Como enviar e-mails em massa no Gmail e no Outlook que pareçam pessoais
5 etapas para parecer incrível em vez de estranho
Deseja enviar e-mails em massa a partir de sua caixa de entrada do Gmail ou Outlook... e ter uma aparência incrível diante do público que recebe os e-mails? 😎
Não há necessidade de pesquisar. Este é o guia certo para você.
Eu cobrirei:
- What a mass email is
- Three different ways you can send mass emails and which one to choose
- The steps you need to take to send mass emails from Gmail or Outlook
- Como fazer o acompanhamento em escala além do e-mail em massa
- How to avoid spam filters
- How to stay GDPR compliant
What is a mass email?
A mass email, also known as a bulk email or email blast, is a message sent to a large group of people at once. It’s commonly used in email marketing campaigns to reach leads, customers, or subscribers for purposes like promoting a product or communicating important information. Whether it’s part of a promotional email campaign or just sharing updates, mass emails help businesses efficiently connect with their audience.
3 different ways to send mass emails (+ what the pros do)
Pesquisando no Google e lendo diferentes sugestões?
Here are the 3 most common ways to send mass emails:
- Use the BCC field
- Use an email service provider for bulk emails
- Automate personal emails from your inbox
- + What the pros do: send a sequence
Let me summarize their pros and cons, and point you to the option that’s right for you. 😄
1. A opção BCC cega que todo mundo odeia
Todos nós conhecemos essa forma de enviar e-mails em massa. É rápido e simples, mas geralmente tem resultados incômodos. E não tem uma aparência muito profissional.
Além disso, é preciso mexer na cópia de uma lista de destinatários em um campo BCC da maneira correta, e essa quantidade de destinatários é sempre limitada.
Em resumo: essa quase nunca é a opção correta. A menos que você não tenha tempo ou não se importe com o fato de que, inevitavelmente, parecerá pouco profissional. 😟
2. Enviar e-mails em massa que não pareçam pessoais, usando um provedor de serviços de e-mail como o Mailchimp
Precisa enviar um e-mail em massa para mais de 2.000 pessoas hoje (e realmente precisa ser hoje e somente hoje)? Então essa é provavelmente sua opção preferida. Caso contrário, pule para a opção 3!
A vantagem desse método é que você pode enviar e-mails para milhares de pessoas de uma só vez, rapidamente.
As desvantagens desse método são as seguintes:
- Seu e-mail não parecerá pessoal. O olho treinado (e as pessoas são treinadas hoje em dia para detectar e-mails em massa) sempre verá que se trata de um e-mail em massa.
- It won’t land in your audience’s priority inbox. Mailboxes like Gmail and Outlook nowadays sort emails sent with an email service provider in a tab called “Promotions” or “Other”.
- Isso também resulta em taxas de abertura mais baixas (e, portanto, menos cliques e respostas também).
- E como muitos provedores de serviços de e-mail são mal utilizados (por um grupo pequeno, mas considerável, de pessoas), isso também pode fazer com que seu e-mail tenha maior probabilidade de ser pego em uma pasta de spam.
If all that’s okay with you, have a look at our guide on how to use Mailchimp (that’s what we use for our email newsletter).
Se você quiser enviar e-mails em massa que pareçam pessoais e que tenham maior probabilidade de serem lidos, vou tratar disso agora. 👇
3. Envie e-mails em massa que pareçam pessoais, diretamente de sua caixa de correio do Gmail ou do Outlook
Precisa enviar um e-mail em massa que pareça pessoal para centenas ou milhares de pessoas de uma só vez? Então essa é sua opção preferida, com certeza.
Use uma plataforma (como Salesflare) que se conecta à sua caixa de correio e envia e-mails personalizados em escala, que são indistinguíveis dos e-mails que você enviou manualmente, um a um (se não puder esperar: as 5 etapas fáceis para fazer isso estão abaixo!)
As vantagens disso são:
- Seus e-mails parecerão 100% pessoais.
- Ele chegará à caixa de entrada prioritária de seu público.
- Isso resulta em ótimas taxas de abertura (escolha uma boa linha de assunto!) e de resultados.
- Está mais sob seu próprio controle se seus e-mails aparecem em pastas de spam, pois os e-mails não são enviados de um servidor de e-mail central de um provedor de serviços de e-mail usado por muitas outras pessoas, mas de sua própria caixa de entrada de e-mail e de seu próprio domínio de e-mail.
One limitation that comes with all this power: with services like Google Workspace (professional Gmail) or Microsoft / Office 365 (Microsoft’s competing email service) you can send up to 2000 emails per day. If you have to send more emails than that, the platform will (in most cases) spread out the emails over multiple days.
Se isso não estiver funcionando para você, volte para a opção 2.
Se funcionar, continue lendo! Vou lhe mostrar como fazer isso imediatamente. 🤩
O que os profissionais fazem: enviar uma sequência de e-mails pessoais em massa
E se você quiser garantir que as pessoas respondam (ou abram ou cliquem) e quiser enviar e-mails algumas vezes até que elas façam isso?
Não há problema, isso também é possível. Atualmente, a maioria das plataformas (como Salesflare) permite que você faça isso.
Aqui estão alguns motivos comuns pelos quais nossos clientes optam por fazer isso (clique abaixo para ver um passo a passo no YouTube):
- Entrar em contato automaticamente com os clientes potenciais até que eles respondam
- Enviar uma série de dicas como parte de uma sequência de e-mails de gotejamento
- Fazer o acompanhamento das pessoas para convidá-las para um evento ou webinar
- Acompanhar automáticamente após as reuniões de descoberta
As possibilidades são infinitas. 🤯
Interessado em se tornar profissional? Criar uma sequência de e-mails em vez de apenas um e-mail é a etapa 4 (opcional) do meu guia passo a passo. 👇
5 easy steps to send mass emails that seem personal
Essas cinco etapas são comuns à maioria das plataformas de e-mail em massa existentes.
Mostrarei como fazer isso com o Salesflare, porque é o software que nós mesmos criamos e usamos, mas também porque ele tem uma série de vantagens:
- Você pode começar a partir do seu banco de dados de contatos existente (não há necessidade de lidar com arquivos .csv)
- Você pode usar qualquer dado desse banco de dados para personalizar e-mails (e pode até mesmo disparar e-mails automaticamente com base nesses dados!)
- Você pode conectar várias caixas de entrada sem custo adicional (ao contrário da maioria das plataformas concorrentes)
- É muito fácil de usar
- Você também pode organizar o acompanhamento posterior no Salesflare (é um CRM)
- E você pode até rastrear seus clientes potenciais/clientes à medida que eles acessam seu site!
Não está convencido sobre o uso do Salesflare? Não se preocupe, como eu disse, as etapas são as mesmas em todas as plataformas, portanto, vamos começar. 🤓
1. Conecte sua caixa postal
Para enviar e-mails em massa da sua caixa de correio do Gmail ou do Outlook usando a plataforma que você escolher, primeiro será necessário conectar sua caixa de correio. Com o Salesflare, essa é a primeira coisa que você faz ao signing up.
Precisa conectar várias caixas de correio para enviar? Basta acessar Settings > Email Settings e clicar no grande botão laranja de adição. (Sem custo adicional ao usar o Salesflare!)
2. Selecione o público que deseja enviar por e-mail em massa
É hora de selecionar o público que precisa receber seu e-mail em massa.
Há três lugares comuns onde você provavelmente está armazenando essa lista:
- Em seu sistema CRM
- Em outro sistema
- Em um planilha do Excel ou arquivo .csv
No primeiro caso, provavelmente é melhor usar uma plataforma como a Salesflare, que oferece envio de e-mails em massa e CRM em um só lugar. Isso evitará muito trabalho desnecessário.
No segundo caso, você pode procurar integrar esse outro sistema à sua plataforma de e-mail. Nossos clientes, por exemplo, usam o Zapier ou o Make para essa finalidade.
No terceiro caso, você terá que importar os dados em sua plataforma de e-mail em massa. Se estiver usando o Salesflare, vá para Settings > Import data para começar. Certifique-se de importar pelo menos um endereço de e-mail e um nome.
Só tem um nome completo para cada pessoa? Não se preocupe. O Salesflare o dividirá automaticamente em nome, nome do meio, sobrenome, prefixo e sufixo. Dessa forma, você pode personalizar seus e-mails sem complicações.
3. Escreva o e-mail e personalize-o com campos de mesclagem
É aqui que a mágica acontece! ✨
Escreva um e-mail como se estivesse enviando para uma pessoa específica e, em seguida, substitua palavras específicas (como o primeiro nome, o nome da empresa e qualquer outra coisa) por campos de mesclagem.
BOOM! Você está enviando e-mails totalmente personalizados. 🔥
What’s more: you can track whether they’re being opened and clicked on.
E, se estiver usando o Salesflare, você também poderá ver se essas mesmas pessoas que estão clicando nos links de seus e-mails visitam seu site, quais páginas elas visitam, quando e por quanto tempo. Basta instalar o script que você pode encontrar nas Configurações do Salesflare aqui.
4. Opcional (Go pro): Torne-o um fluxo de trabalho! Crie uma sequência com vários e-mails.
Deseja enviar vários e-mails um após o outro, em vez de apenas um? Basta transformar isso em um fluxo de trabalho!
Ao usar o Salesflare, é fácil:
- Clique em "adicionar etapa" para adicionar uma etapa extra ao fluxo de trabalho.
- Defina o atraso entre esse e-mail e o anterior. (Avançado: você também pode definir um atraso após alguém abrir, clicar ou responder).
- Deseja enviá-lo como um e-mail no mesmo tópico? Marque "como resposta".
Está se perguntando para que você pode usar isso? Confira estes vídeos com casos de uso de nossos clientes no YouTube.
5. Clique em enviar e comece a analisar as respostas em escala
Ready to send? Maybe one quick test email to be sure (just click “send test” in Salesflare), and then… off to the mailboxes of your subscribers!
Isso é o fim? Não, este é apenas o começo.
From here, you’ll be able to follow live how your audience is interacting with your emails based on built-in email tracking:
- Eles estão abrindo seus e-mails?
- Eles estão clicando nos links que você está compartilhando? Ou respondendo ao e-mail?
- Os e-mails estão sendo devolvidos porque há algo errado com o endereço de e-mail? Ou, se você incluiu um link de cancelamento de assinatura, eles estão cancelando a assinatura?
- How is one email template performing compared to the other?
Whether you want to analyze open rates, click rates, unsubscribe rates, or other email metrics: it’s all made visible for you in one single place.
E, a partir daí, você pode fazer um acompanhamento posterior. 👇
Como fazer o acompanhamento em escala além do e-mail em massa
Você enviou um e-mail (ou uma sequência inteira de e-mails) e começou a receber respostas?
Incrível! Vamos garantir que você feche esses negócios. Isso pode significar:
- Fechamento de negócios de vendas reais
- Fechamento de acordos de parceria
- Ser destaque em conferências, podcasts, ...
- Concordar com posts de convidados ou backlinks
- Conseguir que as pessoas se inscrevam em seu evento
- ...
É aí que entra o CRM!
Basta criar um pipeline visual com os estágios pelos quais você precisa conduzir as pessoas. Isso lhe dará a visão geral e o controle de que você precisa para fechar o máximo de negócios.
Want to learn more about how to do this successfully? Just read on in our guide on how to build a solid sales pipeline and manage it like a pro.
How to avoid spam filters
Dodging spam filters when sending mass emails can be tricky. Here are a few tips to improve your chances of getting your mass emails delivered:
- Use a professional email address: Always send from a business email address with a custom domain, such as through Google Workspace or Microsoft 365. Personal addresses, like Gmail or Yahoo, can trigger spam filters more easily.
- Warm up new domains and IPs: If you’re sending from new IPs or new domains, gradually increase the volume of your emails. Use tools like Warmup Inbox to slowly build up trust and improve your IP reputation.
- Set up SPF and DKIM records: Ensure your domain has SPF and DKIM records properly set up in the DNS. This authenticates your sender identity and boosts your domain reputation, making it less likely for your emails to be marked as spam. Learn how to do this for Google Workspace and for Microsoft Office 365.
- Write engaging subject lines: Craft compelling subject lines that avoid spammy words (e.g., “Free,” “Discount,” etc.). A good email preview text is also helpful in making your email look professional and engaging.
- Avoid the BCC field: Using the BCC field for mass emails can appear suspicious to spam filters. Instead, use an email marketing platform or a CRM like Salesflare to personalize each message and send them properly.
- Personalize your emails: Always personalize your emails using merge fields to address recipients by name or include relevant information. Emails that feel mass-produced are more likely to end up in the spam folder. Avoid awkwardness by setting fallback options for failed personalization.
- Include an unsubscribe link: Always provide an easy-to-find unsubscribe link in your email footer. This helps reduce your spam rate and ensures you’re complying with regulations like GDPR.
- Limit the number of links: Too many links, especially those leading to different domains, can flag your email as spam. Stick to using links from the same domain as your sender address.
- Monitor your open rates: Keep an eye on your open rate. If your open rate is below 20-30%, review your email workflow, from the subject line to the email’s content. Adapt your emails if necessary to improve performance.
- Clean your email list regularly: Before sending, run your list through a validation tool like EmailListVerify to remove invalid email addresses. This lowers your bounce rate and improves your overall sender reputation.
… but above all: just don’t send any email that feels spammy from the recipient’s perspective.
How to stay GDPR compliant
Worried about staying GDPR compliant with your mass emails? No stress—here are some easy tips to help you stay in line with EU legislation:
- Make sure everyone has opted in: Before sending emails, ensure all recipients have actively opted in via a clear signup form or subscription form. This way, you’re collecting email addresses with full consent, as required by GDPR.
- Always include an unsubscribe link: It’s not just to avoid spam filters, but also for GDPR: every email needs a clear unsubscribe link in the footer. If someone wants to stop receiving your emails, they should be able to do so easily and immediately.
- Keep your data clean: Regularly perform list cleaning to remove invalid or outdated email addresses and handle unsubscribes properly. This keeps your data fresh and compliant.
- Use a GDPR-friendly platform: Choose an email tool that complies with GDPR to ensure personal data is securely stored and processed. This includes managing email addresses responsibly and respecting unsubscribes.
- Be transparent with your email structure: Use a header that clearly identifies your organization, and be upfront about why people are receiving your emails. This will build trust and keep you within GDPR guidelines.
By following these tips, you’ll more likely be GDPR-compliant while sending mass emails like a pro!
Agora vá e envie e-mails que o façam parecer incrível, não estranho! 😎
Se você tiver mais dúvidas sobre como fazer isso, consulte estes materiais:
- Como enviar e-mails em massa com os fluxos de trabalho de e-mail do Salesflare [VIDEO]
- Como enviar e-mails em massa com os fluxos de trabalho de e-mail do Salesflare [ARTIGO]
- Diferentes casos de uso para envio de fluxos de trabalho de e-mail por nossos clientes [VIDEO]
Ainda tem dúvidas depois disso? Entre em contato conosco pelo bate-papo em nosso aplicativo ou em nosso site! Ficaremos felizes em ajudar.
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