Como enviar e-mails em massa no Gmail e no Outlook que pareçam pessoais
5 etapas para parecer incrível em vez de estranho
Deseja enviar e-mails em massa a partir de sua caixa de entrada do Gmail ou Outlook... e ter uma aparência incrível diante do público que recebe os e-mails? 😎
Não há necessidade de pesquisar. Este é o guia certo para você.
Eu cobrirei:
- O que é um e-mail em massa
- Três maneiras diferentes de enviar e-mails em massa e qual delas escolher
- As etapas que você precisa seguir para enviar e-mails em massa do Gmail ou do Outlook
- Como fazer o acompanhamento em escala além do e-mail em massa
- Como evitar filtros de spam
- Como manter a conformidade com o GDPR
O que é um e-mail em massa?
Um e-mail em massa, também conhecido como e-mail em massa ou e-mail blast, é uma mensagem enviada a um grande grupo de pessoas de uma só vez. É comumente usado em campanhas de marketing por e-mail para alcançar leads, clientes ou assinantes para fins de promoção de um produto ou comunicação de informações importantes. Seja como parte de uma campanha promocional por e-mail ou apenas para compartilhar atualizações, os e-mails em massa ajudam as empresas a se conectarem de forma eficiente com seu público.
3 maneiras diferentes de enviar e-mails em massa (+ o que os profissionais fazem)
Pesquisando no Google e lendo diferentes sugestões?
Aqui estão as três maneiras mais comuns de enviar e-mails em massa:
- Use o campo BCC
- Use um provedor de serviços de e-mail para e-mails em massa
- Automatize e-mails pessoais de sua caixa de entrada
- + O que os profissionais fazem: enviar uma sequência
Vou resumir seus prós e contras e indicar a opção mais adequada para você. 😄
1. A opção BCC cega que todo mundo odeia
Todos nós conhecemos essa forma de enviar e-mails em massa. É rápido e simples, mas geralmente tem resultados incômodos. E não tem uma aparência muito profissional.
Além disso, é preciso mexer na cópia de uma lista de destinatários em um campo BCC da maneira correta, e essa quantidade de destinatários é sempre limitada.
Em resumo: essa quase nunca é a opção correta. A menos que você não tenha tempo ou não se importe com o fato de que, inevitavelmente, parecerá pouco profissional. 😟
2. Enviar e-mails em massa que não pareçam pessoais, usando um provedor de serviços de e-mail como o Mailchimp
Precisa enviar um e-mail em massa para mais de 2.000 pessoas hoje (e realmente precisa ser hoje e somente hoje)? Então essa é provavelmente sua opção preferida. Caso contrário, pule para a opção 3!
A vantagem desse método é que você pode enviar e-mails para milhares de pessoas de uma só vez, rapidamente.
As desvantagens desse método são as seguintes:
- Seu e-mail não parecerá pessoal. O olho treinado (e as pessoas são treinadas hoje em dia para detectar e-mails em massa) sempre verá que se trata de um e-mail em massa.
- Ele não chegará à caixa de entrada prioritária de seu público. Caixas de correio como Gmail e Outlook atualmente classificam os e-mails enviados com um provedor de serviços de e-mail em uma guia chamada "Promoções" ou "Outros".
- Isso também resulta em taxas de abertura mais baixas (e, portanto, menos cliques e respostas também).
- E como muitos provedores de serviços de e-mail são mal utilizados (por um grupo pequeno, mas considerável, de pessoas), isso também pode fazer com que seu e-mail tenha maior probabilidade de ser pego em uma pasta de spam.
Se tudo isso estiver de acordo com você, dê uma olhada em nosso guia sobre como usar o Mailchimp (que é o que usamos para nosso boletim informativo por e-mail).
Se você quiser enviar e-mails em massa que pareçam pessoais e que tenham maior probabilidade de serem lidos, vou tratar disso agora. 👇
3. Envie e-mails em massa que pareçam pessoais, diretamente de sua caixa de correio do Gmail ou do Outlook
Precisa enviar um e-mail em massa que pareça pessoal para centenas ou milhares de pessoas de uma só vez? Então essa é sua opção preferida, com certeza.
Use uma plataforma (como Salesflare) que se conecta à sua caixa de correio e envia e-mails personalizados em escala, que são indistinguíveis dos e-mails que você enviou manualmente, um a um (se não puder esperar: as 5 etapas fáceis para fazer isso estão abaixo!)
As vantagens disso são:
- Seus e-mails parecerão 100% pessoais.
- Ele chegará à caixa de entrada prioritária de seu público.
- Isso resulta em ótimas taxas de abertura (escolha uma boa linha de assunto!) e de resultados.
- Está mais sob seu próprio controle se seus e-mails aparecem em pastas de spam, pois os e-mails não são enviados de um servidor de e-mail central de um provedor de serviços de e-mail usado por muitas outras pessoas, mas de sua própria caixa de entrada de e-mail e de seu próprio domínio de e-mail.
Uma limitação que vem com todo esse poder: com serviços como Google Workspace (profissional Gmail) ou Microsoft / Office 365 (serviço de e-mail concorrente da Microsoft) você pode enviar até 2.000 e-mails por dia. Se você precisar enviar mais e-mails do que isso, a plataforma (na maioria dos casos) distribuirá os e-mails por vários dias.
Se isso não estiver funcionando para você, volte para a opção 2.
Se funcionar, continue lendo! Vou lhe mostrar como fazer isso imediatamente. 🤩
O que os profissionais fazem: enviar uma sequência de e-mails pessoais em massa
E se você quiser garantir que as pessoas respondam (ou abram ou cliquem) e quiser enviar e-mails algumas vezes até que elas façam isso?
Não há problema, isso também é possível. Atualmente, a maioria das plataformas (como Salesflare) permite que você faça isso.
Aqui estão alguns motivos comuns pelos quais nossos clientes optam por fazer isso (clique abaixo para ver um passo a passo no YouTube):
- Entrar em contato automaticamente com os clientes potenciais até que eles respondam
- Enviar uma série de dicas como parte de uma sequência de e-mails de gotejamento
- Fazer o acompanhamento das pessoas para convidá-las para um evento ou webinar
- Acompanhar automáticamente após as reuniões de descoberta
As possibilidades são infinitas. 🤯
Interessado em se tornar profissional? Criar uma sequência de e-mails em vez de apenas um e-mail é a etapa 4 (opcional) do meu guia passo a passo. 👇
5 etapas fáceis para enviar e-mails em massa que pareçam pessoais
Essas cinco etapas são comuns à maioria das plataformas de e-mail em massa existentes.
Mostrarei como fazer isso com o Salesflare, porque é o software que nós mesmos criamos e usamos, mas também porque ele tem uma série de vantagens:
- Você pode começar a partir do seu banco de dados de contatos existente (não há necessidade de lidar com arquivos .csv)
- Você pode usar qualquer dado desse banco de dados para personalizar e-mails (e pode até mesmo disparar e-mails automaticamente com base nesses dados!)
- Você pode conectar várias caixas de entrada sem custo adicional (ao contrário da maioria das plataformas concorrentes)
- É muito fácil de usar
- Você também pode organizar o acompanhamento posterior no Salesflare (é um CRM)
- E você pode até rastrear seus clientes potenciais/clientes à medida que eles acessam seu site!
Não está convencido sobre o uso do Salesflare? Não se preocupe, como eu disse, as etapas são as mesmas em todas as plataformas, portanto, vamos começar. 🤓
1. Conecte sua caixa postal
Para enviar e-mails em massa da sua caixa de correio do Gmail ou do Outlook usando a plataforma que você escolher, primeiro será necessário conectar sua caixa de correio. Com o Salesflare, essa é a primeira coisa que você faz ao signing up.
Precisa conectar várias caixas de correio para enviar? Basta acessar Settings > Email Settings e clicar no grande botão laranja de adição. (Sem custo adicional ao usar o Salesflare!)
2. Selecione o público que deseja enviar por e-mail em massa
É hora de selecionar o público que precisa receber seu e-mail em massa.
Há três lugares comuns onde você provavelmente está armazenando essa lista:
- Em seu sistema CRM
- Em outro sistema
- Em um planilha do Excel ou arquivo .csv
No primeiro caso, provavelmente é melhor usar uma plataforma como a Salesflare, que oferece envio de e-mails em massa e CRM em um só lugar. Isso evitará muito trabalho desnecessário.
No segundo caso, você pode procurar integrar esse outro sistema à sua plataforma de e-mail. Nossos clientes, por exemplo, usam o Zapier ou o Make para essa finalidade.
No terceiro caso, você terá que importar os dados em sua plataforma de e-mail em massa. Se estiver usando o Salesflare, vá para Settings > Import data para começar. Certifique-se de importar pelo menos um endereço de e-mail e um nome.
Só tem um nome completo para cada pessoa? Não se preocupe. O Salesflare o dividirá automaticamente em nome, nome do meio, sobrenome, prefixo e sufixo. Dessa forma, você pode personalizar seus e-mails sem complicações.
3. Escreva o e-mail e personalize-o com campos de mesclagem
É aqui que a mágica acontece! ✨
Escreva um e-mail como se estivesse enviando para uma pessoa específica e, em seguida, substitua palavras específicas (como o primeiro nome, o nome da empresa e qualquer outra coisa) por campos de mesclagem.
BOOM! Você está enviando e-mails totalmente personalizados. 🔥
E mais: você pode rastrear se eles estão sendo abertos e clicados.
E, se estiver usando o Salesflare, você também poderá ver se essas mesmas pessoas que estão clicando nos links de seus e-mails visitam seu site, quais páginas elas visitam, quando e por quanto tempo. Basta instalar o script que você pode encontrar nas Configurações do Salesflare aqui.
4. Opcional (Go pro): Torne-o um fluxo de trabalho! Crie uma sequência com vários e-mails.
Deseja enviar vários e-mails um após o outro, em vez de apenas um? Basta transformar isso em um fluxo de trabalho!
Ao usar o Salesflare, é fácil:
- Clique em "adicionar etapa" para adicionar uma etapa extra ao fluxo de trabalho.
- Defina o atraso entre esse e-mail e o anterior. (Avançado: você também pode definir um atraso após alguém abrir, clicar ou responder).
- Deseja enviá-lo como um e-mail no mesmo tópico? Marque "como resposta".
Está se perguntando para que você pode usar isso? Confira estes vídeos com casos de uso de nossos clientes no YouTube.
5. Clique em enviar e comece a analisar as respostas em escala
Pronto para enviar? Talvez um e-mail de teste rápido para ter certeza (basta clicar em "enviar teste" no Salesflare) e, em seguida... para as caixas de correio de seus assinantes!
Isso é o fim? Não, este é apenas o começo.
A partir daí, você poderá acompanhar ao vivo como seu público está interagindo com seus e-mails com base no rastreamento de e-mail incorporado:
- Eles estão abrindo seus e-mails?
- Eles estão clicando nos links que você está compartilhando? Ou respondendo ao e-mail?
- Os e-mails estão sendo devolvidos porque há algo errado com o endereço de e-mail? Ou, se você incluiu um link de cancelamento de assinatura, eles estão cancelando a assinatura?
- Qual é o desempenho de um modelo de e-mail em comparação com o outro?
Se você deseja analisar taxas de abertura, taxas de cliques, taxas de cancelamento de assinatura ou outras métricas de e-mail: tudo fica visível para você em um único lugar.
E, a partir daí, você pode fazer um acompanhamento posterior. 👇
Como fazer o acompanhamento em escala além do e-mail em massa
Você enviou um e-mail (ou uma sequência inteira de e-mails) e começou a receber respostas?
Incrível! Vamos garantir que você feche esses negócios. Isso pode significar:
- Fechamento de negócios de vendas reais
- Fechamento de acordos de parceria
- Ser destaque em conferências, podcasts, ...
- Concordar com posts de convidados ou backlinks
- Conseguir que as pessoas se inscrevam em seu evento
- ...
É aí que entra o CRM!
Basta criar um pipeline visual com os estágios pelos quais você precisa conduzir as pessoas. Isso lhe dará a visão geral e o controle de que você precisa para fechar o máximo de negócios.
Quer saber mais sobre como fazer isso com sucesso? Basta ler nosso guia sobre como criar um pipeline de vendas sólido e gerenciá-lo como um profissional.
Como evitar filtros de spam
Evitar filtros de spam ao enviar e-mails em massa pode ser complicado. Aqui estão algumas dicas para aumentar suas chances de ter seus e-mails em massa entregues:
- Use um endereço de e-mail profissional: Sempre envie de um endereço de e-mail comercial com um domínio personalizado, como o Google Workspace ou o Microsoft 365. Endereços pessoais, como Gmail ou Yahoo, podem acionar filtros de spam com mais facilidade.
- Aquecer novos domínios e IPs: Se estiver enviando de novos IPs ou novos domínios, aumente gradualmente o volume de seus e-mails. Use ferramentas como Caixa de entrada do Warmup para construir lentamente a confiança e melhorar sua reputação de IP.
- Configurar registros SPF e DKIM: Certifique-se de que seu domínio tenha registros SPF e DKIM configurados corretamente no DNS. Isso autentica a identidade do remetente e aumenta a reputação do seu domínio, diminuindo a probabilidade de seus e-mails serem marcados como spam. Saiba como fazer isso para Google Workspace e para Microsoft Office 365.
- Escreva linhas de assunto envolventes: Crie linhas de assunto atraentes que evitem palavras de spam (por exemplo, "grátis", "desconto" etc.). Um bom texto de visualização de e-mail também é útil para dar ao seu e-mail uma aparência profissional e envolvente.
- Evitar o campo BCC: Usar o campo BCC para e-mails em massa pode parecer suspeito para os filtros de spam. Em vez disso, use uma plataforma de marketing por e-mail ou um CRM como o Salesflare para personalizar cada mensagem e enviá-las adequadamente.
- Personalize seus e-mails: Sempre personalize seus e-mails usando campos de mesclagem para endereçar os destinatários pelo nome ou incluir informações relevantes. Os e-mails que parecem produzidos em massa têm maior probabilidade de ir para a pasta de spam. Evite constrangimentos definindo opções de fallback para personalizações que falharam.
- Incluir um link para cancelar a assinatura: Sempre forneça um link de cancelamento de assinatura fácil de encontrar no rodapé de seu e-mail. Isso ajuda a reduzir sua taxa de spam e garante que você esteja em conformidade com regulamentos como o GDPR.
- Limitar o número de links: O excesso de links, especialmente os que levam a domínios diferentes, pode sinalizar seu e-mail como spam. Prefira usar links do mesmo domínio que o endereço do remetente.
- Monitore suas taxas de abertura: Fique de olho em sua taxa de abertura. Se sua taxa de abertura estiver abaixo de 20-30%, revise seu fluxo de trabalho de e-mail, desde a linha de assunto até o conteúdo do e-mail. Adapte seus e-mails, se necessário, para melhorar o desempenho.
- Limpe sua lista de e-mails regularmente: Antes de enviar, passe sua lista por uma ferramenta de validação como EmailListVerify para remover endereços de e-mail inválidos. Isso reduz sua taxa de rejeição e melhora a reputação geral do remetente.
... mas, acima de tudo: não envie nenhum e-mail que pareça spam do ponto de vista do destinatário.
Como manter a conformidade com o GDPR
Preocupado em manter a conformidade com o GDPR em seus e-mails em massa? Não se estresse - aqui estão algumas dicas fáceis para ajudá-lo a ficar em conformidade com a legislação da UE:
- Certifique-se de que todos tenham optado por participar: Antes de enviar e-mails, certifique-se de que todos os destinatários tenham optado ativamente por um formulário de inscrição ou de assinatura claro. Dessa forma, você está coletando endereços de e-mail com total consentimento, conforme exigido pelo GDPR.
- Sempre inclua um link para cancelar a assinatura: Não é apenas para evitar filtros de spam, mas também para o GDPR: todo e-mail precisa de um link claro de cancelamento de assinatura no rodapé. Se alguém quiser parar de receber seus e-mails, deve ser capaz de fazer isso de forma fácil e imediata.
- Mantenha seus dados limpos: Realize regularmente a limpeza da lista para remover endereços de e-mail inválidos ou desatualizados e tratar os cancelamentos de inscrição adequadamente. Isso mantém seus dados atualizados e em conformidade.
- Use uma plataforma compatível com o GDPR: Escolha uma ferramenta de e-mail que esteja em conformidade com o GDPR para garantir que os dados pessoais sejam armazenados e processados com segurança. Isso inclui gerenciar endereços de e-mail de forma responsável e respeitar os cancelamentos de inscrição.
- Seja transparente com sua estrutura de e-mail: Use um cabeçalho que identifique claramente sua organização e seja franco sobre o motivo pelo qual as pessoas estão recebendo seus e-mails. Isso criará confiança e o manterá dentro das diretrizes do GDPR.
Seguindo essas dicas, é mais provável que você esteja em conformidade com o GDPR ao enviar e-mails em massa como um profissional!
Agora vá e envie e-mails que o façam parecer incrível, não estranho! 😎
Se você tiver mais dúvidas sobre como fazer isso, consulte estes materiais:
- Como enviar e-mails em massa com os fluxos de trabalho de e-mail do Salesflare [VIDEO]
- Como enviar e-mails em massa com os fluxos de trabalho de e-mail do Salesflare [ARTIGO]
- Diferentes casos de uso para envio de fluxos de trabalho de e-mail por nossos clientes [VIDEO]
Ainda tem dúvidas depois disso? Entre em contato conosco pelo bate-papo em nosso aplicativo ou em nosso site! Ficaremos felizes em ajudar.
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