Gmail과 Outlook에서 개인화된 것처럼 보이는 대량 이메일 보내는 방법
어색해 보이지 않고 멋져 보이는 5단계
Gmail이나 Outlook 받은 편지함에서 대량 이메일을 보내면서… 이메일을 받는 사람들 앞에서 멋져 보이고 싶나요? 😎
더 찾아볼 필요 없어요. 바로 이 가이드가 도움이 될 거예요.
다음 내용을 다뤄볼게요:
- 대량 이메일이란 무엇인가
- 대량 이메일을 보내는 세 가지 방법과 그중 어떤 방법을 선택해야 하는지
- Gmail이나 Outlook에서 대량 이메일을 보내기 위해 해야 할 일
- 대량 이메일을 넘어 대규모로 후속 연락하는 방법
- 스팸 필터를 피하는 방법
- GDPR을 준수하는 방법
대량 이메일이란 무엇인가요?
대량 이메일은 bulk email 또는 email blast라고도 하며, 한 번에 많은 사람으로 구성된 그룹에 보내는 메시지예요. 제품을 홍보하거나 중요한 정보를 전달하는 등 리드, 고객 또는 구독자에게 도달하기 위한 이메일 마케팅 캠페인에서 흔히 사용해요. 프로모션 이메일 캠페인의 일부이든 단순히 업데이트를 공유하는 것이든, 대량 이메일을 사용하면 기업이 오디언스와 효율적으로 연결할 수 있어요.
대량 이메일을 보내는 3가지 방법(+ 전문가들이 하는 방법)
이것저것 검색해 보고 다양한 제안을 읽어보고 있나요?
대량 이메일을 보내는 가장 일반적인 3가지 방법은 다음과 같아요:
각 방법의 장단점을 정리하고, 여러분에게 맞는 옵션을 알려드릴게요. 😄
1. 모두가 싫어하는 숨은참조(BCC) 옵션
우리 모두 이 방식으로 대량 이메일을 보내본 적이 있을 거예요. 빠르고 간단하지만, 어색한 결과로 이어지는 경우가 많아요. 게다가 그다지 전문적으로 보이지도 않아요.
게다가 BCC 필드에 수신자 목록을 올바른 방식으로 복사해 넣느라 번거롭게 작업해야 하고, 추가할 수 있는 수신자 수에도 늘 제한이 있어요.
한마디로 말하면, 이 방법은 거의 절대 좋은 선택이 아니에요. 시간이 전혀 없거나, 어쩔 수 없이 비전문적으로 보이게 되는 것을 신경 쓰지 않는 경우가 아니라면요. 😟
2. Mailchimp 같은 이메일 서비스 제공업체를 사용해 개인적으로 보이지 않는 대량 이메일 보내기
오늘 2,000명이 넘는 사람에게 대량 이메일을 보내야 하나요? (정말 오늘, 그것도 오늘만 가능해야 하나요?) 그렇다면 아마 이 방법을 선택하게 될 거예요. 그렇지 않다면 3번 옵션으로 넘어가세요!
이 방법의 장점은 수천 명에게 한 번에, 빠르게 이메일을 보낼 수 있다는 점이에요.
이 방법의 단점은 다음과 같아요:
- 이메일이 개인적으로 보이지 않아요. 사람 보는 눈이 있는 사람이라면(요즘은 대량 이메일을 알아보는 데 익숙한 사람들이 많아요) 언제나 대량 이메일이라는 걸 알아차려요.
- 이메일이 수신자의 주요 받은 편지함에 도착하지 않아요. 요즘 Gmail이나 Outlook 같은 메일함은 이메일 서비스 제공업체를 통해 발송된 이메일을 “프로모션” 또는 “기타”라는 탭으로 분류해요.
- 그 결과 열람률도 낮아지고(따라서 클릭과 답장도 줄어들어요),
- 많은 이메일 서비스 제공업체가 소수이지만 상당한 규모의 사람들에게 악용되고 있기 때문에 이메일이 스팸 폴더에 들어갈 가능성도 높아져요.
이 모든 점이 괜찮다면 Mailchimp 사용법 가이드를 살펴보세요. (저희가 이메일 뉴스레터에 사용하는 도구예요.)
개인적으로 보이고 읽힐 가능성도 더 높은 대량 이메일을 보내고 싶다면, 이제 그 방법을 알려드릴게요. 👇
3. Gmail 또는 Outlook 메일함에서 개인적으로 보이는 대량 이메일 보내기
수백 명, 수천 명에게 한 번에 개인적으로 보이는 대량 이메일을 보내야 하나요? 그렇다면 이 방법이 확실히 가장 잘 맞아요.
메일함에 연결해 대규모로 개인화된 이메일을 보내는 플랫폼(예: Salesflare)을 사용해 보세요. 하나씩 직접 보낸 이메일과 구별할 수 없을 정도로 자연스럽게 발송할 수 있어요. (기다리기 어렵다면 아래에 있는 5가지 간단한 단계를 바로 확인해 보세요!)
이 방법의 장점은 다음과 같아요.
- 이메일이 100% 개인적으로 보여요.
- 잠재 고객의 우선 받은 편지함에 도착해요.
- 그 결과 오픈율과 성과율이 모두 좋아져요. (좋은 제목을 선택하세요!)
- 이메일이 스팸 폴더로 들어갈 가능성을 더 직접적으로 관리할 수 있어요. 이메일 서비스 제공업체가 여러 고객과 함께 사용하는 중앙 이메일 서버에서 발송되는 것이 아니라, 여러분의 이메일 받은 편지함과 여러분의 이메일 도메인에서 발송되기 때문이에요.
이렇게 강력한 기능에는 한 가지 제한이 따라와요. Google Workspace(전문가용 Gmail) 또는 Microsoft / Office 365(Microsoft가 제공하는 경쟁 이메일 서비스)를 사용하면 하루에 최대 2,000개의 이메일을 보낼 수 있어요. 그보다 더 많은 이메일을 보내야 한다면 플랫폼이 대부분 여러 날에 걸쳐 이메일을 나눠서 발송해요.
그 방법이 잘 맞지 않는다면 옵션 2로 돌아가세요.
잘 된다면 계속 읽어보세요! 지금 바로 하는 방법을 보여드릴게요. 🤩
전문가들이 하는 방법: 개인화된 대량 이메일을 시퀀스로 보내기
사람들이 답장하거나 이메일을 열어 보거나 링크를 클릭할 때까지 이메일을 몇 번 보내면서, 이들이 실제로 반응하도록 만들고 싶다면 어떨까요?
문제없어요. 이것도 가능해요. 요즘은 대부분의 플랫폼(예: Salesflare)에서 이 기능을 제공해요.
저희 고객들이 이 방법을 선택하는 대표적인 이유는 다음과 같아요(아래를 클릭하면 YouTube에서 사용 방법을 확인할 수 있어요).
- 잠재 고객이 답장할 때까지 자동으로 연락하기
- 드립 이메일 시퀀스의 일부로 팁을 여러 차례 보내기
- 이벤트나 웨비나에 초대하기 위해 사람들에게 후속 연락하기
- 발굴 미팅 후 자동으로 후속 연락하기
가능성은 무궁무진해요. 🤯
프로 수준으로 해보고 싶다면, 이메일 하나만 보내는 대신 이메일 시퀀스를 만드는 것이 제 단계별 가이드의 (선택 사항인) 4단계예요. 👇
개인적으로 보이는 대량 이메일을 보내는 5가지 쉬운 단계
이 5단계는 대부분의 대량 이메일 플랫폼에서 공통으로 적용돼요.
Salesflare로 어떻게 하는지 보여드릴게요. 저희가 직접 만들고 사용하는 소프트웨어이기도 하고, 다음과 같은 장점도 있기 때문이에요:
- 기존 연락처 데이터베이스에서 바로 시작할 수 있어요(.csv 파일을 따로 다룰 필요가 없어요)
- 데이터베이스의 어떤 데이터든 이메일 개인화에 사용할 수 있어요(그 데이터를 바탕으로 이메일을 자동으로 보내도록 설정할 수도 있어요!)
- 추가 비용 없이 여러 받은편지함을 연결할 수 있어요(대부분의 경쟁 플랫폼과 달라요)
- 정말 사용하기 쉬워요
- 후속 연락도 Salesflare 안에서 정리할 수 있어요(CRM이니까요)
- 잠재 고객과 고객이 웹사이트를 둘러보는 모습까지 추적할 수 있어요!
Salesflare를 사용하는 게 아직 마음에 걸리나요? 걱정하지 마세요. 말씀드렸듯이 플랫폼마다 단계는 똑같으니, 바로 시작해 볼게요. 🤓
1. 이메일 계정 연결하기
선택한 플랫폼을 사용해 Gmail이나 Outlook 이메일 계정에서 대량 이메일을 보내려면 먼저 이메일 계정을 연결해야 해요. Salesflare에서는 가입할 때 가장 먼저 하는 일이 바로 이 작업이에요.
여러 이메일 계정을 연결해서 보내야 하나요? 설정 > 이메일 설정으로 이동한 다음 커다란 주황색 플러스 버튼을 클릭하세요. (Salesflare에서는 추가 비용이 없어요!)
2. 대량 이메일을 보낼 대상 선택하기
이제 대량 이메일을 받아야 하는 대상을 선택할 차례예요.
이 목록은 보통 다음 세 곳 중 한 곳에 저장되어 있을 거예요:
- CRM 시스템
- 다른 시스템
- Excel 시트 또는 .csv 파일
첫 번째 경우라면 대량 이메일과 CRM을 한곳에서 제공하는 Salesflare 같은 플랫폼을 사용하는 게 가장 좋아요. 불필요한 작업을 많이 줄일 수 있거든요.
두 번째 경우라면 다른 시스템을 이메일 플랫폼과 통합하는 방법을 살펴보세요. 예를 들어 저희 고객들은 이 용도로 Zapier나 Make를 사용해요.
세 번째 경우라면 대량 이메일 플랫폼으로 데이터를 가져와야 해요. Salesflare를 사용한다면 설정 > 데이터 가져오기로 이동해 시작하세요. 최소한 이메일 주소와 이름은 가져와야 해요.
사람마다 전체 이름만 가지고 있나요? 걱정하지 마세요. Salesflare가 이름을 자동으로 이름, 중간 이름, 성, 접두사, 접미사로 나눠줘요. 덕분에 번거로운 작업 없이 이메일을 개인화할 수 있어요.
3. 이메일 작성하고 병합 필드로 개인화하기
마법이 일어나는 순간이에요! ✨
한 사람에게 보내는 것처럼 이메일을 작성한 다음, 이름이나 회사 이름처럼 특정 단어를 병합 필드로 바꾸세요.
짠! 이제 완전히 개인화된 이메일을 보내고 있어요. 🔥
게다가 이메일이 열리고 링크가 클릭됐는지도 추적할 수 있어요.
Salesflare를 사용하고 있다면, 이메일의 링크를 클릭한 사람들이 웹사이트를 방문했는지, 어떤 페이지를 언제 얼마나 오래 봤는지도 확인할 수 있어요. Salesflare의 설정에서 찾을 수 있는 스크립트를 설치하기만 하면 돼요.
4. 선택 사항(프로 기능): 워크플로로 만들어 보세요! 여러 이메일로 시퀀스를 만드세요.
한 번만 보내는 대신 여러 이메일을 차례로 보내고 싶나요? 워크플로로 만들기만 하면 돼요!
Salesflare를 사용하면 간단해요:
- “단계 추가”를 클릭해 워크플로에 단계를 하나 더 추가하세요.
- 이 이메일과 이전 이메일 사이의 지연 시간을 정하세요. (고급 기능: 누군가 이메일을 열거나, 링크를 클릭하거나, 답장한 후의 지연 시간도 정할 수 있어요.)
- 같은 스레드에서 이메일로 보내고 싶나요? “답장으로”를 선택하세요.
이 기능을 어디에 활용할 수 있을지 궁금한가요? YouTube에서 고객들이 실제로 활용한 사례를 담은 영상을 확인해 보세요.
5. 보내기를 누르고 응답을 대규모로 분석하기 시작하세요
보낼 준비가 됐나요? 혹시 모르니 빠르게 테스트 이메일을 하나 보내 확인해 보세요(Salesflare에서 “테스트 보내기”를 클릭하면 돼요). 그러고 나면… 구독자들의 메일함으로 바로 출발해요!
끝난 걸까요? 아니요, 이제 시작일 뿐이에요.
이제부터는 기본 제공되는 이메일 추적 기능을 바탕으로 오디언스가 이메일과 어떻게 상호작용하는지 실시간으로 확인할 수 있어요:
- 이메일을 열고 있나요?
- 공유한 링크를 클릭하고 있나요? 아니면 이메일에 답장하고 있나요?
- 이메일 주소에 문제가 있어 이메일이 반송되고 있나요? 또는 구독 취소 링크를 넣었다면, 사람들이 구독을 취소하고 있나요?
- 한 이메일 템플릿은 다른 템플릿과 비교해 어떤 성과를 내고 있나요?
오픈율, 클릭률, 구독 취소율 또는 다른 이메일 지표를 분석하고 싶다면 무엇이든 한곳에서 모두 확인할 수 있어요.
그러고 나서 여기서 후속 조치를 더 이어갈 수 있어요. 👇
대량 이메일을 넘어 대규모로 후속 조치하는 방법
이메일 하나(또는 이메일 시퀀스 전체)를 보내고 응답을 받기 시작했나요?
좋아요! 이제 그 거래들을 꼭 성사해 봐요. 여기에는 다음과 같은 일이 포함될 수 있어요:
- 실제 영업 거래 성사하기
- 파트너십 거래 성사하기
- 컨퍼런스, 팟캐스트 등에 출연하기
- 게스트 포스트나 백링크에 합의하기
- 이벤트 참가 신청 받기
- …
바로 이럴 때 CRM이 필요해요!
사람들을 거쳐 가게 할 단계로 시각적인 파이프라인을 만들기만 하면 돼요. 그러면 최대한 많은 거래를 성사하는 데 필요한 개요와 통제력을 얻을 수 있어요.
이 작업을 성공적으로 진행하는 방법을 더 알아보고 싶나요? 탄탄한 영업 파이프라인을 만들고 전문가처럼 관리하는 방법에 관한 가이드를 계속 읽어 보세요.
스팸 필터를 피하는 방법
대량 이메일을 보낼 때 스팸 필터를 피하는 일은 쉽지 않을 수 있어요. 대량 이메일이 제대로 전달될 가능성을 높이는 몇 가지 팁을 소개할게요:
- 전문적인 이메일 주소를 사용하세요: Google Workspace나 Microsoft 365를 통해 만든 맞춤 도메인의 비즈니스 이메일 주소에서 항상 이메일을 보내세요. Gmail이나 Yahoo 같은 개인 주소는 스팸 필터에 더 쉽게 걸릴 수 있어요.
- 새 도메인과 IP를 워밍업하세요: 새 IP나 새 도메인에서 이메일을 보낸다면 이메일 발송량을 점진적으로 늘리세요. Warmup Inbox 같은 도구를 사용해 신뢰도를 천천히 쌓고 IP 평판을 개선할 수 있어요.
- SPF 및 DKIM 레코드를 설정하세요: DNS에 도메인의 SPF 및 DKIM 레코드가 올바르게 설정되어 있는지 확인하세요. 이렇게 하면 발신자 신원이 인증되고 도메인 평판이 높아져 이메일이 스팸으로 표시될 가능성이 줄어들어요. Google Workspace와 Microsoft Office 365에 설정하는 방법도 확인해 보세요.
- 관심을 끄는 제목을 작성하세요: 설득력 있는 제목을 작성하되 “무료”, “할인” 같은 스팸성 단어는 피하세요. 이메일 미리보기 텍스트도 이메일을 전문적이고 흥미롭게 보이게 하는 데 도움이 돼요.
- BCC 입력란을 피하세요: 대량 이메일에 BCC 입력란을 사용하면 스팸 필터가 의심스럽게 여길 수 있어요. 대신 이메일 마케팅 플랫폼이나 Salesflare 같은 CRM을 사용해 각 메시지를 개인화하고 올바르게 보내세요.
- 이메일을 개인화하세요: 항상 병합 필드를 사용해 수신자의 이름을 넣거나 관련 정보를 포함하는 방식으로 이메일을 개인화하세요. 대량으로 만들어진 티가 나는 이메일은 스팸 폴더로 들어갈 가능성이 더 높아요. 개인화에 실패했을 때 사용할 대체 옵션을 설정해 어색한 상황을 피하세요.
- 구독 취소 링크를 포함하세요: 이메일 하단에 쉽게 찾을 수 있는 구독 취소 링크를 항상 넣으세요. 이렇게 하면 스팸 발생률을 낮추고 GDPR 같은 규정을 준수하는 데 도움이 돼요.
- 링크 수를 제한하세요: 특히 서로 다른 도메인으로 연결되는 링크가 너무 많으면 이메일이 스팸으로 표시될 수 있어요. 발신자 주소와 같은 도메인의 링크만 사용하는 것이 좋아요.
- 열람률을 모니터링하세요: 열람률을 계속 확인하세요. 열람률이 20~30%보다 낮다면 제목부터 이메일 내용까지 이메일 워크플로를 검토하세요. 성과를 개선하려면 필요에 따라 이메일을 수정하세요.
- 이메일 목록을 정기적으로 정리하세요: 보내기 전에 EmailListVerify 같은 검증 도구로 목록을 검사해 유효하지 않은 이메일 주소를 제거하세요. 그러면 반송률이 낮아지고 전반적인 발신자 평판이 좋아져요.
… 하지만 무엇보다 중요한 건 수신자 입장에서 스팸처럼 느껴지는 이메일은 보내지 않는 거예요.
GDPR을 준수하는 방법
대량 이메일을 보내면서 GDPR을 준수할 수 있을지 걱정되나요? 괜찮아요. EU 법규를 지키는 데 도움이 되는 간단한 팁을 소개할게요:
- 모두가 수신 동의를 했는지 확인하세요: 이메일을 보내기 전에 모든 수신자가 명확한 가입 양식이나 구독 양식을 통해 적극적으로 수신 동의를 했는지 확인하세요. 이렇게 해야 GDPR이 요구하는 완전한 동의를 바탕으로 이메일 주소를 수집할 수 있어요.
- 항상 구독 취소 링크를 포함하세요: 구독 취소 링크는 스팸 필터를 피하기 위해서만 필요한 것이 아니에요. GDPR을 위해서도 모든 이메일 하단에 명확한 구독 취소 링크가 있어야 해요. 누군가 이메일 수신을 중단하고 싶다면 쉽고 즉시 중단할 수 있어야 해요.
- 데이터를 깨끗하게 유지하세요: 목록을 정기적으로 정리해 유효하지 않거나 오래된 이메일 주소를 제거하고 구독 취소 요청을 올바르게 처리하세요. 이렇게 하면 데이터가 최신 상태로 유지되고 규정도 준수할 수 있어요.
- GDPR 친화적인 플랫폼을 사용하세요: 개인 데이터가 안전하게 저장되고 처리되도록 GDPR을 준수하는 이메일 도구를 선택하세요. 여기에는 이메일 주소를 책임감 있게 관리하고 구독 취소 요청을 존중하는 일도 포함돼요.
- 이메일 구조를 투명하게 만드세요: 조직을 명확히 식별할 수 있는 헤더를 사용하고 사람들이 이메일을 받는 이유를 솔직하게 밝히세요. 그러면 신뢰를 쌓고 GDPR 가이드라인도 준수할 수 있어요.
이 팁을 따르면 대량 이메일을 전문가답게 보내면서 GDPR을 준수할 가능성이 훨씬 높아져요!
이제 어색해 보이는 이메일이 아니라 멋져 보이는 이메일을 보내 보세요! 😎
이 작업을 어떻게 해야 하는지 아직 궁금한 점이 있다면 다음 자료를 확인해 보세요:
- Salesflare 이메일 워크플로로 대량 이메일을 보내는 방법 [동영상]
- Salesflare 이메일 워크플로로 대량 이메일을 보내는 방법 [아티클]
- 고객이 이메일 워크플로를 보내는 다양한 활용 사례 [동영상]
그 후에도 궁금한 점이 남아 있나요? 앱이나 웹사이트의 채팅으로 문의해 주세요! 기꺼이 도와드릴게요.
