Sales Process: A 5 Step Process You Won’t Hate

Was ist ein Verkaufsprozess? Wie kann man seine Schritte abbilden? Und wie setzt man ihn richtig um?

I don’t know about you, but I have a love-hate relationship with sales processes – actually with processes in general.

Ich hasse Prozesse, wenn sie wie unnötige ZwÀnge wirken und mich in einen Roboter verwandeln, und ich liebe sie, wenn sie mir Zeit verschaffen und meine ProduktivitÀt steigern.

If you feel the same way, then read on carefully. In the next 5-10 minutes, I’ll run you through all the things you need to start loving your sales process more than you’re hating it.

Here’s the points we’ll cover step by step:

  1. We’ll create clarity on what a sales process is, and what it isn’t
  2. We’ll examine the reasons to love your sales process
  3. I’ll share our 5 step sales process template
  4. We’ll map out and create your custom sales process
  5. And finally, we’ll make sure your process is put in place in the right way

We’re just 5 steps away from more consistent sales success.

Let’s do this!


1. What’s a sales process?

A sales process is… a process for sales. We all knew that much. 😏

Still, before moving forward, it’s interesting to go a little further for a minute and give a proper definition of what a sales process is, so we can build on this below.

Without using any long descriptions or grandiose words, here’s what it is:

Ein Verkaufsprozess ist eine Reihe von wiederholbaren Schritten, mit denen Sie Leads in GeschÀfte umwandeln können.

AufgeschlĂŒsselt:

  • Sie besteht aus einer Reihe von Schritten, die wiederholbar sind.
  • Ziel ist es, Leads in AbschlĂŒsse umzuwandeln.
  • Und last but not least: Sie KÖNNEN die festgelegten Schritte unternehmen, um das Ziel zu erreichen.

Der letzte Punkt ist sehr wichtig und hĂ€ngt mit der Hassliebe zusammen, die ich zu Vertriebsprozessen habe: Ein guter Vertriebsprozess hilft Ihnen, potenzielle Kunden durch einen bewĂ€hrten Prozess zu fĂŒhren, aber er setzt ihn nicht durch.

Let’s say you typically give prospects a demo of your product, but a prospect has seen your product already or has heard about it enough to be convinced, then you don’t need to take that step. Taking them through it anyway might feel forced and alienate your prospect.

Ein guter Prozess bringt Struktur, aber er macht uns nicht zu Robotern.

Sales process vs sales methodology: what’s the difference?

Before we fully move on, let’s clear up a common point of confusion and answer: how is a sales methodology different from a sales process?

While a sales process is about identifying repeatable steps, sales methodologies are generally more about the strategic approach you’re taking towards prospects.

Verkaufsmethoden können Ihnen zum Beispiel helfen:

  • Eine Art und Weise, wie Sie Ihre Kunden befragen sollten
  • Wie Sie mit den verschiedenen Interessengruppen in einem großen Unternehmen umgehen sollten
  • Wie Sie mit potenziellen Kunden in Kontakt treten sollten
  • Oder wie Sie Ihre Lösungen vorstellen sollten

If you’re into B2B and want to learn more about the 4 most common sales methodologies, have a look at this article on B2B sales strategies. 👈


2. Why is a sales process essential to success? Let’s examine the data.

Kurz gesagt: Ein Verkaufsprozess bringt Struktur, die Ihren Verkaufserfolg sowohl wiederholbar als auch skalierbar machen wird.

Gibt es harte Daten, die dies belegen? Dank der Sales Management Association gibt es sie.

Ihre Untersuchungen haben ergeben, dass:

  • Von den leistungsstĂ€rksten Vertriebsorganisationen haben 92% einen Vertriebsprozess.
  • Revenue growth is 18% higher in companies that have a sales process in place than in those who don’t.
  • Unternehmen mit einem Vertriebsprozess haben auch höhere Gewinnquoten, eine geringere Fluktuation im Vertriebsteam und deutlich mehr individuelle Top-Performer.

What’s not to like? 😃


3. Die typischen 5-7 Schritte eines Verkaufsprozesses: unsere Vorlage

Sind Sie bereit, Ihren ganz eigenen Verkaufsprozess zu definieren?

Instead of starting entirely from scratch, it’s good to investigate first how others build up their process. Now, what are the typical steps a prospect goes through?

The sales process template I’ll explain below is the one that’s offered by default when you sign up for our CRM software, Salesflare. You can always customize those, but more on that later.

Verkaufschancen
Eine visuelle Darstellung des 5-7-stufigen Verkaufsprozesses, den wir in Salesflare standardmĂ€ĂŸig anbieten.

Here’s the 5-7 steps you’ll typically have to take to sell something. 👇

Blei

You’ve found a good prospect, who seems to fit all your criteria, but you haven’t contacted them yet.

Kontaktiert

You’re in contact with a prospect. Either they’ve contacted you about a sales opportunity, or you’ve contacted them to see whether there’s an opportunity to sell your product or services.

Qualifiziert

This step is crucial. If sales opportunities reach the “qualified” step, it means that you have qualified them as an opportunity you can win.

Das bekannteste Qualifikationskriterium und eine gute Ausgangsbasis ist BANT:

  • Budget: VerfĂŒgen sie ĂŒber ein Budget, das sie fĂŒr Ihre Lösung ausgeben können?
  • AutoritĂ€t: Sprechen Sie mit der richtigen Person im Unternehmen?
  • Bedarf: Brauchen sie Ihre Lösung?
  • Zeitplan: Haben sie einen konkreten Zeitplan fĂŒr den Kauf im Kopf? Oder ist es nur "eines Tages"?

If a sales opportunity is qualified, it moves on to the “qualified” step. If it’s disqualified, you shouldn’t spend any further time on it.

Your time is precious, and it’s better spent with prospects who will probably buy. The quicker you disqualify leads that probably won’t buy, the more time you can focus on ones that probably will.

Profi-Tipp: It might be that you’re in a business where it often happens that you’re not talking to your prospect at the right time. And even though you shouldn’t spend your time on them now, you don’t want to lose sight of them either. In that case, make an extra step “Fridge” behind the “Lost” step for these prospects. That way you can easily come back to them later. ❄️

Vorschlag gemacht

Wenn ein Interessent qualifiziert ist, können Sie ihm ein Angebot unterbreiten.

Sobald Sie diesen Vorschlag gemacht haben, warten Sie im Wesentlichen darauf, dass sie sich entscheiden; oder natĂŒrlich darauf, dass sie Änderungen an Ihrem Vorschlag verlangen. 😅

Gewonnen / Verloren

Dies ist der Zeitpunkt, an dem Sie das GeschĂ€ft abschließen.

Haben sie gekauft? GlĂŒckwunsch, Sie haben das GeschĂ€ft gewonnen. 🎉

Haben sie den Verkaufsprozess in irgendeiner Phase abgebrochen? Markieren Sie die Verkaufschance als verloren und gehen Sie weiter.


4. Abbildung und Erstellung Ihres Verkaufsprozesses

Wahrscheinlich passt die obige Vorlage nicht ganz zu Ihrer Art zu verkaufen.

Let’s explore how you can go about mapping your sales process in the best possible way.

Align your sales process with the customer’s preferred journey

Das Wichtigste bei der Gestaltung Ihres Vertriebsprozesses ist, dass Sie ihn mit Blick auf den Kunden aufbauen. Wie Ihre interne Organisation funktioniert, ist eigentlich zweitrangig. (Manchmal tut die Wahrheit weh.)

Es spricht fĂŒr sich selbst, dass die Anzahl der GeschĂ€ftsabschlĂŒsse viel höher ist, wenn der Prozess fĂŒr die Kunden reibungslos funktioniert und sich um sie dreht. Das bedeutet, dass Sie bei der Planung des Verkaufsprozesses Ihrer Customer Journey Map große Aufmerksamkeit schenken sollten.

Still, this is the single most common mistake, as the easiest road you can take is accepting your organization’s status quo and creating the sales process based on how your organization works, not how your customer wants it to work.

Don’t make the process too specific, nor too vague

Ein weiterer Punkt: Nicht jeder Kunde möchte die Dinge auf die gleiche Weise angehen.

Die meisten unserer potenziellen Kunden auf Salesflare möchten unser CRM selbst ausprobieren und sich anmelden, ohne unser Team einzubeziehen, wĂ€hrend einige von ihnen darauf bestehen, eine Demo zu erhalten, um ĂŒber ihre Anforderungen und Fragen zu sprechen.

Overfitting the process specifically to either of these types of prospects (by for instance enforcing a specific step “Demo given”) will make us lose out on many opportunities with the other type.

It’s good to leave some wiggle room for the specific context of each prospect, while everyone still moves through the repeatable process you’re setting forward.

Noch gefÀhrlicher, als die Schritte des Verkaufsprozesses zu spezifisch zu gestalten, ist die Festlegung spezifischer Aufgaben, die jeder Vertriebsmitarbeiter erledigen muss, bevor er die Interessenten zum nÀchsten Schritt weiterleitet. Damit entfÀllt die Möglichkeit, sich auf jeden einzelnen Interessenten einzustellen, und Ihr Vertriebsteam wird zu einer Gruppe von hirnlosen Robotern.

If you’re going this way because your team otherwise skips crucial steps, consider retraining them or making some team changes, because the problem is probably not the process, it’s the people.

Denken Sie ĂŒber den Verkauf hinaus

Sind WiederholungskĂ€ufe, zufriedene Kunden und/oder Mundpropaganda fĂŒr Sie wichtig?

Then you might want to think about extending your sales process beyond the sale. You’ll want to make sure they reap (and keep reaping) all the benefits your product or service offers. How that works depends very much on what you offer.

In unserem Unternehmen nehmen wir zum Beispiel sofort nach der Anmeldung Kontakt mit den Kunden auf und melden uns danach alle drei Monate, um sicherzustellen, dass sie alles haben, was sie brauchen, um erfolgreich zu sein.

We’ve set up automated messages to do that on a consistent basis, and as soon as our customers respond, we’re there to help them out.

If you’re using Salesflare, this kind of follow up can be set up in a fully automated way, as shown below.

salesflare E-Mail-Workflow
Follow up with your customers automatically at predefined moments. 💌

An extra thing to keep in mind is that most CRMs won’t allow you to define steps (a.k.a. stages in the opportunities pipeline) after you win or lose the deal. As this is something we believe to be essential, you are able to set this up in Salesflare.


5. Wie Sie Ihren Verkaufsprozess erfolgreich umsetzen

Got your sales process mapped out? Then you’re just two steps away from successfully implementing it.

Die beiden fehlenden Zutaten sind:

  • Ein Team, das diesen Verkaufsprozess voll und ganz versteht und mit ihm einverstanden ist.
  • Eine gemeinsame Methode, um zu verfolgen, wo sich jeder Interessent im Verkaufsprozess befindet.

Und als Bonus können Sie die Teile automatisieren, die sich wie Roboterarbeit anfĂŒhlen, wie z. B. die Planung von E-Mails, die Unterzeichnung von Dokumenten oder die Erstellung von Rechnungen. Es gibt verschiedene Tools zur Automatisierung von GeschĂ€ftsprozessen, die Sie bei der Rationalisierung von AblĂ€ufen unterstĂŒtzen.

Holen Sie Ihr Team ins Boot und schulen Sie es

Erstens spricht es fĂŒr sich selbst, dass ein Verkaufsprozess nichts nĂŒtzt, wenn ihn niemand kennt, niemand an ihn glaubt und niemand ihn befolgt.

Es ist von Vorteil, wenn Sie Ihr Team frĂŒhzeitig einbeziehen und den Prozess gemeinsam mit ihm planen, da dies die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass es mit dem Endergebnis einverstanden ist. Aber das hĂ€ngt natĂŒrlich von Ihnen ab.

What’s for sure is that you’ll have to sell your team on why a sales process is crucial (there’s some data you can use from point 2 above), align with them on what the steps of the sales process are, and make sure everyone also buys into following the process.

And with regard to the last point, the probability that this will happen dramatically increases if you implement a shared system to track it. 👇

Ein gemeinsames System einrichten, um den Überblick zu behalten

Der beste Weg, um sicherzustellen, dass der Verkaufsprozess eingehalten wird, ist die Schaffung von Transparenz und Verantwortlichkeit, was die Einrichtung eines gemeinsamen Systems zur Verfolgung des Prozesses voraussetzt.

There’s many advantages to doing this in a CRM instead of a shared spreadsheet (like integrating it with your emails, having a more visual interface, allowing/disallowing certain things, being able to set reminders, …), but what you use is ultimately up to you.

If you’re not ready for a CRM, we’ve created a handy sales funnel/pipeline template that works both in Excel and Google Sheets.

If you are ready for a CRM, we evidently have our own thoughts (based on years of experience) on what’s important when you pick the right CRM for you:

  • Above all, make sure it’s easy to use, otherwise your sales team won’t use it, which makes your CRM useless from the very start: more on that in this article.
  • Pick a CRM that offers all functionality on the mobile phone. That way your team can always take immediate action, instead of having to wait until they’re behind their computer.
  • A tight email integration is non-negotiable. You can’t afford having your emails in one place and your customer data and sales process in another.

As we find these requirements extremely important, you won’t be surprised if I tell you that Salesflare fits these requirements perfectly. There’s more on that on here and on our website.

Bonus: Automatisieren Sie die robotischen Teile des Verkaufsprozesses

Wie ich bereits zu Beginn sagte: Ein Verkaufsprozess ist wichtig, aber er sollte Sie nicht in einen Roboter verwandeln.

We’ve discussed a few ways above to make sure this doesn’t happen – like not making your sales process too strict and not specifying tasks per step – but one other thing can have a big impact on this as well: it’s automating the parts of the sales process that make you feel like a robot.

Senden Sie immer wieder die gleichen Follow-up-E-Mails? Das können Sie automatisieren, wie ich oben fĂŒr Nachfass-E-Mails nach einem GeschĂ€ftsabschluss gezeigt habe.

Ertappen Sie sich dabei, dass Sie immer wieder die gleichen Erinnerungen einstellen? Sie können ein automatisches Erinnerungssystem verwenden, das Sie benachrichtigt, wenn Ihre Interaktion mit einem potenziellen Kunden inaktiv wird.

verkaufsfördernde Aufgaben
Richten Sie ein automatisches Erinnerungssystem ein, das Sie daran erinnert, welche E-Mails von Kunden noch beantwortet werden mĂŒssen und welche Konversationen mit potenziellen Kunden inaktiv werden.

Does filling out your CRM make you feel like a robot? 🤖 There’s automation for that too.

Anrufe, E-Mails und Meetings werden automatisch in salesflare protokolliert
Holen Sie sich ein CRM, das sich selbst ausfĂŒllt, anstatt Ihre Zeit mit der Eingabe von Daten zu verbringen.

Die Technologie ist da, Sie mĂŒssen sie nur noch ĂŒbernehmen.

If you have questions about the possibilities of automation, or on how to go about implementing your sales process in general, leave me a comment below or reach out to us on the chat. We’re here to help! 😃


Sie möchten Ihren Vertriebsprozess in einem CRM implementieren?

You won’t find any easier and more automated CRM than Salesflare. If you’re a small business selling B2B, try us out.

Salesflare erhalten

Wir hoffen, dass Ihnen dieser Beitrag gefallen hat. Wenn ja, empfehlen Sie ihn weiter!

👉 Sie können @salesflare folgen auf Twitter, Facebook und LinkedIn.

Jeroen Corthout