mismo cuando digo «pronóstico de ventas».
Esta podría ser una definición del pronóstico de ventas:
El pronóstico de ventas es el proceso de estimar los ingresos por ventas de una empresa para un período futuro concreto, normalmente un mes, un trimestre o un año. Es una predicción de cuánto venderá una empresa en el futuro. Un pronóstico de ventas preciso permite a las empresas tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos y la elaboración de presupuestos.
Si no tienes un pronóstico de ventas preciso para tu empresa, es como si volaras a ciegas. No sabes si vas a alcanzar tus objetivos ni si necesitas recortar costes o salir a buscar algo de dinero extra.
Y si eres vendedor, obviamente es una gran idea hacer seguimiento de tu progreso para alcanzar tus objetivos de ventas. 📊
Cómo hacerlo: métodos y fórmulas de pronóstico de ventas, incluidos algunos ejemplos
Hay muchos métodos disponibles y no quiero confundirte con todos ellos. En su lugar, te presentaré un método recomendado y después te explicaré algunos métodos alternativos.
También te presentaré ejemplos concretos o fórmulas, para que no tengas que seguir buscando en Google para entender cómo funciona todo. 🧐
Método de pronóstico basado en el pipeline (recomendado)
Si estás empezando con el pronóstico de ventas y quieres calcular un pronóstico de forma rápida y precisa, probablemente lo mejor sea utilizar el «método de pronóstico basado en el pipeline».
Este método de pronóstico de ventas utiliza lo que sabes sobre las oportunidades de tu pipeline de ventas actual para estimar el importe de las ventas que probablemente cerrarás dentro de un período concreto. 📈
Utiliza la siguiente fórmula de pronóstico:
Ventas pronosticadas = Suma de ((Probabilidad de ganar una oportunidad) x (Valor de una oportunidad)) para todas las oportunidades con una fecha de cierre esperada dentro del período correspondiente
Por ejemplo, si tienes las siguientes oportunidades de venta en el pipeline:
- Oportunidad de 40.000 $ con una probabilidad del 50 % de cerrarse alrededor del 31 de enero
- Oportunidad de 100.000 $ con una probabilidad del 20 % de cerrarse alrededor del 10 de febrero
- Oportunidad de 200.000 $ con una probabilidad del 10 % de cerrarse alrededor del 15 de marzo
- Oportunidad de 100.000 $ con una probabilidad del 20 % de cerrarse alrededor del 30 de abril
Entonces, tu pronóstico de ventas para el primer trimestre del año será:
$40,000 * 50% + $100,000 * 20% + $200,000 * 10% = $60,000
Por supuesto, este es un ejemplo de cálculo muy simplificado para que puedas verificar fácilmente cómo funciona la fórmula.
Si quieres calcular este tipo de pronóstico de ventas en tiempo real y de forma continua, este Método de previsión del pipeline está completamente automatizado en una solución de CRM de ventas como Salesflare. ✨
El informe «Ingresos esperados frente al objetivo de ingresos» del dashboard «Ingresos» no solo pronosticará tus ingresos para el período seleccionado, sino que también los comparará con tu objetivo de ingresos. Así sabrás si vas por buen camino para alcanzar tu objetivo. 🎯
Para obtener un pronóstico de ventas preciso, es importante tener en cuenta lo siguiente:
- Ten al menos entre 10 y 20 oportunidades no cerradas o abiertas en el pipeline, con una fecha de cierre esperada dentro del período correspondiente.
- Estima la fecha de cierre con la mayor precisión posible. Una forma de hacerlo es preguntar directamente a tu prospecto o cliente cuáles son sus plazos estimados. Después, corrige esa estimación basándote en tu experiencia.
- Estima el valor de las oportunidades con la mayor precisión posible. Esto suele resultar más fácil a medida que la oportunidad avanza por el pipeline de ventas, ya que durante el proceso el alcance de la oportunidad se vuelve más claro y se elaboran presupuestos. Por suerte, las oportunidades que se encuentran en una etapa más temprana del pipeline de ventas se multiplican por un porcentaje de probabilidad menor, así que una sola oportunidad en una etapa inicial tendrá menos efecto en el resultado.
- Estima la probabilidad de ganar cada oportunidad con la mayor precisión posible. La forma más sencilla y precisa es utilizar una probabilidad de ganar por etapa. Esta «probabilidad por etapa» se puede adaptar en función de tu rendimiento histórico. (Ten en cuenta que, como excepción, en los pipelines con menos oportunidades de mayor valor, establecer una probabilidad por oportunidad puede producir resultados más precisos.)
Para calcular con precisión esta probabilidad de ganar por etapa, una solución de CRM de ventas como Salesflare puede analizar los datos históricos de tus oportunidades. Puedes encontrar el resultado de este análisis de datos en el informe integrado de «Análisis del canal de venta» del dashboard «Ingresos». 😁
Además, este informe te da una idea de las tasas de conversión de una etapa a otra, así como del tiempo medio que cada oportunidad ganada permaneció en cada etapa del pipeline de ventas.
Otros métodos de previsión de ventas
Existen varios métodos posibles de previsión de ventas, pero la mayoría son demasiado complicados o requieren un conjunto de datos excesivamente grande para funcionar. En la mayoría de los casos, tampoco es probable que produzcan un resultado más preciso que el Método de previsión del pipeline.
Para completar la información —y por si te interesa, o simplemente quieres hacer una comprobación rápida de sensatez de los resultados de tu Método de previsión del pipeline—, aquí tienes un breve resumen de algunos de estos otros métodos, incluido un ejemplo concreto o una fórmula para cada uno:
Análisis de series temporales
Este método consiste en analizar los datos históricos de ventas para identificar patrones y tendencias. Parte de la premisa de que los patrones de ventas del pasado continuarán en el futuro.
Para ello, puedes utilizar varias fórmulas basadas en series temporales, como el «método ingenuo», la media móvil simple, la media móvil ponderada y el suavizado exponencial:
- Método ingenuo: simplemente supone que las ventas serán iguales el próximo mes que este mes o el anterior.
- Media móvil simple: por ejemplo, para calcular el pronóstico de ventas del próximo mes, calcula la media de los resultados de ventas de los x meses anteriores.
- Media móvil ponderada: por ejemplo, para calcular el pronóstico de ventas del próximo mes, calcula la suma de (resultados de ventas del mes x factor de ponderación) de los x meses anteriores. Normalmente, este factor de ponderación es mayor para los meses más recientes y va disminuyendo progresivamente para los meses menos recientes.
- Suavizado exponencial: normalmente funciona como una media móvil ponderada con un factor de ponderación que se hace exponencialmente menor. Sin embargo, también existen versiones más complicadas que pueden tener en cuenta las tendencias o la estacionalidad (simplemente busca en Google «suavizado exponencial doble» y «suavizado exponencial triple»; puede volverse un poco más complejo).
En resumen: este método de pronóstico de ventas utiliza una extrapolación basada en resultados históricos que suena o parece mucho más sofisticada de lo que realmente es. 😏
Análisis de regresión
Este método de pronóstico de ventas no utiliza únicamente una extrapolación temporal.
Utiliza una ecuación matemática para modelar la relación entre una variable dependiente (las ventas) y una o más variables independientes (como la inversión en publicidad o los indicadores económicos). La fórmula básica de una regresión lineal es:
y = a + bx
donde y es la variable dependiente (las ventas), a es la intersección con el eje y, x es la variable independiente (la inversión en publicidad) y b es el coeficiente que representa el cambio en y por cada cambio de una unidad en x.
Este tipo de método de pronóstico resulta útil si has identificado factores que predicen con precisión tus resultados de ventas y que, además, puedes pronosticar con precisión en el futuro. También necesitas a alguien con conocimientos de estadística para crear el modelo de pronóstico. De lo contrario, es poco probable que obtengas resultados fiables. O, en un solo emoji: 🚮
Pronóstico de ventas en Excel o Google Sheets con nuestra plantilla gratuita
Si quieres empezar rápidamente a pronosticar tus ventas utilizando el método de pronóstico del pipeline, hemos creado una plantilla gratuita para Excel y Google Sheets que te permitirá hacerlo.
Puedes descargar aquí la plantilla gratuita. No te pedimos ninguna dirección de correo electrónico. 🆓
Estas son algunas de sus principales funcionalidades:
- Presenta un gráfico de tu pronóstico de ventas para el año y para cada trimestre.
- Puedes adaptar la etapa y sus probabilidades para ajustar dinámicamente tu pronóstico.
- Incluso puedes hacer seguimiento de tu pipeline de ventas en la plantilla, haciendo seguimiento de los nombres de las empresas, los datos de contacto, las últimas interacciones, los siguientes pasos, etc.
Aquí tienes un tutorial en vídeo sobre lo que hace y cómo puedes utilizarla:
Este vídeo de 5 minutos te explicará todos los detalles de la plantilla de pronóstico de ventas ☝️
Este vídeo de 5 minutos te explicará todos los detalles de la plantilla de pronóstico de ventas ☝️
Por supuesto, aunque esta plantilla de hoja de cálculo puede ofrecerte un resumen de tu pipeline de ventas y calcular un pronóstico de ventas actualizado a partir de él, en realidad no ayudará a tu equipo de ventas con el seguimiento de sus ventas, por lo que es menos probable que se mantenga correctamente actualizada.
Además, no se integra con tu bandeja de entrada de correo electrónico ni con LinkedIn, no envía secuencias de correo electrónico, no permite hacer seguimiento de los correos electrónicos, enviar notificaciones y recordatorios en tiempo real, conservar actualizaciones históricas, hacer seguimiento de las métricas de actividad, …
Por eso existen herramientas de software CRM de ventas especializadas como Salesflare. 👇
Pronóstico de ventas en una herramienta de software CRM como Salesflare
Aunque existen muchas opciones de software para pronosticar ventas, el principal cuello de botella para conseguir que el pronóstico de ventas funcione es obtener los datos necesarios del equipo de ventas. 😅
Si tus vendedores no actualizan el CRM con diligencia, tus pronósticos de ventas se basan en datos desactualizados o parciales y probablemente serán muy inexactos.
Por eso necesitas un sistema en el que realmente hagan seguimiento de sus ventas y que, además, incluya funcionalidades integradas de pronóstico de ventas en tiempo real y automatizado, como Salesflare. ✨
Antes, en la sección sobre el “Método de pronóstico del pipeline”, te mostré cómo es un informe de pronóstico de ventas de este tipo en Salesflare:
Por supuesto, las funcionalidades de dashboard y elaboración de informes de Salesflare son mucho más amplias que las de este único informe.
Aquí tienes una captura de pantalla de uno de los dashboards integrados (el que incluye el informe anterior):
Si quieres descubrir cómo funcionan los informes integrados, puedes ver este vídeo tutorial. Si estás pensando en crear tus propios informes de ventas, lee este resumen de ejemplos de dashboards y mira este vídeo tutorial sobre los informes personalizados de Salesflare.
Si te preguntas por qué tu equipo de ventas realmente utilizará Salesflare, estas son algunas de las principales formas en las que les ayudará a tener más éxito: 💪
- En lugar de depender de la introducción manual de datos por parte de tu equipo de ventas, como hacen otros CRM, por ejemplo Salesforce o Hubspot, Salesflare crea automáticamente contactos para todas las personas a las que envían correos electrónicos o con las que tienen reuniones. Encuentra nombres, direcciones de correo electrónico, números de teléfono, cargos, direcciones, perfiles sociales, … extrayendo información de la bandeja de entrada de correo electrónico y de internet.
- Salesflare hace seguimiento automáticamente de todos los correos electrónicos, reuniones, llamadas, aperturas de correos electrónicos, clics, visitas al sitio web, … y utiliza esta información para ofrecer un resumen de todas las interacciones y activar recordatorios para hacer seguimiento de tus leads, de modo que ninguno se pierda por el camino.
- Puedes hacer seguimiento de los correos electrónicos, insertar plantillas de correo electrónico, enviar secuencias de correos electrónicos, … así que, en esencia, no pasas todo el día enviando correos electrónicos. Especialmente si intentas generar leads.
- La app móvil es la única que encontrarás que ofrece el 100 % de la funcionalidad de la app de CRM de escritorio.
- Salesflare también ofrece una práctica barra lateral en LinkedIn y en tu bandeja de entrada de correo electrónico (Gmail en Chrome y Outlook en Windows), para que no tengas que cambiar constantemente de pestaña. Además, la extensión puede encontrar correos electrónicos profesionales de perfiles de LinkedIn.
¡Y hay mucho más! 😁
Salesflare está creado para pequeñas y medianas empresas que venden B2B, así que, si ese es tu caso, échale un vistazo. Si no lo es, consulta este resumen de ejemplos de CRM según el caso de uso.
Si quieres explorar Salesflare en detalle, puedes probar el software gratis o reservar una demo con nosotros para que podamos enseñarte cómo funciona personalmente.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el método más sencillo para hacer pronósticos de ventas?
El método más sencillo para hacer pronósticos de ventas es el método del “porcentaje de ventas”. Este método consiste en estimar las ventas futuras basándose en un porcentaje de los datos históricos de ventas. Es fácil de calcular y proporciona un pronóstico básico, pero puede no tener en cuenta factores externos que pueden afectar a las ventas.
¿Cuáles son 5 técnicas de pronóstico de ventas?
Cinco técnicas de pronóstico de ventas son: 1) pronóstico del pipeline, 2) análisis de series temporales, 3) pronóstico por etapa de la oportunidad, 4) análisis de regresión y 5) pronóstico intuitivo. Estas técnicas utilizan distintos enfoques, como analizar datos anteriores, recopilar información del mercado, evaluar oportunidades de ventas, aplicar modelos estadísticos y basarse en el criterio de expertos.
¿Cómo puedes hacer pronósticos precisos?
Para hacer pronósticos precisos, ten en cuenta lo siguiente: 1) recopila y analiza datos relevantes, 2) utiliza varias técnicas de pronóstico, 3) incorpora las tendencias del mercado y los factores externos, 4) involucra a equipos de distintas áreas, 5) supervisa y perfecciona continuamente tus pronósticos y 6) aprovecha la tecnología y las herramientas de análisis predictivo para mejorar la precisión y la eficiencia.
¿Cómo se hace un pronóstico de ventas en Excel?
Para hacer un pronóstico de ventas en Excel, puedes usar varios métodos, como las medias móviles, el suavizado exponencial, el análisis de regresión o la plantilla gratuita de pronóstico de ventas de Salesflare. Al organizar tus datos históricos de ventas en Excel, puedes aplicar estas técnicas mediante fórmulas o funciones integradas para proyectar las ventas futuras a partir de los patrones y las tendencias identificados.
¿Cuál es un ejemplo de pronóstico de ventas?
Un ejemplo de pronóstico de ventas sería el de una tienda de ropa que utiliza datos históricos de ventas, estudios de mercado y análisis de tendencias para predecir las ventas futuras de distintas categorías de productos. A partir de la información obtenida, puede estimar la demanda de artículos concretos, planificar los niveles de inventario y optimizar sus actividades de marketing y promoción.
¿Listo para hacer un pronóstico de tus ventas? Estamos aquí para ayudarte si tienes más preguntas. Solo tienes que preguntarle a nuestro equipo mediante el widget de chat de salesflare.com. 👈
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