Så använder du ett CRM för att stänga fler affärer + så konfigurerar du det
En detaljerad guide från CRM-experter inom försäljning
Att du är här för att läsa den här guiden är en bra början.
De flesta skaffar bara ett CRM och börjar använda det utan att tänka igenom saken. Du har precis placerat dig framför minst 95 % av alla andra.
Jag vet att det stämmer eftersom jag har byggt en ny sorts CRM – som medgrundare av Salesflare – i över ett decennium. Jag har lärt mig mycket på vägen och har försökt sammanfatta det i den här guiden.
Sanningen är att även om vi startade vårt företag utifrån övertygelsen att CRM-system KAN göra ett bättre jobb, kan vi bara göra så mycket för att göra CRM enklare och mer mänskligt. Vi kan erbjuda bättre verktyg, men det är bara du som kan använda dem för att verkligen göra skillnad.
Det är därför jag skrev den här guiden. Jag hoppas att den hjälper dig en bit på vägen.
Jag tror faktiskt att du är på väg mot framgång om du följer den här guiden noggrant. Allt som krävs är ditt engagemang.
Så börjar du använda ett CRM på rätt sätt
Att googla ”CRM”, läsa några webbplatser och testa någon CRM-programvara för försäljning – allt det är superenkelt numera.
Samtidigt verkar det fortfarande svårt för de flesta att börja använda ett CRM på ett hållbart sätt som ger resultat.
Är det verkligen svårt? Det tycker jag inte. Men du behöver gå längre än att bara ”skaffa ett CRM” och lägga ner lite genomtänkt arbete.
Utifrån många års erfarenhet av att hjälpa tusentals företag med deras CRM är det här en enkel steg-för-steg-plan som jag rekommenderar att du följer.
1. Välj rätt CRM tillsammans
När jag säger det brukar två frågor dyka upp:
- Vilket CRM är rätt för mig?
- Varför tillsammans? Behöver teamet vara delaktigt?
Välj rätt CRM
För det första är rätt CRM det CRM som du faktiskt kommer att använda för att hantera dina kundrelationer bättre.
Jag betonar ”faktiskt kommer att använda” eftersom 30–70 % av alla CRM-implementeringar enligt många analytiker ledde till förluster eller inte förbättrade företagets resultat. Personligen skulle jag uppskatta att 90 % av de återstående 30–70 % inte såg någon förbättring i närheten av det som är möjligt eller utlovas.
Det grundläggande problemet är vanligtvis att CRM-systemet inte används praktiskt för att hantera kundrelationer på ett bättre sätt.
Det kan bero på:
- Företaget prioriterar andra organisatoriska mål
- Programvaran är för komplicerad för sitt syfte
- Teamet tycker inte om att använda programvaran, var inte delaktigt i valet av den, upplever att den kräver för mycket arbete och/eller anser att den är slöseri med tid
- Teamet förstår inte tillräckligt väl hur och varför CRM-systemet ska användas
- Och så vidare.
Dessutom väljer företag ofta programvara som inte tjänar CRM-systemets huvudsakliga syfte. Inom B2B-försäljning kan det handla om något så enkelt som att ”följa upp leads bättre” (det ser annorlunda ut inom andra typer av försäljning: här finns några exempel).
I stället väljer många företag programvara som hanterar så många specialfall och extrafunktioner som möjligt, och tappar helt fokus på det som faktiskt spelar roll.
Välj CRM-systemet tillsammans
Det leder oss till den andra frågan: varför välja ett CRM-system tillsammans?
Kort sagt, eftersom det maximerar chansen att ni faktiskt kommer att använda CRM-systemet för att hantera era kundrelationer bättre:
- Teamet kan tillsammans med dig utvärdera CRM-systemets huvudsakliga nytta
- Du får också deras stöd, eftersom ni valde tillsammans i stället för att du bara påtvingade dem ditt val
- Det lägger dessutom en viktig grund för ett fortsatt genomtänkt samarbete med och kring CRM-systemet
Din första uppgift är att definiera vilket primärt mål du vill uppnå med CRM-systemet (var så pragmatisk som möjligt), samt eventuella sekundära mål som innebär önskvärda men inte nödvändiga krav på CRM-systemet.
Därefter:
- Du eller en teammedlem gör en kortlista över CRM-system som uppfyller ert primära mål.
- Ni startar kostnadsfria testperioder med CRM-systemen på kortlistan och skickar en inbjudan till era teammedlemmar (om ni är fler än 3–5 kan ni begränsa gruppen till kärnteamet; ha i åtanke att det alltid är värdefullt att ha med en av de minst digitalt vana teammedlemmarna i den gruppen för att få ett realistiskt test).
- Sedan – och det här är avgörande – använder ni faktiskt några CRM-system i några dagar eller veckor för att hantera kundrelationer, så att ni kan bedöma korrekt om ni kan se er själva använda dem dagligen och på lång sikt.
Hoppa inte över något av de här stegen. Det är frestande, men du kommer att ångra det.
Om du inte ångrar det beror det förmodligen på att du intalar dig att ”inget CRM-system är bra”, att ”företagsprogramvara är värdelös” och/eller att ”säljare helt enkelt är för lata för att använda ett CRM-system”. Sluta tänka så. Du bäddar för ett misslyckande.
Jag lovar: det finns förmodligen ett CRM-system där ute som fungerar för dig och ditt team (förutsatt att du självklart fortsätter att följa resten av stegen i den här guiden).
2. Skapa en stabil säljprocess och spårningsstrategi
Det är bra att hitta programvara som ni faktiskt kommer att använda för att nå ert primära mål, men ni behöver mer än själva programvaran: ni måste tydligt definiera den process som programvaran ska hjälpa er att effektivisera.
Utan en säljprocess är det svårt att effektivisera något.
Om ni ännu inte har en säljprocess är ni definitivt inte ensamma. Jag pratar varje dag med företag som inte har någon tydlig bild av hur deras ser ut.
Men det här borde vara en väckarklocka: ni behöver en säljprocess. Hur ska ni annars kunna hantera potentiella kunder i större skala och skapa struktur kring det?
Definiera en säljprocess
Att definiera en säljprocess kan vara mycket enkelt. En typisk B2B-säljprocess ser ut så här:
- Lead: Personer har (troligen) ett behov av det du erbjuder.
- Kontaktad: Du har kontaktat dem om det.
- Kvalificerad: Du har bekräftat att de faktiskt har behovet, budget för en lösning, en tydlig tidsplan och så vidare.
- Förslag framtaget: Du har lagt fram ett förslag för dem som beskriver hur du ska lösa problemet och vad det kommer att kosta.
- Vunnen: Ni har nått en överenskommelse.
- Förlorad: Någonstans under processen fungerade det inte.
Din säljprocess har förmodligen vissa viktiga nyanser. Sätt dig därför ner och definiera den på det tydligaste och mest handlingsinriktade sättet som möjligt. Tänk på att alla i ditt team enkelt måste kunna förstå och följa den.
Det är bäst att definiera säljprocessen i ett delat dokument (Google Docs eller en delad Word-fil), så att alla kan läsa igenom den igen vid behov. Det gör det också enklare för nya medarbetare att komma in i arbetet.
Definiera vad du ska spåra och hur
En annan viktig sak att definiera ordentligt är vilka data du ska spåra och hur.
De flesta CRM-system erbjuder mängder av möjligheter när det gäller vilka data du kan spåra, men om du försöker hålla koll på allt och det kräver mycket arbete och disciplin kommer du sannolikt inte att spåra någonting.
Därför behöver du:
- Bestämma vilka data som är nödvändiga att spåra och vilka data som bara är bra att ha.
- Tydligt beskriva vad data betyder (till exempel om du har en rullgardinsmeny med olika alternativ).
- Definiera när du ska spåra dem och hur du kan göra det så enkelt som möjligt.
Målet bör vara att använda CRM-systemet konsekvent och korrekt, inte att vara heltäckande till 100 procent. Ha alltid det primära målet (se ovan) i åtanke.
Även här är det bäst att skriva ner allt i ett delat dokument, så att hela teamet har tillgång till det.
Ännu bättre, och något vi rekommenderar: diskutera det med teamet och skriv ner era beslut i det här dokumentet. Ju större delaktighet teamet har, desto större är sannolikheten att era CRM-planer fungerar.
3. Anpassa CRM-systemet därefter
Du har valt ett CRM-system och definierat en säljprocess samt en strategi för att spåra data. Toppen! Nu är du redo att anpassa CRM-systemet till ditt företag och dess unika arbetssätt.
Konfigurera din säljpipeline
Om du har gått igenom stegen bör du vid det här laget ha definierat en säljprocess med tydliga och handlingsinriktade steg.
I ett CRM-system representeras detta vanligtvis av en säljpipeline med steg. Det är en visuell representation av säljprocessen.
De flesta CRM-system erbjuder en standardpipeline med fördefinierade steg, så utgå från den och anpassa den:
- Gå till Inställningar (i Salesflare är det Inställningar > Konfigurera pipelines).
- Ge stegen rätt namn.
- Lägg till eventuella steg som saknas och placera dem i rätt ordning.
- Anpassa sådant som ”sannolikhet för steget” (den genomsnittliga sannolikheten att en säljmöjlighet i det steget till slut blir vunnen), ”färg” (om CRM-systemet tilldelar stegen färger visuellt) och så vidare.
Och voilà, nu har du din alldeles egna sales pipeline.
Det är bra att definiera stegen tydligt i ett gemensamt dokument, så att det står klart för alla i exakt vilka fall en försäljningsmöjlighet hör hemma i ett visst steg. Om ni inte har gjort det än är det dags nu. Annars kommer ni att få en massa missförstånd och oanvändbara försäljningsprognoser.
Funderar du på att skapa flera sales pipelines? Jag rekommenderar att du bara gör det om ni har flera försäljningsprocesser – inte för olika säljare, produkter eller affärsenheter, såvida processen inte skiljer sig åt. Annars försämrar du er förmåga att skapa bra försäljningsrapporter och instrumentpaneler, åtminstone om ni rapporterar om eller segmenterar efter steg.
Skapa anpassade fält
Om du tidigare har definierat vilka viktiga data ni ska spåra, kan det ha funnits datapunkter som inte fick plats i standardfälten i det CRM du valt. Då behöver du skapa anpassade fält för dem.
Gå helt enkelt till CRM-systemets inställningar (i Salesflare är det Settings > Customize fields), välj rätt enhet (konto/företag/organisation, kontakt/person, möjlighet/affär, …) och skapa ett fält.
Det är viktigt att välja rätt typ av fält, eftersom det hjälper dig att hålla saker så välorganiserade som möjligt. Om du väljer fel typ kan det bli svårt att filtrera dina data eller bygga bra rapporter och instrumentpaneler. Dessutom kan vissa fälttyper ha särskilda funktioner (till exempel kan URL-fält vara klickbara).
Ställ in behörigheter
Om du ingår i ett större säljteam, eller i ett mindre säljteam inom en större organisation, kan ni ha striktare regler för vem som får se, redigera, göra och så vidare vad i CRM-systemet.
Därför har de flesta CRM-system ett behörighetssystem, vanligtvis i någon av de dyrare prisplanerna.
De här behörighetssystemen är användbara, men de kan bli förödande om de är för komplicerade.
Om du stöter på ett CRM med ett komplicerat behörighetssystem: spring. Chansen är nästan 100 procent att det är fullt av misstag. Eftersom ett behörighetssystem påverkar nästan alla mjukvarans funktioner på djupet finns det ingen möjlighet att produktteamet har tänkt igenom allt på rätt sätt.
För din egen skull bör du också hålla det enkelt. Om teamet inte förstår vem som får göra vad i CRM-systemet och varför, kommer de oundvikligen att bli frustrerade. Frustration leder till att CRM-systemet används mindre. Och ett CRM-system som inte används är inte bara oanvändbart – det är också en enorm missad möjlighet.
Några enkla regler:
- Begränsa det till 3–4 olika roller (som administration, chef, teammedlemmar och tittare) och några få olika grupper (som affärsenheter, länder, …).
- Definiera vilket omfång av data och vilken tillgång till sales pipeline var och en av dessa ska ha.
- Det var allt. Sluta där.
Många CRM-system går mycket längre än så, men jag lovar att du kommer att gå vilse. Och teamet kommer att gå ännu mer vilse.
Konfigurera övriga inställningar
Det där var de grundläggande inställningarna, men det finns förmodligen många fler tillgängliga inställningar i ditt CRM-system.
Jag rekommenderar att du går igenom dem så att du förstår vad som är tillgängligt och möjligt. Bortsett från vissa saker, som ”Regional settings”, bör du inte ställa in dem riktigt än. Saker är vanligtvis inställda på ett visst sätt som standard av en anledning, och det är bra att skaffa sig lite erfarenhet innan man ändrar dem.
Bjud in teamet
Om du inte gjorde det redan i början, när ni valde CRM tillsammans, bör du se till att bjuda in dina teammedlemmar nu. Det är dags att få alla helt igång med CRM-systemet, och du behöver förmodligen också ha dem ombord för att kunna tilldela dem uppgifter under dataimporteringen, som snart står på tur.
4. Integrera med din e-post, kalender och LinkedIn
För vissa av våra kunder är den allra första frågan de ställer under det allra första samtalet: ”Hur integrerar jag X?”, där X är någon form av webbplatsformulär eller programvara för e-postutskick.
Jag hjälper gärna till med att integrera de systemen, men sett till helheten är det faktiskt inte nödvändigt. Och det är inte ens den viktigaste integrationen.
De viktigaste integrationerna är med:
- Din e-postinkorg (som Gmail eller Outlook): Mycket kommunikation och information sker där.
- Din kalender: Alla dina möten med kunder schemaläggs (eller bör förmodligen schemaläggas) där.
- Ditt LinkedIn (åtminstone i ett B2B-sammanhang): Dina yrkesmässiga kontakter och meddelanden finns huvudsakligen där.
Så om du inte har gjort detta ännu bör du se till att du och ditt team har de här integrationerna helt konfigurerade. Särskilt om du använder ett intelligent CRM som Salesflare kommer det att innebära ett rejält lyft när det gäller användbarheten.
BONUS: När du ändå håller på kan du ta en stund och se till att alla installerar ditt CRM:s mobilapp. Den gör det enklare att få tillgång till dina kunder när du är på språng, kan skicka liveaviseringar om dem och kan synkronisera din samtalshistorik (åtminstone om du använder en Android-telefon).
5. Importera dina befintliga data
Du kan ha befintliga data någonstans, till exempel:
- Befintliga kunder i ditt bokföringssystem
- Kontakter i din programvara för e-postutskick
- Ett kalkylblad med leads eller potentiella kunder
- Data från ditt tidigare CRM
Nu är det dags att importera dem.
I de flesta fall räcker det att exportera dina data till en .csv-fil, som är ett slags standardiserat tabellformat med värden separerade med kommatecken.
Eftersom det är ett tabellformat kan du behöva dela upp bladen eller tabellerna i olika enheter (som konton/företag/organisationer, kontakter/personer och möjligheter/deals) innan du importerar dem. Du kan ofta också importera samma fil till flera enheter och bara kartlägga de kolumner som hör till den aktuella enheten.
Om det finns viktig information som inte får plats i standardfälten kan du överväga att skapa ett anpassat fält för den. Men som sagt: skapa inte bara fält på måfå. Se till att de är nödvändiga och att teamet faktiskt har möjlighet att hålla dem uppdaterade. Annars skapar du bara problem.
6. Utbilda teamet i ert arbetssätt
Du har fått de viktigaste delarna på plats och – om du har arbetat systematiskt – har du också dokumenterat allt.
Slutför dokumentationen
Om du inte har gjort det ännu är det här din sista chans, och den är viktig, eftersom du nu ska utbilda teamet i hur allt fungerar.
Jag rekommenderar att ni dokumenterar allt i ett gemensamt dokument (igen: Word, Google Docs, Notion …), inte i en presentation. Det tvingar er att fokusera på att skriva tydlig och välstrukturerad text i stället för att lägga fokus på paketeringen och skriva ytliga slides.
Nya medarbetare kan också mycket lättare lära sig allt genom att läsa ett välskrivet dokument än genom att bläddra igenom en presentation.
Träna teamet
Den här utbildningen har i grunden tre mål:
- Övertyga teamet om att det är avgörande för dem (och företaget) att använda CRM-systemet.
- Visa vad CRM-systemet kan göra för dem och hur, så att de kan använda det till sin fulla potential.
- Diskutera hur ni ska använda CRM-systemet som team för att effektivisera det ni gör, så att alla kan arbeta i samma riktning.
Om ni gör det här bra är ni hemma. Ni lägger i praktiken grunden för framgång. Så hoppa inte över några steg och behandla det inte som ett nödvändigt ont. Det här steget är avgörande.
Under utbildningen är det bra att använda både dokumentationen och programvaran som visuellt stöd. Det gör att människor kan lära sig på det mest effektiva sättet. Det ger dem också en fast punkt att knyta allt du säger till.
Om du gör det här bra behöver du minst 60–90 minuter för att förklara allt. Men låt inte dina förklaringar bli längre än en timme. Folk börjar tappa fokus.
Avsätt 30 minuter för frågor och diskussion, så att du har gott om tid att ta upp allt som kommer upp. Om det inte blir några frågor är det helt okej. De behöver alltid smälta informationen lite, och de behöver definitivt också känna på hur det fungerar i praktiken.
Därför är det bäst att ordna ett interaktivt uppföljningsmöte ungefär tre veckor senare. Be deltagarna skicka sina frågor i förväg, kolla in vad de har gjort i CRM-systemet och använd det som grund för diskussionen. Anpassa dokumentationen vid behov och visa CRM-systemet där det passar.
7. Börja spåra era viktigaste nyckeltal
Om du har tagit allt ovan på allvar har du lagt grunden för något kraftfullt. Och du har bara börjat.
Om teamet spårar allt ordentligt i CRM-systemet blir den försäljningsdata de skapar en guldgruva av möjliga insikter och förbättringar. Tillsammans kanske ni kan tiofaldiga era intäkter. Några av våra kunder ökade sin försäljning kraftigt med hjälp av sitt CRM-system.
För att börja med detta är det viktigt att definiera några viktiga försäljningsmått och spåra dem. Vanliga mått är:
- Försäljningsintäkt: Hur mycket pengar ni tar in.
- Försäljningstillväxt: Hur mycket försäljningen ökar över tid.
- Konverteringsgrad: Andelen leads som blir kunder. Det är också intressant att analysera detta steg för steg.
- Genomsnittligt dealvärde: Det genomsnittliga värdet av varje försäljning.
- Säljcykelns längd: Hur lång tid det tar att stänga en försäljning.
- Antalet nya deals: Hur väl ni fortsätter att fylla på er pipeline.
- Kostnad för kundanskaffning (CAC): Hur mycket det kostar att få en ny kund.
- Kundens livstidsvärde (CLTV): Den totala intäkt ni kan förvänta er från en kund under hela kundrelationen.
- Vanligaste orsakerna till förlorade deals: Varför ni oftast går miste om deals.
- Vanligaste källorna till leads: Varifrån de flesta av era potentiella kunder kommer.
- Aktivitet per säljare: Hur många e-postmeddelanden, samtal, möten och så vidare varje säljare har med sina leads.
I Salesflare mäts de flesta av dessa som standard under ”Insights”. För vissa andra mått kan du vilja skapa anpassade rapporter.
Det finns ingen anledning att gå till överdrift med rapporteringen just nu, men det är bra att börja mäta några viktiga nyckeltal. När du håller koll på dem, undersöker hur de presterar och utvecklas och försöker förstå varför, kommer du oundvikligen att stöta på stora möjligheter till förbättringar.
Och det är precis vad ett bra CRM-system ska kunna göra för dig. Det ska hjälpa dig att hantera dina kundrelationer på ett bättre sätt … och sedan fortsätta hitta sätt att göra det ännu bättre.
Så använder du ett CRM-system för att stänga fler deals
Om du noggrant har följt stegen ovan ligger du redan bättre till än 95–99 % av alla andra företag.
Om du inte har gjort det, gå tillbaka nu. Det jag förklarar nedan är bara tomma ord om du inte har lagt grunden först. Vi kan inte dra upp det till 11 om du inte först har tagit det till 10 (eller åtminstone 9).
Även om varje CRM-hemsida lovar att den ska öka din försäljning, är det väldigt få som faktiskt gör det. Och det beror vanligtvis till viss del på dem och till viss del på dig. Se därför till att du gör din del av jobbet. Det är ingen raketforskning, utan helt enkelt en uppmaning att gå tillväga på ett genomtänkt sätt.
Med det sagt kan vi utforska några sätt att maximera dina chanser att stänga fler affärer genom att använda ditt CRM.
1. Se till att det är friktionsfritt att använda CRM-systemet, så att det faktiskt blir använt
Jag har redan tagit upp det ovan, men jag säger det igen: ett CRM som inte används är inte bara värdelöst, det är också en enorm missad möjlighet.
Ett CRM som inte används kan inte hjälpa dig att hantera dina kundrelationer bättre. Det:
- Skapar inga säljinsikter
- Gör det inte möjligt för dig att göra en prognos för din försäljning och därmed dina kassareserver (vilket är ganska viktigt om du driver en konsultverksamhet, byrå eller startup)
- Skapar ingen transparens och inget samarbete i ditt team
- Möjliggör inte ordentlig coachning
- …
Det är grunden för allt.
Om du har följt stegen ovan har du fått en bra start. Men du kan inte låta det rinna ut i sanden.
Du behöver fortsätta att se till att:
- Ditt CRM faktiskt hjälper ditt team att hantera kundrelationer bättre
- De verkligen tror att det hjälper dem att göra ett bättre jobb, så att de använder det
- Alla förstår hur säljprocessen ser ut och tar upp problem med den vid behov
- De förstår vilka data som är viktiga att spåra och vad de betyder
- De inte frustreras av en överflöd av fält, fält som krävde ifyllnad och omfattande …
- Alla har satt upp de integrationer som behövs och installerat apparna
- De vet hur behörigheterna fungerar, vilka mätvärden som spåras och så vidare
- Nya medarbetare också kommer upp på samma nivå som de andra
Det är ett löpande åtagande att hålla allt igång utan problem. För så länge det är fallet kan du fortsätta trycka på gaspedalen. Och om vi ska fortsätta med liknelsen innebär det också att du slipper ett plötsligt haveri.
2. Skapa samsyn i säljteamet
Det borde vara tydligt vid det här laget, men jag kan inte nog betona det, så här kommer det igen: att använda ett CRM är ett lagarbete.
Att skapa samsyn i hela säljteamet har så många fördelar:
- Om alla tolkar och spårar data på samma sätt får datan en konsekvent innebörd. Den blir därmed ett effektivt kommunikationsmedium mellan teammedlemmarna och med våra framtida jag (och blir också ett tillförlitligt minne i CRM-hjärnan).
- Den konsekventa innebörden i hela säljteamet gör också att all dataanalys över säljteamet blir meningsfull.
- Det möjliggör bra coachning, insikter, förbättringar och mycket mer.
Vad krävs? En regelbunden diskussion med teamet som omvandlas till en skriftlig men levande playbook (har jag redan sagt ”delat dokument”?).
Vad säljprocessen ser ut som, vilka viktiga data som ska spåras, hur man samarbetar och så vidare är några av de viktiga diskussionsämnen jag tar upp ovan, men regelbundet är det också bra att:
- Gå igenom den gångna perioden: skriv ner vad som gick bra och vad som inte gick lika bra
- Hitta lösningar på det som inte gick lika bra
- Dra lärdomar av det som gick bra
- Kanske visa upp några häftiga nya saker som ni har arbetat med
Det här kan vara ett underifrån-och-upp-sätt att ge hela teamet möjlighet att tillsammans hitta sätt att förbättra arbetet.
Ni kan ha den här typen av möte varannan vecka eller varje månad. Det kan till exempel kallas en ”retrospektiv” (om ni gillar agila metoder) eller ett ”säljteam-möte” (för att betona teamaspekten).
Det är oftast bra att hålla det här mötet åtskilt från en ”pipelinegenomgång”, eftersom det handlar mer om att ta ett steg tillbaka och mindre om den konkreta pipeline som kräver ett helt annat tankesätt.
3. Använd försäljningsinsikter för kontinuerliga förbättringar
Att uppmuntra samarbete och delaktighet underifrån är förstås bra, men det är också klokt att analysera försäljningsdata uppifrån och ner för att hitta möjligheter till förbättringar.
Det fungerar förstås inte om säljteamet inte använder CRM-systemet fullt ut och på ett konsekvent sätt. Du kan inte få fram giltiga insikter ur data som är ofullständig och inkonsekvent. (Om det är så och du ännu inte har läst hela den här guiden kan du gå tillbaka och börja om från början.)
Om ni har möjlighet är det väldigt kraftfullt. Vissa team lyckas fördubbla sina intäkter utifrån en enda enkel insikt som de får fram genom en analys av sin tratt.
Det blir verkligen kraftfullt när ni gör det systematiskt och löpande. Det är då företaget kan nå sin fulla potential.
Det är svårt att ge dig konkreta råd eftersom möjligheter finns överallt, men det är bra att ställa sig frågor som:
- Varför är min konvertering från det här steget till nästa bara x %?
- Varför tar det så lång tid i det här steget av säljprocessen?
- Vilka typer av kunder har jag störst framgång med?
- Vilka leadkällor ger mig flest nya leads … och nya kunder?
- Vem har högst framgångsgrad, och vad är det egentligen de gör?
Gräv i datan. Ställ dig frågor. Du kommer att bli överraskad av vad du hittar.
4. Effektivisera och automatisera rutinuppgifter efter hand
Varför nämns automatisering först nu? Har det inte stor potential att förbättra saker och ting?
Det har definitivt stor potential att förbättra saker och ting, men:
- Du behöver först en stark grund med välfungerande processer och konsekvent data av hög kvalitet.
- De flesta vinsterna med automatisering är kostnadsbesparingar, inte intäktsökningar … och i små och medelstora företag är de största möjliga vinsterna vanligtvis intäktsökningar.
Ett undantag från regeln är automatisering av CRM-data, eftersom det hjälper till att bygga den grunden med konsekvent data av hög kvalitet. Om du inte automatiserar det mesta av datainmatningen måste säljarna lägga in den manuellt … vilket – trots vissa försäljningschefers vilda förhoppningar – är en önskedröm.
När du väl har den starka grunden på plats och allt fungerar smidigt kan du börja effektivisera och automatisera rutinuppgifter efter hand.
Ett bra sätt att närma sig detta är att utveckla en automatiseringsreflex som träder i kraft när saker och ting blir riktigt tråkiga. När något börjar kännas som fabriksarbete kan det vara moget för automatisering.
Fördelarna med det här sättet att arbeta är att det:
- Ger utrymme för experiment innan du automatiserar något och mer eller mindre låser fast det.
- Leder till ett mer mänskligt resultat än om du automatiserar något från första början, eftersom du först tillämpar din empati på många individuella fall och först därefter letar efter ett repeterbart, standardiserat sätt att automatisera det.
- Gör att du kontinuerligt kan automatisera fler och fler av dina säljaktiviteter.
- Utgår från vad som är rimligt i processen, inte från vad som är rimligt i teorin.
Det enda du behöver göra är att bygga upp den automatiseringsreflexen.
En vanlig automatiseringsprocess kan över tid se ut så här:
- Du börjar leta efter leads på LinkedIn i ditt eget nätverk.
- Du upptäcker att vissa reagerar bättre på din outreach och definierar en Ideal Customer Profile (ICP).
- Du börjar filtrera listor efter den ICP:n och kontaktar dem manuellt, undersöker var och en individuellt och formulerar ett övertygande e-postmeddelande.
- Du börjar hitta e-postmeddelanden som fungerar. Du gör om dem till e-postmallar. Du kan lämna en rad för unik personalisering per lead. All uppföljning sker manuellt.
- Du börjar bygga en automatiserad e-postsekvens. Du skriver den personaliserade raden i Excel, importerar sedan listan med leads och aktiverar sekvensen.
- Du hittar ett sätt att instruera AI att skriva den personaliserade raden åt dig.
- …
Jag stannar här, eftersom den här processen fortfarande kan fortsätta ett bra tag. Vid någon punkt gör du antingen fortfarande bara mötena, eller så har du automatiserats bort helt av en AI-säljare eller ett AI CRM. Allt beror på var effektivitetsnivån börjar sjunka eftersom en viktig mänsklig känsla eller interaktion går förlorad.
Om du inte automatiserar gradvis är risken stor att den mänskliga känslan går förlorad väldigt snabbt, eftersom det är mycket svårt att skapa den här typen av upplevelse från ingenstans.
Låt mig sammanfatta: bygg upp en automatiseringsreflex och automatisera gradvis när du känner att det är rimligt och inte försämrar processens mänskliga känsla. Det är det bästa sättet att nå ett bra resultat.
5. Rensa pipeline regelbundet
Att sälja mer med hjälp av ett CRM handlar om att hela tiden gå framåt. Men det handlar också om att hela tiden undvika att gå bakåt.
Ett CRM behöver rensas regelbundet. Och den del som snabbast blir mest stökig är sälj-pipelinen.
Varför sälj-pipelinen? Ett ord: hopp.
När du börjar använda ett CRM är det ett oskrivet blad. Du börjar fylla det med massor av potentiella kunder. Du arbetar dig igenom dem och vissa av dessa möjligheter når steget ”vunna”. Många gör det inte. Men ditt hopp om att de så småningom ska göra det kan vara mycket starkare än det borde vara.
Resultatet av hoppet blir att du snabbt får en pipeline full av döda möjligheter. Det har flera nackdelar:
- Dina säljprognoser blir oundvikligen fel.
- Du lurar dig själv att tro att du inte behöver skapa nya leads, vilket bäddar för framtida misslyckanden.
- Du lägger för mycket tid på möjligheter som inte förtjänar det, samtidigt som du lägger för lite tid på möjligheter som faktiskt har goda chanser.
- Du tappar översikten över vad som faktiskt händer.
Vad är lösningen? Enkel: regelbunden rensning.
Många team använder sitt möte för att gå igenom sälj-pipelinen som ett tillfälle att flytta döda och diskvalificerade möjligheter till steget ”förlorade”. Det är en bra reservmekanism, men jag skulle hävda att ditt huvudsakliga arbetssätt bör bygga på realistisk disciplin och några bra sparade filter.
Om du använder Salesflare kan ett bra sparat filter vara en kombination av:
- Stängningsdatum för mer än x dagar sedan
- Datumet för senaste interaktion/e-postmeddelande/möte för mer än x dagar sedan
- Datumet för den senaste förändringen av steg för mer än x dagar sedan
- Och kanske ett filter på vissa steg (åtminstone med vunna och förlorade exkluderade)
Du kan skapa ett filter som det här, testa det och spara det om du gillar det. Gå sedan tillbaka till det regelbundet.
Du kan till och med kombinera det med en massredigering av möjlighetssteget för att flytta allt som matchar filtren till ”förlorade” på en gång.
Att rensa upp i din pipeline är inte valfritt. Om du inte gör det blir din pipeline en enda röra, den kommer inte längre att vara användbar för dig, du slutar använda den och börjar gradvis gå bakåt igen i stället för framåt.
Nyckeln är att använda ett CRM aktivt och med eftertanke
Om jag skulle sammanfatta allt jag har delat ovan, så är det att använda ditt CRM aktivt och göra det med eftertanke.
Det är inte komplicerat. Läs bara guiden ovan igen. Det finns inget märkvärdigt där.
Det enda som krävs är lite hängivenhet åt hantverket. Inte allt på en gång, utan ett litet åtagande varje dag att göra saker bättre och inte sämre.
Försäljning är en daglig kamp, men den blir mycket mindre kämpig om du förstår att en del av den kampen handlar om att hålla ordning, tänka igenom saker och kommunicera väl med ditt team.
Om du fortfarande letar efter rätt CRM-partner, skicka ett meddelande till mig. Vi förstår din kamp och bygger programvara som gör det så enkelt som möjligt att uppnå allt ovanstående.
Och om du behöver råd, tveka inte att höra av dig heller. Vi finns här för dig!
Jag hoppas att du gillade det här inlägget. Om du gjorde det får du gärna sprida ordet!
👉 Du kan följa @salesflare på Twitter, Facebook och LinkedIn.
