Como usar um CRM para fechar mais deals + como configurá-lo
Um guia detalhado elaborado por especialistas em CRM de vendas
O fato de você estar aqui para ler este guia já é um bom começo.
A maioria das pessoas simplesmente adquire um CRM e começa a usá-lo sem pensar muito nas coisas. Você acaba de se colocar à frente de pelo menos 95% das outras pessoas.
Sei que isso é verdade porque venho desenvolvendo um novo tipo de CRM — como cofundador da Salesflare — há mais de uma década. Aprendi muitas coisas ao longo do caminho e tentei condensá-las neste guia.
Na verdade, embora tenhamos fundado nossa empresa com a convicção de que os sistemas de CRM PODEM fazer um trabalho melhor, só podemos fazer até certo ponto para tornar o CRM mais fácil e humano. Podemos oferecer ferramentas melhores, mas só você pode usá-las para realmente causar impacto.
Foi por isso que escrevi este guia. Espero que ele ajude você um pouco ao longo da sua jornada.
Na verdade, acredito que, se você seguir este guia de perto, estará no caminho do sucesso. Tudo o que isso exige é dedicação.
Como começar a usar um CRM da maneira certa
Pesquisar “CRM” no Google, ler alguns sites e experimentar algum software de CRM de vendas: hoje em dia, tudo isso é muito fácil.
Por outro lado, ainda parece difícil para a maioria das pessoas começar a usar um CRM de uma maneira sustentável e que gere resultados.
É realmente difícil? Não acho. Mas você precisa ir além de simplesmente “adquirir um CRM” e dedicar um esforço cuidadoso ao processo.
Com base em muitos anos de experiência ajudando milhares de empresas com seu CRM, este é um plano simples, passo a passo, que recomendo que você siga.
1. Escolha o CRM certo junto com sua equipe
Duas perguntas costumam surgir quando digo isso:
- Qual é o CRM certo para mim?
- Por que junto com a equipe? É necessário envolver a equipe?
Escolha o CRM certo
Primeiro, o CRM certo é aquele que você realmente vai usar para gerenciar melhor seus relacionamentos com os clientes.
Estou enfatizando “realmente vai usar” porque, segundo muitos analistas, entre 30% e 70% de todas as implementações de CRM resultaram em prejuízo ou não melhoraram o desempenho da empresa. Eu estimaria pessoalmente que, dos 30% a 70% restantes, 90% não perceberam uma melhoria nem de longe próxima do que seria possível ou do que foi prometido.
O problema central geralmente é que o CRM não é usado de forma prática para gerenciar melhor os relacionamentos com os clientes.
Isso pode acontecer porque:
- A empresa prioriza outros objetivos organizacionais
- O software é complicado demais para a finalidade a que se destina
- A equipe não gosta de usar o software, não participou da sua seleção, considera que ele dá trabalho demais e/ou acha que é uma perda de tempo
- A equipe não entende bem o suficiente como e por que usar o CRM
- Etc.
Além disso, as empresas costumam selecionar um software que não atende ao objetivo principal do CRM. Em vendas B2B, isso pode ser algo tão simples quanto “acompanhar melhor os leads” (isso é diferente em outros tipos de vendas: veja alguns exemplos aqui).
Em vez disso, muitas empresas acabam selecionando um software que atende ao maior número possível de casos excepcionais e funcionalidades desejáveis, perdendo completamente o foco no que importa.
Selecione o CRM em conjunto
Isso nos leva à segunda pergunta: por que selecionar um CRM em conjunto?
Em resumo, porque isso maximiza a chance de você realmente usar o CRM para gerenciar melhor seus relacionamentos com os clientes:
- A equipe poderá avaliar com você a utilidade principal do CRM
- Você também terá a adesão da equipe, já que vocês escolheram juntos em vez de você simplesmente impor a sua escolha
- Isso também estabelece uma base importante para uma colaboração mais cuidadosa e consciente dentro e ao redor do CRM
Seu papel é primeiro definir qual objetivo principal você quer alcançar com o CRM (seja extremamente pragmático), além de quaisquer objetivos secundários que impliquem requisitos desejáveis para o CRM.
Depois disso:
- Você ou um membro da equipe faz uma lista curta de CRMs que atendem ao seu objetivo principal.
- Você começa testes gratuitos com os CRMs dessa lista e convida os membros da sua equipe (se forem mais de 3 a 5, você pode limitar o grupo aos membros principais da equipe; observe que sempre ajuda incluir nesse grupo principal alguém com menos familiaridade com tecnologia, para fazer um teste realista).
- Então — e isso é essencial — todos vocês realmente usam alguns CRMs por alguns dias ou semanas para gerenciar os relacionamentos com os clientes, para poder avaliar com precisão se conseguem se imaginar usando-os diariamente e no longo prazo.
Não pule nenhuma dessas etapas. É tentador, mas você vai se arrepender.
Se você não se arrepender, provavelmente será porque está tentando se convencer de que “nenhum CRM é bom”, “software corporativo é uma droga” e/ou “os vendedores são simplesmente preguiçosos demais para usar um CRM”. Pare de pensar assim. Você está se preparando para fracassar.
Eu prometo: provavelmente existe um CRM por aí que vai funcionar para você e sua equipe (desde que, obviamente, você continue seguindo o restante das etapas deste guia).
2. Crie um processo de vendas sólido + uma estratégia de acompanhamento
Encontrar um software que você realmente vai usar para alcançar seu objetivo principal é ótimo, mas você precisa de mais do que o software: precisa definir claramente o processo que ele ajudará a simplificar.
Sem um processo de vendas, é difícil simplificar qualquer coisa.
Se você ainda não tem um processo de vendas, certamente não está sozinho. Todos os dias, converso com empresas que não têm uma ideia clara de como ele funciona para elas.
Mas isso deveria servir como um alerta: você precisa de um processo de vendas. De que outra forma vai gerenciar potenciais clientes em escala e se organizar em torno disso?
Defina um processo de vendas
Definir um processo de vendas pode ser muito simples. Um processo de vendas B2B típico é assim:
- Lead: As pessoas provavelmente têm uma necessidade que sua oferta pode atender.
- Contatado: Você entrou em contato com elas sobre isso.
- Qualificado: Você confirmou que elas realmente têm essa necessidade, orçamento para uma solução, um prazo definido etc.
- Proposta feita: Você fez uma proposta para elas, explicando como vai resolver o problema e quanto isso vai custar.
- Ganho: Vocês chegaram a um acordo.
- Perdido: Em algum ponto desse processo, não deu certo.
Seu processo de vendas provavelmente tem algumas nuances importantes. Então, sente-se e defina-o da forma mais clara e prática possível. Tenha em mente que todas as pessoas da sua equipe precisam conseguir entendê-lo e segui-lo com facilidade.
O ideal é definir o processo de vendas em um documento compartilhado (Google Docs ou um arquivo compartilhado do Word), para que todos possam relê-lo se necessário. Isso também facilita a adaptação de novos integrantes.
Defina o que você vai acompanhar e como
Outra coisa essencial a definir bem é quais dados você vai acompanhar e como.
A maioria dos CRMs oferece inúmeras possibilidades em relação aos dados que você pode acompanhar, mas, se você tentar acompanhar tudo e isso exigir muito trabalho e disciplina, provavelmente não vai acompanhar nada.
Por isso, você precisa:
- Decidir quais dados são essenciais acompanhar e quais são apenas bons de ter.
- Explicar claramente o que os dados significam (por exemplo, se você tiver um menu suspenso com opções).
- Definir quando você vai acompanhar esses dados e como tornar isso o mais fácil possível.
O objetivo deve ser usar o CRM de forma consistente e precisa, não ser 100% abrangente. Tenha sempre em mente o objetivo principal (mencionado acima).
Mais uma vez, o ideal é anotar tudo em um documento compartilhado, para que toda a equipe tenha acesso a ele.
Melhor ainda, e é o que recomendamos: converse sobre isso com sua equipe e registre as decisões de vocês nesse documento. Quanto maior o envolvimento da equipe, maior a probabilidade de seus planos para o CRM darem certo.
3. Personalize o CRM de acordo com isso
Você escolheu um CRM e definiu um processo de vendas e uma estratégia para acompanhar os dados. Ótimo! Agora você está pronto para personalizar o CRM de acordo com a sua empresa e a forma única como ela trabalha.
Configure seu pipeline de vendas
Se você passou por essas etapas, já deve ter definido um processo de vendas com passos claros e práticos.
Em um CRM, isso normalmente é representado por um pipeline de vendas com etapas. É uma representação visual do processo de vendas.
A maioria dos CRMs oferece um pipeline padrão com etapas padrão. Comece por ele e personalize-o:
- Acesse as Configurações (no Salesflare, isso fica em Configurações > Configurar pipelines).
- Dê os nomes certos às etapas.
- Adicione as etapas que estiverem faltando e coloque-as na ordem correta.
- Personalize itens como “probabilidade da etapa” (a probabilidade média de uma oportunidade de vendas nessa etapa ser ganha no fim), “cor” (se o CRM atribuir cores visualmente às etapas) etc.
E voilà, você tem seu próprio pipeline de vendas.
É importante ter as etapas bem definidas em um documento compartilhado, para que fique claro para todos em que situação exatamente uma oportunidade de vendas pertence a determinada etapa. Se você ainda não tem isso, faça agora. Caso contrário, você vai acabar com muitos mal-entendidos e previsões de vendas inúteis.
Pensando em criar vários pipelines de vendas? Minha recomendação é fazer isso apenas se você tiver vários processos de vendas — não para vendedores, produtos ou unidades de negócio diferentes, a menos que o processo seja diferente. Caso contrário, você vai prejudicar sua capacidade de criar ótimos relatórios de vendas e dashboards, pelo menos se estiver gerando relatórios ou segmentando por etapa.
Criar campos personalizados
Se você já definiu quais dados essenciais vai acompanhar, pode ser que alguns dados não caibam nos campos padrão do CRM escolhido. Nesse caso, você terá que criar campos personalizados para eles.
Basta acessar as configurações do CRM (no Salesflare, isso fica em Settings > Customize fields), selecionar a entidade certa (conta/empresa/organização, contato/pessoa, oportunidade/deal, …) e criar um campo.
É importante selecionar o tipo certo de campo, porque isso ajudará você a manter tudo o mais organizado possível. Se você selecionar o tipo errado, pode ser difícil filtrar seus dados ou criar ótimos relatórios e dashboards. Além disso, alguns tipos de campo podem oferecer determinadas funcionalidades (como os campos de URL, que podem ser clicáveis).
Definir permissões
Se você faz parte de uma equipe de vendas maior ou de uma equipe de vendas menor dentro de uma organização maior, pode haver regras mais rígidas sobre quem pode ver, editar, fazer etc. o quê no CRM.
É por isso que a maioria dos CRMs vem com um sistema de permissões, geralmente disponível em um dos planos mais caros.
Esses sistemas de permissões são úteis, mas podem ser letais se forem complicados demais.
Se você encontrar um CRM com um sistema de permissões complicado, corra. As chances de ele estar cheio de erros são quase 100%. Como um sistema de permissões afeta profundamente quase todas as funcionalidades do software, não há como a equipe de produto ter pensado em tudo corretamente.
Além disso, para o seu próprio bem, mantenha tudo simples. Se sua equipe não entender quem pode fazer o quê no CRM e por quê, a frustração será inevitável. A frustração leva a um uso menor do CRM. E um CRM que não é usado não é apenas inútil: é uma enorme oportunidade perdida.
Algumas regras simples:
- Limite tudo a 3 ou 4 funções diferentes (como administrador, gerente, membro da equipe e visualizador) e alguns grupos diferentes (como unidades de negócio, países, …).
- Defina qual escopo de dados e qual acesso ao pipeline de vendas cada um deles deve ter.
- É isso. Pare por aí.
Muitos CRMs podem ir muito além disso, mas garanto que você vai se perder. E sua equipe vai se perder ainda mais.
Configurar outras configurações
Essas eram as configurações básicas, mas provavelmente há muitas outras configurações disponíveis no seu CRM.
Recomendo passar por todas elas para entender o que está disponível e o que é possível fazer. Com exceção de algumas coisas, como “Configurações regionais”, não configure nada disso ainda. Normalmente, as coisas vêm configuradas de determinada maneira por um motivo, e é útil ganhar um pouco de experiência antes de alterá-las.
Convidar sua equipe
Se você ainda não fez isso logo no início, ao escolher o CRM em conjunto, certifique-se de convidar agora os membros da sua equipe. É hora de deixar todo mundo com o CRM totalmente configurado — além disso, você provavelmente precisará que todos estejam integrados para poder atribuir tarefas a eles durante a importação dos dados, que vem logo a seguir.
4. Integre seu e-mail, calendário e LinkedIn
Para alguns dos nossos clientes, a primeira pergunta que fazem logo na primeira ligação é: “Como integro o X?”, sendo que X é algum tipo de formulário do website ou software de newsletter por e-mail.
Embora eu fique feliz em ajudar a integrar esses sistemas, isso não é realmente essencial quando olhamos para o cenário como um todo. E nem sequer é a integração mais importante.
As integrações mais importantes são com:
- Sua caixa de entrada de e-mail (como o Gmail ou o Outlook): muita comunicação e informação passam por ela.
- Seu calendário: todas as suas reuniões com clientes são (ou provavelmente deveriam ser) agendadas nele.
- Seu LinkedIn (pelo menos no contexto B2B): suas conexões profissionais e mensagens estão, em sua maioria, lá.
Então, se você ainda não fez isso, certifique-se de que você e sua equipe tenham essas integrações totalmente configuradas. Especialmente se você estiver usando um CRM inteligente como o Salesflare, isso representará um salto enorme em termos de utilidade.
BÔNUS: Já que você está fazendo isso, reserve um momento para que todos instalem o app móvel do seu CRM. Ele ajudará você a acessar facilmente seus clientes enquanto estiver na rua, poderá enviar notificações em tempo real sobre eles e poderá sincronizar seu histórico de chamadas (pelo menos se você usar um telefone Android).
5. Importe seus dados existentes
Talvez você tenha alguns dados existentes em algum lugar, como:
- Clientes existentes no seu sistema de contabilidade
- Contatos no seu software de newsletter por e-mail
- Uma planilha com leads ou clientes em potencial
- Dados do seu CRM anterior
Agora é hora de importá-los.
Na maioria dos casos, basta exportar seus dados para um arquivo .csv, que é uma espécie de formato padrão de tabela com valores separados por vírgulas.
Como se trata de um formato de tabela, talvez você precise separar as planilhas/tabelas em entidades diferentes (como contas/empresas/organizações, contatos/pessoas e oportunidades/deals) antes de importá-las. Muitas vezes, você também pode importar o mesmo arquivo para várias entidades, fazendo o mapeamento apenas das colunas relacionadas a cada entidade.
Se houver algum dado importante que não caiba nos campos padrão, você pode considerar criar um campo personalizado para ele. No entanto, como já dissemos, não crie campos de forma automática e sem critério. Certifique-se de que eles sejam essenciais e de que seja viável para a equipe mantê-los atualizados. Caso contrário, você só criará problemas.
6. Treine a equipe sobre sua abordagem
Você já configurou os pontos principais e — se tiver trabalhado de forma sistemática — também documentou tudo.
Finalize a documentação
Se ainda não fez isso, agora é sua última chance — e ela é muito importante, porque você vai treinar a equipe sobre como tudo funciona.
Recomendo documentar tudo em um documento compartilhado (novamente: Word, Google Docs, Notion etc.), não em uma apresentação. Isso força você a se concentrar em escrever um texto claro e bem estruturado, em vez de focar na embalagem e escrever slides superficiais.
Novos integrantes também conseguirão aprender tudo com muito mais facilidade lendo um documento bem escrito do que passando rapidamente por uma apresentação.
Treine a equipe
Esse treinamento tem essencialmente três objetivos:
- Convencer a equipe de que usar o CRM é crucial para cada integrante (e para a empresa).
- Mostrar o que o CRM pode fazer por eles e como, para que possam usá-lo em todo o seu potencial.
- Discutir como vocês pretendem usar o CRM como equipe para simplificar o trabalho e fazer com que todos possam seguir na mesma direção.
Se você fizer isso bem, estará no caminho certo. Na prática, você estará construindo as bases para o sucesso. Portanto, não pule nenhum passo nem trate isso como um mal necessário. Esta etapa é crucial.
Durante esse treinamento, é bom usar tanto a documentação quanto o software como guia visual. Isso permite que as pessoas aprendam da maneira mais eficaz. Também dá a elas um ponto de referência para tudo o que você está dizendo.
Se você fizer isso bem, precisará de pelo menos 60 a 90 minutos para explicar tudo. Mas não faça suas explicações durarem mais de uma hora. As pessoas começarão a perder a concentração.
Reserve 30 minutos para perguntas e discussão, para ter tempo suficiente de abordar qualquer questão que surgir. Se não houver perguntas, tudo bem. Elas sempre precisam de um pouco de tempo para assimilar tudo e certamente também precisam sentir como as coisas funcionam na prática.
Por isso, o melhor é organizar uma sessão de acompanhamento interativa cerca de três semanas depois. Peça às pessoas que enviem suas perguntas com antecedência, verifique o que elas têm feito no CRM e use isso como base para a discussão. Adapte a documentação se necessário e mostre o CRM quando for apropriado.
7. Comece a acompanhar suas principais métricas
Se você levou tudo o que foi dito acima a sério, construiu a base para algo poderoso. E está apenas começando.
Se sua equipe acompanha tudo corretamente no CRM, os dados de vendas que ela gera serão uma verdadeira mina de ouro de insights e melhorias em potencial. Juntos, vocês podem multiplicar sua receita por 10. Alguns de nossos clientes aumentaram massivamente suas vendas usando o CRM.
Para começar a fazer isso, é importante definir algumas métricas de vendas principais e acompanhá-las. Entre as métricas mais comuns estão:
- Receita de vendas: quanto dinheiro você está gerando.
- Crescimento das vendas: quanto suas vendas estão aumentando ao longo do tempo.
- Taxa de conversão: a porcentagem de leads que se tornam clientes. Também é interessante analisar isso etapa por etapa.
- Valor médio do deal: o valor médio de cada venda.
- Duração do ciclo de vendas: quanto tempo leva para fechar uma venda.
- Quantidade de novos deals: o quão bem você continua preenchendo seu pipeline de vendas.
- Custo de aquisição de clientes (CAC): quanto custa conquistar um novo cliente.
- Valor vitalício do cliente (CLTV): a receita total que você pode esperar de um cliente ao longo de todo o relacionamento.
- Principais motivos de perda: por que você perde deals com mais frequência.
- Principais fontes de leads: de onde vêm a maioria dos seus potenciais clientes.
- Atividades por vendedor: quantos e-mails, ligações, reuniões etc. cada vendedor realiza com seus leads.
No Salesflare, a maioria dessas métricas é medida por padrão em “Insights”. Para algumas outras, talvez você queira criar relatórios personalizados.
Não é preciso exagerar nos relatórios neste momento, mas é bom começar a medir algumas métricas principais. Quando você acompanha essas métricas, investiga seu desempenho e evolução e tenta entender o porquê, inevitavelmente acaba encontrando grandes oportunidades de melhoria.
E é isso que um bom CRM deve ser capaz de fazer por você. Ele deve ajudar você a gerenciar melhor seus relacionamentos com clientes... e depois continuar encontrando maneiras de fazer isso cada vez melhor.
Como usar um CRM para fechar mais deals
Se você seguiu rigorosamente os passos acima, já está em uma situação melhor do que 95% a 99% das outras empresas.
Se você não seguiu, volte agora. O que vou explicar abaixo serão apenas palavras vazias se você ainda não tiver construído essa base. Não podemos levar isso ao nível 11 se você ainda não chegou ao 10 (ou pelo menos ao 9) primeiro.
Embora a página inicial de todo CRM diga que ele vai aumentar suas vendas, pouquíssimos realmente fazem isso. E, geralmente, a culpa é em parte deles e em parte sua. Portanto, garanta que você faça a sua parte. Não é nenhum bicho de sete cabeças, mas simplesmente um convite para fazer as coisas de maneira consciente.
Dito isso, vamos explorar algumas maneiras de maximizar suas chances de fechar mais deals usando seu CRM.
1. Garanta que usar o CRM continue sem atritos, para que ele seja realmente usado
Já deixei esse ponto claro acima e vou repeti-lo: um CRM que não é usado não é apenas inútil; ele também representa uma enorme oportunidade perdida.
Um CRM que não é usado não pode ajudar você a gerenciar melhor seus relacionamentos com os clientes. Ele também:
- Não gera insights de vendas
- Não permite que você faça a previsão das suas vendas e, consequentemente, das suas reservas de caixa (algo essencial se você lidera uma consultoria, agência ou startup)
- Não cria transparência nem colaboração na sua equipe
- Não permite um coaching adequado
- …
Essa é a base de tudo.
Se você seguiu os passos acima, começou bem. Mas não pode deixar isso escapar.
Você precisa continuar garantindo que:
- Seu CRM realmente ajude sua equipe a gerenciar melhor os relacionamentos com os clientes
- As pessoas realmente acreditem que ele as ajuda a fazer um trabalho melhor e, por isso, usem-no
- Todos entendam como é o processo de vendas e levantem problemas relacionados a ele quando necessário
- Entendam quais dados são essenciais para acompanhar e o que eles significam
- Não fiquem frustrados com a abundância de campos, campos obrigatórios, extensos
- Todos tenham as integrações necessárias configuradas e os aplicativos instalados
- Saibam como funcionam as permissões, quais métricas são acompanhadas etc.
- As pessoas novas na equipe também sejam levadas ao mesmo nível das demais
É um compromisso contínuo para manter tudo funcionando sem problemas. Porque, enquanto esse for o caso, você poderá continuar pisando no acelerador. E, para levar a analogia adiante, isso também evita uma pane repentina.
2. Coloque a equipe de vendas na mesma página
Isso já deve estar claro a esta altura, mas não posso enfatizar o suficiente, então aqui vai mais uma vez: usar um CRM é um esforço de equipe.
Colocar toda a equipe de vendas na mesma página traz muitas vantagens:
- Se todos interpretarem e acompanharem os dados da mesma maneira, os dados terão um significado consistente e efetivamente se tornarão um meio de comunicação entre os membros da equipe e também com o seu eu do futuro (assim, também se tornam uma memória confiável no cérebro do CRM).
- Esse significado consistente em toda a equipe de vendas também faz com que qualquer análise de dados da equipe de vendas faça sentido.
- Isso permite um bom coaching, insights, melhorias e muito mais.
O que é preciso? Uma discussão regular com a equipe que se transforma em um playbook escrito, mas vivo (eu já mencionei “documento compartilhado”?).
Acima, abordo muitos tópicos importantes para discussão, como a aparência do processo de vendas, quais dados principais acompanhar, como colaborar etc., mas, regularmente, também é bom:
- Revisar o período anterior: anotar o que deu certo e o que não deu tão certo
- Encontrar soluções para o que não deu tão certo
- Extrair aprendizados do que deu certo
- Talvez demonstrar algumas coisas novas e interessantes em que você trabalhou
Essa pode ser uma forma de baixo para cima de dar autonomia à sua equipe inteira para encontrar maneiras de melhorar em conjunto.
Você pode fazer esse tipo de reunião a cada duas semanas ou uma vez por mês. Ela pode ser chamada, por exemplo, de “retrospectiva” (se você gosta de metodologias ágeis) ou de “reunião da equipe de vendas” (para enfatizar o aspecto da equipe).
Normalmente, é bom separar essa reunião de qualquer “revisão da pipeline de vendas”, já que ela tem mais a ver com dar um passo para trás e menos com a pipeline de vendas concreta, o que exige uma mentalidade significativamente diferente.
3. Use os Sales Insights para melhorar continuamente
Embora incentivar a colaboração e o envolvimento de baixo para cima seja algo ótimo, também é bom mergulhar nos dados de vendas de cima para baixo para identificar oportunidades de melhoria.
É claro que nada disso funciona se a equipe de vendas não usar o CRM de forma completa e consistente. Você não consegue extrair insights válidos de dados incompletos e incoerentes. (Se esse for o caso e você ainda não tiver lido este guia inteiro, volte e recomece do início.)
Se você puder fazer isso, é algo muito poderoso. Algumas equipes conseguem dobrar sua receita com base em um único insight simples que extraem de uma análise do funil de vendas.
Agora, isso se torna realmente poderoso quando você faz de forma sistemática e contínua. É nesse momento que sua empresa pode atingir todo o seu potencial.
É difícil dar orientações específicas, porque há oportunidades por toda parte, mas é bom fazer perguntas como:
- Por que minha conversão desta etapa para a próxima é de apenas x%?
- Por que leva tanto tempo nesta etapa do processo de vendas?
- Com quais tipos de clientes tenho mais sucesso?
- Quais fontes de leads trazem mais leads novos para mim… e mais clientes novos?
- Quem tem a maior taxa de sucesso e o que exatamente essa pessoa está fazendo?
Explore os dados. Faça perguntas a si mesmo. Você vai se surpreender com o que vai encontrar.
4. Simplifique e automatize tarefas rotineiras conforme avança
Por que a automação só é mencionada agora? Ela não tem um grande potencial para melhorar as coisas?
Ela realmente tem um grande potencial para melhorar as coisas, mas:
- Você precisa primeiro de uma base sólida, com processos bem estruturados e dados consistentes e de qualidade.
- A maioria dos ganhos gerados pela automação são ganhos de custo, não de receita… e os maiores ganhos potenciais em pequenas e médias empresas normalmente são ganhos de receita.
Uma exceção à regra é a automação dos dados do CRM, porque ela ajuda a construir essa base com dados consistentes e de qualidade. Se você não automatizar a maior parte dos dados, os vendedores terão que inseri-los manualmente… o que — apesar das esperanças exageradas de alguns diretores de vendas — é uma ilusão.
Depois que você tiver essa base sólida e as coisas estiverem funcionando bem, poderá começar a simplificar e automatizar tarefas rotineiras conforme avança.
Uma boa abordagem é criar um reflexo de automação que entre em ação quando as coisas se tornarem realmente entediantes. Quando algo começar a parecer trabalho de fábrica, talvez seja hora de automatizá-lo.
As vantagens dessa abordagem são que ela:
- Deixa espaço para experimentar antes de automatizar algo e, de certa forma, deixar isso definido de uma vez por todas.
- Leva a um resultado mais humano do que quando você automatiza algo desde o começo, pois primeiro aplica sua empatia a muitos casos individuais e só depois procura uma maneira repetível e padronizada de automatizar o processo.
- Permite que você automatize continuamente cada vez mais tarefas de vendas.
- Parte do que faz sentido no processo, não do que faz sentido na teoria.
A única coisa que você precisa fazer é desenvolver esse reflexo de automação.
Um processo comum de automação pode evoluir da seguinte forma ao longo do tempo:
- Você começa a procurar leads no LinkedIn dentro da sua própria rede.
- Você percebe que alguns reagem melhor à sua abordagem e define um Perfil de Cliente Ideal (ICP).
- Você começa a filtrar listas para encontrar esse ICP e contata os leads manualmente, pesquisando cada um individualmente e criando uma mensagem de e-mail convincente.
- Você começa a encontrar algumas mensagens de e-mail que funcionam. Você as transforma em modelos de e-mail. Talvez deixe uma linha para alguma personalização exclusiva por lead. Todo follow-up acontece manualmente.
- Você começa a criar uma sequência automatizada de e-mails. Escreve a linha personalizada no Excel, importa a lista de leads e ativa a sequência.
- Você encontra uma maneira de pedir à IA que escreva essa linha personalizada para você.
- …
Vou parar por aqui, porque esse processo ainda pode continuar por um bom tempo. Em algum momento, você pode acabar fazendo apenas as reuniões ou ser completamente substituído por um vendedor de IA ou um CRM com IA. Tudo depende de onde os níveis de eficácia começam a cair porque uma percepção ou interação humana essencial se perde.
Se você não automatizar gradualmente, é bem provável que o aspecto humano se perca muito rapidamente, porque é muito difícil criar esse tipo de experiência do nada.
Permita-me resumir: desenvolva um reflexo de automação e automatize gradualmente quando sentir que isso faz sentido e não prejudica o aspecto humano do processo. Essa é a melhor maneira de obter um ótimo resultado.
5. Limpe o pipeline de vendas regularmente
Fazer mais vendas usando um CRM é uma história de avanço contínuo. Mas também é uma história de evitar continuamente retrocessos.
Um CRM precisa de limpeza regular. E a parte que fica suja mais rapidamente é o pipeline de vendas.
Por que o pipeline de vendas? Uma palavra: esperança.
Quando você começa a usar um CRM, tudo está limpo. Você começa a preenchê-lo com muitos clientes em potencial. Você trabalha esses contatos e algumas dessas oportunidades chegam à etapa de “ganho”. Muitas não chegam. Mas a esperança de que elas cheguem pode ser muito mais forte do que deveria.
O resultado dessa esperança é que você rapidamente acaba com um pipeline cheio de oportunidades mortas. Isso traz várias desvantagens:
- Suas previsões de vendas inevitavelmente ficam erradas.
- Você se engana pensando que não precisa criar novos leads, o que prepara o terreno para um fracasso futuro.
- Você passa tempo demais em oportunidades que não merecem esse esforço e tempo de menos em oportunidades que realmente têm boas chances.
- Você perde a visão geral do que está acontecendo de fato.
Qual é a solução? Simples: fazer uma limpeza regular.
Muitas equipes usam a reunião de “revisão do pipeline de vendas” como uma oportunidade para mover oportunidades mortas e desqualificadas para a etapa de “perdido”. É um bom mecanismo de segurança, mas eu diria que sua abordagem principal deveria se basear em uma disciplina realista e em alguns bons filtros salvos.
Se você usa o Salesflare, um bom filtro salvo pode combinar:
- Data de fechamento há mais de x dias
- Data da última interação/e-mail/reunião há mais de x dias
- Data da última alteração de etapa há mais de x dias
- E talvez um filtro para determinadas etapas (excluindo pelo menos ganho e perdido)
Você pode criar um filtro assim, testá-lo e salvá-lo se gostar. Depois, volte a ele regularmente.
Você pode até combinar isso com uma edição em massa da etapa da oportunidade para mover de uma vez tudo o que corresponde aos filtros para “perdido”.
Limpar seu pipeline não é opcional. Se você não fizer isso, seu pipeline vai virar uma bagunça, não será mais útil para você, você vai parar de usá-lo e, aos poucos, vai voltar a andar para trás em vez de avançar.
Usar um CRM de forma ativa e consciente é fundamental
Se eu tivesse que resumir tudo o que compartilhei acima, seria: use seu CRM de forma ativa e faça isso com consciência.
Não é complicado. Basta (re)ler o guia acima. Não há nada de absurdo nele.
Tudo o que ele exige é um pouco de dedicação à prática. Não tudo de uma vez, mas um pouco de comprometimento todos os dias para melhorar as coisas, e não piorá-las.
Vendas são uma luta diária, mas ela é muito menos difícil quando você entende que parte dessa luta está em se manter organizado, pensar bem nas coisas e se comunicar bem com sua equipe.
Se você ainda está procurando o parceiro de CRM certo, envie uma mensagem para mim. Entendemos suas dificuldades e desenvolvemos software que torna alcançar tudo isso o mais fácil possível.
E, se você precisar de aconselhamento, não hesite em entrar em contato também. Estamos aqui para ajudar você!
Espero que você tenha gostado deste post. Se gostou, espalhe a palavra!
👉 Você pode seguir @salesflare no Twitter, Facebook e LinkedIn.
