Como usar um CRM para consultores e como configurá-lo corretamente
Veja como o ResultConsulting usa o Salesflare
If you’re a consultant looking for best practices on how to set up and use your CRM in the best possible way, then look no further!
We have interviewed the team at ResultConsulting who consult their customers on how to generate leads and use CRM. Doing so, they generate impressive results for themselves and for their clients. And they allowed us to share a lot of their expertise and processes with you.
Nós vamos passar:
- Quem é o ResultConsulting
- Por que eles começaram a usar um CRM como consultoria e seus resultados
- E como eles configuram e usam seu CRM (Salesflare)
Vamos nos aprofundar. 👇
Empresa de consultoria usando CRM: Destaque para o ResultConsulting
ResultConsulting’s consultants coach their clients to create a replicable sales process that consistently generates results, mainly using LinkedIn and email as channels of communication.
Atualmente, eles oferecem cinco serviços diferentes:
- Outbound: Eles ajudam as empresas a serem bem-sucedidas com geração de leads B2B no LinkedIn, bem como por meio de sequências de e-mail.
- Receita do cliente: Ajudam as empresas a gerar mais receita a partir de sua base de clientes existente, implementando atividades sistemáticas de vendas cruzadas e vendas adicionais.
- Inbound: Eles ajudam as empresas a estabelecer um processo/sistema de vendas repetível para se qualificar, gerenciar e nutrir leads de entrada.
- Projeto de desenvolvimento de negócios e configuração de CRM: Eles ajudam as empresas a criar a representação de seu modelo de desenvolvimento de negócios no Miro (um aplicativo de quadro branco digital) e depois replicá-lo no CRM com pipelines de vendascampos personalizados e painéis de vendas.
- Processo de conversão de vendas: Eles ajudam as empresas a otimizar o processo de vendas a fim de converter os leads gerados por seu modelo comprovado em clientes pagantes.
Sua principal base de clientes consiste em empresas B2B, como agências de marketing, consultorias e empresas de SaaS. Eles prestam esses serviços internacionalmente, mas principalmente na Itália, pois esse é seu mercado de origem.
Por que eles começaram a usar um CRM como consultoria... e seus resultados impressionantes!
Antes de a ResultConsulting adotar a Salesflare, o gerenciamento do relacionamento com o cliente era uma "grande bagunça", como eles se referem. Eles usavam uma combinação de planilhas do Excel e anotações em papel, o que não lhes permitia manter a organização adequada. Chegou-se a um ponto em que eles procuraram uma maneira de profissionalizar sua organização.
Naquela época, o ResultConsulting era apenas Matteo e Giacomo.
Ao procurar um CRM, eles sabiam que o maior obstáculo para o sucesso seria usar de fato o CRM que escolhessem. Eles sabiam que a maioria das implementações de CRM fracassa simplesmente porque a equipe não quer usá-lo: Os CRMs geralmente exigem muito trabalho para mantê-los atualizados, além de não ajudarem realmente as equipes de vendas a acompanhar seus leads (embora seja isso que eles costumam anunciar).
That’s when they stumbled upon Salesflare, an intelligent sales CRM for consultants that largely keeps itself up to date and actively reminds you to follow up with prospects. They decided to give it a try.
They found that using Salesflare wasn’t as heavy as using competing systems, and by implementing Salesflare, they managed to organize their customer relationships better and they also started capturing sales data way more consistently.
Concretely, implementing Salesflare as a sales CRM brought about two major changes in their performance:
- Em retrospecto, eles viram que, antes de usar o Salesflare, perderam cerca de 60% de suas oportunidades de vendas existentes porque simplesmente se esqueceram de fazer o acompanhamento ou não o fizeram como esperado. Isso significa que a implementação do Salesflare permitiu que eles mais do que dobrassem sua receita (2,5x), simplesmente porque os ajudou a fazer um acompanhamento bem-sucedido.
- Eles também não conseguiam melhorar seus processos com base em dados concretos. Isso lhes permitiu identificar gargalos em seu processo de vendas. A solução de apenas um desses gargalos (!) permitiu que eles mais do que dobrassem sua receita mais uma vez (2,6x). Mais sobre isso mais tarde.
Em resumo, eles conseguiram aumentar sua receita em mais de 6,5x em menos de 2 anos (entre 2020 e 2022), simplesmente acompanhando melhor seus leads e aprimorando seu processo de vendas com base em um dos insights que se tornaram disponíveis.
Veja na prática como seus resultados de vendas evoluíram:
- 2019: 30 mil em novos contratos
- 2020: 30 mil em novos contratos
- 2021: 92 mil em novos contratos
- 2022: 436 mil em novos contratos
- 2023: 500 mil em novos contratos (no caminho certo)
- 2024: 1 milhão em novos contratos (meta e preparação da máquina)
O ResultConsulting implementou o Salesflare no final de 2020 e vem trabalhando para melhorar seus processos desde então.
Esta é a aparência de (parte da) equipe hoje, em novembro de 2023.
Como os consultores usam um CRM: práticas recomendadas concretas
Agora, vamos dar uma olhada em como o ResultConsulting usa o Salesflare para que você possa aprender com o sucesso deles. Afinal, muitas de suas práticas recomendadas são aplicáveis em todas as empresas de consultoria.
1. Adicione leads diretamente do LinkedIn usando a barra lateral
The team at ResultConsulting are true experts at consistently generating leads through LinkedIn, so a great integration between LinkedIn and their CRM is essential for them.
With the LinkedIn extension for Chrome, Salesflare is neatly integrated as a sidebar next to person profiles, company profiles and even your LinkedIn messaging inbox.
Quando a equipe da ResultConsulting entra em contato com possíveis clientes potenciais no LinkedIn, eles os adicionam diretamente ao CRM usando a barra lateral.
It also helps them find the email address of their leads with the built-in email finder.
E se o lead precisar ser nutrido, ele será adicionado diretamente ao fluxo de trabalho de e-mail correto.
This enables ResultConsulting to build a system that consistently generates leads using LinkedIn, automated emails and CRM tracking. They don’t only use this system themselves but also coach their customers on how to apply it to their business.
Se você quiser saber mais sobre isso, confira este webinar sobre como o sistema funciona.
2. Alimente os leads com valor constante usando os fluxos de trabalho de e-mail
Conforme mencionado acima, a equipe do ResultConsulting usa com frequência a barra lateral do LinkedIn do Salesflare para adicionar leads a fluxos de trabalho de e-mail, mas também costuma direcionar e-mails para seu banco de dados de CRM existente.
No momento, eles geralmente usam 5 tipos de fluxos de trabalho, vinculados a diferentes pipelines de vendas (mais sobre os pipelines mais tarde):
- Pipeline de prospecção do LinkedIn (semelhante para outros pipelines de leads):
- Um fluxo de trabalho de e-mail de "Long Nurturing" visa leads que não responderam no LinkedIn com e-mails que se estendem por um período de 6 meses com diferentes tipos de conteúdo. O fluxo de trabalho é acionado quando um lead entra no estágio de "LinkedIn sem resposta".
- Um fluxo de trabalho de e-mail de "Hot Nurturing" (nutrição quente) tem como alvo leads qualificados em um período de 2 meses. Ele compartilha estudos de caso, webinars anteriores e outras informações valiosas. Esse fluxo de trabalho é acionado quando os clientes potenciais são colocados no estágio "Adiado" do "Pipeline de prospecção do LinkedIn".
- Pipeline de vendas (processo principal de vendas)
- Um fluxo de trabalho de e-mail muito semelhante ao fluxo de trabalho de "Hot Nurturing" acima é enviado a qualquer cliente potencial que esteja interessado nos serviços do ResultConsulting, mas que não esteja querendo se comprometer imediatamente. Esse fluxo de trabalho é acionado quando os clientes em potencial são colocados no estágio "Adiado" do "Pipeline de vendas".
- Quando um cliente em potencial é colocado no estágio "Perdido", ele logo começará a receber um fluxo de trabalho de e-mail específico para seu "motivo de perda". Esses fluxos de trabalho estão em desenvolvimento no momento.
- Não vinculado a um pipeline específico (todos os leads)
- As a “conversion marketing” activity, they regularly invite their whole lead database to webinars and send them case studies to educate them and finally convert them to customers.
Eles enviam os fluxos de trabalho de e-mail específicos para pipelines em nome do vendedor responsável, duplicando o fluxo de trabalho e filtrando cada público por "proprietário da oportunidade".
Os fluxos de trabalho gerais de e-mail, por outro lado, são enviados em nome de um dos dois cofundadores.
3. Rastrear leads com vários pipelines e tarefas para agilizar o acompanhamento
Para rastrear diferentes processos em sua máquina de vendas, a equipe do ResultConsulting configurou quatro tipos de pipelines de vendas no Salesflare:
- Um pipeline de leads por canal: "Pipeline de prospecção do LinkedIn", "Pipeline de publicidade do LinkedIn", "Pipeline de entrada" e "Pipeline de eventos"
- Um "pipeline de vendas" para seu principal processo de vendas
- Um "pipeline de clientes" para renovações
- Um "Partnership Pipeline" para parcerias
Antes de nos aprofundarmos na finalidade desses pipelines e em como eles são criados, é importante observar que a equipe do ResultConsulting possui processos para garantir que os pipelines sejam sempre bem gerenciados.
Um desses processos centrais é a revisão semanal do pipeline. Essa reunião semanal tem dois objetivos importantes:
- Ajudar uns aos outros a mover as oportunidades para "Ganho" (ou "Perdido"), discutindo as diferentes oportunidades com seus respectivos status, próximas etapas e possíveis obstáculos.
- Para manter o pipeline limpo, movendo as oportunidades consistentemente para "Perdidas". Uma maneira de identificar facilmente essas oportunidades para o ResultConsulting é filtrar por "data da última mudança de estágio há mais de 60 dias" e/ou "data da última reunião há mais de 60 dias".
Agora, vamos examinar os respectivos tipos de pipeline com um pouco mais de detalhes.
1. Pipelines de leads
Os pipelines de leads têm o objetivo de rastrear cada canal por meio do qual eles geram leads e seu próprio processo específico da melhor maneira possível. Usando o jargão de marketing/vendas, esses pipelines são usados para converter leads qualificados de marketing (MQLs) em leads qualificados de vendas (SQLs).
Aqui estão os estágios do "LinkedIn Prospect Pipeline" como exemplo::
- Conta qualificada: Essa conta é um bom alvo e será contatada no LinkedIn.
- Resposta do LinkedIn: Eles respondem positivamente no LinkedIn (MQL).
- Reunião agendada: Uma reunião está agendada.
- Reunião realizada: A reunião foi realizada.
- Negociação aberta (Won): O cliente potencial quer começar a discutir um projeto.
- Perdida: A oportunidade não chegou a "Won" (ou não foi rápida o suficiente).
- Adiado: O cliente potencial está interessado, mas não em começar a colaborar imediatamente. Ele será nutrido com o fluxo de trabalho de e-mail mais curto "Hot Nurturing".
- LinkedIn sem resposta: O cliente potencial não respondeu no LinkedIn. Ele será nutrido com o fluxo de trabalho "Long Nurturing".
2. Pipeline de vendas
Esse pipeline rastreia o processo de vendas principal do ResultConsulting. Eles o utilizam para fechar SQLs a uma taxa de fechamento impressionante de 73%.
Os leads que entram no "Pipeline de vendas" geralmente originam de um dos pipelines de leads. A origem deles é indicada no campo "Lead source" (Fonte de leads).
Os estágios do "pipeline de vendas" são os seguintes::
- Reunião agendada: Este é um SQL de entrada que receberá uma chamada de descoberta. Se fizer sentido, uma apresentação será agendada.
- Apresentação agendada: Esse cliente em potencial receberá uma apresentação dos serviços da ResultConsulting.
- Apresentação concluída: A apresentação foi realizada.
- Proposta enviada: O cliente potencial recebeu uma proposta.
- Análise assinada: O cliente potencial assinou para realizar uma análise inicial, que levará ao projeto real posteriormente.
- Cliente (ganho): A análise é concluída e o cliente em potencial assina para realizar o projeto de fato.
- Perdido: O cliente em potencial desistiu em qualquer ponto do processo de vendas.
- Adiado: O projeto foi adiado por no máximo 1-2 meses (caso contrário, será "Perdido").
3. Pipeline de clientes
A maneira mais fácil de gerar receita em uma empresa é... renovar contratos com os clientes existentes. É por isso que a ResultConsulting implementou um processo claro para informar seus clientes sobre o sucesso conjunto até o momento, para que eles maximizem a chance de renovação.
O "pipeline de clientes" tem os seguintes estágios:
- Cliente a ser contatado: Esse cliente deve ser contatado em breve para discutir a renovação.
- Reunião agendada: A reunião foi agendada.
- Renovação = Resultado: O cliente definiu uma meta como condição para a renovação.
- Apresentação agendada: A apresentação foi agendada.
- Projeto apresentado: A apresentação foi realizada.
- Ganhou: O cliente decidiu renovar seu contrato.
- Perdido: O cliente decidiu não renovar seu contrato em qualquer parte do processo.
4. Pipeline de parceiros
A ResultConsulting nem sempre vai ao mercado sozinha. Às vezes, ela também colabora com outras empresas para fornecer seus serviços.
O "Pipeline de parceiros" tem apenas quatro estágios:
- Parceiro em potencial: Essa empresa pode ser contatada para uma possível parceria.
- Acordo para definir: O parceiro em potencial está interessado em definir uma parceria.
- Parceiro (ganho): Uma parceria é acordada e iniciada.
- Perdeu: Nenhuma parceria foi formada.
4. Colabore de forma impecável compartilhando tudo
A ResultConsulting atende aos clientes como uma equipe e essa equipe continua crescendo.
No momento em que este artigo foi escrito (novembro de 2023), eles tinham:
- 2 co-fundadores
- 1 vendedor dedicado (1 dos cofundadores é o outro vendedor)
- 4 representantes de desenvolvimento de negócios
- 1 diretor de marketing
- 4 especialistas em marketing em tempo parcial
- 4 consultores
- 1 gerente de projeto
Isso significa que é essencial simplificar a colaboração por meio do sistema CRM.
Using Salesflare, they are able to keep track of everything in one place: all communication, notes, files, tasks, opportunities, contacts, email opens and clicks … can be accessed by the whole team in an efficient manner.
É importante entender que a equipe rastreia tudo isso desde o início, quando ainda é um lead frio, para que, quando as coisas ficarem mais sérias, eles tenham todas as informações necessárias em mãos para fechar o negócio.
Outra conclusão importante é que a equipe do ResultConsulting desenvolveu diretrizes claras sobre como controlar as coisas no CRM.
Eles, por exemplo, educam sua equipe sobre como colocar corretamente as informações certas em cada oportunidade:
- Valor: eles definem claramente como calculam o valor de uma oportunidade
- Data de início: eles definem explicitamente uma "data de início" no Salesflare, para que saibam o ciclo de vendas exato, mesmo que tenham criado a oportunidade mais tarde
- Estágio: eles definem o significado de cada estágio para que saibam claramente o status de cada lead, possam acionar fluxos de trabalho de e-mail com base nisso e analisar as taxas de conversão em cada estágio de seu pipeline
- Motivo perdido: eles também criam definições para motivos perdidos (e criam apenas de 5 a 6 opções) para que possam analisar os resultados e usá-los para melhorar sua abordagem
Se o primeiro gargalo é fazer com que a equipe use o CRM, o segundo é fazer com que eles o usem de forma consistente e da mesma maneira, e eles entendem isso muito bem.
5. Use o CRM em qualquer lugar com o aplicativo móvel com todas as funções
Uma parte da equipe do ResultConsulting trabalha em movimento, realizando reuniões presenciais com os clientes.
They use Salesflare’s mobile app to follow notifications, move leads through the pipeline, add notes, and get alerted about pending tasks.
Embora a maioria dos CRMs ofereça apenas uma experiência limitada no telefone, o aplicativo móvel do Salesflare oferece 100% dos recursos da plataforma. Isso significa que a equipe do ResultConsulting não precisa carregar ou mesmo abrir seus laptops o tempo todo para manter o controle.
6. Analisar taxas de conversão, fontes de leads, produtos e motivos de perda para continuar melhorando
Embora a implementação do Salesflare como um CRM tenha proporcionado à ResultConsulting um aumento imediato nas taxas de conversão devido a um acompanhamento muito melhor, eles ganharam pelo menos o mesmo tanto ao analisar regularmente os dados rastreados no Salesflare e encontrar maneiras de melhorar sua maneira de trabalhar.
Isso também já produziu resultados espetaculares, muitas vezes por meio de mudanças simples, mas inovadoras. Por exemplo, eles examinaram o relatório "Funnel Analysis" (Análise de funil) no painel "Revenue" (Receita) do Salesflare e perceberam que, embora enviassem muitas propostas, a taxa de conversão era bastante baixa. Muitas propostas pareciam ficar paradas na fase de assinatura.
Eles descobriram que talvez o processo de impressão, assinatura e digitalização da proposta estivesse atrasando suas vendas. A solução foi simples: eles implementaram um software de assinatura digital chamado DocuSign. Os resultados foram ainda mais impressionantes: enquanto antes apenas 28% das propostas chegavam a "Won" e o ciclo de vendas durava 60 dias, de repente, 73% de suas propostas foram convertidas e o ciclo de vendas durou apenas 40 dias. Obviamente, isso fez uma enorme diferença em seus negócios.
Após esse aumento de conversão, o próximo gargalo a ser trabalhado era a quantidade de leads que entravam em seu pipeline de vendas. Eles começaram a trabalhar arduamente no desenvolvimento de processos para atrair sistematicamente mais leads, muitos dos quais estão ensinando a seus clientes atualmente.
This led them to create a dedicated lead pipeline per lead source, so that they can continuously and separately optimize each of their lead generation processes beyond the specific lead generation tools.
Here are some of the sales reports they have set up to see how they’re doing.
Por fonte de leads: receita obtida, valor total (não ponderado) do pipeline e ciclo médio de vendas.
Por serviço: receita obtida.
Por fonte de referência: receita obtida.
7. Integrar com outras ferramentas de vendas para agilizar tudo
Por fim, para manter seus processos de negócios simplificados, a equipe do ResultConsulting também integra o Salesflare com outras ferramentas em sua pilha de vendas.
Um exemplo simples, mas fundamental, é como eles garantem que os leads dos anúncios que veiculam no LinkedIn (Formulários de geração de leads do LinkedIn) sejam inseridos diretamente no Salesflare usando o Zapier.
Of course, even more important are Salesflare’s close integrations with their Google Workspace inbox, calendar, phones, LinkedIn, etc.
Isso garante que a equipe do ResultConsulting possa ter certeza de que não perderá nada, o que resulta em uma enorme diferença nos resultados de vendas em relação à forma como costumavam fazer negócios antes de implementar o Salesflare como CRM, como discutido no início deste artigo.
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