Jak wysyłać masowe wiadomości e-mail w Gmailu i Outlooku, które wyglądają na osobiste?
5 kroków do niesamowitego wyglądu zamiast niezręczności
Chcesz wysyłać masowe wiadomości e-mail ze skrzynki odbiorczej Gmail lub Outlook... i wyglądać niesamowicie przed odbiorcami otrzymującymi wiadomości e-mail? 😎
Nie musisz szukać dalej. To jest właściwy przewodnik dla Ciebie.
Zajmę się tym:
- Czym jest masowa wiadomość e-mail
- Trzy różne sposoby wysyłania masowych wiadomości e-mail i który z nich wybrać
- Kroki, które należy wykonać, aby wysyłać masowe wiadomości e-mail z Gmaila lub Outlooka
- Jak śledzić na dużą skalę poza masową wysyłką e-maili?
- Jak uniknąć filtrów antyspamowych
- Jak zachować zgodność z RODO
Co to jest masowa wiadomość e-mail?
Masowa wiadomość e-mail, znana również jako masowa wiadomość e-mail lub e-mail blast, to wiadomość wysyłana do dużej grupy osób jednocześnie. Jest on powszechnie stosowany w kampaniach e-mail marketingowych, aby dotrzeć do potencjalnych klientów lub subskrybentów w celach takich jak promowanie produktu lub przekazywanie ważnych informacji. Niezależnie od tego, czy jest to część promocyjnej kampanii e-mailowej, czy po prostu udostępnianie aktualizacji, masowe wiadomości e-mail pomagają firmom skutecznie łączyć się z odbiorcami.
3 różne sposoby wysyłania masowych wiadomości e-mail (+ to, co robią profesjonaliści)
Googlujesz i czytasz różne sugestie?
Oto 3 najpopularniejsze sposoby masowego wysyłania wiadomości e-mail:
- Użyj pola BCC
- Korzystaj z usług dostawcy poczty e-mail dla masowych wiadomości e-mail
- Automatyzacja osobistych wiadomości e-mail ze skrzynki odbiorczej
- + To, co robią profesjonaliści: wysyłanie sekwencji
Pozwól, że podsumuję ich zalety i wady i wskażę ci opcję, która jest dla ciebie odpowiednia. 😄
1. Opcja ślepego BCC, której wszyscy nienawidzą
Wszyscy znamy ten sposób masowego wysyłania wiadomości e-mail. Jest szybki i prosty, ale często przynosi niezręczne rezultaty. I nie wygląda zbyt profesjonalnie.
Dodatkowo, trzeba się namęczyć z kopiowaniem listy odbiorców w polu BCC we właściwy sposób, a ta liczba odbiorców jest zawsze ograniczona.
Krótko mówiąc: prawie nigdy nie jest to właściwa opcja. Chyba że nie masz czasu lub nie obchodzi cię, że nieuchronnie będziesz wyglądać nieprofesjonalnie. 😟
2. Wysyłanie masowych wiadomości e-mail, które nie wyglądają na osobiste, przy użyciu dostawcy usług e-mail, takiego jak Mailchimp.
Potrzebujesz wysłać masową wiadomość e-mail do ponad 2000 osób dzisiaj (i naprawdę musi to być dzisiaj i tylko dzisiaj)? W takim razie jest to prawdopodobnie najlepsza opcja. Jeśli nie, przejdź do opcji 3!
Zaletą tej metody jest to, że można szybko wysyłać e-maile do tysięcy osób jednocześnie.
Wady tej metody są następujące:
- Twój e-mail nie będzie wyglądał na osobisty. Wprawne oko (a ludzie są obecnie szkoleni w wykrywaniu masowych wiadomości e-mail) zawsze zauważy, że jest to masowa wiadomość e-mail.
- Nie trafi on do priorytetowej skrzynki odbiorczej odbiorców. Skrzynki pocztowe takie jak Gmail i Outlook obecnie sortują wiadomości e-mail wysłane za pośrednictwem dostawcy usług poczty elektronicznej w zakładce o nazwie "Promocje" lub "Inne".
- Skutkuje to również niższymi wskaźnikami otwarć (a tym samym mniejszą liczbą kliknięć i odpowiedzi).
- A ponieważ wielu dostawców usług poczty e-mail jest niewłaściwie wykorzystywanych (przez niewielką, ale znaczącą grupę osób), może to również powodować większe prawdopodobieństwo złapania wiadomości e-mail w folderze spamu.
Jeśli to wszystko ci odpowiada, zapoznaj się z naszym przewodnikiem na temat jak korzystać z Mailchimp (to jest to, czego używamy do naszego biuletynu e-mailowego).
Jeśli chcesz wysyłać masowe e-maile, które wydają się osobiste i są bardziej prawdopodobne, że zostaną przeczytane, przejdę do tego teraz. 👇
3. Wysyłanie masowych wiadomości e-mail, które wyglądają na osobiste, bezpośrednio ze skrzynki pocztowej Gmail lub Outlook.
Chcesz wysłać masową wiadomość e-mail, która wydaje się osobista do setek lub tysięcy osób jednocześnie? W takim razie jest to z pewnością preferowana opcja.
Skorzystaj z platformy (takiej jak Salesflare), która łączy się z Twoją skrzynką pocztową i wysyła spersonalizowane e-maile na dużą skalę, które są nie do odróżnienia od e-maili wysyłanych ręcznie jeden po drugim (jeśli nie możesz się doczekać: 5 prostych kroków, aby to zrobić, znajduje się poniżej!).
Zalety tego rozwiązania są następujące:
- Twoje e-maile będą wyglądały na 100% osobiste.
- Wyląduje on w priorytetowej skrzynce odbiorczej odbiorców.
- Skutkuje to świetnymi wskaźnikami otwarć (wybierz dobry temat!) i wynikami.
- Masz większą kontrolę nad tym, czy Twoje e-maile pojawiają się w folderach spamu, ponieważ wiadomości e-mail nie są wysyłane z centralnego serwera poczty e-mail dostawcy usług poczty e-mail używanego przez wiele innych osób, ale z własnej skrzynki odbiorczej i własnej domeny e-mail.
Jedno ograniczenie, które wiąże się z całą tą mocą: z usługami takimi jak Google Workspace (profesjonalny Gmail) lub Microsoft / Office 365 (konkurencyjna usługa e-mail firmy Microsoft) możesz wysłać do 2000 wiadomości e-mail dziennie. Jeśli musisz wysłać więcej wiadomości e-mail, platforma (w większości przypadków) rozłoży je na wiele dni.
Jeśli to nie działa, wróć do opcji 2.
Jeśli to zadziała, czytaj dalej! Pokażę ci, jak to zrobić od razu. 🤩
To, co robią profesjonaliści: wysyłanie sekwencji osobistych masowych wiadomości e-mail.
A co, jeśli chcesz mieć pewność, że ludzie odpowiedzą (lub otworzą lub klikną) i chcesz wysłać do nich e-mail kilka razy, aż to zrobią?
Nie ma problemu, to również jest możliwe. Większość platform (takich jak Salesflare) obecnie na to pozwala.
Oto kilka najczęstszych powodów, dla których nasi klienci decydują się na takie rozwiązanie (kliknij poniżej, aby zobaczyć film instruktażowy na YouTube):
- Automatycznie docieraj do potencjalnych klientów, dopóki nie odpowiedzą.
- Wyślij serię wskazówek jako część sekwencji drip email.
- Skontaktuj się z ludźmi, aby zaprosić ich na wydarzenie lub webinar.
- Automatyczna kontynuacja po spotkaniach odkrywczych.
Możliwości są nieograniczone. 🤯
Chcesz przejść na profesjonalizm? Tworzenie sekwencji e-maili zamiast tylko jednego e-maila jest (opcjonalnym) krokiem 4 w moim przewodniku krok po kroku. 👇
5 prostych kroków do wysyłania masowych wiadomości e-mail, które wydają się osobiste
Te 5 kroków jest wspólnych dla większości platform do masowej wysyłki wiadomości e-mail.
Pokażę, jak to zrobić za pomocą Salesflare, ponieważ jest to oprogramowanie, które sami zbudowaliśmy i używamy, ale także dlatego, że ma szereg zalet:
- Możesz zacząć od istniejącej bazy danych kontaktów (nie musisz żonglować plikami .csv).
- Możesz użyć dowolnych danych z tej bazy danych do personalizacji wiadomości e-mail (a nawet automatycznie wyzwalać wiadomości e-mail na podstawie tych danych!).
- Możesz połączyć wiele skrzynek odbiorczych bez dodatkowych kosztów (w przeciwieństwie do większości konkurencyjnych platform).
- Jest bardzo łatwy w użyciu
- Możesz również zorganizować dalsze działania następcze w Salesflare (jest to CRM)
- Możesz nawet śledzić potencjalnych klientów, którzy odwiedzają Twoją witrynę!
Nie jesteś przekonany do korzystania z Salesflare? Nie martw się, jak powiedziałem, kroki są takie same na wszystkich platformach, więc zanurzmy się. 🤓
1. Podłącz skrzynkę pocztową
Aby wysyłać masowe wiadomości e-mail ze skrzynki pocztowej Gmail lub Outlook za pomocą wybranej platformy, należy najpierw podłączyć skrzynkę pocztową. W przypadku Salesflare jest to pierwsza czynność wykonywana podczas rejestracji.
Chcesz podłączyć wiele skrzynek pocztowych do wysyłania? Wystarczy przejść do Settings > Email Settings i kliknąć duży pomarańczowy przycisk z plusem. (Bez dodatkowych kosztów przy korzystaniu z Salesflare!).
2. Wybierz odbiorców, do których chcesz wysłać masową wiadomość e-mail
Czas wybrać odbiorców, którzy mają otrzymywać masowe wiadomości e-mail.
Istnieją trzy typowe miejsca, w których prawdopodobnie przechowujesz tę listę:
- W systemie CRM
- W innym systemie
- W arkuszu Excel lub pliku .csv
W pierwszym przypadku prawdopodobnie najlepiej będzie skorzystać z platformy takiej jak Salesflare, która oferuje masową wysyłkę e-maili i CRM w jednym miejscu. Pozwoli to uniknąć wielu niepotrzebnych czynności.
W drugim przypadku można rozważyć integrację tego innego systemu z platformą e-mailingową. Nasi klienci używają w tym celu Zapier lub Make.
W trzecim przypadku będziesz musiał zaimportować dane na swojej platformie do masowej wysyłki e-maili. Jeśli korzystasz z Salesflare, przejdź do Ustawienia > Importuj dane, aby rozpocząć. Upewnij się, że zaimportowałeś przynajmniej adres e-mail i nazwę.
Masz tylko pełne imię i nazwisko dla każdej osoby? Bez obaw. Salesflare automatycznie podzieli je na imię, drugie imię, nazwisko, przedrostek i przyrostek. W ten sposób możesz spersonalizować swoje e-maile bez kłopotów.
3. Napisz wiadomość e-mail i spersonalizuj ją za pomocą pól scalania
To tutaj dzieje się magia! ✨
Napisz wiadomość e-mail tak jakbyś wysyłał go do jednej konkretnej osoby, a następnie zastąp określone słowa (takie jak imię, nazwa firmy i wszystko inne) polami scalającymi.
BOOM! Wysyłasz w pełni spersonalizowane wiadomości e-mail. 🔥
Co więcej, możesz śledzić, czy są one otwierane i klikane.
A jeśli korzystasz z Salesflare, możesz również sprawdzić, czy te same osoby, które klikają linki w Twoich wiadomościach e-mail, odwiedzają Twoją witrynę, jakie strony przeglądają, kiedy i jak długo. Wystarczy zainstalować skrypt, który można znaleźć w ustawieniach Salesflare tutaj.
4. Opcjonalnie (Go pro): Stwórz przepływ pracy! Utwórz sekwencję z wieloma wiadomościami e-mail.
Chcesz wysyłać wiele wiadomości e-mail po sobie, zamiast tylko jednej? Po prostu zrób z tego workflow!
W przypadku korzystania z Salesflare, jest to łatwe:
- Kliknij "dodaj krok", aby dodać dodatkowy krok do przepływu pracy.
- Zdefiniuj opóźnienie między tą wiadomością e-mail a poprzednią. (Zaawansowane: możesz również zdefiniować opóźnienie po otwarciu, kliknięciu lub odpowiedzi).
- Chcesz wysłać wiadomość e-mail w tym samym wątku? Zaznacz opcję "jako odpowiedź".
Zastanawiasz się, do czego możesz tego użyć? Sprawdź te filmy z przypadkami użycia od naszych klientów na Youtube.
5. Wyślij i zacznij analizować odpowiedzi na dużą skalę.
Gotowy do wysłania? Może jeden szybki testowy e-mail, aby się upewnić (wystarczy kliknąć "wyślij test" w Salesflare), a następnie... do skrzynek pocztowych subskrybentów!
Czy to już koniec? Nie, to dopiero początek.
Z tego miejsca będziesz mógł śledzić na żywo, w jaki sposób Twoi odbiorcy wchodzą w interakcję z Twoimi e-mailami w oparciu o wbudowane śledzenie wiadomości e-mail:
- Czy otwierają twoje wiadomości e-mail?
- Czy klikają w linki, które udostępniasz? Lub odpowiadają na wiadomości e-mail?
- Czy wiadomości e-mail są odrzucane, ponieważ coś jest nie tak z adresem e-mail? A jeśli dołączyłeś link rezygnacji z subskrypcji: czy rezygnują z subskrypcji?
- Jak wypada jeden szablon wiadomości e-mail w porównaniu do drugiego?
Niezależnie od tego, czy chcesz analizować współczynniki otwarć, kliknięć, rezygnacji z subskrypcji czy inne wskaźniki dotyczące wiadomości e-mail: wszystko to jest widoczne w jednym miejscu.
A potem możesz kontynuować. 👇
Jak śledzić na dużą skalę poza masową wysyłką e-maili?
Wysłałeś e-mail (lub całą sekwencję e-maili) i zacząłeś otrzymywać odpowiedzi?
Super! Upewnijmy się, że zamkniesz te transakcje. Może to oznaczać:
- Zamykanie rzeczywistych transakcji sprzedaży
- Zamykanie transakcji partnerskich
- Występowanie na konferencjach, w podcastach, ...
- Zgoda na posty gościnne lub linki zwrotne
- Rejestracja osób na wydarzenie
- ...
I tu właśnie pojawia się CRM!
Po prostu stwórz wizualny pipeline z etapami, przez które musisz przeprowadzić ludzi. Da ci to przegląd i kontrolę, których potrzebujesz, aby zamknąć maksymalną liczbę transakcji.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak robić to skutecznie? Po prostu czytaj dalej w naszym przewodniku na temat jak zbudować solidny pipeline sprzedaży i zarządzać nim jak profesjonalista.
Jak uniknąć filtrów antyspamowych
Omijanie filtrów antyspamowych podczas wysyłania masowych wiadomości e-mail może być trudne. Oto kilka wskazówek, które zwiększą szanse na dostarczenie masowych wiadomości e-mail:
- Używaj profesjonalnego adresu e-mail: Zawsze wysyłaj z firmowego adresu e-mail z niestandardową domeną, takiego jak Google Workspace lub Microsoft 365. Adresy osobiste, takie jak Gmail lub Yahoo, mogą łatwiej uruchamiać filtry antyspamowe.
- Rozgrzewanie nowych domen i adresów IP: Jeśli wysyłasz z nowych adresów IP lub nowych domen, stopniowo zwiększaj objętość swoich wiadomości e-mail. Użyj narzędzi takich jak Skrzynka odbiorcza rozgrzewki aby powoli budować zaufanie i poprawiać swoją reputację IP.
- Konfiguracja rekordów SPF i DKIM: Upewnij się, że Twoja domena ma poprawnie skonfigurowane rekordy SPF i DKIM w DNS. Uwierzytelnia to tożsamość nadawcy i zwiększa reputację domeny, zmniejszając prawdopodobieństwo oznaczenia wiadomości e-mail jako spam. Dowiedz się, jak to zrobić dla Google Workspace i dla Microsoft Office 365.
- Pisz interesujące tematy: Twórz atrakcyjne tematy, unikając spamerskich słów (np. "za darmo", "rabat" itp.). Dobry tekst podglądu wiadomości e-mail jest również pomocny w nadaniu jej profesjonalnego i angażującego wyglądu.
- Unikaj pola BCC: Korzystanie z pola BCC dla masowych wiadomości e-mail może wydawać się podejrzane dla filtrów antyspamowych. Zamiast tego skorzystaj z platformy e-mail marketingu lub CRM, takiej jak Salesflare, aby spersonalizować każdą wiadomość i wysłać ją prawidłowo.
- Personalizacja wiadomości e-mail: Zawsze personalizuj swoje wiadomości e-mail za pomocą pól scalania, aby zwracać się do odbiorców po imieniu lub zawierać istotne informacje. Wiadomości e-mail, które sprawiają wrażenie masowo produkowanych, z większym prawdopodobieństwem trafią do folderu spamu. Unikaj niezręczności, ustawiając opcje awaryjne dla nieudanej personalizacji.
- Dołącz link rezygnacji z subskrypcji: Zawsze podawaj łatwy do znalezienia link do rezygnacji z subskrypcji w stopce wiadomości e-mail. Pomaga to zmniejszyć ilość spamu i zapewnia zgodność z przepisami, takimi jak RODO.
- Ogranicz liczbę linków: Zbyt wiele linków, zwłaszcza tych prowadzących do różnych domen, może oznaczyć wiadomość e-mail jako spam. Trzymaj się używania linków z tej samej domeny, co adres nadawcy.
- Monitoruj współczynnik otwarć: Miej oko na wskaźnik otwarć. Jeśli współczynnik otwarć jest niższy niż 20-30%, przejrzyj swój obieg wiadomości e-mail, od tematu po treść wiadomości. W razie potrzeby dostosuj swoje wiadomości e-mail, aby poprawić wydajność.
- Regularne czyszczenie listy mailingowej: Przed wysłaniem, przeprowadź swoją listę przez narzędzie do weryfikacji, takie jak EmailListVerify aby usunąć nieprawidłowe adresy e-mail. Obniża to współczynnik odrzuceń i poprawia ogólną reputację nadawcy.
... ale przede wszystkim: po prostu nie wysyłaj żadnych wiadomości e-mail, które z perspektywy odbiorcy wydają się spamem.
Jak zachować zgodność z RODO
Martwisz się o zgodność masowych wiadomości e-mail z RODO? Bez stresu - oto kilka prostych wskazówek, które pomogą Ci zachować zgodność z przepisami UE:
- Upewnij się, że wszyscy wyrazili zgodę: Przed wysłaniem wiadomości e-mail upewnij się, że wszyscy odbiorcy aktywnie wyrazili zgodę za pośrednictwem wyraźnego formularza rejestracyjnego lub formularza subskrypcji. W ten sposób zbierasz adresy e-mail za pełną zgodą, zgodnie z wymogami RODO.
- Zawsze dołączaj link rezygnacji z subskrypcji: Nie chodzi tylko o unikanie filtrów antyspamowych, ale także o RODO: każda wiadomość e-mail wymaga wyraźnego linku do rezygnacji z subskrypcji w stopce. Jeśli ktoś chce przestać otrzymywać Twoje e-maile, powinien mieć możliwość zrobienia tego łatwo i natychmiast.
- Utrzymuj swoje dane w czystości: Regularne czyszczenie listy w celu usunięcia nieprawidłowych lub nieaktualnych adresów e-mail i prawidłowej obsługi rezygnacji z subskrypcji. Dzięki temu dane są świeże i zgodne z przepisami.
- Korzystanie z platformy przyjaznej dla RODO: Wybierz narzędzie do obsługi poczty e-mail, które jest zgodne z RODO, aby zapewnić bezpieczne przechowywanie i przetwarzanie danych osobowych. Obejmuje to odpowiedzialne zarządzanie adresami e-mail i respektowanie rezygnacji z subskrypcji.
- Struktura wiadomości e-mail powinna być przejrzysta: Używaj nagłówka, który wyraźnie identyfikuje Twoją organizację i otwarcie mów o tym, dlaczego ludzie otrzymują Twoje e-maile. Pozwoli to zbudować zaufanie i zachować zgodność z wytycznymi RODO.
Postępując zgodnie z tymi wskazówkami, z większym prawdopodobieństwem będziesz zgodny z RODO, wysyłając masowe wiadomości e-mail jak profesjonalista!
Teraz idź i wysyłaj e-maile, które sprawią, że będziesz wyglądać niesamowicie, a nie niezręcznie! 😎
Jeśli masz dodatkowe pytania dotyczące tego, jak to zrobić, zapoznaj się z tymi materiałami:
- Jak wysyłać masowe wiadomości e-mail za pomocą przepływów pracy e-mail Salesflare [VIDEO]
- Jak wysyłać masowe wiadomości e-mail za pomocą przepływów pracy e-mail Salesflare [ARTYKUŁ]
- Różne przypadki użycia do wysyłania e-maili przez naszych klientów [VIDEO]
Masz jeszcze jakieś pytania? Skontaktuj się z nami na czacie w naszej aplikacji lub na naszej stronie! Chętnie pomożemy.
- 7 najlepszych mobilnych aplikacji CRM [ranking 2025] - 22 kwietnia 2025
- CRM Integration: Czym jest i jak odnieść sukces - 15 kwietnia 2025
- CRM Database: Co to jest i jak zrobić to dobrze - 15 kwietnia 2025