如何在 Gmail 和 Outlook 中群发看似个性化的电子邮件
5 个步骤让你看起来帅气而不尴尬
想从您的 Gmail 或 Outlook 收件箱群发邮件......并在接收邮件的受众面前展示自己？😎
无需继续搜索。这就是适合您的指南。
我来介绍
什么是群发邮件？
群发邮件又称邮件群发或邮件爆炸，是指一次性发送给一大群人的信息。它通常用于电子邮件营销活动，以达到推广产品或传达重要信息等目的，从而接触到潜在客户、客户或订阅者。无论是促销电子邮件活动的一部分，还是只是分享最新信息，群发邮件都能帮助企业有效地与受众建立联系。
群发邮件的 3 种不同方式（+ 专业人士的做法）
上网搜索并阅读不同的建议？
以下是群发邮件最常见的 3 种方式：
让我来总结一下它们的优缺点，并为您指出适合您的选择。😄
1.人人痛恨的盲 BCC 选项
我们都知道这种群发邮件的方式。这种方式简单快捷，但往往效果不佳。而且看起来也不太专业。
此外，你还需要以正确的方式在 BCC 字段中复制收件人列表，而收件人的数量总是有限的。
简而言之：这几乎从来都不是正确的选择。除非你没有时间，或者不在乎自己难免会显得不专业。😟
2.使用 Mailchimp 等电子邮件服务提供商，群发邮件，不要让邮件看起来像个人邮件。
今天需要向 2000 多人群发电子邮件（而且必须是今天，而且只能是今天）？那么这可能是您的首选。如果不需要，请跳至选项 3！
这种方法的好处是，您可以一次性快速向数千人发送电子邮件。
这种方法的缺点是
- 你的邮件看起来不像是个人邮件。训练有素的眼睛（现在的人在识别群发邮件方面训练有素）总会看出这是一封群发邮件。
- 它不会进入受众的优先收件箱。现在，Gmail和Outlook等邮箱会在名为 "促销 "或 "其他 "的选项卡中对使用电子邮件服务提供商发送的电子邮件进行分类。
- 这也会导致打开率降低（因此点击和回复也会减少）。
- 由于许多电子邮件服务提供商（被一小部分人滥用），这也会导致您的电子邮件更容易被放入垃圾邮件文件夹。
如果您觉得没问题，请参阅我们的指南如何使用 Mailchimp（我们的电子邮件时事通讯使用的就是 Mailchimp）。
如果你想群发邮件，这样看起来更有个性，也更有可能被阅读，我现在就来告诉你。👇
3.直接从 Gmail 或 Outlook 邮箱群发看似私人的电子邮件
需要同时向成百上千的人群发一封看似私人的电子邮件？那么这肯定是您的首选。
使用一个平台（如 Salesflare ），它可以连接到您的邮箱并大规模发送个性化邮件，这些邮件与您手动逐一发送的邮件毫无区别（如果您迫不及待：下面有 5 个简单的操作步骤！）。
这样做的好处是
- 您的电子邮件将看起来 100% 个性化。
- 它会优先进入受众的收件箱。
- 这将带来极高的打开率（选择一个好的主题行！）和结果率。
- 您的电子邮件是否会出现在垃圾邮件文件夹中，更多是由您自己控制的，因为电子邮件不是从许多人都使用的电子邮件服务提供商的中央电子邮件服务器发送的，而是从您自己的收件箱和自己的电子邮件域发送的。
所有这些功能都有一个限制：使用 Google Workspace（专业 Gmail）或 Microsoft/Office365（Microsoft 的竞争电子邮件服务），您每天最多可以发送 2000 封电子邮件。如果您需要发送的电子邮件超过这个数量，该平台将（在大多数情况下）将电子邮件分散到多天内发送。
如果还不行，请返回选项 2。
如果确实有效，请继续阅读！我马上教你怎么做。🤩
专业人士的做法：发送一系列个人群发邮件
如果您想确保人们回复（或打开或点击），并给他们发送几封邮件直到他们回复，该怎么办？
没问题，这也是可能的。现在大多数平台（如 Salesflare ）都允许您这样做。
以下是我们的客户选择这样做的几个常见原因（点击下面查看 YouTube 演示）：
可能性无穷无尽。🤯
有兴趣成为专业人士吗？在我的分步指南中，第 4 步（可选）是创建一系列电子邮件，而不是只创建一封邮件。👇
发送群发邮件的 5 个简单步骤
这 5 个步骤是大多数群发邮件平台的通用步骤。
我将向大家展示如何使用 Salesflare 进行操作，因为这是我们自己构建和使用的软件，而且它还具有一系列优势：
- 您可以从现有的联系人数据库开始（无需处理 .csv 文件）
- 您可以使用该数据库中的任何数据来个性化电子邮件（您甚至可以根据这些数据自动触发电子邮件！）。
- 您可以免费连接多个收件箱（与大多数竞争平台不同）
- 使用超级方便
- 您也可以在 Salesflare 中组织进一步的后续行动（它是 CRM）。
- 您甚至可以在潜在客户/客户查看您的网站时对他们进行跟踪！
不确定是否要使用 Salesflare？别担心，就像我说的，不同平台的步骤是一样的，让我们开始吧。🤓
1.连接邮箱
要使用您选择的平台从 Gmail 或 Outlook 邮箱群发邮件，您需要先连接邮箱。使用 Salesflare，这是您注册时要做的第一件事。
需要连接多个邮箱来发送邮件？只需前往 设置 > 电子邮件设置，然后单击橙色加号按钮即可。(使用 Salesflare 时无需支付额外费用！）。
2.选择要群发电子邮件的受众
是时候选择需要接收群发邮件的受众了。
您可能会在三个常见的地方存储该列表：
- 在客户关系管理系统中
- 在另一个系统中
- 在Excel工作表或 .csv文件中
在第一种情况下，最好使用像 Salesflare 这样的平台，它能将电子邮件群发和客户关系管理功能集于一身。这样可以避免很多不必要的工作。
在第二种情况下，您可以考虑将其他系统与您的电子邮件平台集成。例如，我们的客户就为此使用了 Zapier 或 Make。
在第三种情况下，您必须在群发邮件平台中导入数据。如果您使用的是 Salesflare，请前往 设置 > 导入数据 开始操作。确保至少导入一个电子邮件地址和一个姓名。
每个人只有一个全名？不用担心。Salesflare 会自动将其分为名、中名、姓、前缀和后缀。这样，您就可以轻松地个性化您的电子邮件了。
3.撰写电子邮件并使用合并字段进行个性化设置
这就是魔术发生的地方！✨
写电子邮件 就像发送给一个特定的人一样，然后用合并字段替换特定的字（如他们的名字、公司名称等）。
嘭！您可以发送完全个性化的电子邮件。🔥
此外，您还可以跟踪它们是否被打开和点击。
而且，如果您使用的是 Salesflare，您还可以看到这些点击您邮件中链接的人是否访问了您的网站，他们浏览了哪些页面，在什么时间浏览了多久。只需安装您在 Salesflare 设置中找到的脚本即可。
4. 可选（Go pro）:使其成为一个工作流程！创建包含多封邮件的序列。
想相继发送多封邮件，而不是只发送一封？把它变成一个工作流程就可以了！
使用Salesflare时，非常简单：
- 点击 "添加步骤"，为工作流程添加额外步骤。
- 定义这封邮件与上一封邮件之间的延迟时间。(高级：您还可以在有人打开、点击或回复后定义延迟时间）。
- 想在同一主题中以电子邮件的形式发送？选中 "作为回复"。
想知道您可以将其用于哪些用途？请查看 Youtube 上的客户使用案例视频。
5.点击发送并开始大规模分析回复
准备好发送了吗？也许只需快速测试电子邮件以确保万无一失（只需点击 Salesflare 中的 "发送测试"），然后......发送到订阅者的邮箱！
这是结束吗？不，这只是开始。
在这里，您可以通过内置的电子邮件跟踪功能实时了解受众与电子邮件的互动情况：
- 他们打开你的邮件了吗？
- 他们是否点击了您分享的链接？还是回复了电子邮件？
- 电子邮件被退回是否因为电子邮件地址有问题？或者，如果您提供了退订链接：他们是否退订了？
- 一种电子邮件模板与另一种模板相比效果如何？
无论您想分析打开率、点击率、退订率还是其他电子邮件指标：所有这些指标都能在一个地方一览无余。
然后从这里开始，您可以进一步跟进。👇
如何在群发邮件之外进行大规模跟进
您发送了一封电子邮件（或一连串邮件）并开始收到回复？
太棒了让我们确保你完成这些交易。这可能意味着
- 完成实际销售交易
- 完成伙伴关系交易
- 在会议、播客、...
- 同意客座文章或反向链接
- 让人们报名参加您的活动
- ...
这就是客户关系管理系统的作用所在！
只需创建一个可视化的管道，其中包含您需要带领客户经历的各个阶段。它将为您提供最大限度达成交易所需的概览和控制。
想进一步了解如何成功实现这一目标？请继续阅读我们的指南如何建立稳固的销售管道并像专业人士一样进行管理。
如何避免垃圾邮件过滤器
在发送群发邮件时躲避垃圾邮件过滤器可能很棘手。以下是一些提高群发邮件送达几率的技巧：
- 使用专业的电子邮件地址:始终使用自定义域名的企业电子邮件地址发送邮件，例如通过 Google Workspace 或 Microsoft 365。个人地址（如 Gmail 或 Yahoo）更容易触发垃圾邮件过滤器。
- 预热新域名和 IP:如果您从新的 IP 或新的域名发送邮件，请逐渐增加邮件的发送量。使用以下工具 热身收件箱 慢慢建立信任，提高自己的知识产权声誉。
- 设置 SPF 和 DKIM 记录:确保您的域名在 DNS 中正确设置了 SPF 和 DKIM 记录。这可验证您的发件人身份并提高您的域名声誉，从而降低您的电子邮件被标记为垃圾邮件的可能性。 了解如何为 Google Workspace 并为 微软办公室 365.
- 撰写吸引人的主题行:撰写引人注目的主题行，避免使用垃圾词语（如 "免费"、"折扣 "等）。一个好的电子邮件预览文本也有助于让您的电子邮件看起来更专业、更吸引人。
- 避免使用 BCC 字段:使用 BCC 字段群发邮件会让垃圾邮件过滤器觉得可疑。相反，可使用电子邮件营销平台或 CRM（如 Salesflare）来个性化每封邮件并正确发送。
- 个性化电子邮件:始终使用合并字段对电子邮件进行个性化处理，以称呼收件人的姓名或包含相关信息。感觉是批量生产的电子邮件更有可能被放入垃圾邮件文件夹。通过为失败的个性化设置后备选项来避免尴尬。
- 包含退订链接:始终在电子邮件页脚提供易于找到的退订链接。这有助于降低垃圾邮件率，确保您遵守 GDPR 等法规。
- 限制链接数量:过多的链接，尤其是指向不同域的链接，会将您的电子邮件标记为垃圾邮件。请坚持使用与发件人地址相同域的链接。
- 监控打开率:关注您的打开率。如果您的打开率低于 20-30%，请检查您的电子邮件工作流程，从主题行到电子邮件内容。必要时调整您的电子邮件，以提高性能。
- 定期清理电子邮件列表:在发送之前，通过验证工具（如 电子邮件列表验证 来删除无效的电子邮件地址。这样可以降低跳出率，提高发件人的整体声誉。
......但最重要的是：不要发送任何从收件人角度看有垃圾邮件感觉的电子邮件。
如何遵守 GDPR
担心您的群发邮件不符合 GDPR 要求？不用担心--这里有一些简单的提示，可以帮助您遵守欧盟法律：
- 确保每个人都已选择加入:在发送电子邮件之前，确保所有收件人已通过清晰的注册表或订阅表主动选择加入。这样，您就可以按照 GDPR 的要求，在获得完全同意的情况下收集电子邮件地址。
- 始终包含退订链接:这不仅是为了避免垃圾邮件过滤器，也是为了遵守 GDPR：每封电子邮件的页脚都需要有明确的退订链接。如果有人想停止接收您的电子邮件，他们应该能够立即轻松地做到这一点。
- 保持数据清洁:定期进行列表清理，删除无效或过时的电子邮件地址，并妥善处理退订。这样可以保持数据的新鲜度和合规性。
- 使用 GDPR 友好型平台:选择符合 GDPR 的电子邮件工具，确保个人数据得到安全存储和处理。这包括负责任地管理电子邮件地址和尊重退订用户。
- 电子邮件结构要透明:使用能明确标识贵组织的标题，并直截了当地说明人们接收您邮件的原因。这将建立信任，并使您符合 GDPR 准则。
遵循这些提示，您将更有可能在发送群发邮件的同时遵守 GDPR 规定！
现在去发邮件吧，让你看起来更棒，而不是更尴尬！😎
如果您对如何做到这一点还有任何疑问，请查阅这些资料：
之后仍有问题？请通过应用程序或网站上的聊天工具与我们联系！我们很乐意提供帮助。
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