Vertriebsbericht: Praxisbeispiele + kostenlose Vorlage
Ein kurzer Leitfaden zum Erstellen von Verkaufsberichten
Ein Verkaufsbericht ist eine Übersicht über die (du hast es erraten!) Vertriebsleistung eines Unternehmens. Es handelt sich um ein Dokument, das eine umfassende Übersicht und Analyse der Vertriebsaktivitäten und der Leistung innerhalb eines bestimmten Zeitraums bietet. 📈
In diesem Artikel behandeln wir:
- Was ist ein Verkaufsbericht?
- Welchen Zweck haben Verkaufsberichte?
- Wie kannst du effektive Verkaufsberichte erstellen?
- Welche Arten von Verkaufsberichten gibt es und wie werden sie berechnet?
- Kostenlose Vorlage für einen Verkaufsbericht
Du kannst hier eine kostenlose Vorlage für einen Verkaufsbericht herunterladen. Keine E-Mail-Adresse erforderlich. 🆓
Schauen wir uns das jetzt im Detail an. 👇
Definition: Was ist ein Verkaufsbericht?
Typischerweise gibt ein Verkaufsbericht Aufschluss über:
- Den erzielten Umsatz sowie den Prozentsatz der erreichten Verkäufe im Vergleich zu den Zielvorgaben
- Leads mit den höchsten Umsätzen und verschiedene KPIs (Key Performance Indicators) im Zusammenhang mit Vertriebsaktivitäten
- Weitere Kennzahlen, mit denen du den Fortschritt verfolgen, die Wirksamkeit der Vertriebsstrategie bewerten und zukünftige Verkäufe prognostizieren kannst
Wenn du im Vertrieb tätig bist, als Vertriebsmanager arbeitest oder irgendeine andere Rolle mit Bezug zum Vertrieb hast, ist ein Verkaufsbericht dein heiliger Gral.
Als Vertriebsmitarbeiter musst du den Fortschritt deiner Vertriebspipeline überwachen und bewerten. Dazu gehören die Berechnung des Umsatzes, die Pflege deiner Accounts und das Erledigen zugehöriger Aufgaben.
Als Vertriebsmanager ist es entscheidend, die Leistung deines Teams zu verfolgen und deine Vertriebsstrategien im Blick zu behalten. Dazu gehört, den Fortschritt deines Teams in Richtung Umsatzziele, Zielvorgaben und anderer Key Performance Indicators zu überwachen. So kannst du dein Team effektiv führen und ihm helfen, bei seinen Vertriebsaktivitäten erfolgreich zu sein.
Verkaufsberichte können verschiedene Formen annehmen, etwa wöchentliche oder monatliche Berichte, Quartalsauswertungen und Jahreszusammenfassungen. Sie sind entscheidend, um fundierte Entscheidungen zu treffen, die das Wachstum des Unternehmens vorantreiben.
Welchen Zweck haben Verkaufsberichte?
Der Zweck von Verkaufsberichten besteht darin, wertvolle Insights zur Vertriebsleistung eines Unternehmens zu liefern. Hier sind einige Gründe, warum Verkaufsberichte wichtig sind:
- Um die Wirksamkeit deiner Vertriebsstrategien zu bewerten: Durch die Analyse von Verkaufsberichten kannst du feststellen, welche Vertriebsstrategien funktionieren und welche nicht. Diese Information kann dir helfen, deinen Ansatz zu verfeinern und deine Vertriebsleistung zu verbessern.
- Um zukünftigen Umsatz zu prognostizieren: Jedes Unternehmen muss den zukünftigen Umsatz vorhersagen, basierend auf aktuellen und vergangenen Daten. So kannst du Veränderungen vorhersehen, deine Strategie entsprechend anpassen und zukünftigen Umsatz planen.
- Um fundierte Entscheidungen zu treffen: Mit genauen und aktuellen Informationen in einem Verkaufsbericht kannst du fundierte Entscheidungen darüber treffen, bei welcher Opportunity ein Follow-up erforderlich ist, wie lang der durchschnittliche Verkaufszyklus ist und welche anderen wichtigen Faktoren deinen Vertrieb beeinflussen.
- Um Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen: Verkaufsberichte können dir helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen du oder dein Team die Vertriebsleistung verbessern könnt. Indem du Schwachstellen erkennst, kannst du Maßnahmen ergreifen, um sie zu beheben.
Wie kannst du effektive Verkaufsberichte erstellen?
Um einen erfolgreichen Verkaufsbericht zu erstellen, solltest du einige wichtige Dinge beachten:
- Definiere den Zweck des Berichts: Zuerst solltest du den Zweck deines Berichts und die wichtigsten Kennzahlen, die du messen wirst, klar definieren. Dazu können die Anzahl der getätigten Verkäufe, der erzielte Umsatz oder die Länge des Verkaufszyklus gehören.
- Sammle und organisiere Daten: Sobald du die Kennzahlen festgelegt hast, musst du die Daten sammeln und in einem klaren und leicht verständlichen Format organisieren. Einheitliche Eingaben sind entscheidend, um Genauigkeit sicherzustellen. Wenn deine Daten nicht gut und konsistent sind, werden auch darauf basierende Prognosen ungenau sein.
- Nutze visuelle Hilfsmittel: Du weißt, was man sagt – „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“! Visuelle Hilfsmittel wie Dashboards und Berichte können hilfreich sein, um deine Informationen so darzustellen, dass sie leicht zu erfassen sind.
- Berücksichtige deine Zielgruppe: Beim Verfassen des Verkaufsberichts ist es wichtig, deine Zielgruppe zu berücksichtigen. Präsentierst du den Bericht deinem Vertriebsteam, dem Management oder Stakeholdern? Wenn du den Bericht auf deine Zielgruppe zuschneidest, kannst du sicherstellen, dass er sowohl relevant als auch ansprechend ist.
- Überprüfe und aktualisiere den Bericht: Denke schließlich daran, deinen Bericht regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren, damit die Daten korrekt und nützlich bleiben. Sales-CRM-Tools wie Salesflare können dich dabei unterstützen, indem sie deine Berichte auf Grundlage deiner Daten kontinuierlich aktualisieren.
Als Nächstes listen wir einige Kennzahlen auf, die häufig für alle Stakeholder und – was am wichtigsten ist – für die Integrität deiner eigenen Daten verwendet werden.
Arten von Verkaufsberichten
Damit es für dich einfach bleibt, haben wir 8 verschiedene Beispiele für Arten von Verkaufsberichten zusammengestellt und erklären, wie du sie erstellst – jeweils inklusive der passenden Formeln.
1. Pipeline-Bericht
Eine Sales-Pipeline ist eine visuelle Darstellung des Verkaufsprozesses – von der Generierung eines Leads bis zum Abschluss eines Verkaufs. Sie hilft Vertriebsteams dabei, ihre Sales-Leads zu verfolgen und durch jede Phase des Verkaufszyklus zu begleiten.
Durch die Überwachung der Pipeline können Vertriebsteams potenzielle Engpässe erkennen und ihre Verkaufsstrategie entsprechend anpassen. Die Pipeline liefert außerdem Insights zu den damit verbundenen Aufgaben und dazu, wie viel Umsatz in Zukunft erwartet werden kann. So können Unternehmen ihre Ressourcen entsprechend planen und zuweisen. Eine gut verwaltete Sales-Pipeline ist entscheidend für Unternehmen, die ihren Verkaufsprozess optimieren und Wachstum vorantreiben möchten.
Wie erstellst du ihn?
Du kannst eine Excel-Tabelle mit den Spalten Unternehmensname, Kontaktname, Kontakt-E-Mail, Phase (als Dropdown) und Wert erstellen. Du kannst sie in Excel wie unten gezeigt einrichten:
2. Conversion-Rate
Zusätzlich zur Pipeline musst du die Conversion-Rate deiner Leads auswerten. Dieser Bericht analysiert, wie sich deine Prospects durch die Pipeline bewegen.
Außerdem erhältst du einen Überblick über die Conversion-Raten von Phase zu Phase sowie darüber, wie lange jede gewonnene Opportunity durchschnittlich in den einzelnen Phasen der Sales-Pipeline geblieben ist. So kannst du gut einschätzen, wie viel Zeit und Aufwand jede Phase erfordert.
Die Formel
Conversion-Rate für eine Phase = (Anzahl der Opportunities, die in die nächste Phase gewechselt sind / Anzahl der Nutzer in der aktuellen Phase) x 100
3. Sales-Forecast
Sales-Forecasting bezeichnet die Praxis, Prognosen über den zukünftigen Umsatz eines Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum zu erstellen – typischerweise für einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr. Dazu wird geschätzt, wie viele Produkte oder Dienstleistungen in diesem Zeitraum verkauft werden.
Präzises Sales-Forecasting ermöglicht es Unternehmen, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wie sie Ressourcen zuweisen und ihr Budget effektiv planen. Durch die Analyse vergangener Verkaufsdaten können Unternehmen Forecasts erstellen, die ihnen helfen, ihr Wachstum zu planen und in ihrer Branche wettbewerbsfähig zu bleiben.
Die Formel
Erwarteter Umsatz = Wahrscheinlichkeit des Deal-Abschlusses x potenzieller Umsatz
wo:
Wahrscheinlichkeit, den Deal abzuschließen = die geschätzte Wahrscheinlichkeit, dass ein Deal oder eine Opportunity gewonnen wird
Potenzieller Umsatz = der Gesamtbetrag an Umsatz, der durch die Opportunity generiert werden könnte.
Um diese Gewinnwahrscheinlichkeit pro Phase genau zu berechnen, kann eine Sales-CRM-Lösung wie Salesflare die historischen Daten zu deinen Opportunities auswerten, wie im folgenden Bericht dargestellt ✨
Das geschieht kontinuierlich auf Grundlage historischer Daten, sodass dein Bericht immer aktuell ist. Der Bericht „Erwarteter Umsatz vs. Umsatzziel“ im Dashboard „Umsatz“ prognostiziert nicht nur deinen Umsatz für den ausgewählten Zeitraum, sondern vergleicht ihn auch mit deinem Umsatzziel. So weißt du, ob du auf Kurs bist, dein Ziel zu erreichen. 🎯
4. Durchschnittlicher Verkaufszyklus und durchschnittlicher Wert
Der durchschnittliche Verkaufszyklus bezeichnet die durchschnittliche Zeit, die benötigt wird, bis eine neue Opportunity „gewonnen“ wird. Der durchschnittliche Wert eines Deals bezeichnet den durchschnittlichen Umsatzbetrag, der durch eine einzelne Transaktion oder einen Deal generiert wird. Du brauchst einen Bericht dazu, weil er dir hilft, deinen Verkaufsprozess und dein Umsatzpotenzial zu verstehen.
Die Formel
Durchschnittlicher Verkaufszyklus = (Gesamtzahl der Tage für den Verkaufszyklus aller Deals) / (Anzahl der Deals)
Durchschnittlicher Wert = (Gesamtwert aller Deals / Anzahl der Deals)
5. Eine Rangliste
Ein Ranglistenbericht kann dir helfen, die Leistung deiner Teammitglieder im Verhältnis zu einem bestimmten Ziel oder einer bestimmten Kennzahl zu verfolgen und darzustellen. Wenn du sehen möchtest, wie gut alle im Vergleich zu ihrer Umsatzquote abschneiden, brauchst du eine Rangliste.
Die Formel
Berechne die Leistung jeder Person, indem du ihren tatsächlich gewonnenen Umsatz durch ihr Ziel teilst, und sortiere sie anhand des erreichten Prozentsatzes von hoch nach niedrig. Stelle die Ergebnisse in einem klaren und leicht verständlichen Format dar, zum Beispiel als Balkendiagramm.
6. Monatlicher wiederkehrender Umsatz (MRR)
MRR ist der planbare und wiederkehrende monatliche Umsatz, den ein auf Abonnements basierendes Unternehmen hauptsächlich mit seinen aktiven Kunden generiert. Einmalige oder unregelmäßige Zahlungen werden dabei nicht berücksichtigt.
Die Formel
Addiere den gesamten monatlichen Abonnementumsatz, den alle deine Kunden generieren. Wenn du zum Beispiel 100 Kunden hast, die 50 $ pro Monat für deinen Service zahlen, würde dein MRR wie folgt aussehen:
MRR = 100 Kunden x 50 $ pro Monat = 5.000 $ pro Monat
7. Umsatzstärkste und gefährdete Accounts
Der Bericht über alle umsatzstärksten und gefährdeten Accounts ist nicht der gängigste Bericht, über den du beim Lesen über Salesberichte stolpern wirst. Wir sind jedoch überzeugt, dass er für alle Stakeholder absolut wichtig ist.
Die Nachverfolgung umsatzstärkster Accounts ist wichtig, um die wertvollsten Kunden zu identifizieren und sicherzustellen, dass sie die Aufmerksamkeit und den Support erhalten, die sie benötigen.
Wenn sich dein Team auf umsatzstärkste Accounts konzentriert, kann es den Umsatz maximieren, indem es Opportunities für Up- und Cross-Selling zusätzlicher Produkte oder Services erkennt und die Beziehungen zu wichtigen Kunden stärkt.
Die Formel
Berechne den Wert der gewonnenen Opportunities pro Account und sortiere die Accounts in absteigender Reihenfolge.
Vertriebler müssen in Salesflare auch gefährdete Opportunities im Blick behalten, um Deals zu erkennen, bei denen das Risiko besteht, dass sie verloren gehen, und Maßnahmen zu ergreifen, um das zu verhindern.
Durch die Nachverfolgung gefährdeter Opportunities können Vertriebler analysieren, warum Deals ins Rutschen geraten, und ihren Vertriebsprozess entsprechend anpassen, um dieses Risiko zu minimieren.
Die Formel
Um gefährdete Opportunities zu berechnen, kannst du deine Opportunities nach dem erwarteten Abschlussdatum filtern, Opportunities identifizieren, bei denen es innerhalb eines bestimmten Zeitraums keine Interaktionen gab, den Gesamtwert der Opportunities berechnen und sie entsprechend priorisieren.
8. Gesamtbericht zu Aktivitäten
Als Manager ist es wichtig, die Produktivität und die Saleskennzahlen deines Teams im Blick zu behalten. Eine Möglichkeit, das zu erreichen, besteht darin, die Gesamtaktivität deines Teams schnell anzeigen zu können.
Das hilft dir nicht nur dabei, die Produktivität zu verfolgen, sondern liefert auch wertvolle Insights zu wichtigen Saleskennzahlen wie E-Mails, vereinbarten Meetings und Kundenanrufen. Das im Blick zu behalten, ist nicht immer einfach. Mit einem Tool wie Salesflare kannst du die Leistung deines Teams jedoch problemlos überwachen.
Als Vertriebler oder Salesleiter musst du deinen Fortschritt mithilfe von Salesberichten verfolgen, damit der Sales weiterläuft. Diese Berichte sind nicht einfach nur Zahlenspiele – sie liefern wertvolle Insights zum Kundenverhalten, zu Umsatztrends und zur allgemeinen Gesundheit deines Unternehmens.
Vorlage für einen kostenlosen Salesbericht
Wenn du herausfinden möchtest, wie dieses integrierte Reporting funktioniert, kannst du hier die kostenlose Vorlage herunterladen. 👈
Wenn du darüber nachdenkst, eigene benutzerdefinierte Berichte zu erstellen, kannst du diese Übersicht mit Dashboard-Beispielen lesen und dieses Tutorial-Video zum benutzerdefinierten Reporting in Salesflare ansehen.
Salesflare wurde für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt, die B2B verkaufen. Wenn das auf dich zutrifft, schau es dir an. Wenn nicht, sieh dir diese Übersicht mit Beispiel-CRMs für verschiedene Anwendungsfälle an.
Wenn du Salesflare im Detail kennenlernen möchtest, kannst du ganz einfach die Software kostenlos testen oder eine Demo mit uns buchen, damit wir dir alles persönlich zeigen können.
FAQ
Was ist ein Verkaufsbericht?
Ein Verkaufsbericht ist ein Dokument, das eine umfassende Übersicht und Analyse der Verkaufsaktivitäten und der Leistung eines Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum bietet. Er enthält in der Regel wichtige Kennzahlen wie den erzielten Umsatz, gewonnene Deals, Konversionsraten und den Zustand der Pipeline. So hilft er dabei, die Strategie zu bewerten und zukünftige Verkäufe zu prognostizieren.
Wie erstelle ich einen Verkaufsbericht?
Um einen effektiven Verkaufsbericht zu erstellen, solltest du einige wichtige Schritte befolgen:
- Zweck festlegen: Entscheide, welche wichtigen Kennzahlen du messen musst (z. B. Umsatz, Konversionsraten).
- Daten sammeln und organisieren: Sammle genaue Verkaufsdaten und strukturiere sie übersichtlich.
- Visualisierungen verwenden: Stelle die Daten mithilfe von Diagrammen und Dashboards dar, damit sie leicht verständlich sind.
- Zielgruppe berücksichtigen: Passe Inhalt und Komplexität des Berichts an die Personen an, die ihn lesen werden.
- Aktuell halten: Verwende ein Tool, das den Bericht regelmäßig aktualisieren kann, damit die Daten immer aktuell sind.
Was ist ein Pipeline-Bericht?
Ein Pipeline-Bericht bietet eine visuelle Übersicht darüber, wo all deine potenziellen Deals im Verkaufsprozess stehen. Er hilft dir, Leads durch jede Phase deines Verkaufszyklus zu verfolgen, mögliche Engpässe zu erkennen und zu prognostizieren, wie viel Umsatz du voraussichtlich in Zukunft abschließen kannst. Für das Verständnis des Zustands deiner Verkaufsaktivitäten ist er unverzichtbar.
Was ist das beste Tool für Verkaufsberichte?
Du kannst zwar mit einer Tabellenkalkulation beginnen, aber das beste Tool für Verkaufsberichte ist ein CRM, das den Prozess automatisiert. Ein CRM wie Salesflare sammelt automatisch Verkaufsdaten aus deinen E-Mails, deinem Kalender und deinen Anrufen und erstellt daraus aktuelle, präzise Berichte und Dashboards. Dadurch entfällt die manuelle Arbeit beim Sammeln der Daten, und deine Erkenntnisse sind immer auf dem neuesten Stand.
Was ist ein Tool zur Verkaufsanalyse?
Ein Tool zur Verkaufsanalyse ist jede Software, die dir dabei hilft, Verkaufsdaten zu analysieren, Erkenntnisse zu gewinnen, die Wirksamkeit deiner Strategien zu bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Das ist eine Kernfunktion moderner Verkaufs-CRMs: Sie bieten integriertes Reporting und Dashboards, mit denen du alles analysieren kannst – von Konversionsraten und der Länge des Verkaufszyklus bis hin zur Teamleistung und Umsatzprognosen.
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