Escolha de um CRM: Guia prático com processo, critérios e lista de verificação
Sua seleção de CRM pode ser decisiva para o seu processo de vendas
A escolha do CRM certo é um divisor de águas para qualquer empresa. Ele pode transformar completamente a maneira como você gerencia suas vendas, seus leads e seus relacionamentos com os clientes.
Mas também é fácil escolher a opção errada. Quando você faz isso, não apenas desperdiça tempo e dinheiro. Isso pode atrasar a produtividade da sua equipe e levar à perda de oportunidades.
Tendo trabalhado com milhares de empresas de pequeno e médio porte, vi em primeira mão como um CRM pode agilizar ou retardar seu processo. Nos últimos 10 anos, ajudei as equipes a obter o CRM certo e a evitar as muitas armadilhas ao longo do caminho.
In this guide, I’ll show you how to choose a CRM that fits your business and your sales process like a glove. We’ll go through everything: what to prioritize, how to involve your team, and where CRM systems often fall short.
Uma visão geral rápida do que abordaremos:
- Por que é fundamental escolher o CRM certo
- O processo de seleção de CRM
- Principais recursos a serem procurados em um CRM
- Uma lista de verificação de seleção de CRM
- Escolhendo o melhor CRM para sua empresa
Vamos mergulhar de cabeça!
Por que a escolha do CRM certo é fundamental
Vamos direto ao ponto: seu CRM é mais do que apenas um software e é mais do que um base de dados de clientes. Ele é a espinha dorsal de sua operação de vendas.
Se você fizer isso corretamente, terá muitos benefícios: ele o ajudará a ficar em dia com os acompanhamentos, automatizar tarefas repetitivas e manter seu pipeline de vendas em movimento. Se fizer isso de forma errada, você corre o risco de perder o controle dos leads, perder interações importantes e criar mais trabalho para sua equipe em vez de menos.
Já vi equipes passarem meses tentando fazer um CRM funcionar, para depois abandoná-lo e voltar a usar planilhas confusas. A raiz do problema? Elas não escolheram um CRM que atendesse às suas necessidades ou subestimaram a importância da adoção pelo usuário.
Um bom CRM faz mais do que gerenciar contatos. Ele estrutura seu processo de vendas, rastreia todas as interações e fornece insights sobre a situação dos negócios a qualquer momento. Ele torna a venda mais fácil, não mais difícil.
Como evitar armadilhas comuns na seleção de CRM
Um dos maiores erros que vejo são as empresas escolherem um CRM com muitos recursos de que não precisam. Ele parece impressionante durante a demonstração, mas, na prática, todos esses recursos extras apenas tornam o sistema mais complexo.
O que acontece depois? A equipe de vendas deixa de usá-lo. Eles o consideram muito complicado e, sem atualizações regulares, seu CRM se torna inútil.
É por isso que eu sempre recomendo manter a simplicidade. Concentre-se primeiro nas funcionalidades principais: gerenciar leads, monitorar interações e automatizar acompanhamentos.
Salesflarepor exemplo, é projetado com simplicidade and automation in mind. We couldn’t find a CRM we managed to keep using, so we went out and built a more intelligent one. Salesflare integrates deeply with tools your sales team already uses, like e-mail, calendário e LinkedIn. Dessa forma, o uso parece natural para eles, o que significa melhores taxas de adoção.
O processo de seleção de CRM
Agora que você já sabe por que é importante escolher o CRM certo, vamos detalhar como abordar o processo de seleção. É nesse ponto que muitas pequenas empresas tropeçam. Elas apressam a decisão ou passam muito tempo comparando recursos sem pensar no que realmente importa.
Veja como fazer isso. 👇
1. Defina primeiro as necessidades de sua empresa
Antes de começar a comparar RCMs baseados em nuvem, defina claramente suas necessidades. Cada empresa é diferente, e não existe uma solução única para todos os casos.
Comece examinando seu processo de vendas. Como os leads chegam? Como você os movimenta em seu pipeline? Onde estão seus maiores gargalos?
Depois de mapear isso, pense no que você precisa de um CRM:
- É para rastrear as vendas melhor em um contexto B2B? Ou melhor, automatizar e-mails no comércio eletrônico?
- Você precisa de automação para acompanhamento e entrada de dados?
- Qual é a importância de ter integrações com seu e-mail (como Gmail ou Outlook), calendário e LinkedIn?
- Você precisa de relatórios detalhados para acompanhar o desempenho das vendas?
Quanto mais claro você for sobre suas necessidades, mais fácil será encontrar um CRM que as atenda.
Lembre-se, o melhor CRM é aquele que se alinha com seu processo de vendas. Se ele forçar você a mudar sua forma de trabalhar, provavelmente não é a opção certa.
2. Envolva sua equipe de vendas na decisão
Este é um ponto importante. Não escolha um CRM por conta própria.
Sua equipe de vendas será a principal usuária, portanto, a opinião dela é fundamental. Eles conhecem os pontos problemáticos de seu sistema atual. Sabem o que funciona e o que não funciona.
Inclua-os no processo de tomada de decisão desde o início. Pergunte a eles:
- Qual é o maior desafio em seu fluxo de trabalho diário?
- Como eles monitoram atualmente suas interações com os leads?
- O que facilitaria o trabalho deles?
Quando sua equipe de vendas se sente ouvida, é mais provável que ela adote o novo CRM de bom grado. Além disso, eles podem ajudá-lo a identificar possíveis problemas antes de assumir um compromisso.
3. Aproveite as vantagens das avaliações gratuitas
Você não compraria um carro sem fazer um test drive. O mesmo vale para a seleção do software de CRM.
Depois de selecionar algumas opções, inscreva-se para fazer testes gratuitos. E realmente faça uso delas.
Obtenha experiência prática. Configure um pipeline de vendas básico, adicione alguns leads e rastreie-os. Teste os outros recursos principais.
Em que você deve se concentrar durante o julgamento?
- O CRM é intuitivo e fácil de usar?
- Ele executa as principais tarefas de que você precisa?
- Qual é o nível de integração com suas ferramentas existentes (como e-mail e calendário)?
- Você consegue ver isso se expandindo com sua equipe?
Um bom CRM parecerá natural. Se você estiver constantemente procurando recursos ou tendo dificuldades para navegar no sistema, isso é um sinal de alerta.
Salesflarepor exemplo, permite que você comece a usá-lo sem muita configuração. Ele foi desenvolvido para funcionar imediatamente, para que você possa testar rastreamento de leadsautomação de acompanhamento e integração de e-mail imediatamente.
Principais recursos a serem procurados em um CRM
Quando você está avaliando CRMs, é fácil se distrair com recursos chamativos. Mas lembre-se, mais nem sempre é melhor.
Aqui estão os recursos que realmente importam:
1. Facilidade de uso
Isso não é negociável. Se o CRM não for fácil de usar, sua equipe não o usará. É simples assim.
Look for a clean, simple interface. Navigation should be intuitive, and common tasks – like adding leads or updating deal stages – should take just a few clicks. Both on your computer and in the mobile app.
Salesflare, por exemplo, é um CRM de vendas projetado com os vendedores em mente. Ele não é sobrecarregado com recursos desnecessários e a interface foi projetada para mantê-lo concentrado nas vendas.
2. Integração com suas ferramentas
Your CRM shouldn’t be an isolated tool. It needs to work seamlessly with the tools your team already uses; especially email, calendar, and LinkedIn.
Por quê? Porque essas são as ferramentas que você usa para se comunicar com os leads. Um bom CRM extrairá dados dessas fontes automaticamente, para que você não perca tempo atualizando tudo manualmente.
Salesflare integra-se profundamente com e-mail e calendário, registrando automaticamente as interações e agendando acompanhamentos. Ele se integra até mesmo ao LinkedIn, para que você possa gerenciar seus leads em qualquer lugar, sem falhas.
3. Automação de tarefas repetitivas
A automação é sua amiga.
For small sales teams, automating repetitive tasks – like follow-up emails and data entry – can save hours of work each week.
Procure um CRM que automatize as coisas que, de outra forma, passariam despercebidas. Por exemplo, o Salesflare registra automaticamente os e-mails, rastreia as interações com os clientes e lembra quando é hora de fazer o acompanhamento. Dessa forma, nada é perdido e sua equipe permanece concentrada em fechar negócios.
4. Personalização e flexibilidade
Cada empresa tem necessidades exclusivas, por isso é importante escolher um CRM que ofereça personalização.
Procure um CRM que lhe permita adaptar pipelines, criar campos personalizados e gerar relatórios adequados ao seu negócio. Você não quer um sistema rígido que o obrigue a contorná-lo. O CRM deve se moldar ao seu processo, e não o contrário.
5. Escalabilidade
Não há necessidade de olhar muito para frente: De 3 a 5 anos está bom. Mas certifique-se de que o sistema possa lidar com equipes maiores, sem torná-lo excessivamente complexo.
Isso significa, principalmente, que você precisará de um sistema de permissões, da capacidade de agrupar usuários e da capacidade de criar relatórios personalizados.
Lista de verificação de seleção de CRM
Aqui está uma lista de verificação rápida para ajudá-lo a tomar a decisão certa:
- Facilidade de uso: É intuitivo para sua equipe de vendas?
- Integrações: Ele funciona com seu e-mail, calendário e LinkedIn?
- Automação: Ele pode automatizar tarefas repetitivas, como acompanhamentos?
- Personalização: Você pode adaptá-lo ao seu processo de vendas?
- Escalabilidade: Ele crescerá com a sua equipe nos próximos 3 a 5 anos?
Use esta lista de verificação para comparar opções sem ficar sobrecarregado por um excesso de recursos.
Usando a IA para escolher um CRM
Escolher o CRM certo pode parecer difícil, mas ferramentas de IA como o ChatGPT podem simplificar o processo, orientando você passo a passo. Em vez de examinar sozinho as infinitas opções de CRM, você pode copiar esta publicação do blog no ChatGPT e pedir que ele o oriente no processo de seleção, como fizemos em esta conversa.
A IA pode ajudar estruturando sua tomada de decisão, fazendo as perguntas certas e restringindo as opções com base em suas necessidades específicas. Ela garante que você não negligencie os principais critérios, como automação, integrações e facilidade de uso, mantendo o processo eficiente. Com a capacidade da IA de analisar suas respostas e comparar soluções em tempo real, você pode escolher com confiança um CRM que se adapte à sua empresa, sem se perder na sobrecarga de recursos.
Quer experimentar você mesmo? Basta iniciar um bate-papo, colar este guia e pedir ao ChatGPT para orientá-lo passo a passo no processo.
Se você tiver acesso à funcionalidade Deep Research, poderá usá-la para compilar a lista restrita do CRM assim que chegar a essa etapa.
Escolhendo o melhor CRM para sua empresa
No final das contas, o CRM certo é aquele que sua equipe realmente usará. Não se deixe levar pela corrida armamentista de recursos. Concentre-se no que importa: facilidade de uso, automação e integração perfeita com as ferramentas das quais você já depende.
Não tenha pressa com as avaliações gratuitas. Obtenha opiniões da sua equipe de vendas. E certifique-se de escolher um CRM que cresça com a sua empresa, e não um que o impeça de crescer.
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Seu CRM deve ser um ativo, não um fardo. Faça uma escolha inteligente e ele o ajudará a fechar mais negócios, simplificará seu processo de vendas e dará à sua equipe a estrutura necessária para ter sucesso.
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E se você estiver pronto para as próximas etapas: leia sobre como usar um CRM!
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