Verkaufsbericht: Beispiele aus der Praxis + kostenlose Vorlage
Eine Kurzanleitung zur Erstellung von Verkaufsberichten
Ein Verkaufsbericht ist eine Übersicht über die (Sie haben es erraten!) Verkaufsleistung eines Unternehmens. Es handelt sich um ein Dokument, das einen umfassenden Überblick und eine Analyse der Verkaufsaktivitäten und -leistungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums bietet. 📈
Dieser Artikel befasst sich mit dem Thema:
- Was ist ein Verkaufsbericht?
- Was ist der Zweck von Verkaufsberichten?
- Wie können Sie effektive Verkaufsberichte erstellen?
- Welche Arten von Umsatzberichten gibt es und wie kann man sie berechnen?
- Kostenlose Vorlage für einen Verkaufsbericht
Sie können hier eine kostenlose Vorlage für einen Verkaufsbericht herunterladen. Es wird keine E-Mail-Adresse verlangt. 🆓
Schauen wir uns das mal genauer an. 👇
Definition: Was ist ein Verkaufsbericht?
Typischerweise ist ein Verkaufsbericht ein Einblick in:
- Erzielte Einnahmen und der Prozentsatz der erzielten Verkäufe im Vergleich zu den Zielvorgaben
- Top-Einkommens-Leads und verschiedene KPIs (Key Performance Indicators) im Zusammenhang mit Verkaufsaktivitäten
- Andere Metriken zur Verfolgung des Fortschritts, zur Bewertung der Wirksamkeit der Verkaufsstrategie und zur Prognose künftiger Verkäufe
Wenn Sie Vertriebsmitarbeiter oder -leiter sind oder in irgendeiner Funktion arbeiten, die auch nur im Entferntesten mit dem Vertrieb zu tun hat, ist ein Vertriebsbericht Ihr heiliger Gral.
Als Vertriebsmitarbeiter müssen Sie Ihre Fortschritte in Ihrer Verkaufspipeline überwachen und bewerten. Dazu gehören die Berechnung der Einnahmen, die Verfolgung Ihrer Konten und die Erledigung der damit verbundenen Aufgaben.
Als Vertriebsleiter ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie die Leistung Ihres Teams im Auge behalten und Ihre Vertriebsstrategien verfolgen. Dazu gehört die Überwachung ihrer Fortschritte bei der Erreichung von Umsatzzielen, Zielvorgaben und anderen Schlüsselindikatoren. Auf diese Weise können Sie Ihr Team effektiv führen und ihm helfen, seine Verkaufsanstrengungen erfolgreich zu gestalten.
Vertriebsberichte können in verschiedenen Formen erstellt werden, z. B. in Form von Wochen- oder Monatsberichten, Quartalsberichten und Jahresübersichten. Sie sind wichtig, um fundierte Entscheidungen zu treffen, die das Unternehmenswachstum fördern.
Was ist der Zweck von Verkaufsberichten?
Der Zweck von Verkaufsberichten besteht darin, wertvolle Einblicke in die Verkaufsleistung eines Unternehmens zu geben. Hier sind einige Gründe, warum Vertriebsberichte wichtig sind:
- Bewertung der Wirksamkeit Ihrer Verkaufsstrategien: Durch die Analyse von Verkaufsberichten können Sie feststellen, welche Verkaufsstrategien erfolgreich sind und welche nicht. Diese Informationen können Ihnen helfen, Ihre Vorgehensweise zu verfeinern und Ihre Verkaufsleistung zu verbessern.
- Vorhersage künftiger Einnahmen: Jedes Unternehmen muss zukünftige Einnahmen vorhersagen auf der Grundlage von aktuellen und früheren Daten. Dies kann Ihnen helfen, Veränderungen zu antizipieren, Ihre Strategie entsprechend anzupassen und zukünftige Einnahmen zu planen.
- Um fundierte Entscheidungen zu treffen: Mit genauen und aktuellen Informationen in einem Verkaufsbericht können Sie fundierte Entscheidungen darüber treffen, welche Verkaufschance muss nachbereitet werdenwie der durchschnittliche Verkaufszyklus aussieht und andere wichtige Faktoren, die sich auf Ihren Umsatz auswirken.
- Ermittlung verbesserungswürdiger Bereiche: Verkaufsberichte können Ihnen dabei helfen, Bereiche zu ermitteln, in denen Sie Ihre Verkaufsleistung oder die Ihres Teams verbessern können. Wenn Sie Schwachstellen erkennen, können Sie Maßnahmen ergreifen, um sie zu beheben.
Wie können Sie effektive Verkaufsberichte erstellen?
Um einen erfolgreichen Verkaufsbericht zu erstellen, ist es wichtig, einige wichtige Dinge zu beachten:
- Definieren Sie den Zweck des Berichts: Zunächst sollten Sie den Zweck Ihres Berichts und die wichtigsten Kennzahlen, die Sie messen werden, klar definieren. Dazu können die Anzahl der getätigten Verkäufe, der erzielte Umsatz oder die Länge des Verkaufszyklus gehören.
- Sammeln und Organisieren von Daten: Sobald Sie die Messgrößen ermittelt haben, müssen Sie die Daten sammeln und in einem klaren und leicht verständlichen Format organisieren. Die Konsistenz Ihrer Eingaben ist entscheidend für die Genauigkeit. Wenn Sie nicht über gute, konsistente Daten verfügen, werden auch die darauf basierenden Prognosen ungenau sein.
- Verwendung visueller Hilfsmittel: Sie wissen, was man sagt: "Ein Bild sagt mehr als tausend Worte"! Visuelle Hilfsmittel wie Dashboards und Berichte können hilfreich sein, um Ihre Informationen leicht verdaulich zu präsentieren.
- Berücksichtigen Sie Ihr Publikum: Es ist wichtig, dass Sie beim Verfassen des Verkaufsberichts an Ihre Zielgruppe denken. Präsentieren Sie den Bericht Ihrem Vertriebsteam, der Geschäftsleitung oder den Interessengruppen? Wenn Sie den Bericht auf Ihre Zielgruppe zuschneiden, können Sie sicherstellen, dass er sowohl relevant als auch ansprechend ist.
- Überprüfung und Aktualisierung des Berichts: Denken Sie schließlich daran, Ihren Bericht regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt und nützlich bleiben. CRM-Tools für den Vertrieb wie Salesflare kann Ihnen dabei helfen, indem wir Ihre Berichte auf der Grundlage Ihrer Daten kontinuierlich aktualisieren.
Als Nächstes werden wir einige Metriken auflisten, die für alle Beteiligten und vor allem für Ihre eigene Datensicherheit wichtig sind.
Arten von Verkaufsberichten
Um es Ihnen leicht zu machen, haben wir 8 verschiedene Beispiele für Umsatzberichtstypen und deren Erstellung mit den entsprechenden Formeln zusammengestellt.
1. Bericht über die Vertriebspipeline
Eine Vertriebspipeline ist eine visuelle Darstellung des Vertriebsprozesses, von der Generierung eines Leads bis zum Abschluss eines Verkaufs. Sie hilft Vertriebsteams ihre Leads durch jede Phase des Verkaufszyklus zu verfolgen.
Durch die Überwachung der Pipeline können die Vertriebsteams potenzielle Engpässe erkennen und ihre Vertriebsstrategie entsprechend anpassen. Die Pipeline gibt auch Aufschluss darüber, welche Aufgaben anstehen und wie viel Umsatz in der Zukunft zu erwarten ist, so dass die Unternehmen entsprechend planen und Ressourcen zuweisen können. Eine gut verwaltete Vertriebspipeline ist entscheidend für Unternehmen, die ihren Vertriebsprozess optimieren und ihr Wachstum vorantreiben wollen.
Wie erstellt man?
Sie können eine Excel-Tabelle mit folgenden Spalten erstellen: Firmenname, Kontaktname, Kontakt-E-Mail, Stufe (als Dropdown) und Wert. Sie können es in Excel wie unten gezeigt einrichten:
Wenn Sie ihn nicht selbst erstellen möchten, können Sie die Vorlage hier finden😉
2. Umrechnungskurs
Zusätzlich zur Pipeline müssen Sie über die Konversionsrate Ihrer Leads berichten. In diesem Bericht wird analysiert, wie sich Ihre potenziellen Kunden durch die Pipeline bewegen.
Außerdem erhalten Sie einen Überblick über die Konversionsraten von Stufe zu Stufe sowie über die durchschnittliche Verweildauer jeder gewonnenen Verkaufschance in jeder Stufe der Verkaufspipeline, so dass Sie einen guten Überblick darüber haben, wie viel Zeit und Mühe jede Stufe erfordert.
Die Formel
Konversionsrate für eine Phase = (Anzahl der Opportunities, die zur nächsten Phase übergegangen sind / Anzahl der Nutzer in der aktuellen Phase) x 100
3. Absatzprognose
Absatzprognosen sind Prognosen über die künftigen Verkaufserlöse eines Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum, in der Regel einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr. Dazu gehört die Schätzung der Menge an Produkten oder Dienstleistungen, die in diesem Zeitraum verkauft werden.
Genaue Absatzprognosen ermöglichen es Unternehmen, fundierte Entscheidungen über die Zuteilung von Ressourcen und eine effiziente Budgetierung zu treffen. Durch die Analyse früherer Verkaufsdaten können Unternehmen Prognosen erstellen, die ihnen helfen, Wachstum zu planen und in ihrer Branche wettbewerbsfähig zu bleiben.
Die Formel
Erwarteter Umsatz = Wahrscheinlichkeit des Geschäftsabschlusses x Potenzieller Umsatz
wo:
Abschlusswahrscheinlichkeit = die geschätzte Wahrscheinlichkeit, dass ein Geschäft oder eine Verkaufschance zustande kommt
Potenzieller Umsatz = der Gesamtbetrag des Umsatzes, der mit der Verkaufschance erzielt werden könnte.
Um diese Gewinnwahrscheinlichkeit pro Stufe genau zu berechnen, kann eine Verkaufs-CRM-Lösung wie Salesflare die historischen Daten über Ihre Verkaufschancen auswerten, wie im folgenden Bericht dargestellt ✨
Dies geschieht kontinuierlich auf der Grundlage historischer Daten, so dass Ihr Bericht immer auf dem neuesten Stand ist. Der Bericht "Erwarteter Umsatz vs. Umsatzziel" im Dashboard "Umsatz" prognostiziert nicht nur Ihren Umsatz für den ausgewählten Zeitraum, sondern vergleicht ihn auch mit Ihrem Umsatzziel. So wissen Sie, ob Sie auf dem richtigen Weg sind, Ihr Ziel zu erreichen. 🎯
4. Durchschnittlicher Verkaufszyklus und durchschnittlicher Wert
Der durchschnittliche Verkaufszyklus bezieht sich auf die durchschnittliche Zeitspanne, die benötigt wird, um ein neues Geschäft zu "gewinnen". Der durchschnittliche Wert eines Geschäfts bezieht sich auf den durchschnittlichen Dollarbetrag der Einnahmen, die aus einer einzelnen Transaktion oder einem einzelnen Geschäft erzielt werden. Sie brauchen einen Bericht darüber, weil er Ihnen hilft, Ihren Verkaufsprozess und Ihr Umsatzpotenzial zu verstehen.
Die Formel
Durchschnittlicher Verkaufszyklus = (Gesamtzahl der Tage für den Verkaufszyklus aller Geschäfte) / (Anzahl der Geschäfte)
Durchschnittswert = (Gesamtwert aller Geschäfte/Anzahl der Geschäfte)
Außerdem erhalten Sie einen Überblick darüber, wie Sie im Vergleich zum letzten Monat/Quartal/Jahr abschneiden.
5. Eine Bestenliste
Ein Leaderboard-Bericht kann Ihnen helfen, die Leistung Ihrer Teammitglieder in Bezug auf ein bestimmtes Ziel oder eine Kennzahl zu verfolgen und anzuzeigen. Wenn Sie sehen möchten, wie gut jeder im Vergleich zu seiner Umsatzquote abschneidet, brauchen Sie ein Leaderboard.
Die Formel
Berechnen Sie die Leistung jeder Person, indem Sie die tatsächlich erzielten Einnahmen durch die Zielvorgabe dividieren und sie auf der Grundlage des erreichten Prozentsatzes von oben nach unten einstufen. Zeigen Sie die Ergebnisse in einem klaren und leicht verständlichen Format an, z. B. in einem Balkendiagramm.
6. Monatlich wiederkehrender Umsatz (MRR)
MRR sind die vorhersehbaren und wiederkehrenden monatlichen Einnahmen, die in erster Linie durch ein abonnementbasiertes Geschäft von seinen aktiven Kunden erzielt werden, wobei einmalige oder sporadische Zahlungen ausgeschlossen sind.
Die Formel
Addieren Sie den Gesamtbetrag der monatlichen Abonnementeinnahmen, die von all Ihren Kunden generiert werden. Wenn Sie z. B. 100 Kunden haben, die $50 pro Monat für Ihren Dienst bezahlen, beträgt Ihr MRR:
MRR = 100 Kunden x $50 pro Monat = $5.000 pro Monat
7. Top-Einkommens- und Abrutschkonten
Der Bericht über alle Top-Einkommenskonten und Konten, die abrutschen, ist nicht der häufigste Bericht, den Sie sehen werden, wenn Sie über Verkaufsberichte lesen, aber wir glauben, dass er für alle Beteiligten absolut wichtig ist.
Die Verfolgung von Kunden mit hohem Einkommen ist wichtig, um die wertvollsten Kunden zu identifizieren und sicherzustellen, dass sie die Aufmerksamkeit und Unterstützung erhalten, die sie benötigen.
Durch die Konzentration auf die Kunden mit den höchsten Umsätzen kann Ihr Team den Umsatz maximieren, um Möglichkeiten zum Upselling oder Cross-Selling zusätzlicher Produkte oder Dienstleistungen zu identifizieren und die Beziehungen zu wichtigen Kunden zu stärken.
Die Formel
Berechnen Sie den Wert der gewonnenen Opportunities pro Konto und ordnen Sie die Konten in absteigender Reihenfolge.
Vertriebsmitarbeiter müssen in Salesflare auch den Überblick über entgangene Verkaufschancen behalten, um zu erkennen, welche Geschäfte zu entgehen drohen, und um Maßnahmen zu ergreifen, um dies zu verhindern.
Durch die Nachverfolgung von entgangenen Opportunities können Vertriebsmitarbeiter die Gründe für entgangene Geschäfte analysieren und Anpassungen an ihrem Vertriebsprozess vornehmen, um dieses Risiko zu minimieren.
Die Formel
Sie können Ihre Opportunities nach dem erwarteten Abschlussdatum filtern, Opportunities identifizieren, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht bearbeitet wurden, den Gesamtwert der Opportunity berechnen und entsprechend priorisieren.
8. Gesamter Tätigkeitsbericht
Als Manager ist es wichtig, den Überblick über die Produktivität und die Verkaufszahlen Ihres Teams zu behalten. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Möglichkeit, schnell einen Überblick über die Gesamtaktivität Ihres Teams zu erhalten.
So können Sie nicht nur die Produktivität verfolgen, sondern erhalten auch wertvolle Einblicke in wichtige Vertriebskennzahlen wie E-Mails, gebuchte Meetings und Kundengespräche. Es ist nicht immer leicht, den Überblick zu behalten, aber mit einem Tool wie Salesflare können Sie die Leistung Ihres Teams leicht überwachen.
Als Vertriebsmitarbeiter oder Vertriebsleiter müssen Sie Ihre Fortschritte mit Hilfe von Vertriebsberichten verfolgen, damit die Umsätze weiter steigen. Diese Berichte sind nicht einfach nur Zahlenwerk - sie bieten wertvolle Einblicke in das Kundenverhalten, die Umsatzentwicklung und den allgemeinen Zustand Ihres Unternehmens.
Kostenlose Vorlage für einen Verkaufsbericht
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Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, Ihre eigenen benutzerdefinierten Berichte zu erstellen, können Sie diesen Überblick über Dashboard-Beispiele lesen und diesen Lehrfilm über benutzerdefinierte Berichte von Salesflare ansehen.
Salesflare wurde für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt, die B2B verkaufen, wenn Sie das sind, sollten Sie es sich ansehen. Wenn das nicht der Fall ist, sollten Sie sich diesen Überblick über CRM-Beispiele für verschiedene Anwendungsfälle ansehen.
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