Operações de vendas em B2B: um guia completo

Como criar um mecanismo de vendas de alto desempenho

Running a successful B2B sales team involves much more than just hiring great salespeople. Behind every high-performing team, there’s usually a less visible, but equally crucial, function working to keep everything running smoothly. That function is Sales Operations.

If you’re wondering what Sales Operations actually involves, why it’s so important, and how you can leverage it to improve your own sales results, you’ve come to the right place.

In this guide, we’ll break down Sales Operations: what it is, what it does, how to build an effective function, and how technology can make all the difference.

Vamos nos aprofundar. 👇

O que são operações de vendas (Sales Ops)?

Antes de começarmos, aqui está uma definição de operações de vendas:

Operações de vendas (Sales Ops) é o conjunto de atividades e processos dentro de uma organização de vendas que apoiam, capacitam e impulsionam a eficácia e a eficiência da equipe de vendas. Concentra-se na simplificação de processos, no gerenciamento de tecnologia, na análise de dados e no planejamento estratégico para ajudar a força de vendas a atingir seus objetivos e metas de receita.

Pense em Sales Ops como a sala de máquinas de sua organização de vendas. Enquanto seus representantes de vendas são os que navegam na embarcação e interagem com os clientes, o departamento de operações de vendas garante que o motor esteja bem mantido, abastecido e funcionando com desempenho máximo.

As operações de vendas começaram décadas atrás com tarefas administrativas, mas evoluíram para uma função estratégica vital para o crescimento previsível.

Por que as operações de vendas são cruciais para o sucesso

In today’s competitive B2B environment, having a dedicated Sales Operations focus isn’t a luxury; it’s a necessity for sustainable growth.

Here’s why it’s so important:

Aumente a eficiência da equipe de vendas

Um dos maiores desafios em vendas é que os representantes gastam uma quantidade surpreendentemente pequena de seu tempo realmente vendendo, geralmente estimada em cerca de 30-35%. O restante é consumido por tarefas administrativas, relatórios, busca de informações e processos internos.

O Sales Ops lida diretamente com isso:

• Simplificar os fluxos de trabalho para eliminar etapas desnecessárias.
• Automatização de tarefas repetitivas, como entrada de dados ou lembretes de acompanhamento.
• Implementação de processos que reduzem o atrito no ciclo de vendas.

Isso libera um tempo significativo para que os representantes se concentrem no que fazem de melhor: envolver os clientes potenciais e fechar negócios. Até mesmo um ganho de eficiência de 10-15% por meio da automação pode se traduzir em um aumento substancial da receita.

Estimular receita e crescimento previsíveis

A equipe de operações de vendas estabelece as bases para uma receita previsível. Ao otimizar os processos, garantir a precisão dos dados para a previsão e ajudar no planejamento estratégico (como o design do território e a definição de cotas), o Sales Ops ajuda a criar um ambiente de vendas mais estável e previsível.

Equipes de operações de vendas com alto desempenho estão diretamente ligadas a melhores resultados de vendas e podem gerar ganhos de produtividade de até 30%.

Permitir decisões orientadas por dados

A intuição tem seu lugar, mas as estratégias de vendas sustentáveis são construídas com base em dados.

O Sales Ops fornece a infraestrutura e o poder analítico para:

• Acompanhar os principais indicadores de desempenho (KPIs).
• Analisar tendências de vendas e identificar problemas ou oportunidades.
• Generate accurate sales forecasts.
• Informar decisões estratégicas sobre contratação, territórios e abordagens de entrada no mercado.

As organizações que usam dados de forma consistente em seu processo de vendas têm uma probabilidade significativamente maior de exceder suas metas de receita.

Facilitar a escalabilidade

À medida que sua equipe de vendas cresce, a complexidade aumenta vertiginosamente. Sem processos padronizados, uma pilha de tecnologia bem gerenciada e funções claras, o dimensionamento se torna caótico e ineficiente. O Sales Ops fornece o backbone operacional necessário para aumentar sua função de vendas de forma suave e sustentável.

Controle de custos

Efficiency isn’t just about speed; it’s also about cost-effectiveness. By optimizing resource allocation (like territories), streamlining processes, and improving overall productivity, Sales Ops helps control the cost of selling. Reducing operational drag can sometimes impact profitability more than an equivalent increase in revenue.

Sem uma função sólida de operações de vendas, os representantes ficam atolados, as previsões não são confiáveis, as negociações demoram mais e o dimensionamento se torna um exercício doloroso.

Investir em operações de vendas é investir em um mecanismo de vendas resiliente e de alto desempenho.

Principais responsabilidades das operações de vendas

O escopo das operações de vendas é amplo, abrangendo quase todos os aspectos da organização de vendas que não são voltados para o cliente.

Aqui estão as áreas principais:

Simplifique e otimize o processo de vendas

This is a primary mandate. Sales Ops continuously analyzes the sales pipeline and workflows to find bottlenecks and inefficiencies.

As principais atividades incluem:

• Mapeamento dos processos de vendas atuais.
• Identificação de pontos de atrito (por exemplo, ciclos de aprovação demorados e transferências manuais).
• Implementing CRM automation to reduce manual work (like logging sales activities).
• Definir e padronizar as práticas recomendadas em toda a equipe.
• Ensuring the process supports the overall B2B sales strategy.

Gerencie dados, analise o desempenho e relate insights

O Sales Ops atua como o coração analítico da equipe de vendas.

Isso envolve:

• Gerenciamento de dados: Garantir a exatidão, a integridade e a integridade dos dados de vendas, geralmente dentro do Banco de dados de CRM. Isso inclui a limpeza de dados e a definição de padrões de entrada de dados.
• Análise: Transformação de dados brutos por meio de análise de vendas em insights acionáveis. Análise de métricas de desempenho (como taxas de ganho, tempos de ciclo), identificação de tendências e diagnóstico de problemas.
• Relatórios: Criação e manutenção de painéis de desempenho e relatórios regulares relatórios de vendas para a liderança e a equipe de vendas. Isso proporciona visibilidade da integridade do pipeline, do cumprimento da cota e da precisão da previsão.

Planejar a estratégia de vendas e prever a receita

O Sales Ops desempenha uma função estratégica crucial ao lado da liderança de vendas no planejamento.

Isso geralmente inclui:

• Planejamento do território: Projetar e atribuir territórios ou contas de vendas para garantir cobertura e oportunidades equilibradas.
• Planejamento de capacidade: Determinar o tamanho ideal da equipe de vendas com base em metas e métricas de produtividade.
• Configuração de cota: Estabelecer metas alcançáveis, mas motivadoras cotas de vendas para indivíduos e equipes.
• Planejamento de remuneração: Projetar e gerenciar planos de incentivo de vendas que impulsionem os comportamentos desejados.
• Previsão de vendas: Usar dados históricos, análise de pipeline e tendências de mercado para prever a receita futura. A previsão precisa é fundamental, mas desafiadora. Bons dados são fundamentais.

Gerenciar a pilha de tecnologia de vendas

As operações de vendas normalmente são responsáveis pela seleção, implementação e administração da tecnologia de vendas.

• Seleção e gerenciamento de ferramentas: Avaliar, implementar e gerenciar ferramentas como CRM, plataformas de engajamento de vendas, software de análise, etc.
• Administração de CRM: Isso geralmente é uma tarefa essencial, que envolve personalizar o CRM, gerenciar usuários, garantir a precisão dos dados, criar relatórios e gerenciar Integrações de CRM. Como a maioria das empresas usa um CRM, é fundamental gerenciá-lo com eficiência. Aprenda Como escolher o CRM certo para suas necessidades e Como implementar o CRM com sucesso.
• Integração: Garantir o fluxo contínuo de dados entre diferentes ferramentas, especialmente conectando tudo ao CRM.
• Adoção e treinamento: Promover a adoção da pilha de tecnologia pelos usuários e fornecer o treinamento necessário.

SalesflareO CRM, por exemplo, foi projetado para ser o hub central, extraindo automaticamente dados de e-mails, calendários e do LinkedIn, minimizando a entrada manual de dados e garantindo que o CRM esteja sempre atualizado.

Promover a colaboração e o alinhamento

O Sales Ops atua como um elo fundamental entre as vendas e outros departamentos, como Marketing, Finanças e Produto:

• Garantir a transferência tranquila de leads do Marketing.
• Alinhamento dos processos de vendas com as necessidades de relatórios financeiros.
• Fornecer feedback ao produto com base em percepções de vendas.
• Apoiar a equipe de vendas com questões operacionais e treinamento em processos/ferramentas.

Outras possíveis responsabilidades

Dependendo da organização, as operações de vendas também podem estar envolvidas em:

• Gerenciamento de leads: Definição de processos para pontuação, distribuição e rastreamento de leads.
• Contratos e propostas: Gerenciar modelos e processos para gerar propostas e contratos.
• Treinamento e integração: Suporte integração de vendas configurando novas contratações nos sistemas, atribuindo territórios e fornecendo treinamento inicial em ferramentas/processos.

A principal conclusão é que essas funções estão interconectadas. A má gestão de dados afeta a previsão, que afeta o planejamento do território e a justiça da remuneração. A automação eficaz libera tempo, levando a uma melhor captura de dados e a percepções mais precisas.

Operações de vendas vs. capacitação de vendas

It’s common to confuse Sales Operations with Sales Enablement. While both aim to improve sales performance, they focus on different areas.

• Operações de vendas: Concentra-se no eficiência e eficácia do processo de vendas e da infraestrutura. Think systems, processes, data, technology, analytics, and the ‘backend’ operations. Sales Ops ensures the como de venda é otimizado.
• Capacitação de vendas: Foco em equipar os vendedores com as habilidades, o conhecimento, o conteúdo e as ferramentas necessários para envolver os compradores de forma eficaz. Pense em treinamento, orientação, gerenciamento de conteúdo e estratégias de envolvimento do comprador. Capacitação de vendas garante a que (o vendedor) está preparado.

Em outras palavras: Sales Ops constrói e mantém a pista de corrida, o carro e os sistemas de diagnóstico. O Sales Enablement treina o motorista.

Embora distintas, essas duas funções devem trabalhar em conjunto. O Sales Ops fornece o CRM e define o processo; o Sales Enablement treina os representantes sobre como usar o CRM de forma eficaz dentro desse processo. A equipe de operações de vendas pode identificar um gargalo no processo por meio de dados; o Sales Enablement pode desenvolver um treinamento para tratar de uma lacuna de habilidade relacionada.

Uma forte colaboração e uma comunicação clara entre essas equipes são essenciais para maximizar a produtividade das vendas.

Crie uma função de operações de vendas de alto desempenho

A configuração ou o aprimoramento de suas operações de vendas requer uma abordagem estruturada. Aqui estão algumas práticas recomendadas:

Definir uma missão e metas claras

Start with why. What is the core purpose of your Sales Ops function? Draft a clear mission statement aligned with overall sales and business objectives. Then, translate this into SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) goals. Two concrete examples: “Increase forecast accuracy to 85% within 6 months” or “Reduce time spent on admin tasks by 15% by year-end.”

Estabelecer liderança e estrutura sólidas

Appoint a clear owner for Sales Ops. Define roles and responsibilities within the team (even if it’s just one person initially wearing multiple hats) to ensure accountability and avoid overlap. Clarify reporting lines: Sales Ops usually reports to the head of Sales (VP Sales or CRO).

Aproveite os dados e a análise de forma eficaz

As operações de vendas devem defender as decisões orientadas por dados.

• Promover uma cultura em que os dados superem a intuição.
• Prioritize data quality. Implement processes for keeping CRM data clean and consistent. Address CRM challenges like poor data entry head-on.
• Focus on generating actionable insights that lead to tangible improvements, not just vanity metrics. The benefits of CRM are only realized with good data.

Adotar a tecnologia de forma estratégica

A tecnologia é a base das operações de vendas modernas.

• Escolha ferramentas com base em necessidades e objetivos específicos, não em propaganda. Envolva os representantes de vendas no processo de seleção.
• Priorize a integração, especialmente com seu CRM. Evite silos de dados.
• Treat the CRM as the central source of truth. An easy-to-use CRM is crucial for adoption.
• Actively seek opportunities for sales automation to reduce repetitive tasks.

Salesflare alinha-se a isso automatizando a entrada de dados do Gmail, Outlook e LinkedIn, integrando-se perfeitamente e fornecendo uma interface intuitiva que aumenta a adoção.

Promover a colaboração multifuncional

Sales Ops can’t succeed in a vacuum. Build strong relationships and communication channels with Sales Leadership, Marketing, Finance, and other key departments. Regular sync meetings can ensure alignment and smoother processes.

Comprometer-se com a melhoria contínua

Sales Ops isn’t a one-time setup; it’s an ongoing process.

• Monitore continuamente as métricas de desempenho para identificar problemas de forma proativa.
• Auditar regularmente os processos de vendas para encontrar áreas de otimização.
• Gather feedback from the sales team about what’s working and what’s not. Shadowing reps can provide invaluable insights.
• Mantenha-se ágil e adapte os processos à medida que as condições do mercado ou as prioridades comerciais mudam.

Invest in Team Development (Even if it’s a Team of One)

A eficácia das operações de vendas depende das habilidades envolvidas. Ofereça oportunidades de aprendizado sobre ferramentas (especialmente CRM e análise), técnicas de análise de dados e pensamento estratégico. Mantenha uma base de conhecimento de processos e práticas recomendadas.

A criação de uma excelente função de operações de vendas geralmente requer uma mudança cultural em direção a dados, colaboração e melhoria contínua. A forte adesão da liderança é fundamental.

Medir o sucesso das operações de vendas: Principais métricas

You can’t improve what you don’t measure. Tracking the right KPIs is essential for understanding Sales Ops performance and demonstrating its value.

As métricas geralmente se enquadram em duas categorias:

• Métricas de desempenho: Meça os resultados (os resultados).
• Métricas de eficiência: Medir a qualidade do uso dos recursos (o processo).

Aqui estão algumas métricas essenciais que as operações de vendas devem acompanhar:

Principais métricas de desempenho

• Obtenção de cotas: Porcentagem de representantes que atingem suas metas. Indica a eficácia geral da equipe e a definição de metas realistas.
• Taxa de ganhos / Taxa de fechamento: Porcentagem de oportunidades conquistadas. Reflete a eficácia, a qualificação e a competitividade do processo.
• Tamanho médio da transação (ADS): Receita média por negócio fechado. Rastreia a contribuição de valor por venda.

Principais métricas de eficiência

• Duração do ciclo de vendas: Tempo médio desde a criação da oportunidade até o fechamento. Destaca a velocidade do processo; ciclos mais longos podem indicar gargalos.
• Tempo de venda vs. tempo de não venda: Proporção do tempo do representante gasto em vendas ativas. Mede diretamente o impacto dos esforços de eficiência das operações de vendas.
• Precisão da previsão: Quão próximas as previsões estão dos resultados reais. Essencial para o planejamento e reflete a qualidade dos dados/capacidade analítica.
• Velocidade do pipeline: Velocidade com que os negócios passam pelo pipeline. Uma medida holística da integridade do pipeline.
• Custo de aquisição de clientes (CAC): Custo médio para adquirir um novo cliente. Mede a relação custo-benefício dos esforços de vendas.

Escolha KPIs que se alinhem diretamente com sua missão e metas de operações de vendas. Concentre-se em um conjunto equilibrado de métricas que reflitam tanto os resultados quanto a eficiência do processo.

A pilha de tecnologia de operações de vendas: Ferramentas para eficiência

A tecnologia é a espinha dorsal das operações de vendas eficazes. Embora as ferramentas exatas variem, algumas categorias são essenciais.

O papel central do CRM

The Customer Relationship Management (CRM) system is the heart of the Sales Ops tech stack. It’s the central database for customer information, the platform for managing the sales pipeline, and the engine for reporting and automation.

Key CRM features leveraged by Sales Ops include:

• Gerenciamento de contatos e contas
• Rastreamento de leads e oportunidades
• Gerenciamento visual de pipeline
• Registro de atividades (de preferência automatizado)
• Relatórios e painéis
• Automação do fluxo de trabalho
• Integrações

O desafio? O CRM só tem valor se for usado de forma consistente. Isso faz com que a facilidade de uso e a automação sejam fatores críticos na escolha do sistema certo.

An easy-to-use CRM like Salesflare drives adoption by minimizing manual work.

Categorias de ferramentas essenciais

Além do CRM, as operações de vendas geralmente gerenciam ou utilizam:

• Inteligência de vendas e ferramentas de prospecção: Ajude a encontrar leads e informações de contato (como Localizadores de e-mail) e pesquisar perspectivas. Confira alguns dos principais ferramentas de prospecção de vendas.
• Plataformas de engajamento de vendas (SEPs): Simplifique e automatize as sequências de alcance em vários canais. Essas plataformas potencializam engajamento de vendas.
• Business Intelligence (BI) e ferramentas de análise: Para análise e visualização de dados mais aprofundadas além do padrão Relatórios de CRM.
• Plataformas de automação (por exemplo, Zapier): Conecte diferentes aplicativos para automatizar fluxos de trabalho.
• Ferramentas de comunicação: Plataformas de videoconferência e bate-papo interno.
• Sistemas de gerenciamento de conteúdo (CMS): Organizar o material de vendas.
• Software Configure, Price, Quote (CPQ): Para gerar cotações complexas.
• Gerenciamento do desempenho de vendas (SPM): Gerencie as comissões e acompanhe o desempenho em relação às cotas.

Como o Salesflare potencializa operações de vendas eficazes

A CRM like Salesflare is built to directly address Sales Ops needs, especially for SMBs:

• Automatiza a entrada de dados: Registra automaticamente e-mails, reuniões, chamadas, localiza informações de contato em assinaturas e enriquece os dados da empresa. Isso reduz significativamente a carga administrativa e melhora a qualidade dos dados; esses são os principais objetivos das operações de vendas. Funciona perfeitamente como um CRM para Gmail e um Outlook CRM.
• Simplifica os fluxos de trabalho: Sequências de e-mail automatizadas e sugestões de tarefas incorporadas mantêm os acompanhamentos consistentes e oportunos.
• Fornece visibilidade acionável: Pipelines visuais e painéis personalizáveis oferecem insights em tempo real sobre o desempenho e as previsões.
• Integra-se perfeitamente: Conecta-se perfeitamente com e-mail, calendário e LinkedIn. Também se integra a milhares de aplicativos via Zapier e tem uma API.
• Impulsiona a adoção: Seu design intuitivo facilita a adoção pelas equipes, garantindo dados confiáveis para as operações de vendas.
• Inclui inteligência de vendas: Recursos como rastreamento de e-mails e sites fornecem insights sobre o envolvimento.

The right technology, especially a CRM that automates heavily like Salesflare, elevates Sales Ops from a support function to a strategic driver, freeing up time for analysis, optimization, and planning.

O futuro das operações de vendas: Principais tendências

As operações de vendas estão em constante evolução. Aqui estão as principais tendências que estão moldando seu futuro:

• Inteligência Artificial (IA) pervasiva: A IA está se tornando padrão para análise de dados, previsão preditiva, automação de processos e até mesmo orientação de vendas em tempo real. Muitas equipes já estão usando CRM COM IA características.
• Consolidação em operações de receita (RevOps): Uma forte tendência de integração das operações de vendas com as operações de marketing e as operações de sucesso do cliente para obter uma visão unificada de todo o ciclo de vida do cliente.
• Sofisticação aprimorada de dados: Ir além dos relatórios básicos e passar para a análise preditiva e prescritiva, exigindo maior conhecimento dos dados.
• Apoio às vendas com prioridade digital: Adaptar os processos e a tecnologia para dar suporte aos compradores que preferem pesquisas digitais e interações remotas.
• Foco incansável na produtividade: Encontrar continuamente maneiras de maximizar o tempo de venda dos representantes e a eficiência geral continua sendo fundamental.
• Evolução das necessidades de talentos: Aumento da demanda por profissionais de operações de vendas com fortes habilidades analíticas, estratégicas, técnicas e de gerenciamento de projetos.

No futuro, as operações de vendas se tornarão ainda mais orientadas por dados e centradas em tecnologia, passando do suporte reativo para a otimização proativa e a orientação estratégica.

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Jeroen Corthout

Cofundador e CEO de Salesflare

Sou cofundador e CEO da Salesflare, o CRM de vendas inteligente para pequenas e médias empresas que vendem B2B. Adoro automatizar vendas, criar produtos bonitos e escrever sobre todos esses tópicos.

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