Come utilizzare un CRM per i consulenti e come impostarlo correttamente
Ecco come l'ResultConsulting utilizza l'Salesflare
If you’re a consultant looking for best practices on how to set up and use your CRM in the best possible way, then look no further!
We have interviewed the team at ResultConsulting who consult their customers on how to generate leads and use CRM. Doing so, they generate impressive results for themselves and for their clients. And they allowed us to share a lot of their expertise and processes with you.
Passeremo attraverso:
- Chi è ResultConsulting
- Perché hanno iniziato a utilizzare un CRM come consulenza e i loro risultati
- E come impostano e utilizzano il loro CRM (Salesflare)
Approfondiamo. 👇
Società di consulenza che utilizza il CRM: Riflettori puntati su ResultConsulting
ResultConsulting’s consultants coach their clients to create a replicable sales process that consistently generates results, mainly using LinkedIn and email as channels of communication.
Attualmente offre cinque diversi servizi:
- Outbound: Aiutano le aziende ad avere successo con generare lead B2B su LinkedIn, oltre che attraverso i servizi complementari sequenze di e-mail.
- Ricavi dei clienti: Aiutano le aziende a generare maggiori entrate dalla base clienti esistente, implementando attività sistematiche di cross-selling e up-selling.
- Inbound: Aiutano le aziende a creare un processo/sistema di vendita ripetibile per qualificarsi, gestire e coltivare i contatti in entrata.
- Progettazione dello sviluppo aziendale e impostazione del CRM: Aiutano le aziende a creare la rappresentazione del loro modello di sviluppo del business in Miro (un'applicazione di lavagna digitale) e poi a replicarlo nel CRM con pipeline di vendita, campi personalizzati e cruscotti di vendita.
- Processo di conversione delle vendite: Aiutano le aziende a ottimizzare il processo di vendita per convertire i lead generati dal loro modello comprovato in clienti paganti.
La loro clientela principale è costituita da aziende B2B come agenzie di marketing, società di consulenza e aziende SaaS. Forniscono questi servizi a livello internazionale, ma soprattutto in Italia, che è il loro mercato di origine.
Perché hanno iniziato a usare un CRM come consulenti... e i loro impressionanti risultati!
Prima che ResultConsulting adottasse Salesflare, la loro gestione delle relazioni con i clienti era un "grande pasticcio", come lo definiscono loro. Utilizzavano una combinazione di fogli di Excel e appunti su carta, che non consentivano loro di rimanere adeguatamente organizzati. A un certo punto hanno cercato un modo per professionalizzare la loro organizzazione.
All'epoca, ResultConsulting era composto solo da Matteo e Giacomo.
Cercando un CRM, sapevano che il più grande ostacolo verso il successo sarebbe stato quello di utilizzare realmente il CRM scelto. Sapevano che la maggior parte delle implementazioni di CRM fallisce semplicemente perché il team non vuole usarli: I CRM richiedono in genere troppo lavoro per mantenerli aggiornati, inoltre non aiutano realmente i team di vendita a seguire i loro lead (anche se è quello che tendono a pubblicizzare).
That’s when they stumbled upon Salesflare, an intelligent sales CRM for consultants that largely keeps itself up to date and actively reminds you to follow up with prospects. They decided to give it a try.
They found that using Salesflare wasn’t as heavy as using competing systems, and by implementing Salesflare, they managed to organize their customer relationships better and they also started capturing sales data way more consistently.
Concretely, implementing Salesflare as a sales CRM brought about two major changes in their performance:
- In retrospettiva, si sono resi conto che prima di utilizzare la Salesflare avevano perduto circa 60% delle loro opportunità di vendita esistenti perché semplicemente si erano dimenticati di fare follow-up o non lo avevano fatto come previsto. Ciò significa che l'implementazione di Salesflare ha permesso loro di più che raddoppiare le entrate (2,5x), semplicemente perché li ha aiutati a seguire con successo.
- Inoltre, non erano in grado di migliorare i loro processi sulla base di dati concreti. Questo ha permesso loro di identificare i colli di bottiglia nel loro processo di vendita. La soluzione di uno solo di questi colli di bottiglia (!) ha permesso loro di più che raddoppiare ancora una volta le entrate (2,6x). Più avanti su questo argomento.
In breve, sono stati in grado di aumentare il loro fatturato di oltre 6,5 volte in meno di 2 anni (tra il 2020 e il 2022), semplicemente seguendo meglio i loro lead e migliorando il loro processo di vendita sulla base degli insight che si sono resi disponibili.
Ecco in pratica come si sono evoluti i risultati di vendita:
- 2019: 30.000 dollari di nuovi contratti
- 2020: 30.000 nuovi contratti
- 2021: 92.000 nuovi contratti
- 2022: 436.000 nuovi contratti
- 2023: 500.000 nuovi contratti (sulla buona strada)
- 2024: 1M in nuovi contratti (obiettivo e preparazione della macchina)
ResultConsulting ha implementato Salesflare verso la fine del 2020 e da allora ha lavorato per migliorare i propri processi.
Ecco come appare (parte) della squadra oggi, nel novembre 2023.
Come i consulenti utilizzano un CRM: buone pratiche concrete
Ora diamo un'occhiata a come ResultConsulting utilizza Salesflare, in modo che possiate imparare dal loro successo. Molte delle loro best practice sono infatti applicabili a tutte le società di consulenza.
1. Aggiungere lead direttamente da LinkedIn utilizzando la barra laterale
The team at ResultConsulting are true experts at consistently generating leads through LinkedIn, so a great integration between LinkedIn and their CRM is essential for them.
With the LinkedIn extension for Chrome, Salesflare is neatly integrated as a sidebar next to person profiles, company profiles and even your LinkedIn messaging inbox.
Quando il team di ResultConsulting raggiunge potenziali clienti su LinkedIn, li aggiunge direttamente al CRM utilizzando la barra laterale.
It also helps them find the email address of their leads with the built-in email finder.
E se il lead ha bisogno di essere coltivato, viene aggiunto direttamente al giusto flusso di email.
This enables ResultConsulting to build a system that consistently generates leads using LinkedIn, automated emails and CRM tracking. They don’t only use this system themselves but also coach their customers on how to apply it to their business.
Se volete saperne di più, guardate questo webinar sul funzionamento del sistema.
2. Nutrire i contatti con un valore costante utilizzando i flussi di lavoro delle e-mail.
Come già accennato, il team di ResultConsulting utilizza spesso la sidebar LinkedIn di Salesflare per aggiungere lead ai flussi di lavoro delle e-mail, ma spesso si rivolge anche al proprio database CRM esistente con le e-mail.
Al momento, utilizzano generalmente 5 tipi di flussi di lavoro, collegati a diverse pipeline di vendita (più avanti le pipeline):
- LinkedIn Prospecting Pipeline (simile per altre lead pipeline):
- Un flusso di email di "Long Nurturing" si rivolge ai lead che non hanno risposto su LinkedIn con email che coprono un periodo di 6 mesi con diversi tipi di contenuti. Il flusso di lavoro si attiva quando un lead entra nella fase "LinkedIn no answer".
- Un flusso di email "Hot Nurturing" si rivolge a lead qualificati per un periodo di 2 mesi. Condivide casi di studio, webinar precedenti e altre informazioni preziose. Questo flusso di lavoro viene attivato quando i potenziali clienti vengono inseriti nella fase "Postponed" della "LinkedIn Prospecting Pipeline".
- Pipeline di vendita (processo di vendita principale)
- Un flusso di lavoro via e-mail molto simile al flusso di lavoro "Hot Nurturing" di cui sopra viene inviato a tutti i potenziali clienti interessati ai servizi di ResultConsulting ma che non vogliono impegnarsi subito. Questo flusso di lavoro viene attivato quando i potenziali clienti si trovano nella fase "Rimandato" della "Pipeline di vendita".
- Quando un potenziale cliente si trova nella fase "Perso", inizierà presto a ricevere un flusso di lavoro via e-mail specifico per il suo "motivo di perdita". Questi flussi di lavoro sono attualmente in fase di sviluppo.
- Non legati a una pipeline specifica (tutti i lead)
- As a “conversion marketing” activity, they regularly invite their whole lead database to webinars and send them case studies to educate them and finally convert them to customers.
Inviano i flussi di lavoro via e-mail specifici per le pipeline a nome del responsabile delle vendite, duplicando il flusso di lavoro e filtrando ogni pubblico per "proprietario dell'opportunità".
I flussi di posta elettronica generali, invece, vengono inviati a nome di uno dei due co-fondatori.
3. Tracciare i contatti con più pipeline e attività per semplificare il follow-up.
Per tenere traccia dei diversi processi all'interno della macchina di vendita, il team di ResultConsulting ha creato quattro tipi di pipeline di vendita in Salesflare:
- Una lead pipeline per canale: "LinkedIn Prospecting Pipeline", "LinkedIn Advertising Pipeline", "Inbound Pipeline" e "Event Pipeline".
- Una "Pipeline di vendita" per il loro processo di vendita principale
- Una "pipeline di clienti" per i rinnovi
- Una "pipeline di partenariato" per i partenariati
Prima di approfondire a cosa servono queste pipeline e come vengono costruite, è importante notare che il team di ResultConsulting ha messo in atto dei processi per assicurarsi che le pipeline siano sempre gestite bene.
Uno di questi processi fondamentali è la revisione settimanale della pipeline. Questo incontro settimanale ha 2 obiettivi importanti:
- Aiutarsi reciprocamente a portare le opportunità a "vinte" (o a "perse") discutendo le diverse opportunità con il rispettivo stato, i passi successivi e i potenziali ostacoli.
- Per mantenere la pipeline pulita, spostare le opportunità in modo coerente in "Perso". Un modo per identificare facilmente queste opportunità per ResultConsulting è filtrare in base a "la data dell'ultima modifica della fase è più di 60 giorni fa" e/o "la data dell'ultima riunione è più di 60 giorni fa".
Ora analizziamo i rispettivi tipi di condutture in modo più dettagliato.
1. Condotti di piombo
Le lead pipeline hanno lo scopo di tracciare ogni canale attraverso il quale si generano lead e il suo processo specifico nel miglior modo possibile. Usando il gergo del marketing e delle vendite, queste pipeline servono a convertire i lead qualificati dal marketing (MQL) in lead qualificati dalle vendite (SQL).
Ecco le fasi della "LinkedIn Prospect Pipeline" come esempio::
- Account qualificato: Questo account è un buon obiettivo e sarà contattato su LinkedIn.
- Risposta di LinkedIn: Rispondono positivamente su LinkedIn (MQL).
- Riunione prevista: È prevista una riunione.
- Riunione conclusa: La riunione è avvenuta.
- Negoziazione aperta (Won): Il potenziale cliente vuole iniziare a discutere di un progetto.
- Perso: L'opportunità non è arrivata a "Won" (o non è stata abbastanza veloce).
- Rimandato: Il prospect è interessato, ma non vuole iniziare subito la collaborazione. Verranno seguiti con il flusso di e-mail di "Hot Nurturing", più breve.
- LinkedIn non risponde: Il potenziale cliente non ha risposto su LinkedIn. Verranno seguiti con il flusso di lavoro "Long Nurturing".
2. Pipeline di vendita
Questa pipeline traccia il processo di vendita principale di ResultConsulting. La utilizzano per chiudere gli SQL con un tasso di chiusura sbalorditivo di 73%.
I lead che entrano nella "Sales Pipeline" di solito provengono da una delle lead pipeline. La provenienza è indicata nel campo "Lead source".
Le fasi della "Pipeline di vendita" sono le seguenti::
- Riunione programmata: Si tratta di un SQL in arrivo che riceverà una chiamata di scoperta. Se ha senso, viene programmata una presentazione.
- Presentazione prevista: Questo cliente riceverà una presentazione dei servizi di ResultConsulting.
- Presentazione fatta: La presentazione è avvenuta.
- Proposta inviata: Il cliente ha ricevuto una proposta.
- Analisi firmata: Il candidato ha firmato per eseguire un'analisi iniziale, che sfocerà poi nel progetto vero e proprio.
- Cliente (vinto): L'analisi è stata completata e il cliente ha firmato per realizzare il progetto vero e proprio.
- Perso: Il potenziale cliente è stato abbandonato in qualsiasi punto del processo di vendita.
- Rinviato: Il progetto è stato rinviato per un massimo di 1-2 mesi (altrimenti è "Lost").
3. Pipeline di clienti
Il modo più semplice per generare entrate in un'azienda è... rinnovare i contratti con i clienti esistenti. Ecco perché ResultConsulting ha messo in atto un processo chiaro per informare i propri clienti del successo ottenuto finora insieme, in modo da massimizzare le possibilità di rinnovo.
La "Customer Pipeline" si articola nelle seguenti fasi:
- Cliente da contattare: Questo cliente dovrebbe essere contattato al più presto per discutere del rinnovo.
- Riunione programmata: La riunione è stata fissata.
- Rinnovo = Risultato: Il cliente ha fissato un obiettivo come condizione per il rinnovo.
- Presentazione programmata: La presentazione è stata programmata.
- Progetto presentato: La presentazione è avvenuta.
- Won: il cliente ha deciso di rinnovare il contratto.
- Perso: Il cliente ha deciso di non rinnovare il contratto in un punto qualsiasi del processo.
4. Pipeline di partner
ResultConsulting non va sempre sul mercato da sola. A volte, infatti, collabora con altre aziende per fornire i propri servizi.
La "Pipeline dei partner" ha solo quattro fasi:
- Potenziale partner: Questa azienda può essere contattata per una potenziale partnership.
- Accordo di definizione: Il potenziale partner è interessato a definire una partnership.
- Partner (Won): Viene concordata e avviata una partnership.
- Perso: Non è stata formata alcuna partnership.
4. Collaborare in modo impeccabile condividendo tutto
ResultConsulting serve i clienti come una squadra e questa squadra continua a crescere.
Al momento in cui scriviamo (novembre 2023), hanno:
- 2 co-fondatori
- 1 addetto alle vendite dedicato (1 dei co-fondatori è l'altro addetto alle vendite)
- 4 rappresentanti per lo sviluppo del business
- 1 direttore marketing
- 4 specialisti di marketing part-time
- 4 consulenti
- 1 responsabile di progetto
Ciò significa che è essenziale rafforzare la collaborazione attraverso il sistema CRM.
Using Salesflare, they are able to keep track of everything in one place: all communication, notes, files, tasks, opportunities, contacts, email opens and clicks … can be accessed by the whole team in an efficient manner.
È importante capire che il team traccia tutto questo fin dall'inizio, quando si tratta ancora di una pista fredda, in modo che quando le cose si fanno più serie abbiano a disposizione tutte le informazioni necessarie per chiudere l'affare.
Un altro aspetto importante è che il team di ResultConsulting sviluppa linee guida chiare su come tenere traccia delle cose nel CRM.
Per esempio, educano il loro team su come inserire correttamente le giuste informazioni su ogni opportunità:
- Valore: definiscono chiaramente come calcolano il valore di un'opportunità.
- Data di inizio: impostano esplicitamente una "data di inizio" in Salesflare, in modo da conoscere l'esatto ciclo di vendita, anche se hanno creato l'opportunità in un secondo momento.
- Fase: definiscono il significato di ogni fase in modo da conoscere chiaramente lo stato di ogni lead, possono attivare flussi di lavoro via e-mail in base ad esso e possono analizzare i tassi di conversione in ogni fase della loro pipeline.
- Motivi persi: creano anche definizioni per i motivi persi (e creano solo 5-6 opzioni) in modo da poter analizzare i risultati e utilizzarli per migliorare il loro approccio.
Se il primo collo di bottiglia è far sì che il team utilizzi il CRM, il secondo è far sì che lo utilizzino in modo coerente e nello stesso modo, e questo lo capiscono molto bene.
5. Utilizzate il CRM in movimento con l'applicazione mobile completa di tutte le funzioni.
Una parte del team di ResultConsulting lavora in movimento, avendo incontri faccia a faccia con i clienti.
They use Salesflare’s mobile app to follow notifications, move leads through the pipeline, add notes, and get alerted about pending tasks.
Mentre la maggior parte dei CRM offre solo un'esperienza limitata sul telefono, l'applicazione mobile di Salesflare offre 100% delle funzioni della piattaforma. Ciò significa che il team di ResultConsulting non ha bisogno di portare con sé o di aprire il proprio computer portatile per tenere sotto controllo la piattaforma.
6. Analizzare i tassi di conversione, le fonti di lead, i prodotti e i motivi di perdita per continuare a migliorare.
Sebbene l'implementazione di Salesflare come CRM abbia dato a ResultConsulting un impulso immediato ai tassi di conversione grazie a un follow-up molto migliore, hanno guadagnato almeno altrettanto analizzando regolarmente i dati tracciati in Salesflare e trovando modi per migliorare il loro modo di lavorare.
Anche questo ha già prodotto risultati spettacolari, spesso apportando modifiche semplici ma rivoluzionarie. Ad esempio, hanno esaminato il report "Funnel Analysis" nel cruscotto "Revenue" dell'Salesflare e hanno notato che, nonostante l'invio di molte proposte, il tasso di conversione era piuttosto basso. Molte proposte sembravano bloccarsi nella fase di firma.
Si sono resi conto che forse il processo di stampa, firma e scansione della proposta frenava le loro vendite. La soluzione è stata semplice: hanno implementato un software di firma digitale chiamato DocuSign. I risultati sono stati ancora più impressionanti: mentre prima solo 28% di proposte erano arrivate a "Won" e il ciclo di vendita durava 60 giorni, all'improvviso 73% delle loro proposte si sono convertite e il ciclo di vendita è durato solo 40 giorni. Questo ovviamente ha fatto una grande differenza per la loro attività.
Dopo questo incremento di conversione, il successivo collo di bottiglia su cui lavorare era la quantità di lead che entravano nella loro pipeline di vendita. Hanno iniziato a lavorare duramente allo sviluppo di processi per attrarre sistematicamente più lead, molti dei quali vengono oggi insegnati ai loro clienti.
This led them to create a dedicated lead pipeline per lead source, so that they can continuously and separately optimize each of their lead generation processes beyond the specific lead generation tools.
Here are some of the sales reports they have set up to see how they’re doing.
Per fonte di lead: ricavi vinti, valore totale (non ponderato) della pipeline e ciclo medio di vendita.
Per servizio: entrate vinte.
Per fonte di riferimento: entrate vinte.
7. Integrazione con altri strumenti di vendita per semplificare tutto.
Infine, per mantenere i processi aziendali snelli, il team di ResultConsulting ha anche integrato Salesflare con altri strumenti nel proprio stack di vendita.
Un esempio semplice ma fondamentale è il modo in cui si assicurano che i lead provenienti dalle inserzioni pubblicitarie che gestiscono su LinkedIn (LinkedIn Lead Gen Forms) vengano inseriti direttamente in Salesflare utilizzando Zapier.
Of course, even more important are Salesflare’s close integrations with their Google Workspace inbox, calendar, phones, LinkedIn, etc.
In questo modo il team di ResultConsulting può essere sicuro di non perdere nulla, il che si traduce in un'enorme differenza nei risultati di vendita rispetto a come si svolgeva l'attività prima dell'implementazione di Salesflare come CRM, come discusso all'inizio di questo articolo.
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