Hoe je massamails verstuurt via Gmail en Outlook die persoonlijk lijken
5 stappen om geweldig over te komen in plaats van ongemakkelijk
Wil je massale e-mails verzenden vanuit je Gmail- of Outlook-inbox … en geweldig overkomen bij de doelgroep die de e-mails ontvangt? 😎
Je hoeft niet verder te zoeken. Dit is de juiste gids voor jou.
Ik behandel:
- Wat een massale e-mail is
- Drie verschillende manieren om massale e-mails te verzenden en welke je kiest
- Welke stappen je moet zetten om massale e-mails vanuit Gmail of Outlook te verzenden
- Hoe je op schaal opvolgt na de massale e-mail
- Hoe je spamfilters omzeilt
- Hoe je GDPR-compliant blijft
Wat is een massale e-mail?
Een massale e-mail, ook wel een bulkmail of e-mailblast genoemd, is een bericht dat in één keer naar een grote groep mensen wordt verzonden. Dit wordt meestal gebruikt in e-mailmarketingcampagnes om leads, klanten of abonnees te bereiken, bijvoorbeeld om een product te promoten of belangrijke informatie te delen. Of het nu deel uitmaakt van een promotionele e-mailcampagne of gewoon bedoeld is om updates te delen: met massale e-mails kunnen bedrijven efficiënt verbinding maken met hun doelgroep.
3 verschillende manieren om massale e-mails te verzenden (+ wat professionals doen)
Ben je aan het rondgoogelen en verschillende suggesties aan het lezen?
Dit zijn de 3 meest voorkomende manieren om massale e-mails te verzenden:
- Het BCC-veld gebruiken
- Een e-mailserviceprovider voor bulkmail gebruiken
- Persoonlijke e-mails vanuit je inbox automatiseren
- + Wat professionals doen: een sequence verzenden
Ik zet de voor- en nadelen voor je op een rij en wijs je de optie aan die bij jou past. 😄
1. De blinde BCC-optie waar iedereen een hekel aan heeft
We kennen deze manier om massale e-mails te verzenden allemaal. Het is snel en eenvoudig, maar levert vaak ongemakkelijke resultaten op. Bovendien komt het niet erg professioneel over.
Daarnaast moet je een lijst met ontvangers op de juiste manier in een BCC-veld zien te krijgen, en het aantal ontvangers is altijd beperkt.
Kortom: dit is bijna nooit de juiste optie. Tenzij je geen tijd hebt of het je niet uitmaakt dat je er onvermijdelijk onprofessioneel uitziet. 😟
2. Massale e-mails verzenden die er niet persoonlijk uitzien, met een e-mailserviceprovider zoals Mailchimp
Moet je vandaag een bulkmail naar meer dan 2.000 mensen verzenden (en moet het echt vandaag en alleen vandaag gebeuren)? Dan is dit waarschijnlijk de optie voor jou. Zo niet, ga dan door naar optie 3!
Het voordeel van deze methode is dat je in één keer snel naar duizenden mensen kunt e-mailen.
De nadelen van deze methode zijn:
- Je e-mail zal er niet persoonlijk uitzien. Een geoefend oog (en tegenwoordig zijn mensen geoefend in het herkennen van massamails) zal altijd zien dat het om een massamail gaat.
- Je e-mail belandt niet in de priority-inbox van je doelgroep. Mailboxen zoals Gmail en Outlook sorteren e-mails die via een e-mailserviceprovider zijn verzonden tegenwoordig in een tabblad met de naam ‘Promoties’ of ‘Overige’.
- Dat leidt ook tot lagere openpercentages (en dus ook tot minder klikken en antwoorden).
- En omdat veel e-mailserviceproviders worden misbruikt (door een kleine maar aanzienlijke groep mensen), is de kans ook groter dat je e-mail in een spamfolder terechtkomt.
Als dat voor jou geen probleem is, bekijk dan onze handleiding over hoe je Mailchimp gebruikt (dat is wat wij gebruiken voor onze e-mailnieuwsbrief).
Als je massamails wilt verzenden die persoonlijk lijken en waarschijnlijker worden gelezen, ga ik daar nu op in. 👇
3. Verstuur massamails die persoonlijk lijken, rechtstreeks vanuit je Gmail- of Outlook-inbox
Moet je in één keer een massamail versturen die persoonlijk lijkt naar honderden of duizenden mensen? Dan is dit zonder twijfel jouw voorkeursoptie.
Gebruik een platform (zoals Salesflare) dat verbinding maakt met je inbox en op grote schaal gepersonaliseerde e-mails verzendt die niet te onderscheiden zijn van e-mails die je handmatig één voor één hebt verzonden (als je niet kunt wachten: hieronder vind je de 5 eenvoudige stappen om dit te doen!).
De voordelen hiervan zijn:
- Je e-mails zien er 100% persoonlijk uit.
- Ze belanden in de priority-inbox van je doelgroep.
- Dat leidt tot uitstekende openpercentages (kies een goede onderwerpregel!) en resultaatpercentages.
- Je hebt zelf meer controle over de vraag of je e-mails in spamfolders terechtkomen, omdat de e-mails niet worden verzonden vanaf een centrale e-mailserver van een e-mailserviceprovider die door veel anderen wordt gebruikt, maar vanuit je eigen inbox en je eigen e-maildomein.
Eén beperking die bij al deze mogelijkheden hoort: met diensten zoals Google Workspace (professioneel Gmail) of Microsoft / Office 365 (de concurrerende e-maildienst van Microsoft) kun je tot 2000 e-mails per dag verzenden. Als je meer e-mails moet verzenden dan dat, zal het platform de e-mails in de meeste gevallen over meerdere dagen spreiden.
Als dat voor jou niet werkt, ga dan terug naar optie 2.
Als het wel werkt, lees dan verder! Ik laat je meteen zien hoe je dit doet. 🤩
Wat professionals doen: een reeks persoonlijke massamails verzenden
Wat als je er zeker van wilt zijn dat mensen antwoorden (of je e-mail openen of erop klikken) en je hen een paar keer wilt e-mailen totdat ze dat doen?
Geen probleem, dat kan ook. De meeste platforms (zoals Salesflare) bieden tegenwoordig die mogelijkheid.
Dit zijn enkele veelvoorkomende redenen waarom onze klanten hiervoor kiezen (klik hieronder om een walkthrough op YouTube te bekijken):
- Automatisch contact opnemen met prospects totdat ze antwoorden
- Een reeks tips verzenden als onderdeel van een drip-e-mailreeks
- Mensen opvolgen om hen uit te nodigen voor een evenement of webinar
- Automatisch opvolgen na discoverygesprekken
De mogelijkheden zijn eindeloos. 🤯
Geïnteresseerd in een professionele aanpak? Een reeks e-mails maken in plaats van slechts één e-mail te verzenden is een (optionele) stap 4 in mijn stapsgewijze handleiding. 👇
5 eenvoudige stappen om massamails te verzenden die persoonlijk lijken
Deze 5 stappen zijn gebruikelijk voor de meeste massamailplatforms die er zijn.
Ik laat zien hoe je dit doet met Salesflare, omdat dit de software is die we zelf hebben gebouwd en gebruiken, maar ook omdat het een hele reeks voordelen biedt:
- Je kunt vertrekken vanuit je bestaande contactdatabase (je hoeft dus niet met .csv-bestanden te jongleren)
- Je kunt alle gegevens uit die database gebruiken om e-mails te personaliseren (en je kunt zelfs automatisch e-mails laten verzenden op basis van die gegevens!)
- Je kunt meerdere inboxen verbinden zonder extra kosten (in tegenstelling tot de meeste concurrerende platformen)
- Het is supergemakkelijk te gebruiken
- Je kunt ook de verdere opvolging binnen Salesflare organiseren (het is een CRM)
- En je kunt zelfs volgen hoe je prospects/klanten je website bekijken!
Nog niet overtuigd van Salesflare? Geen zorgen, zoals ik al zei zijn de stappen op alle platformen hetzelfde, dus laten we erin duiken. 🤓
1. Verbind je mailbox
Om massale e-mails vanuit je Gmail- of Outlook-mailbox te verzenden met het platform dat je kiest, moet je eerst je mailbox verbinden. Bij Salesflare is dit het eerste wat je doet wanneer je je aanmeldt.
Wil je meerdere mailboxen verbinden om vanuit verschillende mailboxen te verzenden? Ga dan naar Instellingen > E-mailinstellingen en klik op de grote oranje plusknop. (Zonder extra kosten wanneer je Salesflare gebruikt!)
2. Selecteer de doelgroep die je een massale e-mail wilt sturen
Tijd om de doelgroep te selecteren die je massale e-mail moet ontvangen.
Er zijn drie veelvoorkomende plaatsen waar je die lijst waarschijnlijk bewaart:
- In je CRM-systeem
- In een ander systeem
- In een Excel-sheet of .csv-bestand
In het eerste geval kun je waarschijnlijk het beste een platform zoals Salesflare gebruiken, dat massaal e-mailen en CRM op één plek aanbiedt. Zo voorkom je heel wat onnodig werk.
In het tweede geval kun je bekijken of je dat andere systeem met je e-mailplatform kunt integreren. Onze klanten gebruiken hiervoor bijvoorbeeld Zapier of Make.
In het derde geval moet je de gegevens importeren in je platform voor massale e-mails. Als je Salesflare gebruikt, ga je naar Instellingen > Gegevens importeren om te beginnen. Zorg ervoor dat je op zijn minst een e-mailadres en een naam importeert.
Heb je voor elke persoon alleen een volledige naam? Geen zorgen. Salesflare splitst die automatisch op in voornaam, tweede naam, achternaam, voorvoegsel en achtervoegsel. Zo kun je je e-mails zonder gedoe personaliseren.
3. Schrijf de e-mail en personaliseer die met samenvoegvelden
Hier gebeurt de magie! ✨
Schrijf een e-mail alsof je die naar één specifieke persoon verzendt en vervang vervolgens specifieke woorden (zoals de voornaam en bedrijfsnaam van die persoon, en al het andere) door samenvoegvelden.
BOOM! Je verzendt volledig gepersonaliseerde e-mails. 🔥
Sterker nog: je kunt volgen of ze worden geopend en aangeklikt.
En als je Salesflare gebruikt, kun je ook zien of dezelfde mensen die op de links in je e-mails klikken je website bezoeken, welke pagina’s ze bekijken, wanneer ze dat doen en hoelang ze daar blijven. Installeer daarvoor gewoon het script dat je hier in de instellingen van Salesflare kunt vinden.
4. Optioneel (ga pro): maak er een workflow van! Maak een reeks met meerdere e-mails.
Wil je meerdere e-mails na elkaar verzenden in plaats van slechts één? Maak er dan gewoon een workflow van!
Met Salesflare is dat eenvoudig:
- Klik op “stap toevoegen” om een extra stap aan de workflow toe te voegen.
- Bepaal de vertraging tussen deze e-mail en de vorige. (Geavanceerd: je kunt ook een vertraging instellen nadat iemand opent, klikt of antwoordt.)
- Wil je de e-mail als antwoord in dezelfde thread verzenden? Vink dan “als antwoord” aan.
Vraag je je af waarvoor je dit kunt gebruiken? Bekijk dan deze video’s met use cases van onze klanten op YouTube.
5. Klik op verzenden en begin de reacties op grote schaal te analyseren
Klaar om te verzenden? Misschien eerst nog één snelle test-e-mail om zeker te zijn (klik gewoon op “test verzenden” in Salesflare), en daarna… vertrekken ze naar de inboxen van je abonnees!
Is dit het einde? Nee hoor, dit is nog maar het begin.
Vanaf hier kun je live volgen hoe je doelgroep met je e-mails omgaat, op basis van ingebouwde e-mailtracking:
- Openen ze je e-mails?
- Klikken ze op de links die je deelt? Of antwoorden ze op de e-mail?
- Komen e-mails terug omdat er iets mis is met het e-mailadres? Of, als je een afmeldlink hebt toegevoegd: melden ze zich dan af?
- Hoe presteert het ene e-mailsjabloon in vergelijking met het andere?
Of je nu openingspercentages, klikpercentages, afmeldpercentages of andere e-mailstatistieken wilt analyseren: alles wordt voor je zichtbaar gemaakt op één centrale plek.
En vanaf hier kun je verder opvolgen. 👇
Op grote schaal opvolgen na de massale e-mail
Heb je een e-mail (of een volledige reeks e-mails) verzonden en begin je reacties te ontvangen?
Geweldig! Laten we ervoor zorgen dat je die deals sluit. Dat kan betekenen:
- Echte salesdeals sluiten
- Partnershipdeals sluiten
- Een plek krijgen op conferenties, in podcasts, …
- Akkoord gaan over gastblogs of backlinks
- Mensen inschrijven voor je evenement
- …
Daar komt een CRM bij kijken!
Maak gewoon een visuele pipeline aan met de fases waar je mensen doorheen wilt leiden. Zo krijg je het overzicht en de controle die je nodig hebt om zoveel mogelijk deals te sluiten.
Wil je meer leren over hoe je dit succesvol aanpakt? Lees dan verder in onze gids over hoe je een sterke salespipeline opbouwt en die als een pro beheert.
Spamfilters omzeilen
Spamfilters omzeilen wanneer je massaal e-mails verstuurt, kan lastig zijn. Met deze tips vergroot je de kans dat je massale e-mails worden afgeleverd:
- Gebruik een professioneel e-mailadres: Verstuur altijd e-mails vanaf een zakelijk e-mailadres met een aangepast domein, bijvoorbeeld via Google Workspace of Microsoft 365. Persoonlijke adressen, zoals Gmail- of Yahoo-adressen, kunnen sneller spamfilters activeren.
- Warm nieuwe domeinen en IP-adressen op: Als je vanaf nieuwe IP-adressen of nieuwe domeinen e-mailt, verhoog dan geleidelijk het volume van je e-mails. Gebruik tools zoals Warmup Inbox om stap voor stap vertrouwen op te bouwen en je IP-reputatie te verbeteren.
- Stel SPF- en DKIM-records in: Zorg ervoor dat je domein correct ingestelde SPF- en DKIM-records in de DNS heeft. Daarmee authenticeer je de identiteit van de afzender en verbeter je de reputatie van je domein, waardoor de kans kleiner wordt dat je e-mails als spam worden gemarkeerd. Lees hoe je dit instelt voor Google Workspace en Microsoft Office 365.
- Schrijf aantrekkelijke onderwerpregels: Schrijf overtuigende onderwerpregels en vermijd spamachtige woorden (zoals ‘Gratis’ en ‘Korting’). Een goede previewtekst van je e-mail helpt ook om je e-mail professioneel en aantrekkelijk te laten overkomen.
- Vermijd het BCC-veld: Het BCC-veld gebruiken voor massale e-mails kan verdacht lijken voor spamfilters. Gebruik in plaats daarvan een e-mailmarketingplatform of een CRM zoals Salesflare om elk bericht te personaliseren en ze op de juiste manier te verzenden.
- Personaliseer je e-mails: Personaliseer je e-mails altijd met mergevelden om ontvangers bij naam aan te spreken of relevante informatie toe te voegen. E-mails die massaal geproduceerd lijken, belanden sneller in de spammap. Voorkom ongemakkelijke situaties door fallbackopties in te stellen voor mislukte personalisatie.
- Voeg een afmeldlink toe: Zorg altijd voor een makkelijk te vinden afmeldlink in de footer van je e-mail. Zo verlaag je je spampercentage en zorg je ervoor dat je voldoet aan regelgeving zoals de GDPR.
- Beperk het aantal links: Te veel links, vooral links naar verschillende domeinen, kunnen ervoor zorgen dat je e-mail als spam wordt gemarkeerd. Gebruik bij voorkeur links van hetzelfde domein als je afzenderadres.
- Houd je open rates in de gaten: Houd je open rate goed in de gaten. Ligt die onder de 20 à 30%? Controleer dan je e-mailworkflow, van de onderwerpregel tot de inhoud van de e-mail. Pas je e-mails indien nodig aan om de resultaten te verbeteren.
- Maak je e-maillijst regelmatig schoon: Haal je lijst vóór het verzenden door een validatietool zoals EmailListVerify om ongeldige e-mailadressen te verwijderen. Zo verlaag je je bouncepercentage en verbeter je de reputatie van je afzender in het algemeen.
… maar boven alles: verstuur gewoon geen e-mail die vanuit het perspectief van de ontvanger spammerig aanvoelt.
Zo blijf je GDPR-compliant
Maak je je zorgen over GDPR-compliance bij het versturen van massale e-mails? Geen stress — met deze eenvoudige tips blijf je binnen de Europese wetgeving:
- Zorg dat iedereen zich heeft aangemeld: Controleer vóór het verzenden van e-mails of alle ontvangers zich actief hebben aangemeld via een duidelijk inschrijfformulier of abonnementsformulier. Zo verzamel je e-mailadressen met volledige toestemming, zoals vereist door de GDPR.
- Voeg altijd een afmeldlink toe: Dat is niet alleen belangrijk om spamfilters te omzeilen, maar ook voor de GDPR: elke e-mail moet een duidelijke afmeldlink in de footer bevatten. Als iemand je e-mails niet meer wil ontvangen, moet die persoon zich eenvoudig en onmiddellijk kunnen afmelden.
- Houd je gegevens schoon: Voer regelmatig een opschoning van je lijst uit om ongeldige of verouderde e-mailadressen te verwijderen en afmeldingen correct te verwerken. Zo blijven je gegevens actueel en voldoe je aan de regelgeving.
- Gebruik een GDPR-vriendelijk platform: Kies een e-mailtool die GDPR-compliant is, zodat persoonlijke gegevens veilig worden opgeslagen en verwerkt. Daaronder valt ook het verantwoord beheren van e-mailadressen en het respecteren van afmeldingen.
- Wees transparant over de structuur van je e-mails: Gebruik een header die je organisatie duidelijk identificeert en wees open over waarom mensen je e-mails ontvangen. Zo bouw je vertrouwen op en blijf je binnen de GDPR-richtlijnen.
Als je deze tips volgt, is de kans groter dat je GDPR-compliant massale e-mails verstuurt — als een pro!
Ga nu e-mails versturen waardoor je er geweldig uitziet, niet ongemakkelijk! 😎
Heb je nog vragen over hoe je dit aanpakt? Bekijk dan deze materialen:
- Zo verstuur je massale e-mails met de e-mailworkflows van Salesflare [VIDEO]
- Zo verstuur je massale e-mails met de e-mailworkflows van Salesflare [ARTIKEL]
- Verschillende use cases voor het versturen van e-mailworkflows door onze klanten [VIDEO]
Heb je daarna nog vragen? Neem dan contact met ons op via de chat in onze app of op onze website! We helpen je graag.
