Wie man ein CRM für Berater verwendet + wie man es richtig einrichtet

Here’s how ResultConsulting uses Salesflare

If you’re a consultant looking for best practices on how to set up and use your CRM in the best possible way, then look no further!

Wir haben das Team von ResultConsulting interviewt, das seine Kunden berät, wie man Leads generiert und CRM einsetzt. Auf diese Weise erzielen sie beeindruckende Ergebnisse für sich und ihre Kunden. Und sie haben uns erlaubt, viel von ihrem Know-how und ihren Prozessen mit Ihnen zu teilen.

We’ll go through:

• Wer ResultConsulting ist
• Warum sie mit einem CRM als Beratungsunternehmen begonnen haben + ihre Ergebnisse
• Und wie sie ihr CRM einrichten und nutzen (Salesflare)

Let’s dig in. 👇

Beratungsunternehmen mit CRM: Spotlight auf ResultConsulting

ResultConsulting’s consultants coach their clients to create a replicable sales process that consistently generates results, mainly using LinkedIn and email as channels of communication.

Sie bieten derzeit fünf verschiedene Dienste an:

1. Outbound: Sie helfen Unternehmen, erfolgreich zu sein mit B2B-Leads generieren auf LinkedIn, sowie durch ergänzende E-Mail-Sequenzen.
2. Kundeneinnahmen: Sie helfen Unternehmen, durch systematische Cross- und Up-Selling-Aktivitäten mehr Umsatz mit ihrem bestehenden Kundenstamm zu erzielen.
3. Inbound: Sie helfen Unternehmen bei der Einrichtung eines Wiederholbarer Verkaufsprozess/System zu qualifizieren, Verwaltung und Pflege von eingehenden Leads.
4. Design der Geschäftsentwicklung & CRM-Einrichtung: Sie helfen Unternehmen dabei, ihr Geschäftsentwicklungsmodell in Miro (einer digitalen Whiteboard-App) darzustellen und es dann im CRM mit Vertriebspipelines, benutzerdefinierte Felder und Vertriebs-Dashboards.
5. Prozess der Umsatzumwandlung: They help companies optimize the sales process in order to convert leads generated by their proven model into paying clients.

Ihr Hauptkundenstamm besteht aus B2B-Unternehmen wie Marketingagenturen, Beratungsfirmen und SaaS-Unternehmen. Sie erbringen diese Dienstleistungen international, aber hauptsächlich in Italien, da dies ihr Heimatmarkt ist.

Why they started using a CRM as a consultancy… and their impressive results!

Before ResultConsulting adopted Salesflare, their customer relationship management was a “big mess”, as they refer to it. They used a combination of Excel sheets and notes on paper, which didn’t allow them to properly stay organized. It came to a point where they looked for a way to professionalize their organization.

Damals bestand ResultConsulting nur aus Matteo und Giacomo.

Looking for a CRM, they knew that the biggest roadblock towards success would be to actually use the CRM they chose. They knew that most CRM implementations fail, simply because the team doesn’t want to use them: CRMs generally require too much work to keep them up to date, plus they don’t really help sales teams follow up their leads (even though that’s what they tend to advertise).

That’s when they stumbled upon Salesflare, an intelligent sales CRM for consultants that largely keeps itself up to date and actively reminds you to follow up with prospects. They decided to give it a try.

They found that using Salesflare wasn’t as heavy as using competing systems, and by implementing Salesflare, they managed to organize their customer relationships better and they also started capturing sales data way more consistently.

Konkret hat die Implementierung von Salesflare als Verkaufs-CRM zwei wesentliche Veränderungen in ihrer Leistung bewirkt:

1. In retrospect, they saw that before using Salesflare they lost about 60% of their existing sales opportunities because they simply forgot to follow up or didn’t follow up as expected. This means that implementing Salesflare allowed them to more than double their revenue (2.5x), simply because it helped them to follow up successfully.
2. They also weren’t able to improve their processes based on hard data. This allowed them to identify bottlenecks in their sales process. Solving just one of those bottlenecks (!) allowed them to more than double their revenue once again (2.6x). More about this later on.

Kurz gesagt, sie konnten ihren Umsatz in weniger als zwei Jahren (zwischen 2020 und 2022) um das 6,5-fache steigern, indem sie einfach ihre Leads besser verfolgten und ihren Verkaufsprozess auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse verbesserten.

Here’s in practice how their sales results evolved:

• 2019: 30k an neuen Verträgen
• 2020: 30.000 neue Verträge
• 2021: 92k an neuen Verträgen
• 2022: 436 Tausend an neuen Verträgen
• 2023: 500k an neuen Verträgen (auf dem Weg)
• 2024: 1 Mio. Euro an neuen Verträgen (Ziel & Vorbereitung der Maschine)

ResultConsulting hat Salesflare gegen Ende 2020 eingeführt und arbeitet seitdem an der Verbesserung seiner Prozesse.

Here’s what (part of) the team looks like today, in November 2023.

Wie Berater ein CRM nutzen: konkrete Best Practices

Now, let’s take a look at how ResultConsulting uses Salesflare so you can learn from their success. Many of their best practices are after all applicable across consulting firms.

1. Leads direkt von LinkedIn über die Seitenleiste hinzufügen

Das Team von ResultConsulting ist ein echter Experte für die konsequente Generierung von Leads über LinkedIn. Daher ist eine gute Integration zwischen LinkedIn und ihrem CRM für sie unerlässlich.

Mit der LinkedIn-Erweiterung für Chrome wird Salesflare als Seitenleiste neben Personenprofilen, Unternehmensprofilen und sogar Ihrem LinkedIn-Nachrichteneingang integriert.

Wenn das Team von ResultConsulting potenzielle Kunden auf LinkedIn anspricht, können sie sie über die Seitenleiste direkt in das CRM einfügen.

Mit dem eingebauten E-Mail-Finder können sie außerdem die E-Mail-Adresse ihrer Leads finden.

Und wenn der Lead gepflegt werden muss, wird er direkt in den richtigen E-Mail-Workflow eingefügt.

This enables ResultConsulting to build a system that consistently generates leads using LinkedIn, automated emails and CRM tracking. They don’t only use this system themselves but also coach their customers on how to apply it to their business.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, sehen Sie sich dieses Webinar über die Funktionsweise des Systems an.

2. Pflegen Sie Leads mit konstantem Wert unter Verwendung der E-Mail-Workflows

As mentioned above, the ResultConsulting team often uses Salesflare’s LinkedIn sidebar to add leads into email workflows, but they also often target their existing CRM database with emails.

Derzeit werden im Allgemeinen 5 Arten von Workflows verwendet, die mit verschiedenen Vertriebskanälen verbunden sind (Mehr zu den Kanälen später):

– LinkedIn Prospecting Pipeline (similar for other lead pipelines):

1. A “Long Nurturing” email workflow targets leads that didn’t respond on LinkedIn with emails that span over a period of 6 months with different types of content. The workflow is triggered when a lead goes into the “LinkedIn no answer” stage.
   1. A “Hot Nurturing” email workflow targets qualified leads over a period of 2 months. It shares case studies, former webinars and other valuable tidbits. This workflow is triggered when prospects are placed in the “Postponed” stage of the “LinkedIn Prospecting Pipeline”.

– Sales Pipeline (core sales process)

1. 1. An email workflow that is very similar to the “Hot Nurturing” workflow above is sent to any prospect that is interested in ResultConsulting’s services but is not looking to commit right away. This workflow is triggered when prospects are placed in the “Postponed” stage of the “Sales Pipeline”.
   2. When a prospect is placed in the “Lost” stage, they will soon start receiving an email workflow that is specific to their “lost reason”. These workflows are currently in development.

– Not linked to a specific pipeline (all leads)

1. 1. As a “conversion marketing” activity, they regularly invite their whole lead database to webinars and send them case studies to educate them and finally convert them to customers.

They send the email workflows that are specific to pipelines in the name of the responsible sales person, by duplicating the workflow and filtering each audience by “opportunity owner”.

Die allgemeinen E-Mail-Workflows hingegen werden im Namen eines der beiden Mitbegründer verschickt.

3. Verfolgen Sie Leads mit mehreren Pipelines und Aufgaben, um das Follow-up zu optimieren

Um die verschiedenen Prozesse innerhalb der Vertriebsmaschine zu verfolgen, hat das Team von ResultConsulting in Salesflare vier Arten von Vertriebspipelines eingerichtet:

1. A lead pipeline per channel: “LinkedIn Prospecting Pipeline”, “LinkedIn Advertising Pipeline”, “Inbound Pipeline” and “Event Pipeline”
2. A “Sales Pipeline” for their core sales process
3. A “Customer Pipeline” for renewals
4. A “Partnership Pipeline” for partnerships

Before we dive into what these pipelines are for and how they are built up, it’s important to note that the ResultConsulting team has processes in place to make sure the pipelines are always managed well.

Ein solcher Kernprozess ist die wöchentliche Überprüfung der Pipeline. Dieses wöchentliche Treffen hat 2 wichtige Ziele:

1. To help each other move opportunities to “Won” (or to “Lost”) by discussing the different opportunities with their respective status, next steps and potential roadblocks.
2. To keep the pipeline clean, by moving opportunities consistently to “Lost”. A way to easily identify these opportunities for ResultConsulting is filtering by “last stage change date is more than 60 days ago” and/or “last meeting date is more than 60 days ago”.

Now, let’s look at the respective pipeline types in a bit more detail.

1. Pipelines führen

Die Lead-Pipelines sollen jeden Kanal, über den sie Leads generieren, und seinen eigenen spezifischen Prozess bestmöglich verfolgen. Im Marketing-/Vertriebsjargon werden diese Pipelines verwendet, um marketingqualifizierte Leads (MQLs) in vertriebsqualifizierte Leads (SQLs) umzuwandeln.

Here are the stages of the “LinkedIn Prospect Pipeline” as an example::

1. Qualifiziertes Konto: Dieses Konto ist ein gutes Ziel und wird auf LinkedIn kontaktiert.
2. LinkedIn Antwort: Sie reagieren positiv auf LinkedIn (MQL).
3. Treffen geplant: Ein Treffen ist geplant.
4. Treffen erledigt: Die Besprechung hat stattgefunden.
5. Eröffnete Verhandlung (Won): Der Interessent möchte über ein Projekt verhandeln.
6. Lost: The opportunity did not make it to “Won” (or not fast enough).
7. Postponed: The prospect is interested, but not to start collaborating right away. They will be nurtured with the shorter “Hot Nurturing” email workflow.
8. LinkedIn no answer: The prospect didn’t answer on LinkedIn. They will be nurtured with the “Long Nurturing” workflow.

2. Vertriebspipeline

This pipeline tracks ResultConsulting’s core sales process. They use it to close SQLs at a staggering 73% close rate.

The leads that enter the “Sales Pipeline” usually originate from one of the lead pipelines. Where they come from is indicated in the “Lead source” field.

The stages of the “Sales Pipeline” looks as follows::

1. Treffen geplant: Dies ist ein eingehender SQL, der einen Erkundungsanruf erhalten wird. Wenn es Sinn macht, wird eine Präsentation geplant.
2. Presentation scheduled: This prospect will get a presentation of ResultConsulting’s services.
3. Die Präsentation ist fertig: Die Präsentation ist erfolgt.
4. Vorschlag gesendet: Der Interessent hat ein Angebot erhalten.
5. Analyse unterzeichnet: Der Interessent unterzeichnete, um eine erste Analyse durchzuführen, die später in das eigentliche Projekt einfließen wird.
6. Der Kunde (hat gewonnen): Die Analyse ist abgeschlossen und der Interessent unterschreibt, um das eigentliche Projekt durchzuführen.
7. Verloren: Der Interessent ist irgendwo im Verkaufsprozess abgebrochen.
8. Postponed: The project has been postponed for max 1-2 months (otherwise it’s “Lost”).

3. Kunden-Pipeline

The easiest way to generate revenue in a company is… renewing contracts with existing customers. That’s why ResultConsulting has put a clear process in place to inform their customers about their success together so far, so that they maximize the chance of renewal.

The “Customer Pipeline” has the following stages:

1. Zu kontaktierender Kunde: Dieser Kunde sollte bald kontaktiert werden, um die Erneuerung zu besprechen.
2. Treffen geplant: Das Treffen wurde angesetzt.
3. Erneuerung = Ergebnis: Der Kunde hat ein Ziel als Bedingung für die Erneuerung festgelegt.
4. Präsentation geplant: Der Termin für die Präsentation wurde festgelegt.
5. Projekt vorgestellt: Die Präsentation hat stattgefunden.
6. Gewonnen: Der Kunde hat beschlossen, seinen Vertrag zu verlängern.
7. Verloren: Der Kunde hat beschlossen, seinen Vertrag nicht zu verlängern, und zwar an irgendeiner Stelle des Prozesses.

4. Partner-Pipeline

ResultConsulting geht nicht immer allein auf den Markt. Manchmal arbeiten sie auch mit anderen Unternehmen zusammen, um ihre Dienstleistungen zu erbringen.

The “Partner Pipeline” has only four stages:

1. Potenzieller Partner: Dieses Unternehmen kann für eine mögliche Partnerschaft angesprochen werden.
2. Vereinbarung zur Definition: Der potenzielle Partner ist daran interessiert, eine Partnerschaft zu definieren.
3. Partner (Won): Eine Partnerschaft wird vereinbart und aufgenommen.
4. Verloren: Es wurde keine Partnerschaft gegründet.

4. Perfekte Zusammenarbeit durch gemeinsame Nutzung aller Informationen

ResultConsulting betreut seine Kunden als Team, und dieses Team wächst ständig.

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Berichts (November 2023) haben sie:

• 2 Mitbegründer
• 1 engagierter Vertriebsmitarbeiter (1 der Mitbegründer ist der andere Vertriebsmitarbeiter)
• 4 Vertreter für Geschäftsentwicklung
• 1 Marketingleiter
• 4 Teilzeit-Marketingfachleute
• 4 Berater
• 1 Projektleiter

Das bedeutet, dass die Rationalisierung der Zusammenarbeit durch das CRM-System von entscheidender Bedeutung ist.

Using Salesflare, they are able to keep track of everything in one place: all communication, notes, files, tasks, opportunities, contacts, email opens and clicks … can be accessed by the whole team in an efficient manner.

It’s important to understand that the team tracks all of this from the very beginning, when it’s still a cold lead, so that things get more serious they have all the necessary information on hand to close the deal.

Another important takeaway is that ResultConsulting’s team develops clear guidelines on how to keep track of things in the CRM.

Sie schulen zum Beispiel ihr Team darin, wie man die richtigen Informationen zu jeder Verkaufschance richtig platziert:

• Wert: Sie definieren klar, wie sie den Wert einer Gelegenheit berechnen.
• Start date: they explicitly set a “start date” in Salesflare, so they know the exact sales cycle, even if they created the opportunity later on
• Stufe: Sie definieren, was jede Stufe bedeutet, so dass sie den Status jedes Leads genau kennen, sie können darauf basierende E-Mail-Workflows auslösen und sie können die Konversionsraten in jeder Stufe ihrer Pipeline analysieren.
• Verlorener Grund: Sie erstellen auch Definitionen für verlorene Gründe (und erstellen nur 5-6 Optionen), damit sie die Ergebnisse analysieren und zur Verbesserung ihres Ansatzes nutzen können

Wenn der erste Engpass darin besteht, das Team dazu zu bringen, das CRM zu nutzen, dann besteht der zweite darin, sie dazu zu bringen, es konstant auf die gleiche Weise zu nutzen, und sie verstehen das sehr gut.

5. Nutzen Sie das CRM auch unterwegs mit der voll funktionsfähigen mobilen App

A part of ResultConsulting’s team works on the go, having face-to-face meetings with clients.

They use Salesflare’s mobile app to follow notifications, move leads through the pipeline, add notes, and get alerted about pending tasks.

While most CRMs only offer a limited experience on the phone, Salesflare’s mobile app offers 100% of the platform’s features. This means that the ResultConsulting team does not need to carry or even open up their laptops at all times to keep tabs.

6. Analysieren Sie Konversionsraten, Lead-Quellen, Produkte und verlorene Gründe, um sich weiter zu verbessern

Während die Implementierung von Salesflare als CRM dem Unternehmen ResultConsulting einen unmittelbaren Anstieg der Konversionsraten aufgrund einer wesentlich besseren Nachverfolgung bescherte, konnte das Unternehmen mindestens ebenso viel durch die regelmäßige Analyse der in Salesflare erfassten Daten und die Entwicklung von Möglichkeiten zur Verbesserung seiner Arbeitsweise gewinnen.

This also has already yielded spectacular results, often by making simple but groundbreaking changes. For example, they looked at the “Funnel Analysis” report in the Salesflare’s “Revenue” dashboard and noticed that even though they sent out a lot of proposals the conversion rate was rather low. Many proposals seemed to get stuck in the signing phase.

They figured out that maybe the process of printing, signing and scanning the proposal was holding back their sales. The solution was simple: they implemented a digital signature software called DocuSign. The results were all the more impressive: while beforehand only 28% of proposals made it to “Won” and the sales cycle lasted 60 days, all of a sudden 73% of their proposals converted and the sales cycle lasted only 40 days. This obviously made a massive difference for their business.

Nach dieser Umsatzsteigerung war der nächste Engpass, an dem gearbeitet werden musste, die Anzahl der Leads, die in die Vertriebspipeline gelangten. Sie begannen, intensiv an der Entwicklung von Prozessen zu arbeiten, um systematisch mehr Leads anzuziehen, von denen sie viele heute ihren Kunden beibringen.

Dies veranlasste sie, eine eigene Lead-Pipeline pro Lead-Quelle zu erstellen, damit sie jeden ihrer Lead-Generierungsprozesse über die spezifischen Lead-Generierungs-Tools hinaus kontinuierlich und separat optimieren können.

Here are some of the sales reports they have set up to see how they’re doing.

Pro Lead-Quelle: Gewonnener Umsatz, (nicht gewichteter) Gesamtwert der Pipeline und durchschnittlicher Verkaufszyklus.

Pro Dienstleistung: gewonnene Einnahmen.

Pro Vermittlungsquelle: gewonnene Einnahmen.

7. Integration mit anderen Verkaufstools, um alles zu rationalisieren

Um die Geschäftsprozesse zu optimieren, integriert das Team von ResultConsulting auch Salesflare mit anderen Tools im Vertrieb.

Ein einfaches, aber zentrales Beispiel ist, wie sie sicherstellen, dass Leads aus den Anzeigen, die sie auf LinkedIn schalten (LinkedIn Lead Gen Forms), mithilfe von Zapier direkt in Salesflare eingegeben werden.

Of course, even more important are Salesflare’s close integrations with their Google Workspace inbox, calendar, phones, LinkedIn, etc.

This makes sure that the ResultConsulting team can be confident that they don’t miss anything, which results in a huge difference in sales results with how they used to do business before implementing Salesflare as a CRM, as discussed at the start of this article.

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Jeroen Corthout

Mitbegründer bei Salesflare

Ich bin Mitbegründer von Salesflare, das einfach leistungsstarke CRM für kleine Unternehmen. Ich liebe Wachstum, die Automatisierung des Vertriebs und die Entwicklung schöner Produkte.

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