Hur man använder ett CRM-system för konsulter + hur man sätter upp det på rätt sätt
Så här använder ResultConsulting Salesflare
Om du är en konsult som letar efter bästa praxis för hur du ställer in och använder ditt CRM på bästa möjliga sätt, behöver du inte leta längre!
Vi har intervjuat teamet på ResultConsulting som rådgör med sina kunder om hur man genererar leads och använder CRM. På så sätt genererar de imponerande resultat för sig själva och för sina kunder. Och de låter oss dela med oss av mycket av deras expertis och processer till dig.
Vi kommer att gå igenom:
- Vem ResultConsulting är
- Varför de började använda ett CRM-system som konsult + deras resultat
- Och hur de sätter upp och använder sitt CRM-system (Salesflare)
Låt oss gräva in. 👇
Konsultföretag som använder CRM: Spotlight på ResultConsulting
ResultConsulting:s konsulter coachar sina kunder att skapa en replikerbar säljprocess som konsekvent genererar resultat, främst med hjälp av LinkedIn och email som kommunikationskanaler.
De erbjuder för närvarande fem olika tjänster:
- Utgående: De hjälper företag att bli framgångsrika med generera B2B-leads på LinkedIn, samt genom kompletterande e-postsekvenser.
- Intäkter från kunder: De hjälper företag att generera mer intäkter från sin befintliga kundbas genom att genomföra systematiska kors- och merförsäljningsaktiviteter.
- Inkommande: De hjälper företag att sätta upp en repeterbar försäljningsprocess/system för att kvalificera sig, hantera och vårda inkommande leads.
- Design för affärsutveckling och CRM-installation: De hjälper företag att skapa en representation av sin affärsutvecklingsmodell i Miro (en digital whiteboard-app) och sedan replikera den i CRM-systemet med säljpipelines, anpassade fält och instrumentpaneler för försäljning.
- Process för försäljningskonvertering: De hjälper företag att optimera försäljningsprocessen för att konvertera leads som genereras av deras beprövade modell till betalande kunder.
Deras huvudsakliga kundbas består av B2B-företag som marknadsföringsbyråer, konsultföretag och SaaS-företag. De levererar dessa tjänster internationellt, men främst i Italien, eftersom det är deras hemmamarknad.
Varför de började använda CRM som konsultföretag ... och deras imponerande resultat!
Innan ResultConsulting adopterade Salesflare var deras hantering av kundrelationer en "stor röra", som de kallar det. De använde en kombination av Excel-ark och anteckningar på papper, vilket inte gjorde det möjligt för dem att hålla sig ordentligt organiserade. Det kom till en punkt där de letade efter ett sätt att professionalisera sin organisation.
På den tiden var ResultConsulting bara Matteo och Giacomo.
De letade efter ett CRM-system och visste att det största hindret mot framgång skulle vara att verkligen använda det CRM-system som de valde. De visste att de flesta CRM-implementeringar misslyckas, helt enkelt för att teamet inte vill använda dem: CRM kräver i allmänhet för mycket arbete för att hålla dem uppdaterade, och de hjälper inte heller säljteamen att följa upp sina leads (även om det är vad de brukar marknadsföra).
Det var då de snubblade över Salesflare, ett intelligent sälj-CRM för konsulter som till stor del håller sig själv uppdaterad och aktivt påminner dig om att följa upp med prospekt. De bestämde sig för att ge det ett försök.
De fann att användningen av Salesflare inte var lika tung som att använda konkurrerande system, och genom att implementera Salesflare lyckades de organisera sina kundrelationer bättre och de började också fånga försäljningsdata mycket mer konsekvent.
Konkret innebar implementeringen av Salesflare som ett sales CRM två stora förändringar i deras resultat:
- I efterhand såg de att de innan de använde Salesflare förlorade cirka 60% av sina befintliga försäljningsmöjligheter eftersom de helt enkelt glömde att följa upp eller inte följde upp som förväntat. Detta innebär att implementeringen av Salesflare gjorde det möjligt för dem att mer än fördubbla sina intäkter (2,5x), helt enkelt för att det hjälpte dem att följa upp framgångsrikt.
- De kunde inte heller förbättra sina processer baserat på hårda data. Detta gjorde det möjligt för dem att identifiera flaskhalsar i sin försäljningsprocess. Genom att lösa bara en av dessa flaskhalsar (!) kunde de mer än fördubbla sina intäkter igen (2,6x). Mer om detta längre fram.
Kort sagt kunde de öka sina intäkter mer än 6,5x på mindre än 2 år (mellan 2020 och 2022), helt enkelt genom att bättre följa upp sina leads och förbättra sin försäljningsprocess baserat på en av de insikter som blev tillgängliga.
Här följer en praktisk beskrivning av hur deras försäljningsresultat utvecklades:
- 2019: 30 000 i nya kontrakt
- 2020: 30 000 i nya kontrakt
- 2021: 92 tusen i nya kontrakt
- 2022: 436 tusen i nya kontrakt
- 2023: 500 000 i nya kontrakt (på rätt spår)
- 2024: 1M i nya kontrakt (mål & förbereda maskinen)
ResultConsulting implementerade Salesflare i slutet av 2020 och har sedan dess arbetat med att förbättra sina processer.
Så här ser (en del av) laget ut i dag, i november 2023.
Hur konsulter använder ett CRM-system: konkreta bästa metoder
Låt oss nu ta en titt på hur ResultConsulting använder Salesflare så att du kan lära dig av deras framgång. Många av deras bästa metoder är trots allt tillämpliga på alla konsultföretag.
1. Lägg till leads direkt från LinkedIn med hjälp av sidofältet
Teamet på ResultConsulting är sanna experter på att konsekvent generera leads via LinkedIn, så en bra integration mellan LinkedIn och deras CRM är avgörande för dem.
Med LinkedIn-tillägget för Chrome är Salesflare snyggt integrerad som ett sidofält bredvid personprofiler, företagsprofiler och till och med din LinkedIn-meddelandeinkorg.
När teamet på ResultConsulting når ut till potentiella leads på LinkedIn lägger de till dem direkt i CRM med hjälp av sidofältet.
Det hjälper dem också att hitta e-postadressen för sina leads med inbyggd e-postsökare.
Och om leadet behöver vårdas läggs det direkt till i rätt arbetsflöde för e-post.
Detta gör att ResultConsulting kan bygga ett system som konsekvent genererar leads med hjälp av LinkedIn, automatiserade e-postmeddelanden och CRM-spårning. De använder inte bara detta system själva utan coachar också sina kunder om hur de kan tillämpa det på sin verksamhet.
Om du vill lära dig mer om det, kolla in det här webinariet om hur systemet fungerar.
2. Vårda leads med konstant värde med hjälp av arbetsflödena för e-post
Som nämnts ovan använder ResultConsulting-teamet ofta Salesflare:s LinkedIn-sidofält för att lägga till leads i e-postarbetsflöden, men de riktar också ofta e-postmeddelanden till sin befintliga CRM-databas.
För närvarande använder de i allmänhet 5 typer av arbetsflöden, kopplade till olika försäljningspipelines (mer om pipelines senare):
- LinkedIn Prospecting Pipeline (liknande för andra lead pipelines):
- Ett e-postarbetsflöde för "Long Nurturing" riktar sig till leads som inte har svarat på LinkedIn med e-postmeddelanden som sträcker sig över en period på 6 månader med olika typer av innehåll. Arbetsflödet triggas när ett lead går in i "LinkedIn inget svar"-stadiet.
- Ett e-postarbetsflöde med "Hot Nurturing" riktar sig till kvalificerade leads under en period på 2 månader. Det delar fallstudier, tidigare webbseminarier och andra värdefulla godbitar. Detta arbetsflöde utlöses när prospekt placeras i stadiet "Uppskjutet" i "LinkedIn Prospecting Pipeline".
- Sales Pipeline (grundläggande försäljningsprocess)
- Ett e-postarbetsflöde som är mycket likt arbetsflödet "Hot Nurturing" ovan skickas till alla prospekt som är intresserade av ResultConsulting:s tjänster men som inte vill binda sig direkt. Detta arbetsflöde utlöses när prospekt placeras i "Uppskjutet"-stadiet i "Sales Pipeline".
- När ett prospekt placeras i "Förlorat"-stadiet kommer de snart att börja ta emot ett e-postarbetsflöde som är specifikt för deras "förlorade anledning". Dessa arbetsflöden är för närvarande under utveckling.
- Inte kopplad till en specifik pipeline (alla leads)
- Som en "conversion marketing"-aktivitet bjuder de regelbundet in hela sin lead-databas till webbseminarier och skickar dem fallstudier för att utbilda dem och slutligen konvertera dem till kunder.
De skickar arbetsflödena för e-post som är specifika för pipelines i den ansvariga säljarens namn genom att duplicera arbetsflödet och filtrera varje målgrupp efter "opportunity owner".
De allmänna e-postflödena skickas däremot ut i en av de två medgrundarnas namn.
3. Spåra leads med flera pipelines och uppgifter för att effektivisera uppföljningen
För att spåra olika processer i sin försäljningsmaskin har teamet på ResultConsulting skapat fyra typer av försäljningspipelines i Salesflare:
- En lead-pipeline per kanal: "LinkedIn Prospecting Pipeline", "LinkedIn Advertising Pipeline", "Inbound Pipeline" och "Event Pipeline"
- En "Sales Pipeline" för deras huvudsakliga försäljningsprocess
- En "kundpipeline" för förnyelser
- En "partnerskapspipeline" för partnerskap
Innan vi går in på vad dessa pipelines är till för och hur de byggs upp är det viktigt att notera att ResultConsulting-teamet har processer på plats för att se till att pipelines alltid hanteras väl.
En sådan kärnprocess är den veckovisa genomgången av pipelinen. Detta veckomöte har 2 viktiga mål:
- Att hjälpa varandra att flytta möjligheter till "vunna" (eller till "förlorade") genom att diskutera de olika möjligheterna med deras respektive status, nästa steg och potentiella hinder.
- För att hålla pipelinen ren, genom att konsekvent flytta möjligheter till "Förlorad". Ett sätt att enkelt identifiera dessa möjligheter för ResultConsulting är att filtrera efter "senaste ändringsdatum är mer än 60 dagar sedan" och/eller "senaste mötesdatum är mer än 60 dagar sedan".
Låt oss nu titta på de olika pipelinetyperna lite mer i detalj.
1. Ledande pipelines
Lead pipelines är avsedda att spåra varje kanal genom vilken de genererar leads och dess egen specifika process på bästa möjliga sätt. På marknadsförings- och säljspråk används dessa pipelines för att konvertera marknadsföringskvalificerade leads (MQL) till försäljningskvalificerade leads (SQL).
Här är stegen i "LinkedIn Prospect Pipeline" som ett exempel::
- Kvalificerat konto: Det här kontot är ett bra mål och kommer att kontaktas på LinkedIn.
- Svar på LinkedIn: De svarar positivt på LinkedIn (MQL).
- Möte inplanerat: Ett möte är planerat.
- Möte genomfört: Mötet har ägt rum.
- Öppnad förhandling (vunnen): Prospektet vill börja diskutera ett projekt.
- Förlorad: Möjligheten nådde inte fram till "Won" (eller inte tillräckligt snabbt).
- Uppskjuten: Prospektet är intresserat, men vill inte börja samarbeta direkt. De kommer att vårdas med det kortare e-postarbetsflödet "Hot Nurturing".
- Inget svar på LinkedIn: Prospektet har inte svarat på LinkedIn. De kommer att vårdas med arbetsflödet "Long Nurturing".
2. Försäljningspipeline
Denna pipeline spårar ResultConsulting:s kärnförsäljningsprocess. De använder den för att stänga SQL:er med en häpnadsväckande 73% stängningsgrad.
De leads som kommer in i "Sales Pipeline" har vanligtvis ursprung från en av lead pipelines. Var de kommer ifrån anges i fältet "Lead source".
Stadierna i "Sales Pipeline" ser ut på följande sätt::
- Möte inbokat: Detta är en inkommande SQL som kommer att få ett samtal om upptäckt. Om det är meningsfullt planeras en presentation.
- Presentationen är inplanerad: Detta prospekt kommer att få en presentation av ResultConsulting:s tjänster.
- Presentationen är klar: Presentationen har ägt rum.
- Förslag skickat: Prospektet har fått ett förslag.
- Analys undertecknad: Prospektet undertecknat för att utföra en inledande analys, som kommer att leda till det faktiska projektet senare.
- Kund (vunnen): Analysen är klar och prospektet har skrivit på för att genomföra det faktiska projektet.
- Förlorad: Prospektet tappades bort någonstans i försäljningsprocessen.
- Uppskjutet: Projektet har skjutits upp med max 1-2 månader (annars är det "Förlorat").
3. Pipeline för kunder
Det enklaste sättet att generera intäkter i ett företag är... att förnya avtal med befintliga kunder. Det är därför ResultConsulting har satt en tydlig process på plats för att informera sina kunder om deras framgång tillsammans så här långt, så att de maximerar chansen till förnyelse.
"Customer Pipeline" består av följande steg:
- Kund att kontakta: Denna kund bör kontaktas inom kort för att diskutera förnyelse.
- Mötet är planerat: Mötet har planerats.
- Förnyelse = Resultat: Kunden har satt upp ett mål som villkor för förnyelse.
- Presentationen är schemalagd: Presentationen har schemalagts.
- Projektet presenterat: Presentationen har ägt rum.
- Vann: Kunden har beslutat att förnya sitt avtal.
- Förlorad: Kunden har beslutat att inte förnya sitt avtal någonstans i processen.
4. Partner pipeline
ResultConsulting går inte alltid ensamma ut på marknaden. De samarbetar också ibland med andra företag för att leverera sina tjänster.
"Partner Pipeline" har endast fyra steg:
- Potentiell partner: Detta företag kan kontaktas om ett potentiellt partnerskap.
- Avtal om att definiera: Den potentiella partnern är intresserad av att definiera ett partnerskap.
- Partner (vunnen): Ett partnerskap har avtalats och inletts.
- Förlorade: Inget partnerskap bildades.
4. Samarbeta felfritt genom att dela allt
ResultConsulting betjänar kunderna som ett team och det teamet växer hela tiden.
I skrivande stund (nov 2023) har de det:
- 2 medgrundare
- 1 dedikerad säljare (1 av medgrundarna är den andra säljaren)
- 4 representanter för affärsutveckling
- 1 marknadsdirektör
- 4 marknadsföringsspecialister på deltid
- 4 konsulter
- 1 projektledare
Det innebär att det är viktigt att främja samarbetet genom CRM-systemet.
Med hjälp av Salesflare kan de hålla reda på allt på ett ställe: all kommunikation, anteckningar, filer, uppgifter, möjligheter, kontakter, öppnade och klickade e-postmeddelanden ... kan nås av hela teamet på ett effektivt sätt.
Det är viktigt att förstå att teamet spårar allt detta från allra första början, när det fortfarande är en kall lead, så att de när det blir allvar har all nödvändig information till hands för att avsluta affären.
En annan viktig lärdom är att ResultConsulting:s team utvecklar tydliga riktlinjer för hur man ska hålla reda på saker i CRM-systemet.
De utbildar till exempel sina medarbetare i hur de ska lägga in rätt information på varje tillfälle:
- Värde: de definierar tydligt hur de beräknar värdet av en möjlighet
- Startdatum: de anger uttryckligen ett "startdatum" i Salesflare, så att de vet den exakta försäljningscykeln, även om de skapade möjligheten senare
- Steg: de definierar vad varje steg innebär så att de tydligt vet statusen för varje lead, de kan utlösa arbetsflöden för e-post baserat på det och de kan analysera konverteringsgraden i varje steg i deras pipeline
- Förlorad anledning: de skapar också definitioner för förlorade anledningar (och skapar bara 5-6 alternativ) så att de kan analysera resultaten och använda dem för att förbättra sin strategi
Om den första flaskhalsen är att få teamet att använda CRM-systemet, är den andra att få dem att använda det konsekvent på samma sätt, och det förstår de mycket väl.
5. Använd CRM på språng med en mobilapp med full funktionalitet
En del av ResultConsulting:s team arbetar på språng och har personliga möten med kunder.
De använder Salesflare:s mobilapp för att följa aviseringar, flytta leads genom pipelinen, lägga till anteckningar och bli varnade om väntande uppgifter.
Medan de flesta CRM-system bara erbjuder en begränsad upplevelse på telefonen, erbjuder Salesflare:s mobilapp 100% av plattformens funktioner. Det innebär att ResultConsulting-teamet inte behöver bära med sig eller ens öppna sina bärbara datorer hela tiden för att hålla koll.
6. Analysera omvandlingsfrekvenser, leadkällor, produkter och förlorade anledningar till att fortsätta förbättra
Implementeringen av Salesflare som CRM-system gav ResultConsulting en omedelbar ökning av konverteringsgraden tack vare mycket bättre uppföljning, men de tjänade minst lika mycket på att regelbundet analysera data som spårades i Salesflare och komma på sätt att förbättra sitt arbetssätt.
Detta har också redan gett spektakulära resultat, ofta genom att göra enkla men banbrytande förändringar. Till exempel tittade de på rapporten "Funnel Analysis" i Salesflare:s instrumentpanel "Revenue" och märkte att även om de skickade ut många förslag var konverteringsgraden ganska låg. Många förslag verkade fastna i signeringsfasen.
De kom fram till att det kanske var processen med att skriva ut, signera och skanna förslaget som höll tillbaka deras försäljning. Lösningen var enkel: de implementerade en programvara för digital signatur som heter DocuSign. Resultaten var desto mer imponerande: medan det tidigare bara var 28% av förslagen som nådde upp till "Won" och försäljningscykeln varade i 60 dagar, konverterades plötsligt 73% av deras förslag och försäljningscykeln varade bara i 40 dagar. Detta gjorde uppenbarligen en enorm skillnad för deras verksamhet.
Efter denna konverteringsökning var nästa flaskhals att arbeta med mängden leads som kom in i deras försäljningspipeline. De började arbeta hårt med att utveckla processer för att systematiskt attrahera fler leads, och många av dessa lär de ut till sina kunder idag.
Detta ledde till att de skapade en dedikerad lead pipeline per leadkälla, så att de kontinuerligt och separat kan optimera var och en av sina leadgenereringsprocesser utöver de specifika leadgenereringsverktygen.
Här är några av de försäljningsrapporter som de har skapat för att se hur det går för dem.
Per leadkälla: vunna intäkter, totalt (icke-viktat) pipelinevärde och genomsnittlig säljcykel.
Per tjänst: vunna intäkter.
Per referral source: vunna intäkter.
7. Integrera med andra säljverktyg för att effektivisera allt
Slutligen, för att hålla sina affärsprocesser strömlinjeformade, teamet på ResultConsulting också integrerar Salesflare med andra verktyg i deras försäljningsstack.
Ett enkelt men centralt exempel är hur de ser till att leads från de annonser de kör på LinkedIn (LinkedIn Lead Gen Forms) matas in direkt i Salesflare med hjälp av Zapier.
Ännu viktigare är naturligtvis Salesflare:s nära integrationer med deras Google Workspace inkorg, kalender, telefoner, LinkedIn, etc.
Detta gör att ResultConsulting-teamet kan vara säkra på att de inte missar något, vilket resulterar i en enorm skillnad i försäljningsresultat jämfört med hur de brukade göra affärer innan de implementerade Salesflare som CRM, som diskuterades i början av den här artikeln.
Vill du veta mer om bästa CRM-metoder för konsultföretag?
Eller har du kanske mer bästa praxis som vi kan dela med oss av?
Då är det bara att kontakta vårt team via chatten på vår huvudwebbplats. Vi ger dig gärna råd om hur du kan använda Salesflare för att göra fler affärer och bygga bättre kundrelationer.
Vi hoppas att du gillade det här inlägget. Om du gjorde det, sprid ordet!
👉 Du kan följa @salesflare på Twitter, Facebook och LinkedIn.
- Sales Operations in B2B: A Complete Guide - 24 april 2025
- Sales Engagement: Strategi, teknik och tips för B2B - 24 april 2025
- Vad är Sales Enablement? En guide för B2B-försäljningsproffs - 24 april 2025