Hoe je een CRM gebruikt om meer deals te sluiten + hoe je het instelt

Een gedetailleerde gids van verkoop-CRM-experts

Het feit dat je hier bent om deze gids te lezen is al een goed begin.

De meeste mensen nemen gewoon een CRM en gebruiken het zonder er goed over na te denken. Je hebt jezelf net een voorsprong gegeven op minstens 95% andere mensen.

Ik weet dat dit waar is omdat ik als medeoprichter van Salesflare al meer dan tien jaar bezig ben met het bouwen van een nieuw soort CRM. Onderweg heb ik veel geleerd en ik heb geprobeerd dat in deze gids samen te vatten.

Hoewel we ons bedrijf zijn gestart vanuit de overtuiging dat CRM-systemen beter KUNNEN werken, kunnen we maar zoveel doen om CRM eenvoudiger en menselijker te maken. Wij kunnen betere tools leveren, maar u bent de enige die ze kan gebruiken om echt een impact te maken.

Daarom heb ik deze gids geschreven. Ik hoop dat het je een beetje op weg helpt.

Sterker nog, ik geloof dat als je deze gids nauwkeurig volgt, je op weg bent naar succes. Het enige wat nodig is, is je toewijding.

Hoe een CRM op de juiste manier gebruiken

Googelen op "CRM", wat websites lezen en sales CRM-software uitproberen, het is tegenwoordig allemaal supergemakkelijk.

Aan de andere kant lijkt het voor de meeste mensen nog steeds moeilijk om een CRM te gaan gebruiken op een manier die duurzaam is en resultaten oplevert.

Is het echt moeilijk? Ik denk het niet. Maar je moet verder gaan dan alleen "een CRM krijgen" en er goed over nadenken.

Gebaseerd op vele jaren ervaring met het helpen van duizenden bedrijven met hun CRM, is hier een eenvoudig stappenplan dat ik je aanraad te volgen.

1. Kies samen de juiste CRM

Twee vragen komen meestal naar boven als ik dit zeg:

1. Wat is de juiste CRM voor mij?
2. Waarom samen? Is het nodig om het team erbij te betrekken?

Kies de juiste CRM

Ten eerste is het juiste CRM het CRM dat u daadwerkelijk gebruikt om uw klantrelaties beter te beheren.

Ik leg de nadruk op "daadwerkelijk gebruiken" omdat volgens veel analisten 30-70% van alle CRM-implementaties resulteerden in verliezen of de bedrijfsprestaties niet verbeterden. Persoonlijk schat ik dat van de overige 30-70%, 90% geen verbetering zagen in de buurt van wat mogelijk of beloofd is.

Het kernprobleem is meestal dat CRM niet praktisch wordt gebruikt om klantrelaties beter te beheren.

Dit kan komen doordat:

• Het bedrijf geeft prioriteit aan andere organisatiedoelen
• De software is te ingewikkeld voor zijn doel
• Het team gebruikt de software niet graag, was niet betrokken bij de keuze, vindt het te veel werk en/of vindt het tijdverspilling
• Het team begrijpt niet goed genoeg hoe en waarom het CRM moet worden gebruikt
• Enz.

Bovendien kiezen bedrijven vaak software die niet hun kerndoel voor het CRM dient. In B2B verkoop, kan dit zo simpel zijn als "leads beter opvolgen" (dit is anders in andere soorten verkoop: sommige voorbeelden hier).

In plaats daarvan nemen veel bedrijven hun toevlucht tot het selecteren van software die zoveel mogelijk randgevallen en nice-to-have functionaliteiten bedient, waardoor ze hun focus op wat belangrijk is volledig verliezen.

Kies samen het CRM

Dit brengt ons bij de tweede vraag: waarom selecteer samen een CRM?

Kortom, omdat het de kans maximaliseert dat je het CRM daadwerkelijk gebruikt om je klantrelaties beter te beheren:

• Het team kan samen met u de belangrijkste bruikbaarheid van het CRM evalueren
• Ze zullen ook met je meedenken, omdat je samen hebt gekozen in plaats van je keuze op te leggen.
• Het legt ook een belangrijke basis voor verdere doordachte samenwerking in en rond het CRM

Uw rol is om eerst te definiëren welk primair doel u wilt bereiken met het CRM (wees uiterst pragmatisch), evenals eventuele secundaire doelen die nice-to-have vereisten voor het CRM impliceren.

Daarna:

1. Jij of een teamlid maakt een shortlist van CRM's die voldoen aan je hoofddoel.
2. Je start gratis tests met de CRM's op die shortlist en nodigt je teamleden uit (als het er meer dan 3-5 zijn, kun je het beperken tot de kernteamleden - merk op dat het altijd helpt om een van de minst digitaal onderlegde teamleden in die kerngroep te hebben voor een realistische test).
3. Vervolgens - en dit is essentieel - gebruik je sommige CRM's een paar dagen of weken om klantrelaties te beheren, zodat je goed kunt inschatten of je ze dagelijks en op lange termijn ziet werken.

Sla geen van deze stappen over. Het is verleidelijk, maar je zult er spijt van krijgen.

Als je er geen spijt van hebt, komt dat waarschijnlijk omdat je jezelf ervan overtuigt dat "geen enkel CRM geweldig is", "bedrijfssoftware waardeloos is" en/of "verkopers gewoon te lui zijn om een CRM te gebruiken". Stop met dat te denken. Je zet jezelf op voor mislukking.

Ik beloof je: er is vast wel een CRM dat werkt voor jou en je team (op voorwaarde dat je de rest van de stappen in deze gids blijft volgen natuurlijk).

2. Creëer een solide verkoopproces + traceerstrategie

Software vinden die je echt gaat gebruiken om je primaire doel te bereiken is geweldig, maar je hebt meer nodig dan de software: je moet duidelijk het proces definiëren dat het je zal helpen stroomlijnen.

Zonder een verkoopproces is het moeilijk om iets te stroomlijnen.

Als je nog geen verkoopproces hebt, ben je zeker niet de enige. Ik spreek dagelijks bedrijven die geen duidelijk idee hebben van hoe het er voor hen uitziet.

Maar dit zou je wakker moeten schudden: je hebt een verkoopproces nodig. Hoe ga je anders op grote schaal potentiële klanten beheren en je eromheen organiseren?

Een verkoopproces definiëren

Het definiëren van een verkoopproces kan heel eenvoudig zijn. Een typisch B2B verkoopproces ziet er als volgt uit:

• Prospect: Mensen hebben (waarschijnlijk) behoefte aan wat jij aanbiedt.
• Contact opgenomen met: Je hebt contact met ze opgenomen.
• Gekwalificeerd: Je hebt bevestigd dat ze die behoefte hebben, budget voor een oplossing, een duidelijke tijdslijn, enz.
• Voorstel gedaan: Je hebt een voorstel voor hen gemaakt waarin staat hoe je het gaat oplossen en wat het gaat kosten.
• Gewonnen: Jullie zijn tot een overeenkomst gekomen.
• Verloren: Ergens in dit proces werkte het niet.

Jouw verkoopproces heeft waarschijnlijk wel enkele belangrijke nuances. Ga dus gewoon zitten en definieer het op een zo duidelijk en bruikbaar mogelijke manier. Houd in gedachten dat iedereen in je team het gemakkelijk moet kunnen begrijpen en volgen.

Het is het beste om het verkoopproces vast te leggen in een gedeeld document (Google Docs of een gedeeld Word-bestand) zodat iedereen het indien nodig kan nalezen. Dit maakt het ook makkelijker voor nieuwkomers om op snelheid te komen.

Bepaal wat je gaat volgen en hoe

Een tweede essentieel punt om goed te definiëren is welke gegevens je gaat bijhouden en hoe.

De meeste CRM's bieden je een heleboel mogelijkheden als het gaat om wat je aan gegevens kunt bijhouden, maar als je probeert om alles bij te houden en het vergt veel werk en discipline, dan zul je waarschijnlijk niets bijhouden.

Daarom moet je:

• Beslis welke gegevens essentieel zijn om bij te houden en welke gegevens leuk zijn om bij te hebben.
• Maak duidelijk wat de gegevens betekenen (bijvoorbeeld als je een dropdown met opties hebt).
• Bepaal wanneer je het gaat bijhouden en hoe je dit zo gemakkelijk mogelijk kunt maken.

Je wilt optimaliseren voor consistent en nauwkeurig gebruik van het CRM, niet voor 100% uitgebreidheid. Houd altijd het primaire doel (zie hierboven) in gedachten.

Nogmaals, het is het beste om alles op te schrijven in een gedeeld document zodat het hele team er toegang toe heeft.

Nog beter en aan te raden: bespreek het met uw team en schrijf uw beslissingen op in dit document. Hoe groter de betrokkenheid van het team, hoe groter de kans dat uw CRM-plannen zullen werken.

3. Pas het CRM dienovereenkomstig aan

Je hebt een CRM gekozen en een verkoopproces en gegevensvolgstrategie gedefinieerd. Geweldig! U bent klaar om het CRM aan te passen aan uw bedrijf en de unieke manier van werken.

Uw verkooppijplijn configureren

Als je de stappen hebt doorlopen, zou je nu een verkoopproces moeten hebben gedefinieerd met duidelijke, uitvoerbare stappen.

In een CRM wordt dit meestal weergegeven door een verkooppijplijn met stadia. Het is een visuele weergave van het verkoopproces.

De meeste CRM's bieden een standaard pijplijn met standaard fasen, dus begin hiermee en pas het aan:

• Ga naar de Instellingen (in Salesflare, dit is Instellingen > Pijplijnen configureren).
• Geef de fases de juiste namen.
• Voeg etappes toe als je ze mist en plaats ze in de juiste volgorde.
• Pas dingen aan zoals "fasewaarschijnlijkheid" (de gemiddelde waarschijnlijkheid dat een verkoopkans in die fase uiteindelijk wordt gewonnen), "kleur" (als het CRM visueel kleuren toekent aan stadia), enz.

Et voilà, je hebt je eigen verkooppijplijn.

Het helpt om de stadia goed gedefinieerd te hebben in een gedeeld document, zodat het voor iedereen duidelijk is in welk geval een verkoopkans precies in een bepaald stadium thuishoort. Als je het nog niet hebt, doe het dan nu. Anders krijg je een hoop misverstanden en nutteloze verkoopprognoses.

Denk je erover om meerdere verkooppijplijnen aan te maken? Mijn aanbeveling is om dit alleen te doen als je meerdere verkoopprocessen hebt - niet voor verschillende verkopers, producten of business units, tenzij het proces anders is. Anders belemmer je je vermogen om geweldige verkooprapporten en dashboards te maken, tenminste als je rapporteert of segmenteert per fase.

Aangepaste velden maken

Als je eerder hebt gedefinieerd welke essentiële gegevens je wilt bijhouden, zijn er misschien gegevenspunten die je niet kunt opnemen in de standaardvelden van het CRM dat je hebt gekozen. Daarvoor moet je aangepaste velden maken.

Ga gewoon naar de instellingen van het CRM (in Salesflare, dit is Instellingen > Velden aanpassen), selecteer de juiste entiteit (account/bedrijf/organisatie, contactpersoon/persoon, opportunity/deal, ...) en maak een veld.

Het is belangrijk om het juiste veldtype te kiezen, omdat dit je helpt om alles zo overzichtelijk mogelijk te houden. Als je het verkeerde type selecteert, is het misschien moeilijk om je gegevens te filteren of mooie rapporten en dashboards te maken. Bovendien hebben sommige typen velden een bepaalde functionaliteit (zoals URL-velden die klikbaar zijn).

Machtigingen instellen

Als je deel uitmaakt van een groter verkoopteam, of van een kleiner verkoopteam in een grotere organisatie, heb je misschien strengere regels over wie wat mag zien, bewerken, doen, enz. in het CRM.

Daarom worden de meeste CRM's geleverd met een machtigingssysteem, meestal in een van de hogere prijsklassen.

Deze machtigingssystemen zijn nuttig, maar ze kunnen dodelijk zijn als ze te ingewikkeld zijn.

Als je een CRM ziet met een ingewikkeld machtigingssysteem, ren dan weg. De kans is bijna 100% groot dat het vol fouten zit. Aangezien een machtigingssysteem bijna elke softwarefunctie op een diepgaande manier raakt, is het onmogelijk dat het productteam er goed over heeft nagedacht.

Houd het voor jezelf ook eenvoudig. Als je team niet begrijpt wie wat kan doen in het CRM en waarom, dan zullen ze onvermijdelijk gefrustreerd raken. Frustratie leidt tot minder gebruik van het CRM. En een CRM dat niet gebruikt wordt, is niet alleen nutteloos, het is ook een gemiste kans.

Een paar eenvoudige regels:

• Houd het beperkt tot 3-4 verschillende rollen (zoals admin, manager, teamlid, viewer) en een paar verschillende groepen (zoals business units, landen, ...).
• Bepaal welke gegevens en toegang tot de verkooppijplijn elk van hen moet hebben.
• Dat is het. Stop.

Veel CRM's gaan veel verder dan dat, maar ik verzeker je, je zult verdwalen. En je team nog meer.

Andere instellingen configureren

Dit waren de basisinstellingen, maar er zijn waarschijnlijk nog veel meer instellingen beschikbaar in je CRM.

Ik raad aan om ze door te nemen zodat je begrijpt wat er beschikbaar/mogelijk is. Afgezien van sommige dingen zoals "Regionale instellingen", moet je ze nog niet instellen. Dingen zijn meestal standaard op een bepaalde manier ingesteld met een reden en het is handig om een beetje ervaring op te doen voordat je ze verandert.

Nodig je team uit

Als je dit nog niet helemaal aan het begin hebt gedaan toen je samen het CRM koos, zorg er dan voor dat je nu je teamleden uitnodigt. Het is tijd om iedereen volledig in te stellen op het CRM, plus je hebt ze waarschijnlijk nodig om dingen aan hen toe te wijzen tijdens het importeren van gegevens, wat binnenkort gaat gebeuren.

4. Integreer met je e-mail, agenda en LinkedIn

Voor sommige van onze klanten is de allereerste vraag die ze stellen bij het allereerste telefoontje: "Hoe integreer ik X?", waarbij X een soort websiteformulier of software voor een e-mailnieuwsbrief is.

Hoewel ik graag help met het integreren van die systemen, is het niet echt essentieel in het grote geheel. En het is niet eens de belangrijkste integratie.

De belangrijkste integraties zijn met:

• Uw email-inbox (zoals Gmail of Outlook): Veel communicatie en informatie verloopt via die weg.
• Je agenda: Al je afspraken met klanten staan (of zouden waarschijnlijk moeten staan) daar gepland.
• Je LinkedIn (ten minste in een B2B-context): Je professionele connecties en berichten zijn meestal daar te vinden.

Dus als je dit nog niet hebt gedaan, zorg er dan voor dat jij en je team deze integraties volledig hebben ingesteld. Vooral als je een intelligent CRM gebruikt zoals Salesflare, zal dit een enorme sprong voorwaarts betekenen in termen van bruikbaarheid.

BONUS: Als je toch bezig bent, neem dan even de tijd voor iedereen om je Mobiele app van CRM. Het helpt je om onderweg gemakkelijk toegang te krijgen tot je klanten, kan je live meldingen over hen sturen en kan je belgeschiedenis synchroniseren (tenminste als je een Android-telefoon gebruikt).

5. Uw bestaande gegevens importeren

Misschien heb je ergens bestaande gegevens, zoals:

• Bestaande klanten in je boekhoudsysteem
• Contactpersonen in uw software voor e-mailnieuwsbrieven
• Een spreadsheet met leads of potentiële klanten
• Gegevens van je vorige CRM

Nu is het tijd om het te importeren.

In de meeste gevallen volstaat het om je gegevens te exporteren naar een .csv-bestand, wat een soort standaard tabelformaat is met waarden gescheiden door komma's.

Omdat het een tabelformaat is, kan het zijn dat je de bladen/tabellen moet scheiden in verschillende entiteiten (zoals accounts/bedrijven/organisaties, contactpersonen/mensen en kansen/deals) voordat je het importeert. Vaak kunt u hetzelfde bestand ook in meerdere entiteiten importeren en alleen de kolommen die betrekking hebben op deze entiteit in kaart brengen.

Als er belangrijke gegevens zijn die niet in standaardvelden passen, kun je overwegen om er een aangepast veld voor te maken. Maar zoals gezegd, maak niet zomaar blindelings velden aan. Zorg ervoor dat ze essentieel zijn en dat het haalbaar is voor het team om ze bij te houden. Anders creëer je alleen maar problemen.

6. Train het team op uw aanpak

Je hebt de belangrijkste dingen geregeld en - als je systematisch te werk bent gegaan - heb je alles ook gedocumenteerd.

Rond de documentatie af

Als je dat nog niet hebt gedaan, is dit je laatste kans - en het is een grote kans, want je gaat het team trainen hoe het allemaal werkt.

Ik raad aan om alles te documenteren in een gedeeld document (nogmaals: Word, Google Docs, Notion, ...), niet in een presentatie. Het dwingt je om je te concentreren op het schrijven van duidelijke en goed gestructureerde tekst, in plaats van je te concentreren op de verpakking en oppervlakkige dia's te schrijven.

Nieuwkomers zullen ook veel gemakkelijker alles kunnen leren door een mooi geschreven document te lezen in plaats van door een presentatie te bladeren.

Train het team

Deze training heeft in wezen drie doelen:

1. Overtuig het team ervan dat het gebruik van CRM cruciaal is voor hen (en het bedrijf).
2. Laat hen zien wat CRM voor hen kan doen en hoe, zodat ze het optimaal kunnen gebruiken.
3. Bespreek hoe jullie van plan zijn om het CRM als team te gebruiken om jullie werkzaamheden te stroomlijnen, zodat iedereen in dezelfde richting kan werken.

Als je dit goed doet, heb je goud in handen. Je legt in wezen de basis voor succes. Sla dus geen stappen over en behandel het niet als een noodzakelijk kwaad. Deze stap is cruciaal.

Tijdens deze training is het goed om zowel de documentatie als de software als visuele gids te gebruiken. Dit stelt mensen in staat om op de meest effectieve manier te leren. Het geeft ze ook een ankerpunt voor alles wat je zegt.

Als je het goed doet, heb je minstens 60-90 minuten nodig om alles uit te leggen. Maar maak je uitleg niet langer dan een uur. Mensen zullen in slaap vallen.

Reserveer 30 minuten voor vragen en discussie, zodat je ruimschoots de tijd hebt om alles wat aan de orde komt te bespreken. Zo niet, dan is dat prima. Ze moeten het altijd een beetje verwerken en ze moeten zeker ook voelen hoe het in de praktijk is.

Daarom organiseer je best een interactieve opvolgingssessie zo'n drie weken later. Vraag mensen om je vooraf vragen te stellen, kijk wat ze in het CRM hebben gedaan en gebruik dat als basis voor de discussie. Pas de documentatie aan indien nodig en toon het CRM waar nodig.

7. Begin met het bijhouden van uw belangrijkste statistieken

Als je al het bovenstaande serieus hebt genomen, heb je de basis gelegd voor iets krachtigs. En je bent nog maar net begonnen.

Als je team alles goed bijhoudt in het CRM, zijn de verkoopgegevens die ze creëren een schatkamer voor mogelijke inzichten en verbeteringen. Samen kunnen jullie je omzet misschien wel 10x verhogen. Sommige van onze klanten hebben hun verkoop enorm gestimuleerd met behulp van hun CRM.

Om hiermee te beginnen, is het belangrijk om een aantal belangrijke verkoopgegevens te definiëren en bij te houden. Gebruikelijke statistieken zijn onder andere:

• Verkoopopbrengsten: Hoeveel geld je binnenbrengt.
• Groei van de verkoop: Hoeveel uw verkoop in de loop van de tijd toeneemt.
• Omrekeningskoers: Het percentage leads dat klanten wordt. Het is ook interessant om dit per fase te analyseren.
• Gemiddelde transactiewaarde: De gemiddelde waarde van elke verkoop.
• Lengte verkoopcyclus: Hoe lang het duurt om een verkoop af te sluiten.
• Aantal nieuwe deals: Hoe goed je je verkooppijplijn blijft vullen.
• Kosten voor klantenwerving (CAC): Hoeveel het kost om een nieuwe klant te krijgen.
• Klantlevensduur (CLTV): De totale inkomsten die u van een klant kunt verwachten gedurende zijn levensduur.
• Top verloren redenen: Waarom je het vaakst deals misloopt.
• Top Lead Bronnen: Waar de meeste van je potentiële klanten vandaan komen.
• Activiteit per Rep: Hoeveel e-mails, telefoontjes, vergaderingen, enz. heeft elke vertegenwoordiger met zijn leads?

In Salesflare worden de meeste hiervan standaard gemeten in de "Insights". Enkele andere statistieken waarvoor je misschien aangepaste rapporten wilt maken.

Het is niet nodig om nu al gek te doen over de rapportage, maar het is goed om te beginnen met het meten van een aantal belangrijke statistieken. Als je die in de gaten houdt, onderzoekt hoe ze presteren en evolueren en probeert uit te zoeken waarom, zul je onvermijdelijk op een aantal grote kansen voor verbetering stuiten.

En dat is wat een goed CRM voor je zou moeten kunnen doen. Het moet je helpen om je klantrelaties beter te beheren... en om manieren te vinden om het nog beter te doen.

Hoe een CRM gebruiken om meer deals te sluiten

Als je de bovenstaande stappen strikt hebt gevolgd, ben je al beter af dan 95-99% andere bedrijven.

Als je dat nog niet hebt gedaan, ga dan nu terug. Wat ik hieronder zal uitleggen zijn slechts lege woorden als je de basis niet hebt gelegd. We kunnen niet naar 11 als je niet eerst naar 10 (of op zijn minst 9) bent gegaan.

Hoewel elke CRM homepage je zal vertellen dat het je verkoop zal stimuleren, zijn er maar weinig die dat ook echt doen. En dat is meestal deels hun schuld en deels de jouwe. Zorg er dus voor dat je jouw deel van het werk doet. Het is geen raketwetenschap, maar gewoon een oproep om de dingen op een doordachte manier aan te pakken.

Laten we daarom eens kijken naar enkele manieren om je kansen op het sluiten van meer deals te maximaliseren door gebruik te maken van je CRM.

1. Zorg ervoor dat het gebruik van CRM wrijvingsloos blijft, zodat het ook echt wordt gebruikt

Ik heb het al eerder gezegd en ik zeg het nog een keer: een CRM dat niet wordt gebruikt is niet alleen nutteloos, het is een enorme gemiste kans.

Een CRM dat niet gebruikt wordt, kan je niet helpen om je klantenrelaties beter te beheren. Ook:

• Creëert geen verkoopinzichten
• Het stelt je niet in staat om omzet en dus kasreserves te voorspellen (heel belangrijk als je een consultancy, agentschap of startup).
• Creëert geen transparantie en samenwerking in je team
• Maakt geen goede coaching mogelijk
• ...

Het is de basis voor alles.

Als je de bovenstaande stappen hebt gevolgd, ben je goed begonnen. Maar je kunt het niet laten schieten.

Je moet het zeker blijven weten:

• Uw CRM helpt uw team effectief om klantrelaties beter te beheren
• Ze geloven echt dat het hen helpt hun werk beter te doen, dus gebruiken ze het
• Iedereen begrijpt hoe het verkoopproces eruit ziet en brengt indien nodig problemen naar voren
• Ze begrijpen welke gegevens essentieel zijn om bij te houden en wat ze betekenen
• Ze worden niet gefrustreerd door een overvloed aan velden, verplichte velden, uitgebreide
• Iedereen heeft de nodige integraties opgezet en apps geïnstalleerd
• Ze weten hoe de machtigingen werken, welke statistieken worden bijgehouden, enz.
• Nieuwkomers worden ook op hetzelfde niveau gebracht als de anderen

Het is een voortdurende inzet om alles soepel te laten verlopen. Want zolang dat het geval is, kun je het gaspedaal blijven intrappen. En, om de analogie verder te volgen, het voorkomt ook een plotselinge panne.

2. Zorg dat het verkoopteam op één lijn zit

Het moet nu wel duidelijk zijn, maar ik kan het niet genoeg benadrukken, dus hier is het nog een keer: het gebruik van een CRM is een teamprestatie.

Het hele verkoopteam op één lijn krijgen heeft zoveel voordelen:

• Als iedereen gegevens op dezelfde manier interpreteert en bijhoudt, hebben de gegevens een consistente betekenis, zodat ze effectief een communicatiemiddel worden tussen teamleden onderling en met je toekomstige zelf (zodat ze ook een betrouwbaar geheugen worden in het CRM-brein).
• Deze consistente betekenis voor het hele verkoopteam maakt ook gegevensanalyse in het hele verkoopteam zinvol.
• Het zorgt voor goede coaching, inzichten, verbeteringen en nog veel meer.

Wat is daarvoor nodig? Een regelmatige discussie met het team die wordt omgezet in een geschreven maar levend draaiboek (zei ik al "gedeeld document"?).

Ik behandel hierboven veel belangrijke gespreksonderwerpen, zoals hoe het verkoopproces eruitziet, welke belangrijke gegevens je moet bijhouden, hoe je kunt samenwerken, enzovoort, maar het is ook gewoon goed om regelmatig te doen:

• Terugblik op de afgelopen periode: schrijf op wat goed ging en wat minder goed ging
• Oplossingen vinden voor wat niet zo goed ging
• Leer van wat goed ging
• Misschien wat coole nieuwe dingen laten zien waaraan je hebt gewerkt

Dit kan een bottom-up manier zijn om je hele team in staat te stellen manieren te vinden om samen te verbeteren.

Je kunt dit soort vergaderingen elke twee weken of elke maand houden. Het kan bijvoorbeeld een "retrospective" worden genoemd (als je van agile methodologieën houdt) of een "sales team meeting" (om het teamaspect te benadrukken).

Het is meestal goed om deze vergadering te scheiden van een "verkooppijplijnbeoordeling", omdat het meer gaat over een stap terug doen en minder over de concrete verkooppijplijn, waarvoor een aanzienlijk andere mindset nodig is.

3. Gebruik verkoopinzichten om voortdurend te verbeteren

Hoewel het aanmoedigen van samenwerking en bottom-up betrokkenheid geweldig is, is het ook goed om van bovenaf in de verkoopgegevens te duiken om mogelijkheden tot verbetering te identificeren.

Natuurlijk werkt het allemaal niet als het verkoopteam het CRM niet volledig en consistent gebruikt. Je kunt geen geldige inzichten halen uit gegevens die onvolledig en onsamenhangend zijn. (Als dit het geval is en je hebt deze gids nog niet helemaal gelezen, ga dan terug en begin bovenaan).

Als je dat kunt, is dat heel krachtig. Sommige teams zijn in staat om hun omzet te verdubbelen op basis van één simpel inzicht dat ze uit een analyse van hun verkooptrechter halen.

Het wordt pas echt krachtig als je het systematisch en continu doet. Dan kan je bedrijf zijn volledige potentieel benutten.

Het is moeilijk om je goede tips te geven omdat er overal kansen te vinden zijn, maar het is goed om jezelf vragen te stellen als:

• Waarom is mijn conversie van deze fase naar de volgende slechts x%?
• Waarom duurt het zo lang in deze fase van het verkoopproces?
• Met welk type klanten heb ik het meeste succes?
• Welke leadbronnen brengen me de meeste nieuwe leads... en nieuwe klanten?
• Wie heeft het hoogste slagingspercentage en wat doen ze precies?

Graaf door de gegevens. Stel jezelf vragen. Je zult verrast zijn door wat je zult vinden.

4. Routinetaken stroomlijnen en automatiseren terwijl je bezig bent

Waarom wordt automation nu pas genoemd? Heeft het geen hoog potentieel om dingen te verbeteren?

Het heeft zeker een groot potentieel om dingen te verbeteren, maar:

• Je hebt eerst een sterke basis nodig, met solide processen en consistente kwaliteitsgegevens.
• De meeste automatiseringswinsten zijn kostenwinsten, geen omzetwinsten... en de grootste potentiële winsten in kleine tot middelgrote bedrijven zijn meestal omzetwinsten.

Een uitzondering op de regel is het automatiseren van CRM-gegevens, omdat het helpt die basis te leggen met consistente kwaliteitsgegevens. Als je de meeste gegevens niet automatiseert, moeten verkopers ze handmatig invoeren... wat - ondanks de wilde hoop van sommige verkoopdirecteuren - een utopie is.

Zodra je die sterke basis hebt en alles soepel verloopt, kun je beginnen met het stroomlijnen en automatiseren van routinetaken.

Een goede aanpak is om een automatiseringsreflex in te bouwen die in werking treedt wanneer dingen echt saai worden. Als iets begint aan te voelen als fabriekswerk, dan is het misschien rijp voor automatisering.

De voordelen van deze aanpak zijn dat het:

• Laat ruimte voor experimenten voordat je iets automatiseert en min of meer vastlegt.
• Dit leidt tot een menselijker resultaat dan wanneer je iets vanaf het begin automatiseert, omdat je eerst je inlevingsvermogen toepast op een heleboel individuele gevallen en dan pas op zoek gaat naar een herhaalbare, standaardmanier om het te automatiseren.
• Hiermee kun je steeds meer van je verkooptaken automatiseren.
• Ga uit van wat zinvol is in het proces, niet van wat zinvol is in theorie.

Het enige wat je moet doen is die automatiseringsreflex opbouwen.

Een algemeen automatiseringsproces kan er na verloop van tijd als volgt uitzien:

• Je begint met het zoeken naar leads op LinkedIn in je eigen netwerk.
• Je ontdekt dat sommigen beter reageren op je outreach en je definieert een Ideaal Klantenprofiel (ICP).
• Je begint met het filteren van lijsten voor die ICP en neemt handmatig contact met ze op, onderzoekt ze allemaal afzonderlijk en stelt een overtuigend e-mailbericht op.
• Je begint enkele e-mailberichten te vinden die werken. Je maakt er email templates van. Je kunt per lead een regel voor unieke personalisatie achterlaten. Eventuele follow-up gebeurt handmatig.
• Je begint met het maken van een geautomatiseerde e-mailreeks. Je schrijft de gepersonaliseerde regel in Excel, importeert de lijst met leads en zet de reeks live.
• Je vindt een manier om AI die persoonlijke regel voor jou te laten schrijven.
• ...

Ik stop hier omdat dit proces nog wel even kan doorgaan. Op een gegeven moment doe je alleen nog de vergaderingen, of je wordt volledig geautomatiseerd door een AI-verkoper of een AI CRM. Het hangt allemaal af van waar de effectiviteit begint af te nemen omdat een essentieel menselijk gevoel of interactie verloren gaat.

Als je niet geleidelijk automatiseert, is de kans groot dat het menselijke gevoel heel snel verloren gaat, omdat het heel moeilijk is om dit soort ervaringen uit het niets te creëren.

Sta me toe om samen te vatten: bouw een automatiseringsreflex op en automatiseer geleidelijk wanneer je voelt dat het zinvol is en het menselijke gevoel van het proces niet aantast. Het is de beste manier om een geweldig resultaat te bereiken.

5. Ruim de verkooppijplijn regelmatig op

Meer verkopen met behulp van een CRM is een verhaal van voortdurend vooruitgaan. Maar het is ook een verhaal van voortdurend niet achteruit gaan.

Een CRM heeft regelmatig een schoonmaakbeurt nodig. En het deel dat het snelst het vuilst wordt, is de sales pipeline.

Waarom de verkooppijplijn? Eén woord: hoop.

Wanneer je een CRM gebruikt, is het een schone lei. Je begint het te vullen met een heleboel potentiële klanten. Daar werk je doorheen en sommige van deze kansen halen het stadium van "gewonnen". Velen niet. Maar je hoop dat ze het uiteindelijk wel zullen halen, kan veel sterker zijn dan zou moeten.

Het resultaat van hoop is dat je snel zult eindigen met een pijplijn vol dode kansen. Dit heeft veel nadelen:

• Het is onvermijdelijk dat je verkoopprognoses niet kloppen.
• Je houdt jezelf voor de gek door te denken dat je geen nieuwe leads hoeft te creëren, wat je klaarstoomt voor toekomstige mislukkingen.
• Je besteedt te veel tijd aan kansen die het niet verdienen en te weinig tijd aan kansen die wel een goede kans maken.
• Je verliest het overzicht over wat er werkelijk aan de hand is.

Wat is de remedie? Simpel: een regelmatige schoonmaakbeurt.

Veel teams gebruiken hun vergadering over de "evaluatie van de verkooppijplijn" als een gelegenheid om dode en gediskwalificeerde kansen naar het "verloren" stadium te verplaatsen. Het is een goed terugvalmechanisme, maar ik ben van mening dat je primaire aanpak gebaseerd moet zijn op realistische discipline en een paar goede opgeslagen filters.

Als je Salesflare gebruikt, kan een goed opgeslagen filter een combinatie zijn van:

• Sluitingsdatum meer dan x dagen geleden
• Laatste interactie/e-mail/ontmoetingsdatum meer dan x dagen geleden
• Laatste faseverandering meer dan x dagen geleden
• En misschien een filter op bepaalde etappes (in ieder geval het uitsluiten van gewonnen en verloren etappes)

Je kunt zo'n filter bouwen, uitproberen en opslaan als het je bevalt. Kom er dan regelmatig op terug.

Je kunt het zelfs combineren met een bulkbewerking van het opportunitystadium om alles wat overeenkomt met de filters in één keer naar "verloren" te verplaatsen.

Het opschonen van je pijplijn is niet optioneel. Als je het niet doet, wordt je pijplijn een puinhoop, heb je er niets meer aan, gebruik je hem niet meer en ga je geleidelijk weer achteruit in plaats van vooruit.

Een CRM actief en doordacht gebruiken is essentieel

Als ik alles wat ik hierboven gedeeld heb zou moeten samenvatten, dan is het om je CRM actief en doordacht te gebruiken.

Het is niet ingewikkeld. (Her)lees gewoon de bovenstaande gids. Er staat niets geks in.

Het enige wat het vraagt is een beetje toewijding aan het vak. Niet alles tegelijk, maar elke dag een beetje toewijding om dingen beter te maken in plaats van slechter.

Verkoop is een dagelijkse strijd, maar het is veel minder een strijd als je begrijpt dat een deel van die strijd bestaat uit georganiseerd blijven, goed nadenken en goed communiceren met je team.

Als je nog steeds op zoek bent naar de juiste CRM-partner, stuur me dan een bericht. Wij begrijpen uw worsteling en bouwen software die het bereiken van het bovenstaande zo eenvoudig mogelijk maakt.

En als je advies nodig hebt, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. We zijn er voor je!

Ik hoop dat je deze post leuk vond. Als je het leuk vond, vertel het dan verder!

👉 Je kunt @salesflare volgen op Twitter, Facebook en LinkedIn.

• Over
• Laatste berichten

Jeroen Corthout

Medeoprichter & CEO bij Salesflare

Ik ben medeoprichter en CEO bij SalesflareHet intelligente verkoop-CRM voor kleine en middelgrote bedrijven die B2B verkopen. Ik hou van het automatiseren van verkoop, het bouwen van mooie producten en het schrijven over al deze onderwerpen.

Laatste berichten door Jeroen Corthout (bekijk alle)

• 7 CRM-uitdagingen & hoe ze te overwinnen [2024] - 23 oktober 2024
• CRM Strategie: Quick Guide for SMBs with Examples and Frameworks - 22 oktober 2024
• CRM Implementatie: Stap-voor-stap handleiding voor het MKB [2024] - 22 oktober 2024