Cómo utilizar un CRM para asesores + Cómo configurarlo correctamente
Así es como ResultConsulting utiliza Salesflare
Si eres consultor y buscas las mejores prácticas sobre cómo configurar y utilizar tu CRM de la mejor manera posible, ¡no busques más!
Hemos entrevistado al equipo de ResultConsulting que asesora a sus clientes sobre cómo generar clientes potenciales y utilizar CRM. Al hacerlo, generan impresionantes resultados para ellos y para sus clientes. Y nos han permitido compartir muchos de sus conocimientos y procesos contigo.
Pasaremos:
- Quién es ResultConsulting
- Por qué empezaron a utilizar un CRM como consultoría + sus resultados
- Y cómo configuran y utilizan su CRM (Salesflare)
Vamos a profundizar. 👇
Empresa de consultoría que utiliza CRM: Destacamos ResultConsulting
Los consultores de ResultConsulting entrenan a sus clientes para crear un proceso de ventas replicable que genere resultados de forma consistente, utilizando principalmente LinkedIn y email como canales de comunicación.
Actualmente ofrecen cinco servicios diferentes:
- Outbound: Ayudan a las empresas a tener éxito con generar clientes potenciales B2B en LinkedIn, así como a través de secuencias de correo electrónico.
- Ingresos de los clientes: Ayudan a las empresas a generar más ingresos a partir de su base de clientes existente mediante la aplicación sistemática de actividades de venta cruzada y venta ascendente.
- Inbound: Ayudan a las empresas a crear un proceso/sistema de ventas repetible para cumplir los requisitos, gestionar y nutrir los clientes potenciales.
- Diseño de desarrollo de negocio y configuración de CRM: Ayudan a las empresas a crear la representación de su modelo de desarrollo de negocio en Miro (una app de pizarra digital) y luego replicarlo en el CRM con canales de ventacampos personalizados y cuadros de mando de ventas.
- Proceso de conversión de ventas: Ayudan a las empresas a optimizar el proceso de ventas para convertir los clientes potenciales generados por su modelo probado en clientes de pago.
Su principal base de clientes está formada por empresas B2B, como agencias de marketing, consultorías y empresas de SaaS. Prestan estos servicios a escala internacional, pero principalmente en Italia, ya que es su mercado nacional.
Por qué empezaron a utilizar un CRM como consultoría... ¡y sus impresionantes resultados!
Before ResultConsulting adopted Salesflare, their customer relationship management was a “big mess”, as they refer to it. They used a combination of Excel sheets and notes on paper, which didn’t allow them to properly stay organized. It came to a point where they looked for a way to professionalize their organization.
Por aquel entonces, ResultConsulting era sólo Matteo y Giacomo.
Al buscar un CRM, sabían que el mayor obstáculo para el éxito sería utilizar realmente el CRM que eligieran. Sabían que la mayoría de las implantaciones de CRM fracasan, simplemente porque el equipo no quiere utilizarlos: Los CRM suelen requerir demasiado trabajo para mantenerlos actualizados y, además, no ayudan realmente a los equipos de ventas a hacer un seguimiento de sus clientes potenciales (aunque eso es lo que suelen anunciar).
Fue entonces cuando se toparon con Salesflare, un CRM de ventas inteligente para consultores que en gran medida se mantiene actualizado y te recuerda activamente que hagas un seguimiento de los clientes potenciales. Decidieron probarlo.
Descubrieron que utilizar Salesflare no era tan pesado como utilizar sistemas de la competencia, y al implementar Salesflare, consiguieron organizar mejor sus relaciones con los clientes y también empezaron a capturar datos de ventas de forma mucho más consistente.
Concretamente, la implantación de Salesflare como CRM de ventas supuso dos cambios importantes en su rendimiento:
- En retrospectiva, vieron que antes de utilizar Salesflare perdían alrededor de 60% de sus oportunidades de venta existentes porque simplemente se olvidaban de hacer el seguimiento o no lo hacían como esperaban. Esto significa que la implementación de Salesflare les permitió más que duplicar sus ingresos (2,5x), simplemente porque les ayudó a realizar el seguimiento con éxito.
- Tampoco eran capaces de mejorar sus procesos basándose en datos concretos. Esto les permitió identificar cuellos de botella en su proceso de ventas. Resolver sólo uno de esos cuellos de botella (¡!) les permitió más que duplicar sus ingresos una vez más (2,6x). Más sobre esto más adelante.
En resumen, fueron capaces de aumentar sus ingresos más de 6,5x en menos de 2 años (entre 2020 y 2022), simplemente haciendo un mejor seguimiento de sus leads y mejorando su proceso de ventas en base a uno de los insights que se pusieron a su disposición.
He aquí en la práctica cómo evolucionaron sus resultados de ventas:
- 2019: 30 000 en nuevos contratos
- 2020: 30 000 en nuevos contratos
- 2021: 92 000 nuevos contratos
- 2022: 436.000 en nuevos contratos
- 2023: 500 000 millones en nuevos contratos (en camino)
- 2024: 1M en nuevos contratos (objetivo y preparación de la máquina)
ResultConsulting implantó Salesflare a finales de 2020 y desde entonces trabaja para mejorar sus procesos.
Este es el aspecto actual (de parte) del equipo en noviembre de 2023.
Cómo utilizan los consultores un CRM: buenas prácticas concretas
Veamos ahora cómo ResultConsulting utiliza Salesflare para que usted pueda aprender de su éxito. Al fin y al cabo, muchas de sus mejores prácticas son aplicables a todas las consultoras.
1. Añadir clientes potenciales directamente desde LinkedIn utilizando la barra lateral
El equipo de ResultConsulting son verdaderos expertos en generar leads de forma constante a través de LinkedIn, por lo que una gran integración entre LinkedIn y su CRM es esencial para ellos.
Con la extensión LinkedIn para Chrome, Salesflare se integra perfectamente como barra lateral junto a los perfiles de personas, empresas e incluso tu bandeja de entrada de mensajería de LinkedIn.
Cuando el equipo de ResultConsulting contacta con clientes potenciales en LinkedIn, los añade directamente al CRM mediante la barra lateral.
También les ayuda a encontrar la dirección de correo electrónico de sus clientes potenciales con el buscador de correo electrónico incorporado.
Y si el cliente potencial necesita ser alimentado, se añade directamente al flujo de trabajo de correo electrónico adecuado.
Esto permite a ResultConsulting construir un sistema que genera clientes potenciales de forma consistente utilizando LinkedIn, correos electrónicos automatizados y seguimiento de CRM. No sólo utilizan este sistema ellos mismos, sino que también enseñan a sus clientes cómo aplicarlo a su negocio.
Si quieres saber más, consulta este webinar sobre el funcionamiento del sistema.
2. Nutre los leads con valor constante utilizando los flujos de trabajo de correo electrónico.
Como se ha mencionado anteriormente, el equipo de ResultConsulting utiliza a menudo la barra lateral de LinkedIn de Salesflare para añadir clientes potenciales a los flujos de trabajo de correo electrónico, pero también suelen dirigirse a su base de datos CRM existente con correos electrónicos.
Por el momento, suelen utilizar 5 tipos de flujos de trabajo, vinculados a diferentes pipelines de ventas (más sobre los pipelines más adelante):
- LinkedIn Prospecting Pipeline (similar para otros lead pipelines):
- Un flujo de trabajo de correo electrónico de "Nutrición prolongada" se dirige a clientes potenciales que no respondieron en LinkedIn con correos electrónicos que abarcan un período de 6 meses con diferentes tipos de contenido. El flujo de trabajo se activa cuando un cliente potencial entra en la fase de "LinkedIn no responde".
- Un flujo de trabajo de correo electrónico de "nutrición en caliente" se dirige a clientes potenciales cualificados durante un periodo de 2 meses. Comparte estudios de casos, webinars anteriores y otros tidbits valiosos. Este flujo de trabajo se activa cuando los prospectos se colocan en la etapa "Aplazado" de la "Tubería de prospección de LinkedIn".
- Sales Pipeline (proceso central de ventas).
- Un flujo de trabajo de correo electrónico que es muy similar al flujo de trabajo "Hot Nurturing" anterior se envía a cualquier prospecto que esté interesado en los servicios de ResultConsulting pero que no quiera comprometerse de inmediato. Este flujo de trabajo se activa cuando los prospectos se colocan en la etapa "Aplazado" del "Pipeline de Ventas".
- Cuando un prospecto se coloca en la etapa "Perdido", pronto comenzará a recibir un flujo de trabajo de correo electrónico que es específico de su "razón perdida". Estos flujos de trabajo están actualmente en desarrollo.
- No vinculado a una canalización específica (todos los clientes potenciales)
- Como actividad de "marketing de conversión", invitan regularmente a toda su base de datos de clientes potenciales a seminarios web y les envían casos prácticos para educarlos y, finalmente, convertirlos en clientes.
Envían los flujos de trabajo de correo electrónico específicos de los pipelines en nombre de la persona de ventas responsable, duplicando el flujo de trabajo y filtrando cada audiencia por "propietario de la oportunidad".
En cambio, los flujos generales de correo electrónico se envían a nombre de uno de los dos cofundadores.
3. Seguimiento de clientes potenciales con múltiples canalizaciones y tareas para agilizar el seguimiento.
Para realizar un seguimiento de los diferentes procesos dentro de su máquina de ventas, el equipo de ResultConsulting ha creado cuatro tipos de pipelines de ventas en Salesflare:
- Un lead pipeline por canal: "LinkedIn Prospecting Pipeline", "LinkedIn Advertising Pipeline", "Inbound Pipeline" y "Event Pipeline".
- Un "canal de ventas" para su proceso central de ventas
- Una "cartera de clientes" para renovaciones
- Una "vía de asociación" para las asociaciones
Antes de sumergirnos en para qué sirven estos pipelines y cómo se construyen, es importante señalar que el equipo de ResultConsulting cuenta con procesos para asegurarse de que los pipelines se gestionan siempre bien.
Uno de estos procesos centrales es la revisión semanal del pipeline. Esta reunión semanal tiene 2 objetivos importantes:
- Ayudarse mutuamente a pasar las oportunidades a "Ganadas" (o a "Perdidas") debatiendo las distintas oportunidades con su respectivo estado, próximos pasos y posibles obstáculos.
- Para mantener el pipeline limpio, moviendo las oportunidades constantemente a "Perdidas". Una forma de identificar fácilmente estas oportunidades para ResultConsulting es filtrar por "fecha del último cambio de etapa hace más de 60 días" y/o "fecha de la última reunión hace más de 60 días".
Veamos ahora los respectivos tipos de tuberías con un poco más de detalle.
1. Conductos principales
Los lead pipelines están pensados para seguir cada canal a través del cual se generan leads y su propio proceso específico de la mejor manera posible. Utilizando la jerga de marketing/ventas, estos pipelines se utilizan para convertir leads cualificados de marketing (MQL) en leads cualificados de ventas (SQL).
He aquí las etapas del "LinkedIn Prospect Pipeline" a modo de ejemplo::
- Cuenta cualificada: Esta cuenta es un buen objetivo y se contactará con ella en LinkedIn.
- Respuesta de LinkedIn: Responden positivamente en LinkedIn (MQL).
- Reunión programada: Hay una reunión programada.
- Reunión realizada: La reunión ha tenido lugar.
- Negociación abierta (Won): El cliente potencial quiere empezar a hablar de un proyecto.
- Perdida: La oportunidad no llegó a "Ganada" (o no lo suficientemente rápido).
- Aplazado: El cliente potencial está interesado, pero no para empezar a colaborar de inmediato. Se les nutrirá con el flujo de trabajo de correo electrónico "Hot Nurturing" más corto.
- LinkedIn no responde: El cliente potencial no ha respondido en LinkedIn. Se nutrirán con el flujo de trabajo "Long Nurturing".
2. Proceso de ventas
Este canal rastrea el proceso central de ventas de ResultConsulting. Lo utilizan para cerrar SQL con una asombrosa tasa de cierre de 73%.
Los prospectos que entran en el "Canal de ventas" suelen proceder de uno de los canales de prospectos. Su procedencia se indica en el campo "Lead source".
Las etapas del "Sales Pipeline" tienen el siguiente aspecto::
- Reunión programada: Se trata de un SQL entrante que recibirá una llamada de descubrimiento. Si tiene sentido, se programa una presentación.
- Presentación programada: Este prospecto recibirá una presentación de los servicios de ResultConsulting.
- Presentación realizada: La presentación ha tenido lugar.
- Propuesta enviada: El cliente potencial recibió una propuesta.
- Análisis firmado: El cliente potencial firma para realizar un análisis inicial, que desembocará en el proyecto real más adelante.
- Cliente (Ganado): El análisis se completa y el cliente potencial firma para realizar el proyecto real.
- Perdido: El cliente potencial abandonó en cualquier punto del proceso de venta.
- Aplazado: El proyecto se ha pospuesto durante un máximo de 1-2 meses (de lo contrario, está "Perdido").
3. 3. Red de clientes
La forma más fácil de generar ingresos en una empresa es... renovar los contratos con los clientes existentes. Por eso ResultConsulting ha puesto en marcha un proceso claro para informar a sus clientes del éxito que han tenido juntos hasta ahora, de modo que maximicen las posibilidades de renovación.
El "Customer Pipeline" tiene las siguientes etapas:
- Cliente a contactar: Este cliente debe ser contactado pronto para discutir la renovación.
- Reunión programada: La reunión ha sido programada.
- Renovación = Resultado: El cliente ha fijado un objetivo como condición para la renovación.
- Presentación programada: La presentación ya está programada.
- Proyecto presentado: La presentación ha tenido lugar.
- Ganado: El cliente ha decidido renovar su contrato.
- Pérdida: El cliente ha decidido no renovar su contrato en cualquier punto del proceso.
4. Canal de socios
ResultConsulting no siempre va sola al mercado. A veces también colabora con otras empresas para prestar sus servicios.
El "Partner Pipeline" sólo tiene cuatro etapas:
- Socio potencial: Se puede contactar con esta empresa para una posible asociación.
- Acuerdo para definir: El socio potencial está interesado en definir una asociación.
- Socio (Won): Se acuerda y se pone en marcha una asociación.
- Perdida: No se formó ninguna sociedad.
4. Colabora de forma impecable compartiéndolo todo
ResultConsulting atiende a los clientes como un equipo y ese equipo sigue creciendo.
En el momento de escribir estas líneas (noviembre de 2023), ya lo han hecho:
- 2 cofundadores
- 1 comercial dedicado (1 de los cofundadores es el otro comercial)
- 4 representantes de desarrollo de negocio
- 1 director de marketing
- 4 especialistas en marketing a tiempo parcial
- 4 consultores
- 1 jefe de proyecto
Eso significa que agilizar la colaboración a través del sistema CRM es esencial.
Gracias a Salesflare, pueden realizar un seguimiento de todo en un solo lugar: todas las comunicaciones, notas, archivos, tareas, oportunidades, contactos, aberturas y clics de correo... pueden ser consultados por todo el equipo de forma eficaz.
Es importante entender que el equipo hace un seguimiento de todo esto desde el principio, cuando todavía es una pista fría, para que cuando las cosas se pongan más serias tengan a mano toda la información necesaria para cerrar el trato.
Otro aspecto importante es que el equipo de ResultConsulting elabora directrices claras sobre cómo realizar un seguimiento de las cosas en el CRM.
Por ejemplo, educan a su equipo sobre cómo poner correctamente la información adecuada en cada oportunidad:
- Valor: definen claramente cómo calculan el valor de una oportunidad.
- Fecha de inicio: establecen explícitamente una "fecha de inicio" en Salesflare, por lo que conocen el ciclo de ventas exacto, aunque hayan creado la oportunidad más tarde.
- Etapa: definen el significado de cada etapa para conocer claramente el estado de cada cliente potencial, pueden activar flujos de trabajo de correo electrónico basados en ella y pueden analizar las tasas de conversión en cada etapa de su canal de distribución.
- Razón perdida: también crean definiciones para las razones perdidas (y sólo crean 5-6 opciones) para poder analizar los resultados y utilizarlos para mejorar su enfoque.
Si el primer cuello de botella es conseguir que el equipo utilice el CRM, el segundo es conseguir que lo utilicen de forma consistente y de la misma manera, y ellos lo entienden muy bien.
5. Utilice el CRM sobre la marcha con la aplicación móvil de funciones completas.
Una parte del equipo de ResultConsulting trabaja sobre la marcha, manteniendo reuniones cara a cara con los clientes.
Utilizan la aplicación móvil de Salesflare para seguir las notificaciones, mover clientes potenciales por el pipeline, añadir notas y recibir alertas sobre tareas pendientes.
Mientras que la mayoría de los CRM sólo ofrecen una experiencia limitada en el teléfono, la aplicación móvil de Salesflare ofrece 100% de las funciones de la plataforma. Esto significa que el equipo de ResultConsulting no necesita llevar o incluso abrir sus ordenadores portátiles en todo momento para realizar un seguimiento.
6. Analizar las tasas de conversión, las fuentes de clientes potenciales, los productos y las razones perdidas para seguir mejorando.
Si bien la implementación de Salesflare como CRM proporcionó a ResultConsulting un impulso inmediato en las tasas de conversión gracias a un seguimiento mucho mejor, ganaron al menos otro tanto al analizar regularmente los datos rastreados en Salesflare e idear formas de mejorar su forma de trabajar.
Esto también ha dado ya resultados espectaculares, a menudo introduciendo cambios sencillos pero innovadores. Por ejemplo, observaron el informe "Análisis del embudo" en el panel "Ingresos" del Salesflare y se dieron cuenta de que, aunque enviaban muchas propuestas, la tasa de conversión era bastante baja. Muchas propuestas parecían quedarse estancadas en la fase de firma.
Se dieron cuenta de que quizá el proceso de imprimir, firmar y escanear la propuesta estaba frenando sus ventas. La solución era sencilla: implantaron un software de firma digital llamado DocuSign. Los resultados fueron aún más impresionantes: mientras que antes solo 28% de las propuestas llegaban a "Ganadas" y el ciclo de ventas duraba 60 días, de repente 73% de sus propuestas se convertían y el ciclo de ventas duraba solo 40 días. Obviamente, esto supuso una gran diferencia para su negocio.
Tras este aumento de la conversión, el siguiente cuello de botella en el que debían trabajar era la cantidad de clientes potenciales que entraban en su canal de ventas. Empezaron a trabajar duro en el desarrollo de procesos para atraer sistemáticamente más clientes potenciales, muchos de los cuales están enseñando a sus clientes en la actualidad.
Esto les llevó a crear una pista de leads dedicada por fuente de leads, para poder optimizar de forma continua y por separado cada uno de sus procesos de generación de leads más allá de las herramientas de generación de leads específicas.
Estos son algunos de los informes de ventas que tienen configurados para ver cómo les va.
Por fuente de clientes potenciales: ingresos obtenidos, valor total (no ponderado) de la cartera de proyectos y ciclo medio de ventas.
Por servicio: ingresos obtenidos.
Por fuente de recomendación: ingresos obtenidos.
7. Integración con otras herramientas de ventas para agilizarlo todo
Por último, para mantener sus procesos de negocio racionalizados, el equipo de ResultConsulting también integra Salesflare con otras herramientas de su pila de ventas.
Un ejemplo sencillo pero fundamental es cómo se aseguran de que los clientes potenciales de los anuncios que publican en LinkedIn (Formularios de generación de clientes potenciales de LinkedIn) se introducen directamente en Salesflare mediante Zapier.
Por supuesto, aún más importantes son las estrechas integraciones de Salesflare con su Google Workspace bandeja de entrada, calendario, teléfonos, LinkedIn, etc.
De este modo, el equipo de ResultConsulting puede estar seguro de que no se les escapa nada, lo que se traduce en una enorme diferencia en los resultados de ventas con respecto a cómo solían hacer negocios antes de implementar Salesflare como CRM, tal y como se comenta al principio de este artículo.
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