Hur man använder ett CRM-system för att sluta fler avtal + hur man ställer in det
En detaljerad guide av experter på Sales CRM
Det faktum att du är här för att läsa den här guiden är en bra början.
De flesta skaffar bara ett CRM-system och använder det utan att tänka igenom saken. Du har just positionerat dig före minst 95% andra människor.
Jag vet att detta är sant eftersom jag har byggt en ny typ av CRM - som en medgrundare av Salesflare - i över ett decennium nu. Jag har lärt mig många saker på vägen och jag har försökt att kondensera dem i den här guiden.
Även om vi startade vårt företag baserat på övertygelsen att CRM-system KAN göra ett bättre jobb, kan vi bara göra så mycket för att göra CRM enklare och mer mänskligt. Vi kan tillhandahålla bättre verktyg, men det är bara du som kan använda dem för att verkligen göra skillnad.
Det är därför jag har skrivit den här guiden. Jag hoppas att den hjälper dig lite på din resa.
Faktum är att jag tror att om du följer den här guiden noga är du på väg mot framgång. Allt som krävs är din hängivenhet.
Så här börjar du använda CRM på rätt sätt
Googla "CRM", läsa några webbplatser och prova några sales CRM-programvara; det är allt super enkelt nuförtiden.
Å andra sidan verkar det fortfarande vara svårt för de flesta att börja använda ett CRM-system på ett sätt som är hållbart och ger resultat.
Är det verkligen svårt? Det tycker jag inte alls. Men du måste gå längre än att bara "skaffa ett CRM" och lägga ner lite tankearbete.
Baserat på många års erfarenhet av att hjälpa tusentals företag med deras CRM, följer här en enkel steg-för-steg-plan som jag rekommenderar att du följer.
1. Välj rätt CRM-system tillsammans
Två frågor brukar dyka upp när jag säger detta:
- Vilket CRM-system är rätt för mig?
- Varför tillsammans? Är det nödvändigt att involvera teamet?
Välj rätt CRM-system
För det första är rätt CRM det som du verkligen använder för att hantera dina kundrelationer bättre.
Jag lägger tonvikten på "faktiskt använda" eftersom, enligt många analytiker, 30-70% av alla CRM-implementeringar resulterade i förluster eller inte förbättrade företagets prestanda. Jag skulle personligen uppskatta att av de återstående 30-70%, 90% inte såg en förbättring någonstans nära vad som är möjligt eller utlovat.
Kärnproblemet är oftast att CRM inte används praktiskt för att hantera kundrelationer på ett bättre sätt.
Detta kan bero på:
- Företaget prioriterar andra organisatoriska mål
- Programvaran är för komplicerad för sitt syfte
- Teamet tycker inte om att använda programvaran, var inte delaktiga i valet av den, tycker att det är för mycket arbete och/eller anser att det är slöseri med tid
- Teamet förstår inte tillräckligt väl hur och varför de ska använda CRM-systemet
- Och så vidare.
Dessutom väljer företag ofta programvara som inte tjänar deras kärnsyfte med CRM. I B2B-försäljning kan detta vara så enkelt som att "följa upp leads bättre" (detta är annorlunda i andra typer av försäljning: några exempel här).
Istället väljer många företag programvara som innehåller så många "edge cases" och "nice-to-have"-funktioner som möjligt och tappar helt fokus på det som är viktigt.
Välj CRM-system tillsammans
Detta leder oss till den andra frågan: varför välja ett CRM tillsammans?
Kort sagt, för att det maximerar chansen att du faktiskt kommer att använda CRM för att hantera dina kundrelationer bättre:
- Teamet kommer att kunna utvärdera CRM-systemets användbarhet tillsammans med dig
- Du kommer också att få deras stöd, eftersom ni valde tillsammans i stället för att bara tvinga på dem ditt val
- Det lägger också en viktig grund för ytterligare genomtänkt samarbete i och kring CRM
Din roll är att först definiera vilket primärt mål du vill uppnå med CRM-systemet (var ytterst pragmatisk), samt eventuella sekundära mål som innebär "nice-to-have"-krav för CRM-systemet.
Efter det:
- Du eller en teammedlem gör en kortlista över CRM-system som uppfyller ditt primära mål.
- Du startar kostnadsfria tester med de CRM-system som finns på den korta listan och bjuder in dina medarbetare (om ni är fler än 3-5 kan du begränsa det till kärntruppen; observera att det alltid är bra att ha en av de minst digitalt kunniga medarbetarna i kärntruppen för att få ett realistiskt test).
- Sedan - och det här är viktigt - använder ni alla faktiskt vissa CRM-system under några dagar eller veckor för att hantera kundrelationer, så att ni kan bedöma om ni ser er själva använda dem dagligen och på lång sikt.
Hoppa inte över något av de här stegen. Det är frestande, men du kommer att ångra det.
Om du inte ångrar dig beror det förmodligen på att du övertygar dig själv om att "inget CRM-system är bra", "företagsprogramvara suger" och/eller "säljare är helt enkelt för lata för att använda ett CRM-system". Sluta tänka så. Du bäddar bara för misslyckanden.
Jag lovar: det finns förmodligen ett CRM-system där ute som kommer att fungera för dig och ditt team (förutsatt att du fortsätter att följa resten av stegen i den här guiden, så klart).
2. Skapa en solid försäljningsprocess + spårningsstrategi
Att hitta programvara som du faktiskt kommer att använda för att nå ditt primära mål är bra, men du behöver mer än programvaran: du måste tydligt definiera den process som den kommer att hjälpa dig att effektivisera.
Utan en försäljningsprocess är det svårt att effektivisera något.
Om du inte har någon säljprocess än är du definitivt inte ensam. Jag pratar med företag varje dag som inte har någon klar uppfattning om hur det ser ut för dem.
Men det här borde vara en väckarklocka: du behöver en försäljningsprocess. Hur ska du annars kunna hantera potentiella kunder i stor skala och organisera dig kring det?
Definiera en försäljningsprocess
Att definiera en försäljningsprocess kan vara mycket enkelt. En typisk B2B-försäljningsprocess ser ut så här:
- Bly: Människor har (sannolikt) ett behov av det du erbjuder.
- Kontaktad: Du har kontaktat dem om det.
- Kvalificerad: Du har bekräftat att de har ett behov, en budget för en lösning, en bestämd tidsplan osv.
- Framlagt förslag: Du har tagit fram ett förslag till dem som beskriver hur du ska lösa det och vad det kommer att kosta.
- Vann: Ni har kommit till en överenskommelse.
- Förlorad: Någonstans under den här processen fungerade det inte.
Din försäljningsprocess har dock förmodligen några viktiga nyanser. Så sätt dig ner och definiera den på ett så tydligt och användbart sätt som möjligt. Tänk på att alla i ditt team måste kunna förstå och följa den på ett enkelt sätt.
Det är bäst att definiera säljprocessen i ett gemensamt dokument (Google Docs eller en gemensam Word-fil) så att alla kan läsa igenom det vid behov. Det gör det också lättare för nya medarbetare att sätta sig in i processen.
Definiera vad du ska följa upp och hur
En annan viktig sak att definiera väl är vilka data du ska spåra och hur.
De flesta CRM-system erbjuder dig massor av möjligheter när det gäller vad du kan spåra i form av data, men om du försöker hålla reda på allt och det kräver mycket arbete och disciplin kommer du sannolikt inte att spåra någonting.
Därför måste du göra det:
- Bestäm vilka uppgifter som är viktiga att spåra och vilka som är bra att ha.
- Beskriv tydligt vad uppgifterna betyder (t.ex. om du har en rullgardinsmeny med alternativ).
- Definiera när du ska följa upp det och hur du kan göra det så enkelt som möjligt.
Du vill optimera för att använda CRM konsekvent och korrekt, inte för att vara 100% omfattande. Håll alltid det primära målet (se ovan) i åtanke.
Även här är det bäst att skriva ner allt i ett gemensamt dokument så att hela teamet har tillgång till det.
Ännu bättre och rekommenderat: diskutera det med ditt team och skriv ner dina beslut i det här dokumentet. Ju mer engagerat teamet är, desto större är sannolikheten att dina CRM-planer kommer att fungera.
3. Anpassa CRM-systemet på lämpligt sätt
Du har valt ett CRM-system och definierat en säljprocess och en strategi för dataspårning. Fantastiskt! Du är redo att anpassa CRM-systemet till ditt företag och dess unika sätt att arbeta.
Konfigurera din försäljningspipeline
Om du har gått igenom stegen bör du vid det här laget ha definierat en försäljningsprocess med tydliga, handlingsinriktade steg.
I ett CRM-system representeras detta vanligtvis av en säljpipeline med steg. Det är en visuell representation av försäljningsprocessen.
De flesta CRM-system erbjuder en standardpipeline med standardsteg, så utgå från den och anpassa den:
- Gå till inställningarna (i Salesflare är detta Inställningar > Konfigurera pipelines).
- Ge stadierna de rätta namnen.
- Lägg till eventuella etapper när du saknar dem och placera dem i rätt ordning.
- Anpassa saker som "stage probability" (den genomsnittliga sannolikheten för att en säljmöjlighet i det aktuella stadiet vinner i slutändan), "color" (om CRM-systemet visuellt tilldelar färger till stadierna), etc.
Och voilà, du har din alldeles egna försäljningspipeline.
Det är bra att ha stadierna väl definierade i ett gemensamt dokument, så att det är tydligt för alla i vilket fall en säljmöjlighet hör hemma i ett visst stadium. Om du inte har det än, gör det nu. Annars kommer du att hamna i en massa missförstånd och värdelösa försäljningsprognoser.
Funderar du på att skapa flera försäljningspipelines? Min rekommendation är att endast göra detta om du har flera säljprocesser; inte för olika säljare, produkter eller affärsenheter, såvida inte processen är annorlunda. Annars kommer du att försämra din förmåga att skapa bra säljrapporter och instrumentpaneler, åtminstone om du rapporterar eller segmenterar efter steg.
Skapa anpassade fält
Om du tidigare har definierat vilka viktiga data du ska spåra kan det ha funnits datapunkter som du inte kan passa in i standardfälten i det CRM-system du har valt. Du måste skapa anpassade fält för dessa.
Gå bara till CRM-inställningarna (i Salesflare är detta Inställningar > Anpassa fält), välj rätt enhet (konto/företag/organisation, kontakt/person, möjlighet/affär, ...) och skapa ett fält.
Det är viktigt att välja rätt typ av fält, eftersom det hjälper dig att hålla saker och ting så organiserade som möjligt. Om du väljer fel typ kan det vara svårt att filtrera data eller skapa bra rapporter och dashboards. Dessutom kan vissa typer av fält komma med viss funktionalitet (som URL-fält som kan vara klickbara).
Ange behörigheter
Om du är en del av ett större säljteam, eller en del av ett mindre säljteam i en större organisation, kan du ha strängare regler för vem som kan se, redigera, göra etc. vad i CRM-systemet.
Det är därför som de flesta CRM-system levereras med ett behörighetssystem, vanligtvis i en av de högre prisplanerna.
Dessa behörighetssystem är användbara, men de kan vara livsfarliga om de är alltför komplicerade.
Om du ser ett CRM med ett komplicerat behörighetssystem, spring. Chansen är nästan 100% att det är fullt av misstag. Eftersom ett behörighetssystem berör nästan alla programvarufunktioner på ett djupt sätt, finns det inget sätt att produktteamet har tänkt igenom det korrekt.
För din egen skull bör du också hålla det enkelt. Om ditt team inte förstår vem som kan göra vad i CRM-systemet och varför, kommer de oundvikligen att bli frustrerade. Frustration leder till att de använder CRM-systemet mindre. Och ett CRM som inte används är inte bara värdelöst, det är också en stor missad möjlighet.
Några enkla regler:
- Begränsa det till 3-4 olika roller (t.ex. administratör, chef, teammedlem, tittare) och några olika grupper (t.ex. affärsenheter, länder, ...).
- Definiera vilken omfattning av data- och säljpipelineåtkomst var och en av dem ska ha.
- Så där, ja. Sluta.
Många CRM-system kan gå mycket längre än så, men jag lovar dig att du kommer att gå vilse. Och ditt team kommer att gå vilse ännu mer.
Konfigurera andra inställningar
Detta var grundinställningarna, men det finns förmodligen många fler inställningar tillgängliga i ditt CRM-system.
Jag rekommenderar att du går igenom dem så att du förstår vad som är tillgängligt/möjligt. Bortsett från vissa saker som "Regionala inställningar", ställ inte in dem ännu. Saker är vanligtvis inställda på ett visst sätt som standard av en anledning, och det är bra att få lite erfarenhet innan du ändrar dem.
Bjud in ditt team
Om du inte har gjort det redan i början när du valde CRM tillsammans, se till att bjuda in dina teammedlemmar nu. Det är dags att få alla helt inställda på CRM, plus att du förmodligen kommer att behöva ha dem ombord för att tilldela saker till dem under dataimporten, som kommer snart.
4. Integrera med din e-post, kalender och LinkedIn
För vissa av våra kunder är den allra första frågan de ställer vid det allra första samtalet: "Hur integrerar jag X?", där X är något slags webbplatsformulär eller ett program för nyhetsbrev.
Även om jag gärna hjälper till med att integrera dessa system är det inte riktigt nödvändigt i det stora hela. Och det är inte ens den viktigaste integrationen.
De viktigaste integrationerna är med:
- Din e-postinkorg (som Gmail eller Outlook): Mycket kommunikation och information sker där.
- Din kalender: Alla dina möten med kunder är (eller borde förmodligen vara) inbokade där.
- Ditt LinkedIn (åtminstone i ett B2B-sammanhang): Dina professionella kontakter och meddelanden finns mestadels där.
Så om du inte har gjort det ännu, se till att du och ditt team har dessa integrationer helt inställda. Speciellt om du använder ett intelligent CRM som Salesflare, kommer det att innebära ett kvantsprång när det gäller användbarhet.
BONUS: När du ändå håller på, ta en stund för alla att installera din CRM:s mobilapp. Det hjälper dig att enkelt nå dina kunder när du är på språng, kan skicka dig live-meddelanden om dem och kan synkronisera din samtalshistorik (åtminstone om du använder en Android-telefon).
5. Importera dina befintliga data
Du kanske har några befintliga uppgifter någonstans, t.ex:
- Befintliga kunder i ditt redovisningssystem
- Kontakter i din programvara för e-postnyhetsbrev
- Ett kalkylblad med leads eller presumtiva kunder
- Data från ditt tidigare CRM-system
Nu är det dags att importera den.
I de flesta fall räcker det att exportera dina data till en .csv-fil, som är ett slags standardtabellformat med värden separerade med kommatecken.
Eftersom det är ett tabellformat kan du behöva dela upp arken/tabellerna i olika enheter (t.ex. konton/företag/organisationer, kontakter/personer och möjligheter/affärer) innan du importerar dem. Du kan ofta också importera samma fil till flera enheter och bara mappa de kolumner som är relaterade till den här enheten.
Om det finns viktiga uppgifter som inte ryms i standardfälten kan du överväga att skapa ett anpassat fält för dem. Men som sagt, skapa inte bara fält i blindo. Se till att de är viktiga och att det är möjligt för teamet att hålla dem uppdaterade. Annars kommer du bara att skapa problem.
6. Utbilda teamet i ditt tillvägagångssätt
Du har gjort de viktigaste sakerna och - om du har gjort ett systematiskt jobb - har du också dokumenterat allt.
Slutför dokumentationen
Om du inte har gjort det än är det här din sista chans, och det är en viktig chans eftersom du ska utbilda teamet i hur allt fungerar.
Jag rekommenderar att allt dokumenteras i ett delat dokument (återigen: Word, Google Docs, Notion, ...), inte i en presentation. Det tvingar dig att fokusera på att skriva tydlig och välstrukturerad text, snarare än att fokusera på förpackningen och skriva ytliga bilder.
Nya medarbetare kommer också mycket lättare att kunna lära sig allt genom att läsa ett välskrivet dokument snarare än att bläddra igenom en presentation.
Utbilda teamet
Denna utbildning har i huvudsak tre mål:
- Övertyga teamet om att det är viktigt för dem (och företaget) att använda CRM-systemet.
- Visa dem vad CRM-systemet kan göra för dem och hur, så att de kan använda det till sin fulla potential.
- Diskutera hur ni tänker använda CRM som ett team för att effektivisera det ni gör så att alla kan arbeta i samma riktning.
Om du gör detta bra är du guld värd. Du lägger i huvudsak grunden för framgång. Så hoppa inte över några steg och behandla det inte som ett nödvändigt ont. Det här steget är avgörande.
Under utbildningen är det bra att använda både dokumentationen och programvaran som en visuell guide. På så sätt kan deltagarna lära sig på det mest effektiva sättet. Det ger dem också en förankringspunkt för allt du säger.
Om du gör det bra behöver du minst 60-90 minuter för att förklara allt. Men gör inte dina förklaringar längre än en timme. Folk kommer att börja zona ut.
Reservera 30 minuter för frågor och diskussion, så att du har gott om tid att ta upp allt som kommer upp. Om inte, så är det okej. De måste alltid smälta det lite och de behöver verkligen känna hur det är i praktiken också.
Det är därför det är bäst att organisera en interaktiv uppföljningssession ungefär tre veckor senare. Be deltagarna att skicka frågor i förväg, kolla vad de har gjort i CRM-systemet och använd det som diskussionsunderlag. Anpassa dokumentationen om det behövs och visa CRM där det är lämpligt.
7. Börja spåra dina viktigaste mätvärden
Om du har tagit allt ovan på allvar har du lagt grunden till något kraftfullt. Och du har bara precis börjat.
Om ditt team följer upp allt på ett bra sätt i CRM-systemet kommer de försäljningsdata som de skapar att vara en skattkista för potentiella insikter och förbättringar. Tillsammans kan ni kanske tiodubbla era intäkter. Några av våra kunder ökade sin försäljning massivt med hjälp av sitt CRM.
För att börja göra detta är det viktigt att definiera några viktiga säljmått och följa upp dem. Vanliga mätvärden inkluderar:
- Försäljningsintäkter: Hur mycket pengar du drar in.
- Försäljningstillväxt: Hur mycket din försäljning ökar över tid.
- Konverteringsgrad: Procentandelen av leads som blir kunder. Det är också intressant att analysera detta steg för steg.
- Genomsnittligt affärsvärde: Det genomsnittliga värdet av varje försäljning.
- Försäljningscykelns längd: Hur lång tid det tar att avsluta en försäljning.
- Belopp för nya affärer: Hur väl du lyckas fylla på din säljpipeline.
- Kostnad för kundförvärv (CAC): Hur mycket det kostar att få en ny kund.
- Livstidsvärde för kunden (CLTV): Den totala intäkt du kan förvänta dig från en kund under hela dess livstid.
- De vanligaste orsakerna: Varför du oftast går miste om affärer.
- De bästa lead-källorna: Där de flesta av dina potentiella kunder kommer ifrån.
- Aktivitet per Rep: Hur många e-postmeddelanden, samtal, möten etc. varje representant har med sina leads.
I Salesflare mäts de flesta av dessa som standard i "Insikter". Några andra mätvärden som du kanske vill skapa anpassade rapporter för.
Du behöver inte bli galen på rapporteringen just nu, men det är bra att börja mäta några nyckeltal. När du håller ett öga på dem, undersöker hur de presterar och utvecklas och försöker ta reda på varför, kommer du oundvikligen att snubbla över några stora möjligheter till förbättringar.
Och det är vad ett bra CRM-system ska kunna göra för dig. Det ska hjälpa dig att hantera dina kundrelationer på ett bättre sätt ... och sedan fortsätta att hitta sätt att göra det ännu bättre.
Så här använder du CRM för att sluta fler avtal
Om du noggrant har följt ovanstående steg har du redan en bättre situation än 95-99% andra företag.
Om du inte har gjort det, vänligen gå tillbaka nu. Det jag kommer att förklara nedan är bara tomma ord om du inte har lagt grunden. Vi kan inte ta det till 11 om du inte har tagit det till 10 (eller åtminstone 9) först.
Även om alla CRM-hemsidor säger att de kommer att öka din försäljning, är det väldigt få som faktiskt gör det. Och det är oftast delvis deras fel och delvis ditt. Så se till att du gör din del av jobbet. Det är inte raketforskning, utan helt enkelt en uppmaning att göra saker på ett genomtänkt sätt.
Med det sagt, låt oss utforska några sätt att maximera dina chanser att avsluta fler affärer genom att använda ditt CRM.
1. Se till att användningen av CRM förblir friktionsfri, så att det faktiskt används
Jag har sagt det tidigare, och jag säger det igen: ett CRM-system som inte används är inte bara värdelöst, det är också en stor missad möjlighet.
Ett CRM-system som inte används kan inte hjälpa dig att hantera dina kundrelationer bättre. Det gör det också:
- Skapar inte några försäljningsinsikter
- Låter dig inte prognostisera din försäljning och därmed kassareserver (ganska viktigt om du leder en konsultföretag, byrå eller startup)
- Skapar inte transparens och samarbete i ditt team
- Möjliggör inte korrekt coachning
- ...
Det är grunden för allt.
Om du har följt stegen ovan har du fått en bra start. Men du kan inte låta det glida.
Du måste fortsätta att försäkra dig om det:
- Ditt CRM-system hjälper effektivt ditt team att hantera kundrelationer på ett bättre sätt
- De tror faktiskt att det hjälper dem att göra ett bättre jobb, så de använder det
- Alla förstår hur försäljningsprocessen ser ut och tar upp problem med den om det behövs
- De förstår vilka data som är viktiga att spåra och vad de innebär
- De blir inte frustrerade av ett överflöd av fält, obligatoriska fält, omfattande
- Alla har konfigurerat nödvändiga integrationer och installerat appar
- De vet hur behörigheterna fungerar, vilka mätvärden som följs upp osv.
- Nya medarbetare förs också upp till samma nivå som de övriga
Det är ett ständigt pågående åtagande att hålla saker och ting igång på ett smidigt sätt. För så länge det är fallet kommer du att kunna fortsätta att trycka på gaspedalen. Och, för att följa analogin vidare, det undviker också ett plötsligt sammanbrott.
2. Få säljteamet på samma sida
Det måste vara tydligt vid det här laget, men jag kan inte understryka det nog, så här är det igen: att använda ett CRM-system är en laginsats.
Det finns så många fördelar med att få hela säljteamet på samma våglängd:
- Om alla tolkar och spårar data på samma sätt får data en enhetlig innebörd och blir på så sätt ett effektivt kommunikationsmedium mellan teammedlemmar och med framtida jag (så att de också blir ett tillförlitligt minne i CRM-hjärnan).
- Denna konsekventa innebörd i hela säljteamet gör också att alla dataanalyser i säljteamet blir meningsfulla.
- Det ger möjlighet till bra coachning, insikter, förbättringar och mycket mer.
Vad är det som krävs? En regelbunden diskussion med teamet som omvandlas till en skriftlig men levande spelbok (sa jag redan "delat dokument"?).
Jag tar upp många viktiga diskussionsämnen ovan, till exempel hur försäljningsprocessen ser ut, vilka nyckeltal som ska följas upp, hur man samarbetar etc., men det är också bra att göra det regelbundet:
- Gå igenom den gångna perioden: skriv ner vad som gick bra och vad som inte gick så bra
- Hitta lösningar på det som inte gick så bra
- Dra lärdom av det som gick bra
- Kanske visa upp några nya coola saker som du arbetat med
Detta kan vara ett sätt att ge hela teamet möjlighet att hitta sätt att förbättra sig tillsammans.
Du kan ha den här typen av möten varannan vecka eller varje månad. Det kan t.ex. kallas "retrospektiv" (om du gillar agila metoder) eller "säljteamsmöte" (för att betona teamaspekten).
Det är oftast bra att skilja detta möte från en "genomgång av försäljningspipelinen", eftersom det handlar mer om att ta ett steg tillbaka och mindre om den konkreta försäljningspipelinen, vilket kräver ett helt annat tankesätt.
3. Använd Sales Insights för att ständigt förbättra dig
Även om det är bra att uppmuntra samarbete och engagemang nedifrån och upp är det också bra att dyka in i försäljningsdata uppifrån och ned för att identifiera möjligheter till förbättringar.
Allt detta fungerar naturligtvis inte om säljteamet inte använder CRM-systemet fullt ut och konsekvent. Det går inte att få värdefulla insikter från data som är ofullständiga och osammanhängande. (Om så är fallet och du inte har läst den här guiden helt och hållet ännu, gå tillbaka och börja om från början).
Om du kan, är det en kraftfull sak att göra. Vissa team kan fördubbla sina intäkter baserat på en enkel insikt som de får från en analys av sin försäljningstratt.
Nu blir det verkligen kraftfullt om du gör det systematiskt och kontinuerligt. Det är då ditt företag kan leva upp till sin fulla potential.
Det är svårt att ge dig bra tips eftersom det finns möjligheter överallt, men det är bra att ställa sig frågor som t.ex:
- Varför är min konvertering från detta steg till nästa bara x%?
- Varför tar det så lång tid i det här skedet av försäljningsprocessen?
- Vilka är de typer av kunder som jag har störst framgång med?
- Vilka leadkällor ger mig flest nya leads och nya kunder?
- Vem har den högsta framgångsgraden och vad gör de exakt?
Gräv igenom uppgifterna. Ställ frågor till dig själv. Du kommer att bli överraskad av vad du hittar.
4. Effektivisera och automatisera rutinmässiga uppgifter under arbetets gång
Varför nämns automation först nu? Har det inte stor potential att förbättra saker och ting?
Det har definitivt en hög potential att förbättra saker, men:
- Först behöver du en stark bas med solida processer och konsekventa kvalitetsdata.
- De flesta vinster från automatisering är kostnadsvinster, inte intäktsvinster ... och de största potentiella vinsterna i små till medelstora företag är vanligtvis intäktsvinster.
Ett undantag från regeln är automatisering av CRM-data eftersom det hjälper till att bygga upp denna grund med konsekventa data av hög kvalitet. Om du inte automatiserar de flesta uppgifterna måste säljarna mata in dem manuellt... vilket - trots vissa säljchefers vilda förhoppningar - är en önskedröm.
När du har en stark grund att stå på och saker och ting fungerar smidigt kan du börja effektivisera och automatisera rutinuppgifter allt eftersom.
En bra metod är att bygga upp en automatiseringsreflex som slår till när saker och ting blir riktigt tråkiga. När något börjar kännas som fabriksarbete, då kan det vara moget för automatisering.
Fördelarna med detta tillvägagångssätt är att det:
- Lämnar utrymme för experiment innan du automatiserar något och mer eller mindre sätter det i sten.
- Det leder till ett mer mänskligt resultat än när du automatiserar något från början, eftersom du först tillämpar din empati på en mängd enskilda fall och först därefter letar efter ett repeterbart, standardiserat sätt att automatisera det.
- Gör att du kontinuerligt kan automatisera fler och fler av dina försäljningsuppgifter.
- Utgå från vad som är rimligt i processen, inte från vad som är rimligt i teorin.
Det enda du behöver göra är att bygga upp den där automatiseringsreflexen.
En vanlig automatiseringsprocess kan se ut på följande sätt över tid:
- Du börjar leta efter leads på LinkedIn i ditt eget nätverk.
- Du upptäcker att vissa reagerar bättre på din uppsökande verksamhet och du definierar en ideal kundprofil (ICP).
- Du börjar filtrera ut listor för den ICP:n och kontaktar dem manuellt, undersöker var och en av dem individuellt och utformar ett övertygande e-postmeddelande.
- Du börjar hitta några e-postmeddelanden som fungerar. Du förvandlar dem till e-postmallar. Du kan lämna en rad för lite unik personalisering per lead. All uppföljning sker manuellt.
- Du börjar bygga en automatiserad e-postsekvens. Du skriver den personliga raden i Excel, importerar sedan listan med leads och sätter igång sekvensen.
- Du hittar ett sätt att få AI att skriva den där personliga raden åt dig.
- ...
Jag stannar här eftersom den här processen fortfarande kan pågå ett tag. Vid någon tidpunkt gör du antingen bara mötena, eller så automatiseras du helt bort av en AI-säljare eller en AI CRM. Allt beror på var effektivitetsnivåerna börjar sjunka eftersom en viktig mänsklig känsla eller interaktion går förlorad.
Om du inte automatiserar gradvis är risken stor att den mänskliga känslan försvinner mycket snabbt, eftersom det är mycket svårt att skapa den här typen av upplevelse från ingenstans.
Låt mig sammanfatta: bygg upp en automatiseringsreflex och automatisera gradvis när du känner att det är meningsfullt och inte försämrar den mänskliga känslan i processen. Det är det bästa sättet att få ett bra resultat.
5. Städa upp försäljningspipelinen regelbundet
Att öka försäljningen med hjälp av ett CRM-system är en historia om att ständigt gå framåt. Men det är också en berättelse om att inte gå bakåt.
Ett CRM-system behöver städas regelbundet. Och den del som blir smutsigast snabbast är sales pipeline.
Varför en säljpipeline? Ett ord: hopp.
När du börjar använda ett CRM-system är det som att börja om från början. Du börjar fylla det med massor av potentiella kunder. Du arbetar dig igenom dem och några av dessa möjligheter går vidare till "vunnit"-stadiet. Många av dem gör det inte. Men ditt hopp om att de så småningom kommer att göra det kan vara mycket starkare än det borde vara.
Resultatet av att hoppas är att du snabbt får en pipeline full av döda möjligheter. Detta har många nackdelar:
- Dina försäljningsprognoser är oundvikligen felaktiga.
- Du lurar dig själv att tro att du inte behöver skapa nya leads, vilket gör att du riskerar att misslyckas i framtiden.
- Du lägger för mycket tid på möjligheter som inte förtjänar det och för lite tid på möjligheter som faktiskt har en god chans.
- Man tappar överblicken över vad som faktiskt händer.
Vad är lösningen? Enkelt: en regelbunden uppstädning.
Många team använder sitt möte för att se över säljpipelinen som en möjlighet att flytta döda och diskvalificerade möjligheter till "förlorat"-stadiet. Det är en bra reservmekanism, men jag skulle vilja hävda att din primära strategi bör baseras på realistisk disciplin och några bra sparade filter.
Om du använder Salesflare kan ett bra sparat filter vara en kombination av:
- Stängningsdatum för mer än x dagar sedan
- Senaste interaktion/mejl/möte för mer än x dagar sedan
- Datum för senaste stegändring för mer än x dagar sedan
- Och kanske ett filter på vissa etapper (åtminstone exklusive vunna och förlorade)
Du kan bygga ett sådant här filter, prova det och spara det om du gillar det. Sedan kan du återkomma till det med jämna mellanrum.
Du kan till och med kombinera det med en massredigering av möjlighetssteget för att flytta allt som matchar filtren till "förlorat" på en gång.
Att städa upp i din pipeline är inte valfritt. Om du inte gör det kommer din pipeline att bli en enda röra, den kommer inte att vara användbar för dig längre, du kommer att sluta använda den och du kommer gradvis att gå bakåt igen i stället för framåt.
Att använda ett CRM-system aktivt och genomtänkt är avgörande
Om jag skulle behöva sammanfatta allt jag har sagt ovan, så är det att använda ditt CRM aktivt och att göra det med eftertanke.
Det är inte komplicerat. Läs bara (igen) guiden ovan. Det finns inget galet i den.
Allt som krävs är lite hängivenhet till hantverket. Inte allt på en gång, men ett litet engagemang varje dag för att göra saker bättre och inte sämre.
Försäljning är en daglig kamp, men det är mycket mindre av en kamp om du förstår att en del av den kampen ligger i att hålla sig organiserad, tänka igenom saker och ting och kommunicera väl med ditt team.
Om du fortfarande letar efter rätt CRM-partner, skicka me ett meddelande. Vi förstår din kamp och vi bygger programvara som gör det så enkelt som möjligt att uppnå ovanstående.
Och om du behöver råd, tveka inte att höra av dig heller. Vi finns här för dig!
Jag hoppas att du gillade det här inlägget. Om du gjorde det, sprid ordet!
👉 Du kan följa @salesflare på Twitter, Facebook och LinkedIn.
- Sales Operations in B2B: A Complete Guide - 24 april 2025
- Sales Engagement: Strategi, teknik och tips för B2B - 24 april 2025
- Vad är Sales Enablement? En guide för B2B-försäljningsproffs - 24 april 2025