Como usar um CRM para consultores e como configurá-lo corretamente

Here’s how ResultConsulting uses Salesflare

If you’re a consultant looking for best practices on how to set up and use your CRM in the best possible way, then look no further!

Entrevistamos a equipe da ResultConsulting, que presta consultoria a seus clientes sobre como gerar leads e usar o CRM. Ao fazer isso, eles geram resultados impressionantes para si mesmos e para seus clientes. E nos permitiram compartilhar muitos de seus conhecimentos e processos com você.

We’ll go through:

• Quem é o ResultConsulting
• Por que eles começaram a usar um CRM como consultoria e seus resultados
• E como eles configuram e usam seu CRM (Salesflare)

Let’s dig in. 👇

Empresa de consultoria usando CRM: Destaque para o ResultConsulting

ResultConsulting’s consultants coach their clients to create a replicable sales process that consistently generates results, mainly using LinkedIn and email as channels of communication.

Atualmente, eles oferecem cinco serviços diferentes:

1. Outbound: Eles ajudam as empresas a serem bem-sucedidas com geração de leads B2B no LinkedIn, bem como por meio de sequências de e-mail.
2. Receita do cliente: Ajudam as empresas a gerar mais receita a partir de sua base de clientes existente, implementando atividades sistemáticas de vendas cruzadas e vendas adicionais.
3. Inbound: Eles ajudam as empresas a estabelecer um processo/sistema de vendas repetível para se qualificar, gerenciar e nutrir leads de entrada.
4. Projeto de desenvolvimento de negócios e configuração de CRM: Eles ajudam as empresas a criar a representação de seu modelo de desenvolvimento de negócios no Miro (um aplicativo de quadro branco digital) e depois replicá-lo no CRM com pipelines de vendascampos personalizados e painéis de vendas.
5. Processo de conversão de vendas: They help companies optimize the sales process in order to convert leads generated by their proven model into paying clients.

Sua principal base de clientes consiste em empresas B2B, como agências de marketing, consultorias e empresas de SaaS. Eles prestam esses serviços internacionalmente, mas principalmente na Itália, pois esse é seu mercado de origem.

Why they started using a CRM as a consultancy… and their impressive results!

Before ResultConsulting adopted Salesflare, their customer relationship management was a “big mess”, as they refer to it. They used a combination of Excel sheets and notes on paper, which didn’t allow them to properly stay organized. It came to a point where they looked for a way to professionalize their organization.

Naquela época, o ResultConsulting era apenas Matteo e Giacomo.

Looking for a CRM, they knew that the biggest roadblock towards success would be to actually use the CRM they chose. They knew that most CRM implementations fail, simply because the team doesn’t want to use them: CRMs generally require too much work to keep them up to date, plus they don’t really help sales teams follow up their leads (even though that’s what they tend to advertise).

That’s when they stumbled upon Salesflare, an intelligent sales CRM for consultants that largely keeps itself up to date and actively reminds you to follow up with prospects. They decided to give it a try.

They found that using Salesflare wasn’t as heavy as using competing systems, and by implementing Salesflare, they managed to organize their customer relationships better and they also started capturing sales data way more consistently.

Em termos concretos, a implementação do Salesflare como um CRM de vendas provocou duas grandes mudanças em seu desempenho:

1. In retrospect, they saw that before using Salesflare they lost about 60% of their existing sales opportunities because they simply forgot to follow up or didn’t follow up as expected. This means that implementing Salesflare allowed them to more than double their revenue (2.5x), simply because it helped them to follow up successfully.
2. They also weren’t able to improve their processes based on hard data. This allowed them to identify bottlenecks in their sales process. Solving just one of those bottlenecks (!) allowed them to more than double their revenue once again (2.6x). More about this later on.

Em resumo, eles conseguiram aumentar sua receita em mais de 6,5x em menos de 2 anos (entre 2020 e 2022), simplesmente acompanhando melhor seus leads e aprimorando seu processo de vendas com base em um dos insights que se tornaram disponíveis.

Here’s in practice how their sales results evolved:

• 2019: 30 mil em novos contratos
• 2020: 30 mil em novos contratos
• 2021: 92 mil em novos contratos
• 2022: 436 mil em novos contratos
• 2023: 500 mil em novos contratos (no caminho certo)
• 2024: 1 milhão em novos contratos (meta e preparação da máquina)

O ResultConsulting implementou o Salesflare no final de 2020 e vem trabalhando para melhorar seus processos desde então.

Here’s what (part of) the team looks like today, in November 2023.

Como os consultores usam um CRM: práticas recomendadas concretas

Now, let’s take a look at how ResultConsulting uses Salesflare so you can learn from their success. Many of their best practices are after all applicable across consulting firms.

1. Adicione leads diretamente do LinkedIn usando a barra lateral

A equipe da ResultConsulting é uma verdadeira especialista em gerar leads consistentemente por meio do LinkedIn, portanto, uma excelente integração entre o LinkedIn e seu CRM é essencial para eles.

Com a extensão LinkedIn para Chrome, o Salesflare é perfeitamente integrado como uma barra lateral ao lado de perfis de pessoas, perfis de empresas e até mesmo sua caixa de entrada de mensagens do LinkedIn.

Quando a equipe da ResultConsulting entra em contato com possíveis clientes potenciais no LinkedIn, eles os adicionam diretamente ao CRM usando a barra lateral.

Ele também os ajuda a encontrar o endereço de e-mail de seus clientes potenciais com o busca de e-mail incorporada.

E se o lead precisar ser nutrido, ele será adicionado diretamente ao fluxo de trabalho de e-mail correto.

This enables ResultConsulting to build a system that consistently generates leads using LinkedIn, automated emails and CRM tracking. They don’t only use this system themselves but also coach their customers on how to apply it to their business.

Se você quiser saber mais sobre isso, confira este webinar sobre como o sistema funciona.

2. Alimente os leads com valor constante usando os fluxos de trabalho de e-mail

As mentioned above, the ResultConsulting team often uses Salesflare’s LinkedIn sidebar to add leads into email workflows, but they also often target their existing CRM database with emails.

No momento, eles geralmente usam 5 tipos de fluxos de trabalho, vinculados a diferentes pipelines de vendas (mais sobre os pipelines mais tarde):

– LinkedIn Prospecting Pipeline (similar for other lead pipelines):

1. A “Long Nurturing” email workflow targets leads that didn’t respond on LinkedIn with emails that span over a period of 6 months with different types of content. The workflow is triggered when a lead goes into the “LinkedIn no answer” stage.
   1. A “Hot Nurturing” email workflow targets qualified leads over a period of 2 months. It shares case studies, former webinars and other valuable tidbits. This workflow is triggered when prospects are placed in the “Postponed” stage of the “LinkedIn Prospecting Pipeline”.

– Sales Pipeline (core sales process)

1. 1. An email workflow that is very similar to the “Hot Nurturing” workflow above is sent to any prospect that is interested in ResultConsulting’s services but is not looking to commit right away. This workflow is triggered when prospects are placed in the “Postponed” stage of the “Sales Pipeline”.
   2. When a prospect is placed in the “Lost” stage, they will soon start receiving an email workflow that is specific to their “lost reason”. These workflows are currently in development.

– Not linked to a specific pipeline (all leads)

1. 1. As a “conversion marketing” activity, they regularly invite their whole lead database to webinars and send them case studies to educate them and finally convert them to customers.

They send the email workflows that are specific to pipelines in the name of the responsible sales person, by duplicating the workflow and filtering each audience by “opportunity owner”.

Os fluxos de trabalho gerais de e-mail, por outro lado, são enviados em nome de um dos dois cofundadores.

3. Rastrear leads com vários pipelines e tarefas para agilizar o acompanhamento

Para rastrear diferentes processos em sua máquina de vendas, a equipe do ResultConsulting configurou quatro tipos de pipelines de vendas no Salesflare:

1. A lead pipeline per channel: “LinkedIn Prospecting Pipeline”, “LinkedIn Advertising Pipeline”, “Inbound Pipeline” and “Event Pipeline”
2. A “Sales Pipeline” for their core sales process
3. A “Customer Pipeline” for renewals
4. A “Partnership Pipeline” for partnerships

Before we dive into what these pipelines are for and how they are built up, it’s important to note that the ResultConsulting team has processes in place to make sure the pipelines are always managed well.

Um desses processos centrais é a revisão semanal do pipeline. Essa reunião semanal tem dois objetivos importantes:

1. To help each other move opportunities to “Won” (or to “Lost”) by discussing the different opportunities with their respective status, next steps and potential roadblocks.
2. To keep the pipeline clean, by moving opportunities consistently to “Lost”. A way to easily identify these opportunities for ResultConsulting is filtering by “last stage change date is more than 60 days ago” and/or “last meeting date is more than 60 days ago”.

Now, let’s look at the respective pipeline types in a bit more detail.

1. Pipelines de leads

Os pipelines de leads têm o objetivo de rastrear cada canal por meio do qual eles geram leads e seu próprio processo específico da melhor maneira possível. Usando o jargão de marketing/vendas, esses pipelines são usados para converter leads qualificados de marketing (MQLs) em leads qualificados de vendas (SQLs).

Here are the stages of the “LinkedIn Prospect Pipeline” as an example::

1. Conta qualificada: Essa conta é um bom alvo e será contatada no LinkedIn.
2. Resposta do LinkedIn: Eles respondem positivamente no LinkedIn (MQL).
3. Reunião agendada: Uma reunião está agendada.
4. Reunião realizada: A reunião foi realizada.
5. Negociação aberta (Won): O cliente potencial quer começar a discutir um projeto.
6. Lost: The opportunity did not make it to “Won” (or not fast enough).
7. Postponed: The prospect is interested, but not to start collaborating right away. They will be nurtured with the shorter “Hot Nurturing” email workflow.
8. LinkedIn no answer: The prospect didn’t answer on LinkedIn. They will be nurtured with the “Long Nurturing” workflow.

2. Pipeline de vendas

This pipeline tracks ResultConsulting’s core sales process. They use it to close SQLs at a staggering 73% close rate.

The leads that enter the “Sales Pipeline” usually originate from one of the lead pipelines. Where they come from is indicated in the “Lead source” field.

The stages of the “Sales Pipeline” looks as follows::

1. Reunião agendada: Este é um SQL de entrada que receberá uma chamada de descoberta. Se fizer sentido, uma apresentação será agendada.
2. Presentation scheduled: This prospect will get a presentation of ResultConsulting’s services.
3. Apresentação concluída: A apresentação foi realizada.
4. Proposta enviada: O cliente potencial recebeu uma proposta.
5. Análise assinada: O cliente potencial assinou para realizar uma análise inicial, que levará ao projeto real posteriormente.
6. Cliente (ganho): A análise é concluída e o cliente em potencial assina para realizar o projeto de fato.
7. Perdido: O cliente em potencial desistiu em qualquer ponto do processo de vendas.
8. Postponed: The project has been postponed for max 1-2 months (otherwise it’s “Lost”).

3. Pipeline de clientes

The easiest way to generate revenue in a company is… renewing contracts with existing customers. That’s why ResultConsulting has put a clear process in place to inform their customers about their success together so far, so that they maximize the chance of renewal.

The “Customer Pipeline” has the following stages:

1. Cliente a ser contatado: Esse cliente deve ser contatado em breve para discutir a renovação.
2. Reunião agendada: A reunião foi agendada.
3. Renovação = Resultado: O cliente definiu uma meta como condição para a renovação.
4. Apresentação agendada: A apresentação foi agendada.
5. Projeto apresentado: A apresentação foi realizada.
6. Ganhou: O cliente decidiu renovar seu contrato.
7. Perdido: O cliente decidiu não renovar seu contrato em qualquer parte do processo.

4. Pipeline de parceiros

A ResultConsulting nem sempre vai ao mercado sozinha. Às vezes, ela também colabora com outras empresas para fornecer seus serviços.

The “Partner Pipeline” has only four stages:

1. Parceiro em potencial: Essa empresa pode ser contatada para uma possível parceria.
2. Acordo para definir: O parceiro em potencial está interessado em definir uma parceria.
3. Parceiro (ganho): Uma parceria é acordada e iniciada.
4. Perdeu: Nenhuma parceria foi formada.

4. Colabore de forma impecável compartilhando tudo

A ResultConsulting atende aos clientes como uma equipe e essa equipe continua crescendo.

No momento em que este artigo foi escrito (novembro de 2023), eles tinham:

• 2 co-fundadores
• 1 vendedor dedicado (1 dos cofundadores é o outro vendedor)
• 4 representantes de desenvolvimento de negócios
• 1 diretor de marketing
• 4 especialistas em marketing em tempo parcial
• 4 consultores
• 1 gerente de projeto

Isso significa que é essencial simplificar a colaboração por meio do sistema CRM.

Using Salesflare, they are able to keep track of everything in one place: all communication, notes, files, tasks, opportunities, contacts, email opens and clicks … can be accessed by the whole team in an efficient manner.

It’s important to understand that the team tracks all of this from the very beginning, when it’s still a cold lead, so that things get more serious they have all the necessary information on hand to close the deal.

Another important takeaway is that ResultConsulting’s team develops clear guidelines on how to keep track of things in the CRM.

Eles, por exemplo, educam sua equipe sobre como colocar corretamente as informações certas em cada oportunidade:

• Valor: eles definem claramente como calculam o valor de uma oportunidade
• Start date: they explicitly set a “start date” in Salesflare, so they know the exact sales cycle, even if they created the opportunity later on
• Estágio: eles definem o significado de cada estágio para que saibam claramente o status de cada lead, possam acionar fluxos de trabalho de e-mail com base nisso e analisar as taxas de conversão em cada estágio de seu pipeline
• Motivo perdido: eles também criam definições para motivos perdidos (e criam apenas de 5 a 6 opções) para que possam analisar os resultados e usá-los para melhorar sua abordagem

Se o primeiro gargalo é fazer com que a equipe use o CRM, o segundo é fazer com que eles o usem de forma consistente e da mesma maneira, e eles entendem isso muito bem.

5. Use o CRM em qualquer lugar com o aplicativo móvel com todas as funções

A part of ResultConsulting’s team works on the go, having face-to-face meetings with clients.

They use Salesflare’s mobile app to follow notifications, move leads through the pipeline, add notes, and get alerted about pending tasks.

While most CRMs only offer a limited experience on the phone, Salesflare’s mobile app offers 100% of the platform’s features. This means that the ResultConsulting team does not need to carry or even open up their laptops at all times to keep tabs.

6. Analisar taxas de conversão, fontes de leads, produtos e motivos de perda para continuar melhorando

Embora a implementação do Salesflare como um CRM tenha proporcionado à ResultConsulting um aumento imediato nas taxas de conversão devido a um acompanhamento muito melhor, eles ganharam pelo menos o mesmo tanto ao analisar regularmente os dados rastreados no Salesflare e encontrar maneiras de melhorar sua maneira de trabalhar.

This also has already yielded spectacular results, often by making simple but groundbreaking changes. For example, they looked at the “Funnel Analysis” report in the Salesflare’s “Revenue” dashboard and noticed that even though they sent out a lot of proposals the conversion rate was rather low. Many proposals seemed to get stuck in the signing phase.

They figured out that maybe the process of printing, signing and scanning the proposal was holding back their sales. The solution was simple: they implemented a digital signature software called DocuSign. The results were all the more impressive: while beforehand only 28% of proposals made it to “Won” and the sales cycle lasted 60 days, all of a sudden 73% of their proposals converted and the sales cycle lasted only 40 days. This obviously made a massive difference for their business.

Após esse aumento de conversão, o próximo gargalo a ser trabalhado era a quantidade de leads que entravam em seu pipeline de vendas. Eles começaram a trabalhar arduamente no desenvolvimento de processos para atrair sistematicamente mais leads, muitos dos quais estão ensinando a seus clientes atualmente.

Isso os levou a criar um produto de leads dedicado por fonte de leads, para que possam otimizar contínua e separadamente cada um de seus processos de geração de leads além das ferramentas de geração de leads específicas.

Here are some of the sales reports they have set up to see how they’re doing.

Por fonte de leads: receita obtida, valor total (não ponderado) do pipeline e ciclo médio de vendas.

Por serviço: receita obtida.

Por fonte de referência: receita obtida.

7. Integrar com outras ferramentas de vendas para agilizar tudo

Por fim, para manter seus processos de negócios simplificados, a equipe do ResultConsulting também integra o Salesflare com outras ferramentas em sua pilha de vendas.

Um exemplo simples, mas fundamental, é como eles garantem que os leads dos anúncios que veiculam no LinkedIn (Formulários de geração de leads do LinkedIn) sejam inseridos diretamente no Salesflare usando o Zapier.

Of course, even more important are Salesflare’s close integrations with their Google Workspace inbox, calendar, phones, LinkedIn, etc.

This makes sure that the ResultConsulting team can be confident that they don’t miss anything, which results in a huge difference in sales results with how they used to do business before implementing Salesflare as a CRM, as discussed at the start of this article.

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Jeroen Corthout

Cofundador de Salesflare

Sou cofundador da Salesflare, o CRM simples e poderoso para pequenas empresas. Adoro crescimento, automatização de vendas e criação de produtos bonitos.

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