Hoe je een CRM gebruikt om meer deals te sluiten + hoe je het instelt

Jeroen Corthout · Laatst bijgewerkt: 3 sep 2026 · Lees als Markdown ·

Vraag het aan AI

• ChatGPT
• Claude
• Gemini
• Perplexity

Een gedetailleerde gids van experts in sales-CRM

Dat je hier bent om deze gids te lezen, is alvast een goed begin.

De meeste mensen nemen gewoon een CRM en gebruiken het zonder er goed over na te denken. Jij hebt jezelf daarmee al vóór minstens 95% van de anderen geplaatst.

Ik weet dat dit klopt, omdat ik al meer dan tien jaar aan een nieuw soort CRM werk – als medeoprichter van Salesflare  –. Onderweg heb ik veel geleerd en ik heb geprobeerd die lessen in deze gids samen te brengen.

Eerlijk gezegd zijn we ons bedrijf weliswaar gestart vanuit de overtuiging dat CRM-systemen het beter KUNNEN doen, maar we kunnen maar zoveel doen om CRM eenvoudiger en menselijker te maken. We kunnen betere tools aanbieden, maar alleen jij kunt ze gebruiken om echt impact te maken.

Daarom heb ik deze gids geschreven. Ik hoop dat hij je een beetje helpt tijdens je verdere traject.

Ik geloof zelfs dat je, als je deze gids nauwgezet volgt, op weg bent om het te laten lukken. Het enige wat ervoor nodig is, is jouw toewijding.

De juiste manier om een CRM te gaan gebruiken

Googelen op ‘CRM’, een paar websites lezen en wat sales-CRM-software uitproberen: tegenwoordig is het allemaal supergemakkelijk.

Toch lijkt het voor de meeste mensen nog altijd moeilijk om een CRM op een duurzame manier te gaan gebruiken en er resultaten mee te behalen.

Is het echt zo moeilijk? Dat denk ik niet. Maar je moet verder gaan dan alleen maar ‘een CRM nemen’ en er bewust moeite voor doen.

Op basis van jarenlange ervaring met het helpen van duizenden bedrijven bij hun CRM heb ik hier een eenvoudig stappenplan dat ik je aanraad te volgen.

1. Kies samen het juiste CRM

Wanneer ik dit zeg, komen er meestal twee vragen naar boven:

1. Wat is het juiste CRM voor mij?
2. Waarom samen? Is het nodig om het team erbij te betrekken?

Kies het juiste CRM

Ten eerste is het juiste CRM het CRM dat je echt zult gebruiken om je klantrelaties beter te beheren.

Ik leg de nadruk op ‘echt zult gebruiken’, omdat volgens veel analisten 30-70% van alle CRM-implementaties tot verliezen heeft geleid of de prestaties van het bedrijf niet heeft verbeterd. Zelf schat ik dat van de overige 30-70% maar liefst 90% geen verbetering heeft gezien die ook maar in de buurt kwam van wat mogelijk of beloofd was.

Het kernprobleem is meestal dat het CRM niet praktisch wordt gebruikt om klantrelaties op een betere manier te beheren.

Dit kan komen doordat:

• Het bedrijf andere organisatiedoelen voorrang geeft
• De software te ingewikkeld is voor het doel ervan
• Het team de software niet graag gebruikt, niet betrokken was bij de selectie, vindt dat het te veel werk is en/of het als tijdverspilling beschouwt
• Het team onvoldoende begrijpt hoe en waarom het CRM gebruikt moet worden
• Enzovoort.

Daar komt nog bij dat bedrijven vaak software selecteren die niet aansluit bij het kerndoel van hun CRM. In B2B-sales kan dat zo eenvoudig zijn als “leads beter opvolgen” (bij andere soorten sales ligt dat anders: hier vind je enkele voorbeelden).

In plaats daarvan kiezen veel bedrijven voor software die zo veel mogelijk uitzonderingssituaties en handige extra functies ondersteunt, waardoor ze volledig uit het oog verliezen wat er echt toe doet.

Kies het CRM samen

Daarmee komen we bij de tweede vraag: waarom zou je samen een CRM selecteren?

Kort gezegd: omdat je zo de kans maximaliseert dat je het CRM ook echt zult gebruiken om je klantrelaties beter te beheren:

• Het team kan samen met jou beoordelen hoe nuttig het CRM in de kern is
• Je krijgt ook hun draagvlak, omdat jullie samen hebben gekozen in plaats van jouw keuze simpelweg op te leggen
• Het legt bovendien een belangrijke basis voor verdere doordachte samenwerking met en rond het CRM

Jouw eerste taak is om te bepalen welk primair doel je met het CRM wilt bereiken (wees daarbij volkomen pragmatisch), en welke secundaire doelen eventuele handige extra vereisten voor het CRM met zich meebrengen.

Daarna:

1. Jij of een teamlid maakt een shortlist van CRM’s die aan je primaire doel voldoen.
2. Je start gratis proefperiodes met de CRM’s op die shortlist en nodigt je teamleden uit (als het om meer dan 3 à 5 mensen gaat, kun je dit beperken tot de kernteamleden; het helpt altijd om een van de minst digitaal vaardige teamleden in die kerngroep op te nemen voor een realistische test).
3. Vervolgens — en dit is essentieel — gebruiken jullie enkele CRM’s daadwerkelijk een paar dagen of weken lang om klantrelaties te beheren. Zo kunnen jullie goed inschatten of jullie jezelf die CRM’s dagelijks en op lange termijn zien gebruiken.

Sla geen van deze stappen over. Het is verleidelijk, maar je krijgt er spijt van.

Als je er geen spijt van krijgt, komt dat waarschijnlijk doordat je jezelf ervan overtuigt dat “geen enkel CRM geweldig is”, “enterprise software waardeloos is” en/of “salesmensen gewoon te lui zijn om een CRM te gebruiken”. Stop met zo denken. Zo stuur je regelrecht op mislukking af.

Ik beloof je: er is waarschijnlijk een CRM dat voor jou en je team werkt (op voorwaarde natuurlijk dat je de rest van de stappen in deze gids blijft volgen).

2. Creëer een solide salesproces + trackingstrategie

Software vinden die je ook echt zult gebruiken om je primaire doel te bereiken is geweldig, maar je hebt meer nodig dan alleen de software: je moet duidelijk bepalen welk proces die software je zal helpen stroomlijnen.

Zonder een salesproces is het moeilijk om iets te stroomlijnen.

Als je nog geen salesproces hebt, ben je zeker niet de enige. Ik spreek elke dag bedrijven die geen duidelijk beeld hebben van hoe dat er voor hen uitziet.

Maar dit zou een wake-upcall moeten zijn: je hebt een salesproces nodig. Hoe ga je anders potentiële klanten op schaal beheren en daar structuur in aanbrengen?

Definieer een salesproces

Een salesproces definiëren kan heel eenvoudig zijn. Een typisch B2B-salesproces ziet er zo uit:

• Lead: Mensen hebben (waarschijnlijk) behoefte aan wat je aanbiedt.
• Gecontacteerd: Je hebt contact met hen opgenomen over wat je aanbiedt.
• Gekwalificeerd: Je hebt bevestigd dat ze die behoefte inderdaad hebben, budget hebben voor een oplossing, een duidelijke timing hebben, enzovoort.
• Voorstel gedaan: Je hebt een voorstel gedaan waarin staat hoe je het probleem oplost en wat dat kost.
• Gewonnen: Jullie zijn tot een overeenkomst gekomen.
• Verloren: Ergens in dit proces is het niet gelukt.

Jouw salesproces heeft waarschijnlijk nog een aantal belangrijke nuances. Ga er dus gewoon even voor zitten en definieer het op de duidelijkste en meest bruikbare manier die je kunt bedenken. Houd er rekening mee dat iedereen in je team het proces gemakkelijk moet kunnen begrijpen en volgen.

Je definieert het salesproces het best in een gedeeld document (Google Docs of een gedeeld Word-bestand), zodat iedereen het indien nodig opnieuw kan lezen. Zo kunnen nieuwe collega's zich ook sneller inwerken.

Bepaal wat je volgt en hoe

Een tweede essentiële zaak om goed te definiëren, is welke gegevens je volgt en hoe je dat doet.

De meeste CRM's bieden enorm veel mogelijkheden als het gaat om de gegevens die je kunt volgen, maar als je alles probeert bij te houden en dat veel werk en discipline vereist, is de kans groot dat je uiteindelijk helemaal niets volgt.

Daarom moet je:

• Beslissen welke gegevens essentieel zijn om te volgen en welke gegevens alleen mooi meegenomen zijn.
• Duidelijk omschrijven wat de gegevens betekenen (bijvoorbeeld als je een dropdownmenu met opties hebt).
• Bepalen wanneer je de gegevens volgt en hoe je dat zo eenvoudig mogelijk kunt maken.

Je wilt optimaliseren voor consistent en accuraat gebruik van het CRM, niet voor volledigheid van 100%. Houd altijd het hoofddoel (zie hierboven) in gedachten.

Ook hier schrijf je alles het best op in een gedeeld document, zodat het hele team er toegang toe heeft.

Nog beter en aanbevolen: bespreek het met je team en leg jullie beslissingen vast in dit document. Hoe groter de betrokkenheid van het team, hoe groter de kans dat je CRM-plannen zullen werken.

3. Pas het CRM hierop aan

Je hebt een CRM gekozen en een salesproces en strategie voor het volgen van gegevens gedefinieerd. Geweldig! Je bent klaar om het CRM aan te passen aan je bedrijf en de unieke manier waarop jullie werken.

Configureer je salespipeline

Als je de stappen hebt doorlopen, zou je inmiddels een salesproces met duidelijke, bruikbare stappen gedefinieerd moeten hebben.

In een CRM wordt dit meestal weergegeven als een salespipeline met fasen. Het is een visuele weergave van het salesproces.

De meeste CRM's bieden een standaardpipeline met standaardfasen. Begin dus daarmee en pas die aan:

• Ga naar de instellingen (in Salesflare is dat Instellingen > Pipelines configureren).
• Geef de fasen de juiste namen.
• Voeg ontbrekende fasen toe en zet ze in de juiste volgorde.
• Pas zaken aan zoals de 'fasekans' (de gemiddelde kans dat een salesopportuniteit in die fase uiteindelijk wordt gewonnen), de 'kleur' (als het CRM visueel kleuren aan fasen toewijst), enzovoort.

Voilà, je hebt nu je eigen salespipeline.

Het helpt om de fasen duidelijk vast te leggen in een gedeeld document, zodat voor iedereen duidelijk is in welk geval een salesopportuniteit precies in een bepaalde fase thuishoort. Heb je dat nog niet gedaan, doe het dan nu. Anders krijg je te maken met heel wat misverstanden en nutteloze salesprognoses.

Denk je eraan om meerdere salespipelines aan te maken? Mijn aanbeveling is om dat alleen te doen als je meerdere salesprocessen hebt — niet voor verschillende salesmedewerkers, producten of bedrijfseenheden, tenzij het proces anders verloopt. Anders beperk je je mogelijkheden om goede salesrapporten en dashboards aan te maken aanzienlijk, tenminste als je rapporteert of segmenteert op basis van de fase.

Aangepaste velden aanmaken

Als je eerder hebt bepaald welke essentiële gegevens je wilt volgen, waren er misschien gegevenspunten die je niet kwijt kon in de standaardvelden van het CRM dat je hebt gekozen. Daarvoor moet je aangepaste velden aanmaken.

Ga gewoon naar de instellingen van het CRM (in Salesflare is dat Settings > Customize fields), selecteer de juiste entiteit (account/bedrijf/organisatie, contact/persoon, opportuniteit/deal, …) en maak een veld aan.

Het is belangrijk om het juiste veldtype te selecteren, omdat je daarmee alles zo georganiseerd mogelijk kunt houden. Als je het verkeerde type selecteert, kan het lastig worden om je gegevens te filteren of goede rapporten en dashboards aan te maken. Bovendien kunnen sommige veldtypes bepaalde functionaliteiten bieden (URL-velden kunnen bijvoorbeeld aanklikbaar zijn).

Rechten instellen

Als je deel uitmaakt van een groter salesteam, of van een kleiner salesteam binnen een grotere organisatie, gelden er misschien strengere regels voor wie wat mag bekijken, bewerken, doen enzovoort in het CRM.

Daarom hebben de meeste CRM-systemen een systeem voor toegangsrechten, meestal in een van de duurdere prijsplannen.

Deze systemen voor toegangsrechten zijn nuttig, maar ze kunnen dodelijk zijn als je ze te ingewikkeld maakt.

Zie je een CRM met een ingewikkeld systeem voor toegangsrechten, ren dan weg. De kans is bijna 100% dat het vol fouten zit. Omdat zo’n systeem bijna elke functionaliteit van de software diepgaand raakt, is er geen manier waarop het productteam er correct over heeft kunnen nadenken.

Houd het voor je eigen bestwil ook eenvoudig. Als je team niet begrijpt wie wat kan doen in het CRM en waarom, raken de teamleden onvermijdelijk gefrustreerd. Frustratie leidt ertoe dat het CRM minder wordt gebruikt. En een CRM dat niet wordt gebruikt, is niet alleen nutteloos — het is ook een enorme gemiste kans.

Een paar eenvoudige regels:

• Beperk het aantal verschillende rollen tot 3 à 4 (zoals beheerder, manager, teamlid en viewer) en gebruik daarnaast een paar verschillende groepen (zoals bedrijfseenheden, landen, …).
• Bepaal over welke gegevens en welke toegang tot de salespipeline elk van die rollen en groepen moet beschikken.
• Dat is alles. Stop.

Veel CRM-systemen gaan veel verder dan dat, maar ik verzeker je: je raakt het overzicht kwijt. En je team raakt het nog veel meer kwijt.

Andere instellingen configureren

Dat waren de basisinstellingen, maar waarschijnlijk zijn er nog heel wat meer instellingen beschikbaar in je CRM.

Ik raad je aan ze allemaal door te nemen, zodat je begrijpt wat er beschikbaar en mogelijk is. Stel ze, afgezien van zaken zoals “Regionale instellingen”, voorlopig nog niet in. Instellingen staan standaard meestal om een bepaalde reden op een specifieke manier ingesteld, en het helpt om eerst wat ervaring op te doen voordat je ze wijzigt.

Je team uitnodigen

Als je dit nog niet helemaal aan het begin hebt gedaan, toen jullie samen de CRM kozen, zorg er dan nu voor dat je je teamleden uitnodigt. Het is tijd om iedereen volledig in de CRM aan de slag te laten gaan. Bovendien moet je hen waarschijnlijk onboarden om tijdens het importeren van de gegevens — dat komt er zo aan — dingen aan hen te kunnen toewijzen.

4. Integreer met je e-mail, kalender en LinkedIn

Bij sommige van onze klanten is de allereerste vraag tijdens het allereerste gesprek: “Hoe integreer ik X?”, waarbij X dan een of ander websiteformulier of software voor e-mailnieuwsbrieven is.

Hoewel ik je graag help om die systemen te integreren, zijn ze uiteindelijk niet echt essentieel. En het is zelfs niet de belangrijkste integratie.

De belangrijkste integraties zijn die met:

• Je e-mailinbox (zoals Gmail of Outlook): veel communicatie en informatie verloopt daar.
• Je kalender: al je afspraken met klanten worden daar gepland (of zouden daar waarschijnlijk gepland moeten worden).
• Je LinkedIn (zeker in een B2B-context): je professionele connecties en berichten staan daar grotendeels.

_ Integreer je CRM met LinkedIn met de LinkedIn Chrome-extensie van Salesflare._

Dus als je dit nog niet hebt gedaan, zorg er dan voor dat jij en je team deze integraties volledig instellen. Zeker als je een intelligente CRM zoals Salesflare gebruikt, betekent dat een enorme sprong vooruit in gebruiksgemak.

BONUS: Neem nu ook even de tijd om voor iedereen de mobiele app van je CRM te installeren. Zo krijg je onderweg gemakkelijk toegang tot je klanten, ontvang je mogelijk live meldingen over hen en wordt je oproepgeschiedenis mogelijk gesynchroniseerd (tenminste als je een Android-telefoon gebruikt).

5. Importeer je bestaande gegevens

Je hebt misschien al ergens bestaande gegevens staan, bijvoorbeeld:

• Bestaande klanten in je boekhoudsysteem
• Contactpersonen in je software voor e-mailnieuwsbrieven
• Een spreadsheet met leads of potentiële klanten
• Gegevens uit je vorige CRM

Dit is het moment om ze te importeren.

In de meeste gevallen volstaat het om je gegevens te exporteren naar een .csv-bestand. Dat is een soort standaardtabelindeling met waarden die door komma’s van elkaar worden gescheiden.

Omdat het om een tabelindeling gaat, moet je de werkbladen/tabellen mogelijk opsplitsen in verschillende entiteiten (zoals accounts/bedrijven/organisaties, contactpersonen/mensen en opportunities/deals) voordat je de gegevens importeert. Vaak kun je hetzelfde bestand ook in meerdere entiteiten importeren en daarbij alleen de kolommen mappen die betrekking hebben op die entiteit.

Als er belangrijke gegevens zijn die je niet in standaardvelden kwijt kunt, kun je overwegen er een aangepast veld voor aan te maken. Zoals eerder gezegd: maak echter niet zomaar blindelings velden aan. Zorg ervoor dat ze essentieel zijn en dat het haalbaar is voor het team om ze up-to-date te houden. Anders creëer je alleen maar problemen.

6. Train je team in jullie werkwijze

Je hebt de belangrijkste zaken ingesteld en — als je systematisch te werk bent gegaan — alles ook gedocumenteerd.

Rond de documentatie af

Als je dat nog niet hebt gedaan, is dit je laatste kans — en een belangrijke ook, want je gaat het team nu uitleggen hoe alles werkt.

Ik raad aan om alles te documenteren in een gedeeld document (nogmaals: Word, Google Docs, Notion, …), en niet in een presentatie. Zo word je gedwongen om je te concentreren op het schrijven van duidelijke en goed gestructureerde tekst, in plaats van op de verpakking en het schrijven van oppervlakkige slides.

Nieuwe teamleden kunnen ook veel gemakkelijker alles leren wanneer ze een goed geschreven document lezen dan wanneer ze door een presentatie bladeren.

Train het team

Deze training heeft in essentie drie doelen:

1. Overtuig het team ervan dat het gebruik van het CRM cruciaal is voor hen (en voor het bedrijf).
2. Toon wat het CRM voor hen kan doen en hoe, zodat ze het ten volle kunnen benutten.
3. Bespreek hoe jullie het CRM als team willen gebruiken om jullie werk te stroomlijnen, zodat iedereen in dezelfde richting kan werken.

Als je dit goed doet, zit je goed. Je legt in feite de basis voor succes. Sla dus geen enkele stap over en beschouw dit niet als een noodzakelijk kwaad. Deze stap is cruciaal.

Tijdens deze training is het goed om zowel de documentatie als de software te gebruiken als visuele leidraad. Zo kunnen mensen op de meest doeltreffende manier leren. Het geeft hen ook een houvast bij alles wat je vertelt.

Als je dit goed doet, heb je minstens 60-90 minuten nodig om alles uit te leggen. Maar maak je uitleg niet langer dan een uur. Mensen zullen beginnen af te haken.

Reserveer 30 minuten voor vragen en discussie, zodat je ruim de tijd hebt om alles te behandelen wat ter sprake komt. Als er geen vragen zijn, is dat prima. Ze moeten de informatie altijd even laten bezinken en natuurlijk ook ervaren hoe het in de praktijk werkt.

Daarom kun je het best ongeveer drie weken later een interactieve vervolgsessie organiseren. Vraag mensen om hun vragen vooraf naar je te sturen, controleer wat ze in het CRM hebben gedaan en gebruik dat als basis voor de discussie. Pas de documentatie indien nodig aan en toon het CRM waar dat relevant is.

7. Begin je belangrijkste metrics te tracken

Als je al het bovenstaande serieus hebt aangepakt, heb je de basis gelegd voor iets krachtigs. En je bent nog maar net begonnen.

Als je team alles goed bijhoudt in het CRM, vormen de verkoopgegevens die ze aanmaken een schat aan mogelijke inzichten en verbeteringen. Samen kunnen jullie je omzet misschien wel vertienvoudigen. Sommige van onze klanten boostten hun verkoop enorm met hun CRM.

Om hiermee te beginnen, is het belangrijk om enkele belangrijke salesmetrics te definiëren en te tracken. Veelvoorkomende metrics zijn:

• Omzet uit verkoop: hoeveel geld je binnenbrengt.
• Verkoopgroei: hoeveel je verkoop in de loop van de tijd toeneemt.
• Conversieratio: het percentage leads dat klant wordt. Het is ook interessant om dit per fase te analyseren.
• Gemiddelde dealwaarde: de gemiddelde waarde van elke verkoop.
• Lengte van de verkoopcyclus: hoe lang het duurt om een verkoop af te sluiten.
• Aantal nieuwe deals: hoe goed je je sales pipeline gevuld blijft houden.
• Customer Acquisition Cost (CAC): hoeveel het kost om een nieuwe klant binnen te halen.
• Customer Lifetime Value (CLTV): de totale omzet die je tijdens de volledige klantrelatie van een klant kunt verwachten.
• Belangrijkste redenen voor verloren deals: waarom je deals het vaakst verliest.
• Belangrijkste bronnen van leads: waar de meeste van je potentiële klanten vandaan komen.
• Activiteiten per vertegenwoordiger: hoeveel e-mails, telefoontjes, meetings enzovoort elke vertegenwoordiger met zijn of haar leads heeft.

In Salesflare worden de meeste daarvan standaard gemeten in ‘Insights’. Voor sommige andere metrics wil je misschien aangepaste rapporten aanmaken.

Je hoeft op dit punt nog niet volledig door te slaan in je rapportage, maar het is goed om te beginnen met het meten van enkele belangrijke metrics. Wanneer je die in de gaten houdt, onderzoekt hoe ze presteren en evolueren en probeert te achterhalen waarom, stuit je onvermijdelijk op enkele grote kansen voor verbetering.

En dat is wat een goed CRM voor je zou moeten kunnen doen. Het zou je moeten helpen om je klantrelaties beter te beheren … en vervolgens manieren te blijven vinden om dat nog beter te doen.

Hoe je een CRM gebruikt om meer deals af te sluiten

Als je bovenstaande stappen nauwgezet hebt gevolgd, sta je er al beter voor dan 95-99% van de andere bedrijven.

Als je dat niet hebt gedaan, ga dan nu terug. Wat ik hieronder uitleg, zijn slechts loze woorden als je de basis niet hebt gelegd. We kunnen het niet naar 11 opschroeven als je het niet eerst naar 10 (of op zijn minst 9) hebt gebracht.

Hoewel elke CRM-homepage je zal vertellen dat ze je verkoop zullen verhogen, zullen maar weinig CRM-systemen dat ook echt doen. En dat is meestal deels hun schuld en deels de jouwe. Zorg er dus voor dat jij jouw deel van het werk doet. Het is geen rocket science, maar gewoon een oproep om de zaken doordacht aan te pakken.

Dat gezegd zijnde: laten we eens kijken naar een aantal manieren om je kansen op het sluiten van meer deals te maximaliseren met behulp van je CRM.

1. Zorg ervoor dat het gebruik van het CRM frictieloos blijft, zodat het ook echt wordt gebruikt

Ik heb het hierboven al aangehaald en ik herhaal het nog eens: een CRM dat niet wordt gebruikt, is niet alleen nutteloos, maar ook een enorme gemiste opportuniteit.

Een CRM dat niet wordt gebruikt, kan je niet helpen om je klantrelaties beter te beheren. Het:

• Creëert geen verkoopinzichten
• Stelt je niet in staat om je verkoop te forecasten en dus ook je kasreserves niet (wat behoorlijk essentieel is als je een consultancy, agency of startup leidt)
• Creëert geen transparantie en samenwerking binnen je team
• Maakt goede coaching niet mogelijk
• …

Het vormt de basis voor alles.

Als je de bovenstaande stappen hebt gevolgd, ben je goed begonnen. Maar je mag het niet laten verslappen.

Je moet ervoor blijven zorgen dat:

• Je CRM je team daadwerkelijk helpt om klantrelaties beter te beheren
• Ze er ook echt van overtuigd zijn dat het hen helpt om beter werk te leveren, zodat ze het gebruiken
• Iedereen begrijpt hoe het salesproces eruitziet en problemen ermee aankaart wanneer dat nodig is
• Ze begrijpen welke gegevens essentieel zijn om te volgen en wat die betekenen
• Ze niet gefrustreerd raken door een overvloed aan velden, vereiste velden, uitgebreide
• Iedereen de nodige integraties heeft ingesteld en apps heeft geïnstalleerd
• Ze weten hoe de rechten werken, welke metrics worden bijgehouden, enzovoort
• Nieuwe teamleden ook op hetzelfde niveau worden gebracht als de anderen

Het is een voortdurende inspanning om ervoor te zorgen dat alles soepel blijft draaien. Want zolang dat het geval is, kun je het gaspedaal blijven indrukken. En om de analogie verder door te trekken: zo voorkom je ook een plotse panne.

2. Zorg dat het salesteam op één lijn zit

Het moet inmiddels duidelijk zijn, maar ik kan het niet genoeg benadrukken, dus ik zeg het nog maar eens: een CRM gebruiken is teamwork.

Het hele salesteam op één lijn krijgen, heeft ontzettend veel voordelen:

• Als iedereen gegevens op dezelfde manier interpreteert en volgt, hebben die gegevens een consistente betekenis. Daardoor worden ze effectief een communicatiemiddel tussen teamleden onderling én met je toekomstige zelf (en worden ze dus ook een betrouwbaar geheugen in het CRM-brein).
• Die consistente betekenis binnen het hele salesteam zorgt er ook voor dat elke data-analyse over het salesteam zinvol is.
• Het maakt goede coaching, inzichten, verbeteringen en nog zoveel meer mogelijk.

Wat is daarvoor nodig? Een regelmatig gesprek met het team dat wordt omgezet in een geschreven maar levend playbook (heb ik al gezegd: “gedeeld document”?).

Ik bespreek hierboven al veel belangrijke gespreksonderwerpen, zoals hoe het salesproces eruitziet, welke belangrijke gegevens je moet volgen, hoe je samenwerkt enzovoort, maar het is ook gewoon goed om regelmatig:

• De afgelopen periode te evalueren: op te schrijven wat goed ging en wat minder goed ging
• Oplossingen te vinden voor wat minder goed ging
• Lessen te trekken uit wat wel goed ging
• Misschien een aantal toffe nieuwe dingen te demonstreren waar je aan hebt gewerkt

Dit kan een bottom-upmanier zijn om je hele team in staat te stellen samen manieren te vinden om te verbeteren.

Je kunt zo’n vergadering om de twee weken of elke maand houden. Je kunt ze bijvoorbeeld een ‘retrospective’ noemen (als je fan bent van agile-methodologieën) of een ‘sales team meeting’ (om de teaminsteek te benadrukken).

Meestal is het goed om deze vergadering los te koppelen van een ‘sales pipeline review’. Deze vergadering draait namelijk meer om een stap terugzetten en minder om de concrete sales pipeline, waarvoor een heel andere mindset nodig is.

3. Gebruik Sales Insights om continu te verbeteren

Samenwerking en bottom-upbetrokkenheid aanmoedigen is natuurlijk een goede zaak, maar het is ook goed om de salesgegevens van bovenaf te bekijken en kansen voor verbetering te identificeren.

Natuurlijk werkt dit allemaal niet als het salesteam de CRM niet volledig en consequent gebruikt. Je kunt geen geldige inzichten halen uit gegevens die onvolledig en onsamenhangend zijn. (Als dat het geval is en je deze gids nog niet helemaal hebt gelezen, ga dan terug naar het begin en start opnieuw.)

Als het kan, is dit een krachtige aanpak. Sommige teams zijn erin geslaagd hun omzet te verdubbelen op basis van één eenvoudig inzicht dat ze uit een analyse van hun salesfunnel haalden.

Het wordt pas echt krachtig als je dit systematisch en doorlopend doet. Dan kan je bedrijf zijn volledige potentieel waarmaken.

Het is moeilijk om je geweldige tips te geven, omdat je overal kansen kunt vinden. Toch is het goed om jezelf vragen te stellen zoals:

• Waarom is mijn conversie van deze fase naar de volgende slechts x%?
• Waarom duurt het zo lang in deze fase van het salesproces?
• Met welke soorten klanten lukt het me het vaakst?
• Welke leadbronnen leveren me de meeste nieuwe leads op… en nieuwe klanten?
• Wie heeft het hoogste succespercentage en wat doet die persoon precies?

Duik in de gegevens. Stel jezelf vragen. Je zult versteld staan van wat je zult vinden.

4. Stroomlijn en automatiseer routinetaken gaandeweg

Waarom wordt automatisering nu pas genoemd? Heeft die dan niet het potentieel om veel te verbeteren?

Automatisering heeft zeker een groot potentieel om dingen te verbeteren, maar:

• Je hebt eerst een sterke basis nodig, met solide processen en consistente gegevens van hoge kwaliteit.
• De meeste winst van automatisering zit in kostenbesparingen, niet in omzetgroei… en bij kleine en middelgrote bedrijven zit het grootste potentiële voordeel meestal in omzetgroei.

Een uitzondering op de regel is CRM-data-automatisering, omdat die helpt om die basis op te bouwen met consistente gegevens van hoge kwaliteit. Als je de meeste gegevens niet automatiseert, moeten verkopers ze handmatig invoeren… wat – ondanks de wilde verwachtingen van sommige salesdirecteuren – een luchtkasteel is.

Zodra je die sterke basis hebt en alles soepel verloopt, kun je gaandeweg routinetaken gaan stroomlijnen en automatiseren.

Een goede aanpak is om een automatiseringsreflex te ontwikkelen die in werking treedt zodra dingen echt saai worden. Zodra iets begint aan te voelen als fabriekswerk, is het misschien klaar voor automatisering.

De voordelen van deze aanpak zijn dat het:

• Laat ruimte voor experimenten voordat je iets automatiseert en het min of meer vastlegt.
• Leidt tot een menselijker resultaat dan wanneer je iets meteen automatiseert, omdat je eerst je empathie toepast op veel individuele gevallen en pas daarna zoekt naar een herhaalbare, gestandaardiseerde manier om het te automatiseren.
• Stelt je in staat om steeds meer van je verkooptaken te automatiseren.
• Vertrekt van wat logisch is in het proces, niet van wat in theorie logisch lijkt.

Het enige wat je hoeft te doen, is die automatiseringsreflex ontwikkelen.

Een veelvoorkomend automatiseringsproces kan er na verloop van tijd als volgt uitzien:

• Je begint in je eigen netwerk op LinkedIn naar leads te zoeken.
• Je ontdekt dat sommige mensen beter reageren op je outreach en definieert een Ideal Customer Profile (ICP).
• Je begint lijsten voor dat ICP te filteren en contacteert de mensen handmatig. Je doet voor elk van hen afzonderlijk onderzoek en schrijft een overtuigend e-mailbericht.
• Je begint e-mailberichten te vinden die werken. Je maakt er e-mailsjablonen van. Misschien laat je ruimte voor een unieke personalisatie per lead. Elke follow-up gebeurt handmatig.
• Je begint een geautomatiseerde e-mailsequentie op te bouwen. Je schrijft de gepersonaliseerde regel in Excel, importeert vervolgens de lijst met leads en activeert de sequentie.
• Je vindt een manier om AI ertoe aan te zetten die gepersonaliseerde regel voor jou te schrijven.
• …

Ik stop hier, omdat dit proces nog een hele tijd kan doorgaan. Op een bepaald moment doe je misschien alleen nog de vergaderingen, of ben je volledig weggeautomatiseerd door een AI-verkoper of een AI CRM. Het hangt er allemaal van af wanneer de effectiviteit begint af te nemen doordat een essentiële menselijke toets of interactie verloren gaat.

Als je niet geleidelijk automatiseert, is de kans groot dat de menselijke toets heel snel verloren gaat, omdat het erg moeilijk is om dit soort ervaring uit het niets te creëren.

Laat me het samenvatten: ontwikkel een automatiseringsreflex en automatiseer geleidelijk wanneer je voelt dat het logisch is en de menselijke toets van het proces niet aantast. Dat is de beste manier om een geweldig resultaat te behalen.

5. Maak de sales pipeline regelmatig schoon

Meer verkopen dankzij een CRM is een verhaal van voortdurend vooruitgaan. Maar het is ook een verhaal van voortdurend niet achteruitgaan.

Een CRM moet regelmatig worden opgeschoond. En het onderdeel dat het snelst het vuilst wordt, is de sales pipeline.

Waarom de sales pipeline? Eén woord: hoop.

Wanneer je een CRM begint te gebruiken, start je met een schone lei. Je vult het met veel potentiële klanten. Je werkt die af en sommige van die opportuniteiten bereiken de fase “gewonnen”. Veel andere doen dat niet. Maar je hoop dat ze het uiteindelijk wel halen, kan veel sterker zijn dan zou moeten.

Het gevolg van die hoop is dat je al snel eindigt met een pipeline vol dode opportuniteiten. Dat heeft veel nadelen:

• Je salesprognoses zijn onvermijdelijk onjuist.
• Je houdt jezelf voor dat je geen nieuwe leads hoeft aan te maken, waarmee je de basis legt voor toekomstig falen.
• Je besteedt te veel tijd aan opportuniteiten die dat niet verdienen, terwijl je te weinig tijd besteedt aan opportuniteiten die daadwerkelijk een goede kans maken.
• Je verliest het overzicht van wat er werkelijk gebeurt.

Wat is de oplossing? Simpel: regelmatig opschonen.

Veel teams gebruiken hun vergadering voor een “sales pipeline review” als gelegenheid om dode en niet-gekwalificeerde opportuniteiten naar de fase “verloren” te verplaatsen. Het is een goed terugvalmechanisme, maar ik zou beargumenteren dat je primaire aanpak moet steunen op realistische discipline en een paar goede opgeslagen filters.

Als je Salesflare gebruikt, kan een goed opgeslagen filter bestaan uit een combinatie van:

• Sluitdatum meer dan x dagen geleden
• Datum van de laatste interactie/e-mail/vergadering meer dan x dagen geleden
• Datum waarop de fase voor het laatst is gewijzigd meer dan x dagen geleden
• En misschien een filter op bepaalde fases (waarbij je op zijn minst gewonnen en verloren uitsluit)

Je kunt zo’n filter aanmaken, het uitproberen en het opslaan als het je bevalt. Ga er daarna regelmatig naar terug.

Je kunt dit zelfs combineren met een bulkbewerking van de fase van de opportuniteit, zodat alles wat aan de filters voldoet in één keer op ‘verloren’ wordt gezet.

Je pipeline opschonen is niet optioneel. Als je dat niet doet, wordt je pipeline een rommeltje, heb je er niets meer aan, stop je met het gebruik ervan en ga je geleidelijk weer achteruit in plaats van vooruit.

Actief en doordacht werken met een CRM is essentieel

Als ik alles wat ik hierboven heb gedeeld zou moeten samenvatten, komt het erop neer dat je je CRM actief en doordacht moet gebruiken.

Het is niet ingewikkeld. Lees de bovenstaande gids gewoon (opnieuw). Er staat niets buitensporigs in.

Het enige wat het van je vraagt, is een beetje toewijding aan het vak. Niet alles in één keer, maar elke dag een beetje inzet om dingen beter te maken in plaats van slechter.

Sales is een dagelijkse strijd, maar die strijd wordt een stuk minder zwaar als je begrijpt dat georganiseerd blijven, goed nadenken en helder communiceren met je team er allemaal deel van uitmaken.

Ben je nog op zoek naar de juiste CRM-partner? Stuur me dan een bericht. We begrijpen waar je tegenaan loopt en bouwen software die het zo eenvoudig mogelijk maakt om het bovenstaande te bereiken.

En als je advies nodig hebt, aarzel dan ook niet om contact op te nemen. We zijn er voor je!

Ik hoop dat je deze post leuk vond. Als dat zo is, vertel het dan verder!

👉 Je kunt @salesflare volgen op Twitter, Facebook en LinkedIn.