8 benefícios de um CRM + 6 desafios a superar primeiro
Veja os principais benefícios de um CRM e como aproveitá-los
Por que usar um sistema de CRM? Quais são os grandes benefícios que você pode obter com um software de CRM?
É claro que estou brincando com a imagem acima, mas espero ter chamado sua atenção, porque a verdade não está muito distante disso. 💰
Um CRM que funciona pode ser um divisor de águas para qualquer empresa.
Infelizmente, mais de 90% das empresas não obtêm grandes benefícios, porque não usam o CRM da maneira adequada.
E a simples verdade é:
⚠️ Um CRM que você não usa não serve para nada. ⚠️
Felizmente, também há uma boa notícia: os desafios não são tão difíceis de superar.
Então, vamos explorar juntos os seguintes pontos:
- O que é exatamente um CRM?
- Quais são os principais benefícios de um CRM?
- Quais são os principais desafios para obter esses benefícios?
O que é um CRM: qual é a definição?
Para garantir que estamos falando da mesma coisa, vamos definir o que é um sistema de CRM.
Um sistema de Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM) é um software que ajuda você a gerenciar seus relacionamentos com os clientes de uma maneira melhor. Ele ajuda você a fazer o acompanhamento de clientes e leads, manter o controle das informações necessárias, automatizar tarefas, colaborar como equipe e obter insights.
Essa definição já inclui alguns benefícios, mas vamos nos aprofundar muito mais.
Possíveis benefícios de um sistema de CRM: por que usar um na sua pequena empresa?
A resposta curta para “por que usar um CRM?” é:
Um CRM que funciona permite que você controle e expanda adequadamente sua base de clientes, suas operações de vendas e sua empresa como um todo. 📈
Agora, como isso acontece concretamente?
Veja 8 benefícios principais de um CRM:
- Construa relacionamentos melhores com os clientes fazendo um acompanhamento impecável em escala
- Assuma o controle quando alguém estiver doente ou deixar a empresa
- Colabore melhor como equipe e entre departamentos
- Faça um planejamento de caixa adequado prevendo suas receitas
- Melhore seu processo de vendas medindo-o e analisando como ele funciona
- Nutra os leads que ainda não estão prontos para comprar
- Aumente sua receita de vendas
- Expanda sua equipe de vendas e sua base de clientes
Vou dar um pouco de cor a eles e compartilhar dicas úteis aqui e ali.🎨
1. Construa relacionamentos melhores com clientes fazendo follow-up impecável em escala
É fácil fazer um bom follow-up com um lead. Com cinco, ainda dá para fazer. Com dez, fica significativamente mais difícil. Agora imagine fazer um bom follow-up com dezenas de leads. 🤹
É isso que a maioria dos vendedores faz, e é muito difícil fazer isso sem nenhum sistema para se organizar. 🫠
Esses vendedores costumam criar seus próprios sistemas: alguns começam a usar uma planilha, outros usam as tarefas do Outlook, outros simplesmente anotam uma lista em um caderno… muitos usam uma combinação de sistemas diferentes.
E, embora esses sistemas simples sejam um bom começo, eles trazem algumas desvantagens:
- Eles exigem muito trabalho manual e dependem do vendedor.
- Eles não registram os cronogramas de uma maneira prática e fácil.
- Eles não são bem integrados à caixa de entrada de e-mail, ao calendário, ao LinkedIn…
- Eles não permitem muita automação útil.
- Eles não vêm com recursos como dashboards integrados, sistemas de permissão, sequências de e-mails, enriquecimento de dados etc.
É por isso que existem os sistemas de CRM de verdade. 👈
Eles tornam o follow-up dos seus leads organizado, automatizado e integrado. Assim, você pode fazer cada lead sentir que é o único de que você está cuidando, mesmo fazendo follow-up com vários ao mesmo tempo.🥰
2. Assuma o controle quando alguém estiver doente ou sair da empresa
Alguém está doente. 🤒 Ou, pior: essa pessoa sai da empresa. 👋 E agora?
O que essa pessoa está conduzindo? Com quem? Quem precisa de quê?
Se você tiver um bom CRM implementado e estiver usando-o corretamente, essas perguntas deverão ser respondidas rapidamente.
Você verá com quem essa pessoa está em contato e exatamente o que foi discutido. Você pode responder ao último e-mail dela para retomar a conversa ou ligar para o número de telefone do contato. 📞
3. Colabore melhor como equipe e entre departamentos
O exemplo acima mostra muito bem como a colaboração pode funcionar por meio de um CRM quando outra pessoa não consegue atender um cliente.
Muitas vezes, porém, várias pessoas da mesma equipe estão em contato com um cliente. Se toda a comunicação e as outras informações já estiverem no CRM, não será necessário transferir constantemente o conhecimento entre os membros da equipe. Simplesmente funciona.
Em outros casos, vários silos departamentais podem estar em contato com o mesmo cliente ou lead. E isso também pode gerar confusão às vezes.
Imagine um departamento de marketing que queira enviar um e-mail sobre a oferta promocional mais recente da empresa. Se não souber quem já está prestes a assinar uma proposta, pode acabar enviando essa promoção para essa pessoa também. Ops! 😖
Compartilhar informações em um só lugar é uma maneira muito eficiente de colaborar. E o melhor lugar para compartilhar informações sobre clientes é um CRM.
4. Faça um planejamento de caixa adequado prevendo sua receita
Toda empresa precisa ter uma certa quantia de dinheiro na conta bancária. Nem pouco demais, nem demais.
Às vezes, você precisa de um empréstimo. Às vezes, pode pagar um empréstimo ou fazer um investimento.
No entanto, se você não sabe quanto dinheiro provavelmente vai entrar, pode ser bastante difícil planejar isso adequadamente.
Se você quiser fazer um grande favor ao seu CFO ou proprietário da empresa, tente prever sua receita de vendas com mais ou menos precisão para eles. Eles vão adorar você por isso. 🫶
A maneira mais fácil de fazer isso é manter seu pipeline de vendas atualizado com as oportunidades certas e suas:
- Datas esperadas de fechamento (ou datas de fechamento quando o negócio for fechado)
- Valores
- Etapas
- Opcionalmente: probabilidades (é mais fácil confiar nas probabilidades das etapas do que em uma probabilidade para cada oportunidade individual)
Quer definir corretamente as probabilidades das suas etapas? Então você pode consultar o relatório de “análise do funil”.
É claro que você vai precisar primeiro de alguns dados limpos para usar em relatórios. Portanto, se está começando agora, comece a usar esse pipeline de vendas!
5. Melhore seu processo de vendas medindo-o e analisando como ele funciona
Probabilidades e previsões precisas são apenas duas coisas que você pode obter dos seus dados se mantiver tudo limpo, organizado e atualizado usando um CRM.
Um cliente da Salesflare mais que dobrou as vendas em um ano simplesmente analisando seus dados de vendas para identificar gargalos no processo de vendas.
Quando finalmente tiver seus dados de vendas à sua frente, você poderá analisá-los em detalhes para descobrir como está se saindo, por que isso acontece e como pode melhorar. 🤓
Preparei uma visão geral de exemplos comuns de dashboards e relatórios de vendas para você se inspirar.
Aqui estão algumas ideias concretas:
- Verifique a análise do funil no Salesflare para identificar gargalos na conversão de uma etapa para outra. Resolver esses gargalos costuma ser uma oportunidade fácil de aproveitar.
- Acompanhe a quantidade de leads, o valor dos leads e a duração do ciclo de vendas por origem do lead. Isso ajudará você a entender como conseguir mais leads de qualidade.
- Analise os principais motivos de perda. Com base nisso, você pode, por exemplo, trabalhar no tratamento de objeções, no seu material de marketing, na sua oferta de fato ou até mesmo no seu modelo de negócio.
- Fique sempre de olho na quantidade de leads novos e de leads ganhos. Garanta que eles permaneçam equilibrados para manter um fluxo contínuo de receita.
- Investigue o que seus melhores profissionais estão fazendo e os outros não. Ensine isso a eles.
6. Nutra os leads que ainda não estão prontos para comprar
Encontrou um lead bom, mas o momento simplesmente não é o certo? Você seria um tolo se não mantivesse contato. A questão é: como garantir que você faça isso?
Cultivar os leads existentes pode gerar resultados muito relevantes, se você fizer isso da maneira certa e de forma consistente.
Não sabe como fazer isso? Aqui vão algumas ideias:
- Convide seus leads existentes para webinars online, eventos presenciais ou até jantares exclusivos. Tudo depende do tamanho potencial do deal.
- Compartilhe ocasionalmente um guia ou estudo de caso com eles. Inspire-os mostrando como podem resolver os problemas que enfrentam. O ideal é que você esteja envolvido na solução.
- Envie atualizações sobre novas ofertas que possam interessá-los.
- Além de enviar e-mails, adicione todos os leads no LinkedIn também. Publique regularmente.
É claro que você também pode acompanhar quando será o momento certo para eles. Mas tudo isso pode ajudá-los a chegar lá mais cedo ou a fazer uma parceria com você em vez de escolher outra pessoa.
7. Aumente sua receita de vendas
Por que transformar isso em um ponto separado? Só para dar ênfase. 😄
Uma empresa precisa gerar receita para poder crescer, investir e fazer coisas ainda melhores por outras empresas ou pessoas. E também para devolver dinheiro aos seus acionistas.
É assim que nossa economia funciona para criar uma vida melhor para todos, e é importante não perder isso de vista.
Tudo o que foi mencionado acima ajudará a alcançar esse objetivo.
8. Expanda sua equipe de vendas e sua base de clientes
Aumentar sua receita é o primeiro passo para continuar expandindo. Mas você não conseguirá fazer isso sem expandir seus sistemas e processos.
Em algum momento, a planilha criada internamente deixará de dar conta. Será importante ter um CRM adequado implementado para que você continue gerenciando suas operações em expansão.
Muitos fundadores me perguntam: “Quando devo adquirir meu primeiro CRM?” 🤔
Minha resposta: “O quanto antes. Você perderá muita informação e muitas oportunidades por não usar um sistema profissional. E a maioria dos CRMs oferece algum tipo de plano inicial.”
Se você tiver interesse em usar o Salesflare como seu CRM (ele é ótimo para startups e pequenas empresas!), pergunte à equipe pelo chat sobre nosso “programa para startups em estágio inicial”. A equipe vai avaliar com você se sua empresa é elegível. Se você acabou de começar, provavelmente é.
Por que você talvez não obtenha esses benefícios do CRM: quais são os principais desafios?
Vou direto ao ponto.
Você pode acabar com poucos dados ou com dados inúteis porque sua equipe não usa o CRM de verdade. E não obterá nenhum benefício.
A boa notícia é que não é difícil superar esses desafios. As soluções são simples.
Tudo o que você precisa fazer é agir.
Um impulso de motivação gratuito oferecido por Shia Labeouf. 😬
Um impulso de motivação gratuito oferecido por Shia Labeouf. 😬
Aqui estão os principais desafios:
- Sua equipe pode considerar o CRM escolhido trabalhoso e complicado demais
- Você não envolveu sua equipe nos testes e na escolha do CRM
- Você sobrecarregou o CRM com campos (ou, pior ainda: campos obrigatórios)
- Você não treinou sua equipe para usar o CRM
- Você não definiu com sua equipe como vocês querem usar o CRM em conjunto
- Sua gestão sênior não oferece endosso e suporte suficientes
E incluí uma solução para cada um deles.
1. Sua equipe pode considerar o CRM escolhido trabalhoso e complicado demais
O motivo mais comum para uma implementação de CRM fracassar: a equipe simplesmente acha que dá trabalho demais.
Sejamos sinceros: a maioria dos sistemas de CRM:
- É criada partindo do princípio de que alguém com uma disciplina insana vai preencher tudo manualmente.
- É feita principalmente para a gestão (que compra o CRM), não para a equipe de vendas.
- Ficou complicada porque continua adicionando funcionalidades sem um gerenciamento de produto adequado.
Embora existam entre 700 e 800 CRMs por aí, você vai descobrir que isso se aplica à maioria deles.
Foi por isso que meu cofundador e eu criamos a Salesflare em 2014. Partimos para a missão de desenvolver um CRM de vendas que sua equipe realmente goste de usar, colocando os dados existentes no centro e criando um app super fácil de usar, integrado a tudo.
Ficou um pouco abstrato? Basta experimentar para ver:
- Como ele sugere possíveis contas e contatos,
- Enriquece-os automaticamente com mais informação,
- Acompanha históricos completos de comunicação,
- Automatiza e-mails e sequências de e-mails,
- Integra-se perfeitamente à sua caixa de entrada de e-mail e ao LinkedIn,
- …
Você pode experimentar o Salesflare gratuitamente por até 30 dias com 100% das funcionalidades.
SOLUÇÃO: Use um CRM, como o Salesflare, que seja o mais simples e automatizado possível quando se trata de inserir dados.
2. Você não envolveu sua equipe nos testes e na escolha do CRM
É bem provável que seu sistema atual tenha sido pesquisado e testado com cuidado… mas a equipe de vendas nunca foi envolvida no processo — ou participou dele apenas de forma superficial.
Isso traz dois riscos inerentes:
- É difícil saber se a equipe se imagina usando o CRM (o que é fundamental).
- Eles não vão aderir tanto ao uso quanto adeririam se você os envolvesse.
Sim, você vai precisar investir um pouco mais de tempo e esforço para envolvê-los. Mas o retorno sobre esse investimento será enorme.
SOLUÇÃO: Envolva a equipe ao testar e escolher CRMs.
DICA PROFISSIONAL: Se você estiver implementando um CRM para uma equipe grande, na qual algumas pessoas podem se tornar os “elos fracos” (por terem poucas habilidades digitais ou simplesmente uma mentalidade resistente a mudanças), envolva-as definitivamente como “embaixadoras dos testes” no processo. Isso garante que elas não atrapalhem tudo quando você apresentar o CRM à equipe. E, quando o restante da equipe perceber que elas estão a bordo, será muito mais provável que também embarque na ideia.
3. Você sobrecarregou o CRM com campos (ou, pior ainda: campos obrigatórios)
“Você também pode acompanhar X?”
Adicionar campos em um CRM é fácil e feito uma única vez. Preenchê-los, porém, exige esforço constante.
É um reflexo comum em qualquer equipe continuar adicionando campos porque “seria útil acompanhar isso também”.
Bom, quão útil isso é? É:
- Indispensável,
- Deveria ter,
- Ou apenas poderia ter?
Parece inofensivo continuar adicionando campos, mas não é. Cada campo extra representa um risco adicional de que a equipe desista de usar o CRM de vez. Um pouco de desleixo pode facilmente levar a uma longa descida por uma ladeira escorregadia.
E o que é mais importante para você? Todos os benefícios acima… ou este campo extra?
SOLUÇÃO: Questione cada campo que alguém quiser adicionar. Ele é essencial? E, de qualquer forma, evite ao máximo tornar os campos obrigatórios.
4. Você não treinou sua equipe sobre como o CRM funciona
Muitas vezes, esse é apontado como o principal motivo pelo qual as implementações de CRM fracassam. Não é (a menos que você não conheça os outros motivos), mas ainda assim é um fator importante.
Muitas equipes simplesmente começam a usar o CRM sem aproveitar todos os materiais disponíveis.
Na Salesflare, por exemplo, temos uma playlist de YouTube “Começando” disponível, com 14 vídeos que levam pouco mais de uma hora para assistir (na velocidade de 1x).
Assistir a esses vídeos garante que, em pouco tempo, você entenda o básico sobre como o CRM funciona e como pode usá-lo.
Vale a pena investir essa hora? Eu acho que sim. Esse é mais um daqueles investimentos com alto retorno. Basta considerar os benefícios de usar seu CRM em todo o seu potencial.
SOLUÇÃO: Assista a tutoriais de CRM com sua equipe. Depois, organize um treinamento básico focado em como acompanhar informações, fazer follow-up com leads e em como vocês querem usar o CRM como equipe. (o que me leva ao próximo desafio 👇)
5. Você não definiu com sua equipe como vocês querem usar o CRM juntos
Um dos benefícios de usar um CRM é melhorar a colaboração. Outro é fazer previsões de vendas melhores. E outro ainda é extrair insights para aprimorar seus processos.
Nada disso é possível se sua equipe não usar o CRM de maneira consistente.
Se um campo, uma opção de campo, uma etapa de oportunidade, … significar algo diferente para cada pessoa da sua equipe, essa informação não poderá ser usada no nível da equipe.
Isso não precisa ser difícil. Basta uma pequena conversa em equipe.
Veja algumas perguntas que você pode fazer a si mesmo:
- Como é o nosso pipeline de vendas? Como definimos as etapas? O que devemos fazer em cada etapa?
- Quais campos do CRM são essenciais para nós? Como vamos preenchê-los? Precisamos de algum campo adicional? (Somente os importantes!)
- Como vamos repassar os leads como equipe?
- Como vamos fazer o acompanhamento? Vamos usar as tarefas ou um filtro salvo específico?
- Como vamos garantir que os dados permaneçam atualizados e que o pipeline continue organizado? Vamos fazer uma revisão semanal do pipeline de vendas que exija preparação prévia?
O melhor é seguir regras simples que você sabe que todos conseguem cumprir.
SOLUÇÃO: Agende uma reunião de equipe. Abra um documento no Google Docs ou no Word. Documente as decisões da sua equipe.
6. Sua alta gestão não oferece apoio e suporte suficientes
Simples, mas essencial.
Sua equipe de alta gestão pode não estar totalmente comprometida com o uso de um CRM. Provavelmente, eles têm seus motivos. Normalmente, tudo se resume a isto: já tentaram usar um antes, não deu certo, acham que vai dar errado de novo e consideram isso uma perda de tempo.
Espero ter deixado claro para você que os benefícios de um CRM podem ser enormes se você superar os desafios comuns. E que esses desafios são relativamente fáceis de superar.
Agora, deixe isso claro para todas as outras pessoas da sua equipe — especialmente para a alta gestão. Se a liderança não estiver apoiando a iniciativa, todo o resto ficará muito mais difícil.
SOLUÇÃO: Conte à alta gestão sobre os benefícios de um CRM e compartilhe sua estratégia para superar os desafios comuns.
Então, a escolha está diante de você, jovem Padawan. 🧙
Você vai continuar preso aos velhos hábitos das planilhas e dos sistemas de CRM abandonados? Ou vai abraçar a sabedoria da Força (ou melhor: do Flare), implementar o CRM certo com precisão e realmente expandir sua empresa rumo a novos horizontes? Não, não tente. Faça ou não faça; não existe tentativa.
Desculpe, me empolguei. 😏
Boa sorte! 👊 E não hesite em entrar em contato se pudermos ajudar você. Estamos sempre disponíveis pelo chat do nosso website principal.
Pronto para dar um gás nas suas vendas? Experimente o Salesflare.
Somos um CRM de vendas fácil de usar para empresas B2B pequenas e médias, repleto de automação e sempre atualizado!
Espero que você tenha gostado deste post. Se gostou, espalhe a palavra!
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