Cómo usar un CRM para consultores y cómo configurarlo correctamente
Así es como ResultConsulting usa Salesflare
Si eres consultor y buscas buenas prácticas sobre cómo configurar y usar tu CRM de la mejor manera posible, ¡no busques más!
Hemos entrevistado al equipo de ResultConsulting, que asesora a sus clientes sobre cómo generar leads y usar un CRM. Al hacerlo, consigue resultados impresionantes tanto para sí mismo como para sus clientes. Además, nos ha permitido compartir contigo gran parte de su experiencia y sus procesos.
Veremos lo siguiente:
- Quién es ResultConsulting
- Por qué empezaron a usar un CRM como consultora y cuáles fueron sus resultados
- Y cómo configuraron y usan su CRM (Salesflare)
Vamos a ello. 👇
Una consultora que usa un CRM: el caso de ResultConsulting
Los consultores de ResultConsulting ayudan a sus clientes a crear un proceso de ventas replicable que genere resultados de forma constante, principalmente a través de LinkedIn y el correo electrónico como canales de comunicación.
Actualmente ofrecen cinco servicios diferentes:
- Outbound: ayudan a las empresas a tener éxito al generar leads B2B en LinkedIn, así como mediante secuencias de correo electrónico complementarias.
- Ingresos de clientes: ayudan a las empresas a generar más ingresos a partir de su base de clientes actual mediante la implementación de actividades sistemáticas de cross-selling y up-selling.
- Inbound: ayudan a las empresas a configurar un proceso/sistema de ventas repetible para calificar, gestionar y nutrir los leads inbound.
- Diseño del desarrollo de negocio y configuración del CRM: ayudan a las empresas a crear la representación de su modelo de desarrollo de negocio en Miro (una app de pizarra digital) y después replicarlo en el CRM con pipelines de ventas, campos personalizados y dashboards de ventas.
- Proceso de conversión de ventas: ayudan a las empresas a optimizar el proceso de ventas para convertir los leads generados por su modelo probado en clientes que pagan.
Su base principal de clientes está formada por empresas B2B, como agencias de marketing, consultoras y empresas SaaS. Ofrecen estos servicios a nivel internacional, pero principalmente en Italia, ya que es su mercado de origen.
Por qué empezaron a usar un CRM como consultora… ¡y sus impresionantes resultados!
Antes de adoptar Salesflare, la gestión de sus relaciones con los clientes era un «gran desorden», como ellos mismos la describen. Usaban una combinación de hojas de Excel y notas en papel, lo que no les permitía mantenerse organizados como es debido. Llegó un momento en que buscaron una forma de profesionalizar su organización.
Por aquel entonces, ResultConsulting eran solo Matteo y Giacomo.
Al buscar un CRM, sabían que el mayor obstáculo para alcanzar el éxito sería usar realmente el CRM que eligieran. Sabían que la mayoría de las implementaciones de CRM fracasan, sencillamente porque el equipo no quiere usarlas: por lo general, los CRM requieren demasiado trabajo para mantenerlos actualizados y, además, no ayudan de verdad a los equipos de ventas a hacer seguimiento de sus leads (aunque eso es precisamente lo que suelen anunciar).
Fue entonces cuando descubrieron Salesflare, un CRM de ventas inteligente para consultores que en gran medida se mantiene actualizado por sí solo y te recuerda activamente hacer seguimiento de tus prospectos. Decidieron probarlo.
Descubrieron que usar Salesflare no resultaba tan pesado como usar sistemas de la competencia y que, al implementar Salesflare, consiguieron organizar mejor sus relaciones con los clientes. También empezaron a registrar los datos de ventas de forma mucho más constante.
En concreto, implementar Salesflare como CRM de ventas provocó dos cambios importantes en su rendimiento:
- Al mirar atrás, vieron que antes de usar Salesflare perdían alrededor del 60 % de sus oportunidades de venta existentes porque simplemente se olvidaban de hacer seguimiento o no lo hacían como era esperado. Esto significa que implementar Salesflare les permitió más que duplicar sus ingresos (2,5 veces), sencillamente porque les ayudó a hacer un seguimiento eficaz.
- Tampoco podían mejorar sus procesos basándose en datos concretos. Esto les permitió identificar cuellos de botella en su proceso de ventas. Resolver tan solo uno de esos cuellos de botella (!) les permitió volver a más que duplicar sus ingresos (2,6 veces). Más información sobre esto más adelante.
En resumen, consiguieron aumentar sus ingresos más de 6,5 veces en menos de 2 años (entre 2020 y 2022), simplemente haciendo un mejor seguimiento de sus leads y mejorando su proceso de ventas basándose en uno de los insights que pasaron a estar disponibles.
Así evolucionaron en la práctica sus resultados de ventas:
- 2019: 30.000 en nuevos contratos
- 2020: 30.000 en nuevos contratos
- 2021: 92.000 en nuevos contratos
- 2022: 436.000 en nuevos contratos
- 2023: 500.000 en nuevos contratos (en camino)
- 2024: 1 M en nuevos contratos (objetivo y preparación de la máquina)
ResultConsulting implementó Salesflare hacia finales de 2020 y desde entonces ha estado trabajando para mejorar sus procesos.
Así es (parte de) el equipo hoy, en noviembre de 2023.
Cómo usan los consultores un CRM: buenas prácticas concretas
Ahora veamos cómo usa ResultConsulting Salesflare para que puedas aprender de su éxito. Al fin y al cabo, muchas de sus buenas prácticas se pueden aplicar en empresas de consultoría de todo tipo.
1. Añadir leads directamente desde LinkedIn usando la barra lateral
El equipo de ResultConsulting es experto de verdad en generar leads de forma constante a través de LinkedIn, por lo que una buena integración entre LinkedIn y su CRM es esencial para ellos.
Con la extensión de LinkedIn para Chrome, Salesflare queda perfectamente integrado como una barra lateral junto a los perfiles de personas, los perfiles de empresas e incluso la bandeja de entrada de mensajes de LinkedIn.
Cuando el equipo de ResultConsulting contacta con posibles leads en LinkedIn, los añade directamente al CRM usando la barra lateral.
También les ayuda a encontrar la dirección de correo electrónico de sus leads con el buscador de correo electrónico integrado.
Y si es necesario nutrir al lead, lo añaden directamente al workflow de correo electrónico adecuado.
Esto permite a ResultConsulting construir un sistema que genera leads de forma constante usando LinkedIn, correos electrónicos automatizados y seguimiento en el CRM. No solo utilizan este sistema ellos mismos, sino que también asesoran a sus clientes sobre cómo aplicarlo en su empresa.
Si quieres saber más, echa un vistazo a este webinar sobre cómo funciona el sistema.
2. Nutrir leads con valor constante mediante los workflows de correo electrónico
Como se ha mencionado anteriormente, el equipo de ResultConsulting utiliza a menudo la barra lateral de LinkedIn de Salesflare para añadir leads a workflows de correo electrónico, pero también suele dirigir correos electrónicos a su base de datos de clientes potenciales existente del CRM.
En este momento, generalmente utilizan 5 tipos de workflows, vinculados a distintos pipelines de ventas (más información sobre los pipelines más adelante):
– Pipeline de prospección de LinkedIn (y lo mismo para los demás pipelines de leads):
- Un workflow de correo electrónico de «Nurturing largo» se dirige a los leads que no respondieron en LinkedIn mediante correos electrónicos enviados a lo largo de un período de 6 meses, con distintos tipos de contenido. El workflow se activa cuando un lead pasa a la etapa «LinkedIn sin respuesta».
- Un workflow de correo electrónico de «Nurturing intensivo» se dirige a leads cualificados durante un período de 2 meses. Comparte casos de éxito, webinars anteriores y otros contenidos valiosos. Este workflow se activa cuando los prospectos pasan a la etapa «Pospuesto» del «Pipeline de prospección de LinkedIn».
– Pipeline de ventas (proceso comercial principal)
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- Se envía un workflow de correo electrónico muy similar al workflow de «Nurturing intensivo» anterior a cualquier prospecto que esté interesado en los servicios de ResultConsulting, pero que no quiera comprometerse de inmediato. Este workflow se activa cuando los prospectos pasan a la etapa «Pospuesto» del «Pipeline de ventas».
- Cuando un prospecto pasa a la etapa «Perdido», pronto empezará a recibir un workflow de correo electrónico específico para su «motivo de pérdida». Estos workflows están actualmente en desarrollo.
– Sin vincular a un pipeline específico (todos los leads)
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- Como actividad de «marketing de conversión», invitan periódicamente a toda su base de datos de leads a webinars y les envían casos de éxito para educarlos y, finalmente, convertirlos en clientes.
Envían los workflows de correo electrónico específicos de cada pipeline en nombre de la persona responsable de ventas, duplicando el workflow y filtrando cada audiencia por «propietario de la oportunidad».
En cambio, los workflows de correo electrónico generales se envían en nombre de uno de los dos cofundadores.
3. Hacer seguimiento de leads con varios pipelines y tareas para agilizar el seguimiento
Para hacer seguimiento de los distintos procesos de su sistema comercial, el equipo de ResultConsulting ha configurado cuatro tipos de pipelines de ventas en Salesflare:
- Un pipeline de leads por canal: «Pipeline de prospección de LinkedIn», «Pipeline de publicidad de LinkedIn», «Pipeline de inbound» y «Pipeline de eventos»
- Un «Pipeline de ventas» para su proceso comercial principal
- Un «Pipeline de clientes» para las renovaciones
- Un «Pipeline de alianzas» para las colaboraciones
Antes de entrar en qué función cumple cada uno de estos pipelines y cómo están estructurados, es importante señalar que el equipo de ResultConsulting cuenta con procesos para asegurarse de que los pipelines siempre se gestionen correctamente.
Uno de estos procesos fundamentales es la revisión semanal del pipeline. Esta reunión semanal tiene 2 objetivos importantes:
- Ayudarse mutuamente a mover las oportunidades a «Ganado» (o a «Perdido») debatiendo sobre las distintas oportunidades, su estado correspondiente, los siguientes pasos y los posibles obstáculos.
- Mantener limpio el pipeline, moviendo de forma sistemática las oportunidades a «Perdido». Una manera sencilla de identificar estas oportunidades para ResultConsulting es filtrar por «la fecha del último cambio de etapa es de hace más de 60 días» y/o «la fecha de la última reunión es de hace más de 60 días».
Ahora veamos con algo más de detalle los distintos tipos de pipelines.
1. Pipelines de leads
Los pipelines de leads sirven para hacer seguimiento de cada canal a través del cual generan leads y de su proceso específico de la mejor manera posible. En la jerga del marketing y las ventas, estos pipelines se utilizan para convertir leads cualificados por marketing (MQL) en leads cualificados para ventas (SQL).
Estas son, por ejemplo, las etapas del «Pipeline de prospección de LinkedIn»:
- Cuenta cualificada: Esta cuenta es un buen objetivo y se contactará con ella en LinkedIn.
- Respuesta en LinkedIn: Responde positivamente en LinkedIn (MQL).
- Reunión programada: Se programa una reunión.
- Reunión realizada: La reunión ha tenido lugar.
- Negociación abierta (Ganado): El prospecto quiere empezar a hablar de un proyecto.
- Perdido: La oportunidad no llegó a «Ganado» (o no lo hizo con la suficiente rapidez).
- Pospuesto: El prospecto está interesado, pero no quiere empezar a colaborar de inmediato. Se le hará seguimiento con el workflow de correo electrónico más corto, «Hot Nurturing».
- Sin respuesta en LinkedIn: El prospecto no respondió en LinkedIn. Se le hará seguimiento con el workflow «Long Nurturing».
2. Pipeline de ventas
Este pipeline hace seguimiento del proceso de ventas principal de ResultConsulting. Lo utilizan para cerrar SQL con una impresionante tasa de cierre del 73 %.
Los leads que entran en el «Pipeline de ventas» suelen proceder de uno de los pipelines de leads. Su procedencia se indica en el campo «Fuente del lead».
Las etapas del «Pipeline de ventas» son las siguientes:
- Reunión programada: Se trata de un SQL entrante con el que se hará una llamada de descubrimiento. Si tiene sentido, se programa una presentación.
- Presentación programada: Este prospecto recibirá una presentación de los servicios de ResultConsulting.
- Presentación realizada: La presentación ha tenido lugar.
- Propuesta enviada: El prospecto recibió una propuesta.
- Análisis firmado: El prospecto firmó para realizar un análisis inicial, que más adelante dará paso al proyecto real.
- Cliente (Ganado): El análisis está completado y el prospecto firmó para realizar el proyecto real.
- Perdido: El prospecto abandonó el proceso en cualquier momento.
- Pospuesto: El proyecto se ha pospuesto durante un máximo de 1-2 meses (de lo contrario, pasa a «Perdido»).
3. Pipeline de clientes
La forma más sencilla de generar ingresos en una empresa es… renovar los contratos con los clientes existentes. Por eso ResultConsulting ha establecido un proceso claro para informar a sus clientes sobre el éxito que han alcanzado juntos hasta ahora y así maximizar las probabilidades de renovación.
El «Pipeline de clientes» tiene las siguientes etapas:
- Cliente al que contactar: Se debe contactar pronto con este cliente para hablar de la renovación.
- Reunión programada: La reunión se ha programado.
- Renovación = Resultado: El cliente ha establecido un objetivo como condición para la renovación.
- Presentación programada: La presentación se ha programado.
- Proyecto presentado: La presentación ha tenido lugar.
- Ganado: El cliente ha decidido renovar su contrato.
- Perdido: El cliente ha decidido no renovar su contrato en algún momento del proceso.
4. Pipeline de partners
ResultConsulting no siempre sale al mercado por su cuenta. A veces también colabora con otras empresas para prestar sus servicios.
El «Pipeline de partners» solo tiene cuatro etapas:
- Partner potencial: Se puede contactar con esta empresa para hablar de una posible colaboración.
- Acuerdo por definir: El partner potencial está interesado en definir una colaboración.
- Partner (Ganado): Se acuerda una colaboración y esta comienza.
- Perdido: No se estableció ninguna colaboración.
4. Colaborar sin fisuras compartiéndolo todo
ResultConsulting presta servicio a sus clientes como equipo, y ese equipo no deja de crecer.
En el momento de redactar este artículo (noviembre de 2023), cuentan con:
- 2 cofundadores
- 1 persona dedicada a ventas (uno de los cofundadores es la otra persona de ventas)
- 4 representantes de desarrollo de negocio
- 1 director de marketing
- 4 especialistas de marketing a tiempo parcial
- 4 consultores
- 1 gerente de proyectos
Eso significa que agilizar la colaboración a través del sistema CRM es esencial.
Con Salesflare, pueden hacer seguimiento de todo desde un solo lugar: toda la comunicación, las notas, los archivos, las tareas, las oportunidades, los contactos, las aperturas y los clics en correos electrónicos… están accesibles para todo el equipo de forma eficiente.
Es importante entender que el equipo hace seguimiento de todo esto desde el principio, cuando todavía se trata de un lead frío, para que, cuando las cosas se pongan más serias, tengan a mano toda la información necesaria para cerrar el deal.
Otra conclusión importante es que el equipo de ResultConsulting desarrolla pautas claras sobre cómo hacer seguimiento de todo en el CRM.
Por ejemplo, forman a su equipo para que introduzca correctamente la información adecuada en cada oportunidad:
- Valor: definen claramente cómo calculan el valor de una oportunidad
- Fecha de inicio: establecen explícitamente una «fecha de inicio» en Salesflare para conocer el ciclo de ventas exacto, aunque hayan creado la oportunidad más tarde
- Etapa: definen qué significa cada etapa para conocer claramente el estado de cada lead, activar workflows de correo electrónico en función de este y analizar las tasas de conversión de cada etapa de su pipeline
- Motivo de pérdida: también crean definiciones para los motivos de pérdida (y solo crean entre 5 y 6 opciones) para poder analizar los resultados y utilizarlos para mejorar su enfoque
Si el primer cuello de botella consiste en conseguir que el equipo use el CRM, el segundo es lograr que lo use siempre de la misma manera, y esto lo entienden muy bien.
5. Usa el CRM desde cualquier lugar con una app móvil con todas las funciones
Una parte del equipo de ResultConsulting trabaja desde cualquier lugar y se reúne cara a cara con los clientes.
Utilizan la app móvil de Salesflare para consultar las notificaciones, mover leads por el pipeline, añadir notas y recibir alertas sobre las tareas pendientes.
Mientras que la mayoría de los CRM solo ofrecen una experiencia limitada en el teléfono, la app móvil de Salesflare ofrece el 100 % de las funciones de la plataforma. Esto significa que el equipo de ResultConsulting no necesita llevar consigo el portátil ni abrirlo constantemente para hacer seguimiento de todo.
6. Analiza las tasas de conversión, las fuentes del lead, los productos y los motivos de pérdida para seguir mejorando
Aunque implementar Salesflare como CRM dio a ResultConsulting un impulso inmediato en las tasas de conversión gracias a un seguimiento mucho mejor, obtuvieron al menos el mismo beneficio al analizar periódicamente los datos registrados en Salesflare y encontrar formas de mejorar su manera de trabajar.
Esto también ha dado ya resultados espectaculares, a menudo gracias a cambios sencillos pero revolucionarios. Por ejemplo, consultaron el informe «Funnel Analysis» del dashboard «Revenue» de Salesflare y observaron que, aunque habían enviado muchas propuestas, la tasa de conversión era bastante baja. Muchas propuestas parecían quedarse atascadas en la fase de firma.
Se dieron cuenta de que quizá el proceso de imprimir, firmar y escanear la propuesta estaba frenando sus ventas. La solución fue sencilla: implementaron un software de firma digital llamado DocuSign. Los resultados fueron aún más impresionantes: mientras que antes solo el 28 % de las propuestas llegaba a «Won» y el ciclo de ventas duraba 60 días, de repente el 73 % de sus propuestas se convirtió y el ciclo de ventas duró solo 40 días. Esto supuso, obviamente, una enorme diferencia para su negocio.
Después de este impulso en la conversión, el siguiente cuello de botella en el que trabajar fue la cantidad de leads que entraban en su pipeline de ventas. Empezaron a trabajar intensamente en el desarrollo de procesos para atraer sistemáticamente más leads, muchos de los cuales hoy enseñan a sus clientes.
Esto les llevó a crear un pipeline específico de leads para cada fuente del lead, de modo que pudieran optimizar de forma continua e independiente cada uno de sus procesos de generación de leads, más allá de las herramientas específicas de generación de leads.
Estos son algunos de los informes de ventas que han configurado para ver cómo les va.
Por fuente del lead: ingresos ganados, valor total (no ponderado) del pipeline y ciclo de ventas medio.
Por servicio: ingresos ganados.
Por fuente de referidos: ingresos ganados.
7. Integra otras herramientas de ventas para agilizarlo todo
Por último, para mantener ágiles sus procesos de negocio, el equipo de ResultConsulting también integra Salesflare con otras herramientas de su stack de ventas.
Un ejemplo sencillo, pero fundamental, es cómo se aseguran de que los leads procedentes de los anuncios que publican en LinkedIn (LinkedIn Lead Gen Forms) se incorporen directamente a Salesflare mediante Zapier.
Por supuesto, aún más importantes son las estrechas integraciones de Salesflare con su bandeja de entrada de Google Workspace, calendario, teléfonos, LinkedIn, etc.
Esto permite que el equipo de ResultConsulting tenga la certeza de que no se le escapa nada, lo que marca una enorme diferencia en los resultados de ventas frente a la forma en que trabajaban antes de implementar Salesflare como CRM, como comentamos al principio de este artículo.
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