Så skickar du massmejl i Gmail och Outlook som känns personliga
5 steg för att se proffsig ut i stället för pinsam
Vill du skicka massutskick av e-post från din Gmail- eller Outlook-inkorg … och samtidigt se proffsig ut inför målgruppen som tar emot e-postmeddelandena? 😎
Du behöver inte söka vidare. Det här är guiden för dig.
Jag går igenom:
- Vad ett massutskick av e-post är
- Tre olika sätt att göra massutskick av e-post och vilket du bör välja
- Stegen du behöver ta för att göra massutskick av e-post från Gmail eller Outlook
- Hur du följer upp i stor skala även efter massutskicket
- Hur du undviker spamfilter
- Hur du följer GDPR
Vad är ett massutskick av e-post?
Ett massutskick av e-post, även kallat bulk-e-post eller e-postutskick, är ett meddelande som skickas till en stor grupp människor samtidigt. Det används ofta i e-postmarknadsföringskampanjer för att nå leads, kunder eller prenumeranter, till exempel för att marknadsföra en produkt eller förmedla viktig information. Oavsett om det är en del av en kampanj med marknadsföringsinriktade e-postmeddelanden eller bara handlar om att dela uppdateringar hjälper massutskick av e-post företag att effektivt få kontakt med sin målgrupp.
3 olika sätt att göra massutskick av e-post (+ vad proffsen gör)
Googlar du runt och läser olika förslag?
Här är de tre vanligaste sätten att göra massutskick av e-post:
- Använd BCC-fältet
- Använd en e-posttjänstleverantör för bulk-e-post
- Automatisera personliga e-postmeddelanden från din inkorg
- + Vad proffsen gör: skicka en sekvens
Låt mig sammanfatta deras för- och nackdelar och visa dig vilket alternativ som passar dig bäst. 😄
1. Det blinda BCC-alternativet som alla avskyr
Vi känner alla till det här sättet att göra massutskick av e-post. Det går snabbt och är enkelt, men resultatet blir ofta pinsamt. Och det ser inte särskilt professionellt ut.
Dessutom måste du krångla med att klistra in en lista med mottagare i BCC-fältet på rätt sätt, och antalet mottagare är alltid begränsat.
Kort sagt: det här är nästan aldrig rätt alternativ. Såvida du inte har ont om tid eller inte bryr dig om att du oundvikligen kommer att se oprofessionell ut. 😟
2. Skicka massutskick av e-post som inte ser personliga ut med en e-posttjänstleverantör som Mailchimp
Behöver du skicka ett massutskick av e-post till fler än 2 000 personer idag (och det verkligen måste ske idag och bara idag)? Då är det här förmodligen det alternativ du bör välja. Om inte, hoppa vidare till alternativ 3!
Fördelen med den här metoden är att du snabbt kan skicka e-postmeddelanden till tusentals personer samtidigt.
Nackdelarna med den här metoden är att:
- Ditt e-postmeddelande kommer inte att se personligt ut. Det tränade ögat (och numera är människor tränade på att upptäcka massutskick) kommer alltid att se att det är ett massutskick.
- Det kommer inte att hamna i din målgrupps prioriterade inkorg. Inkorgar som Gmail och Outlook sorterar numera e-postmeddelanden som skickas med en e-posttjänstleverantör i en flik som heter ”Kampanjer” eller ”Övrigt”.
- Det leder också till lägre öppningsfrekvens (och därmed även färre klick och svar).
- Och eftersom många e-posttjänstleverantörer missbrukas (av en liten men betydande grupp människor) kan det också göra att dina e-postmeddelanden löper större risk att hamna i en skräppostmapp.
Om allt det här känns okej för dig kan du läsa vår guide om hur du använder Mailchimp (det är vad vi använder för vårt nyhetsbrev via e-post).
Om du vill skicka massutskick som ser personliga ut och har större chans att bli lästa går jag igenom det nu. 👇
3. Skicka massutskick som ser personliga ut, direkt från din Gmail- eller Outlook-inkorg
Behöver du skicka ett massutskick som ser personligt ut till hundratals eller tusentals personer på en gång? Då är det här definitivt ditt förstahandsval.
Använd en plattform (som Salesflare) som ansluter till din inkorg och skickar personliga e-postmeddelanden i stor skala – så att de inte går att skilja från e-postmeddelanden som du har skickat manuellt, ett i taget (om du inte kan vänta finns de 5 enkla stegen längre ner!).
Fördelarna med det här är:
- Dina e-postmeddelanden kommer att se 100 % personliga ut.
- De kommer att hamna i din målgrupps prioriterade inkorg.
- Det leder till en utmärkt öppningsfrekvens (välj en bra ämnesrad!) och resultatfrekvens.
- Du har större kontroll över om dina e-postmeddelanden hamnar i skräppostmappar, eftersom de inte skickas från en central e-postserver hos en e-posttjänstleverantör som används av många andra, utan från din egen e-postinkorg och din egen e-postdomän.
En begränsning som följer med all den här kraften är att du med tjänster som Google Workspace (professionella Gmail) eller Microsoft / Office 365 (Microsofts konkurrerande e-posttjänst) kan skicka upp till 2 000 e-postmeddelanden per dag. Om du behöver skicka fler e-postmeddelanden än så kommer plattformen i de flesta fall att sprida ut dem över flera dagar.
Om det inte fungerar för dig kan du gå tillbaka till alternativ 2.
Om det fungerar, läs vidare! Jag visar dig hur du kommer igång direkt. 🤩
Det här gör proffsen: skickar en sekvens av personliga massutskick
Vad händer om du vill vara säker på att människor svarar (eller öppnar eller klickar) och du vill skicka e-postmeddelanden till dem några gånger tills de gör det?
Inga problem, det går också att göra. De flesta plattformar (som Salesflare) låter dig göra det numera.
Här är några vanliga anledningar till att våra kunder väljer att göra det här (klicka nedan för att se en genomgång på YouTube):
- Kontakta leads automatiskt tills de svarar
- Skicka en serie tips som en del av en droppsekvens via e-post
- Följ upp med personer för att bjuda in dem till ett event eller webinar
- Följ upp automatiskt efter upptäcktsmöten
Möjligheterna är oändliga. 🤯
Intresserad av att ta steget upp till proffsnivå? Att skapa en sekvens av e-postmeddelanden i stället för bara ett e-postmeddelande är steg 4 (valfritt) i min steg-för-steg-guide. 👇
5 enkla steg för att skicka massutskick som ser personliga ut
De här 5 stegen är gemensamma för de flesta plattformar för massutskick som finns där ute.
Jag visar hur du gör med Salesflare, eftersom det är programvaran vi själva har byggt och använder, men också eftersom den har flera fördelar:
- Du kan utgå från din befintliga kontaktdatabas (du behöver inte jonglera med .csv-filer)
- Du kan använda valfri data från databasen för att anpassa e-postmeddelanden (och du kan till och med automatiskt utlösa e-postmeddelanden baserat på den datan!)
- Du kan få kontakt med flera inkorgar utan extra kostnad (till skillnad från de flesta konkurrerande plattformar)
- Den är superenkel att använda
- Du kan även organisera den fortsatta uppföljningen i Salesflare (det är ett CRM)
- Och du kan till och med spåra dina leads/kunder när de kollar in din webbplats!
Inte övertygad om att använda Salesflare? Ingen fara, som jag sa är stegen desamma på alla plattformar, så nu dyker vi in. 🤓
1. Få kontakt med din inkorg
För att skicka massutskick från din Gmail- eller Outlook-inkorg med den plattform du väljer behöver du först få kontakt med din inkorg. Med Salesflare är det det första du gör när du registrerar dig.
Behöver du få kontakt med flera inkorgar som du kan skicka från? Gå bara till Inställningar > E-postinställningar och klicka på den stora orange plusknappen. (Utan extra kostnad när du använder Salesflare!)
2. Välj målgruppen du vill skicka massutskick till
Dags att välja målgruppen som ska få ditt massutskick.
Det finns tre vanliga ställen där du förmodligen lagrar den listan:
- I ditt CRM-system
- I ett annat system
- I ett Excel-ark eller en .csv-fil
I det första fallet är det förmodligen bäst att använda en plattform som Salesflare, som erbjuder massutskick och CRM på samma ställe. Det sparar dig en hel del onödigt arbete.
I det andra fallet kan du titta på möjligheten att integrera det andra systemet med din plattform för e-postutskick. Våra kunder använder till exempel Zapier eller Make för detta.
I det tredje fallet måste du importera datan till din plattform för massutskick. Om du använder Salesflare går du till Inställningar > Importera data för att komma igång. Se till att åtminstone importera en e-postadress och ett namn.
Har du bara ett fullständigt namn för varje person? Ingen fara. Salesflare delar automatiskt upp det i förnamn, mellannamn, efternamn, prefix och suffix. På så sätt kan du enkelt anpassa dina e-postmeddelanden.
3. Skriv e-postmeddelandet och anpassa det med sammanfogningsfält
Det är här magin händer! ✨
Skriv ett e-postmeddelande som om du skickade det till en specifik person och ersätt sedan vissa ord (som personens förnamn, företagsnamn och allt annat) med sammanfogningsfält.
BOOM! Du skickar helt personliga e-postmeddelanden. 🔥
Dessutom kan du spåra om de öppnar och klickar på dina e-postmeddelanden.
Och om du använder Salesflare kan du dessutom se om samma personer som klickar på länkarna i dina e-postmeddelanden besöker din webbplats, vilka sidor de tittar på, när de gör det och hur länge. Installera bara skriptet som du hittar i Salesflares inställningar här.
4. Valfritt (bli proffs): Gör det till ett arbetsflöde! Skapa en sekvens med flera e-postmeddelanden.
Vill du skicka flera e-postmeddelanden efter varandra i stället för bara ett? Gör det till ett arbetsflöde!
När du använder Salesflare är det enkelt:
- Klicka på ”lägg till steg” för att lägga till ett extra steg i arbetsflödet.
- Ange fördröjningen mellan det här e-postmeddelandet och det föregående. (Avancerat: du kan också ange en fördröjning efter att någon öppnar, klickar eller svarar.)
- Vill du skicka det som ett e-postmeddelande i samma tråd? Kolla i ”som svar”.
Undrar du vad du kan använda det här till? Kolla in de här videorna med användningsfall från våra kunder på Youtube.
5. Tryck på skicka och börja analysera svaren i stor skala
Redo att skicka? Kanske ett snabbt testmejl för att vara säker (klicka bara på ”skicka test” i Salesflare), och sedan … iväg till dina prenumeranters inkorgar!
Är det här slutet? Nej, det här är bara början.
Härifrån kan du följa i realtid hur din målgrupp interagerar med dina e-postmeddelanden, baserat på den inbyggda e-postspårningen:
- Öppnar de dina e-postmeddelanden?
- Klickar de på länkarna du delar? Eller svarar de på e-postmeddelandet?
- Studsar e-postmeddelanden eftersom det är något fel på e-postadressen? Eller, om du har lagt till en avregistreringslänk: avregistrerar de sig?
- Hur presterar en e-postmall jämfört med en annan?
Oavsett om du vill analysera öppningsfrekvens, klickfrekvens, avregistreringsfrekvens eller andra e-postmått synliggörs allt för dig på ett enda ställe.
Och härifrån kan du följa upp vidare. 👇
Så följer du upp i stor skala efter massutskicket
Du har skickat ett e-postmeddelande (eller en hel sekvens av e-postmeddelanden) och börjat få svar?
Toppen! Nu ser vi till att du stänger de där affärerna. Det kan innebära:
- Att stänga faktiska säljaffärer
- Att stänga partnerskapsaffärer
- Att få synas på konferenser, i poddar, …
- Att komma överens om gästinlägg eller backlinks
- Att få människor att anmäla sig till ditt evenemang
- …
Det är där ett CRM kommer in i bilden!
Skapa bara en visuell pipeline med de steg du behöver ta människor genom. Den ger dig den översikt och kontroll du behöver för att stänga så många affärer som möjligt.
Vill du lära dig mer om hur du gör det här framgångsrikt? Läs vidare i vår guide om hur du bygger en stabil säljpipeline och hanterar den som ett proffs.
Så undviker du spamfilter
Det kan vara knepigt att undvika spamfilter när du skickar massutskick av e-postmeddelanden. Här är några tips som ökar chansen att dina massutskick av e-postmeddelanden levereras:
- Använd en professionell e-postadress: Skicka alltid från en e-postadress för företag med en egen domän, till exempel via Google Workspace eller Microsoft 365. Privata e-postadresser, som Gmail eller Yahoo, kan lättare trigga spamfilter.
- Värm upp nya domäner och IP-adresser: Om du skickar från nya IP-adresser eller nya domäner ska du gradvis öka volymen på dina e-postmeddelanden. Använd verktyg som Warmup Inbox för att långsamt bygga upp förtroende och förbättra ditt IP-rykte.
- Konfigurera SPF- och DKIM-poster: Se till att din domän har SPF- och DKIM-poster som är korrekt konfigurerade i DNS. Det autentiserar din avsändaridentitet med hjälp av tvåfaktorsautentisering och stärker din domäns rykte, vilket minskar risken att dina e-postmeddelanden markeras som spam. Läs om hur du gör detta för Google Workspace och Microsoft Office 365.
- Skriv engagerande ämnesrader: Formulera övertygande ämnesrader och undvik spamord (till exempel ”Gratis”, ”Rabatt” och så vidare). En bra förhandsvisning av e-postmeddelandet hjälper också till att få det att se professionellt och engagerande ut.
- Undvik BCC-fältet: Om du använder BCC-fältet för massutskick av e-postmeddelanden kan det verka misstänkt för spamfilter. Använd i stället en plattform för e-postmarknadsföring eller ett CRM som Salesflare för att anpassa varje meddelande och skicka dem på rätt sätt.
- Anpassa dina e-postmeddelanden: Anpassa alltid dina e-postmeddelanden genom att använda sammanfogningsfält för att tilltala mottagarna med namn eller inkludera relevant information. E-postmeddelanden som känns massproducerade hamnar lättare i skräppostmappen. Undvik pinsamma situationer genom att konfigurera reservalternativ för misslyckad personalisering.
- Inkludera en länk för avregistrering: Ha alltid med en lättillgänglig länk för avregistrering i sidfoten på ditt e-postmeddelande. Det bidrar till att minska din spamnivå och ser till att du följer regler som GDPR.
- Begränsa antalet länkar: För många länkar, särskilt länkar som leder till olika domäner, kan göra att ditt e-postmeddelande flaggas som spam. Håll dig till länkar från samma domän som din avsändaradress.
- Följ dina öppningsfrekvenser: Håll koll på din öppningsfrekvens. Om din öppningsfrekvens ligger under 20–30 % bör du gå igenom ditt arbetsflöde för e-postmeddelanden, från ämnesraden till e-postmeddelandets innehåll. Anpassa dina e-postmeddelanden om det behövs för att förbättra resultatet.
- Rensa din lista regelbundet: Innan du skickar bör du köra listan genom ett valideringsverktyg som EmailListVerify för att ta bort ogiltiga e-postadresser. Det sänker din bouncefrekvens och förbättrar ditt övergripande avsändarrykte.
… men framför allt: skicka inte e-postmeddelanden som känns som spam ur mottagarens perspektiv.
Så följer du GDPR
Orolig för att följa GDPR när du skickar massutskick av e-postmeddelanden? Ingen fara – här är några enkla tips som hjälper dig att hålla dig inom EU:s lagstiftning:
- Se till att alla har valt att ta emot e-postmeddelanden: Innan du skickar e-postmeddelanden ska du se till att alla mottagare aktivt har valt att ta emot dem via ett tydligt registreringsformulär eller prenumerationsformulär. På så sätt samlar du in e-postadresser med fullständigt samtycke, enligt GDPR:s krav.
- Inkludera alltid en länk för avregistrering: Det handlar inte bara om att undvika spamfilter, utan också om GDPR: varje e-postmeddelande måste ha en tydlig länk för avregistrering i sidfoten. Om någon vill sluta få dina e-postmeddelanden ska det vara enkelt och gå omedelbart.
- Håll dina data rena: Rensa listan regelbundet för att ta bort ogiltiga eller inaktuella e-postadresser och hantera avregistreringar på rätt sätt. Det håller dina data aktuella och ser till att du följer reglerna.
- Använd en GDPR-vänlig plattform: Välj ett verktyg för e-post som följer GDPR för att säkerställa att personuppgifter lagras och behandlas på ett säkert sätt. Det innebär bland annat att e-postadresser hanteras ansvarsfullt och att avregistreringar respekteras.
- Var transparent med strukturen på dina e-postmeddelanden: Använd en header som tydligt identifierar din organisation och var öppen med varför människor får dina e-postmeddelanden. Det bygger förtroende och hjälper dig att hålla dig inom GDPR:s riktlinjer.
Genom att följa de här tipsen ökar chansen att du följer GDPR när du skickar massutskick av e-postmeddelanden som ett proffs!
Gå nu ut och skicka e-postmeddelanden som får dig att se fantastisk ut – inte obekväm! 😎
Om du har fler frågor om hur du gör detta kan du kolla in det här materialet:
- Så skickar du massutskick av e-postmeddelanden med Salesflares arbetsflöden för e-postmeddelanden [VIDEO]
- Så skickar du massutskick av e-postmeddelanden med Salesflares arbetsflöden för e-postmeddelanden [ARTIKEL]
- Olika användningsområden för att skicka arbetsflöden för e-postmeddelanden enligt våra kunders erfarenheter [VIDEO]
Har du fortfarande frågor efter det? Hör av dig via chatten i vår app eller på vår webbplats! Vi hjälper dig gärna.
