Was ist eine Vertriebspipeline? Wie baue ich eine unschlagbare Pipeline auf?

4. Wie verwalten Sie erfolgreich Ihre Vertriebspipeline?

Now that you’re all set up, let’s start with the real work: managing that sales pipeline. 💪

While we’ve talked mostly about building the sales pipeline itself, actually managing this pipeline requires a few more things than this simple overview alone.

Let’s now dive into what else you’ll need to go above and beyond your sales targets.

Arbeiten Sie mit einem klaren Aufgabensystem

Every prospect has her own personal needs, wishes and timelines. Every single one of them wants to feel special and cared about, like she’s the only prospect you have.

This might feel daunting when you have tens or even hundreds of sales opportunities in your pipeline. And the absence of a clear system will lead you from the one disappointed prospect to the other. And many lost opportunities… that you probably could have won.

A simple, clear task system can solve this all. ✨

Zwei wichtige Regeln:

1. Denken Sie immer an die nächsten Schritte. Wenn Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben, machen Sie sofort die nächste.
2. Stay organized, don’t start freestyling. When you stick to your task list, you stay in control of your sales pipeline. Without it, you’ll lose it.

Diese Aufgabenliste wird am besten zusammen mit den übrigen Kundendaten in Ihrem CRM-System gespeichert.

To make sure you’ll consistently keep using the tasks functionality of your CRM, it should:

• Be very easy to use. If it’s too much work, you won’t keep up with it (rule nr. 2).
• Sie erhalten Benachrichtigungen (auf Ihrem Computer und Telefon), wenn Sie etwas tun müssen.

Here’s how this for instance looks in Salesflare:

It shows the description of the task, the account/company it is related to, when the task is due, and who is assigned to it (particularly handy when you’re working in a team).

Mit den Schaltflächen auf der rechten Seite können Sie eine Aufgabe ganz einfach abschließen, in die Warteschleife legen, zuweisen, bearbeiten oder verwerfen.

It’s also handy if you can view these tasks per specific account as well.

You might note the other types of tasks in this screenshot. These are “suggested tasks”: automatic tasks (which you can turn on or off) that help you to:

• Nachverfolgung inaktiver Konten
• Reply to emails from prospects that you’ve forgotten about
• Denken Sie daran, Notizen zu Besprechungen hinzuzufügen

“Salesflare’s 10 day inactivity reminder prompts me to not forget about an account.”

Ken Tran, Telemedizin

Behalten Sie den Überblick über Ihre Interaktionen

While it’s good to know what you need to do next, understanding the context and timeline is also critical.

Das bedeutet zu wissen:

• When you’ve emailed with the prospect about what
• Wenn Sie Treffen hatten oder sie angerufen haben
• Was wurde besprochen (Ihre Notizen)
• Jedes E-Mail- oder Web-Tracking, das Ihnen zeigt, wann Ihre Kunden mit Ihnen in Kontakt treten und woran sie Interesse zeigen

Without a good grip on the overall conversation with your prospect, it’s hard to steer it in the right direction. And nobody wants to be that salesperson who seemingly has forgotten completely about the previous conversation you had. 😅

Here’s how such a timeline can look:

Minutiously keeping a timeline for each customer is of course a lot of work. And there aren’t many salespeople who have the necessary dedication to keep this up.

That’s why Salesflare automatically keeps track of all these interactions by synchronizing emails from your inbox, meetings from your calendar, calls from your phone, … and automatically tracks prospects’ activity across emails and websites. ⚙️

Automatisieren Sie einen Teil Ihrer Nachbereitung

Die Betreuung zahlreicher potenzieller Kunden ist mit vielen Gesprächen, aber auch mit vielen Routineaufgaben verbunden.

Dies kann sich stark darauf auswirken, wie Sie sich als Verkäufer (Roboter oder Mensch?) fühlen, und es kann beeinflussen, wie viel positive Energie Sie für Ihren Kunden aufbringen können, was wiederum ausschlaggebend dafür sein kann, wie erfolgreich Sie beim Verkaufen sind.

That’s why it’s important to automate these routine tasks as much as possible.

Here’s a few pointers to get started:

• Vermeiden Sie das Hin und Her von E-Mails, um ein Treffen zu planen. Verwenden Sie einen Terminplaner wie Calendly oder YouCanBook.me, um einen schnellen Link zu Ihrem Kalender zu teilen.
• Automatisieren Sie Follow-up-E-Mails mit einem CRM (wie Salesflare), das E-Mail-Automatisierung unterstützt. Richten Sie ausgelöste E-Mails ein, wenn potenzielle Kunden bestimmte Phasen erreichen, wenn Sie ihnen ein bestimmtes Tag geben, oder senden Sie einfach eine Massen-E-Mail, um eine Liste von Interessenten auf einmal zu reaktivieren.
• Verwenden Sie einen VOIP-Dialer auf Ihrem Computer, um Kunden mit einem Klick anzurufen, direkt aus Ihrem CRM und von anderen Orten aus. Hier finden Sie eine Liste von VoIP-Anbietern.

There’s more automation ideas in this article about automating your sales follow-up.

Behalten Sie die Metriken Ihrer Vertriebspipeline im Auge

When you’re all up and running, it’s time to have a look at your metrics.

It will tell you how you are doing, how close you are to reaching your goals, and where you can improve. 💡

If you’re keeping your sales pipeline up to date well, your CRM should give you this data in a few nice dashboards.

Erstens erhalten Sie dadurch einen Überblick über Ihre Umsatzzahlen:

Damit werden Fragen wie diese beantwortet:

• Wie viel Umsatz habe ich bereits gemacht? (die ultimative Erfolgsmessung)
• What’s the potential revenue I might close? (the current potential in your pipeline)
• What’s the average length of my sales cycle? (your pipeline’s speed)
• What’s the average value of my won deals? (the value per opportunity)
• Wie viele Gelegenheiten habe ich gewonnen (wie viele Unterschriften haben Sie erhalten)?
• Wie viele neue Gelegenheiten habe ich geschaffen? (damit Ihre Pipeline gefüllt bleibt)
• Wie sieht es im Vergleich zum letzten Zeitraum aus? (Steigen Ihre Einnahmen oder nicht)
• Welches sind meine umsatzstärksten Kunden? (welche Kunden bringen Ihnen die meisten Einnahmen)
• Welches sind meine wichtigsten Lead-Quellen? (welche Kanäle bringen Ihnen die meisten Leads)
• Was sind die Hauptgründe für meine Verluste? (wo können Sie sich verbessern, um weniger Geschäfte zu verlieren)
• Wie sieht meine Pipeline im Vergleich zum letzten Zeitraum aus? (wie sich die Chancen entwickelt haben)

That’s a lot of insights you can already use to improve your sales process! 🤩

Additionally, it’s good to also have an idea of your team metrics:

Damit werden Fragen wie diese beantwortet:

• Which sales rep is most actively selling? What’s the average amount of emails, calls, meetings; in total and per rep? (more input usually correlates with more output)
• Welcher Vertriebsmitarbeiter hat die meisten Einnahmen erzielt? (Ihr bisheriger Spitzenvertreter)
• Which sales opportunities is my team abandoning? (red alert! 🆘)
• What’s my closing percentage; in total and per rep? (your success rate per opportunity)

This will allow you to coach your sales reps based on real data. Or if it’s just you, improve your sales approach yourself. 📈

If you’re interested in doing this right, there’s much more on how to set the right goals and use them effectively in this article on sales quota.

Regelmäßig spülen

Nothing renders your sales pipeline overview quite as useless as keeping a lot of dead opportunities in it. It doesn’t only compromise the overview; it can also mean you spend time and energy on opportunities that’ll never convert anymore anyway.

The solution: flush out these dead opportunities on a regular basis. Just close them all as lost. 🚽

Wie können Sie nun diese Opportunities ganz einfach aus Ihrer Pipeline herausfiltern?

Sie könnten die Chancen herausfiltern, an denen Sie schon vor langer Zeit gearbeitet haben und die sich noch nicht in der Gewinn- oder Verlustphase befinden.

Or, if you’re using Salesflare, filter out the opportunities that didn’t get any activity in the past few months (and that are not in the won or lost stages already).

Then just apply a bulk action and move them all to the “lost” stage at once.

And… your sales pipeline is sparkling clean again! ✨

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5. Sprechen Sie über die Pipeline wie ein Profi

So, you’re ready to be a pro now, but can you talk pro? 😏

Here’s a few things you can say to sound like you know what you’re doing.

 

Wie viele Rohre (Leitungen) stellen Sie her?

Or: what’s the total value of new opportunities you are adding to your pipeline?

 

I’ve got a ton of new SQLs

Or: I’ve just qualified a lot of opportunities, which turned them into Sales Qualified Leads.

 

Wie lang ist Ihr Verkaufszyklus?

Oder: Wie lange dauert es im Durchschnitt, bis Sie Ihre Opportunities als gewonnen abschließen können?

 

What’s your ACV?

ACV means Average Contract Value. It’s the average revenue you derive from a single customer in a given period. If you’re not selling subscriptions, Average Purchase Value (APV) is used.

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6. Bonus: eine kostenlose Vorlage für die Vertriebspipeline

We’ve just been showing you how you can build your pipeline and use a CRM to organize it.

But what if you’re not ready for a CRM?

In this case, we’ve built a handy (and free) sales pipeline template you can use to start tracking your pipeline. 🆓

It’s available for both Excel and Google Sheets. And it’s probably the most powerful yet easy-to-use template you’ll find on the internet.

You can download it here. 👈

Es hilft Ihnen, Ihre Pipeline zu verfolgen und zeigt Ihnen auch Umsatzkennzahlen an.

Wenn Sie ein übersichtliches Aufgabensystem verwenden, Ihre Interaktionen verfolgen, einen Teil Ihrer Nachbereitung automatisieren und natürlich vieles mehr wollen, wird Ihnen ein CRM gute Dienste leisten.

And if you consider using Salesflare or have any additional questions about sales pipelines, hit us up on the chat! 😃

“Salesflare Improved my bottom line by providing a clear system to work with prospects.”

Boris Agranovich, Globale Risikogemeinschaft

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