Como usar um CRM para consultores + como configurá-lo do jeito certo
Veja como a ResultConsulting usa o Salesflare
Se você é um consultor em busca das melhores práticas sobre como configurar e usar seu CRM da melhor forma possível, não precisa procurar mais!
Entrevistamos a equipe da ResultConsulting, que orienta seus clientes sobre como gerar leads e usar um CRM. Com isso, eles geram resultados impressionantes para si mesmos e para seus clientes. E também permitiram que compartilhássemos com você boa parte da experiência e dos processos deles.
Vamos abordar:
- Quem é a ResultConsulting
- Por que eles começaram a usar um CRM como consultoria + seus resultados
- E como configuram e usam seu CRM (Salesflare)
Vamos começar. 👇
Empresa de consultoria que usa CRM: conheça a ResultConsulting
Os consultores da ResultConsulting orientam seus clientes a criar um processo de vendas replicável que gera resultados de forma consistente, usando principalmente o LinkedIn e o e-mail como canais de comunicação.
Atualmente, eles oferecem cinco serviços diferentes:
- Outbound: ajudam empresas a ter sucesso na geração de leads B2B no LinkedIn, além de usar sequências de e-mail complementares.
- Receita de clientes: ajudam empresas a gerar mais receita a partir da sua base de clientes existente, implementando atividades sistemáticas de cross-selling e up-selling.
- Inbound: ajudam empresas a configurar um processo/sistema de vendas repetível para qualificar, gerenciar e nutrir leads inbound.
- Desenho do desenvolvimento de negócios e configuração do CRM: ajudam empresas a criar uma representação do seu modelo de desenvolvimento de negócios no Miro (um app de quadro branco digital) e depois replicá-lo no CRM com pipelines de vendas, campos personalizados e dashboards de vendas.
- Processo de conversão de vendas: ajudam empresas a otimizar o processo de vendas para converter os leads gerados pelo seu modelo comprovado em clientes pagantes.
Sua principal base de clientes é formada por empresas B2B, como agências de marketing, consultorias e empresas de SaaS. Eles prestam esses serviços internacionalmente, mas principalmente na Itália, que é seu mercado de origem.
Por que eles começaram a usar um CRM como consultoria... e seus resultados impressionantes!
Antes de a ResultConsulting adotar o Salesflare, a gestão do relacionamento com os clientes era uma “grande bagunça”, como eles mesmos descrevem. Eles usavam uma combinação de planilhas do Excel e anotações em papel, o que não permitia que se mantivessem devidamente organizados. Chegou um momento em que buscaram uma forma de profissionalizar sua organização.
Naquela época, a ResultConsulting era formada apenas por Matteo e Giacomo.
Ao procurar um CRM, eles sabiam que o maior obstáculo para alcançar o sucesso seria usar de fato o CRM escolhido. Eles sabiam que a maioria das implementações de CRM fracassa simplesmente porque a equipe não quer usar o sistema: em geral, os CRMs exigem trabalho demais para se manterem atualizados e, além disso, não ajudam de verdade as equipes de vendas a fazer o acompanhamento dos leads (embora seja isso que costumem anunciar).
Foi então que eles encontraram o Salesflare, um CRM de vendas inteligente para consultores que em grande parte se mantém atualizado sozinho e lembra você ativamente de fazer o acompanhamento dos prospects. Eles decidiram experimentar.
Eles descobriram que usar o Salesflare não era tão trabalhoso quanto usar sistemas concorrentes e, ao implementar o Salesflare, conseguiram organizar melhor seus relacionamentos com os clientes. Também começaram a registrar dados de vendas de forma muito mais consistente.
Concretamente, implementar o Salesflare como um CRM de vendas trouxe duas grandes mudanças para o desempenho deles:
- Em retrospecto, eles perceberam que, antes de usar o Salesflare, perdiam cerca de 60% das oportunidades de vendas existentes porque simplesmente esqueciam de fazer o acompanhamento ou não o faziam como esperado. Isso significa que implementar o Salesflare permitiu que eles mais do que dobrassem sua receita (2,5x), simplesmente porque o sistema os ajudou a fazer o acompanhamento com sucesso.
- Eles também não conseguiam melhorar seus processos com base em dados concretos. Isso permitiu que identificassem gargalos no processo de vendas. Resolver apenas um desses gargalos (!) permitiu que dobrassem sua receita mais uma vez (2,6x). Falaremos mais sobre isso adiante.
Em resumo, eles conseguiram aumentar sua receita mais de 6,5 vezes em menos de 2 anos (entre 2020 e 2022), simplesmente acompanhando melhor seus leads e aprimorando seu processo de vendas com base em um dos insights que se tornaram disponíveis.
Veja como os resultados de vendas deles evoluíram na prática:
- 2019: 30 mil em novos contratos
- 2020: 30 mil em novos contratos
- 2021: 92 mil em novos contratos
- 2022: 436 mil em novos contratos
- 2023: 500 mil em novos contratos (no caminho certo)
- 2024: 1 mi em novos contratos (meta e preparação da máquina)
A ResultConsulting implementou a Salesflare no final de 2020 e, desde então, vem trabalhando para aprimorar seus processos.
Veja como (parte de) sua equipe está hoje, em novembro de 2023.
Como consultores usam um CRM: boas práticas concretas
Agora, vamos ver como a ResultConsulting usa a Salesflare para que você possa aprender com o sucesso deles. Afinal, muitas de suas boas práticas são aplicáveis a empresas de consultoria em geral.
1. Adicione leads diretamente do LinkedIn usando a barra lateral
A equipe da ResultConsulting é especialista em gerar leads de forma consistente pelo LinkedIn, por isso uma ótima integração entre o LinkedIn e seu CRM é essencial para eles.
Com a extensão do LinkedIn para Chrome, a Salesflare fica perfeitamente integrada como uma barra lateral ao lado dos perfis de pessoas, perfis de empresas e até mesmo da caixa de entrada de mensagens do LinkedIn.
Quando a equipe da ResultConsulting entra em contato com leads em potencial no LinkedIn, adiciona-os diretamente ao CRM usando a barra lateral.
Isso também ajuda a equipe a encontrar o endereço de e-mail dos leads com o localizador de e-mails integrado.
E, se o lead precisar ser nutrido, ele é adicionado diretamente ao workflow de e-mail certo.
Isso permite que a ResultConsulting construa um sistema que gera leads de forma consistente usando o LinkedIn, e-mails automatizados e acompanhamento no CRM. Eles não usam esse sistema apenas para si, mas também orientam seus clientes sobre como aplicá-lo aos negócios deles.
Se você quiser saber mais, assista a este webinar sobre como o sistema funciona.
2. Cultive leads com valor constante usando workflows de e-mail
Como mencionado acima, a equipe da ResultConsulting costuma usar a barra lateral do LinkedIn da Salesflare para adicionar leads a workflows de e-mail, mas também costuma direcionar e-mails à sua base de dados de CRM existente.
No momento, eles geralmente usam 5 tipos de workflows, vinculados a diferentes pipelines de vendas (saiba mais sobre os pipelines abaixo):
– Pipeline de Prospecção no LinkedIn (o mesmo vale para os outros pipelines de leads):
- Um workflow de e-mail de “Nutrição Longa” é direcionado a leads que não responderam no LinkedIn, com e-mails enviados ao longo de um período de 6 meses e com diferentes tipos de conteúdo. O workflow é acionado quando um lead entra na etapa “Sem resposta no LinkedIn”.
- Um workflow de e-mail de “Nutrição de Leads Quentes” é direcionado a leads qualificados durante um período de 2 meses. Ele compartilha estudos de caso, webinars anteriores e outras informações valiosas. Esse workflow é acionado quando os prospects são colocados na etapa “Adiado” do “Pipeline de Prospecção no LinkedIn”.
– Pipeline de Vendas (processo de vendas principal)
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- Um workflow de e-mail muito semelhante ao workflow de “Nutrição de Leads Quentes” acima é enviado a qualquer prospect interessado nos serviços da ResultConsulting, mas que não pretende se comprometer imediatamente. Esse workflow é acionado quando os prospects são colocados na etapa “Adiado” do “Pipeline de Vendas”.
- Quando um prospect é colocado na etapa “Perdido”, ele logo começa a receber um workflow de e-mail específico para seu “motivo da perda”. Esses workflows estão atualmente em desenvolvimento.
– Não vinculado a um pipeline específico (todos os leads)
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- Como uma atividade de “marketing de conversão”, eles convidam regularmente todo o seu banco de dados de leads para webinars e enviam estudos de caso para educá-los e, por fim, convertê-los em clientes.
Eles enviam os workflows de e-mail específicos dos pipelines em nome do vendedor responsável, duplicando o workflow e filtrando cada público por “proprietário da oportunidade”.
Por outro lado, os workflows de e-mail gerais são enviados em nome de um dos dois cofundadores.
3. Acompanhe leads com vários pipelines e tarefas para agilizar o acompanhamento
Para acompanhar diferentes processos dentro de sua máquina de vendas, a equipe da ResultConsulting configurou quatro tipos de pipelines de vendas na Salesflare:
- Um pipeline de leads por canal: “Pipeline de Prospecção no LinkedIn”, “Pipeline de Publicidade no LinkedIn”, “Pipeline de Inbound” e “Pipeline de Eventos”
- Um “Pipeline de Vendas” para seu processo de vendas principal
- Um “Pipeline de Clientes” para renovações
- Um “Pipeline de Parcerias” para parcerias
Antes de entrarmos no objetivo desses pipelines e em como eles são estruturados, é importante observar que a equipe da ResultConsulting tem processos implementados para garantir que os pipelines sejam sempre bem gerenciados.
Um desses processos centrais é a revisão semanal do pipeline. Essa reunião semanal tem 2 objetivos importantes:
- Ajudar uns aos outros a mover oportunidades para “Ganho” (ou para “Perdido”), discutindo as diferentes oportunidades, com seus respectivos status, próximos passos e possíveis obstáculos.
- Manter o pipeline limpo, movendo as oportunidades de forma consistente para “Perdido”. Uma maneira de identificar facilmente essas oportunidades na ResultConsulting é filtrar por “a data da última alteração de etapa é anterior a 60 dias” e/ou “a data da última reunião é anterior a 60 dias”.
Agora, vamos analisar com um pouco mais de detalhes os respectivos tipos de pipeline.
1. Pipelines de leads
Os pipelines de leads têm como objetivo acompanhar cada canal pelo qual eles geram leads e seu processo específico da melhor maneira possível. Na linguagem de marketing e vendas, esses pipelines são usados para converter leads qualificados por marketing (MQLs) em leads qualificados por vendas (SQLs).
Aqui estão, como exemplo, as etapas do “LinkedIn Prospect Pipeline”::
- Conta qualificada: esta conta é uma boa meta e será contatada no LinkedIn.
- Resposta no LinkedIn: a pessoa responde positivamente no LinkedIn (MQL).
- Reunião agendada: uma reunião é agendada.
- Reunião realizada: a reunião aconteceu.
- Negociação aberta (ganho): o lead quer começar a discutir um projeto.
- Perdido: a oportunidade não chegou a “Ganho” (ou não avançou rápido o suficiente).
- Adiado: o lead tem interesse, mas não pretende começar a colaborar imediatamente. Ele será acompanhado pelo workflow de e-mail mais curto, “Hot Nurturing”.
- Sem resposta no LinkedIn: o lead não respondeu no LinkedIn. Ele será acompanhado pelo workflow “Long Nurturing”.
2. Pipeline de vendas
Este pipeline acompanha o principal processo de vendas da ResultConsulting. A empresa o utiliza para fechar SQLs com uma impressionante taxa de fechamento de 73%.
Os leads que entram no “Sales Pipeline” geralmente vêm de um dos pipelines de leads. A origem deles é indicada no campo “origem do lead”.
As etapas do “Sales Pipeline” são as seguintes::
- Reunião agendada: este é um SQL recebido que fará uma chamada de descoberta. Se fizer sentido, uma apresentação será agendada.
- Apresentação agendada: este lead receberá uma apresentação dos serviços da ResultConsulting.
- Apresentação realizada: a apresentação aconteceu.
- Proposta enviada: o lead recebeu uma proposta.
- Análise assinada: o lead assinou para realizar uma análise inicial, que mais tarde dará origem ao projeto de fato.
- Cliente (ganho): a análise foi concluída e o lead assinou para realizar o projeto de fato.
- Perdido: o lead desistiu em algum ponto do processo de vendas.
- Adiado: o projeto foi adiado por no máximo 1 ou 2 meses (caso contrário, é “Perdido”).
3. Pipeline de clientes
A maneira mais fácil de gerar receita em uma empresa é… renovar contratos com clientes existentes. Por isso, a ResultConsulting estabeleceu um processo claro para informar aos clientes sobre o sucesso que alcançaram juntos até o momento e, assim, maximizar a chance de renovação.
O “Customer Pipeline” tem as seguintes etapas:
- Cliente a contatar: este cliente deve ser contatado em breve para discutir a renovação.
- Reunião agendada: a reunião foi agendada.
- Renovação = resultado: o cliente definiu uma meta como condição para a renovação.
- Apresentação agendada: a apresentação foi agendada.
- Projeto apresentado: a apresentação aconteceu.
- Ganho: o cliente decidiu renovar seu contrato.
- Perdido: o cliente decidiu não renovar seu contrato em algum ponto do processo.
4. Pipeline de parceiros
A ResultConsulting nem sempre vai ao mercado sozinha. Às vezes, a empresa também colabora com outras empresas para prestar seus serviços.
O “Partner Pipeline” tem apenas quatro etapas:
- Parceiro em potencial: esta empresa pode ser contatada sobre uma possível parceria.
- Acordo a definir: o parceiro em potencial tem interesse em definir uma parceria.
- Parceiro (ganho): uma parceria foi acordada e iniciada.
- Perdido: nenhuma parceria foi formada.
4. Colabore sem atritos compartilhando tudo
A ResultConsulting atende seus clientes em equipe, e essa equipe continua crescendo.
No momento em que este texto foi escrito (novembro de 2023), a empresa tinha:
- 2 cofundadores
- 1 profissional de vendas dedicado (um dos cofundadores é o outro profissional de vendas)
- 4 representantes de desenvolvimento de negócios
- 1 diretor de marketing
- 4 especialistas de marketing em meio período
- 4 consultores
- 1 gerente de projetos
Isso significa que simplificar a colaboração por meio do sistema de CRM é essencial.
Usando Salesflare, eles conseguem acompanhar tudo em um só lugar: toda a comunicação, notas, arquivos, tarefas, oportunidades, contatos, aberturas e cliques em e-mails … tudo pode ser acessado pela equipe inteira de forma eficiente.
É importante entender que a equipe acompanha tudo isso desde o início, quando ainda se trata de um lead frio, para que, quando as coisas ficarem mais sérias, ela tenha todas as informações necessárias à mão para fechar o deal.
Outro aprendizado importante é que a equipe da ResultConsulting desenvolve diretrizes claras sobre como acompanhar as coisas no CRM.
Por exemplo, eles orientam a equipe sobre como inserir corretamente as informações certas em cada oportunidade:
- Valor: eles definem claramente como calculam o valor de uma oportunidade
- Data de início: eles definem explicitamente uma “data de início” no Salesflare, para saberem o ciclo de vendas exato, mesmo que tenham criado a oportunidade mais tarde
- Etapa: eles definem o que cada etapa significa para saberem claramente o status de cada lead, poderem acionar workflows de e-mail com base nisso e analisarem as taxas de conversão em cada etapa do pipeline
- Motivo da perda: eles também criam definições para os motivos da perda (e criam apenas 5 ou 6 opções), para poderem analisar os resultados e usá-los para melhorar sua abordagem
Se o primeiro gargalo é fazer a equipe usar o CRM, o segundo é fazer com que ela o use de forma consistente e da mesma maneira, e eles entendem isso muito bem.
5. Use o CRM em qualquer lugar com o app móvel completo
Parte da equipe da ResultConsulting trabalha em trânsito, realizando reuniões presenciais com clientes.
Eles usam o app móvel do Salesflare para acompanhar notificações, mover leads pelo pipeline, adicionar notas e receber alertas sobre tarefas pendentes.
Enquanto a maioria dos CRMs oferece apenas uma experiência limitada no telefone, o app móvel do Salesflare oferece 100% dos recursos da plataforma. Isso significa que a equipe da ResultConsulting não precisa carregar nem abrir o laptop o tempo todo para acompanhar tudo.
6. Analise taxas de conversão, origens dos leads, produtos e motivos da perda para continuar melhorando
Embora implementar o Salesflare como CRM tenha dado à ResultConsulting um impulso imediato nas taxas de conversão, graças a um acompanhamento muito melhor, eles ganharam pelo menos tanto quanto ao analisar regularmente os dados acompanhados no Salesflare e encontrar maneiras de melhorar sua forma de trabalhar.
Isso também já trouxe resultados espetaculares, muitas vezes por meio de mudanças simples, mas revolucionárias. Por exemplo, eles analisaram o relatório “Funnel Analysis” no dashboard “Revenue” do Salesflare e perceberam que, embora enviassem muitas propostas, a taxa de conversão era bastante baixa. Muitas propostas pareciam ficar travadas na etapa de assinatura.
Eles concluíram que talvez o processo de imprimir, assinar e digitalizar a proposta estivesse prejudicando as vendas. A solução foi simples: implementaram um software de assinatura digital chamado DocuSign. Os resultados foram ainda mais impressionantes: enquanto antes apenas 28% das propostas chegavam a “Won” e o ciclo de vendas durava 60 dias, de repente, 73% das propostas passaram a converter e o ciclo de vendas durava apenas 40 dias. Isso obviamente fez uma enorme diferença para o negócio.
Depois desse aumento na conversão, o próximo gargalo a ser trabalhado era a quantidade de leads que entravam no pipeline de vendas. Eles começaram a trabalhar intensamente no desenvolvimento de processos para atrair mais leads de forma sistemática, muitos dos quais hoje ensinam aos próprios clientes.
Isso os levou a criar um pipeline de leads dedicado para cada origem do lead, para que pudessem otimizar de forma contínua e separada cada um dos seus processos de geração de leads, além das ferramentas específicas de geração de leads.
Estes são alguns dos relatórios de vendas que eles configuraram para acompanhar seu desempenho.
Por origem do lead: receita ganha, valor total do pipeline (não ponderado) e ciclo de vendas médio.
Por serviço: receita ganha.
Por origem da indicação: receita ganha.
7. Integre com outras ferramentas de vendas para simplificar tudo
Por fim, para manter os processos do negócio organizados, a equipe da ResultConsulting também integra o Salesflare a outras ferramentas do seu stack de vendas.
Um exemplo simples, mas essencial, é como eles garantem que os leads dos anúncios veiculados no LinkedIn (LinkedIn Lead Gen Forms) sejam inseridos diretamente no Salesflare usando o Zapier.
É claro que ainda mais importantes são as integrações estreitas do Salesflare com a caixa de entrada do Google Workspace, o calendário, os telefones, o LinkedIn etc.
Isso garante que a equipe da ResultConsulting possa ter certeza de que não deixa nada passar, o que faz uma enorme diferença nos resultados de vendas em comparação com a forma como trabalhavam antes de implementar o Salesflare como CRM, como discutimos no início deste artigo.
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