Jak wysyłać masowe e-maile w Gmail i Outlook, które wyglądają na osobiste
5 kroków, dzięki którym wypadniesz świetnie zamiast niezręcznie
Chcesz wysyłać masowe e-maile ze swojej skrzynki Gmail lub Outlook… i świetnie wypaść przed odbiorcami tych wiadomości? 😎
Nie szukaj dalej. To poradnik dla ciebie.
Omówię:
- Czym jest masowy e-mail
- Trzy różne sposoby wysyłania masowych e-maili i wybór właściwego
- Kroki, które musisz wykonać, aby wysyłać masowe e-maile z Gmaila lub Outlooka
- Jak prowadzić follow-up na dużą skalę poza masowym e-mailem
- Jak unikać filtrów antyspamowych
- Jak zachować zgodność z RODO
Czym jest masowy e-mail?
Masowy e-mail, nazywany także e-mailem zbiorczym lub e-mail blastem, to wiadomość wysyłana jednocześnie do dużej grupy osób. Jest powszechnie wykorzystywany w kampaniach e-mail marketingowych, aby docierać do potencjalnych klientów, klientów lub subskrybentów, na przykład w celu promowania produktu albo przekazywania ważnych informacji. Niezależnie od tego, czy jest częścią promocyjnej kampanii e-mailowej, czy służy po prostu do udostępniania aktualizacji, masowe e-maile pomagają firmom sprawnie połączyć się z odbiorcami.
3 różne sposoby wysyłania masowych e-maili (+ co robią profesjonaliści)
Przeglądasz Google i czytasz różne sugestie?
Oto 3 najczęstsze sposoby wysyłania masowych e-maili:
- Użyj pola UDW
- Użyj dostawcy usług e-mail do wysyłania masowych e-maili
- Zautomatyzuj osobiste e-maile ze swojej skrzynki odbiorczej
- + Co robią profesjonaliści: wyślij sekwencję
Podsumuję ich zalety i wady oraz wskażę ci rozwiązanie odpowiednie dla ciebie. 😄
1. Opcja z ukrytą kopią UDW, której wszyscy nie znoszą
Wszyscy znamy ten sposób wysyłania masowych e-maili. Jest szybki i prosty, ale często przynosi niezręczne rezultaty. Nie wygląda też zbyt profesjonalnie.
Do tego musisz bawić się w odpowiednie kopiowanie listy odbiorców do pola UDW, a liczba odbiorców jest zawsze ograniczona.
Krótko mówiąc: prawie nigdy nie jest to właściwa opcja. Chyba że nie masz czasu albo nie przeszkadza ci, że siłą rzeczy wypadniesz nieprofesjonalnie. 😟
2. Wysyłaj masowe e-maile, które nie wyglądają osobiście, korzystając z dostawcy usług e-mail, takiego jak Mailchimp
Musisz dzisiaj wysłać masowy e-mail do ponad 2000 osób (i naprawdę musi to być dzisiaj, a nie innego dnia)? W takim razie to prawdopodobnie opcja dla ciebie. Jeśli nie, przejdź do opcji 3!
Zaletą tej metody jest to, że możesz szybko wysłać e-mail do tysięcy osób jednocześnie.
Wady tej metody są następujące:
- Twój e-mail nie będzie wyglądał osobiście. Wprawne oko (a ludzie są dziś coraz lepsi w rozpoznawaniu masowych e-maili) zawsze zauważy, że to masowa wysyłka.
- Nie trafi do priorytetowej skrzynki odbiorczej twoich odbiorców. Skrzynki pocztowe, takie jak Gmail i Outlook, sortują dziś e-maile wysyłane za pomocą dostawcy usług e-mail do zakładek o nazwach „Promocje” lub „Inne”.
- Skutkuje to również niższymi wskaźnikami otwarć (a co za tym idzie — mniejszą liczbą kliknięć i odpowiedzi).
- Ponieważ wielu dostawców usług e-mail jest wykorzystywanych niezgodnie z przeznaczeniem (przez niewielką, ale jednak znaczącą grupę osób), może to również zwiększyć prawdopodobieństwo, że twój e-mail trafi do folderu spamu.
Jeśli to ci odpowiada, zajrzyj do naszego poradnika o tym, jak korzystać z Mailchimp (z tego narzędzia korzystamy do wysyłania naszego newslettera).
Jeśli chcesz wysyłać masowe e-maile, które wyglądają osobiście i z większym prawdopodobieństwem zostaną przeczytane, przechodzę do tego właśnie teraz. 👇
3. Wysyłaj masowe e-maile, które wyglądają osobiście, prosto ze swojej skrzynki Gmail lub Outlook
Musisz jednocześnie wysłać setkom albo tysiącom osób masowy e-mail, który wygląda osobiście? W takim razie to zdecydowanie najlepsza opcja dla ciebie.
Skorzystaj z platformy (takiej jak Salesflare), która łączy się z twoją skrzynką odbiorczą i wysyła spersonalizowane e-maile na dużą skalę — nie do odróżnienia od wiadomości wysyłanych ręcznie, jedna po drugiej (jeśli nie możesz się doczekać: poniżej znajdziesz 5 prostych kroków!).
Zalety tego rozwiązania są następujące:
- Twoje e-maile będą wyglądać w 100% osobiście.
- Trafią do priorytetowej skrzynki odbiorczej twoich odbiorców.
- Przełoży się to na świetne wskaźniki otwarć (wybierz dobry temat!) i odpowiedzi.
- Masz większą kontrolę nad tym, czy twoje e-maile trafią do folderów spamu, ponieważ nie są wysyłane z centralnego serwera e-mail dostawcy usług e-mail, z którego korzysta wiele innych osób, lecz z twojej własnej skrzynki odbiorczej i z twojej własnej domeny.
Z całą tą mocą wiąże się jedno ograniczenie: w usługach takich jak Google Workspace (profesjonalny Gmail) lub Microsoft / Office 365 (konkurencyjna usługa e-mail firmy Microsoft) możesz wysyłać do 2000 e-maili dziennie. Jeśli musisz wysłać ich więcej, platforma w większości przypadków rozłoży wysyłkę na kilka dni.
Jeśli to ci nie odpowiada, wróć do opcji 2.
Jeśli działa, czytaj dalej! Pokażę ci, jak zrobić to od razu. 🤩
Co robią profesjonaliści: wysyłają sekwencję osobistych masowych e-maili
A co, jeśli chcesz mieć pewność, że odbiorcy odpowiedzą (albo otworzą wiadomość lub klikną) i chcesz wysłać im kilka e-maili, aż to zrobią?
Żaden problem — to również jest możliwe. Większość platform (takich jak Salesflare) pozwala dziś na takie rozwiązanie.
Oto kilka typowych powodów, dla których nasi klienci decydują się na takie działanie (kliknij poniżej, aby obejrzeć instruktaż na YouTube):
- Automatycznie kontaktuj się z potencjalnymi klientami, aż odpowiedzą
- Wysyłaj serię wskazówek w ramach sekwencji drip e-mail
- Wysyłaj follow-upy do osób, aby zaprosić je na wydarzenie lub webinar
- Automatycznie wysyłaj follow-up po spotkaniach discovery
Możliwości są nieograniczone. 🤯
Chcesz wejść na poziom pro? Tworzenie sekwencji e-maili zamiast wysłania tylko jednego e-maila to (opcjonalny) krok 4 w moim poradniku krok po kroku. 👇
5 prostych kroków do wysyłania masowych e-maili, które wyglądają osobiście
Te 5 kroków jest wspólnych dla większości dostępnych platform do masowej wysyłki e-maili.
Pokażę ci, jak to zrobić za pomocą Salesflare, bo to oprogramowanie, które sami stworzyliśmy i wykorzystujemy, ale także dlatego, że ma szereg zalet:
- Możesz zacząć od istniejącej bazy kontaktów (nie musisz męczyć się z plikami .csv)
- Możesz wykorzystać dowolne dane z tej bazy do personalizowania e-maili (a nawet automatycznie uruchamiać wysyłkę e-maili na podstawie tych danych!)
- Możesz połączyć wiele skrzynek odbiorczych bez dodatkowych kosztów (w przeciwieństwie do większości konkurencyjnych platform)
- Jest wyjątkowo łatwe w obsłudze
- Możesz również organizować dalsze działania follow-up w Salesflare (to CRM)
- Możesz nawet śledzić potencjalnych klientów i klientów, gdy odwiedzają twoją stronę internetową!
Nie przekonuje cię korzystanie z Salesflare? Bez obaw — jak już wspomniałem, kroki są takie same na różnych platformach, więc przejdźmy do rzeczy. 🤓
1. Połącz swoją skrzynkę pocztową
Aby wysyłać masowe e-maile ze swojej skrzynki Gmail lub Outlook za pomocą wybranej platformy, najpierw musisz połączyć z nią swoją skrzynkę pocztową. W Salesflare robisz to jako pierwszą rzecz po rejestracji.
Chcesz połączyć wiele skrzynek pocztowych, aby móc z nich wysyłać wiadomości? Po prostu przejdź do Settings > Email Settings i kliknij duży pomarańczowy przycisk z plusem. (W Salesflare nie wiąże się to z żadnymi dodatkowymi kosztami!)
2. Wybierz odbiorców, do których chcesz wysłać masowy e-mail
Pora wybrać odbiorców, którzy powinni otrzymać twój masowy e-mail.
Prawdopodobnie przechowujesz tę listę w jednym z trzech popularnych miejsc:
- W swoim systemie CRM
- W innym systemie
- W arkuszu Excel lub pliku .csv
W pierwszym przypadku najlepiej prawdopodobnie skorzystać z platformy takiej jak Salesflare, która oferuje masową wysyłkę e-maili i CRM w jednym miejscu. Pozwoli ci to uniknąć mnóstwa niepotrzebnej pracy.
W drugim przypadku możesz rozważyć integrację tego innego systemu z platformą do wysyłki e-maili. Nasi klienci korzystają w tym celu na przykład z Zapier lub Make.
W trzecim przypadku musisz zaimportować dane do swojej platformy do masowej wysyłki e-maili. Jeśli korzystasz z Salesflare, przejdź do Settings > Import data, aby rozpocząć. Pamiętaj, aby zaimportować co najmniej adres e-mail i nazwę.
Masz tylko imię i nazwisko każdej osoby? Bez obaw. Salesflare automatycznie podzieli je na imię, drugie imię, nazwisko, przedrostek i przyrostek. Dzięki temu spersonalizujesz swoje e-maile bez zbędnego wysiłku.
3. Napisz e-mail i spersonalizuj go za pomocą pól scalania
Właśnie tutaj dzieje się magia! ✨
Napisz e-mail tak, jakbyś wysyłał go do konkretnej osoby, a następnie zastąp wybrane słowa (na przykład jej imię, nazwę firmy i wszystko inne) polami scalania.
BUM! Wysyłasz w pełni spersonalizowane e-maile. 🔥
Co więcej: możesz śledzić, czy są otwierane i czy klikane są zawarte w nich linki.
A jeśli używasz Salesflare, możesz też sprawdzić, czy te same osoby, które klikają linki w twoich e-mailach, odwiedzają twoją stronę internetową, jakie strony przeglądają, kiedy to robią i jak długo na nich pozostają. Wystarczy zainstalować skrypt, który znajdziesz tutaj, w ustawieniach Salesflare.
4. Opcjonalne (wejdź na wyższy poziom): Zmień to w pracę! Stwórz sekwencję z wieloma e-mailami.
Chcesz wysyłać wiele e-maili jeden po drugim, zamiast tylko jednego? Po prostu zrób z tego pracę!
Korzystając z Salesflare, zrobisz to bez trudu:
- Kliknij „dodaj krok”, aby dodać kolejny krok do pracy.
- Określ opóźnienie między tym e-mailem a poprzednim. (Zaawansowane: możesz też określić opóźnienie po otwarciu, kliknięciu lub odpowiedzi.)
- Chcesz wysłać go jako e-mail w tym samym wątku? Sprawdź opcję „jako odpowiedź”.
Zastanawiasz się, do czego możesz tego użyć? Sprawdź te filmy z przykładami zastosowań przygotowanymi przez naszych klientów na YouTube.
5. Kliknij „wyślij” i zacznij analizować odpowiedzi na dużą skalę
Gotowy do wysyłki? Może warto najpierw wysłać jeden szybki e-mail testowy, żeby się upewnić (wystarczy kliknąć „wyślij test” w Salesflare), a potem… wiadomości trafią do skrzynek pocztowych twoich subskrybentów!
To już koniec? Nie, to dopiero początek.
Od tego momentu możesz na bieżąco śledzić, jak twoi odbiorcy wchodzą w interakcję z e-mailami, korzystając z wbudowanego śledzenia e-maili:
- Czy otwierają twoje e-maile?
- Czy klikają udostępniane przez ciebie linki? A może odpowiadają na e-mail?
- Czy e-maile wracają, bo z adresem e-mail jest coś nie tak? A jeśli zawarłeś w nich link do rezygnacji z subskrypcji: czy odbiorcy rezygnują z subskrypcji?
- Jak jeden szablon e-maila wypada w porównaniu z drugim?
Niezależnie od tego, czy chcesz analizować wskaźniki otwarć, kliknięć, rezygnacji z subskrypcji czy inne metryki e-maili — wszystko jest widoczne w jednym miejscu.
A potem możesz dalej prowadzić kontakt. 👇
Jak prowadzić dalszy kontakt na dużą skalę po wysłaniu masowego e-maila
Wysłałeś e-mail (albo całą sekwencję e-maili) i zaczynasz otrzymywać odpowiedzi?
Świetnie! Zadbajmy teraz o to, żebyś domknął te transakcje. Może to oznaczać:
- Domykanie rzeczywistych transakcji sprzedażowych
- Domykanie transakcji partnerskich
- Zdobywanie zaproszeń do udziału w konferencjach, podcastach i nie tylko
- Uzgadnianie publikacji gościnnych lub linków zwrotnych
- Zapisywanie ludzi na twoje wydarzenie
- …
I właśnie tutaj przydaje się CRM!
Wystarczy stworzyć wizualny pipeline z etapami, przez które chcesz przeprowadzić potencjalnych klientów. Zyskasz w ten sposób przegląd i kontrolę potrzebne do domknięcia jak największej liczby transakcji.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak robić to skutecznie? Czytaj dalej — w naszym przewodniku jak zbudować solidny pipeline sprzedaży i zarządzać nim jak profesjonalista.
Jak omijać filtry antyspamowe
Omijanie filtrów antyspamowych podczas wysyłania masowych e-maili może być trudne. Oto kilka wskazówek, które zwiększą szanse na dostarczenie twoich masowych e-maili:
- Korzystaj z profesjonalnego adresu e-mail: Zawsze wysyłaj wiadomości z firmowego adresu e-mail w niestandardowej domenie, na przykład za pośrednictwem Google Workspace lub Microsoft 365. Adresy osobiste, takie jak Gmail czy Yahoo, mogą łatwiej uruchamiać filtry antyspamowe.
- Rozgrzej nowe domeny i adresy IP: Jeśli wysyłasz wiadomości z nowych adresów IP lub nowych domen, stopniowo zwiększaj liczbę wysyłanych e-maili. Korzystaj z narzędzi takich jak Warmup Inbox, aby powoli budować zaufanie i poprawiać reputację adresu IP.
- Skonfiguruj rekordy SPF i DKIM: Upewnij się, że twoja domena ma prawidłowo skonfigurowane rekordy SPF i DKIM w DNS. Uwierzytelnia to tożsamość nadawcy i poprawia reputację domeny, dzięki czemu e-maile rzadziej trafiają do spamu. Dowiedz się, jak zrobić to dla Google Workspace oraz Microsoft Office 365.
- Pisz angażujące tematy wiadomości: Twórz przekonujące tematy, unikając słów kojarzących się ze spamem, takich jak „Darmowy”, „Zniżka” itp. Dobry tekst podglądu wiadomości również pomaga sprawić, że twój e-mail wygląda profesjonalnie i zachęcająco.
- Unikaj pola UDW: Korzystanie z pola UDW przy wysyłaniu masowych e-maili może wyglądać podejrzanie dla filtrów antyspamowych. Zamiast tego użyj platformy do e-mail marketingu lub CRM, takiego jak Salesflare, aby personalizować każdą wiadomość i prawidłowo ją wysyłać.
- Personalizuj swoje e-maile: Zawsze personalizuj wiadomości za pomocą pól scalania, aby zwracać się do odbiorców po imieniu lub dodawać istotne informacje. E-maile wyglądające na produkowane masowo częściej trafiają do folderu spamu. Aby uniknąć niezręcznych sytuacji, ustaw opcje zastępcze na wypadek nieudanej personalizacji.
- Dodaj link do rezygnacji z subskrypcji: Zawsze umieszczaj łatwy do znalezienia link do rezygnacji z subskrypcji w stopce wiadomości. Pomoże ci to obniżyć wskaźnik spamu i zadbać o zgodność z przepisami, takimi jak RODO.
- Ogranicz liczbę linków: Zbyt wiele linków, szczególnie prowadzących do różnych domen, może sprawić, że twój e-mail zostanie oznaczony jako spam. Korzystaj wyłącznie z linków prowadzących do tej samej domeny co twój adres e-mail nadawcy.
- Monitoruj wskaźniki otwarcia: Obserwuj wskaźnik otwarcia. Jeśli wynosi mniej niż 20–30%, przejrzyj swój proces wysyłania e-maili — od tematu wiadomości po jej treść. W razie potrzeby dostosuj e-maile, aby poprawić wyniki.
- Regularnie czyść listę e-mailową: Przed wysyłką sprawdź swoją listę za pomocą narzędzia do walidacji, takiego jak EmailListVerify, aby usunąć nieprawidłowe adresy e-mail. Obniży to wskaźnik bounce i poprawi ogólną reputację nadawcy.
… ale przede wszystkim: po prostu nie wysyłaj wiadomości, która z perspektywy odbiorcy wygląda jak spam.
Jak zachować zgodność z RODO
Martwisz się o zgodność masowych e-maili z RODO? Bez stresu — oto kilka prostych wskazówek, które pomogą ci działać zgodnie z prawodawstwem UE:
- Upewnij się, że wszyscy wyrazili zgodę: Przed wysłaniem e-maili upewnij się, że wszyscy odbiorcy aktywnie wyrazili zgodę za pośrednictwem jasnego formularza rejestracji lub formularza subskrypcji. Dzięki temu zbierasz adresy e-mail za pełną zgodą, zgodnie z wymaganiami RODO.
- Zawsze dodawaj link do rezygnacji z subskrypcji: Nie chodzi tylko o omijanie filtrów antyspamowych, ale również o RODO — każdy e-mail musi zawierać wyraźny link do rezygnacji z subskrypcji w stopce. Jeśli ktoś chce przestać otrzymywać twoje wiadomości, powinien móc zrobić to łatwo i natychmiast.
- Dbaj o porządek w danych: Regularnie czyść listę, usuwaj nieprawidłowe lub nieaktualne adresy e-mail i prawidłowo obsługuj rezygnacje z subskrypcji. Dzięki temu twoje dane pozostaną aktualne i zgodne z przepisami.
- Korzystaj z platformy zgodnej z RODO: Wybierz narzędzie do obsługi e-maili, które jest zgodne z RODO, aby mieć pewność, że dane osobowe są bezpiecznie przechowywane i przetwarzane. Obejmuje to odpowiedzialne zarządzanie adresami e-mail i respektowanie rezygnacji z subskrypcji.
- Zadbaj o przejrzystą strukturę e-maila: Używaj nagłówka, który jasno identyfikuje twoją organizację, i otwarcie wyjaśniaj, dlaczego odbiorcy otrzymują twoje wiadomości. Pomoże ci to budować zaufanie i działać zgodnie z wytycznymi RODO.
Stosując się do tych wskazówek, zwiększysz szanse na zachowanie zgodności z RODO i będziesz wysyłać masowe e-maile jak profesjonalista!
A teraz ruszaj i wysyłaj e-maile, dzięki którym będziesz wyglądać świetnie, a nie niezręcznie! 😎
Jeśli masz dodatkowe pytania dotyczące tego, jak to robić, zajrzyj do tych materiałów:
- Jak wysyłać masowe e-maile za pomocą pracy e-mailowej w Salesflare [WIDEO]
- Jak wysyłać masowe e-maile za pomocą pracy e-mailowej w Salesflare [ARTYKUŁ]
- Różne przypadki użycia pracy e-mailowej przez naszych klientów [WIDEO]
Nadal masz pytania? Napisz do nas na czacie w naszej aplikacji lub na stronie! Chętnie pomożemy.
