Att välja ett CRM-system: Praktisk guide med process, kriterier och checklista
Ditt CRM-val kan vara avgörande för din säljprocess
Att välja rätt CRM är en avgörande faktor för alla företag. Det kan helt förändra hur du hanterar din försäljning, dina leads och dina kundrelationer.
Men det är också lätt att välja fel. När du gör det slösar du inte bara bort tid och pengar. Det kan också hämma ditt teams produktivitet och leda till missade möjligheter.
Efter att ha arbetat med tusentals små och medelstora företag har jag sett hur ett CRM-system antingen kan effektivisera eller bromsa processen. Under de senaste 10 åren har jag hjälpt team att få rätt CRM och undvika de många fallgroparna längs vägen.
I den här guiden visar jag dig hur du väljer ett CRM-system som passar ditt företag och din säljprocess som handen i handsken. Vi går igenom allt: vad du ska prioritera, hur du involverar ditt team och var CRM-system ofta brister.
En snabb överblick över vad vi kommer att behandla:
- Varför det är viktigt att välja rätt CRM-system
- Urvalsprocessen för CRM
- Viktiga funktioner att leta efter i ett CRM-system
- En checklista för val av CRM
- Välj det bästa CRM-systemet för ditt företag
Låt oss dyka in!
Varför det är viktigt att välja rätt CRM-system
Låt oss gå rakt på sak: ditt CRM är mer än bara programvara och det är mer än en kunddatabas. Det är ryggraden i din försäljningsoperation.
Om du gör det rätt har det många fördelar: det hjälper dig att hålla koll på uppföljningar, automatisera repetitiva uppgifter och hålla din säljpipeline i rörelse. Om du gör fel riskerar du att förlora överblicken över leads, missa viktiga interaktioner och skapa mer arbete för ditt team istället för mindre.
Jag har sett team ägna månader åt att försöka få ett CRM-system att fungera, bara för att sedan överge det och återgå till röriga kalkylblad. Roten till problemet? De valde inte ett CRM-system som passade deras behov, eller så underskattade de vikten av användaranpassning.
Ett bra CRM-system gör mer än att hantera kontakter. Det ger struktur åt din säljprocess, spårar varje interaktion och ger dig insikter om var affärerna befinner sig i varje ögonblick. Det gör det enklare att sälja, inte svårare.
Undvik vanliga fallgropar vid val av CRM
Ett av de största misstagen jag ser är att företag väljer ett CRM-system med för många funktioner som de inte behöver. Det ser imponerande ut under demonstrationen, men i praktiken gör alla dessa extrafunktioner bara systemet mer komplext.
Vad händer då? Säljteamet slutar använda det. De tycker att det är för krångligt, och utan regelbundna uppdateringar blir ditt CRM-system värdelöst.
Det är därför jag alltid rekommenderar att hålla det enkelt. Fokusera på kärnfunktionerna först: hantera leads, spåra interaktioner och automatisera uppföljningar.
Salesflareär till exempel utformad med enkelhet och automatisering i åtanke. Vi kunde inte hitta ett CRM-system som vi kunde fortsätta använda, så vi gick ut och byggde ett mer intelligent sådant. Salesflare integreras djupt med verktyg som ditt säljteam redan använder, till exempel e-post, kalender, och LinkedIn. På så sätt känns det naturligt för dem att använda det, vilket innebär att det blir lättare att ta till sig det.
Urvalsprocessen för CRM
Nu när du förstår varför det är viktigt att välja rätt CRM, låt oss bryta ner hur man närmar sig urvalsprocessen. Det är här många småföretag snubblar. Antingen skyndar de på beslutet eller så lägger de för mycket tid på att jämföra funktioner utan att tänka på vad som verkligen är viktigt.
Så här gör du för att göra det. 👇
1. Definiera först dina affärsbehov
Innan du börjar jämföra molnbaserade CRM-system måste du klargöra dina behov. Alla företag är olika och det finns ingen lösning som passar alla.
Börja med att titta på din försäljningsprocess. Hur kommer leads in? Hur flyttar du dem genom din pipeline? Var finns de största flaskhalsarna?
När du har kartlagt detta kan du fundera på vad du behöver från ett CRM-system:
- Är det för att spåra försäljningen bättre i ett B2B-sammanhang? Eller handlar det snarare om att automatisera e-post i e-handel?
- Behöver du automatisering för uppföljningar och datainmatning?
- Hur viktigt är det att ha integrationer med din e-post (som Gmail eller Outlook), kalender och LinkedIn?
- Behöver du djupgående rapportering för att följa upp försäljningsresultaten?
Ju tydligare du är med dina behov, desto lättare blir det att hitta ett CRM-system som matchar dem.
Kom ihåg att det bästa CRM-systemet är det som är anpassat till din säljprocess. Om det tvingar dig att ändra ditt sätt att arbeta är det förmodligen inte rätt lösning.
2. Involvera ditt säljteam i beslutet
Det här är en viktig fråga. Välj inte CRM-system på egen hand.
Ditt säljteam kommer att vara de primära användarna, så deras input är avgörande. De känner till smärtpunkterna i ditt nuvarande system. De vet vad som fungerar och vad som inte gör det.
Ta med dem i beslutsprocessen i ett tidigt skede. Fråga dem:
- Vilken är den största utmaningen i det dagliga arbetsflödet?
- Hur spårar de för närvarande sina interaktioner med leads?
- Vad skulle göra deras jobb enklare?
När säljteamet känner sig lyssnade på är det mer sannolikt att de frivilligt tar till sig det nya CRM-systemet. Dessutom kan de hjälpa dig att upptäcka potentiella problem innan du gör ett åtagande.
3. Dra nytta av gratis provningar
Du skulle inte köpa en bil utan att provköra den. Samma sak gäller för val av CRM-programvara.
När du har valt ut några alternativ, registrera dig för kostnadsfria testversioner. Och använd dem faktiskt.
Få praktisk erfarenhet. Sätt upp en grundläggande säljpipeline, lägg till några leads och spåra dem. Testa de andra viktiga funktionerna.
Vad ska du fokusera på under rättegången?
- Är CRM-systemet intuitivt och enkelt att använda?
- Klarar den av de kärnuppgifter du behöver?
- Hur väl integreras det med dina befintliga verktyg (t.ex. e-post och kalender)?
- Kan du se hur det fungerar för ditt team?
Ett bra CRM-system ska kännas naturligt. Om du ständigt letar efter funktioner eller kämpar för att navigera i systemet är det en varningssignal.
Salesflarekan du till exempel börja använda den utan en massa inställningar. Den är byggd för att fungera direkt ur lådan, så att du kan testa spårning av leads, automatisering av uppföljning och e-postintegration på en gång.
Viktiga funktioner att leta efter i ett CRM-system
När du utvärderar CRM-system är det lätt att bli distraherad av flashiga funktioner. Men kom ihåg att mer inte alltid är bättre.
Här är de funktioner som faktiskt betyder något:
1. Användarvänlighet
Detta är inte förhandlingsbart. Om CRM-systemet inte är lätt att använda kommer ditt team inte att använda det. Så enkelt är det.
Leta efter ett rent och enkelt gränssnitt. Navigationen ska vara intuitiv och vanliga uppgifter - som att lägga till leads eller uppdatera affärsstadier - ska bara ta några klick. Både på din dator och i mobilappen.
Salesflareär till exempel en försäljning CRM utformad med säljare i åtanke. Det är inte överbelastat med funktioner som du inte behöver, och gränssnittet är utformat för att du ska kunna fokusera på att sälja.
2. Integration med dina verktyg
Ditt CRM-system ska inte vara ett isolerat verktyg. Det måste fungera sömlöst med de verktyg som ditt team redan använder, särskilt e-post, kalender och LinkedIn.
Varför är det så? Eftersom det är de verktyg du använder för att kommunicera med leads. Ett bra CRM-system hämtar data från dessa källor automatiskt, så att du inte behöver slösa tid på att uppdatera allt manuellt.
Salesflare integreras djupt med e-post och kalender, loggar automatiskt interaktioner och schemalägger uppföljningar. Det integreras till och med med LinkedIn, så att du kan hantera dina leads överallt på ett felfritt sätt.
3. Automatisering av repetitiva arbetsuppgifter
Automatisering är din vän.
För små säljteam kan automatisering av repetitiva uppgifter - som uppföljningsmejl och datainmatning - spara timmar av arbete varje vecka.
Leta efter ett CRM som automatiserar de saker som annars skulle glida mellan stolarna. Till exempel loggar Salesflare automatiskt e-postmeddelanden, spårar kundinteraktioner och påminner dig när det är dags att följa upp. På så sätt missar du ingenting och ditt team kan fokusera på att sluta avtal.
4. Anpassning och flexibilitet
Varje företag har unika behov, så det är viktigt att välja ett CRM-system som erbjuder kundanpassning.
Leta efter ett CRM-system som låter dig skräddarsy pipelines, skapa anpassade fält och generera rapporter som passar din verksamhet. Du vill inte ha ett stelt system som tvingar dig att arbeta runt det. CRM-systemet bör anpassas till din process, inte tvärtom.
5. Skalbarhet
Du behöver inte titta för långt framåt: 3-5 år är bra. Men se till att systemet kan hantera större team utan att det blir alltför komplext.
Detta innebär främst att du behöver ett behörighetssystem, möjlighet att gruppera användare och möjlighet att skapa anpassade rapporter.
Checklista för val av CRM
Här är en snabb checklista som hjälper dig att fatta rätt beslut:
- Användarvänlighet: Är det intuitivt för ditt säljteam?
- Integrationer: Fungerar det med din e-post, kalender och LinkedIn?
- Automatisering: Kan det automatisera repetitiva uppgifter som uppföljningar?
- Anpassning: Kan du anpassa den till din försäljningsprocess?
- Skalbarhet: Kommer det att växa med ditt team under de kommande 3-5 åren?
Använd den här checklistan för att jämföra alternativ utan att bli överväldigad av en mängd funktioner.
Använda AI för att välja ett CRM-system
Att välja rätt CRM kan kännas överväldigande, men AI-verktyg som ChatGPT kan förenkla processen genom att vägleda dig steg för steg. Istället för att gå igenom oändliga CRM-alternativ på egen hand kan du kopiera det här blogginlägget till ChatGPT och be det guida dig genom urvalsprocessen - precis som vi gjorde i den här konversationen.
AI kan hjälpa dig genom att strukturera ditt beslutsfattande, ställa rätt frågor och begränsa alternativen utifrån dina specifika behov. Det säkerställer att du inte förbiser viktiga kriterier - som automatisering, integrationer och användarvänlighet - samtidigt som processen hålls effektiv. Med AI:s förmåga att analysera dina svar och jämföra lösningar i realtid kan du tryggt välja ett CRM som passar ditt företag, utan att gå vilse i en massa funktioner.
Vill du prova själv? Starta bara en chatt, klistra in den här guiden och be ChatGPT att ta dig igenom processen steg för steg.
Om du har tillgång till Deep Research-funktionen kan du använda den för att sammanställa CRM:s kortlista så snart du har kommit till det steget.
Att välja det bästa CRM-systemet för ditt företag
I slutändan är rätt CRM det som ditt team faktiskt kommer att använda. Häng inte med i kapplöpningen mellan olika funktioner. Fokusera på det som är viktigt: användarvänlighet, automatisering och sömlös integration med de verktyg du redan använder.
Ta god tid på dig med kostnadsfria testversioner. Få input från ditt säljteam. Och se till att du väljer ett CRM som växer med ditt företag, inte ett som kommer att hålla dig tillbaka när du skalar.
Om du är ett B2B-företag som letar efter ett CRM som gör allt detta och mer, kolla in Salesflare. Det är utformat speciellt för små och medelstora säljteam, med den automatisering och integration som betyder mest. Vi hjälper många konsulter, marknadsföringsbyråer och startups.
Ditt CRM-system ska vara en tillgång, inte en börda. Välj klokt, så hjälper det dig att stänga fler affärer, effektivisera din försäljningsprocess och ge ditt team den struktur de behöver för att lyckas.
Vill du diskutera dina nuvarande CRM-alternativ för ett specifikt användningsfall? Kontakta bara vårt team med hjälp av chatten på salesflare.com. Vi är här för att hjälpa till 😄
Och om du är redo för nästa steg: läs vidare om hur du använder ett CRM-system!
Jag hoppas att du gillade det här inlägget. Om du gjorde det, sprid ordet!
👉 Du kan följa @salesflare på Twitter, Facebook och LinkedIn.
- Sales Operations in B2B: A Complete Guide - 24 april 2025
- Sales Engagement: Strategi, teknik och tips för B2B - 24 april 2025
- Vad är Sales Enablement? En guide för B2B-försäljningsproffs - 24 april 2025