Wie man ein CRM für Berater verwendet + wie man es richtig einrichtet

So verwendet ResultConsulting Salesflare

Wenn Sie als Berater auf der Suche nach Best Practices für die bestmögliche Einrichtung und Nutzung Ihres CRM sind, dann sind Sie hier genau richtig!

Wir haben das Team von ResultConsulting interviewt, das seine Kunden berät, wie man Leads generiert und CRM einsetzt. Auf diese Weise erzielen sie beeindruckende Ergebnisse für sich und ihre Kunden. Und sie haben uns erlaubt, viel von ihrem Know-how und ihren Prozessen mit Ihnen zu teilen.

Wir werden durchgehen:

• Wer ResultConsulting ist
• Warum sie mit einem CRM als Beratungsunternehmen begonnen haben + ihre Ergebnisse
• Und wie sie ihr CRM einrichten und nutzen (Salesflare)

Lasst uns eintauchen. 👇

Beratungsunternehmen mit CRM: Spotlight auf ResultConsulting

Die Berater von ResultConsulting coachen ihre Kunden bei der Entwicklung eines replizierbaren Verkaufsprozesses, der beständig zu Ergebnissen führt. Dabei werden hauptsächlich LinkedIn und E-Mail als Kommunikationskanäle genutzt.

Sie bieten derzeit fünf verschiedene Dienste an:

1. Outbound: Sie helfen Unternehmen, erfolgreich zu sein mit B2B-Leads generieren auf LinkedIn, sowie durch ergänzende E-Mail-Sequenzen.
2. Kundeneinnahmen: Sie helfen Unternehmen, durch systematische Cross- und Up-Selling-Aktivitäten mehr Umsatz mit ihrem bestehenden Kundenstamm zu erzielen.
3. Inbound: Sie helfen Unternehmen bei der Einrichtung eines Wiederholbarer Verkaufsprozess/System zu qualifizieren, Verwaltung und Pflege von eingehenden Leads.
4. Design der Geschäftsentwicklung & CRM-Einrichtung: Sie helfen Unternehmen dabei, ihr Geschäftsentwicklungsmodell in Miro (einer digitalen Whiteboard-App) darzustellen und es dann im CRM mit Vertriebspipelines, benutzerdefinierte Felder und Vertriebs-Dashboards.
5. Prozess der Umsatzumwandlung: Sie helfen Unternehmen bei der Optimierung des Verkaufsprozesses, um die durch ihr bewährtes Modell generierten Leads in zahlende Kunden umzuwandeln.

Ihr Hauptkundenstamm besteht aus B2B-Unternehmen wie Marketingagenturen, Beratungsfirmen und SaaS-Unternehmen. Sie erbringen diese Dienstleistungen international, aber hauptsächlich in Italien, da dies ihr Heimatmarkt ist.

Warum sie begonnen haben, ein CRM als Beratungsunternehmen einzusetzen... und ihre beeindruckenden Ergebnisse!

Bevor ResultConsulting Salesflare übernahm, war ihr Kundenbeziehungsmanagement ein "großes Durcheinander", wie sie es nennen. Sie benutzten eine Kombination aus Excel-Blättern und Notizen auf Papier, die es ihnen nicht erlaubten, richtig organisiert zu bleiben. Schließlich suchten sie nach einer Möglichkeit, ihre Organisation zu professionalisieren.

Damals bestand ResultConsulting nur aus Matteo und Giacomo.

Auf der Suche nach einem CRM wussten sie, dass die größte Hürde auf dem Weg zum Erfolg darin bestehen würde, das gewählte CRM wirklich zu nutzen. Sie wussten, dass die meisten CRM-Implementierungen scheitern, einfach weil das Team sie nicht nutzen will: CRMs erfordern in der Regel zu viel Arbeit, um sie auf dem neuesten Stand zu halten, und sie helfen den Vertriebsteams nicht wirklich bei der Nachverfolgung ihrer Leads (auch wenn sie genau das anpreisen).

Da stießen sie auf Salesflare, ein intelligentes Vertriebs-CRM für Berater, das sich weitgehend selbst auf dem Laufenden hält und aktiv an die Nachfassaktion mit potenziellen Kunden erinnert. Sie beschlossen, es auszuprobieren.

Sie stellten fest, dass der Einsatz von Salesflare nicht so schwerfällig war wie der Einsatz von Konkurrenzsystemen, und durch die Implementierung von Salesflare konnten sie ihre Kundenbeziehungen besser organisieren und begannen auch, die Verkaufsdaten viel konsistenter zu erfassen.

Konkret hat die Implementierung von Salesflare als Verkaufs-CRM zwei wesentliche Veränderungen in ihrer Leistung bewirkt:

1. Im Nachhinein stellten sie fest, dass sie vor dem Einsatz von Salesflare etwa 60% ihrer bestehenden Verkaufschancen verloren hatten, weil sie einfach vergessen hatten, nachzufassen oder nicht wie erwartet nachfassten. Das bedeutet, dass sie durch die Einführung von Salesflare ihren Umsatz mehr als verdoppeln konnten (2,5x), einfach weil es ihnen half, erfolgreich nachzufassen.
2. Sie waren auch nicht in der Lage, ihre Prozesse auf der Grundlage von harten Daten zu verbessern. Dies ermöglichte es ihnen, Engpässe in ihrem Verkaufsprozess zu identifizieren. Durch die Beseitigung nur eines dieser Engpässe (!) konnten sie ihren Umsatz noch einmal mehr als verdoppeln (2,6x). Mehr dazu später.

Kurz gesagt, sie konnten ihren Umsatz in weniger als zwei Jahren (zwischen 2020 und 2022) um das 6,5-fache steigern, indem sie einfach ihre Leads besser verfolgten und ihren Verkaufsprozess auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse verbesserten.

Hier sehen Sie, wie sich ihre Verkaufsergebnisse in der Praxis entwickelt haben:

• 2019: 30k an neuen Verträgen
• 2020: 30.000 neue Verträge
• 2021: 92k an neuen Verträgen
• 2022: 436 Tausend an neuen Verträgen
• 2023: 500k an neuen Verträgen (auf dem Weg)
• 2024: 1 Mio. Euro an neuen Verträgen (Ziel & Vorbereitung der Maschine)

ResultConsulting hat Salesflare gegen Ende 2020 eingeführt und arbeitet seitdem an der Verbesserung seiner Prozesse.

So sieht (ein Teil) des Teams heute, im November 2023, aus.

Wie Berater ein CRM nutzen: konkrete Best Practices

Lassen Sie uns nun einen Blick darauf werfen, wie ResultConsulting Salesflare einsetzt, damit Sie von ihrem Erfolg lernen können. Viele ihrer bewährten Verfahren sind schließlich überall in Beratungsunternehmen anwendbar.

1. Leads direkt von LinkedIn über die Seitenleiste hinzufügen

Das Team von ResultConsulting ist ein echter Experte für die konsequente Generierung von Leads über LinkedIn. Daher ist eine gute Integration zwischen LinkedIn und ihrem CRM für sie unerlässlich.

Mit der LinkedIn-Erweiterung für Chrome wird Salesflare als Seitenleiste neben Personenprofilen, Unternehmensprofilen und sogar Ihrem LinkedIn-Nachrichteneingang integriert.

Wenn das Team von ResultConsulting potenzielle Kunden auf LinkedIn anspricht, können sie sie über die Seitenleiste direkt in das CRM einfügen.

Es hilft ihnen auch, die E-Mail-Adresse ihrer Leads mit dem eingebauten E-Mail-Finder zu finden.

Und wenn der Lead gepflegt werden muss, wird er direkt in den richtigen E-Mail-Workflow eingefügt.

Dies ermöglicht es ResultConsulting, ein System zu entwickeln, das mithilfe von LinkedIn, automatisierten E-Mails und CRM-Tracking konsequent Leads generiert. Sie nutzen dieses System nicht nur selbst, sondern coachen ihre Kunden, wie sie es in ihrem Unternehmen anwenden können.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, sehen Sie sich dieses Webinar über die Funktionsweise des Systems an.

2. Pflegen Sie Leads mit konstantem Wert unter Verwendung der E-Mail-Workflows

Wie bereits erwähnt, nutzt das Team von ResultConsulting häufig die LinkedIn-Seitenleiste von Salesflare, um Leads in E-Mail-Workflows einzubinden, aber auch ihre bestehende CRM-Datenbank wird häufig mit E-Mails angesprochen.

Derzeit werden im Allgemeinen 5 Arten von Workflows verwendet, die mit verschiedenen Vertriebskanälen verbunden sind (Mehr zu den Kanälen später):

- LinkedIn Prospecting Pipeline (ähnlich für andere Lead Pipelines):

1. Ein "Long Nurturing"-E-Mail-Workflow zielt auf Leads ab, die auf LinkedIn nicht geantwortet haben, und versendet über einen Zeitraum von 6 Monaten E-Mails mit unterschiedlichen Inhalten. Der Workflow wird ausgelöst, wenn ein Lead in das Stadium "LinkedIn keine Antwort" übergeht.
   1. Ein "Hot Nurturing"-E-Mail-Workflow richtet sich an qualifizierte Leads über einen Zeitraum von 2 Monaten. Er enthält Fallstudien, frühere Webinare und andere wertvolle Informationen. Dieser Workflow wird ausgelöst, wenn potenzielle Kunden in die Phase "Aufgeschoben" der "LinkedIn Prospecting Pipeline" versetzt werden.

- Verkaufspipeline (Hauptverkaufsprozess)

1. 1. Ein E-Mail-Workflow, der dem obigen "Hot Nurturing"-Workflow sehr ähnlich ist, wird an jeden Interessenten gesendet, der an den Dienstleistungen von ResultConsulting interessiert ist, sich aber nicht sofort binden möchte. Dieser Workflow wird ausgelöst, wenn ein Interessent in die Phase "Aufgeschoben" der "Sales Pipeline" versetzt wird.
   2. Wenn ein Interessent in die Phase "Verloren" versetzt wird, erhält er in Kürze einen E-Mail-Workflow, der speziell auf den Grund seines "Verlustes" abgestimmt ist. Diese Workflows befinden sich derzeit in der Entwicklung.

- Nicht an eine bestimmte Pipeline gebunden (alle Leads)

1. 1. Als "Conversion Marketing"-Aktivität laden sie regelmäßig ihre gesamte Lead-Datenbank zu Webinaren ein und senden ihnen Fallstudien, um sie zu schulen und schließlich zu Kunden zu machen.

Sie senden die E-Mail-Workflows, die spezifisch für Pipelines sind, im Namen des zuständigen Vertriebsmitarbeiters, indem sie den Workflow duplizieren und jede Zielgruppe nach "Opportunity Owner" filtern.

Die allgemeinen E-Mail-Workflows hingegen werden im Namen eines der beiden Mitbegründer verschickt.

3. Verfolgen Sie Leads mit mehreren Pipelines und Aufgaben, um das Follow-up zu optimieren

Um die verschiedenen Prozesse innerhalb der Vertriebsmaschine zu verfolgen, hat das Team von ResultConsulting in Salesflare vier Arten von Vertriebspipelines eingerichtet:

1. Eine Lead-Pipeline pro Kanal: "LinkedIn Prospecting Pipeline", "LinkedIn Advertising Pipeline", "Inbound Pipeline" und "Event Pipeline".
2. Eine "Vertriebs-Pipeline" für ihren zentralen Vertriebsprozess
3. Eine "Kunden-Pipeline" für Verlängerungen
4. Eine "Partnership Pipeline" für Partnerschaften

Bevor wir darauf eingehen, wozu diese Pipelines dienen und wie sie aufgebaut sind, ist es wichtig zu wissen, dass das ResultConsulting-Team über Prozesse verfügt, um sicherzustellen, dass die Pipelines stets gut verwaltet werden.

Ein solcher Kernprozess ist die wöchentliche Überprüfung der Pipeline. Dieses wöchentliche Treffen hat 2 wichtige Ziele:

1. Sich gegenseitig dabei zu helfen, Chancen zu "Gewinnen" (oder zu "Verlieren") zu machen, indem man die verschiedenen Chancen mit ihrem jeweiligen Status, den nächsten Schritten und möglichen Hindernissen bespricht.
2. Um die Pipeline sauber zu halten, verschieben Sie Opportunities konsequent nach "Verloren". Eine Möglichkeit, diese Opportunities für ResultConsulting leicht zu identifizieren, ist die Filterung nach "Datum der letzten Stufenänderung liegt mehr als 60 Tage zurück" und/oder "Datum der letzten Besprechung liegt mehr als 60 Tage zurück".

Schauen wir uns nun die einzelnen Rohrleitungstypen etwas genauer an.

1. Pipelines führen

Die Lead-Pipelines sollen jeden Kanal, über den sie Leads generieren, und seinen eigenen spezifischen Prozess bestmöglich verfolgen. Im Marketing-/Vertriebsjargon werden diese Pipelines verwendet, um marketingqualifizierte Leads (MQLs) in vertriebsqualifizierte Leads (SQLs) umzuwandeln.

Hier sind die Phasen der "LinkedIn Prospect Pipeline" als Beispiel::

1. Qualifiziertes Konto: Dieses Konto ist ein gutes Ziel und wird auf LinkedIn kontaktiert.
2. LinkedIn Antwort: Sie reagieren positiv auf LinkedIn (MQL).
3. Treffen geplant: Ein Treffen ist geplant.
4. Treffen erledigt: Die Besprechung hat stattgefunden.
5. Eröffnete Verhandlung (Won): Der Interessent möchte über ein Projekt verhandeln.
6. Verloren: Die Gelegenheit hat es nicht zum "Gewonnen" geschafft (oder nicht schnell genug).
7. Aufgeschoben: Der Interessent ist interessiert, möchte aber nicht sofort mit der Zusammenarbeit beginnen. Er wird mit dem kürzeren "Hot Nurturing"-E-Mail-Workflow weiter betreut.
8. LinkedIn keine Antwort: Der Interessent hat auf LinkedIn nicht geantwortet. Er wird mit dem "Long Nurturing"-Workflow gepflegt.

2. Vertriebspipeline

Diese Pipeline verfolgt den Kernverkaufsprozess von ResultConsulting. Das Unternehmen nutzt sie, um SQLs mit einer atemberaubenden Abschlussrate von 73% abzuschließen.

Die Leads, die in die "Sales Pipeline" gelangen, stammen in der Regel aus einer der Lead Pipelines. Woher sie kommen, wird im Feld "Lead-Quelle" angegeben.

Die Stufen der "Sales Pipeline" sehen wie folgt aus::

1. Treffen geplant: Dies ist ein eingehender SQL, der einen Erkundungsanruf erhalten wird. Wenn es Sinn macht, wird eine Präsentation geplant.
2. Präsentation geplant: Dieser Interessent wird eine Präsentation der Dienstleistungen von ResultConsulting erhalten.
3. Die Präsentation ist fertig: Die Präsentation ist erfolgt.
4. Vorschlag gesendet: Der Interessent hat ein Angebot erhalten.
5. Analyse unterzeichnet: Der Interessent unterzeichnete, um eine erste Analyse durchzuführen, die später in das eigentliche Projekt einfließen wird.
6. Der Kunde (hat gewonnen): Die Analyse ist abgeschlossen und der Interessent unterschreibt, um das eigentliche Projekt durchzuführen.
7. Verloren: Der Interessent ist irgendwo im Verkaufsprozess abgebrochen.
8. Aufgeschoben: Das Projekt wurde um maximal 1-2 Monate verschoben (sonst ist es "Lost").

3. Kunden-Pipeline

Der einfachste Weg, in einem Unternehmen Einnahmen zu generieren, ist... die Verlängerung von Verträgen mit bestehenden Kunden. Deshalb hat ResultConsulting einen klaren Prozess eingeführt, um seine Kunden über den bisherigen gemeinsamen Erfolg zu informieren, so dass sie die Chance auf eine Verlängerung maximieren.

Die "Customer Pipeline" besteht aus den folgenden Phasen:

1. Zu kontaktierender Kunde: Dieser Kunde sollte bald kontaktiert werden, um die Erneuerung zu besprechen.
2. Treffen geplant: Das Treffen wurde angesetzt.
3. Erneuerung = Ergebnis: Der Kunde hat ein Ziel als Bedingung für die Erneuerung festgelegt.
4. Präsentation geplant: Der Termin für die Präsentation wurde festgelegt.
5. Projekt vorgestellt: Die Präsentation hat stattgefunden.
6. Gewonnen: Der Kunde hat beschlossen, seinen Vertrag zu verlängern.
7. Verloren: Der Kunde hat beschlossen, seinen Vertrag nicht zu verlängern, und zwar an irgendeiner Stelle des Prozesses.

4. Partner-Pipeline

ResultConsulting geht nicht immer allein auf den Markt. Manchmal arbeiten sie auch mit anderen Unternehmen zusammen, um ihre Dienstleistungen zu erbringen.

Die "Partner Pipeline" hat nur vier Stufen:

1. Potenzieller Partner: Dieses Unternehmen kann für eine mögliche Partnerschaft angesprochen werden.
2. Vereinbarung zur Definition: Der potenzielle Partner ist daran interessiert, eine Partnerschaft zu definieren.
3. Partner (Won): Eine Partnerschaft wird vereinbart und aufgenommen.
4. Verloren: Es wurde keine Partnerschaft gegründet.

4. Perfekte Zusammenarbeit durch gemeinsame Nutzung aller Informationen

ResultConsulting betreut seine Kunden als Team, und dieses Team wächst ständig.

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Berichts (November 2023) haben sie:

• 2 Mitbegründer
• 1 engagierter Vertriebsmitarbeiter (1 der Mitbegründer ist der andere Vertriebsmitarbeiter)
• 4 Vertreter für Geschäftsentwicklung
• 1 Marketingleiter
• 4 Teilzeit-Marketingfachleute
• 4 Berater
• 1 Projektleiter

Das bedeutet, dass die Rationalisierung der Zusammenarbeit durch das CRM-System von entscheidender Bedeutung ist.

Mit Salesflare behalten sie den Überblick über alles an einem Ort: Sämtliche Kommunikation, Notizen, Dateien, Aufgaben, Verkaufschancen, Kontakte, E-Mail-Öffnungen und -Klicks ... sind für das gesamte Team auf effiziente Weise zugänglich.

Es ist wichtig zu verstehen, dass das Team all dies von Anfang an verfolgt, wenn es sich noch um einen kalten Lead handelt, so dass es, wenn die Dinge ernster werden, alle notwendigen Informationen zur Verfügung hat, um das Geschäft abzuschließen.

Eine weitere wichtige Erkenntnis ist, dass das Team von ResultConsulting klare Richtlinien entwickelt hat, wie man im CRM den Überblick behält.

Sie schulen zum Beispiel ihr Team darin, wie man die richtigen Informationen zu jeder Verkaufschance richtig platziert:

• Wert: Sie definieren klar, wie sie den Wert einer Gelegenheit berechnen.
• Startdatum: Sie legen in Salesflare ausdrücklich ein "Startdatum" fest, so dass sie den genauen Verkaufszyklus kennen, auch wenn sie die Opportunity später erstellt haben.
• Stufe: Sie definieren, was jede Stufe bedeutet, so dass sie den Status jedes Leads genau kennen, sie können darauf basierende E-Mail-Workflows auslösen und sie können die Konversionsraten in jeder Stufe ihrer Pipeline analysieren.
• Verlorener Grund: Sie erstellen auch Definitionen für verlorene Gründe (und erstellen nur 5-6 Optionen), damit sie die Ergebnisse analysieren und zur Verbesserung ihres Ansatzes nutzen können

Wenn der erste Engpass darin besteht, das Team dazu zu bringen, das CRM zu nutzen, dann besteht der zweite darin, sie dazu zu bringen, es konstant auf die gleiche Weise zu nutzen, und sie verstehen das sehr gut.

5. Nutzen Sie das CRM auch unterwegs mit der voll funktionsfähigen mobilen App

Ein Teil des Teams von ResultConsulting arbeitet unterwegs und hat persönliche Treffen mit Kunden.

Sie verwenden die Mobile App von Salesflare, um Benachrichtigungen zu verfolgen, Leads durch die Pipeline zu bewegen, Notizen hinzuzufügen und über anstehende Aufgaben benachrichtigt zu werden.

Während die meisten CRMs nur eine begrenzte Erfahrung auf dem Telefon bieten, bietet die mobile App von Salesflare 100% der Funktionen der Plattform. Das bedeutet, dass das ResultConsulting-Team nicht ständig seinen Laptop bei sich tragen oder gar öffnen muss, um den Überblick zu behalten.

6. Analysieren Sie Konversionsraten, Lead-Quellen, Produkte und verlorene Gründe, um sich weiter zu verbessern

Während die Implementierung von Salesflare als CRM dem Unternehmen ResultConsulting einen unmittelbaren Anstieg der Konversionsraten aufgrund einer wesentlich besseren Nachverfolgung bescherte, konnte das Unternehmen mindestens ebenso viel durch die regelmäßige Analyse der in Salesflare erfassten Daten und die Entwicklung von Möglichkeiten zur Verbesserung seiner Arbeitsweise gewinnen.

Auch dies hat bereits zu spektakulären Ergebnissen geführt, oft durch einfache, aber bahnbrechende Änderungen. Sie haben sich beispielsweise den Bericht "Funnel Analysis" im Dashboard "Revenue" des Salesflare angesehen und festgestellt, dass sie zwar viele Angebote verschickt haben, die Konversionsrate aber eher niedrig war. Viele Angebote schienen in der Unterzeichnungsphase stecken zu bleiben.

Sie fanden heraus, dass der Prozess des Druckens, Unterschreibens und Scannens des Angebots ihre Verkäufe bremste. Die Lösung war einfach: Sie implementierten eine Software für digitale Signaturen namens DocuSign. Die Ergebnisse waren umso beeindruckender: Während zuvor nur 28% der Angebote zu "Won" wurden und der Verkaufszyklus 60 Tage dauerte, wurden plötzlich 73% ihrer Angebote umgewandelt und der Verkaufszyklus dauerte nur 40 Tage. Das hat offensichtlich einen gewaltigen Unterschied für ihr Geschäft gemacht.

Nach dieser Umsatzsteigerung war der nächste Engpass, an dem gearbeitet werden musste, die Anzahl der Leads, die in die Vertriebspipeline gelangten. Sie begannen, intensiv an der Entwicklung von Prozessen zu arbeiten, um systematisch mehr Leads anzuziehen, von denen sie viele heute ihren Kunden beibringen.

Dies veranlasste sie, eine eigene Lead-Pipeline pro Lead-Quelle zu erstellen, damit sie jeden ihrer Lead-Generierungsprozesse über die spezifischen Lead-Generierungs-Tools hinaus kontinuierlich und separat optimieren können.

Hier sind einige der Verkaufsberichte, die sie eingerichtet haben, um zu sehen, wie sie abschneiden.

Pro Lead-Quelle: Gewonnener Umsatz, (nicht gewichteter) Gesamtwert der Pipeline und durchschnittlicher Verkaufszyklus.

Pro Dienstleistung: gewonnene Einnahmen.

Pro Vermittlungsquelle: gewonnene Einnahmen.

7. Integration mit anderen Verkaufstools, um alles zu rationalisieren

Um die Geschäftsprozesse zu optimieren, integriert das Team von ResultConsulting auch Salesflare mit anderen Tools im Vertrieb.

Ein einfaches, aber zentrales Beispiel ist, wie sie sicherstellen, dass Leads aus den Anzeigen, die sie auf LinkedIn schalten (LinkedIn Lead Gen Forms), mithilfe von Zapier direkt in Salesflare eingegeben werden.

Noch wichtiger sind natürlich die engen Integrationen von Salesflare mit ihrem Google Workspace Posteingang, Kalender, Telefon, LinkedIn usw.

Dies stellt sicher, dass das ResultConsulting-Team sicher sein kann, dass sie nichts übersehen, was zu einem großen Unterschied in den Verkaufsergebnissen im Vergleich zu der Art und Weise führt, wie sie vor der Implementierung von Salesflare als CRM, wie zu Beginn dieses Artikels besprochen, gearbeitet haben.

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Jeroen Corthout

Mitbegründer & CEO bei Salesflare

Ich bin Mitbegründer und CEO von Salesflare, dem intelligenten Vertriebs-CRM für kleine und mittelständische Unternehmen im B2B-Bereich. Ich liebe es, den Vertrieb zu automatisieren, schöne Produkte zu entwickeln und über all diese Themen zu schreiben.

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