Cómo utilizar un CRM para asesores + Cómo configurarlo correctamente

Here’s how ResultConsulting uses Salesflare

If you’re a consultant looking for best practices on how to set up and use your CRM in the best possible way, then look no further!

Hemos entrevistado al equipo de ResultConsulting que asesora a sus clientes sobre cómo generar clientes potenciales y utilizar CRM. Haciéndolo, generan impresionantes resultados para ellos y para sus clientes. Y nos han permitido compartir muchos de sus conocimientos y procesos con usted.

We’ll go through:

• Quién es ResultConsulting
• Por qué empezaron a utilizar un CRM como consultoría + sus resultados
• Y cómo configuran y utilizan su CRM (Salesflare)

Let’s dig in. 👇

Empresa de consultoría que utiliza CRM: Destacamos ResultConsulting

ResultConsulting’s consultants coach their clients to create a replicable sales process that consistently generates results, mainly using LinkedIn and email as channels of communication.

Actualmente ofrecen cinco servicios diferentes:

1. Outbound: Ayudan a las empresas a tener éxito con generar clientes potenciales B2B en LinkedIn, así como a través de secuencias de correo electrónico.
2. Ingresos de los clientes: Ayudan a las empresas a generar más ingresos a partir de su base de clientes existente mediante la aplicación sistemática de actividades de venta cruzada y venta ascendente.
3. Inbound: Ayudan a las empresas a crear un proceso/sistema de ventas repetible para cumplir los requisitos, gestionar y nutrir los clientes potenciales.
4. Diseño de desarrollo de negocio y configuración de CRM: Ayudan a las empresas a crear la representación de su modelo de desarrollo de negocio en Miro (una app de pizarra digital) y luego replicarlo en el CRM con canales de ventacampos personalizados y cuadros de mando de ventas.
5. Proceso de conversión de ventas: They help companies optimize the sales process in order to convert leads generated by their proven model into paying clients.

Su principal base de clientes está formada por empresas B2B, como agencias de marketing, consultorías y empresas de SaaS. Prestan estos servicios a escala internacional, pero principalmente en Italia, ya que es su mercado nacional.

Why they started using a CRM as a consultancy… and their impressive results!

Before ResultConsulting adopted Salesflare, their customer relationship management was a “big mess”, as they refer to it. They used a combination of Excel sheets and notes on paper, which didn’t allow them to properly stay organized. It came to a point where they looked for a way to professionalize their organization.

Por aquel entonces, ResultConsulting era sólo Matteo y Giacomo.

Looking for a CRM, they knew that the biggest roadblock towards success would be to actually use the CRM they chose. They knew that most CRM implementations fail, simply because the team doesn’t want to use them: CRMs generally require too much work to keep them up to date, plus they don’t really help sales teams follow up their leads (even though that’s what they tend to advertise).

That’s when they stumbled upon Salesflare, an intelligent sales CRM for consultants that largely keeps itself up to date and actively reminds you to follow up with prospects. They decided to give it a try.

They found that using Salesflare wasn’t as heavy as using competing systems, and by implementing Salesflare, they managed to organize their customer relationships better and they also started capturing sales data way more consistently.

Concretamente, la implantación de Salesflare como CRM de ventas supuso dos cambios importantes en su rendimiento:

1. In retrospect, they saw that before using Salesflare they lost about 60% of their existing sales opportunities because they simply forgot to follow up or didn’t follow up as expected. This means that implementing Salesflare allowed them to more than double their revenue (2.5x), simply because it helped them to follow up successfully.
2. They also weren’t able to improve their processes based on hard data. This allowed them to identify bottlenecks in their sales process. Solving just one of those bottlenecks (!) allowed them to more than double their revenue once again (2.6x). More about this later on.

En resumen, fueron capaces de aumentar sus ingresos más de 6,5x en menos de 2 años (entre 2020 y 2022), simplemente haciendo un mejor seguimiento de sus leads y mejorando su proceso de ventas en base a uno de los insights que se pusieron a su disposición.

Here’s in practice how their sales results evolved:

• 2019: 30 000 en nuevos contratos
• 2020: 30 000 en nuevos contratos
• 2021: 92 000 nuevos contratos
• 2022: 436.000 en nuevos contratos
• 2023: 500 000 millones en nuevos contratos (en camino)
• 2024: 1M en nuevos contratos (objetivo y preparación de la máquina)

ResultConsulting implantó Salesflare a finales de 2020 y desde entonces trabaja para mejorar sus procesos.

Here’s what (part of) the team looks like today, in November 2023.

Cómo utilizan los consultores un CRM: buenas prácticas concretas

Now, let’s take a look at how ResultConsulting uses Salesflare so you can learn from their success. Many of their best practices are after all applicable across consulting firms.

1. Añadir clientes potenciales directamente desde LinkedIn utilizando la barra lateral

El equipo de ResultConsulting son auténticos expertos en generar leads de forma constante a través de LinkedIn, por lo que una gran integración entre LinkedIn y su CRM es esencial para ellos.

Con la extensión LinkedIn para Chrome, Salesflare se integra perfectamente como barra lateral junto a los perfiles de personas, empresas e incluso tu bandeja de entrada de mensajería de LinkedIn.

Cuando el equipo de ResultConsulting contacta con clientes potenciales en LinkedIn, los añade directamente al CRM mediante la barra lateral.

También les ayuda a encontrar la dirección de correo electrónico de sus clientes potenciales con el buscador de correo electrónico incorporado.

Y si el cliente potencial necesita ser alimentado, se añade directamente al flujo de trabajo de correo electrónico adecuado.

This enables ResultConsulting to build a system that consistently generates leads using LinkedIn, automated emails and CRM tracking. They don’t only use this system themselves but also coach their customers on how to apply it to their business.

Si quieres saber más, consulta este webinar sobre el funcionamiento del sistema.

2. Nutre los leads con valor constante utilizando los flujos de trabajo de correo electrónico.

As mentioned above, the ResultConsulting team often uses Salesflare’s LinkedIn sidebar to add leads into email workflows, but they also often target their existing CRM database with emails.

Por el momento, suelen utilizar 5 tipos de flujos de trabajo, vinculados a diferentes pipelines de ventas (más sobre los pipelines más adelante):

– LinkedIn Prospecting Pipeline (similar for other lead pipelines):

1. A “Long Nurturing” email workflow targets leads that didn’t respond on LinkedIn with emails that span over a period of 6 months with different types of content. The workflow is triggered when a lead goes into the “LinkedIn no answer” stage.
   1. A “Hot Nurturing” email workflow targets qualified leads over a period of 2 months. It shares case studies, former webinars and other valuable tidbits. This workflow is triggered when prospects are placed in the “Postponed” stage of the “LinkedIn Prospecting Pipeline”.

– Sales Pipeline (core sales process)

1. 1. An email workflow that is very similar to the “Hot Nurturing” workflow above is sent to any prospect that is interested in ResultConsulting’s services but is not looking to commit right away. This workflow is triggered when prospects are placed in the “Postponed” stage of the “Sales Pipeline”.
   2. When a prospect is placed in the “Lost” stage, they will soon start receiving an email workflow that is specific to their “lost reason”. These workflows are currently in development.

– Not linked to a specific pipeline (all leads)

1. 1. As a “conversion marketing” activity, they regularly invite their whole lead database to webinars and send them case studies to educate them and finally convert them to customers.

They send the email workflows that are specific to pipelines in the name of the responsible sales person, by duplicating the workflow and filtering each audience by “opportunity owner”.

En cambio, los flujos generales de correo electrónico se envían a nombre de uno de los dos cofundadores.

3. Seguimiento de clientes potenciales con múltiples canalizaciones y tareas para agilizar el seguimiento.

Para realizar un seguimiento de los diferentes procesos dentro de su máquina de ventas, el equipo de ResultConsulting ha creado cuatro tipos de pipelines de ventas en Salesflare:

1. A lead pipeline per channel: “LinkedIn Prospecting Pipeline”, “LinkedIn Advertising Pipeline”, “Inbound Pipeline” and “Event Pipeline”
2. A “Sales Pipeline” for their core sales process
3. A “Customer Pipeline” for renewals
4. A “Partnership Pipeline” for partnerships

Before we dive into what these pipelines are for and how they are built up, it’s important to note that the ResultConsulting team has processes in place to make sure the pipelines are always managed well.

Uno de estos procesos centrales es la revisión semanal del pipeline. Esta reunión semanal tiene 2 objetivos importantes:

1. To help each other move opportunities to “Won” (or to “Lost”) by discussing the different opportunities with their respective status, next steps and potential roadblocks.
2. To keep the pipeline clean, by moving opportunities consistently to “Lost”. A way to easily identify these opportunities for ResultConsulting is filtering by “last stage change date is more than 60 days ago” and/or “last meeting date is more than 60 days ago”.

Now, let’s look at the respective pipeline types in a bit more detail.

1. Conductos principales

Los lead pipelines están pensados para seguir cada canal a través del cual se generan leads y su propio proceso específico de la mejor manera posible. Utilizando la jerga de marketing/ventas, estos pipelines se utilizan para convertir leads cualificados de marketing (MQL) en leads cualificados de ventas (SQL).

Here are the stages of the “LinkedIn Prospect Pipeline” as an example::

1. Cuenta cualificada: Esta cuenta es un buen objetivo y se contactará con ella en LinkedIn.
2. Respuesta de LinkedIn: Responden positivamente en LinkedIn (MQL).
3. Reunión programada: Hay una reunión programada.
4. Reunión realizada: La reunión ha tenido lugar.
5. Negociación abierta (Won): El cliente potencial quiere empezar a hablar de un proyecto.
6. Lost: The opportunity did not make it to “Won” (or not fast enough).
7. Postponed: The prospect is interested, but not to start collaborating right away. They will be nurtured with the shorter “Hot Nurturing” email workflow.
8. LinkedIn no answer: The prospect didn’t answer on LinkedIn. They will be nurtured with the “Long Nurturing” workflow.

2. Proceso de ventas

This pipeline tracks ResultConsulting’s core sales process. They use it to close SQLs at a staggering 73% close rate.

The leads that enter the “Sales Pipeline” usually originate from one of the lead pipelines. Where they come from is indicated in the “Lead source” field.

The stages of the “Sales Pipeline” looks as follows::

1. Reunión programada: Se trata de un SQL entrante que recibirá una llamada de descubrimiento. Si tiene sentido, se programa una presentación.
2. Presentation scheduled: This prospect will get a presentation of ResultConsulting’s services.
3. Presentación realizada: La presentación ha tenido lugar.
4. Propuesta enviada: El cliente potencial recibió una propuesta.
5. Análisis firmado: El cliente potencial firma para realizar un análisis inicial, que desembocará en el proyecto real más adelante.
6. Cliente (Ganado): El análisis se completa y el cliente potencial firma para realizar el proyecto real.
7. Perdido: El cliente potencial abandonó en cualquier punto del proceso de venta.
8. Postponed: The project has been postponed for max 1-2 months (otherwise it’s “Lost”).

3. 3. Red de clientes

The easiest way to generate revenue in a company is… renewing contracts with existing customers. That’s why ResultConsulting has put a clear process in place to inform their customers about their success together so far, so that they maximize the chance of renewal.

The “Customer Pipeline” has the following stages:

1. Cliente a contactar: Este cliente debe ser contactado pronto para discutir la renovación.
2. Reunión programada: La reunión ha sido programada.
3. Renovación = Resultado: El cliente ha fijado un objetivo como condición para la renovación.
4. Presentación programada: La presentación ya está programada.
5. Proyecto presentado: La presentación ha tenido lugar.
6. Ganado: El cliente ha decidido renovar su contrato.
7. Pérdida: El cliente ha decidido no renovar su contrato en cualquier punto del proceso.

4. Canal de socios

ResultConsulting no siempre va sola al mercado. A veces también colabora con otras empresas para prestar sus servicios.

The “Partner Pipeline” has only four stages:

1. Socio potencial: Se puede contactar con esta empresa para una posible asociación.
2. Acuerdo para definir: El socio potencial está interesado en definir una asociación.
3. Socio (Won): Se acuerda y se pone en marcha una asociación.
4. Perdida: No se formó ninguna sociedad.

4. Colabora de forma impecable compartiéndolo todo

ResultConsulting atiende a los clientes como un equipo y ese equipo sigue creciendo.

En el momento de escribir estas líneas (noviembre de 2023), ya lo han hecho:

• 2 cofundadores
• 1 comercial dedicado (1 de los cofundadores es el otro comercial)
• 4 representantes de desarrollo de negocio
• 1 director de marketing
• 4 especialistas en marketing a tiempo parcial
• 4 consultores
• 1 jefe de proyecto

Eso significa que agilizar la colaboración a través del sistema CRM es esencial.

Using Salesflare, they are able to keep track of everything in one place: all communication, notes, files, tasks, opportunities, contacts, email opens and clicks … can be accessed by the whole team in an efficient manner.

It’s important to understand that the team tracks all of this from the very beginning, when it’s still a cold lead, so that things get more serious they have all the necessary information on hand to close the deal.

Another important takeaway is that ResultConsulting’s team develops clear guidelines on how to keep track of things in the CRM.

Por ejemplo, educan a su equipo sobre cómo poner correctamente la información adecuada en cada oportunidad:

• Valor: definen claramente cómo calculan el valor de una oportunidad.
• Start date: they explicitly set a “start date” in Salesflare, so they know the exact sales cycle, even if they created the opportunity later on
• Etapa: definen el significado de cada etapa para conocer claramente el estado de cada cliente potencial, pueden activar flujos de trabajo de correo electrónico basados en ella y pueden analizar las tasas de conversión en cada etapa de su canal de distribución.
• Razón perdida: también crean definiciones para las razones perdidas (y sólo crean 5-6 opciones) para poder analizar los resultados y utilizarlos para mejorar su enfoque.

Si el primer cuello de botella es conseguir que el equipo utilice el CRM, el segundo es conseguir que lo utilicen de forma consistente y de la misma manera, y ellos lo entienden muy bien.

5. Utilice el CRM sobre la marcha con la aplicación móvil de funciones completas.

A part of ResultConsulting’s team works on the go, having face-to-face meetings with clients.

They use Salesflare’s mobile app to follow notifications, move leads through the pipeline, add notes, and get alerted about pending tasks.

While most CRMs only offer a limited experience on the phone, Salesflare’s mobile app offers 100% of the platform’s features. This means that the ResultConsulting team does not need to carry or even open up their laptops at all times to keep tabs.

6. Analizar las tasas de conversión, las fuentes de clientes potenciales, los productos y las razones perdidas para seguir mejorando.

Si bien la implementación de Salesflare como CRM proporcionó a ResultConsulting un impulso inmediato en las tasas de conversión gracias a un seguimiento mucho mejor, ganaron al menos otro tanto al analizar regularmente los datos rastreados en Salesflare e idear formas de mejorar su forma de trabajar.

This also has already yielded spectacular results, often by making simple but groundbreaking changes. For example, they looked at the “Funnel Analysis” report in the Salesflare’s “Revenue” dashboard and noticed that even though they sent out a lot of proposals the conversion rate was rather low. Many proposals seemed to get stuck in the signing phase.

They figured out that maybe the process of printing, signing and scanning the proposal was holding back their sales. The solution was simple: they implemented a digital signature software called DocuSign. The results were all the more impressive: while beforehand only 28% of proposals made it to “Won” and the sales cycle lasted 60 days, all of a sudden 73% of their proposals converted and the sales cycle lasted only 40 days. This obviously made a massive difference for their business.

Tras este aumento de la conversión, el siguiente cuello de botella en el que debían trabajar era la cantidad de clientes potenciales que entraban en su canal de ventas. Empezaron a trabajar duro en el desarrollo de procesos para atraer sistemáticamente más clientes potenciales, muchos de los cuales están enseñando a sus clientes en la actualidad.

Esto les llevó a crear una pista de leads dedicada por fuente de leads, para poder optimizar de forma continua y por separado cada uno de sus procesos de generación de leads más allá de las herramientas de generación de leads específicas.

Here are some of the sales reports they have set up to see how they’re doing.

Por fuente de clientes potenciales: ingresos obtenidos, valor total (no ponderado) de la cartera de proyectos y ciclo medio de ventas.

Por servicio: ingresos obtenidos.

Por fuente de recomendación: ingresos obtenidos.

7. Integración con otras herramientas de ventas para agilizarlo todo

Por último, para mantener sus procesos de negocio racionalizados, el equipo de ResultConsulting también integra Salesflare con otras herramientas de su pila de ventas.

Un ejemplo sencillo pero fundamental es cómo se aseguran de que los clientes potenciales de los anuncios que publican en LinkedIn (Formularios de generación de clientes potenciales de LinkedIn) se introducen directamente en Salesflare mediante Zapier.

Of course, even more important are Salesflare’s close integrations with their Google Workspace inbox, calendar, phones, LinkedIn, etc.

This makes sure that the ResultConsulting team can be confident that they don’t miss anything, which results in a huge difference in sales results with how they used to do business before implementing Salesflare as a CRM, as discussed at the start of this article.

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Jeroen Corthout

Cofundador de Salesflare

Soy cofundador de Salesflare, el CRM simple pero potente para pequeñas empresas. Me encanta el crecimiento, automatizar las ventas y crear productos hermosos.

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