Como enviar e-mails em massa pelo Gmail e Outlook que parecem pessoais
5 passos para parecer incrível em vez de estranho
Quer enviar e-mails em massa da sua caixa de entrada do Gmail ou Outlook… e ainda arrasar diante do público que vai receber essas mensagens? 😎
Não precisa pesquisar mais. Este é o guia certo para você.
Vou abordar:
- O que é um e-mail em massa
- Três maneiras diferentes de enviar e-mails em massa e qual escolher
- Os passos necessários para enviar e-mails em massa pelo Gmail ou Outlook
- Como fazer follow-up em escala, além do e-mail em massa
- Como evitar filtros de spam
- Como continuar em conformidade com o GDPR
O que é um e-mail em massa?
Um e-mail em massa, também conhecido como e-mail em lote ou disparo de e-mail, é uma mensagem enviada para um grupo grande de pessoas de uma só vez. Ele é usado com frequência em campanhas de e-mail marketing para alcançar leads, clientes ou assinantes com objetivos como promover um produto ou comunicar informações importantes. Seja como parte de uma campanha promocional ou apenas para compartilhar atualizações, os e-mails em massa ajudam as empresas a se conectar com seu público de maneira eficiente.
3 maneiras diferentes de enviar e-mails em massa (+ o que os profissionais fazem)
Está pesquisando na internet e lendo sugestões diferentes?
Estas são as 3 maneiras mais comuns de enviar e-mails em massa:
- Usar o campo Cco
- Usar um provedor de serviços de e-mail para enviar e-mails em massa
- Automatizar e-mails pessoais a partir da sua caixa de entrada
- + O que os profissionais fazem: enviar uma sequência
Vou resumir as vantagens e desvantagens de cada uma e indicar a opção certa para você. 😄
1. A opção do Cco às cegas que todo mundo odeia
Todos conhecemos este jeito de enviar e-mails em massa. É rápido e simples, mas muitas vezes gera resultados constrangedores. E não parece muito profissional.
Além disso, você precisa ficar lidando com a cópia de uma lista de destinatários para o campo Cco da maneira certa, e a quantidade de destinatários é sempre limitada.
Em resumo: quase nunca esta é a opção certa. A menos que você não tenha tempo ou não se importe em parecer inevitavelmente pouco profissional. 😟
2. Enviar e-mails em massa que não parecem pessoais, usando um provedor de serviços de e-mail como o Mailchimp
Precisa enviar hoje um e-mail em massa para mais de 2.000 pessoas (e ele realmente precisa ser enviado hoje, e apenas hoje)? Então esta provavelmente é a opção certa para você. Caso contrário, pule para a opção 3!
A vantagem deste método é que você consegue enviar e-mails para milhares de pessoas de uma só vez, rapidamente.
As desvantagens deste método são:
- Seu e-mail não parecerá pessoal. Um olhar treinado — e hoje em dia as pessoas estão treinadas para identificar e-mails em massa — sempre perceberá que se trata de um e-mail em massa.
- Ele não chegará à caixa de entrada prioritária do seu público. Caixas de entrada como a do Gmail e a do Outlook hoje em dia organizam os e-mails enviados por um provedor de serviços de e-mail em uma aba chamada “Promoções” ou “Outros”.
- Isso também resulta em taxas de abertura mais baixas (e, consequentemente, em menos cliques e respostas).
- E, como muitos provedores de serviços de e-mail são usados de forma indevida (por um grupo pequeno, mas expressivo, de pessoas), isso também pode fazer com que seu e-mail tenha mais chances de ser direcionado para a pasta de spam.
Se tudo isso estiver de acordo com você, confira nosso guia sobre como usar o Mailchimp (é o que usamos para nossa newsletter por e-mail).
Se você quer enviar e-mails em massa que pareçam pessoais e tenham mais chances de ser lidos, vou explicar isso agora. 👇
3. Envie e-mails em massa que pareçam pessoais diretamente da sua caixa de entrada do Gmail ou do Outlook
Precisa enviar um e-mail em massa que pareça pessoal para centenas ou milhares de pessoas de uma só vez? Então esta é, sem dúvida, a sua opção preferida.
Use uma plataforma (como a Salesflare) que se conecte à sua caixa de entrada e envie e-mails personalizados em escala, indistinguíveis dos e-mails que você enviaria manualmente, um por um (se você não quiser esperar: os 5 passos fáceis para fazer isso estão abaixo!).
As vantagens são:
- Seus e-mails parecerão 100% pessoais.
- Eles chegarão à caixa de entrada prioritária do seu público.
- Isso resulta em ótimas taxas de abertura (escolha um bom assunto!) e taxas de resultado.
- Você terá mais controle sobre a possibilidade de seus e-mails aparecerem nas pastas de spam, pois eles não serão enviados por um servidor central de e-mail de um provedor de serviços de e-mail usado por muitas outras pessoas, mas pela sua própria caixa de entrada e pelo seu próprio domínio de e-mail.
Uma limitação que vem com todo esse poder: com serviços como o Google Workspace (Gmail profissional) ou o Microsoft / Office 365 (o serviço de e-mail concorrente da Microsoft), você pode enviar até 2.000 e-mails por dia. Se precisar enviar mais e-mails do que isso, a plataforma distribuirá os envios ao longo de vários dias (na maioria dos casos).
Se isso não funcionar para você, volte à opção 2.
Se funcionar, continue lendo! Vou mostrar como fazer isso agora mesmo. 🤩
O que os profissionais fazem: enviam uma sequência de e-mails em massa pessoais
E se você quiser garantir que as pessoas respondam (ou abram ou cliquem) e quiser enviar e-mails algumas vezes até que elas façam isso?
Sem problema, isso também é possível. Hoje em dia, a maioria das plataformas (como a Salesflare) permite fazer isso.
Veja alguns motivos comuns pelos quais nossos clientes escolhem fazer isso (clique abaixo para assistir a um passo a passo no YouTube):
- Entrar automaticamente em contato com prospects até que eles respondam
- Enviar uma série de dicas como parte de uma sequência de e-mails automatizados
- Fazer follow-up com pessoas para convidá-las para um evento ou webinar
- Fazer follow-up automaticamente após reuniões de descoberta
As possibilidades são infinitas. 🤯
Quer levar seu uso ao nível profissional? Criar uma sequência de e-mails em vez de apenas um e-mail é o passo 4 (opcional) do meu guia passo a passo. 👇
5 passos fáceis para enviar e-mails em massa que pareçam pessoais
Esses 5 passos são comuns à maioria das plataformas de e-mail em massa disponíveis.
Vou mostrar como fazer isso com o Salesflare, porque é o software que criamos e usamos, mas também porque ele oferece uma série de vantagens:
- Você pode começar com seu banco de dados de contatos existente (sem precisar ficar lidando com arquivos .csv)
- Você pode usar qualquer dado desse banco de dados para personalizar os e-mails (e pode até disparar e-mails automaticamente com base nesses dados!)
- Você pode conectar várias caixas de entrada sem custo adicional (ao contrário da maioria das plataformas concorrentes)
- É super fácil de usar
- Você também pode organizar o acompanhamento dentro do Salesflare (afinal, ele é um CRM)
- E pode até acompanhar seus leads/clientes enquanto eles navegam pelo seu website!
Ainda não se convenceu a usar o Salesflare? Sem problemas. Como eu disse, as etapas são as mesmas em todas as plataformas, então vamos começar. 🤓
1. Conecte sua caixa de e-mail
Para enviar e-mails em massa a partir da sua caixa de e-mail do Gmail ou do Outlook usando a plataforma que você escolher, primeiro você precisará conectar sua caixa de e-mail. No Salesflare, essa é a primeira coisa que você faz ao se cadastrar.
Precisa conectar várias caixas de e-mail para enviar mensagens a partir delas? Basta acessar Configurações > Configurações de e-mail e clicar no grande botão laranja de mais. (Sem custo adicional ao usar o Salesflare!)
2. Selecione o público para o qual você quer enviar e-mails em massa
É hora de selecionar o público que deve receber seu e-mail em massa.
Há três lugares comuns onde você provavelmente armazena essa lista:
- No seu sistema de CRM
- Em outro sistema
- Em uma planilha do Excel ou em um arquivo .csv
No primeiro caso, provavelmente é melhor usar uma plataforma como o Salesflare, que oferece envio de e-mails em massa e CRM em um só lugar. Isso evitará muito trabalho desnecessário.
No segundo caso, você pode considerar integrar esse outro sistema à sua plataforma de envio de e-mails. Por exemplo, nossos clientes usam o Zapier ou o Make para isso.
No terceiro caso, você terá que importar os dados para sua plataforma de envio de e-mails em massa. Se estiver usando o Salesflare, acesse Configurações > Importar dados para começar. Certifique-se de importar pelo menos um endereço de e-mail e um nome.
Você só tem o nome completo de cada pessoa? Sem problemas. O Salesflare vai dividi-lo automaticamente em nome, nome do meio, sobrenome, prefixo e sufixo. Assim, você pode personalizar seus e-mails sem complicação.
3. Escreva o e-mail e personalize-o com campos de mesclagem
É aqui que a mágica acontece! ✨
Escreva um e-mail como se estivesse enviando a mensagem para uma pessoa específica e, em seguida, substitua palavras específicas (como o nome e o nome da empresa dela, além de qualquer outra informação) por campos de mesclagem.
BOOM! Você está enviando e-mails totalmente personalizados. 🔥
E tem mais: você pode acompanhar se eles estão sendo abertos e se os links estão sendo clicados.
E, se você estiver usando o Salesflare, também poderá ver se essas mesmas pessoas que clicam nos links dos seus e-mails visitam seu website, quais páginas acessam, quando e por quanto tempo. Basta instalar o script que você encontra nas configurações do Salesflare aqui.
4. Opcional (modo pro): transforme isso em um workflow! Crie uma sequência com vários e-mails.
Quer enviar vários e-mails em sequência, em vez de apenas um? Basta criar um workflow!
Ao usar o Salesflare, é fácil:
- Clique em “adicionar passo” para adicionar um passo extra ao workflow.
- Defina o intervalo entre este e-mail e o anterior. (Avançado: você também pode definir um intervalo depois que alguém abrir, clicar ou responder.)
- Quer enviá-lo como um e-mail na mesma conversa? Marque “como resposta”.
Quer saber para que você pode usar isso? Confira estes vídeos com casos de uso dos nossos clientes no YouTube.
5. Clique em enviar e comece a analisar as respostas em escala
Pronto para enviar? Talvez valha a pena fazer um rápido teste para ter certeza (basta clicar em “enviar teste” no Salesflare) e então… mandar tudo para as caixas de entrada dos seus assinantes!
É o fim? Não, este é apenas o começo.
A partir daqui, você poderá acompanhar em tempo real como seu público está interagindo com seus e-mails com base no acompanhamento integrado de e-mails:
- Eles estão abrindo seus e-mails?
- Estão clicando nos links que você compartilha? Ou respondendo ao e-mail?
- Os e-mails estão voltando porque há algo errado com o endereço de e-mail? Ou, se você incluiu um link para cancelar inscrição: eles estão cancelando a inscrição?
- Como o desempenho de um modelo de e-mail se compara ao do outro?
Seja para analisar taxas de abertura, taxas de cliques, taxas de cancelamento de inscrição ou outras métricas de e-mail, tudo fica visível para você em um único lugar.
E, a partir daqui, você pode continuar fazendo o acompanhamento. 👇
Como fazer acompanhamento em escala além do e-mail em massa
Você enviou um e-mail (ou uma sequência inteira de e-mails) e começou a receber respostas?
Ótimo! Vamos garantir que você feche esses deals. Isso pode significar:
- Fechar deals de vendas de verdade
- Fechar deals de parceria
- Conseguir destaque em conferências, podcasts, …
- Fechar acordos para guest posts ou backlinks
- Conseguir que as pessoas se inscrevam no seu evento
- …
É aí que entra um CRM!
Basta criar um pipeline visual com as etapas pelas quais você precisa conduzir as pessoas. Isso dará a você a visão geral e o controle necessários para fechar o máximo de deals possível.
Quer saber mais sobre como fazer isso com sucesso? Continue lendo no nosso guia sobre como criar um pipeline de vendas sólido e gerenciá-lo como um profissional.
Como evitar filtros de spam
Escapar dos filtros de spam ao enviar e-mails em massa pode ser complicado. Veja algumas dicas para aumentar suas chances de fazer seus e-mails em massa chegarem ao destino:
- Use um endereço de e-mail profissional: sempre envie a partir de um endereço de e-mail comercial com um domínio personalizado, como os oferecidos pelo Google Workspace ou pelo Microsoft 365. Endereços pessoais, como Gmail ou Yahoo, podem acionar filtros de spam com mais facilidade.
- Aqueça novos domínios e IPs: se você estiver enviando e-mails a partir de novos IPs ou domínios, aumente gradualmente o volume dos seus e-mails. Use ferramentas como o Warmup Inbox para conquistar confiança aos poucos e melhorar a reputação do seu IP.
- Configure os registros SPF e DKIM: certifique-se de que seu domínio tenha registros SPF e DKIM configurados corretamente no DNS. Isso autentica a identidade do remetente e fortalece a reputação do seu domínio, reduzindo a probabilidade de seus e-mails serem marcados como spam. Saiba como fazer isso no Google Workspace e no Microsoft Office 365.
- Escreva linhas de assunto envolventes: crie linhas de assunto atraentes e evite palavras associadas a spam (por exemplo, “Grátis”, “Desconto” etc.). Um bom texto de prévia do e-mail também ajuda a fazer com que sua mensagem pareça profissional e interessante.
- Evite o campo Cco: usar o campo Cco para enviar e-mails em massa pode parecer suspeito para os filtros de spam. Em vez disso, use uma plataforma de e-mail marketing ou um CRM como o Salesflare para personalizar cada mensagem e enviá-las corretamente.
- Personalize seus e-mails: sempre personalize seus e-mails usando campos de mesclagem para chamar os destinatários pelo nome ou incluir informações relevantes. E-mails que parecem produzidos em massa têm mais chances de acabar na pasta de spam. Evite situações constrangedoras configurando opções de fallback para casos em que a personalização falhar.
- Inclua um link para cancelar a inscrição: sempre disponibilize um link fácil de encontrar para cancelar a inscrição no rodapé do seu e-mail. Isso ajuda a reduzir sua taxa de spam e garante que você esteja cumprindo regulamentações como o GDPR.
- Limite o número de links: links demais, especialmente os que levam a domínios diferentes, podem fazer seu e-mail ser sinalizado como spam. Prefira usar links do mesmo domínio do seu endereço de remetente.
- Monitore suas taxas de abertura: fique de olho na sua taxa de abertura. Se ela estiver abaixo de 20–30%, revise seu workflow de e-mail, da linha de assunto ao conteúdo da mensagem. Adapte seus e-mails, se necessário, para melhorar o desempenho.
- Limpe sua lista de e-mails regularmente: antes de enviar, passe sua lista por uma ferramenta de validação como a EmailListVerify para remover endereços de e-mail inválidos. Isso reduz sua taxa de bounce e melhora sua reputação geral como remetente.
… mas, acima de tudo: simplesmente não envie nenhum e-mail que pareça spam do ponto de vista do destinatário.
Como manter a conformidade com o GDPR
Preocupado em manter a conformidade com o GDPR ao enviar seus e-mails em massa? Sem estresse — aqui estão algumas dicas simples para ajudar você a seguir a legislação da União Europeia:
- Certifique-se de que todos deram opt-in: antes de enviar e-mails, confirme que todos os destinatários deram opt-in ativamente por meio de um formulário claro de cadastro ou assinatura. Assim, você coleta endereços de e-mail com consentimento total, conforme exigido pelo GDPR.
- Sempre inclua um link para cancelar a inscrição: isso não serve apenas para evitar filtros de spam, mas também para cumprir o GDPR: todo e-mail precisa ter um link claro para cancelar a inscrição no rodapé. Se alguém quiser parar de receber seus e-mails, deve conseguir fazer isso de forma fácil e imediata.
- Mantenha seus dados limpos: faça regularmente a limpeza da sua lista para remover endereços de e-mail inválidos ou desatualizados e processe corretamente os cancelamentos de inscrição. Isso mantém seus dados atualizados e em conformidade.
- Use uma plataforma compatível com o GDPR: escolha uma ferramenta de e-mail que esteja em conformidade com o GDPR para garantir que os dados pessoais sejam armazenados e processados com segurança. Isso inclui gerenciar os endereços de e-mail com responsabilidade e respeitar os cancelamentos de inscrição.
- Seja transparente na estrutura dos seus e-mails: use um cabeçalho que identifique claramente sua organização e explique de forma direta por que as pessoas estão recebendo seus e-mails. Isso ajuda a construir confiança e a manter você dentro das diretrizes do GDPR.
Ao seguir essas dicas, você terá mais chances de estar em conformidade com o GDPR ao enviar e-mails em massa como um profissional!
Agora vá em frente e envie e-mails que façam você parecer incrível, não constrangedor! 😎
Ainda tem dúvidas sobre como fazer isso? Confira estes materiais:
- Como enviar e-mails em massa com os workflows de e-mail do Salesflare [VÍDEO]
- Como enviar e-mails em massa com os workflows de e-mail do Salesflare [ARTIGO]
- Diferentes casos de uso para enviar workflows de e-mail pelos nossos clientes [VÍDEO]
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