8 benefícios do CRM + 6 desafios a serem superados primeiro
Aqui estão os principais benefícios do CRM e como aproveitá-los
Why use a CRM system? What are the big benefits you can get from CRM software?
Obviamente, estou brincando com a imagem acima, mas espero ter chamado sua atenção, pois a verdade não está muito longe. 💰
Um CRM funcional pode ser um divisor de águas para qualquer empresa.
Infelizmente, mais de 90% de empresas não colhem grandes benefícios porque não usam seu CRM adequadamente.
E a verdade é simples:
⚠️ Um CRM que você não usa é inútil. ⚠️
Felizmente, também há boas notícias: os desafios não são tão difíceis de superar.
Portanto, vamos explorar juntos os seguintes pontos:
- O que é exatamente um CRM?
- Quais são os principais benefícios de um CRM?
- Quais são os principais desafios para obter esses benefícios?
O que é um CRM: Qual é a definição?
Just to make sure we’re on the same page here, let’s define what a CRM system is.
Um sistema de Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente (CRM) é um software que o ajuda a gerenciar melhor o relacionamento com os clientes. Ele ajuda a acompanhar os clientes e os leads, controlar as informações necessárias, automatizar tarefas, colaborar como uma equipe e fornecer insights.
Essa definição já contém alguns benefícios, mas vamos nos aprofundar muito mais.
Possíveis benefícios de um sistema CRM: Por que usar um para sua pequena empresa?
A resposta curta para "por que usar um CRM?" é:
Um CRM funcional permite que você controle e dimensione adequadamente sua base de clientes, suas operações de vendas e seus negócios como um todo. 📈
Agora, como isso acontece concretamente?
Aqui estão os 8 principais benefícios do CRM:
- Crie melhores relacionamentos com os clientes fazendo um acompanhamento impecável em escala
- Assumir o controle quando alguém estiver doente ou deixar a empresa
- Colaborar melhor como equipe e entre departamentos
- Faça um planejamento de caixa adequado, prevendo suas receitas
- Aprimore seu processo de vendas medindo-o e analisando como ele funciona
- Cultive os leads que não estão prontos para comprar no momento
- Aumentar sua receita de vendas
- Amplie sua equipe de vendas e sua base de clientes
Darei a eles um pouco de cor e compartilharei dicas úteis aqui e ali.🎨
1. Crie melhores relacionamentos com os clientes fazendo um acompanhamento impecável em escala
É fácil fazer um bom acompanhamento de um lead. Cinco ainda é possível. Dez se torna significativamente mais difícil. Agora imagine fazer um bom acompanhamento de dezenas de leads. 🤹
É isso que a maioria dos vendedores faz, e é muito difícil fazer isso sem nenhum sistema para se organizar. 🫠
Esses vendedores geralmente criam seus próprios sistemas: alguns começam usando uma planilha, outros usam tarefas do Outlook, outros apenas anotam uma lista em um caderno, ... muitos usam uma combinação de diferentes sistemas.
Embora esses sistemas simples sejam um bom começo, eles têm suas desvantagens:
- Eles são altamente manuais e dependem do vendedor.
- Eles não capturam linhas do tempo de maneira fácil e agradável.
- Eles não estão bem integrados com a caixa de entrada de e-mail, o calendário, o LinkedIn, ...
- Eles não permitem muita automação prática.
- Eles não vêm com coisas como painéis de controle integrados, sistemas de permissão, sequências de e-mail, enriquecimento de dados etc.
É por isso que existem sistemas de CRM reais. 👈
Eles tornam seu acompanhamento de leads organizado, automatizado e integrado. Dessa forma, você pode fazer com que cada lead sinta que é o único de quem você está cuidando, apesar de fazer o acompanhamento de muitos ao mesmo tempo.🥰
2. Assumir o controle quando alguém estiver doente ou deixar a empresa
Alguém está doente. Ou pior: eles deixam a empresa. E agora?
O que eles estão fazendo? Com quem? Quem precisa do quê?
Se você tiver um bom CRM e estiver usando-o corretamente, essas perguntas deverão ser respondidas em pouco tempo.
Você verá com quem eles estão em contato e o que exatamente discutiram. Você pode responder ao último e-mail para retomar a conversa ou ligar para o número de telefone do contato. 📞
3. Colaborar melhor como equipe e entre departamentos
O exemplo acima é um ótimo exemplo de como a colaboração pode funcionar por meio de um CRM quando outra pessoa não pode atender a um cliente.
Muitas vezes, porém, várias pessoas da mesma equipe estão em contato com um cliente. Se todas as comunicações e outras informações já estiverem no CRM, não será necessária a transferência constante de conhecimento entre os membros da equipe. Simplesmente funciona.
Em outros casos, vários silos departamentais podem estar em contato com o mesmo cliente ou lead. E isso também pode ser confuso às vezes.
Imagine um departamento de marketing que deseja enviar um e-mail sobre a última oferta promocional da empresa. Se eles não souberem quem já está prestes a assinar uma oferta, podem acidentalmente enviar a promoção para eles também. Ops! 😖
Compartilhar informações em um só lugar é uma maneira muito eficiente de colaborar. E o melhor lugar para compartilhar informações sobre os clientes é um CRM.
4. Faça um planejamento de caixa adequado, prevendo suas receitas
Toda empresa precisa de uma certa quantia de dinheiro na conta bancária. Nem muito pouco, nem muito.
Às vezes, você precisa de um empréstimo. Às vezes, você pode pagar um empréstimo ou fazer um investimento.
No entanto, se você não souber quanto dinheiro provavelmente entrará, pode ser muito difícil planejar isso adequadamente.
If you want to do your CFO or business owner a huge favor, then try to forecast your sales revenue more or less accurately for them. They’ll love you for it. 🫶
The easiest way to do that is by keeping your sales pipeline up to date with the right opportunities and their:
- Datas previstas de fechamento (ou datas de fechamento quando fechado)
- Valores
- Estágios
- Opcionalmente: probabilidades (é mais fácil contar com probabilidades de estágio em vez de uma probabilidade por oportunidade individual)
Deseja definir corretamente suas probabilidades de estágio? Então, dê uma olhada no seu relatório de "análise de funil".
É claro que, primeiro, você precisará de alguns dados limpos para gerar relatórios, portanto, se estiver apenas começando, comece a usar esse pipeline de vendas!
5. Aprimore seu processo de vendas medindo-o e analisando como ele funciona
Probabilidades e previsões precisas são apenas duas coisas que você pode obter de seus dados se os mantiver limpos, organizados e atualizados usando um CRM.
One Salesflare customer more than doubled their sales in one year simply by analyzing their sales data to identify bottlenecks in the sales process.
Quando você finalmente tiver seus dados de vendas à sua frente, poderá dividi-los e analisá-los para descobrir como está se saindo, por que isso acontece e como pode melhorar. 🤓
I made an overview of common examples of sales dashboards and reports so you can get inspired.
Aqui estão algumas ideias concretas:
- Verifique a análise do funil no Salesflare para identificar os gargalos de conversão de estágio a estágio. A solução desses gargalos geralmente é uma tarefa fácil.
- Acompanhe a quantidade de leads, o valor dos leads e a duração do ciclo de vendas por fonte de leads. Isso o ajudará a saber como obter mais leads de qualidade.
- Analise seus principais motivos de perda. Com base nisso, você pode, por exemplo, trabalhar no tratamento de objeções, em seu material de marketing, em sua oferta real ou até mesmo em seu modelo de negócios.
- Fique sempre de olho na quantidade de novos leads e leads conquistados. Certifique-se de mantê-los equilibrados para obter um fluxo contínuo de receita.
- Investigue o que seus funcionários com melhor desempenho estão fazendo que os outros não estão. Ensine-os.
6. Cultive os leads que não estão prontos para comprar no momento
Encontrou uma boa pista, mas o momento não é adequado? Você seria um tolo se não mantivesse contato. A questão é: como você se certifica disso?
Nutrir os leads existentes pode ser muito impactante se você fizer isso corretamente e de forma consistente.
Não sabe como fazer isso? Aqui estão algumas ideias:
- Convide seus leads existentes para webinars on-line, eventos off-line ou até mesmo jantares exclusivos. Tudo depende do tamanho do negócio potencial.
- Compartilhe com eles um guia ou um estudo de caso ocasional. Inspire-os sobre como eles podem resolver seus problemas atuais. O ideal é que você esteja envolvido na solução.
- Envie atualizações sobre novas ofertas que possam interessar a eles.
- Além de enviá-los por e-mail, adicione todos os leads no LinkedIn também. Publique regularmente.
É claro que você também pode acompanhar quando for o momento certo para eles. Mas todos os itens acima podem ajudá-los a alcançar o objetivo mais cedo ou a fazer parceria com você em vez de outra pessoa.
7. Aumentar sua receita de vendas
Por que fazer disso um ponto separado? Apenas para dar ênfase. 😄
Uma empresa precisa de dinheiro para poder crescer, investir e fazer mais coisas boas para outras empresas ou pessoas. E devolver o dinheiro aos seus acionistas.
É assim que nossa economia funciona para criar uma vida melhor para todos, e é importante não perder isso de vista.
Todos os itens acima ajudarão a atingir esse objetivo.
8. Amplie sua equipe de vendas e sua base de clientes
Aumentar sua receita é o primeiro passo para expandir ainda mais. Mas não é possível fazer isso sem dimensionar seus sistemas e processos.
Em algum momento, a planilha desenvolvida internamente vai quebrar. Será importante ter um CRM decente para que você possa continuar gerenciando suas operações de dimensionamento.
Muitos fundadores me perguntam: "Quando devo adquirir meu primeiro CRM?" 🤔
Minha resposta: "O mais rápido possível. Você perderá muitas informações e oportunidades se não usar um sistema profissional. E a maioria dos CRMs tem algum tipo de oferta inicial."
If you’re interested in using Salesflare as your CRM (it’s great for startups and small businesses!), ask the team on the chat for our “early-stage startup program”. They’ll figure out with you whether you’re eligible. If you just started off, you most probably are.
Por que você pode não colher os benefícios do CRM: Quais são os principais desafios?
Vou lhe dizer uma coisa.
Você pode acabar com poucos dados ou com dados inúteis porque sua equipe não usa o CRM. E você não colherá nenhum benefício.
Now, the good news is: it’s not hard to overcome the challenges. The solutions are simple.
Tudo o que você precisa fazer é agir.
Aqui estão os principais desafios:
- Sua equipe pode achar o CRM selecionado muito trabalhoso e complicado
- Você não envolveu sua equipe nos testes e na seleção do CRM
- Você sobrecarregou o CRM com campos (ou pior: campos obrigatórios)
- Você não treinou sua equipe sobre como o CRM funciona
- Você não definiu com sua equipe como deseja usar o CRM em conjunto
- Sua gerência sênior não oferece endosso e apoio suficientes
E incluí uma solução para cada uma delas.
1. Sua equipe pode achar o CRM selecionado muito trabalhoso e complicado
The most common reason why a CRM implementation fails: the team just finds it too much.
Na verdade, a maioria dos sistemas de CRM:
- São criados com a expectativa de que alguém com uma quantidade absurda de disciplina os preencha manualmente.
- São feitos principalmente para a gerência (que compra o CRM), não para a equipe de vendas.
- Ficou complicado porque eles continuam adicionando recursos sem o gerenciamento adequado do produto.
Embora existam de 700 a 800 CRMs no mercado, você verá que isso se aplica à maioria deles.
That’s why my co-founder and I started Salesflare in 2014. We went on a mission to build a sales CRM your team actually loves to use, by putting existing data at the core and creating a super easy app that is integrated everywhere.
Um pouco abstrato? Basta experimentar para ver:
- Como ele sugere possíveis contas e contatos,
- Enriquece-os automaticamente com mais informações,
- Rastreia os cronogramas completos de comunicação,
- Automatiza e-mails e sequências de e-mails,
- Integrates neatly into your email inbox and LinkedIn,
- ...
Você pode testar o Salesflare gratuitamente por até 30 dias com 100% de sua funcionalidade.
SOLUÇÃO: Obtenha um CRM, como SalesflareO sistema é o mais simples e automatizado possível no que se refere à entrada de dados.
2. Você não envolveu sua equipe nos testes e na seleção do CRM
É bem provável que seu sistema atual tenha sido bem pesquisado e testado... mas a equipe de vendas nunca esteve envolvida no processo, ou esteve apenas vagamente envolvida.
Isso traz dois perigos inerentes:
- É difícil saber se a equipe se vê usando o CRM (o que é fundamental).
- Eles não se interessarão em usá-lo tanto quanto quando você os envolver.
Sim, você terá que investir um pouco mais de tempo e esforço para envolvê-los. Mas o retorno do investimento será enorme.
SOLUÇÃO: Envolva a equipe ao testar e selecionar CRMs.
DICA PRO: se você estiver implementando um CRM para uma equipe grande, na qual algumas pessoas podem se tornar os "elos fracos" (devido a poucas habilidades digitais ou apenas a uma mentalidade fixa), envolva-as definitivamente como "campeões de teste" no processo. Isso garante que elas não retenham tudo quando você o apresentar à equipe. E quando o restante da equipe perceber que eles estão a par do processo, é muito mais provável que eles o façam.
3. Você sobrecarregou o CRM com campos (ou pior: campos obrigatórios)
"Você também pode manter o controle de X?"
Adicionar campos em um CRM é fácil e feito uma única vez. No entanto, preenchê-los exige um esforço constante.
É um reflexo comum em todas as equipes continuar adicionando campos porque "seria útil acompanhar isso também".
Bem, qual é a sua utilidade? É útil?
- Deve ter,
- Deveria ter,
- Ou apenas poderia ter sido?
Parece inofensivo continuar adicionando campos, mas não é. Cada campo extra representa um risco extra de que a equipe desista de usar o CRM. Um pouco de desleixo pode facilmente se transformar em uma longa ladeira escorregadia.
E o que é mais importante para você? Todos os benefícios acima... ou esse campo extra?
SOLUÇÃO: Questione todos os campos que alguém está querendo adicionar. Ele é essencial? E, se for o caso, evite ao máximo tornar os campos obrigatórios.
4. Você não treinou sua equipe sobre como o CRM funciona
Esse é frequentemente apontado como o principal motivo pelo qual as implementações de CRM fracassam. Não é (a menos que você não conheça os outros motivos), mas ainda assim é um motivo importante.
Muitas equipes simplesmente entram em ação sem usar todos os materiais disponíveis.
No Salesflare, por exemplo, temos uma lista de reprodução do YouTube "Getting started" disponível com 14 vídeos que levam um pouco mais de uma hora para serem assistidos (na velocidade de 1x).
Assistir a esses vídeos garantirá que, em pouco tempo, você entenda os conceitos básicos de como o CRM funciona e como você pode usá-lo.
Vale a pena gastar essa hora? Acho que sim. Esse é mais um daqueles investimentos de alto ROI. Basta considerar os benefícios de usar seu CRM ao máximo.
SOLUÇÃO: Assista a tutoriais sobre CRM com sua equipe. Em seguida, organize um treinamento básico focado em como rastrear informações, acompanhar os leads e como vocês querem usá-lo como uma equipe. (o que me leva ao próximo desafio 👇)
5. Você não definiu com sua equipe como deseja usar o CRM em conjunto
Um dos benefícios de usar um CRM é uma melhor colaboração. Outro é melhorar as previsões de vendas. Outro ainda é extrair insights para aprimorar seus processos.
Nada disso será possível se a sua equipe não usar o CRM de forma consistente.
Se um campo, uma opção de campo, um estágio de oportunidade, ... significar algo diferente para diferentes pessoas da sua equipe, essas informações não poderão ser usadas em nível de equipe.
Isso não precisa ser difícil. Requer apenas uma pequena discussão em equipe.
Aqui estão algumas perguntas que você pode fazer a si mesmo:
- Como é o nosso pipeline de vendas? Como definimos os estágios? O que devemos fazer em cada estágio?
- Quais campos do CRM são essenciais para nós? Como vamos preenchê-los? Precisamos de algum campo adicional? (Somente os importantes!)
- Como vamos entregar os leads como uma equipe?
- Como faremos o acompanhamento? Usaremos as tarefas ou um filtro específico salvo?
- Como garantiremos que os dados permaneçam atualizados e o pipeline limpo? Faremos uma revisão semanal do pipeline de vendas que precise de preparação prévia?
É melhor se ater a regras simples que você sabe que todos podem seguir.
SOLUÇÃO: Organize uma reunião de equipe. Abra um documento do Google Doc ou do Word. Documente as decisões da sua equipe.
6. Sua gerência sênior não oferece endosso e apoio suficientes
Simples, mas essencial.
Sua equipe de gerentes seniores pode não estar totalmente a favor do uso de um CRM. Eles provavelmente têm seus motivos. Em geral, eles se resumem ao seguinte: já tentaram antes, não deu certo, acham que vai dar errado de novo e consideram isso uma perda de tempo.
Espero ter deixado claro para você que os benefícios de um CRM podem ser enormes se você superar os desafios comuns. E que os desafios são relativamente fáceis de superar.
Agora, deixe isso claro para todos os outros membros da sua equipe e, principalmente, para a gerência sênior. Se a liderança não estiver por trás disso, tudo o mais será muito mais difícil.
SOLUÇÃO: Informe a gerência sênior sobre os benefícios do CRM e compartilhe sua estratégia para superar os desafios comuns.
Portanto, a escolha está diante de você, jovem Padawan. 🧙
Você se apegará às velhas formas de planilhas e sistemas de CRM negligenciados? Ou você adotará a sabedoria da Força (ou melhor: do Flare), implementará o CRM certo com precisão e realmente expandirá sua empresa para novos horizontes?
Desculpe, eu me empolguei. 😏
Boa sorte! E não hesite em entrar em contato conosco se pudermos ajudá-lo. Estamos sempre disponíveis por meio do bate-papo em nosso site principal.
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Somos um CRM de vendas fácil de usar para empresas B2B de pequeno e médio porte, repleto de automação e sempre atualizado!
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