Jak korzystać z CRM, aby zamykać więcej transakcji + jak go skonfigurować?

Szczegółowy przewodnik przygotowany przez ekspertów CRM

Fakt, że jesteś tutaj, aby przeczytać ten przewodnik, to dobry początek.

Większość ludzi po prostu kupuje CRM i używa go bez zastanowienia. Właśnie ustawiłeś się przed co najmniej 95% innych ludzi.

Wiem, że to prawda, ponieważ buduję nowy rodzaj CRM - jako współzałożyciel Salesflare - od ponad dekady. Przez ten czas nauczyłem się wielu rzeczy i postarałem się skondensować je w tym przewodniku.

Prawdę mówiąc, mimo że założyliśmy naszą firmę w oparciu o przekonanie, że systemy CRM MOGĄ wykonywać lepszą pracę, możemy zrobić tylko tyle, aby uczynić CRM łatwiejszym i bardziej ludzkim. Możemy zapewnić lepsze narzędzia, ale tylko Ty możesz ich użyć, aby naprawdę wywrzeć wpływ.

Dlatego właśnie napisałem ten przewodnik. Mam nadzieję, że pomoże ci trochę w podróży.

W rzeczywistości wierzę, że jeśli będziesz ściśle przestrzegać tego przewodnika, będziesz na dobrej drodze do sukcesu. Wszystko, czego potrzeba, to poświęcenie.

Jak rozpocząć korzystanie z CRM we właściwy sposób?

Googlując "CRM", czytając strony internetowe i wypróbowując niektóre oprogramowania CRM dla sprzedaży; to wszystko jest dziś bardzo proste.

Z drugiej strony, większości ludzi nadal trudno jest zacząć korzystać z CRM w sposób, który jest zrównoważony i przynosi rezultaty.

Czy to naprawdę trudne? Nie sądzę. Trzeba jednak wyjść poza samo "zdobycie CRM" i włożyć w to trochę wysiłku.

Opierając się na wieloletnim doświadczeniu w pomaganiu tysiącom firm w zakresie ich CRM, oto prosty plan krok po kroku, który zalecam.

1. Wspólny wybór odpowiedniego CRM

Gdy o tym mówię, zwykle pojawiają się dwa pytania:

1. Jaki CRM jest dla mnie odpowiedni?
2. Dlaczego razem? Czy konieczne jest zaangażowanie zespołu?

Wybór odpowiedniego CRM

Po pierwsze, właściwy CRM to taki, którego będziesz faktycznie używać, aby lepiej zarządzać relacjami z klientami.

Kładę nacisk na "faktyczne wykorzystanie", ponieważ według wielu analityków 30-70% wszystkich wdrożeń CRM przyniosło straty lub nie poprawiło wyników firmy. Osobiście szacuję, że z pozostałych 30-70%, 90% nie widziało poprawy w pobliżu tego, co jest możliwe lub obiecane.

Podstawowym problemem jest zazwyczaj to, że CRM nie jest wykorzystywany w praktyce do lepszego zarządzania relacjami z klientami.

Może to być spowodowane tym, że:

• Firma nadaje priorytet innym celom organizacyjnym
• Oprogramowanie jest zbyt skomplikowane jak na swój cel
• Zespół nie lubi korzystać z oprogramowania, nie był zaangażowany w jego wybór, uważa je za zbyt pracochłonne i/lub uważa je za stratę czasu.
• Zespół nie rozumie wystarczająco dobrze, jak i dlaczego korzystać z CRM.
• itd.

Co więcej, firmy często wybierają oprogramowanie, które nie służy ich głównemu celowi CRM. W sprzedaży B2B, może to być tak proste jak "lepsze śledzenie leadów" (w innych rodzajach sprzedaży jest inaczej: niektóre przykłady tutaj).

Zamiast tego wiele firm ucieka się do wyboru oprogramowania, które obsługuje jak najwięcej skrajnych przypadków i przyjemnych funkcji, całkowicie tracąc koncentrację na tym, co ważne.

Wspólny wybór CRM

To prowadzi nas do drugiego pytania: dlaczego wybierać CRM razem?

Krótko mówiąc, ponieważ maksymalizuje to szansę na faktyczne wykorzystanie CRM do lepszego zarządzania relacjami z klientami:

• Zespół będzie w stanie wspólnie z Tobą ocenić podstawową użyteczność CRM
• Będziesz mieć również ich poparcie, ponieważ wybrałeś razem, zamiast po prostu narzucać swój wybór
• Stanowi również ważny fundament dla dalszej przemyślanej współpracy w ramach CRM i wokół niego

Twoją rolą jest najpierw zdefiniowanie głównego celu, jaki chcesz osiągnąć za pomocą CRM (bądź całkowicie pragmatyczny), a także wszelkich celów drugorzędnych, które implikują wymagania dotyczące CRM.

Następnie:

1. Ty lub członek zespołu tworzy krótką listę CRM, które spełniają Twój główny cel.
2. Rozpoczynasz bezpłatne testy z CRM na tej krótkiej liście i zapraszasz członków swojego zespołu (jeśli jest ich więcej niż 3-5, możesz ograniczyć się do głównych członków zespołu; pamiętaj, że zawsze warto mieć jednego z najmniej obeznanych z technologiami cyfrowymi członków zespołu w tej głównej grupie, aby przeprowadzić realistyczny test).
3. Następnie - i to jest kluczowe - wszyscy faktycznie korzystacie z niektórych CRM przez kilka dni lub tygodni do zarządzania relacjami z klientami, dzięki czemu możecie dokładnie ocenić, czy widzicie, że korzystacie z nich na co dzień i w dłuższej perspektywie.

Nie pomijaj żadnego z tych kroków. To kuszące, ale będziesz tego żałować.

Jeśli tego nie żałujesz, to prawdopodobnie dlatego, że przekonujesz siebie, że "żaden CRM nie jest świetny", "oprogramowanie dla przedsiębiorstw jest do bani" i/lub "sprzedawcy są po prostu zbyt leniwi, aby korzystać z CRM". Przestań tak myśleć. W ten sposób skazujesz się na porażkę.

Obiecuję: prawdopodobnie istnieje CRM, który sprawdzi się dla Ciebie i Twojego zespołu (oczywiście pod warunkiem, że będziesz postępować zgodnie z pozostałymi krokami tego przewodnika).

2. Stwórz solidny proces sprzedaży + strategię śledzenia

Znalezienie oprogramowania, które będzie faktycznie wykorzystywane do osiągnięcia głównego celu, jest świetne, ale potrzebujesz czegoś więcej niż tylko oprogramowania: musisz jasno zdefiniować proces, który pomoże Ci usprawnić.

Bez procesu sprzedaży trudno jest cokolwiek usprawnić.

Jeśli nie masz jeszcze procesu sprzedaży, na pewno nie jesteś sam. Codziennie rozmawiam z firmami, które nie mają jasnego pojęcia, jak to wygląda w ich przypadku.

Ale to powinien być sygnał alarmowy: potrzebujesz procesu sprzedaży. Jak inaczej zamierzasz zarządzać potencjalnymi klientami na dużą skalę i zorganizować się wokół tego?

Definiowanie procesu sprzedaży

Zdefiniowanie procesu sprzedaży może być bardzo proste. Typowy proces sprzedaży B2B wygląda następująco:

• Ołów: Ludzie (prawdopodobnie) potrzebują tego, co oferujesz.
• Skontaktowano się: Skontaktowałeś się z nimi w tej sprawie.
• Zakwalifikowany: Potwierdziłeś, że mają taką potrzebę, budżet na rozwiązanie, określony harmonogram itp.
• Złożona propozycja: Przygotowałeś dla nich propozycję, w której opisałeś, jak ją rozwiążesz i ile to będzie kosztować.
• Wygrana: Doszliście do porozumienia.
• Zagubiony: W żadnym miejscu tego procesu to nie zadziałało.

Twój proces sprzedaży prawdopodobnie zawiera jednak pewne istotne niuanse. Usiądź więc i zdefiniuj go w możliwie najbardziej przejrzysty i praktyczny sposób. Pamiętaj, że każdy w Twoim zespole musi być w stanie łatwo go zrozumieć i postępować zgodnie z nim.

Najlepiej jest zdefiniować proces sprzedaży we współdzielonym dokumencie (Google Docs lub współdzielony plik Word), aby każdy mógł go ponownie przeczytać w razie potrzeby. Ułatwia to również nowym osobom rozpoczęcie pracy.

Zdefiniuj, co będziesz śledzić i w jaki sposób

Drugą istotną rzeczą, którą należy dobrze zdefiniować, jest to, jakie dane będziesz śledzić i w jaki sposób.

Większość systemów CRM oferuje mnóstwo możliwości, jeśli chodzi o to, co można śledzić pod względem danych, ale jeśli próbujesz śledzić wszystko i wymaga to dużo pracy i dyscypliny, prawdopodobnie nie będziesz niczego śledzić.

Dlatego należy:

• Zdecyduj, które dane są niezbędne do śledzenia, a które warto mieć.
• Jasno określ, co oznaczają dane (np. jeśli masz listę rozwijaną z opcjami).
• Określ, kiedy będziesz go śledzić i jak możesz to zrobić tak łatwo, jak to możliwe.

Będziesz chciał zoptymalizować korzystanie z CRM w sposób spójny i dokładny, a nie wszechstronny. Zawsze należy pamiętać o głównym celu (patrz wyżej).

Ponownie, najlepiej jest zapisać wszystko we wspólnym dokumencie, aby cały zespół miał do niego dostęp.

Jeszcze lepszym i zalecanym rozwiązaniem jest przedyskutowanie tego z zespołem i zapisanie podjętych decyzji w tym dokumencie. Im większe zaangażowanie zespołu, tym większe prawdopodobieństwo, że plany CRM się sprawdzą.

3. Odpowiednie dostosowanie CRM

Wybrałeś CRM i zdefiniowałeś proces sprzedaży oraz strategię śledzenia danych. Świetnie! Jesteś gotowy, aby dostosować CRM do swojej firmy i jej unikalnego sposobu pracy.

Konfiguracja potoku sprzedaży

Jeśli przeszedłeś przez te kroki, powinieneś już zdefiniować proces sprzedaży z jasnymi, możliwymi do wykonania krokami.

W CRM jest to zazwyczaj reprezentowane przez linię sprzedaży z etapami. Jest to wizualna reprezentacja procesu sprzedaży.

Większość CRM oferuje domyślny pipeline z domyślnymi etapami, więc zacznij od tego i dostosuj go:

• Przejdź do Ustawień (w Salesflare, są to Ustawienia > Konfiguruj potoki).
• Nadaj etapom właściwe nazwy.
• Dodaj brakujące etapy i umieść je we właściwej kolejności.
• Dostosuj takie rzeczy jak "prawdopodobieństwo etapu" (średnie prawdopodobieństwo, że szansa sprzedaży na tym etapie zostanie ostatecznie wygrana), "kolor" (jeśli CRM wizualnie przypisuje kolory do etapów) itp.

Et voilà, masz swój własny pipeline sprzedaży.

Pomocne jest posiadanie dobrze zdefiniowanych etapów we wspólnym dokumencie, dzięki czemu dla wszystkich jest jasne, w jakim przypadku dokładnie szansa sprzedaży należy do określonego etapu. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, zrób to teraz. W przeciwnym razie skończysz z wieloma nieporozumieniami i bezużytecznymi prognozami sprzedaży.

Myślisz o utworzeniu wielu pipeline'ów sprzedażowych? Moim zaleceniem jest, aby robić to tylko wtedy, gdy masz wiele procesów sprzedaży; nie dla różnych sprzedawców, produktów lub jednostek biznesowych, chyba że proces jest inny. W przeciwnym razie sparaliżujesz swoją zdolność do tworzenia świetnych raportów sprzedaży i pulpitów nawigacyjnych, przynajmniej jeśli raportujesz lub segmentujesz według etapu.

Tworzenie pól niestandardowych

Jeśli wcześniej zdefiniowałeś, jakie istotne dane będziesz śledzić, mogły istnieć punkty danych, których nie można zmieścić w standardowych polach wybranego CRM. Będziesz musiał utworzyć dla nich niestandardowe pola.

Wystarczy przejść do ustawień CRM (w Salesflare, jest to Ustawienia > Dostosuj pola), wybrać odpowiednią jednostkę (konto/firma/organizacja, kontakt/osoba, szansa/targ, ...) i utworzyć pole.

Ważne jest, aby wybrać odpowiedni typ pola, ponieważ pomoże to w utrzymaniu porządku. Jeśli wybierzesz niewłaściwy typ, możesz mieć trudności z filtrowaniem danych lub tworzeniem świetnych raportów i pulpitów nawigacyjnych. Ponadto niektóre typy pól mogą być wyposażone w pewne funkcje (np. pola URL mogą być klikalne).

Ustawianie uprawnień

Jeśli jesteś częścią większego zespołu sprzedaży lub częścią mniejszego zespołu sprzedaży w większej organizacji, możesz mieć bardziej rygorystyczne zasady dotyczące tego, kto może widzieć, edytować, robić itp. co w CRM.

Dlatego też większość systemów CRM posiada system uprawnień, zwykle w jednym z wyższych planów cenowych.

Te systemy uprawnień są przydatne, ale mogą być zabójcze, jeśli są zbyt skomplikowane.

Jeśli widzisz CRM ze skomplikowanym systemem uprawnień, uciekaj. Szanse są prawie 100%, że jest pełen błędów. Ponieważ system uprawnień dotyka prawie każdej funkcji oprogramowania w głęboki sposób, nie ma możliwości, aby zespół produktu przemyślał go poprawnie.

Ponadto, dla własnego dobra, zachowaj prostotę. Jeśli Twój zespół nie rozumie, kto może co robić w CRM i dlaczego, to nieuchronnie będzie sfrustrowany. Frustracja prowadzi do rzadszego korzystania z CRM. A CRM, który nie jest używany, jest nie tylko bezużyteczny, ale stanowi ogromną straconą szansę.

Kilka prostych zasad:

• Ogranicz się do 3-4 różnych ról (takich jak administrator, kierownik, członek zespołu, widz) i kilku różnych grup (takich jak jednostki biznesowe, kraje, ...).
• Zdefiniuj, jaki zakres danych i dostęp do potoku sprzedaży powinien mieć każdy z nich.
• To jest to. Stop.

Wiele systemów CRM może wykraczać poza ten zakres, ale zapewniam cię, że się pogubisz. A twój zespół będzie jeszcze bardziej zagubiony.

Konfiguracja innych ustawień

To były podstawowe ustawienia, ale prawdopodobnie w CRM dostępnych jest znacznie więcej ustawień.

Zalecam przejrzenie ich, aby zrozumieć, co jest dostępne / możliwe. Oprócz niektórych rzeczy, takich jak "Ustawienia regionalne", nie ustawiaj ich jeszcze. Rzeczy są zwykle ustawione w określony sposób domyślnie z jakiegoś powodu i warto zdobyć trochę doświadczenia przed ich zmianą.

Zaproś swój zespół

Jeśli nie zrobiłeś tego jeszcze na samym początku podczas wspólnego wybierania CRM, upewnij się, że zaprosiłeś członków swojego zespołu teraz. Nadszedł czas, aby wszyscy byli w pełni skonfigurowani w CRM, a ponadto prawdopodobnie będziesz potrzebować ich na pokładzie, aby przypisać im rzeczy podczas importowania danych, co nastąpi wkrótce.

4. Integracja z pocztą e-mail, kalendarzem i LinkedIn

W przypadku niektórych naszych klientów pierwsze pytanie, jakie zadają podczas pierwszej rozmowy telefonicznej, brzmi: "Jak zintegrować X?", przy czym X to jakiś formularz na stronie internetowej lub oprogramowanie do biuletynu e-mailowego.

Chociaż chętnie pomogę w integracji tych systemów, nie jest to naprawdę niezbędne w wielkim schemacie rzeczy. I nie jest to nawet najważniejsza integracja.

Najważniejsze integracje to:

• Twoja skrzynka e-mail (jak Gmail lub Outlook): Wiele komunikacji i informacji odbywa się za ich pośrednictwem.
• Kalendarz: Wszystkie spotkania z klientami są (lub prawdopodobnie powinny być) zaplanowane w tym miejscu.
• Twój LinkedIn (przynajmniej w kontekście B2B): Twoje kontakty zawodowe i wiadomości znajdują się głównie tam.

Jeśli więc jeszcze tego nie zrobiłeś, upewnij się, że Ty i Twój zespół macie w pełni skonfigurowane te integracje. Zwłaszcza jeśli korzystasz z inteligentnego CRM, takiego jak Salesflare, będzie to oznaczać milowy skok pod względem użyteczności.

BONUS: Poświęć przy tym chwilę, aby każdy mógł zainstalować swoje Aplikacja mobilna CRM. Pomoże ci łatwo uzyskać dostęp do klientów w podróży, może wysyłać powiadomienia na żywo o nich i może synchronizować historię połączeń (przynajmniej jeśli używasz telefonu z Androidem).

5. Import istniejących danych

Być może istnieją już jakieś dane, takie jak:

• Istniejący klienci w systemie księgowym
• Kontakty w oprogramowaniu do obsługi biuletynów e-mail
• Arkusz kalkulacyjny z potencjalnymi klientami
• Dane z poprzedniego systemu CRM

Nadszedł czas, aby go zaimportować.

W większości przypadków wystarczy wyeksportować dane do pliku .csv, który jest rodzajem standardowego formatu tabeli z wartościami oddzielonymi przecinkami.

Ponieważ jest to format tabelaryczny, przed zaimportowaniem może być konieczne rozdzielenie arkuszy/tabel na różne jednostki (takie jak konta/firmy/organizacje, kontakty/osoby i szanse/oferty). Często można również zaimportować ten sam plik do wielu jednostek, mapując tylko kolumny, które odnoszą się do tej jednostki.

Jeśli istnieją jakieś ważne dane, których nie można zmieścić w standardowych polach, można rozważyć utworzenie dla nich pola niestandardowego. Jak wspomniano wcześniej, nie należy jednak tworzyć pól na ślepo. Upewnij się, że są one niezbędne i że zespół może je aktualizować. W przeciwnym razie stworzysz tylko problemy.

6. Przeszkol zespół w zakresie swojego podejścia

Skonfigurowałeś kluczowe elementy i - jeśli wykonałeś systematyczną pracę - masz to wszystko również udokumentowane.

Finalizacja dokumentacji

Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, to teraz masz ostatnią szansę, i to dużą, ponieważ będziesz szkolić zespół, jak to wszystko działa.

Zalecam dokumentowanie wszystkiego we współdzielonym dokumencie (ponownie: Word, Google Docs, Notion, ...), a nie w prezentacji. Zmusza to do skupienia się na pisaniu jasnego i dobrze ustrukturyzowanego tekstu, zamiast skupiania się na opakowaniu i pisaniu powierzchownych slajdów.

Nowi pracownicy będą również w stanie łatwiej nauczyć się wszystkiego, czytając ładnie napisany dokument, a nie przeglądając prezentację.

Szkolenie zespołu

Szkolenie to ma zasadniczo trzy cele:

1. Przekonaj zespół, że korzystanie z CRM jest dla niego (i firmy) kluczowe.
2. Pokaż im, co CRM może dla nich zrobić i w jaki sposób, aby mogli w pełni wykorzystać jego potencjał.
3. Omów, w jaki sposób zamierzasz korzystać z CRM jako zespół, aby usprawnić swoje działania, tak aby wszyscy mogli pracować w tym samym kierunku.

Jeśli zrobisz to dobrze, jesteś złoty. Zasadniczo kładziesz podwaliny pod sukces. Nie pomijaj więc żadnych kroków i nie traktuj tego jako zła koniecznego. Ten krok jest kluczowy.

Podczas tego szkolenia dobrze jest używać zarówno dokumentacji, jak i oprogramowania jako przewodnika wizualnego. Pozwala to ludziom uczyć się w najbardziej efektywny sposób. Daje im to również punkt zaczepienia dla wszystkiego, co mówisz.

Jeśli robisz to dobrze, będziesz potrzebował co najmniej 60-90 minut, aby wszystko wyjaśnić. Ale nie rób tego dłużej niż godzinę. Ludzie zaczną się dekoncentrować.

Zarezerwuj 30 minut na pytania i dyskusję, aby mieć wystarczająco dużo czasu na odniesienie się do wszystkiego, co się pojawi. Jeśli nie, to w porządku. Zawsze muszą to trochę przetrawić i z pewnością muszą też poczuć, jak to jest w praktyce.

Dlatego najlepiej jest zorganizować interaktywną sesję uzupełniającą około trzy tygodnie później. Poproś ludzi o przesłanie pytań z wyprzedzeniem, sprawdź, co robili w CRM i wykorzystaj to jako podstawę do dyskusji. W razie potrzeby dostosuj dokumentację i pokaż CRM tam, gdzie to konieczne.

7. Zacznij śledzić swoje kluczowe wskaźniki

Jeśli poważnie potraktowałeś wszystkie powyższe kwestie, zbudowałeś fundamenty pod coś potężnego. A to dopiero początek.

Jeśli Twój zespół dobrze śledzi wszystko w CRM, tworzone przez niego dane sprzedażowe będą skarbnicą potencjalnych spostrzeżeń i ulepszeń. Razem możecie być w stanie 10-krotnie zwiększyć swoje przychody. Niektórzy z naszych klientów massively boosted their sales using their CRM.

Aby zacząć to robić, ważne jest, aby zdefiniować kilka kluczowych wskaźników sprzedaży i śledzić je. Typowe wskaźniki obejmują:

• Przychody ze sprzedaży: Ile pieniędzy przynosisz.
• Wzrost sprzedaży: Wzrost sprzedaży w czasie.
• Współczynnik konwersji: Odsetek potencjalnych klientów, którzy stają się klientami. Interesujące jest również analizowanie tego na poszczególnych etapach.
• Średnia wartość transakcji: Średnia wartość każdej sprzedaży.
• Długość cyklu sprzedaży: Jak długo trwa zamknięcie sprzedaży.
• Liczba nowych transakcji: Jak dobrze wypełniasz swój pipeline sprzedaży.
• Koszt pozyskania klienta (CAC): Ile kosztuje pozyskanie nowego klienta.
• Życiowa wartość klienta (CLTV): Całkowity przychód, jakiego można oczekiwać od klienta w całym okresie jego życia.
• Najbardziej utracone powody: Dlaczego najczęściej tracisz na transakcjach.
• Najważniejsze źródła potencjalnych klientów: Skąd pochodzi większość potencjalnych klientów.
• Aktywność na przedstawiciela: Ile e-maili, telefonów, spotkań itp. każdy przedstawiciel prowadzi ze swoimi potencjalnymi klientami.

W Salesflare, większość z nich jest domyślnie mierzona w "Insights". Niektóre inne wskaźniki mogą wymagać utworzenia niestandardowych raportów.

Na tym etapie nie trzeba szaleć z raportowaniem, ale dobrze jest zacząć mierzyć niektóre kluczowe wskaźniki. Kiedy będziesz je obserwować, badać ich wyniki i ewolucję oraz próbować dowiedzieć się, dlaczego tak się dzieje, nieuchronnie natkniesz się na duże możliwości poprawy.

I to jest właśnie to, co dobry CRM powinien być w stanie dla Ciebie zrobić. Powinien on pomóc w lepszym zarządzaniu relacjami z klientami... a następnie w znajdowaniu sposobów, by robić to jeszcze lepiej.

Jak używać CRM do zamykania większej liczby transakcji?

Jeśli rygorystycznie przestrzegałeś powyższych kroków, jesteś już w lepszej sytuacji niż 95-99% innych firm.

Jeśli tego nie zrobiłeś, wróć teraz. To, co wyjaśnię poniżej, to tylko puste słowa, jeśli nie położyłeś fundamentów. Nie możemy przejść do 11, jeśli najpierw nie przeszedłeś do 10 (lub przynajmniej 9).

Podczas gdy każda strona główna CRM powie Ci, że zwiększy Twoją sprzedaż, bardzo niewiele z nich faktycznie to zrobi. Zwykle jest to częściowo ich wina, a częściowo twoja. Upewnij się więc, że wykonujesz swoją część pracy. Nie jest to nauka o rakietach, ale po prostu apel o przemyślane podejście do sprawy.

Mając to na uwadze, zbadajmy kilka sposobów na zmaksymalizowanie szans na zamknięcie większej liczby transakcji za pomocą CRM.

1. Upewnij się, że korzystanie z CRM pozostaje beztarciowe, więc jest faktycznie używane

Wspomniałem już o tym powyżej i powtórzę to jeszcze raz: CRM, który nie jest używany, jest nie tylko bezużyteczny, ale stanowi ogromną straconą szansę.

CRM, który nie jest używany, nie może pomóc w lepszym zarządzaniu relacjami z klientami. To również:

• Nie tworzy żadnych informacji sprzedażowych
• Nie pozwala na prognozowanie sprzedaży, a tym samym rezerw gotówkowych (co jest dość istotne, jeśli prowadzisz consultancy, agency lub startup).
• Nie tworzy przejrzystości i współpracy w zespole.
• Nie umożliwia właściwego coachingu
• ...

To podstawa wszystkiego.

Jeśli wykonałeś powyższe kroki, zacząłeś dobrze. Ale nie możesz się poddać.

Musisz się upewnić:

• CRM skutecznie pomaga zespołowi lepiej zarządzać relacjami z klientami
• Wierzą, że pomaga im to lepiej wykonywać swoją pracę, więc z niego korzystają
• Wszyscy rozumieją, jak wygląda proces sprzedaży i w razie potrzeby zgłaszają problemy z nim związane.
• Rozumieją, jakie dane są niezbędne do śledzenia i co one oznaczają
• Nie są sfrustrowani dużą liczbą pól, wymaganymi polami, rozległymi
• Wszyscy mają skonfigurowane niezbędne integracje i zainstalowane aplikacje.
• Wiedzą, jak działają uprawnienia, jakie wskaźniki są śledzone itp.
• Nowi pracownicy są również przenoszeni na ten sam poziom, co pozostali.

To ciągłe zobowiązanie do utrzymywania płynnego działania. Ponieważ tak długo, jak to ma miejsce, będziesz w stanie naciskać pedał gazu. A podążając dalej za analogią, pozwala to również uniknąć nagłej awarii.

2. Zbierz zespół sprzedaży na tej samej stronie

To musi być już jasne, ale nie mogę tego wystarczająco podkreślić, więc jeszcze raz: korzystanie z CRM to wysiłek zespołowy.

Zorganizowanie całego zespołu sprzedaży na tej samej stronie ma wiele zalet:

• Jeśli wszyscy interpretują i śledzą dane w ten sam sposób, dane mają spójne znaczenie, więc skutecznie stają się medium komunikacji między członkami zespołu, a także z przyszłymi jaźniami (dzięki czemu stają się również niezawodną pamięcią w mózgu CRM).
• To spójne znaczenie w całym zespole sprzedaży sprawia również, że każda analiza danych w całym zespole sprzedaży ma sens.
• Pozwala to na dobry coaching, spostrzeżenia, ulepszenia i wiele więcej.

Czego to wymaga? Regularna dyskusja z zespołem, która przekształca się w pisemny, ale żywy podręcznik (czy już powiedziałem "wspólny dokument"?).

Powyżej omówiłem wiele ważnych tematów dyskusji, takich jak wygląd procesu sprzedaży, kluczowe dane do śledzenia, sposób współpracy itp:

• Przegląd minionego okresu: zapisz, co poszło dobrze, a co nie.
• Znajdź rozwiązania dla tego, co nie poszło tak dobrze
• Wyciągnij wnioski z tego, co poszło dobrze
• Może zademonstrujesz jakieś fajne nowe rzeczy, nad którymi pracowałeś

Może to być oddolny sposób na umożliwienie całemu zespołowi znalezienia sposobów na wspólne doskonalenie.

Tego rodzaju spotkania można organizować co dwa tygodnie lub co miesiąc. Można je na przykład nazwać "retrospektywą" (jeśli jesteś zwolennikiem metodyk zwinnych) lub "spotkaniem zespołu sprzedażowego" (aby podkreślić aspekt zespołowy).

Zwykle dobrze jest oddzielić to spotkanie od jakiegokolwiek "przeglądu pipeline'u sprzedaży", ponieważ bardziej chodzi o zrobienie kroku wstecz, a mniej o konkretny pipeline sprzedaży, który wymaga znacznie innego sposobu myślenia.

3. Wykorzystanie informacji o sprzedaży do ciągłego doskonalenia

Chociaż zachęcanie do współpracy i oddolnego zaangażowania jest świetną rzeczą, dobrze jest również zagłębić się w dane sprzedażowe z góry na dół, aby zidentyfikować możliwości poprawy.

Oczywiście wszystko to nie działa, jeśli zespół sprzedaży nie korzysta w pełni i konsekwentnie z CRM. Nie można wyciągnąć ważnych wniosków z danych, które są niekompletne i niespójne. (Jeśli tak jest i nie przeczytałeś jeszcze tego przewodnika do końca, wróć i zacznij od początku).

Jeśli możesz, jest to potężna rzecz do zrobienia. Niektóre zespoły są w stanie podwoić swoje przychody na podstawie jednego prostego spostrzeżenia, które uzyskują z analizy swojego lejka sprzedaży.

Teraz staje się to naprawdę potężne, jeśli robisz to systematycznie i na bieżąco. Wtedy Twoja firma może w pełni wykorzystać swój potencjał.

Trudno jest dać ci świetne wskazówki, ponieważ możliwości można znaleźć wszędzie, ale dobrze jest zadać sobie pytania takie jak:

• Dlaczego moja konwersja z tego etapu do następnego to tylko x%?
• Dlaczego trwa to tak długo na tym etapie procesu sprzedaży?
• Z jakimi typami klientów odnoszę największe sukcesy?
• Jakie źródła leadów przynoszą mi najwięcej nowych leadów... i nowych klientów?
• Kto ma najwyższy wskaźnik sukcesu i co dokładnie robi?

Przeglądaj dane. Zadawaj sobie pytania. Będziesz zaskoczony tym, co znajdziesz.

4. Usprawnij i zautomatyzuj rutynowe zadania na bieżąco

Dlaczego automatyzacja została wspomniana dopiero teraz? Czy nie ma ona dużego potencjału do poprawy sytuacji?

Zdecydowanie ma duży potencjał do poprawy sytuacji, ale:

• Najpierw potrzebna jest solidna podstawa, z solidnymi procesami i spójnymi, wysokiej jakości danymi.
• Większość zysków z automatyzacji to wzrost kosztów, a nie przychodów... a największe potencjalne zyski w małych i średnich firmach to zazwyczaj wzrost przychodów.

Wyjątkiem od reguły jest automatyzacja danych CRM, ponieważ pomaga ona budować tę podstawę dzięki spójnym, wysokiej jakości danym. Jeśli większość danych nie zostanie zautomatyzowana, sprzedawcy będą musieli wprowadzać je ręcznie... co - pomimo dzikich nadziei niektórych dyrektorów sprzedaży - jest mrzonką.

Gdy masz już solidną podstawę i wszystko działa płynnie, możesz zacząć usprawniać i automatyzować rutynowe zadania.

Dobrym podejściem jest zbudowanie odruchu automatyzacji, który uruchamia się, gdy rzeczy stają się naprawdę nudne. Kiedy cokolwiek zaczyna przypominać pracę w fabryce, może to być czas na automatyzację.

Zalety tego podejścia są następujące

• Pozostawia miejsce na eksperymenty przed zautomatyzowaniem czegoś i mniej więcej ustawieniem tego w kamieniu.
• Prowadzi to do bardziej ludzkich rezultatów niż w przypadku automatyzacji czegoś od samego początku, ponieważ najpierw stosujesz swoją empatię do wielu indywidualnych przypadków, a dopiero potem szukasz powtarzalnego, standardowego sposobu automatyzacji.
• Umożliwia ciągłą automatyzację coraz większej liczby zadań sprzedażowych.
• Zaczyna się od tego, co ma sens w procesie, a nie od tego, co ma sens w teorii.

Jedyne, co musisz zrobić, to zbudować odruch automatyzacji.

Typowy proces automatyzacji może z czasem wyglądać następująco:

• Zaczynasz szukać potencjalnych klientów na LinkedIn we własnej sieci.
• Dowiadujesz się, że niektórzy lepiej reagują na Twój zasięg i definiujesz Profil Idealnego Klienta (ICP).
• Zaczynasz filtrować listy dla tego ICP i kontaktujesz się z nimi ręcznie, badając każdego z nich indywidualnie i tworząc atrakcyjną wiadomość e-mail.
• Zaczynasz znajdować wiadomości e-mail, które działają. Zamieniasz je w szablony wiadomości e-mail. Możesz zostawić wiersz na unikalną personalizację dla każdego potencjalnego klienta. Wszelkie działania następcze są wykonywane ręcznie.
• Zaczynasz budować automatyczną sekwencję e-mail. Piszesz spersonalizowaną linię w Excelu, a następnie importujesz listę potencjalnych klientów i uruchamiasz sekwencję.
• Znajdujesz sposób, aby zachęcić AI do napisania dla ciebie spersonalizowanej linii.
• ...

Zatrzymam się tutaj, ponieważ proces ten może trwać jeszcze przez jakiś czas. W pewnym momencie albo nadal będziesz odbywać spotkania, albo zostaniesz całkowicie zautomatyzowany przez sprzedawcę AI lub AI CRM. Wszystko zależy od tego, gdzie poziomy skuteczności zaczną spadać, ponieważ utracono istotne ludzkie odczucia lub interakcje.

Bez stopniowej automatyzacji istnieje duże prawdopodobieństwo, że ludzkie odczucia zostaną bardzo szybko utracone, ponieważ bardzo trudno jest stworzyć tego rodzaju doświadczenie.

Pozwól, że podsumuję: zbuduj odruch automatyzacji i automatyzuj stopniowo, gdy poczujesz, że ma to sens i nie pogarsza ludzkiego odczucia procesu. To najlepszy sposób na osiągnięcie świetnych wyników.

5. Regularne czyszczenie potoku sprzedaży

Zwiększanie sprzedaży za pomocą CRM to historia ciągłego rozwoju. Ale to także historia ciągłego nie cofania się.

CRM wymaga regularnego czyszczenia. A częścią, która najszybciej się brudzi, jest sales pipeline.

Dlaczego potok sprzedaży? Jedno słowo: nadzieja.

Rozpoczęcie korzystania z CRM to czysta karta. Zaczynasz wypełniać go wieloma potencjalnymi klientami. Pracujesz nad nimi i niektóre z tych możliwości przechodzą do etapu "wygranej". Wiele z nich nie. Ale nadzieja, że w końcu się uda, może być znacznie silniejsza niż powinna.

Rezultatem nadziei jest to, że szybko skończysz z potokiem pełnym martwych możliwości. Ma to wiele wad:

• Twoje prognozy sprzedaży są nieuniknione.
• Oszukujesz się, myśląc, że nie musisz tworzyć nowych potencjalnych klientów, co naraża Cię na porażkę w przyszłości.
• Poświęcasz zbyt wiele czasu na okazje, które na to nie zasługują, a zbyt mało na te, które faktycznie mają duże szanse.
• Tracisz przegląd tego, co faktycznie się dzieje.

Jakie jest lekarstwo? To proste: regularne sprzątanie.

Wiele zespołów wykorzystuje spotkanie "przeglądu pipeline'u sprzedaży" jako okazję do przeniesienia martwych i zdyskwalifikowanych szans do etapu "utraconych". Jest to dobry mechanizm awaryjny, ale twierdzę, że główne podejście powinno opierać się na realistycznej dyscyplinie i kilku dobrych zapisanych filtrach.

Jeśli używasz Salesflare, dobry zapisany filtr może być kombinacją:

• Data zamknięcia ponad x dni temu
• Data ostatniej interakcji/maila/spotkania ponad x dni temu
• Data ostatniej zmiany etapu ponad x dni temu
• I może filtr na niektórych etapach (przynajmniej wykluczający wygrane i przegrane).

Możesz zbudować taki filtr, wypróbować go i zapisać, jeśli Ci się spodoba. Następnie regularnie do niego wracać.

Możesz nawet połączyć to z masową edycją etapu szansy, aby przenieść wszystko, co pasuje do filtrów, do "utraconych" naraz.

Czyszczenie rurociągu nie jest opcjonalne. Jeśli tego nie zrobisz, twój pipeline stanie się bałaganem, przestanie być dla ciebie użyteczny, przestaniesz go używać i stopniowo będziesz się cofać zamiast iść do przodu.

Aktywne i przemyślane korzystanie z CRM jest kluczowe

Jeśli miałbym podsumować wszystko, co powiedziałem powyżej, to jest to aktywne i przemyślane korzystanie z CRM.

Nie jest to skomplikowane. Wystarczy (ponownie) przeczytać powyższy przewodnik. Nie ma tam nic szalonego.

Wszystko, czego potrzeba, to odrobina poświęcenia dla rzemiosła. Nie wszystko na raz, ale trochę zaangażowania każdego dnia, by uczynić rzeczy lepszymi, a nie gorszymi.

Sprzedaż to codzienna walka, ale jest ona znacznie mniejsza, jeśli zrozumiesz, że część tej walki polega na byciu zorganizowanym, przemyśleniu rzeczy i dobrej komunikacji z zespołem.

Jeśli nadal szukasz odpowiedniego partnera CRM, wyślij wiadomość do mnie. Rozumiemy Twoje zmagania i tworzymy oprogramowanie, które sprawia, że osiągnięcie powyższych celów jest tak proste, jak to tylko możliwe.

A jeśli potrzebujesz porady, nie wahaj się z nami skontaktować. Jesteśmy tu dla ciebie!

👉 Możesz śledzić @salesflare na Twitter, Facebook i LinkedIn.

• O
• Najnowsze posty

Jeroen Corthout

Współzałożyciel i CEO na Salesflare

Jestem współzałożycielem i dyrektorem generalnym w Salesflare, inteligentny CRM sprzedażowy dla małych i średnich firm prowadzących sprzedaż B2B. Uwielbiam automatyzować sprzedaż, tworzyć piękne produkty i pisać na wszystkie te tematy.

Najnowsze posty użytkownika Jeroen Corthout (zobacz wszystkie)

• 7 Top CRM Tools in 2025 - 19 czerwca 2025
• Operacje sprzedażowe w B2B: Kompletny przewodnik - 24 kwietnia, 2025
• Zaangażowanie w sprzedaż: Strategia, technika i wskazówki dla B2B - 24 kwietnia, 2025