Como usar um CRM para fechar mais negócios e como configurá-lo

Um guia detalhado de especialistas em CRM de vendas

O fato de você estar aqui para ler este guia é um bom começo.

A maioria das pessoas simplesmente adquire um CRM e o utiliza sem pensar direito. Você acabou de se posicionar à frente de pelo menos 95% de outras pessoas.

Sei que isso é verdade porque venho criando um novo tipo de CRM - como cofundador do Salesflare - há mais de uma década. Aprendi muitas coisas ao longo do caminho e tentei condensá-las neste guia.

Na verdade, embora tenhamos criado nossa empresa com base na crença de que os sistemas de CRM PODEM fazer um trabalho melhor, não podemos fazer muito para tornar o CRM mais fácil e mais humano. Podemos fornecer ferramentas melhores, mas você é o único que pode usá-las para realmente causar um impacto.

É por isso que escrevi este guia. Espero que ele o ajude um pouco em sua jornada.

Na verdade, acredito que se você seguir este guia à risca, estará no caminho do sucesso. Tudo o que é preciso é sua dedicação.

Como começar a usar um CRM da maneira correta

Pesquisar "CRM" no Google, ler alguns sites e experimentar alguns sales CRM software-tudo isso é muito fácil hoje em dia.

Por outro lado, ainda parece difícil para a maioria das pessoas começar a usar um CRM de forma sustentável e com resultados.

É realmente difícil? Acho que não. Mas você precisa ir além de apenas "obter um CRM" e fazer um esforço cuidadoso.

Com base em muitos anos de experiência ajudando milhares de empresas com seu CRM, aqui está um plano passo a passo simples que recomendo que você siga.

1. Escolha o CRM certo em conjunto

Duas perguntas geralmente surgem quando digo isso:

1. Qual é o CRM certo para mim?
2. Por que juntos? É necessário envolver a equipe?

Escolha o CRM certo

Em primeiro lugar, o CRM certo é aquele que você usará de fato para gerenciar melhor o relacionamento com seus clientes.

Estou enfatizando o "realmente usar" porque, de acordo com muitos analistas, 30-70% de todas as implementações de CRM resultaram em perdas ou não melhoraram o desempenho da empresa. Pessoalmente, eu estimaria que, dos 30-70% restantes, 90% não viram uma melhoria nem perto do que é possível ou prometido.

O principal problema geralmente é que o CRM não é usado na prática para gerenciar melhor o relacionamento com os clientes.

Isso pode ocorrer porque:

• A empresa prioriza outras metas organizacionais
• O software é muito complicado para sua finalidade
• A equipe não gosta de usar o software, não participou da seleção, acha que dá muito trabalho e/ou considera uma perda de tempo
• A equipe não entende suficientemente bem como e por que usar o CRM
• Etc.

Além disso, as empresas geralmente selecionam softwares que não atendem à sua finalidade principal para o CRM. Em vendas B2B, isso pode ser tão simples quanto "acompanhar melhor os leads" (isso é diferente em outros tipos de vendas: alguns exemplos aqui).

Em vez disso, muitas empresas recorrem à seleção de softwares que atendem ao maior número possível de casos extremos e de funcionalidades que são boas de se ter, perdendo completamente o foco no que é importante.

Escolha o CRM em conjunto

Isso nos leva à segunda pergunta: por que selecionar um CRM em conjunto?

Em resumo, porque maximiza a chance de você realmente usar o CRM para gerenciar melhor o relacionamento com os clientes:

• A equipe poderá avaliar a utilidade principal do CRM com você
• Você também terá a adesão deles, pois escolheram juntos em vez de simplesmente impor sua escolha
• Ele também estabelece uma base importante para uma colaboração mais cuidadosa dentro e fora do CRM

Sua função é, em primeiro lugar, definir a meta principal que deseja alcançar com o CRM (seja totalmente pragmático), bem como as metas secundárias que implicam em requisitos que são bons de se ter para o CRM.

Depois disso:

1. Você ou um membro da equipe faz uma lista restrita de CRMs que atendem ao seu objetivo principal.
2. Inicie avaliações gratuitas com os CRMs dessa lista e convide os membros da sua equipe (se houver mais de 3 a 5, você pode limitar a avaliação aos membros da equipe principal - observe que é sempre útil ter um dos membros da equipe com menos experiência digital nesse grupo principal para um teste realista).
3. Em seguida - e isso é essencial -, use de fato alguns CRMs por alguns dias ou semanas para gerenciar os relacionamentos com os clientes, de modo que possa avaliar com precisão se você se vê usando-os diariamente e a longo prazo.

Não pule nenhuma dessas etapas. É tentador, mas você se arrependerá.

Se você não se arrepende, provavelmente é porque está se convencendo de que "nenhum CRM é ótimo", "o software empresarial é uma porcaria" e/ou "os vendedores são simplesmente preguiçosos demais para usar um CRM". Pare de pensar assim. Você está se preparando para o fracasso.

Eu prometo: provavelmente existe um CRM que funcionará para você e sua equipe (desde que você continue seguindo o restante das etapas deste guia, obviamente).

2. Criar um processo de vendas sólido + estratégia de rastreamento

Encontrar um software que você realmente usará para atingir seu objetivo principal é ótimo, mas você precisa de mais do que o software: precisa definir claramente o processo que ele ajudará a simplificar.

Sem um processo de vendas, é difícil agilizar qualquer coisa.

Se você ainda não tem um processo de vendas, com certeza não está sozinho. Converso com empresas todos os dias que não têm uma ideia clara do que é um processo de vendas para elas.

Mas isso deve ser um alerta: você precisa de um processo de vendas. De que outra forma você conseguirá gerenciar clientes potenciais em escala e se organizar para isso?

Definir um processo de vendas

A definição de um processo de vendas pode ser muito simples. Um processo de vendas B2B típico tem a seguinte aparência:

• Liderança: As pessoas (provavelmente) têm necessidade do que você está oferecendo.
• Contatado: Você entrou em contato com eles sobre isso.
• Qualificado: Você confirmou que eles realmente têm essa necessidade, um orçamento para uma solução, um cronograma definido, etc.
• Proposta feita: Você fez uma proposta para eles que descreve como você resolverá o problema e qual será o custo.
• Ganhou: Vocês chegaram a um acordo.
• Perdido: Em qualquer parte desse processo, não deu certo.

No entanto, seu processo de vendas provavelmente tem algumas nuances importantes. Portanto, sente-se e defina-o da maneira mais clara e prática possível. Lembre-se de que todos em sua equipe precisam ser capazes de entendê-lo e segui-lo facilmente.

É melhor definir o processo de vendas em um documento compartilhado (Google Docs ou um arquivo Word compartilhado) para que todos possam relê-lo, se necessário. Isso também facilita para que os novos participantes se familiarizem com o processo.

Defina o que você vai rastrear e como

Um segundo aspecto essencial a ser bem definido é quais dados você rastreará e como.

A maioria dos CRMs oferece inúmeras possibilidades no que diz respeito ao que pode ser monitorado em termos de dados, mas se você tentar monitorar tudo e isso exigir muito trabalho e disciplina, provavelmente não conseguirá monitorar nada.

Portanto, você precisa:

• Decida quais dados são essenciais para o rastreamento e quais são dados que são bons de se ter.
• Descreva claramente o que os dados significam (por exemplo, se você tiver um menu suspenso com opções).
• Defina quando você fará o rastreamento e como poderá facilitar isso ao máximo.

Você deve otimizar para usar o CRM de forma consistente e precisa, não para ser 100% abrangente. Tenha sempre em mente o objetivo principal (veja acima).

Novamente, é melhor escrever tudo em um documento compartilhado para que toda a equipe tenha acesso a ele.

Melhor ainda e recomendado: discuta com sua equipe e anote suas decisões neste documento. Quanto maior o envolvimento da equipe, maior a probabilidade de seus planos de CRM darem certo.

3. Personalizar o CRM de acordo com as necessidades

Você escolheu um CRM e definiu um processo de vendas e uma estratégia de rastreamento de dados. Fantástico! Você está pronto para personalizar o CRM para sua empresa e sua maneira exclusiva de trabalhar.

Configure seu pipeline de vendas

Se você passou por essas etapas, já deve ter definido um processo de vendas com etapas claras e acionáveis.

Em um CRM, isso é normalmente representado por um pipeline de vendas com estágios. Trata-se de uma representação visual do processo de vendas.

A maioria dos CRMs oferece um pipeline padrão com estágios padrão, portanto, comece com ele e personalize-o:

• Vá para as Configurações (em Salesflare, em Configurações > Configurar pipelines).
• Dê aos estágios os nomes certos.
• Adicione as etapas que faltarem e coloque-as na ordem correta.
• Personalize itens como "probabilidade de estágio" (a probabilidade média de que uma oportunidade de vendas naquele estágio seja conquistada no final), "cor" (se o CRM atribuir cores visualmente aos estágios) etc.

E voilà, você tem seu próprio pipeline de vendas.

É útil ter os estágios bem definidos em um documento compartilhado, para que fique claro para todos em que caso exatamente uma oportunidade de vendas pertence a um determinado estágio. Se você ainda não tem esse documento, faça-o agora. Caso contrário, você acabará tendo muitos mal-entendidos e previsões de vendas inúteis.

Está pensando em criar vários pipelines de vendas? Minha recomendação é que isso seja feito somente se você tiver vários processos de vendas - não para diferentes vendedores, produtos ou unidades de negócios, a menos que o processo seja diferente. Caso contrário, você prejudicará sua capacidade de criar ótimos relatórios de vendas e painéis, pelo menos se estiver criando relatórios ou segmentando por estágio.

Criar campos personalizados

Se você definiu anteriormente quais dados essenciais irá rastrear, pode haver pontos de dados que não cabem nos campos padrão do CRM escolhido. Você terá de criar campos personalizados para eles.

Basta ir para as configurações do CRM (em Salesflare, em Configurações > Personalizar campos), selecionar a entidade correta (conta/empresa/organização, contato/pessoa, oportunidade/negócio, ...) e criar um campo.

É importante selecionar o tipo certo de campo, pois isso o ajudará a manter tudo o mais organizado possível. Se você selecionar o tipo errado, poderá ter dificuldade para filtrar seus dados ou construir ótimos relatórios e painéis. Além disso, alguns tipos de campos podem vir com determinadas funcionalidades (como campos de URL que podem ser clicáveis).

Definir permissões

Se você faz parte de uma equipe de vendas maior ou de uma equipe de vendas menor em uma organização maior, talvez tenha regras mais rígidas sobre quem pode ver, editar, fazer, etc., o que no CRM.

É por isso que a maioria dos CRMs vem com um sistema de permissões, geralmente em um dos planos de preços mais altos.

Esses sistemas de permissões são úteis, mas podem ser letais se forem muito complicados.

Se você vir um CRM com um sistema de permissões complicado, fuja. As chances são quase 100% de que ele esteja cheio de erros. Como um sistema de permissões afeta quase todos os recursos do software de forma profunda, é impossível que a equipe do produto tenha pensado nisso corretamente.

Além disso, para seu próprio bem, mantenha a simplicidade. Se a sua equipe não entender quem pode fazer o quê no CRM e por quê, inevitavelmente ficará frustrada. A frustração leva a um menor uso do CRM. E um CRM que não é usado não é apenas inútil, é uma grande oportunidade perdida.

Algumas regras simples:

• Mantenha as coisas limitadas a 3-4 funções diferentes (como administrador, gerente, membro da equipe, visualizador) e alguns grupos diferentes (como unidades de negócios, países, ...).
• Defina o escopo dos dados e o acesso ao pipeline de vendas que cada um deles deve ter.
• É isso aí. Pare.

Muitos CRMs podem ir muito além disso, mas garanto que você se perderá. E sua equipe ficará ainda mais perdida.

Configurar outras definições

Essas foram as configurações básicas, mas provavelmente há muito mais configurações disponíveis em seu CRM.

Recomendo que você as examine para entender o que está disponível/possível. Com exceção de algumas coisas como "Configurações regionais", não as defina ainda. Geralmente, as coisas são definidas de uma determinada maneira por padrão por um motivo, e é útil ter um pouco de experiência antes de alterá-las.

Convide sua equipe

Se ainda não tiver feito isso logo no início, ao escolher o CRM em conjunto, convide os membros da sua equipe agora. É hora de fazer com que todos estejam totalmente configurados no CRM, além disso, você provavelmente precisará tê-los a bordo para atribuir coisas a eles durante a importação de dados, que ocorrerá em breve.

4. Integrar com seu e-mail, calendário e LinkedIn

Para alguns de nossos clientes, a primeira pergunta que fazem na primeira ligação é: "Como faço para integrar X?", sendo X um tipo de formulário de site ou um software de boletim informativo por e-mail.

Embora eu tenha prazer em ajudar na integração desses sistemas, isso não é realmente essencial no grande esquema das coisas. E nem mesmo é a integração mais importante.

As integrações mais importantes são com:

• Sua caixa de entrada de e-mail (como Gmail ou Outlook): Muitas comunicações e informações acontecem por meio deles.
• Seu calendário: Todas as suas reuniões com clientes estão (ou provavelmente deveriam estar) agendadas lá.
• Seu LinkedIn (pelo menos em um contexto B2B): Suas conexões e mensagens profissionais estão principalmente lá.

Portanto, se ainda não tiver feito isso, certifique-se de que você e sua equipe tenham essas integrações totalmente configuradas. Especialmente se você estiver usando um CRM inteligente como Salesflare, isso significará um salto quântico em termos de utilidade.

BÔNUS: Enquanto estiver fazendo isso, reserve um momento para que todos instalem seu Aplicativo móvel do CRM. Ele o ajudará a acessar seus clientes facilmente em qualquer lugar, poderá enviar notificações ao vivo sobre eles e sincronizar seu histórico de chamadas (pelo menos se você usar um telefone Android).

5. Importar seus dados existentes

Você pode ter alguns dados existentes em algum lugar, como, por exemplo:

• Clientes existentes em seu sistema de contabilidade
• Contatos em seu software de boletim informativo por e-mail
• Uma planilha com leads ou clientes em potencial
• Dados de seu CRM anterior

Agora é o momento de importá-lo.

Na maioria dos casos, basta exportar seus dados para um arquivo .csv, que é um tipo de formato de tabela padrão com valores separados por vírgulas.

Como se trata de um formato de tabela, talvez seja necessário separar as planilhas/tabelas em diferentes entidades (como contas/empresas/organizações, contatos/pessoas e oportunidades/negócios) antes de importá-las. Muitas vezes, você também pode importar o mesmo arquivo para várias entidades, mapeando apenas as colunas relacionadas a essa entidade.

Se houver algum dado importante que não possa ser encaixado nos campos padrão, você pode considerar a criação de um campo personalizado para ele. Entretanto, como dito anteriormente, não crie campos às cegas. Certifique-se de que eles sejam essenciais e que seja viável para a equipe mantê-los atualizados. Caso contrário, você só criará problemas.

6. Treine a equipe em sua abordagem

Você tem os principais itens configurados e, se tiver feito um trabalho sistemático, também tem tudo documentado.

Finalizar a documentação

Se ainda não fez isso, agora é a sua última chance - e é uma grande chance, pois você estará treinando a equipe sobre como tudo funciona.

Recomendo documentar tudo em um documento compartilhado (novamente: Word, Google Docs, Notion, ...), não em uma apresentação. Isso força você a se concentrar em escrever um texto claro e bem estruturado, em vez de se concentrar na embalagem e escrever slides superficiais.

Os novos participantes também terão muito mais facilidade para aprender tudo ao ler um documento bem escrito em vez de folhear uma apresentação.

Treine a equipe

Esse treinamento tem essencialmente três objetivos:

1. Convença a equipe de que o uso do CRM é fundamental para ela (e para a empresa).
2. Mostre a eles o que o CRM pode fazer por eles e como, para que possam usá-lo em todo o seu potencial.
3. Discuta como você pretende usar o CRM como uma equipe para simplificar o que você faz para que todos possam trabalhar na mesma direção.

Se você fizer isso bem, estará garantido. Basicamente, você está preparando a base para o sucesso. Portanto, não pule nenhuma etapa e não a trate como um mal necessário. Esta etapa é crucial.

Durante esse treinamento, é bom usar tanto a documentação quanto o software como guia visual. Isso permite que as pessoas aprendam da maneira mais eficaz. Também lhes dá um ponto de ancoragem para tudo o que você está dizendo.

Se você estiver fazendo isso bem, precisará de pelo menos 60 a 90 minutos para explicar tudo. Mas não prolongue suas explicações por mais de uma hora. As pessoas começarão a perder o foco.

Reserve 30 minutos para perguntas e discussões, para que você tenha tempo suficiente para abordar tudo o que surgir. Caso contrário, não há problema. Eles sempre precisam digerir um pouco e certamente precisam sentir como é na prática também.

É por isso que é melhor organizar uma sessão interativa de acompanhamento cerca de três semanas depois. Peça às pessoas que lhe enviem perguntas antecipadamente, verifique o que elas têm feito no CRM e use isso como base para a discussão. Adapte a documentação, se necessário, e mostre o CRM onde for apropriado.

7. Comece a monitorar suas principais métricas

Se você levou a sério todos os itens acima, construiu a base para algo poderoso. E você está apenas começando.

Se a sua equipe acompanhar tudo bem no CRM, os dados de vendas que eles criarem serão um tesouro para possíveis insights e melhorias. Juntos, vocês poderão aumentar sua receita em dez vezes. Alguns de nossos clientes aumentaram enormemente suas vendas usando o CRM.

Para começar a fazer isso, é importante definir algumas métricas de vendas importantes e monitorá-las. As métricas comuns incluem:

• Receita de vendas: Quanto dinheiro você está recebendo.
• Crescimento das vendas: O quanto suas vendas estão aumentando ao longo do tempo.
• Taxa de conversão: A porcentagem de leads que se tornam clientes. Também é interessante analisar isso em uma base de estágio por estágio.
• Valor médio da transação: O valor médio de cada venda.
• Duração do ciclo de vendas: Quanto tempo leva para fechar uma venda.
• Quantidade de novos negócios: Como você continua preenchendo seu pipeline de vendas.
• Custo de aquisição de clientes (CAC): Quanto custa para obter um novo cliente.
• Valor da vida útil do cliente (CLTV): A receita total que você pode esperar de um cliente ao longo de sua vida útil.
• Principais motivos de perda: Por que você geralmente perde negócios.
• Principais fontes de leads: De onde vem a maioria de seus clientes em potencial.
• Atividade por representante: Quantos e-mails, ligações, reuniões, etc., cada representante está tendo com seus leads.

Em Salesflare, a maioria dessas métricas é medida por padrão em "Insights". Algumas outras métricas para as quais você pode querer criar relatórios personalizados.

Não há necessidade de enlouquecer com os relatórios neste momento, mas é bom começar a medir algumas métricas importantes. Quando você fica de olho nelas, investiga como elas se comportam e evoluem e tenta descobrir o motivo, você inevitavelmente se depara com grandes oportunidades de melhoria.

E é isso que um bom CRM deve ser capaz de fazer por você. Ele deve ajudá-lo a gerenciar melhor o relacionamento com os clientes... e depois continuar encontrando maneiras de fazer isso ainda melhor.

Como usar um CRM para fechar mais negócios

Se você seguiu rigorosamente as etapas acima, já está em melhor situação do que 95-99% de outras empresas.

Se não tiver feito isso, volte agora. O que explicarei a seguir são apenas palavras vazias se você não tiver estabelecido a base. Não podemos chegar ao 11 se você não tiver chegado ao 10 (ou pelo menos ao 9) primeiro.

Embora todas as homepages de CRM digam que aumentarão suas vendas, poucas realmente o farão. E isso geralmente é parcialmente culpa deles e parcialmente sua. Portanto, certifique-se de fazer a sua parte do trabalho. Não se trata de ciência de foguetes, mas simplesmente de um apelo para que você faça as coisas de forma cuidadosa.

Dito isso, vamos explorar algumas maneiras de maximizar suas chances de fechar mais negócios usando seu CRM.

1. Certifique-se de que o uso do CRM permaneça sem atrito, para que ele seja realmente usado

Já comentei anteriormente e vou repetir: um CRM que não é usado não é apenas inútil, é uma grande oportunidade perdida.

Um CRM que não é usado não pode ajudá-lo a gerenciar melhor o relacionamento com seus clientes. Ele também:

• Não cria nenhuma percepção de vendas
• Não permite que você preveja suas vendas e, portanto, suas reservas de caixa (bastante essencial se você estiver liderando uma consultancy, agency ou startup)
• Não cria transparência e colaboração em sua equipe
• Não permite o treinamento adequado
• ...

É a base para tudo.

Se você seguiu as etapas acima, começou bem. Mas você não pode deixar isso passar.

Você precisa continuar se certificando:

• Seu CRM ajuda efetivamente sua equipe a gerenciar melhor os relacionamentos com os clientes
• Eles realmente acreditam que isso os ajuda a fazer um trabalho melhor, por isso o utilizam
• Todos entendem como é o processo de vendas e levantam questões sobre ele, se necessário
• Eles entendem quais dados são essenciais para rastrear e o que eles significam
• Eles não ficam frustrados com a abundância de campos, campos obrigatórios, extensos
• Todos têm as integrações necessárias configuradas e os aplicativos instalados
• Eles sabem como as permissões funcionam, quais métricas são monitoradas etc.
• Os novos ingressantes também são colocados no mesmo nível que os demais

É um compromisso contínuo para manter as coisas funcionando sem problemas. Porque, enquanto isso acontecer, você poderá continuar pressionando o acelerador. E, para continuar a analogia, isso também evita uma pane repentina.

2. Coloque a equipe de vendas na mesma página

Isso já deve estar claro, mas não posso enfatizar o suficiente, então aqui está novamente: usar um CRM é um esforço de equipe.

Colocar toda a equipe de vendas na mesma página tem muitas vantagens:

• Se todos interpretarem e rastrearem os dados da mesma forma, os dados terão um significado consistente e, portanto, se tornarão efetivamente um meio de comunicação entre os membros da equipe e também com seus futuros "eus" (para que também se tornem uma memória confiável no cérebro do CRM).
• Esse significado consistente em toda a equipe de vendas também faz com que qualquer análise de dados na equipe de vendas faça sentido.
• Isso permite um bom treinamento, insights, aprimoramentos e muito mais.

O que é necessário? Uma discussão regular com a equipe que é transformada em um manual escrito, mas vivo (eu já disse "documento compartilhado"?).

Abordei muitos tópicos importantes de discussão acima, como a aparência do processo de vendas, os principais dados a serem monitorados, como colaborar etc., mas, regularmente, também é bom fazer isso:

• Reveja o período anterior: escreva o que foi bem e o que não foi tão bem
• Encontrar soluções para o que não foi tão bem
• Extrair lições do que deu certo
• Talvez demonstrar algumas coisas novas e interessantes em que você trabalhou

Essa pode ser uma maneira ascendente de capacitar toda a sua equipe a encontrar maneiras de melhorar em conjunto.

Você pode fazer esse tipo de reunião a cada duas semanas ou a cada mês. Ela pode ser chamada, por exemplo, de "retrospectiva" (se você gosta de metodologias ágeis) ou de "reunião da equipe de vendas" (para enfatizar o aspecto da equipe).

Geralmente, é bom separar essa reunião de qualquer "revisão do pipeline de vendas", pois se trata mais de dar um passo atrás e menos do pipeline de vendas concreto, o que exige uma mentalidade significativamente diferente.

3. Use as percepções de vendas para melhorar continuamente

Embora seja ótimo incentivar a colaboração e o envolvimento de baixo para cima, também é bom analisar os dados de vendas de cima para baixo para identificar oportunidades de melhoria.

É claro que tudo isso não funcionará se a equipe de vendas não usar o CRM de forma completa e consistente. Não é possível extrair insights válidos de dados incompletos e incoerentes. (Se esse for o caso e você ainda não leu este guia por completo, volte e recomece do início).

Se você puder, essa é uma atitude poderosa. Algumas equipes conseguem dobrar a receita com base em um simples insight extraído de uma análise do funil de vendas.

Agora, isso se torna realmente poderoso se você fizer isso de forma sistemática e contínua. É nesse momento que sua empresa pode atingir seu potencial máximo.

É difícil dar a você ótimas dicas porque as oportunidades estão em toda parte, mas é bom fazer a si mesmo perguntas como:

• Por que minha conversão desse estágio para o próximo é apenas x%?
• Por que esse estágio do processo de vendas é tão demorado?
• Quais são os tipos de clientes com os quais tenho mais sucesso?
• Quais fontes de leads me trazem o maior número de novos leads... e novos clientes?
• Quem tem a maior taxa de sucesso e o que está fazendo exatamente?

Examine os dados. Faça perguntas a si mesmo. Você se surpreenderá com o que encontrará.

4. Simplifique e automatize as tarefas de rotina à medida que você avança

Por que a automação só foi mencionada agora? Ela não tem um grande potencial para melhorar as coisas?

Definitivamente, ele tem um grande potencial para melhorar as coisas, mas:

• Primeiro, você precisa de uma base sólida, com processos sólidos e dados consistentes e de qualidade.
• A maioria dos ganhos com a automação são ganhos de custo, não de receita... e os maiores ganhos potenciais em pequenas e médias empresas são geralmente ganhos de receita.

Uma exceção à regra é a automação de dados de CRM, pois ela ajuda a construir essa base com dados consistentes e de qualidade. Se você não automatizar a maior parte dos dados, os vendedores terão que inseri-los manualmente... o que - apesar das grandes esperanças de alguns diretores de vendas - é um sonho impossível.

Quando tiver essa base sólida e as coisas estiverem funcionando sem problemas, você poderá começar a simplificar e automatizar as tarefas de rotina à medida que avança.

Uma boa abordagem é criar um reflexo de automação que seja acionado quando as coisas se tornarem muito entediantes. Quando algo começa a parecer trabalho de fábrica, então pode estar pronto para a automação.

As vantagens dessa abordagem são que ela:

• Deixa espaço para a experimentação antes de automatizar algo e, mais ou menos, defini-lo como uma pedra.
• Isso leva a um resultado mais humano do que quando você automatiza algo desde o início, pois primeiro você aplica sua empatia a vários casos individuais e só depois procura uma maneira padrão e repetível de automatizá-lo.
• Permite que você automatize continuamente cada vez mais suas tarefas de vendas.
• Começa com o que faz sentido no processo, não com o que faz sentido na teoria.

A única coisa que você precisa fazer é desenvolver esse reflexo de automação.

Um processo de automação comum pode ter a seguinte aparência ao longo do tempo:

• Você começa a procurar leads no LinkedIn em sua própria rede.
• Você descobre que alguns reagem melhor ao seu alcance e define um perfil de cliente ideal (ICP).
• Você começa a filtrar as listas para esse ICP e entra em contato com elas manualmente, pesquisando cada uma delas individualmente e elaborando uma mensagem de e-mail atraente.
• Você começa a encontrar algumas mensagens de e-mail que funcionam. Você as transforma em modelos de e-mail. Você pode deixar uma linha para alguma personalização exclusiva por lead. Qualquer acompanhamento é feito manualmente.
• Você começa a criar uma sequência automatizada de e-mails. Você escreve a linha personalizada no Excel, depois importa a lista de leads e ativa a sequência.
• Você encontra uma maneira de fazer com que a IA escreva essa linha personalizada para você.
• ...

Vou parar por aqui porque esse processo ainda pode continuar por um tempo. Em algum momento, você ainda fará apenas as reuniões ou será completamente automatizado por um vendedor de IA ou um AI CRM. Tudo depende de onde os níveis de eficácia começam a cair porque uma sensação ou interação humana essencial é perdida.

Se você não automatizar gradualmente, é provável que a sensação humana se perca muito rapidamente, pois é muito difícil criar esse tipo de experiência do nada.

Permita-me resumir: crie um reflexo de automação e automatize gradualmente quando achar que isso faz sentido e não prejudica a sensação humana do processo. Essa é a melhor maneira de obter um ótimo resultado.

5. Limpe o pipeline de vendas regularmente

Fazer mais vendas usando um CRM é uma história de avanço contínuo. Mas também é uma história de não retroceder continuamente.

Um CRM precisa de uma limpeza regular. E a parte que fica mais suja mais rapidamente é o pipeline de vendas.

Por que o pipeline de vendas? Uma palavra: esperança.

Quando você começa a usar um CRM, o quadro está limpo. Você começa a preenchê-lo com muitos clientes potenciais. Você trabalha com eles e algumas dessas oportunidades chegam ao estágio de "conquistadas". Muitas delas não chegam. Mas sua esperança de que elas acabem chegando lá pode ser muito maior do que deveria.

O resultado da esperança é que você acabará rapidamente com um pipeline cheio de oportunidades mortas. Isso tem muitas desvantagens:

• Suas previsões de vendas estão inevitavelmente erradas.
• Você se engana pensando que não precisa criar novos leads, o que o prepara para o fracasso futuro.
• Você gasta muito tempo em oportunidades que não merecem, enquanto gasta pouco tempo em oportunidades que realmente têm uma boa chance.
• Você perde a visão geral do que realmente está acontecendo.

Qual é a solução? Simples: uma limpeza regular.

Muitas equipes usam a reunião de "revisão do pipeline de vendas" como uma oportunidade de mover oportunidades mortas e desqualificadas para o estágio "perdido". Esse é um bom mecanismo alternativo, mas eu diria que sua abordagem principal deve se basear em uma disciplina realista e em alguns bons filtros salvos.

Se você estiver usando Salesflare, um bom filtro salvo pode ser uma combinação de:

• Data de fechamento há mais de x dias
• Data da última interação/e-mail/reunião há mais de x dias
• Data da última mudança de estágio há mais de x dias
• E talvez um filtro em determinados estágios (pelo menos excluindo vitórias e derrotas)

Você pode criar um filtro como esse, experimentá-lo e salvá-lo se gostar dele. Depois, volte a usá-lo regularmente.

Você pode até mesmo combiná-lo com uma edição em massa do estágio de oportunidade para mover tudo o que corresponde aos filtros para "perdido" de uma só vez.

A limpeza de seu pipeline não é opcional. Se você não fizer isso, seu pipeline ficará uma bagunça, não será mais útil para você, você deixará de usá-lo e, gradualmente, voltará para trás em vez de avançar.

É fundamental usar um CRM de forma ativa e cuidadosa

Se eu tivesse que resumir tudo o que compartilhei acima, seria usar seu CRM ativamente e fazê-lo com atenção.

Não é complicado. Basta (re)ler o guia acima. Não há nada de maluco lá.

Tudo o que se pede é um pouco de dedicação ao ofício. Não tudo de uma vez, mas um pouco de comprometimento todos os dias para tornar as coisas melhores e não piores.

As vendas são uma luta diária, mas é muito menos difícil se você entender que parte dessa luta está em manter-se organizado, pensar bem nas coisas e comunicar-se bem com sua equipe.

Se ainda estiver procurando o parceiro de CRM certo, envie me uma mensagem. Entendemos sua luta e criamos um software que facilita ao máximo a realização do que foi mencionado acima.

E se precisar de conselhos, não hesite em entrar em contato. Estamos aqui para você!

Espero que você tenha gostado desta postagem. Se gostou, espalhe a notícia!

👉 Você pode seguir @salesflare em Twitter, Facebook e LinkedIn.

• Sobre
• Últimos Posts

Jeroen Corthout

Cofundador e CEO de Salesflare

Sou cofundador e CEO da Salesflareo CRM de vendas inteligente para pequenas e médias empresas que vendem B2B. Adoro automatizar vendas, criar produtos bonitos e escrever sobre todos esses tópicos.

Últimos posts por Jeroen Corthout (exibir todos)

• 7 desafios de CRM e como superá-los [2024] - outubro 23, 2024
• Estratégia de CRM: Guia rápido para PMEs com exemplos e estruturas - outubro 22, 2024
• Implementação de CRM: Guia passo a passo para PMEs [2024] - outubro 22, 2024