كيفية إرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية في Gmail وOutlook تبدو شخصية
5 خطوات لتبدو رائعًا بدلًا من أن تبدو محرجًا
هل تريد إرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية من صندوق الوارد في Gmail أو Outlook… وتبدو رائعًا أمام الجمهور الذي سيتلقى هذه الرسائل؟ 😎
لا داعي لمواصلة البحث. هذا هو الدليل المناسب لك.
سأتناول ما يلي:
- ما هي الرسالة الجماعية
- ثلاث طرق مختلفة يمكنك استخدامها لإرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية، وأيّها تختار
- الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها لإرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية من Gmail أو Outlook
- كيفية المتابعة على نطاق واسع بعد إرسال الرسالة الجماعية
- كيفية تجنّب فلاتر البريد العشوائي
- كيفية الالتزام بـ GDPR
ما هي الرسالة الجماعية؟
الرسالة الجماعية، التي تُعرف أيضًا باسم البريد الإلكتروني الجماعي أو الإرسال الجماعي، هي رسالة تُرسل إلى مجموعة كبيرة من الأشخاص في الوقت نفسه. وتُستخدم عادةً في حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني للوصول إلى العملاء المحتملين أو العملاء أو المشتركين، لأغراض مثل الترويج لمنتج أو مشاركة المعلومات المهمة. وسواء كانت جزءًا من حملة ترويجية عبر البريد الإلكتروني أو مجرد وسيلة لمشاركة المستجدات، تساعد الرسائل الجماعية الشركات على ربطها بجمهورها بكفاءة.
3 طرق مختلفة لإرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية (+ ما يفعله المحترفون)
هل تتنقل بين نتائج البحث وتقرأ اقتراحات مختلفة؟
إليك أكثر 3 طرق شيوعًا لإرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية:
- استخدم حقل BCC
- استخدم مزوّد خدمة بريد إلكتروني للرسائل الجماعية
- أتمت إرسال رسائل بريد إلكتروني شخصية من صندوق الوارد
- + ما يفعله المحترفون: أرسل سلسلة
دعني ألخّص لك مزايا كل خيار وعيوبه، وأرشدك إلى الخيار المناسب لك. 😄
1. خيار BCC المخفي الذي يكرهه الجميع
نعرف جميعًا هذه الطريقة لإرسال الرسائل الجماعية. فهي سريعة وبسيطة، لكنها غالبًا ما تؤدي إلى نتائج محرجة. كما أنها لا تبدو احترافية جدًا.
إضافةً إلى ذلك، عليك التعامل مع نسخ قائمة المستلمين ولصقها في حقل BCC بالطريقة الصحيحة، كما أن عدد المستلمين يكون محدودًا دائمًا.
باختصار: هذا الخيار نادرًا ما يكون مناسبًا. إلا إذا لم يكن لديك وقت أو لا يهمك أن تبدو غير احترافي حتمًا. 😟
2. أرسل رسائل بريد إلكتروني جماعية لا تبدو شخصية باستخدام مزوّد خدمة بريد إلكتروني مثل Mailchimp
هل تحتاج إلى إرسال رسالة بريد إلكتروني جماعية إلى أكثر من 2000 شخص اليوم (ويجب فعلًا أن يتم ذلك اليوم دون سواه)؟ إذن ربما يكون هذا هو الخيار المناسب لك. وإذا لم يكن الأمر كذلك، فانتقل إلى الخيار 3!
تتمثل ميزة هذه الطريقة في أنك تستطيع إرسال بريد إلكتروني إلى آلاف الأشخاص دفعةً واحدة وبسرعة.
أما عيوب هذه الطريقة فهي:
- لن تبدو رسالتك الإلكترونية شخصية. فالعين المدرَّبة (والناس أصبحوا مدرَّبين في الوقت الحالي على اكتشاف البريد الإلكتروني الجماعي) ستدرك دائمًا أنها رسالة جماعية.
- لن تصل إلى صندوق الوارد ذي الأولوية لدى جمهورك. فصناديق البريد مثل Gmail وOutlook أصبحت اليوم تصنّف الرسائل المُرسَلة عبر مزود خدمة بريد إلكتروني في علامة تبويب تُسمّى «العروض الترويجية» أو «أخرى».
- وينتج عن ذلك أيضًا انخفاض معدلات الفتح (وبالتالي عدد أقل من النقرات والردود أيضًا).
- وبما أن كثيرًا من مزودي خدمات البريد الإلكتروني يُساء استخدامهم (من قِبل مجموعة صغيرة، لكنها كبيرة بما يكفي، من الأشخاص)، فقد يؤدي ذلك أيضًا إلى زيادة احتمال وصول رسالتك إلى مجلد البريد العشوائي.
إذا كان كل ذلك مناسبًا لك، فألقِ نظرة على دليلنا حول كيفية استخدام Mailchimp (فهذا هو ما نستخدمه لنشرتنا البريدية).
إذا كنت تريد إرسال رسائل إلكترونية جماعية تبدو شخصية ويُرجَّح أن يقرأها الناس، فسأشرح لك ذلك الآن. 👇
3. أرسل رسائل إلكترونية جماعية تبدو شخصية، مباشرةً من صندوق بريدك في Gmail أو Outlook
هل تحتاج إلى إرسال رسالة إلكترونية جماعية تبدو شخصية إلى مئات الأشخاص أو آلافهم دفعةً واحدة؟ إذن فهذا هو الخيار المفضّل لك بالتأكيد.
استخدم منصة (مثل Salesflare) تتصل بصندوق بريدك وترسل رسائل إلكترونية مخصّصة على نطاق واسع، بحيث لا يمكن تمييزها عن الرسائل التي أرسلتها يدويًا واحدةً تلو الأخرى (وإذا كنت لا تستطيع الانتظار: فالخطوات الخمس السهلة للقيام بذلك موجودة أدناه!).
مزايا ذلك هي:
- ستبدو رسائلك الإلكترونية شخصيةً بنسبة 100%.
- ستصل إلى صندوق الوارد ذي الأولوية لدى جمهورك.
- وينتج عن ذلك معدلات فتح ممتازة (اختر سطر موضوع جيدًا!) ومعدلات استجابة ممتازة.
- سيكون لديك تحكم أكبر في ما إذا كانت رسائلك الإلكترونية ستظهر في مجلدات البريد العشوائي، لأن الرسائل لا تُرسَل من خادم بريد إلكتروني مركزي تابع لمزود خدمة بريد إلكتروني يستخدمه كثيرون غيرك، بل من صندوق بريدك الإلكتروني الخاص ومن نطاق بريدك الإلكتروني الخاص.
هناك قيد واحد يرافق كل هذه الإمكانات: باستخدام خدمات مثل Google Workspace (Gmail الاحترافي) أو Microsoft / Office 365 (خدمة البريد الإلكتروني المنافسة من Microsoft)، يمكنك إرسال ما يصل إلى 2000 رسالة إلكترونية يوميًا. وإذا كان عليك إرسال عدد أكبر من ذلك، فستوزّع المنصة الرسائل الإلكترونية على عدة أيام (في معظم الحالات).
إذا لم يكن ذلك مناسبًا لك، فارجع إلى الخيار 2.
أما إذا كان مناسبًا لك، فتابع القراءة! سأريك كيف تفعل ذلك فورًا. 🤩
ما يفعله المحترفون: إرسال سلسلة من الرسائل الإلكترونية الجماعية الشخصية
ماذا لو كنت تريد التأكد من أن الناس سيردّون (أو سيفتحون الرسالة أو ينقرون عليها)، وكنت تريد إرسال رسائل إلكترونية إليهم بضع مرات إلى أن يفعلوا ذلك؟
لا مشكلة، فهذا ممكن أيضًا. تتيح لك معظم المنصات (مثل Salesflare) القيام بذلك في الوقت الحالي.
إليك بعض الأسباب الشائعة التي تدفع عملاءنا إلى القيام بذلك (انقر أدناه لمشاهدة شرح تفصيلي على YouTube):
- التواصل تلقائيًا مع العملاء المحتملين إلى أن يردّوا
- إرسال سلسلة من النصائح ضمن سلسلة رسائل إلكترونية متتابعة
- متابعة الأشخاص لدعوتهم إلى فعالية أو ندوة عبر الإنترنت
- المتابعة تلقائيًا بعد اجتماعات الاستكشاف
الإمكانات لا حصر لها. 🤯
هل ترغب في الانتقال إلى مستوى الاحتراف؟ يُعد إنشاء سلسلة من الرسائل الإلكترونية بدلًا من رسالة واحدة فقط الخطوة 4 (الاختيارية) في دليلي خطوةً بخطوة. 👇
5 خطوات سهلة لإرسال رسائل إلكترونية جماعية تبدو شخصية
هذه الخطوات الخمس شائعة في معظم منصات إرسال البريد الإلكتروني الجماعي الموجودة.
سأوضح لك كيفية القيام بذلك باستخدام Salesflare، لأنها البرمجية التي طورناها ونستخدمها بأنفسنا، ولأنها تتمتع أيضًا بسلسلة من المزايا:
- يمكنك البدء من قاعدة بيانات جهات الاتصال الحالية لديك (فلا حاجة إلى التعامل مع ملفات .csv)
- يمكنك استخدام أي بيانات من قاعدة البيانات هذه لتخصيص رسائل البريد الإلكتروني (بل يمكنك حتى تشغيل رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا استنادًا إلى تلك البيانات!)
- يمكنك ربط عدة صناديق بريد وارد من دون أي تكلفة إضافية (على عكس معظم المنصات المنافسة)
- من السهل جدًا استخدامها
- يمكنك تنظيم المتابعة اللاحقة داخل Salesflare أيضًا (فهي نظام CRM)
- ويمكنك حتى تتبع عملائك المحتملين وعملائك أثناء تصفحهم لموقعك الإلكتروني!
لست مقتنعًا باستخدام Salesflare؟ لا مشكلة، فكما قلت، الخطوات نفسها في مختلف المنصات، لذا لنبدأ. 🤓
1. اربط صندوق بريدك
لإرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية من صندوق بريدك في Gmail أو Outlook باستخدام المنصة التي تختارها، ستحتاج أولًا إلى ربط صندوق بريدك. في Salesflare، هذه أول خطوة تنفذها عند الاشتراك.
هل تحتاج إلى ربط عدة صناديق بريد لإرسال الرسائل منها؟ ما عليك سوى التوجه إلى الإعدادات > إعدادات البريد الإلكتروني والنقر على زر الجمع البرتقالي الكبير. (من دون أي تكلفة إضافية عند استخدام Salesflare!)
2. حدّد الجمهور الذي تريد إرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية إليه
حان الوقت لتحديد الجمهور الذي ينبغي أن يتلقى رسالتك الإلكترونية الجماعية.
هناك ثلاثة أماكن شائعة قد تخزّن فيها هذه القائمة:
- في نظام CRM لديك
- في نظام آخر
- في جدول Excel أو ملف .csv
في الحالة الأولى، من الأفضل على الأرجح استخدام منصة مثل Salesflare، التي توفر إرسال البريد الإلكتروني الجماعي ونظام CRM في مكان واحد. فهذا سيوفر عليك الكثير من العمل غير الضروري.
في الحالة الثانية، يمكنك التفكير في دمج ذلك النظام الآخر مع منصة إرسال البريد الإلكتروني لديك. فعلى سبيل المثال، يستخدم عملاؤنا Zapier أو Make لهذا الغرض.
في الحالة الثالثة، سيتعين عليك استيراد البيانات إلى منصة إرسال البريد الإلكتروني الجماعي لديك. إذا كنت تستخدم Salesflare، فتوجه إلى الإعدادات > استيراد البيانات للبدء. احرص على استيراد عنوان بريد إلكتروني واسم على الأقل.
هل لديك اسم كامل فقط لكل شخص؟ لا مشكلة. سيقسّم Salesflare الاسم تلقائيًا إلى الاسم الأول، والاسم الأوسط، والاسم الأخير، والبادئة واللاحقة. وبهذه الطريقة، يمكنك تخصيص رسائل البريد الإلكتروني دون عناء.
3. اكتب الرسالة الإلكترونية وخصّصها باستخدام حقول الدمج
هنا يحدث السحر! ✨
اكتب رسالة إلكترونية كما لو أنك ترسلها إلى شخص واحد بعينه، ثم استبدل كلمات محددة (مثل اسمه الأول واسم شركته وأي معلومات أخرى) بحقوق الدمج.
ها قد تم الأمر! أنت ترسل رسائل بريد إلكتروني مخصصة بالكامل. 🔥
والأكثر من ذلك: يمكنك تتبع ما إذا كانوا يفتحونها وينقرون عليها.
وإذا كنت تستخدم Salesflare، فيمكنك أيضًا معرفة ما إذا كان هؤلاء الأشخاص أنفسهم الذين ينقرون على الروابط في رسائلك الإلكترونية يزورون موقعك الإلكتروني، وما الصفحات التي ينظرون إليها، ومتى يزورونها ولأي مدة. ما عليك سوى تثبيت النص البرمجي الذي يمكنك العثور عليه في إعدادات Salesflare هنا.
4. اختياري (للمحترفين): حوّله إلى سير عمل! أنشئ تسلسلاً يضم عدة رسائل بريد إلكتروني.
هل تريد إرسال عدة رسائل بريد إلكتروني واحدة تلو الأخرى بدلًا من رسالة واحدة فقط؟ ما عليك سوى تحويلها إلى سير عمل!
عند استخدام Salesflare، يصبح الأمر سهلًا:
- انقر على «إضافة خطوة» لإضافة خطوة أخرى إلى سير العمل.
- حدّد الفاصل الزمني بين هذه الرسالة الإلكترونية والرسالة السابقة. (متقدم: يمكنك أيضًا تحديد فترة تأخير بعد أن يفتح شخص ما الرسالة أو ينقر عليها أو يرد عليها.)
- هل تريد إرسالها كرسالة إلكترونية ضمن سلسلة المحادثة نفسها؟ فعّل الخيار «كرد».
هل تتساءل عما يمكنك استخدام هذا من أجله؟ شاهد هذه الفيديوهات التي تتناول حالات استخدام من عملائنا على Youtube.
5. انقر على «إرسال» وابدأ تحليل الردود على نطاق واسع
هل أنت مستعد للإرسال؟ ربما أرسل رسالة إلكترونية تجريبية سريعة واحدة للتأكد (ما عليك سوى النقر على «إرسال اختبار» في Salesflare)، ثم… انطلق إلى صناديق البريد الإلكتروني للمشتركين!
هل هذه هي النهاية؟ كلا، هذه ليست سوى البداية.
من هنا، ستتمكن من متابعة تفاعل جمهورك مع رسائلك الإلكترونية مباشرةً، بالاعتماد على ميزة التتبع المدمجة للبريد الإلكتروني:
- هل يفتحون رسائلك الإلكترونية؟
- هل ينقرون على الروابط التي تشاركها؟ أم يردون على الرسالة الإلكترونية؟
- هل ترتد الرسائل الإلكترونية بسبب وجود مشكلة في عنوان البريد الإلكتروني؟ أو إذا كنت قد أدرجت رابطًا لإلغاء الاشتراك: فهل يلغون الاشتراك؟
- كيف يُقارن أداء أحد قوالب البريد الإلكتروني بأداء قالب آخر؟
سواء كنت تريد تحليل معدلات الفتح أو معدلات النقر أو معدلات إلغاء الاشتراك أو مقاييس أخرى للبريد الإلكتروني، فستجدها كلها معروضة لك في مكان واحد.
ومن هنا، يمكنك متابعة التواصل معهم أكثر. 👇
كيفية متابعة التواصل على نطاق واسع بعد إرسال البريد الإلكتروني الجماعي
لقد أرسلت رسالة إلكترونية (أو تسلسلاً كاملًا من الرسائل الإلكترونية) وبدأت في تلقي الردود؟
رائع! لنتأكد من أنك ستنجح في إبرام تلك الصفقات. وقد يعني هذا:
- إبرام صفقات مبيعات فعلية
- إبرام صفقات شراكة
- الظهور في المؤتمرات والبودكاست، …
- الاتفاق على منشورات ضيف أو روابط خلفية
- تسجيل الأشخاص في فعاليتك
- …
وهنا يأتي دور CRM!
ما عليك سوى إنشاء مسار صفقات مرئي بالمراحل التي تحتاج إلى نقل الأشخاص عبرها. وسيمنحك النظرة العامة والتحكم اللذين تحتاج إليهما لإبرام أكبر عدد ممكن من الصفقات.
هل تريد معرفة المزيد عن كيفية تنفيذ ذلك بنجاح؟ ما عليك سوى متابعة القراءة في دليلنا حول كيفية بناء مسار صفقات متين وإدارته باحتراف.
كيفية تجنّب فلاتر الرسائل المزعجة
قد يكون تجاوز فلاتر الرسائل المزعجة عند إرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية أمرًا معقدًا. إليك بعض النصائح لتحسين فرص وصول رسائلك الجماعية:
- استخدم عنوان بريد إلكتروني احترافيًا: أرسل دائمًا من عنوان بريد إلكتروني خاص بالعمل، مع نطاق مخصص، مثل العناوين التي تحصل عليها عبر Google Workspace أو Microsoft 365. فالعناوين الشخصية، مثل Gmail أو Yahoo، قد تؤدي بسهولة أكبر إلى تفعيل فلاتر الرسائل المزعجة.
- مهّد النطاقات وعناوين IP الجديدة: إذا كنت ترسل من عناوين IP أو نطاقات جديدة، فزد حجم رسائل البريد الإلكتروني تدريجيًا. استخدم أدوات مثل Warmup Inbox لبناء الثقة ببطء وتحسين سمعة عنوان IP.
- أنشئ سجلات SPF وDKIM: تأكد من إعداد سجلات SPF وDKIM لنطاقك بشكل صحيح في DNS. فهذا يصادق على هوية المرسل ويعزز سمعة نطاقك، ما يقلل احتمال وضع رسائلك في مجلد الرسائل المزعجة. تعرّف على كيفية تنفيذ ذلك في Google Workspace وفي Microsoft Office 365.
- اكتب عناوين موضوع جذابة: صِغ عناوين موضوع مقنعة تتجنب الكلمات التي توحي بالرسائل المزعجة، مثل «مجاني» و«الخصم» وغيرها. كما تساعدك معاينة جيدة لنص البريد الإلكتروني في جعل رسالتك تبدو احترافية وجذابة.
- تجنب حقل BCC: قد يبدو استخدام حقل BCC لإرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية مريبًا بالنسبة إلى فلاتر الرسائل المزعجة. بدلًا من ذلك، استخدم منصة للتسويق عبر البريد الإلكتروني أو CRM مثل Salesflare لتخصيص كل رسالة وإرسالها بالطريقة الصحيحة.
- خصّص رسائل البريد الإلكتروني: خصّص رسائلك دائمًا باستخدام حقول الدمج لمخاطبة المستلمين بأسمائهم أو تضمين المعلومات ذات الصلة. فالرسائل التي تبدو منتَجة بكميات كبيرة تكون أكثر عرضة للوصول إلى مجلد الرسائل المزعجة. وتجنب المواقف المحرجة من خلال إعداد خيارات بديلة عند فشل التخصيص.
- أدرج رابط إلغاء الاشتراك: وفّر دائمًا رابطًا سهل العثور عليه لإلغاء الاشتراك في تذييل رسالتك. فهذا يساعد على خفض معدل الرسائل المزعجة لديك ويضمن امتثالك للوائح مثل GDPR.
- حدّ من عدد الروابط: قد تؤدي كثرة الروابط، ولا سيما التي تقود إلى نطاقات مختلفة، إلى تصنيف رسالتك على أنها رسالة مزعجة. التزم باستخدام روابط من النطاق نفسه المرتبط بعنوان المرسل.
- راقب معدلات الفتح: راقب معدل الفتح لديك. فإذا كان أقل من 20–30%، راجع سير عمل البريد الإلكتروني، بدءًا من عنوان الموضوع ووصولًا إلى محتوى الرسالة. عدّل رسائلك عند الضرورة لتحسين الأداء.
- نظّف قائمة البريد الإلكتروني بانتظام: قبل الإرسال، مرّر قائمتك عبر أداة للتحقق، مثل EmailListVerify، لإزالة عناوين البريد الإلكتروني غير الصالحة. فهذا يخفض معدل الارتداد ويحسن سمعة المرسل الإجمالية لديك.
… لكن قبل كل شيء: لا ترسل أي رسالة بريد إلكتروني تبدو رسالة مزعجة من وجهة نظر المستلم.
كيفية الحفاظ على الامتثال لـ GDPR
هل تقلق بشأن الحفاظ على الامتثال لـ GDPR عند إرسال رسائلك الجماعية؟ لا داعي للقلق—إليك بعض النصائح السهلة التي تساعدك على الالتزام بتشريعات الاتحاد الأوروبي:
- تأكد من أن الجميع قد وافقوا: قبل إرسال الرسائل، تأكد من أن جميع المستلمين قد وافقوا عليها صراحةً عبر نموذج تسجيل أو نموذج اشتراك واضح. وبهذه الطريقة، تجمع عناوين البريد الإلكتروني بموافقة كاملة، وفقًا لما يقتضيه GDPR.
- أدرج دائمًا رابط إلغاء الاشتراك: الأمر لا يتعلق فقط بتجنب فلاتر الرسائل المزعجة، بل أيضًا بالامتثال لـ GDPR: يجب أن تتضمن كل رسالة رابطًا واضحًا لإلغاء الاشتراك في تذييلها. فإذا أراد شخص ما التوقف عن تلقي رسائلك، فيجب أن يتمكن من ذلك بسهولة وفورًا.
- حافظ على نظافة بياناتك: نفّذ تنظيفًا دوريًا للقائمة لإزالة عناوين البريد الإلكتروني غير الصالحة أو القديمة، وتعامل مع طلبات إلغاء الاشتراك بطريقة صحيحة. فهذا يحافظ على حداثة بياناتك وامتثالها.
- استخدم منصة متوافقة مع GDPR: اختر أداة بريد إلكتروني متوافقة مع GDPR لضمان تخزين البيانات الشخصية ومعالجتها بأمان. ويشمل ذلك إدارة عناوين البريد الإلكتروني بمسؤولية واحترام طلبات إلغاء الاشتراك.
- كن واضحًا بشأن بنية رسالتك: استخدم رأسًا يحدد مؤسستك بوضوح، وكن صريحًا بشأن سبب تلقي الأشخاص لرسائلك. فهذا يبني الثقة ويحافظ على التزامك بإرشادات GDPR.
باتباعك هذه النصائح، ستزداد فرص امتثالك لـ GDPR أثناء إرسال الرسائل الجماعية باحتراف!
والآن، ابدأ بإرسال رسائل تجعلك تبدو رائعًا، لا محرجًا! 😎
إذا كانت لديك أسئلة أخرى حول كيفية تنفيذ ذلك، فتفقّد هذه المواد:
- كيفية إرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية باستخدام سير عمل البريد الإلكتروني في Salesflare [فيديو]
- كيفية إرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية باستخدام سير عمل البريد الإلكتروني في Salesflare [مقالة]
- حالات الاستخدام المختلفة لإرسال سير عمل البريد الإلكتروني من عملائنا [فيديو]
هل لا تزال لديك أسئلة بعد ذلك؟ تواصل معنا عبر الدردشة في تطبيقنا أو على موقعنا! يسعدنا مساعدتك.
