Hoe u in Gmail en Outlook massaal e-mails verstuurt die persoonlijk lijken
5 stappen om er geweldig uit te zien in plaats van ongemakkelijk
Wil je massamails versturen vanuit je Gmail- of Outlook-inbox... en er geweldig uitzien voor het publiek dat de e-mails ontvangt? 😎
Je hoeft niet verder te zoeken. Dit is de juiste gids voor jou.
Ik zal het behandelen:
- Wat een massamail is
- Drie verschillende manieren om massamails te versturen en welke je moet kiezen
- De stappen die u moet uitvoeren om massamails te verzenden vanuit Gmail of Outlook
- Hoe je op grote schaal kunt opvolgen buiten de massamail om
- Hoe spamfilters vermijden
- Hoe GDPR compliant te blijven
Wat is een massamail?
Een massamail, ook wel bulkmail of e-mail blast genoemd, is een bericht dat in één keer naar een grote groep mensen wordt gestuurd. Het wordt vaak gebruikt in e-mailmarketingcampagnes om leads, klanten of abonnees te bereiken voor bijvoorbeeld het promoten van een product of het communiceren van belangrijke informatie. Of het nu deel uitmaakt van een promotionele e-mailcampagne of gewoon het delen van updates, massamails helpen bedrijven om op een efficiënte manier in contact te komen met hun publiek.
3 verschillende manieren om massamails te versturen (+ wat de profs doen)
Rondgoogelen en verschillende suggesties lezen?
Hier zijn de 3 meest gebruikte manieren om massa e-mails te versturen:
- Gebruik het BCC-veld
- Gebruik een e-mailserviceprovider voor bulkmails
- Persoonlijke e-mails uit je inbox automatiseren
- + Wat de profs doen: een reeks verzenden
Laat me hun voor- en nadelen samenvatten en je de weg wijzen naar de optie die voor jou geschikt is. 😄
1. De blinde BCC-optie die iedereen haat
We kennen allemaal deze manier om massa e-mails te versturen. Het is snel en eenvoudig, maar heeft vaak onhandige resultaten. En het ziet er niet erg professioneel uit.
Bovendien moet je knoeien met het op de juiste manier kopiëren van een lijst ontvangers in een BCC-veld, en dit aantal ontvangers is altijd beperkt.
Kortom: dit is bijna nooit de juiste optie. Tenzij je geen tijd hebt of het je niet kan schelen dat je er onvermijdelijk onprofessioneel uitziet. 😟
2. Verzend massamails die er niet persoonlijk uitzien met een e-mailserviceprovider zoals Mailchimp
Moet je vandaag een bulk e-mail versturen naar meer dan 2000 mensen (en het moet echt vandaag zijn en alleen vandaag)? Dan is dit waarschijnlijk de beste optie. Zo niet, ga dan naar optie 3!
Het voordeel van deze methode is dat je snel duizenden mensen tegelijk kunt e-mailen.
De nadelen van deze methode zijn dat:
- Je e-mail ziet er niet persoonlijk uit. Het getrainde oog (en mensen zijn tegenwoordig getraind in het detecteren van massamail) zal altijd zien dat het een massamail is.
- Het zal niet in de prioritaire inbox van je publiek terechtkomen. Mailboxen zoals Gmail en Outlook sorteren tegenwoordig e-mails die zijn verzonden met een e-mailserviceprovider in een tabblad met de naam "Promoties" of "Overig".
- Dit resulteert ook in lagere open rates (en dus ook minder kliks en antwoorden).
- En omdat veel e-mailproviders worden misbruikt (door een kleine maar grote groep mensen), kan dit er ook voor zorgen dat je e-mail eerder in een spammap terechtkomt.
Als je dat allemaal goed vindt, bekijk dan onze gids over hoe Mailchimp te gebruiken (dat is wat wij gebruiken voor onze e-mailnieuwsbrief).
Als je massa e-mails wilt sturen die persoonlijk lijken en meer kans hebben om gelezen te worden, dan kom ik daar nu op. 👇
3. Verzend massa e-mails die persoonlijk lijken, rechtstreeks vanuit je Gmail of Outlook mailbox
Moet je een bulk e-mail versturen die persoonlijk lijkt naar honderden of duizenden mensen tegelijk? Dan is dit zeker uw optie.
Gebruik een platform (zoals Salesflare) dat verbinding maakt met je mailbox en op schaal gepersonaliseerde e-mails verstuurt die niet te onderscheiden zijn van e-mails die je handmatig één voor één hebt verstuurd (als je niet kunt wachten: de 5 eenvoudige stappen om dit te doen staan hieronder!).
De voordelen hiervan zijn:
- Je e-mails zien er 100% persoonlijk uit.
- Het zal in de prioritaire inbox van je publiek belanden.
- Dit resulteert in geweldige open rates (kies een goede onderwerpregel!) en resultaatpercentages.
- U hebt zelf meer in de hand of uw e-mails in spammappen terechtkomen, omdat de e-mails niet worden verzonden vanaf een centrale e-mailserver van een e-mailserviceprovider die door vele anderen wordt gebruikt, maar vanuit uw eigen postvak IN en uw eigen e-maildomein.
Eén beperking die bij al deze kracht komt kijken: met diensten als Google Workspace (professional Gmail) of Microsoft / Office 365 (de concurrerende e-maildienst van Microsoft) kun je maximaal 2000 e-mails per dag versturen. Als je meer e-mails moet versturen, zal het platform (in de meeste gevallen) de e-mails over meerdere dagen verspreiden.
Als dat niet werkt voor jou, ga dan terug naar optie 2.
Als het wel werkt, lees dan verder! Ik zal je laten zien hoe je dit meteen kunt doen. 🤩
Wat de professionals doen: een reeks persoonlijke massamails verzenden
Wat als je er zeker van wilt zijn dat mensen antwoorden (of openen of klikken) en je ze een paar keer wilt mailen totdat ze dit doen?
Geen probleem, dat kan ook. Op de meeste platforms (zoals Salesflare) kun je dit tegenwoordig doen.
Hier zijn een paar veelvoorkomende redenen waarom onze klanten hiervoor kiezen (klik hieronder voor een YouTube-overzicht):
- Automatisch contact opnemen met prospects totdat ze reageren
- Stuur een reeks tips als onderdeel van een druppel-e-mailreeks
- Neem contact op met mensen om ze uit te nodigen voor een evenement of webinar
- Automatisch opvolgen na ontdekkingsbijeenkomst
De mogelijkheden zijn eindeloos. 🤯
Wil je pro worden? Een reeks e-mails maken in plaats van slechts één e-mail is (een optionele) stap 4 in mijn stap-voor-stap handleiding. 👇
5 eenvoudige stappen om massamails te versturen die persoonlijk lijken
Deze 5 stappen gelden voor de meeste massa-emailplatforms.
Ik laat zien hoe je dat doet met Salesflare, omdat dit de software is die we zelf hebben gebouwd en gebruiken, maar ook omdat het een aantal voordelen heeft:
- Je kunt beginnen met je bestaande database met contactpersonen (je hoeft niet te goochelen met .csv-bestanden)
- Je kunt alle gegevens uit die database gebruiken om e-mails te personaliseren (en je kunt zelfs automatisch e-mails triggeren op basis van die gegevens!)
- Je kunt meerdere inboxen koppelen zonder extra kosten (in tegenstelling tot de meeste concurrerende platforms)
- Het is supergemakkelijk te gebruiken
- Je kunt de verdere follow-up ook binnen Salesflare organiseren (het is een CRM)
- En je kunt zelfs je prospects/klanten volgen terwijl ze je website bekijken!
Niet overtuigd van het gebruik van Salesflare? Geen zorgen, zoals ik al zei, de stappen zijn hetzelfde voor alle platforms, dus laten we beginnen. 🤓
1. Connecteer uw mailbox
Om massa e-mails te versturen vanuit je Gmail of Outlook mailbox met het platform dat je kiest, moet je eerst je mailbox verbinden. Met Salesflare is dit het eerste wat je doet als je aanmeldt.
Wilt u meerdere postvakken verbinden om vanuit te verzenden? Ga gewoon naar Instellingen > E-mailinstellingen en klik op de grote oranje plusknop. (Zonder extra kosten bij gebruik van Salesflare!)
2. Selecteer het publiek dat je een massa-e-mail wilt sturen
Tijd om het publiek te selecteren dat je massamail moet ontvangen.
Er zijn drie algemene plaatsen waar je die lijst waarschijnlijk opslaat:
- In uw CRM-systeem
- In een ander systeem
- In een Excel sheet of .csv-bestand
In het eerste geval kun je waarschijnlijk het beste een platform zoals Salesflare gebruiken, dat mass e-mailing en CRM op één plek aanbiedt. Dit voorkomt veel onnodig werk.
In het tweede geval kun je kijken of je dat andere systeem kunt integreren met je e-mailingplatform. Onze klanten gebruiken hiervoor bijvoorbeeld Zapier of Make.
In het derde geval moet je de gegevens importeren in je massa e-mailing platform. Als je Salesflare gebruikt, ga je naar Instellingen > Gegevens importeren om te beginnen. Zorg ervoor dat je in ieder geval een e-mailadres en een naam importeert.
Heb je alleen een volledige naam voor elke persoon? Geen nood. Salesflare zal het automatisch splitsen in voornaam, tweede naam, achternaam, voor- en achtervoegsel. Zo kun je zonder gedoe je e-mails personaliseren.
3. Schrijf de e-mail & personaliseer hem met samenvoegvelden
Hier gebeurt de magie! ✨
Schrijf een e-mail alsof je het naar één specifieke persoon stuurt, vervang dan specifieke woorden (zoals hun voornaam, bedrijfsnaam en al het andere) door samenvoegvelden.
BOEM! Je verstuurt volledig gepersonaliseerde e-mails. 🔥
Bovendien kun je volgen of ze geopend en aangeklikt worden.
En als je Salesflare gebruikt, kun je ook zien of diezelfde mensen die op de links in je e-mails klikken, je website bezoeken, welke pagina's ze bekijken, wanneer en hoe lang. Installeer gewoon het script dat je kunt vinden in Salesflare's Instellingen hier.
4. Optioneel (Go pro): Maak er een workflow van! Maak een reeks met meerdere e-mails.
Wil je meerdere e-mails na elkaar versturen, in plaats van slechts één? Maak er gewoon een workflow van!
Als je Salesflare gebruikt, is het eenvoudig:
- Klik op "stap toevoegen" om een extra stap aan de workflow toe te voegen.
- Definieer de vertraging tussen deze e-mail en de vorige. (Geavanceerd: je kunt ook een vertraging instellen nadat iemand heeft geopend, geklikt of geantwoord).
- Wil je het als e-mail versturen in dezelfde thread? Vink dan "als antwoord" aan.
Benieuwd waar je dit voor kunt gebruiken? Bekijk deze video's met use cases van onze klanten op Youtube.
5. Klik op verzenden en begin met het analyseren van de reacties op schaal
Klaar om te verzenden? Misschien een snelle testmail om zeker te zijn (klik gewoon op "test verzenden" in Salesflare), en dan... op naar de mailboxen van je abonnees!
Is dit het einde? Nee, dit is pas het begin.
Van hieruit kun je live volgen hoe je publiek omgaat met je e-mails op basis van ingebouwde e-mailtracking:
- Openen ze je e-mails?
- Klikken ze op de links die je deelt? Of antwoorden ze op de e-mail?
- Worden e-mails geweigerd omdat er iets mis is met het e-mailadres? Of als je een afmeldlink hebt toegevoegd: schrijven ze zich dan uit?
- Hoe presteert de ene e-mailsjabloon in vergelijking met de andere?
Of je nu open rates, click rates, unsubscribe rates of andere e-mailstatistieken wilt analyseren: het wordt allemaal voor je zichtbaar gemaakt op één enkele plek.
En van hieruit kun je dan verder gaan. 👇
Hoe je op grote schaal kunt opvolgen buiten de massamail om
Heb je een e-mail (of een hele reeks e-mails) verstuurd en begin je reacties te krijgen?
Geweldig! Laten we ervoor zorgen dat je die deals sluit. Dit kan betekenen:
- Daadwerkelijke verkoopdeals sluiten
- Partnerschappen sluiten
- Uitgelicht worden op conferenties, podcasts, ...
- Instemmen met gastbijdragen of backlinks
- Mensen inschrijven voor je evenement
- ...
Dat is waar een CRM om de hoek komt kijken!
Maak gewoon een visuele pijplijn met de stappen die je moet doorlopen. Het zal je het overzicht en de controle geven die je nodig hebt om een maximum aan deals te sluiten.
Wil je meer weten over hoe je dit succesvol kunt doen? Lees dan verder in onze gids over hoe je een solide verkooppijplijn opbouwt en beheert als een pro.
Hoe spamfilters vermijden
Het omzeilen van spamfilters bij het verzenden van massamails kan lastig zijn. Hier zijn een paar tips om de kans te vergroten dat uw massamails worden afgeleverd:
- Gebruik een professioneel e-mailadres: Verstuur altijd vanaf een zakelijk e-mailadres met een aangepast domein, zoals via Google Workspace of Microsoft 365. Persoonlijke adressen, zoals Gmail of Yahoo, kunnen gemakkelijker spamfilters activeren.
- Nieuwe domeinen en IP's opwarmen: Als u verstuurt vanaf nieuwe IP's of nieuwe domeinen, verhoog dan geleidelijk het volume van uw e-mails. Gebruik tools zoals Opwarmbox om langzaam vertrouwen op te bouwen en je IP-reputatie te verbeteren.
- SPF- en DKIM-records instellen: Zorg ervoor dat uw domein SPF- en DKIM-records heeft ingesteld in het DNS. Dit verifieert de identiteit van uw afzender en versterkt de reputatie van uw domein, waardoor uw e-mails minder snel als spam worden gemarkeerd. Leer hoe je dit doet voor Google Workspace en voor Microsoft Office 365.
- Schrijf aantrekkelijke onderwerpregels: Maak overtuigende onderwerpregels waarin spammy woorden worden vermeden (bijv. "Gratis", "Korting", enz.). Een goede voorbeeldtekst is ook nuttig om uw e-mail er professioneel en aantrekkelijk te laten uitzien.
- Vermijd het BCC-veld: Het gebruik van het BCC-veld voor massa e-mails kan verdacht overkomen bij spamfilters. Gebruik in plaats daarvan een e-mailmarketingplatform of een CRM zoals Salesflare om elk bericht te personaliseren en op de juiste manier te verzenden.
- Personaliseer je e-mails: Personaliseer je e-mails altijd door mergevelden te gebruiken om ontvangers met hun naam aan te spreken of relevante informatie op te nemen. E-mails die massaal geproduceerd lijken, belanden eerder in de spammap. Voorkom ongemakkelijkheid door terugvalopties in te stellen voor mislukte personalisatie.
- Neem een afmeldlink op: Zorg altijd voor een gemakkelijk te vinden afmeldlink in de voettekst van je e-mail. Dit helpt je spampercentage te verlagen en zorgt ervoor dat je voldoet aan voorschriften zoals GDPR.
- Beperk het aantal koppelingen: Te veel koppelingen, vooral koppelingen die naar verschillende domeinen leiden, kunnen uw e-mail als spam markeren. Gebruik alleen links van hetzelfde domein als het afzenderadres.
- Controleer uw open rates: Houd uw open rate in de gaten. Als uw open rate lager is dan 20-30%, herbekijk dan uw e-mailworkflow, van de onderwerpregel tot de inhoud van de e-mail. Pas indien nodig uw e-mails aan om de prestaties te verbeteren.
- Maak je e-maillijst regelmatig schoon: Haal je lijst door een validatietool zoals EmailListVerify om ongeldige e-mailadressen te verwijderen. Dit verlaagt je bouncepercentage en verbetert je algemene afzenderreputatie.
... maar bovenal: stuur geen e-mails die spammy aanvoelen vanuit het perspectief van de ontvanger.
Hoe GDPR compliant te blijven
Maakt u zich zorgen over de naleving van de GDPR met uw massamails? Geen stress, hier zijn enkele eenvoudige tips om in lijn te blijven met de EU-wetgeving:
- Zorg ervoor dat iedereen zich heeft aangemeld: Voordat je e-mails verstuurt, moet je ervoor zorgen dat alle ontvangers zich actief hebben aangemeld via een duidelijk aanmeldingsformulier of inschrijfformulier. Op deze manier verzamel je e-mailadressen met volledige toestemming, zoals vereist door GDPR.
- Voeg altijd een afmeldlink toe: Het is niet alleen om spamfilters te vermijden, maar ook voor GDPR: elke e-mail heeft een duidelijke afmeldlink in de voettekst nodig. Als iemand je e-mails niet meer wil ontvangen, moet hij dat gemakkelijk en onmiddellijk kunnen doen.
- Houd je gegevens schoon: Voer regelmatig een lijstopschoning uit om ongeldige of verouderde e-mailadressen te verwijderen en afmeldingen op de juiste manier af te handelen. Dit houdt je gegevens fris en compliant.
- Gebruik een GDPR-vriendelijk platform: Kies een e-mailtool die voldoet aan GDPR om ervoor te zorgen dat persoonlijke gegevens veilig worden opgeslagen en verwerkt. Dit houdt ook in dat e-mailadressen op een verantwoorde manier worden beheerd en dat afmeldingen worden gerespecteerd.
- Wees transparant met je e-mailstructuur: Gebruik een header die duidelijk je organisatie identificeert en wees openhartig over waarom mensen je e-mails ontvangen. Zo bouw je vertrouwen op en blijf je binnen de GDPR-richtlijnen.
Als je deze tips volgt, is de kans groter dat je GDPR-compliant bent terwijl je massamails verstuurt als een pro!
Ga nu e-mails sturen waarin je er geweldig uitziet, niet onhandig! 😎
Als je nog vragen hebt over hoe je dit moet doen, bekijk dan deze materialen:
- Hoe verstuur je massa e-mails met Salesflare's e-mail workflows [VIDEO]
- Hoe verstuur je massa e-mails met Salesflare's e-mail workflows [ARTIKEL]
- Verschillende use cases voor het verzenden van e-mailworkflows door onze klanten [VIDEO]
Heb je daarna nog vragen? Stel ze via de chat in onze app of op onze site! We helpen je graag.
- 7 CRM-uitdagingen & hoe ze te overwinnen [2024] - 23 oktober 2024
- CRM Strategie: Quick Guide for SMBs with Examples and Frameworks - 22 oktober 2024
- CRM Implementatie: Stap-voor-stap handleiding voor het MKB [2024] - 22 oktober 2024