So nutzt du ein CRM für Beratungsunternehmen – und richtest es richtig ein
So nutzt ResultConsulting Salesflare
Wenn du als Berater nach Best Practices suchst, um dein CRM optimal einzurichten und zu nutzen, bist du hier genau richtig!
Wir haben das Team von ResultConsulting interviewt. Das Unternehmen berät seine Kunden dabei, wie sie Leads generieren und ein CRM nutzen können. Damit erzielen sie beeindruckende Ergebnisse – für sich selbst und für ihre Kunden. Und sie haben uns erlaubt, viel von ihrem Know-how und ihren Prozessen mit dir zu teilen.
Wir schauen uns an:
- Wer ResultConsulting ist
- Warum sie als Beratungsunternehmen mit einem CRM angefangen haben und welche Ergebnisse sie erzielen
- Und wie sie ihr CRM (Salesflare) einrichten und nutzen
Legen wir los. 👇
Beratungsunternehmen mit CRM: ResultConsulting im Fokus
Die Berater von ResultConsulting coachen ihre Kunden dabei, einen wiederholbaren Vertriebsprozess aufzubauen, der konstant Ergebnisse liefert – hauptsächlich über LinkedIn und E-Mail als Kommunikationskanäle.
Aktuell bieten sie fünf verschiedene Dienstleistungen an:
- Outbound: Sie helfen Unternehmen dabei, erfolgreich B2B-Leads zu generieren – auf LinkedIn und über ergänzende E-Mail-Sequenzen.
- Umsatz mit Kunden: Sie helfen Unternehmen, mehr Umsatz mit ihrem bestehenden Kundenstamm zu erzielen, indem sie systematische Cross-Selling- und Up-Selling-Aktivitäten umsetzen.
- Inbound: Sie helfen Unternehmen dabei, einen wiederholbaren Vertriebsprozess bzw. ein wiederholbares Vertriebssystem aufzusetzen, um Inbound-Leads zu qualifizieren, zu verwalten und weiterzuentwickeln.
- Business-Development-Design & CRM-Einrichtung: Sie helfen Unternehmen, ihr Business-Development-Modell in Miro (einer digitalen Whiteboard-App) abzubilden und anschließend mit Sales-Pipelines, benutzerdefinierten Feldern und Sales-Dashboards im CRM nachzubilden.
- Vertriebsabschlussprozess: Sie helfen Unternehmen dabei, ihren Vertriebsprozess zu optimieren, damit sie die Leads, die ihr bewährtes Modell generiert, in zahlende Kunden umwandeln können.
Ihre wichtigste Kundengruppe besteht aus B2B-Unternehmen wie Marketingagenturen, Beratungsunternehmen und SaaS-Unternehmen. Sie bieten diese Dienstleistungen international an, hauptsächlich jedoch in Italien, da dies ihr Heimatmarkt ist.
Warum sie als Beratungsunternehmen mit einem CRM angefangen haben … und welche beeindruckenden Ergebnisse sie erzielen!
Bevor ResultConsulting Salesflare eingeführt hat, war ihr Kundenbeziehungsmanagement, wie sie es selbst nennen, eine „große Unordnung“. Sie arbeiteten mit einer Kombination aus Excel-Tabellen und Notizen auf Papier, wodurch sie nicht wirklich organisiert bleiben konnten. Irgendwann suchten sie nach einer Möglichkeit, ihre Organisation zu professionalisieren.
Damals bestand ResultConsulting nur aus Matteo und Giacomo.
Als sie nach einem CRM suchten, wussten sie, dass die größte Hürde auf dem Weg zum Erfolg darin liegen würde, das ausgewählte CRM tatsächlich zu nutzen. Sie wussten, dass die meisten CRM-Einführungen scheitern, ganz einfach weil das Team sie nicht nutzen möchte: CRMs erfordern im Allgemeinen zu viel Arbeit, um sie aktuell zu halten, und sie helfen Vertriebsteams nicht wirklich dabei, ihre Leads nachzuverfolgen – obwohl sie genau das gerne versprechen.
Da stießen sie auf Salesflare, ein intelligentes Sales-CRM für Berater, das sich größtenteils selbst aktuell hält und dich aktiv daran erinnert, bei Interessenten nachzufassen. Sie beschlossen, es auszuprobieren.
Sie stellten fest, dass die Nutzung von Salesflare nicht so aufwendig war wie die Nutzung konkurrierender Systeme. Durch die Einführung von Salesflare gelang es ihnen, ihre Kundenbeziehungen besser zu organisieren, und sie begannen außerdem, Vertriebsdaten viel konsequenter zu erfassen.
Die Einführung von Salesflare als Sales-CRM führte konkret zu zwei großen Veränderungen ihrer Performance:
- Rückblickend stellten sie fest, dass sie vor der Nutzung von Salesflare etwa 60 % ihrer bestehenden Verkaufschancen verloren, weil sie schlicht vergessen hatten nachzufassen oder nicht wie erwartet nachgefasst hatten. Das bedeutet: Durch die Einführung von Salesflare konnten sie ihren Umsatz mehr als verdoppeln (auf das 2,5-Fache) – ganz einfach, weil Salesflare ihnen half, erfolgreich nachzufassen.
- Außerdem waren sie nicht in der Lage, ihre Prozesse auf Basis belastbarer Daten zu verbessern. Dadurch konnten sie Engpässe in ihrem Vertriebsprozess identifizieren. Die Lösung nur eines dieser Engpässe (!) ermöglichte es ihnen, ihren Umsatz erneut mehr als zu verdoppeln (auf das 2,6-Fache). Mehr dazu später.
Kurz gesagt konnten sie ihren Umsatz in weniger als zwei Jahren um mehr als das 6,5-Fache steigern (zwischen 2020 und 2022) – allein dadurch, dass sie ihre Leads konsequenter nachverfolgten und ihren Sales-Prozess auf Basis einer der verfügbaren Erkenntnisse verbesserten.
So haben sich ihre Sales-Ergebnisse in der Praxis entwickelt:
- 2019: 30.000 an neuen Verträgen
- 2020: 30.000 an neuen Verträgen
- 2021: 92.000 an neuen Verträgen
- 2022: 436.000 an neuen Verträgen
- 2023: 500.000 an neuen Verträgen (auf Kurs)
- 2024: 1 Mio. an neuen Verträgen (Ziel – und wir bereiten die Maschine darauf vor)
ResultConsulting hat Salesflare Ende 2020 eingeführt und arbeitet seitdem kontinuierlich daran, die eigenen Prozesse zu verbessern.
So sieht (ein Teil) des Teams heute, im November 2023, aus.
Wie Berater ein CRM nutzen: konkrete Best Practices
Schauen wir uns jetzt an, wie ResultConsulting Salesflare nutzt, damit du von ihrem Erfolg lernen kannst. Viele ihrer Best Practices lassen sich schließlich auf Beratungsunternehmen jeder Art übertragen.
1. Leads direkt über LinkedIn mithilfe der Seitenleiste hinzufügen
Das Team von ResultConsulting ist ausgesprochen gut darin, konstant über LinkedIn Leads zu generieren. Deshalb ist eine gute Integration zwischen LinkedIn und dem CRM für das Team unverzichtbar.
Mit der LinkedIn-Erweiterung für Chrome ist Salesflare als Seitenleiste direkt neben Personenprofilen, Unternehmensprofilen und sogar dem LinkedIn-Posteingang für Nachrichten integriert.
Wenn das Team von ResultConsulting potenzielle Leads auf LinkedIn kontaktiert, fügt es sie direkt zum CRM hinzu – über die Seitenleiste.
Außerdem können sie mit dem integrierten E-Mail-Finder die E-Mail-Adresse ihrer Leads finden.
Und wenn ein Lead weiterentwickelt werden muss, wird er direkt zum passenden E-Mail-Workflow hinzugefügt.
So kann ResultConsulting ein System aufbauen, das mithilfe von LinkedIn, automatisierten E-Mails und CRM-Nachverfolgung konstant Leads generiert. Das Team nutzt dieses System nicht nur selbst, sondern schult auch seine Kunden darin, wie sie es auf ihr Unternehmen anwenden können.
Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, sieh dir dieses Webinar an, in dem erklärt wird, wie das System funktioniert.
2. Leads mit konstantem Mehrwert mithilfe von E-Mail-Workflows pflegen
Wie oben erwähnt, nutzt das Team von ResultConsulting häufig die LinkedIn-Seitenleiste von Salesflare, um Leads zu E-Mail-Workflows hinzuzufügen. Es richtet sich aber auch häufig mit E-Mails an seine bestehende CRM-Datenbank.
Aktuell verwendet das Team im Allgemeinen 5 Arten von Workflows, die mit unterschiedlichen Sales-Pipelines verknüpft sind (mehr über die Pipelines später):
– LinkedIn Prospecting Pipeline (ähnlich bei den anderen Lead-Pipelines):
- Ein E-Mail-Workflow für „Long Nurturing“ richtet sich an Leads, die auf LinkedIn nicht geantwortet haben, und sendet ihnen über einen Zeitraum von 6 Monaten verschiedene Arten von Inhalten. Der Workflow wird ausgelöst, wenn ein Lead in die Phase „LinkedIn no answer“ gelangt.
- Ein E-Mail-Workflow für „Hot Nurturing“ richtet sich über einen Zeitraum von 2 Monaten an qualifizierte Leads. Er teilt Case Studies, frühere Webinare und andere wertvolle Inhalte. Dieser Workflow wird ausgelöst, wenn Prospects in der „LinkedIn Prospecting Pipeline“ in die Phase „Postponed“ verschoben werden.
– Sales Pipeline (der zentrale Vertriebsprozess)
-
- Ein E-Mail-Workflow, der dem oben beschriebenen „Hot Nurturing“-Workflow sehr ähnlich ist, wird an alle Prospects gesendet, die an den Services von ResultConsulting interessiert sind, sich aber nicht sofort festlegen möchten. Dieser Workflow wird ausgelöst, wenn Prospects in der „Sales Pipeline“ in die Phase „Postponed“ verschoben werden.
- Wenn ein Prospect in die Phase „Lost“ verschoben wird, erhält er bald einen E-Mail-Workflow, der speziell auf seinen „Verlustgrund“ zugeschnitten ist. Diese Workflows befinden sich derzeit noch in der Entwicklung.
– Nicht mit einer bestimmten Pipeline verknüpft (alle Leads)
-
- Im Rahmen einer „Conversion-Marketing“-Aktivität lädt das Team regelmäßig seine gesamte Lead-Datenbank zu Webinaren ein und sendet ihr Case Studies, um sie zu informieren und schließlich in Kunden zu konvertieren.
Die E-Mail-Workflows, die spezifisch für Pipelines sind, versendet das Team im Namen der jeweils verantwortlichen Vertriebsperson. Dafür dupliziert es den Workflow und filtert die jeweilige Zielgruppe nach dem „Opportunity-Inhaber“.
Die allgemeinen E-Mail-Workflows werden dagegen im Namen eines der beiden Mitgründer versendet.
3. Leads mit mehreren Pipelines und Aufgaben verfolgen, um Follow-ups zu optimieren
Um die verschiedenen Prozesse innerhalb ihrer Vertriebsabläufe zu verfolgen, hat das Team von ResultConsulting vier Arten von Sales-Pipelines in Salesflare eingerichtet:
- Eine Lead-Pipeline pro Kanal: „LinkedIn Prospecting Pipeline“, „LinkedIn Advertising Pipeline“, „Inbound Pipeline“ und „Event Pipeline"
- Eine „Sales Pipeline“ für den zentralen Vertriebsprozess
- Eine „Customer Pipeline“ für Verlängerungen
- Eine „Partnership Pipeline“ für Partnerschaften
Bevor wir uns ansehen, wofür diese Pipelines gedacht sind und wie sie aufgebaut werden, ist es wichtig zu erwähnen, dass das Team von ResultConsulting Prozesse eingerichtet hat, die sicherstellen, dass die Pipelines immer gut gepflegt werden.
Ein solcher zentraler Prozess ist das wöchentliche Pipeline-Review. Dieses wöchentliche Meeting hat 2 wichtige Ziele:
- Sich gegenseitig dabei zu helfen, Opportunities auf „Gewonnen“ (oder „Verloren“) zu verschieben, indem die verschiedenen Opportunities mit ihrem jeweiligen Status, den nächsten Schritten und möglichen Hindernissen besprochen werden.
- Die Pipeline sauber zu halten, indem Opportunities konsequent auf „Verloren“ verschoben werden. Bei ResultConsulting lassen sich diese Opportunities einfach identifizieren, indem man nach „Änderungsdatum der letzten Phase liegt mehr als 60 Tage zurück“ und/oder „Datum des letzten Meetings liegt mehr als 60 Tage zurück“ filtert.
Sehen wir uns nun die jeweiligen Pipeline-Typen etwas genauer an.
1. Lead-Pipelines
Die Lead-Pipelines dienen dazu, jeden Kanal, über den das Team Leads generiert, und den jeweils spezifischen Prozess so gut wie möglich zu verfolgen. In der Sprache von Marketing und Vertrieb werden diese Pipelines verwendet, um Marketing Qualified Leads (MQLs) in Sales Qualified Leads (SQLs) zu konvertieren.
Hier sind beispielhaft die Phasen der „LinkedIn-Prospecting-Pipeline“::
- Qualifizierter Account: Dieser Account ist ein gutes Ziel und wird auf LinkedIn kontaktiert.
- Antwort auf LinkedIn: Die Person antwortet positiv auf LinkedIn (MQL).
- Meeting geplant: Ein Meeting wird geplant.
- Meeting abgehalten: Das Meeting hat stattgefunden.
- Verhandlung eröffnet (Gewonnen): Der Prospect möchte ein Projekt besprechen.
- Verloren: Die Opportunity hat es nicht bis „Gewonnen“ geschafft (oder nicht schnell genug).
- Verschoben: Der Prospect ist interessiert, möchte aber nicht sofort mit der Zusammenarbeit beginnen. Er wird mit dem kürzeren E-Mail-Workflow „Hot Nurturing“ weiterentwickelt.
- Keine Antwort auf LinkedIn: Der Prospect hat auf LinkedIn nicht geantwortet. Er wird mit dem Workflow „Long Nurturing“ weiterentwickelt.
2. Sales-Pipeline
Diese Pipeline bildet den zentralen Vertriebsprozess von ResultConsulting ab. Das Unternehmen nutzt sie, um SQLs mit einer erstaunlichen Abschlussquote von 73 % zu gewinnen.
Die Leads, die in die „Sales-Pipeline“ gelangen, stammen in der Regel aus einer der Lead-Pipelines. Woher sie kommen, wird im Feld „Lead-Quelle“ angegeben.
Die Phasen der „Sales-Pipeline“ sehen wie folgt aus::
- Meeting geplant: Dies ist ein eingehender SQL, mit dem ein Discovery-Call geführt wird. Wenn es sinnvoll ist, wird eine Präsentation geplant.
- Präsentation geplant: Dieser Prospect erhält eine Präsentation der Dienstleistungen von ResultConsulting.
- Präsentation abgehalten: Die Präsentation hat stattgefunden.
- Angebot gesendet: Der Prospect hat ein Angebot erhalten.
- Analyse unterschrieben: Der Prospect hat eine initiale Analyse beauftragt, die später in das eigentliche Projekt übergeht.
- Kunde (Gewonnen): Die Analyse ist Abgeschlossen und der Prospect hat das eigentliche Projekt beauftragt.
- Verloren: Der Prospect ist an irgendeinem Punkt im Vertriebsprozess abgesprungen.
- Verschoben: Das Projekt wurde um maximal 1–2 Monate verschoben (andernfalls gilt es als „Verloren“).
3. Kunden-Pipeline
Der einfachste Weg, in einem Unternehmen Umsatz zu generieren, ist … Verträge mit bestehenden Kunden zu verlängern. Deshalb hat ResultConsulting einen klaren Prozess eingeführt, um seine Kunden über den gemeinsamen Erfolg bis zu diesem Zeitpunkt zu informieren und so die Chance auf eine Verlängerung zu maximieren.
Die „Kunden-Pipeline“ umfasst die folgenden Phasen:
- Kunde kontaktieren: Dieser Kunde sollte bald kontaktiert werden, um über die Verlängerung zu sprechen.
- Meeting geplant: Das Meeting wurde geplant.
- Verlängerung = Ergebnis: Der Kunde hat ein Ziel als Bedingung für die Verlängerung festgelegt.
- Präsentation geplant: Die Präsentation wurde geplant.
- Projekt präsentiert: Die Präsentation hat stattgefunden.
- Gewonnen: Der Kunde hat entschieden, seinen Vertrag zu verlängern.
- Verloren: Der Kunde hat irgendwann im Prozess entschieden, seinen Vertrag nicht zu verlängern.
4. Partner-Pipeline
ResultConsulting geht nicht immer allein auf den Markt. Manchmal arbeitet das Unternehmen auch mit anderen Unternehmen zusammen, um seine Dienstleistungen zu erbringen.
Die „Partner-Pipeline“ umfasst nur vier Phasen:
- Potenzieller Partner: Dieses Unternehmen kann auf eine mögliche Partnerschaft angesprochen werden.
- Vereinbarung definieren: Der potenzielle Partner ist interessiert daran, eine Partnerschaft zu definieren.
- Partner (Gewonnen): Eine Partnerschaft wurde vereinbart und gestartet.
- Verloren: Es wurde keine Partnerschaft geschlossen.
4. Reibungslos zusammenarbeiten, indem alles geteilt wird
ResultConsulting betreut seine Kunden als Team, und dieses Team wächst weiter.
Zum Zeitpunkt der Texterstellung (November 2023) besteht es aus:
- 2 Mitgründern
- 1 fest angestellten Vertriebsmitarbeiter (einer der Mitgründer ist der andere Vertriebsmitarbeiter)
- 4 Business-Development-Vertretern
- 1 Marketingleiter
- 4 Teilzeit-Marketingfachkräften
- 4 Consultants
- 1 Projektmanager
Das bedeutet, dass es entscheidend ist, die Zusammenarbeit über das CRM-System zu optimieren.
Mit Salesflare können sie alles an einem Ort verfolgen: die gesamte Kommunikation, Notizen, Dateien, Aufgaben, Opportunities, Kontakte, geöffnete und angeklickte E-Mails … all das ist für das gesamte Team effizient zugänglich.
Wichtig ist, dass das Team all diese Informationen von Anfang an verfolgt – also bereits dann, wenn es sich noch um einen kalten Lead handelt. So verfügen sie, sobald es konkreter wird, über alle nötigen Informationen, um den Deal abzuschließen.
Eine weitere wichtige Erkenntnis ist, dass das Team von ResultConsulting klare Richtlinien dafür entwickelt, wie sich Informationen im CRM verfolgen lassen.
Sie schulen ihr Team zum Beispiel darin, wie es die richtigen Informationen korrekt zu jeder Opportunity hinzufügt:
- Wert: Sie definieren klar, wie sie den Wert einer Opportunity berechnen
- Startdatum: Sie legen in Salesflare ausdrücklich ein „Startdatum“ fest, damit sie den genauen Verkaufszyklus kennen – auch wenn sie die Opportunity erst später erstellt haben
- Phase: Sie definieren, was jede Phase bedeutet. So kennen sie den Status jedes Leads genau, können darauf basierende E-Mail-Workflows auslösen und die Konversionsraten in jeder Phase ihrer Pipeline analysieren
- Verlustgrund: Sie definieren außerdem die Verlustgründe (und erstellen nur 5–6 Optionen), damit sie die Ergebnisse analysieren und daraus ihren Ansatz verbessern können
Wenn die erste Hürde darin besteht, das Team dazu zu bringen, das CRM zu nutzen, besteht die zweite darin, dass alle es konsequent auf dieselbe Weise verwenden – und das verstehen sie sehr gut.
5. Nutze das CRM unterwegs mit der voll funktionsfähigen mobilen App
Ein Teil des Teams von ResultConsulting arbeitet unterwegs und führt persönliche Gespräche mit Kunden.
Sie nutzen die mobile App von Salesflare, um Benachrichtigungen zu verfolgen, Leads durch die Pipeline zu verschieben, Notizen hinzuzufügen und sich über ausstehende Aufgaben benachrichtigen zu lassen.
Während die meisten CRMs auf dem Telefon nur eine eingeschränkte Nutzung ermöglichen, bietet die mobile App von Salesflare 100 % der Funktionen der Plattform. Das bedeutet, dass das Team von ResultConsulting nicht ständig einen Laptop mit sich führen oder überhaupt aufklappen muss, um alles im Blick zu behalten.
6. Analysiere Konversionsraten, Lead-Quellen, Produkte und Verlustgründe, um dich kontinuierlich zu verbessern
Die Einführung von Salesflare als CRM führte bei ResultConsulting durch deutlich besseres Nachfassen zwar sofort zu höheren Konversionsraten. Mindestens genauso viel gewannen sie jedoch dadurch, dass sie die in Salesflare erfassten Daten regelmäßig analysierten und Wege fanden, ihre Arbeitsweise zu verbessern.
Das hat bereits zu spektakulären Ergebnissen geführt – oft durch einfache, aber bahnbrechende Änderungen. Zum Beispiel sahen sie sich den Bericht „Funnel-Analyse“ im „Umsatz“-Dashboard von Salesflare an und stellten fest, dass die Konversionsrate trotz der vielen versendeten Angebote eher niedrig war. Viele Angebote schienen in der Phase der Unterzeichnung stecken zu bleiben.
Sie kamen zu dem Schluss, dass der Prozess aus Ausdrucken, Unterschreiben und Einscannen des Angebots ihre Verkäufe möglicherweise ausbremste. Die Lösung war einfach: Sie führten eine Software für digitale Signaturen namens DocuSign ein. Die Ergebnisse waren umso beeindruckender: Während zuvor nur 28 % der Angebote den Status „Gewonnen“ erreichten und der Verkaufszyklus 60 Tage dauerte, wurden plötzlich 73 % ihrer Angebote konvertiert und der Verkaufszyklus dauerte nur noch 40 Tage. Das machte offensichtlich einen enormen Unterschied für ihr Unternehmen.
Nach diesem Anstieg der Konversionsrate bestand die nächste Hürde darin, die Zahl der Leads zu erhöhen, die in ihre Sales-Pipeline gelangten. Sie begannen intensiv damit, Prozesse zu entwickeln, um systematisch mehr Leads zu gewinnen – viele davon vermitteln sie heute ihren Kunden.
Das führte dazu, dass sie eine eigene Lead-Pipeline pro Lead-Quelle erstellten, um jeden ihrer Prozesse zur Lead-Generierung kontinuierlich und unabhängig von den jeweiligen Tools zur Lead-Generierung zu optimieren.
Hier sind einige der Vertriebsberichte, die sie eingerichtet haben, um ihre Leistung zu verfolgen.
Pro Lead-Quelle: gewonnener Umsatz, gesamter (nicht gewichteter) Pipeline-Wert und durchschnittlicher Verkaufszyklus.
Pro Service: gewonnener Umsatz.
Pro Empfehlungsquelle: gewonnener Umsatz.
7. Integriere weitere Vertriebstools, um alles zu optimieren
Schließlich integriert das Team von ResultConsulting Salesflare auch mit anderen Tools in seinem Sales-Stack, um seine Geschäftsprozesse schlank zu halten.
Ein einfaches, aber grundlegendes Beispiel ist, wie sie sicherstellen, dass Leads aus den Anzeigen, die sie auf LinkedIn schalten (LinkedIn Lead Gen Forms), mithilfe von Zapier direkt in Salesflare erfasst werden.
Noch wichtiger sind natürlich die engen Integrationen von Salesflare mit dem Google Workspace-Posteingang, dem Kalender, Telefonen, LinkedIn und mehr.
So kann sich das Team von ResultConsulting darauf verlassen, dass ihm nichts entgeht. Das macht bei den Vertriebsergebnissen einen riesigen Unterschied im Vergleich zu der Arbeitsweise vor der Einführung von Salesflare als CRM, wie zu Beginn dieses Artikels besprochen.
Suchst du nach weiteren Best Practices für das CRM in Beratungsunternehmen?
Oder hast du vielleicht weitere Best Practices, die wir teilen können?
Dann melde dich einfach über den Chat auf unserer Haupt-Website bei unserem Team. Wir beraten dich gerne dabei, wie du Salesflare nutzen kannst, um mehr Deals abzuschließen und bessere Kundenbeziehungen aufzubauen.
Wir hoffen, dass dir dieser Beitrag gefallen hat. Wenn ja, erzähl anderen davon!
👉 Du kannst @salesflare auf Twitter, Facebook und LinkedIn folgen.
