8 fördelar med CRM + 6 utmaningar att övervinna först
Här är de viktigaste CRM-fördelarna – och så drar du nytta av dem
Varför använda ett CRM-system? Vilka är de stora fördelarna med CRM-programvara?
Jag skojar förstås med bilden ovan, men jag hoppas att jag fångade din uppmärksamhet, för sanningen ligger inte långt därifrån. 💰
Ett fungerande CRM kan vara en total gamechanger för vilket företag som helst.
Tyvärr drar över 90 % av alla företag inte nytta av några större fördelar, eftersom de egentligen inte använder sitt CRM på rätt sätt.
Och den enkla sanningen är:
⚠️ Ett CRM som du inte använder är värdelöst. ⚠️
Som tur är finns det också goda nyheter: utmaningarna är inte särskilt svåra att övervinna.
Så låt oss utforska följande punkter tillsammans:
- Vad är egentligen ett CRM?
- Vilka är de viktigaste fördelarna med ett CRM?
- Vilka är de största utmaningarna med att få dessa fördelar?
Vad är ett CRM: Vad är definitionen?
För att vara säkra på att vi har samma utgångspunkt kan vi börja med att definiera vad ett CRM-system är.
Ett Customer Relationship Management-system (CRM) är programvara som hjälper dig att hantera dina kundrelationer på ett bättre sätt. Det hjälper dig att följa upp kunder och leads, hålla koll på nödvändig information, automatisera uppgifter, samarbeta som ett team och få insikter.
Den här definitionen innehåller redan några av fördelarna, men vi ska gå in mycket djupare på dem.
Möjliga fördelar med ett CRM-system: Varför använda ett för ditt småföretag?
Det korta svaret på frågan ”varför använda ett CRM?” är:
Med ett fungerande CRM kan du få ordentlig kontroll över och skala upp din kundbas, dina säljprocesser och verksamheten som helhet. 📈
Men hur går det konkret till?
Här är 8 viktiga fördelar med CRM:
- Bygg bättre kundrelationer genom att följa upp felfritt i stor skala
- Ta över när någon är sjuk eller slutar på företaget
- Samarbeta bättre som team och mellan avdelningar
- Gör en ordentlig likviditetsplanering genom att prognostisera dina intäkter
- Förbättra din säljprocess genom att mäta den och analysera hur den fungerar
- Vårda de leads som inte är redo att köpa just nu
- Öka dina försäljningsintäkter
- Skala upp ditt säljteam och din kundbas
Jag ger dem lite färg och delar med mig av användbara tips här och där.🎨
1. Bygg bättre kundrelationer genom att följa upp felfritt i stor skala
Det är lätt att följa upp en lead på ett bra sätt. Fem går fortfarande att hantera. Tio blir betydligt svårare. Föreställ dig nu att följa upp tiotals leads på ett bra sätt. 🤹
Det är vad de flesta säljare gör, och det är väldigt svårt att göra utan ett system som hjälper dem att organisera sig. 🫠
De här säljarna bygger ofta sina egna system: vissa börjar använda ett kalkylark, andra använder Outlook-uppgifter, och några skriver helt enkelt ner en lista i en anteckningsbok, … många använder en kombination av olika system.
Och även om de här enkla systemen är en bra början har de vissa nackdelar:
- De är i hög grad manuella och beroende av säljaren.
- De fångar inte tidslinjer på ett smidigt och enkelt sätt.
- De är inte väl integrerade med e-postinkorgen, kalendern, LinkedIn, …
- De ger inte särskilt stora möjligheter till praktisk automatisering.
- De har inte funktioner som inbyggda instrumentpaneler, behörighetssystem, e-postsekvenser, data enrichment och så vidare.
Det är därför riktiga CRM-system finns. 👈
De gör din uppföljning av leads organiserad, automatiserad och integrerad. På så sätt kan du få varje enskild lead att känna sig som den enda du tar hand om, trots att du följer upp många samtidigt.🥰
2. Ta över när någon blir sjuk eller lämnar företaget
Någon är sjuk. 🤒 Eller ännu värre: personen lämnar företaget. 👋 Vad gör du då?
Vad har personen på gång? Med vem? Vem behöver vad?
Om du har ett bra CRM på plats och använder det på rätt sätt bör du kunna få svar på de här frågorna på nolltid.
Du ser vilka de har kontakt med och exakt vad de har diskuterat. Du kan svara på deras senaste e-postmeddelande för att ta vid där samtalet slutade eller ringa kontaktens telefonnummer. 📞
3. Samarbeta bättre som team och mellan avdelningar
Ovanstående är ett bra exempel på hur samarbete kan fungera genom ett CRM när någon annan inte kan hjälpa en kund.
Ofta har dock flera personer i samma team kontakt med en kund. Om all kommunikation och annan information redan finns i CRM behövs ingen ständig kunskapsöverlämning mellan teammedlemmarna. Det bara fungerar.
I andra fall kan flera silos mellan avdelningar ha kontakt med samma kund eller lead. Och det kan också bli förvirrande ibland.
Föreställ dig en marknadsavdelning som vill skicka ut ett e-postmeddelande om företagets senaste kampanjerbjudande. Om de inte vet vilka som redan är på väg att skriva under ett erbjudande kan de av misstag skicka ut kampanjen till dem också. Hoppsan! 😖
Att dela information på ett ställe är ett mycket effektivt sätt att samarbeta. Och det bästa stället att dela kundinformation på är ett CRM.
4. Gör en ordentlig likviditetsplan genom att prognostisera dina intäkter
Varje företag behöver ha en viss mängd kontanter på bankkontot. Varken för lite eller för mycket.
Ibland behöver du ta ett lån. Ibland kan du betala tillbaka ett lån eller göra en investering.
Men om du inte vet hur mycket pengar som sannolikt kommer in kan det vara ganska svårt att planera det här på rätt sätt.
Om du vill göra din CFO eller företagsägare en stor tjänst kan du försöka prognostisera deras försäljningsintäkter mer eller mindre exakt. De kommer att älska dig för det. 🫶
Det enklaste sättet att göra det är att hålla din sales pipeline uppdaterad med rätt möjligheter och deras:
- Förväntade avslutsdatum (eller faktiska avslutsdatum när de är avslutade)
- Värden
- Steg
- Valfritt: sannolikheter (det är enklast att förlita sig på sannolikheter per steg i stället för en sannolikhet för varje enskild möjlighet)
Vill du ställa in sannolikheterna för dina steg korrekt? Då kan du kolla in din rapport om ”trattanalys”.
Du behöver förstås ha lite ren data att rapportera om först, så om du precis har kommit igång kan du börja använda den sales pipeline!
5. Förbättra din säljprocess genom att mäta den och analysera hur den fungerar
Exakta sannolikheter och prognoser är bara två saker du kan få fram ur dina data om du håller dem rena, organiserade och uppdaterade med hjälp av ett CRM.
En Salesflare-kund mer än fördubblade sin försäljning på ett år, helt enkelt genom att analysera sina försäljningsdata för att hitta flaskhalsar i säljprocessen.
När du väl har dina försäljningsdata framför dig kan du analysera dem från olika håll för att ta reda på hur det går, varför det är så och hur du kan förbättra det. 🤓
Jag har sammanställt en översikt över vanliga exempel på försäljningsinstrumentpaneler och rapporter så att du kan få inspiration.
Här är några konkreta idéer:
- Kolla in trattanalysen i Salesflare för att identifiera flaskhalsar i konverteringen mellan olika steg. Att lösa dem är ofta en enkel lågt hängande frukt.
- Spåra antalet leads, leadvärdet och säljcykelns längd per leadkälla. Det hjälper dig att förstå hur du kan få fler kvalitetsleads.
- Gå igenom dina vanligaste orsaker till förlorade affärer. Utifrån det kan du till exempel arbeta med invändningshantering, ditt marknadsföringsmaterial, ditt faktiska erbjudande eller till och med din affärsmodell.
- Håll hela tiden koll på antalet nya leads och vunna leads. Se till att hålla dem i balans för ett jämnt intäktsflöde.
- Undersök vad dina bästa medarbetare gör som de andra inte gör. Lär ut det.
6. Vårda de leads som inte är redo att köpa just nu
Hittat ett bra lead, men tajmingen är helt enkelt inte rätt? Då vore det dumt att inte hålla kontakten. Frågan är: hur ser du till att göra det?
Att vårda befintliga leads kan ge stor effekt om du gör det på rätt sätt och konsekvent.
Vet du inte hur du ska göra? Här är några idéer:
- Bjud in dina befintliga leads till webbinarier online, fysiska evenemang eller till och med exklusiva middagar. Allt beror på dealens potentiella storlek.
- Dela då och då en guide eller fallstudie med dem. Inspirera dem kring hur de kan lösa sina befintliga problem. Helst är du själv involverad i lösningen.
- Skicka uppdateringar om nya erbjudanden som kan vara intressanta för dem.
- Förutom att mejla dem kan du också lägga till alla leads på LinkedIn. Publicera regelbundet.
Du kan förstås också följa upp när tidpunkten är rätt för dem. Men allt ovanstående kan hjälpa dem att nå rätt tidpunkt snabbare – eller att inleda ett partnerskap med dig i stället för med någon annan.
7. Öka dina försäljningsintäkter
Varför göra detta till en separat punkt? Bara för att understryka det. 😄
Ett företag behöver få in pengar för att kunna växa, investera och göra mer bra saker för andra företag eller människor. Och för att ge sina aktieägare avkastning.
Det är så vår ekonomi fungerar för att skapa ett bättre liv för alla, och det är viktigt att inte tappa fokus på det.
Allt ovanstående hjälper dig att nå detta mål.
8. Skala upp ditt säljteam och din kundbas
Att öka dina intäkter är det första steget mot att skala upp vidare. Men du kan inte göra det utan att skala upp dina system och processer.
Förr eller senare kommer det egenbyggda kalkylarket att sluta fungera. Då är det viktigt att ha ett bra CRM på plats, så att du kan fortsätta hantera verksamheten medan den växer.
Många grundare frågar mig: ”När bör jag skaffa mitt första CRM?” 🤔
Mitt svar: ”Så snart som möjligt. Du kommer att förlora mycket information och många möjligheter genom att inte använda ett professionellt system. Och de flesta CRM har någon form av startpaket.”
Om du är intresserad av att använda Salesflare som ditt CRM (det passar utmärkt för startups och småföretag!), kan du fråga teamet i chatten om vårt ”early-stage startup program”. Tillsammans tar ni reda på om du är berättigad. Om du precis har startat är du förmodligen det.
Varför du kanske inte får ut de här fördelarna med CRM: Vilka är de största utmaningarna?
Låt mig säga som det är.
Du kan till slut stå med väldigt lite eller oanvändbar data eftersom teamet egentligen inte använder CRM-systemet. Och då får du inte ut några fördelar alls.
Den goda nyheten är att det inte är svårt att övervinna utmaningarna. Lösningarna är enkla.
Det enda du behöver göra är att agera.
En kostnadsfri motivationsboost från Shia Labeouf. 😬
En kostnadsfri motivationsboost från Shia Labeouf. 😬
Här är de viktigaste utmaningarna:
- Ditt team kan tycka att det valda CRM-systemet är alltför arbetskrävande och komplicerat
- Du involverade inte ditt team i testningen och valet av CRM
- Du överbelastade CRM-systemet med fält (eller ännu värre: fält som krävde ifyllnad)
- Du utbildade inte ditt team i hur CRM-systemet fungerar
- Du definierade inte tillsammans med ditt team hur ni vill använda CRM-systemet
- Din företagsledning ger inte tillräckligt med stöd och uppbackning
Och jag har inkluderat en lösning för varenda en av dem.
1. Ditt team kan tycka att det valda CRM-systemet är alltför arbetskrävande och komplicerat
Den vanligaste orsaken till att en CRM-implementering misslyckas är att teamet helt enkelt tycker att det blir för mycket.
Om vi ska vara ärliga är de flesta CRM-system:
- Byggda med förväntningen att någon med en absurd mängd disciplin ska fylla i dem manuellt.
- I första hand utformade för ledningen (som köper CRM-systemet), inte för säljteamet.
- Blev komplicerade eftersom de fortsätter att lägga till funktioner utan ordentlig produktstyrning.
Trots att det finns 700–800 CRM-system där ute kommer du att märka att detta gäller de flesta av dem.
Det är därför min medgrundare och jag startade Salesflare 2014. Vi gav oss ut på ett uppdrag att bygga ett CRM-system för försäljning som ditt team faktiskt tycker om att använda, genom att sätta befintliga data i centrum och skapa en superenkel app som är integrerad överallt.
Lite abstrakt? Testa det för att se:
- Hur det föreslår möjliga konton och kontakter,
- Automatiskt berikar dessa med mer information,
- Följer hela kommunikationshistoriken,
- Automatiserar e-postmeddelanden och e-postsekvenser,
- Integreras smidigt med din e-postinkorg och LinkedIn,
- …
Du kan testa Salesflare gratis i upp till 30 dagar med 100 % av funktionaliteten.
LÖSNING: Skaffa ett CRM-system, som Salesflare, där inmatningen av data är så enkel och automatiserad som möjligt.
2. Du involverade inte ditt team i testningen och valet av CRM
Det är mycket möjligt att det nuvarande systemet undersöktes och testades noggrant … men att säljteamet aldrig, eller bara i begränsad utsträckning, involverades i processen.
Detta medför två inneboende risker:
- Det är svårt att veta om teamet kan se sig själva använda CRM-systemet (vilket är avgörande).
- De kommer inte att vara lika benägna att använda det som om du involverar dem.
Ja, du måste investera lite mer tid och kraft i att involvera dem. Men avkastningen på investeringen kommer att bli enorm.
LÖSNING: Involvera teamet när ni testar och väljer CRM-system.
PROFFSTIPS: Om ni rullar ut ett CRM-system i ett stort team där vissa personer kan bli de ”svaga länkarna” (på grund av bristande digital kompetens eller helt enkelt ett fastlåst tankesätt), bör ni definitivt involvera dem som ”testambassadörer” i processen. Då ser ni till att de inte håller tillbaka allt när ni presenterar det för teamet. Och när resten av teamet ser att de är med på tåget, är det mycket mer sannolikt att de också blir det.
3. Ni överbelastade CRM-systemet med fält (eller ännu värre: krävda fält)
”Kan du också spåra X?”
Att lägga till fält i ett CRM-system går snabbt och görs en gång. Att fylla i dem kräver däremot en ständig insats.
Det är en vanlig reflex i alla team att bara fortsätta lägga till fält eftersom ”det vore användbart att kunna spåra det också”.
Men hur användbart är det egentligen? Är det:
- Måste ha,
- Bör ha,
- Eller bara kunde ha?
Det verkar harmlöst att fortsätta lägga till fält, men det är det inte. Varje extra fält innebär en extra risk för att teamet helt ger upp användningen av CRM-systemet. Lite slarv kan lätt leda utför en lång och hal sluttning.
Och vad är viktigare för dig? Alla fördelarna ovan … eller det här extra fältet?
LÖSNING: Ifrågasätt varje fält som någon vill lägga till. Är det nödvändigt? Och undvik framför allt att göra fält krävda i så stor utsträckning som möjligt.
4. Ni utbildade inte teamet i hur CRM-systemet fungerar
Det här framhålls ofta som den främsta anledningen till att CRM-implementationer misslyckas. Det är det inte (såvida du inte känner till de andra anledningarna), men det är fortfarande en viktig faktor.
Många team kastar sig bara in i det utan att ta del av allt tillgängligt material.
På Salesflare har vi till exempel en YouTube-spellista med titeln ”Getting started” med 14 videor som tar lite över en timme att se (i 1x hastighet).
Om ni tittar på de här videorna förstår ni på nolltid grunderna i hur CRM-systemet fungerar och hur ni kan använda det.
Är det värt att lägga den där timmen? Jag tycker det. Det här är ännu en sådan investering med hög avkastning. Tänk bara på fördelarna med att använda CRM-systemet fullt ut.
LÖSNING: Titta på CRM-tutorialer tillsammans med teamet. Organisera sedan en grundläggande utbildning med fokus på hur ni ska spåra information, följa upp leads och hur ni vill använda det som team. (Vilket leder mig till nästa utmaning 👇)
5. Ni definierade inte tillsammans med teamet hur ni vill använda CRM-systemet
En av fördelarna med att använda ett CRM-system är bättre samarbete. En annan är bättre försäljningsprognoser. Ytterligare en är att ta fram insikter för att förbättra era processer.
Inget av det är möjligt om ditt team inte använder CRM-systemet på ett konsekvent sätt.
Om ett fält, ett fältalternativ, ett steg i en möjlighet eller något annat betyder olika saker för olika personer i teamet, kan den här informationen inte användas på teamnivå.
Det här behöver inte vara svårt. Det kräver bara att ni diskuterar saken lite tillsammans i teamet.
Här är några frågor du kan ställa dig själv:
- Hur ser vår sales pipeline ut? Hur definierar vi stegen? Vad ska vi göra i varje steg?
- Vilka fält i CRM-systemet är nödvändiga för oss? Hur ska vi fylla i dem? Behöver vi lägga till några fler fält? (Bara viktiga sådana!)
- Hur ska vi lämna över leads inom teamet?
- Hur ska vi följa upp? Ska vi använda uppgifterna eller ett specifikt sparat filter?
- Hur ser vi till att data hålls uppdaterad och att pipelinen förblir ren? Ska vi ha en veckovis genomgång av sales pipeline som kräver förberedelser i förväg?
Det är bäst att hålla sig till enkla regler som ni vet att ni alla kan följa.
LÖSNING: Boka ett möte med teamet. Öppna ett Google Doc eller Word-dokument. Dokumentera teamets beslut.
6. Företagsledningen ger inte tillräckligt med uppbackning och support
Enkelt, men viktigt.
Det är inte säkert att företagsledningen står helt bakom att använda ett CRM-system. De har förmodligen sina skäl. Oftast handlar det om följande: de har provat det förut, det fungerade inte, de tror att det kommer att misslyckas igen och de ser det som slöseri med tid.
Jag hoppas att jag har gjort det tydligt för dig att fördelarna med ett CRM-system kan vara enorma om du tar dig förbi de vanligaste utmaningarna. Och att utmaningarna är relativt enkla att övervinna.
Gör det nu tydligt för alla andra i teamet – och särskilt för företagsledningen. Om ledningen inte står bakom det kommer allt annat att bli mycket svårare.
LÖSNING: Berätta för företagsledningen om fördelarna med CRM och dela med dig av din strategi för att övervinna de vanligaste utmaningarna.
Så valet ligger framför dig, unge Padawan. 🧙
Kommer du att hålla fast vid de gamla metoderna med kalkylark och försummade CRM-system? Eller kommer du att ta till dig Kraftens (eller ännu hellre: Flare) visdom, implementera rätt CRM med precision och verkligen ta din verksamhet mot nya horisonter? Nej, försök inte. Gör det eller gör det inte – det finns inget försök.
Förlåt, jag drogs med. 😏
Lycka till! 👊 Och tveka inte att höra av dig om vi kan hjälpa dig. Vi finns alltid tillgängliga via chatten på vår huvudsakliga webbplats.
Redo att ge din försäljning mer kraft? Prova Salesflare.
Vi är ett lättanvänt sales CRM för små och medelstora B2B-företag, fullproppat med automation och alltid uppdaterat!
Jag hoppas att du gillade det här inlägget. Om du gjorde det får du gärna sprida ordet!
👉 Du kan följa @salesflare på Twitter, Facebook och LinkedIn.
