Comment envoyer des messages électroniques de masse dans Gmail et Outlook en donnant l'impression qu'ils sont personnels ?
5 étapes pour avoir l'air génial au lieu d'être maladroit
Vous souhaitez envoyer des e-mails en masse depuis votre boîte de réception Gmail ou Outlook... et avoir l'air génial devant le public qui reçoit les e-mails ? 😎
Inutile de chercher plus loin. Voici le guide qu'il vous faut.
Je couvrirai :
- Qu'est-ce qu'un courriel de masse ?
- Trois façons différentes d'envoyer des courriels de masse et laquelle choisir
- Les étapes à suivre pour envoyer des courriels de masse à partir de Gmail ou d'Outlook
- Comment assurer un suivi à grande échelle au-delà de l'envoi d'un courriel de masse ?
- Comment éviter les filtres anti-spam
- Comment rester conforme au GDPR
Qu'est-ce qu'un courriel de masse ?
Un courriel de masse, également appelé "bulk email" ou "email blast", est un message envoyé à un grand groupe de personnes en même temps. Il est couramment utilisé dans les campagnes de marketing par courriel pour atteindre des prospects, des clients ou des abonnés, par exemple pour promouvoir un produit ou communiquer des informations importantes. Qu'ils fassent partie d'une campagne promotionnelle ou qu'ils servent simplement à partager des mises à jour, les courriels de masse aident les entreprises à communiquer efficacement avec leur public.
3 façons différentes d'envoyer des courriels de masse (+ ce que font les pros)
En cherchant sur Google et en lisant différentes suggestions ?
Voici les trois façons les plus courantes d'envoyer des courriels en masse :
- Utiliser le champ BCC
- Utiliser un fournisseur de services de courrier électronique pour les courriels en nombre
- Automatiser les courriels personnels depuis votre boîte de réception
- + Ce que font les pros : envoyer une séquence
Permettez-moi de résumer leurs avantages et leurs inconvénients, et de vous indiquer l'option qui vous convient le mieux. 😄
1. L'option BCC aveugle que tout le monde déteste
Nous connaissons tous cette façon d'envoyer des courriels en masse. C'est simple et rapide, mais les résultats sont souvent maladroits. Et ce n'est pas très professionnel.
En outre, il faut s'arranger pour copier correctement une liste de destinataires dans un champ BCC, et ce nombre de destinataires est toujours limité.
En bref : ce n'est presque jamais la bonne solution. Sauf si vous n'avez pas le temps ou que vous vous moquez d'avoir inévitablement l'air non professionnel. 😟
2. Envoyer des courriels en masse qui n'ont pas l'air personnels, en utilisant un fournisseur de services de courrier électronique comme Mailchimp.
Vous avez besoin d'envoyer un courrier électronique en masse à plus de 2000 personnes aujourd'hui (et il faut vraiment que ce soit aujourd'hui et aujourd'hui seulement) ? Dans ce cas, c'est probablement l'option qui vous convient le mieux. Si ce n'est pas le cas, passez à l'option 3 !
L'avantage de cette méthode est qu'elle vous permet d'envoyer des courriels à des milliers de personnes à la fois, rapidement.
Les inconvénients de cette méthode sont les suivants :
- Votre courriel n'aura pas l'air personnel. Un œil averti (et les gens sont aujourd'hui formés à la détection des courriels de masse) verra toujours qu'il s'agit d'un courriel de masse.
- Il n'arrivera pas dans la boîte de réception prioritaire de votre public. Des boîtes aux lettres comme Gmail et Outlook trient aujourd'hui les courriels envoyés par un fournisseur de services de messagerie dans un onglet intitulé "Promotions" ou "Autres".
- Cela se traduit également par des taux d'ouverture plus faibles (et donc moins de clics et de réponses).
- Et comme de nombreux fournisseurs de services de courrier électronique sont mal utilisés (par un groupe de personnes restreint mais non négligeable), votre courrier électronique risque également de se retrouver dans un dossier de spam.
Si tout cela vous convient, consultez notre guide sur l'utilisation de Mailchimp (c'est ce que nous utilisons pour notre lettre d'information électronique).
Si vous souhaitez envoyer des courriels de masse qui semblent personnels et qui ont plus de chances d'être lus, je vais y venir maintenant. 👇
3. Envoyez des courriels de masse qui semblent personnels, directement à partir de votre boîte aux lettres Gmail ou Outlook.
Vous avez besoin d'envoyer un courrier électronique en masse qui semble personnel à des centaines ou des milliers de personnes à la fois ? Dans ce cas, il s'agit de votre option préférée.
Utilisez une plateforme (comme Salesflare) qui se connecte à votre boîte aux lettres et envoie des courriels personnalisés à grande échelle, qui ne se distinguent pas des courriels que vous avez envoyés manuellement un par un (si vous ne pouvez pas attendre : les 5 étapes faciles pour le faire sont ci-dessous !)
Les avantages sont les suivants :
- Vos courriels auront l'air 100% personnel.
- Il atterrira dans la boîte de réception prioritaire de votre public.
- Cela permet d'obtenir des taux d'ouverture (choisissez une bonne ligne d'objet !) et des taux de résultats élevés.
- Vous avez davantage de contrôle sur l'apparition de vos courriels dans les dossiers de spam, car les courriels ne sont pas envoyés à partir d'un serveur central d'un fournisseur de services de messagerie électronique utilisé par beaucoup d'autres, mais à partir de votre propre boîte de réception et de votre propre domaine de messagerie électronique.
Une limitation accompagne toute cette puissance : avec des services comme Google Workspace (professionnel Gmail) ou Microsoft / Office 365 (le service de messagerie concurrent de Microsoft), vous pouvez envoyer jusqu'à 2000 courriels par jour. Si vous devez envoyer plus de courriels que cela, la plateforme répartira (dans la plupart des cas) les courriels sur plusieurs jours.
Si cela ne vous convient pas, revenez à l'option 2.
Si cela fonctionne, lisez la suite ! Je vais vous montrer comment faire tout de suite. 🤩
Ce que font les professionnels : envoyer une série d'emails en masse personnalisés
Que faire si vous voulez vous assurer que les gens répondent (ou ouvrent ou cliquent) et que vous voulez leur envoyer plusieurs courriels jusqu'à ce qu'ils le fassent ?
Pas de problème, c'est également possible. La plupart des plateformes (comme Salesflare) vous permettent aujourd'hui de le faire.
Voici quelques raisons courantes pour lesquelles nos clients choisissent cette solution (cliquez ci-dessous pour voir une démonstration sur YouTube) :
- Automatiquement contacter les prospects jusqu'à ce qu'ils répondent
- Envoyez une série de conseils dans le cadre d'une séquence d'e-mails au goutte-à-goutte
- Suivez les personnes pour les inviter à un événement ou à un webinaire
- Suivre automatiquement les réunions de découverte
Les possibilités sont infinies. 🤯
Vous souhaitez passer au niveau professionnel ? Créer une séquence d'emails au lieu d'un seul email est l'étape 4 (facultative) de mon guide pas à pas. 👇
5 étapes faciles pour envoyer des courriels de masse qui semblent personnels
Ces cinq étapes sont communes à la plupart des plateformes d'envoi d'e-mails en masse.
Je montrerai comment le faire avec Salesflare, parce que c'est le logiciel que nous avons construit et que nous utilisons nous-mêmes, mais aussi parce qu'il présente une série d'avantages :
- Vous pouvez partir de votre base de données de contacts existante (pas besoin de jongler avec des fichiers .csv).
- Vous pouvez utiliser toutes les données de cette base pour personnaliser les courriels (et vous pouvez même déclencher automatiquement des courriels sur la base de ces données !)
- Vous pouvez connecter plusieurs boîtes de réception sans frais supplémentaires (contrairement à la plupart des plateformes concurrentes).
- Il est très facile à utiliser
- Vous pouvez également organiser le suivi dans Salesflare (il s'agit d'un CRM).
- Et vous pouvez même suivre vos prospects/clients lorsqu'ils consultent votre site web !
Vous n'êtes pas convaincu par l'utilisation de Salesflare ? Pas de soucis, comme je l'ai dit, les étapes sont les mêmes sur toutes les plateformes, alors plongeons. 🤓
1. Connectez votre boîte aux lettres
Pour envoyer des courriels en masse à partir de votre boîte aux lettres Gmail ou Outlook en utilisant la plateforme de votre choix, vous devez d'abord connecter votre boîte aux lettres. Avec Salesflare, c'est la première chose que vous faites lorsque vous signature.
Vous avez besoin de connecter plusieurs boîtes aux lettres pour envoyer des messages ? Il vous suffit de vous rendre sur Paramètres > Paramètres de messagerie et de cliquer sur le gros bouton orange plus. (Sans frais supplémentaires si vous utilisez Salesflare !)
2. Sélectionnez le public auquel vous souhaitez envoyer des courriels en masse
Il est temps de sélectionner le public qui doit recevoir votre courrier électronique de masse.
Vous stockez probablement cette liste à trois endroits différents :
- Dans votre système CRM
- Dans un autre système
- Dans un fichier feuille Excel ou .csv
Dans le premier cas, il est probablement préférable d'utiliser une plateforme comme Salesflare qui propose l'envoi d'e-mails en masse et la gestion de la relation client en un seul endroit. Vous éviterez ainsi beaucoup de travail inutile.
Dans le second cas, vous pouvez envisager d'intégrer cet autre système à votre plateforme d'emailing. Nos clients utilisent par exemple Zapier ou Make à cette fin.
Dans le troisième cas, vous devrez importer les données dans votre plateforme d'envoi de courriels en masse. Si vous utilisez Salesflare, rendez-vous sur Paramètres > Importer des données pour commencer. Veillez à importer au moins une adresse électronique et un nom.
Vous n'avez qu'un nom complet pour chaque personne ? Pas de problème. Salesflare le divise automatiquement en prénom, deuxième prénom, nom de famille, préfixe et suffixe. Vous pouvez ainsi personnaliser vos e-mails sans problème.
3. Rédiger l'e-mail et le personnaliser à l'aide des champs de fusion
C'est ici que la magie opère ! ✨
Écrire un courriel comme si vous l'envoyiez à une personne en particulier, puis remplacez les mots spécifiques (comme le prénom, le nom de l'entreprise, etc.) par des champs de fusion.
BOOM ! Vous envoyez des courriels entièrement personnalisés. 🔥
De plus, vous pouvez savoir si elles sont ouvertes et si l'on clique dessus.
Et, si vous utilisez Salesflare, vous pouvez également voir si ces mêmes personnes qui cliquent sur les liens de vos courriels visitent votre site Web, quelles pages elles consultent, quand et pendant combien de temps. Il vous suffit d'installer le script que vous trouverez dans les paramètres de Salesflare ici.
4. Facultatif (Go pro): Faites-en un flux de travail ! Créez une séquence avec plusieurs courriels.
Vous souhaitez envoyer plusieurs courriels à la suite les uns des autres, au lieu d'un seul ? Faites-en un flux de travail !
Lorsque vous utilisez Salesflare, c'est facile :
- Cliquez sur "ajouter une étape" pour ajouter une étape supplémentaire au flux de travail.
- Définissez le délai entre cet e-mail et le précédent. (Avancé : vous pouvez également définir un délai après que quelqu'un a ouvert, cliqué ou répondu).
- Vous souhaitez l'envoyer par courriel dans le même fil de discussion ? Cochez "en tant que réponse".
Vous vous demandez à quoi cela peut vous servir ? Consultez ces vidéos avec des cas d'utilisation de nos clients sur Youtube.
5. Envoyer et commencer à analyser les réponses à grande échelle
Prêt à envoyer ? Peut-être un petit e-mail de test pour être sûr (il suffit de cliquer sur "envoyer un test" dans Salesflare), et ensuite... direction les boîtes aux lettres de vos abonnés !
Est-ce la fin ? Non, ce n'est que le début.
À partir de là, vous pourrez suivre en direct la façon dont votre public interagit avec vos courriels grâce au suivi intégré des courriels :
- Ouvrent-ils vos courriels ?
- Cliquent-ils sur les liens que vous partagez ? Ou répondent-ils à l'e-mail ?
- Les courriels rebondissent-ils parce que l'adresse électronique n'est pas correcte ? Ou si vous avez inclus un lien de désabonnement : les destinataires se désabonnent-ils ?
- Quelle est la performance d'un modèle de courrier électronique par rapport à l'autre ?
Que vous souhaitiez analyser les taux d'ouverture, les taux de clics, les taux de désabonnement ou d'autres indicateurs d'email, tout est visible en un seul endroit.
Et à partir de là, vous pouvez assurer un suivi plus approfondi. 👇
Comment assurer un suivi à grande échelle au-delà de l'envoi d'un courriel de masse ?
Vous avez envoyé un courriel (ou toute une série de courriels) et vous commencez à recevoir des réponses ?
Génial ! Assurons-nous de conclure ces affaires. Cela peut signifier :
- Conclure des contrats de vente réels
- Conclure des accords de partenariat
- Être présenté lors de conférences, de podcasts, ...
- Accepter des messages d'invités ou des liens retour (backlinks)
- Faire en sorte que les gens s'inscrivent à votre événement
- ...
C'est là que le CRM entre en jeu !
Il vous suffit de créer un pipeline visuel avec les étapes par lesquelles vous devez faire passer les gens. Vous aurez ainsi la vue d'ensemble et le contrôle dont vous avez besoin pour conclure un maximum d'affaires.
Envie d'en savoir plus sur la manière de réussir ? Lisez notre guide sur comment construire un pipeline de vente solide et le gérer comme un pro.
Comment éviter les filtres anti-spam
Il n'est pas toujours facile d'éviter les filtres anti-spam lors de l'envoi de courriels en masse. Voici quelques conseils pour améliorer vos chances de recevoir vos courriels de masse :
- Utiliser une adresse électronique professionnelle: Envoyez toujours à partir d'une adresse électronique professionnelle avec un domaine personnalisé, par exemple via Google Workspace ou Microsoft 365. Les adresses personnelles, comme Gmail ou Yahoo, peuvent déclencher plus facilement les filtres anti-spam.
- Réchauffer les nouveaux domaines et les nouvelles adresses IP: Si vous envoyez des messages à partir de nouvelles adresses IP ou de nouveaux domaines, augmentez progressivement le volume de vos messages. Utilisez des outils tels que Boîte de réception de l'échauffement afin d'instaurer progressivement la confiance et d'améliorer votre réputation en matière de propriété intellectuelle.
- Configurer les enregistrements SPF et DKIM: Veillez à ce que les enregistrements SPF et DKIM de votre domaine soient correctement configurés dans le DNS. Cela permet d'authentifier l'identité de l'expéditeur et d'améliorer la réputation de votre domaine, ce qui réduit le risque que vos courriels soient marqués comme étant du spam. Apprenez à le faire pour Google Workspace et pour Microsoft Office 365.
- Rédiger des lignes d'objet attrayantes: Rédigez des lignes d'objet convaincantes qui évitent les mots indésirables (par exemple, "gratuit", "réduction", etc.). Un bon texte de prévisualisation de l'e-mail est également utile pour donner à votre e-mail un aspect professionnel et attrayant.
- Éviter le champ BCC: L'utilisation du champ BCC pour les courriels de masse peut paraître suspecte aux yeux des filtres anti-spam. Utilisez plutôt une plateforme de marketing par courriel ou un système de gestion de la relation client (CRM) comme Salesflare pour personnaliser chaque message et les envoyer correctement.
- Personnalisez vos courriels: Personnalisez toujours vos courriels en utilisant des champs de fusion pour adresser les destinataires par leur nom ou inclure des informations pertinentes. Les messages électroniques qui donnent l'impression d'être produits en série ont plus de chances de se retrouver dans le dossier spam. Évitez les maladresses en définissant des options de repli en cas d'échec de la personnalisation.
- Inclure un lien de désabonnement: Fournissez toujours un lien de désabonnement facile à trouver dans le pied de page de votre e-mail. Cela permet de réduire votre taux de spam et de vous assurer que vous vous conformez à des réglementations telles que le GDPR.
- Limiter le nombre de liens: Un trop grand nombre de liens, en particulier ceux qui mènent à des domaines différents, peut faire passer votre message pour du spam. Contentez-vous d'utiliser des liens provenant du même domaine que l'adresse de l'expéditeur.
- Surveillez vos taux d'ouverture: Surveillez votre taux d'ouverture. Si votre taux d'ouverture est inférieur à 20-30%, revoyez votre flux d'e-mails, de la ligne d'objet au contenu de l'e-mail. Adaptez vos courriels si nécessaire pour améliorer les performances.
- Nettoyez régulièrement votre liste d'adresses électroniques: Avant l'envoi, passez votre liste au crible d'un outil de validation tel que Vérification de la liste d'adresses électroniques pour supprimer les adresses électroniques non valides. Cela permet de réduire votre taux de rebond et d'améliorer votre réputation d'expéditeur.
... mais surtout : n'envoyez pas d'e-mails qui semblent être des spams du point de vue du destinataire.
Comment rester conforme au GDPR
Vous vous inquiétez de la conformité de vos courriels de masse avec le GDPR ? Pas de stress : voici quelques conseils simples pour vous aider à rester en phase avec la législation de l'UE :
- Assurez-vous que tout le monde a choisi de participer: Avant d'envoyer des courriels, assurez-vous que tous les destinataires ont activement choisi de s'inscrire au moyen d'un formulaire d'inscription ou d'un formulaire d'abonnement clair. De cette façon, vous collectez les adresses électroniques avec un consentement total, comme l'exige le GDPR.
- Toujours inclure un lien de désabonnement: Ce n'est pas seulement pour éviter les filtres anti-spam, mais aussi pour le GDPR : chaque e-mail doit comporter un lien de désabonnement clair dans le pied de page. Si quelqu'un veut cesser de recevoir vos courriels, il doit pouvoir le faire facilement et immédiatement.
- Gardez vos données propres: Effectuez régulièrement un nettoyage de la liste afin de supprimer les adresses électroniques non valides ou obsolètes et de traiter correctement les désabonnements. Vos données restent ainsi fraîches et conformes.
- Utiliser une plateforme compatible avec le GDPR: Choisissez un outil de messagerie conforme au GDPR pour garantir que les données personnelles sont stockées et traitées en toute sécurité. Cela inclut la gestion responsable des adresses électroniques et le respect des désabonnements.
- Soyez transparent dans la structure de votre courrier électronique: Utilisez un en-tête qui identifie clairement votre organisation et soyez franc quant aux raisons pour lesquelles les gens reçoivent vos courriels. Cela renforcera la confiance et vous permettra de respecter les directives du GDPR.
En suivant ces conseils, vous aurez plus de chances d'être en conformité avec le GDPR tout en envoyant des courriels de masse comme un pro !
Maintenant, va envoyer des emails qui te donnent l'air génial, et non pas maladroit ! 😎
Si vous avez d'autres questions sur la manière de procéder, consultez ces documents :
- Comment envoyer des courriels en masse avec les flux de travail de Salesflare [VIDEO]
- Comment envoyer des courriels en masse avec les flux de travail de Salesflare [ARTICLE]
- Différents cas d'utilisation des flux d'envoi d'emails par nos clients [VIDEO]
Vous avez encore des questions ? Contactez-nous sur le chat de notre application ou sur notre site ! Nous nous ferons un plaisir de vous aider.
- 7 Best CRMs for Google Workspace + Integration Features - mars 14, 2025
- 7 Best Lead Management & Tracking Software + Feature Comparison - mars 14, 2025
- 7 Best CRMs for Outlook + Integration Features - mars 14, 2025