Wybór CRM: Praktyczny przewodnik z procesem, kryteriami i listą kontrolną

Wybór CRM może zdecydować o powodzeniu lub porażce procesu sprzedaży

Wybór odpowiedniego CRM jest przełomowy dla każdej firmy. Może całkowicie zmienić sposób zarządzania sprzedażą, potencjalnymi klientami i relacjami z klientami.

Ale łatwo jest też wybrać niewłaściwy. W takim przypadku nie tylko marnuje się czas i pieniądze. Może to zahamować produktywność zespołu i prowadzić do niewykorzystanych szans.

Pracując z tysiącami małych i średnich firm, widziałem na własne oczy, jak CRM może usprawnić proces lub go spowolnić. W ciągu ostatnich 10 lat pomagałem zespołom w prawidłowym wdrożeniu CRM i unikaniu wielu pułapek na tej drodze.

W tym przewodniku pokażę ci, jak wybrać CRM, który będzie pasował do twojej firmy i procesu sprzedaży jak ulał. Omówimy wszystko: co należy traktować priorytetowo, jak zaangażować zespół i gdzie systemy CRM często zawodzą.

Krótki przegląd tego, co będziemy omawiać:

1. Dlaczego wybór odpowiedniego CRM ma kluczowe znaczenie
2. Proces wyboru CRM
3. Kluczowe funkcje, których należy szukać w CRM
4. Lista kontrolna wyboru CRM
5. Wybór najlepszego CRM dla Twojej firmy

Zanurzmy się!

Dlaczego wybór odpowiedniego CRM ma kluczowe znaczenie?

Przejdźmy od razu do sedna: CRM to coś więcej niż tylko oprogramowanie i coś więcej niż baza danych klientów. To kręgosłup Twoich działań sprzedażowych.

Jeśli dobrze się go wdroży, przyniesie on wiele korzyści: pomoże ci być na bieżąco z działaniami następczymi, zautomatyzuje powtarzalne zadania i utrzyma pipeline sprzedaży w ruchu. W przeciwnym razie ryzykujesz utratę śledzenia potencjalnych klientów, pominięcie kluczowych interakcji i stworzenie większej ilości pracy dla swojego zespołu zamiast mniejszej.

Widziałem zespoły, które miesiącami próbowały wdrożyć CRM, by następnie porzucić go i powrócić do nieuporządkowanych arkuszy kalkulacyjnych. Źródło problemu? Nie wybrali CRM, który pasowałby do ich potrzeb lub nie docenili znaczenia adaptacji użytkowników.

Dobry CRM to coś więcej niż zarządzanie kontaktami. Wprowadza strukturę do procesu sprzedaży, śledzi każdą interakcję i zapewnia wgląd w stan transakcji w dowolnym momencie. Sprawia, że sprzedaż staje się łatwiejsza, a nie trudniejsza.

Unikanie typowych pułapek przy wyborze CRM

Jednym z największych błędów, jakie widzę, jest wybór przez firmy systemu CRM ze zbyt wieloma funkcjami, których nie potrzebują. Wygląda to imponująco podczas demonstracji, ale w praktyce wszystkie te dodatkowe funkcje tylko komplikują system.

Co się wtedy dzieje? Zespół sprzedaży przestaje z niego korzystać. Uważają go za zbyt uciążliwy, a bez regularnych aktualizacji CRM staje się bezużyteczny.

Dlatego zawsze zalecam zachowanie prostoty. W pierwszej kolejności należy skupić się na podstawowych funkcjach: zarządzaniu potencjalnymi klientami, śledzeniu interakcji i automatyzacji działań następczych.

Salesflarena przykład, jest zaprojektowany z prostota i automatyzacji. Nie mogliśmy znaleźć CRM, z którego moglibyśmy nadal korzystać, więc wyszliśmy i zbudowaliśmy bardziej inteligentny. Salesflare głęboko integruje się z narzędziami, z których zespół sprzedaży już korzysta, takimi jak e-mailkalendarz i LinkedIn. W ten sposób korzystanie z nich jest dla nich naturalne, co oznacza lepsze wskaźniki adopcji.

Proces wyboru CRM

Teraz, gdy już wiesz, dlaczego ważne jest, aby wybrać odpowiedni CRM, przeanalizujmy, jak podejść do procesu selekcji. Jest to miejsce, w którym wiele małych firm potyka się. Albo spieszą się z decyzją, albo spędzają zbyt wiele czasu na porównywaniu funkcji, nie myśląc o tym, co naprawdę ma znaczenie.

Oto jak to zrobić. 👇

1. Najpierw zdefiniuj swoje potrzeby biznesowe

Zanim zaczniesz porównywać chmurowe systemy CRM, poznaj swoje potrzeby. Każda firma jest inna i nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania.

Zacznij od przyjrzenia się swojemu procesowi sprzedaży. Jak przychodzą potencjalni klienci? W jaki sposób przechodzą przez pipeline? Gdzie są największe wąskie gardła?

Gdy już to ustalisz, zastanów się, czego potrzebujesz od CRM:

• Czy chodzi o lepsze śledzenie sprzedaży w kontekście B2B? Czy raczej o automatyzację e-maili w eCommerce?
• Czy potrzebujesz automatyzacji działań następczych i wprowadzania danych?
• Jak ważne jest posiadanie integracji z pocztą e-mail (jak Gmail lub Outlook), kalendarzem i LinkedIn?
• Czy potrzebujesz szczegółowego raportowania w celu śledzenia wyników sprzedaży?

Im jaśniej określisz swoje potrzeby, tym łatwiej będzie znaleźć CRM, który im odpowiada.

Pamiętaj, że najlepszy CRM to taki, który jest zgodny z Twoim procesem sprzedaży. Jeśli zmusza cię do zmiany sposobu pracy, prawdopodobnie nie jest odpowiednim rozwiązaniem.

2. Zaangażowanie zespołu sprzedaży w proces decyzyjny

To jest najważniejsze. Nie wybieraj CRM samodzielnie.

Zespół sprzedaży będzie głównym użytkownikiem, więc ich wkład jest kluczowy. Znają oni bolączki obecnego systemu. Wiedzą, co działa, a co nie.

Włącz ich w proces podejmowania decyzji na wczesnym etapie. Zapytaj ich:

• Co jest największym wyzwaniem w ich codziennej pracy?
• Jak obecnie śledzą swoje interakcje z potencjalnymi klientami?
• Co ułatwiłoby im pracę?

Gdy zespół sprzedaży czuje się wysłuchany, jest bardziej prawdopodobne, że chętnie przyjmie nowy CRM. Co więcej, mogą oni pomóc w wykryciu potencjalnych problemów przed podjęciem zobowiązania.

3. Skorzystaj z bezpłatnych wersji próbnych

Nie kupiłbyś samochodu bez odbycia jazdy próbnej. To samo dotyczy wyboru oprogramowania CRM.

Po wybraniu kilku opcji, zarejestruj się w bezpłatnych wersjach próbnych. I faktycznie z nich skorzystaj.

Zdobądź praktyczne doświadczenie. Skonfiguruj podstawowy lejek sprzedaży, dodaj potencjalnych klientów i śledź ich. Przetestuj inne kluczowe funkcje.

Na czym należy się skupić podczas procesu?

• Czy CRM jest intuicyjny i łatwy w użyciu?
• Czy obsługuje podstawowe zadania, których potrzebujesz?
• Jak dobrze integruje się z istniejącymi narzędziami (takimi jak poczta e-mail i kalendarz)?
• Czy widzisz, jak skaluje się to w Twoim zespole?

Dobry CRM będzie naturalny. Jeśli ciągle szukasz funkcji lub masz trudności z poruszaniem się po systemie, to jest to czerwona flaga.

Salesflarena przykład, pozwala rozpocząć korzystanie z niego bez konieczności konfiguracji. Jest zbudowany tak, aby działał od razu po wyjęciu z pudełka, więc możesz przetestować śledzenie potencjalnych klientówautomatyzacja działań następczych i integracja poczty e-mail od razu.

Kluczowe cechy, których należy szukać w CRM

Kiedy oceniasz CRM, łatwo jest dać się rozproszyć krzykliwym funkcjom. Pamiętaj jednak, że więcej nie zawsze znaczy lepiej.

Oto funkcje, które faktycznie mają znaczenie:

1. Łatwość użytkowania

To nie podlega negocjacjom. Jeśli CRM nie jest łatwy w użyciu, Twój zespół nie będzie z niego korzystał. To takie proste.

Poszukaj przejrzystego, prostego interfejsu. Nawigacja powinna być intuicyjna, a typowe zadania - takie jak dodawanie potencjalnych klientów lub aktualizowanie etapów transakcji - powinny wymagać zaledwie kilku kliknięć. Zarówno na komputerze, jak i w aplikacji mobilnej.

Salesflarena przykład CRM sprzedaży został zaprojektowany z myślą o sprzedawcach. Nie jest przeładowany funkcjami, których nie potrzebujesz, a interfejs został zaprojektowany tak, abyś mógł skupić się na sprzedaży.

2. Integracja z narzędziami

CRM nie powinien być odizolowanym narzędziem. Musi płynnie współpracować z narzędziami, z których zespół już korzysta; zwłaszcza z pocztą elektroniczną, kalendarzem i LinkedIn.

Dlaczego? Ponieważ są to narzędzia używane do komunikacji z potencjalnymi klientami. Dobry CRM automatycznie pobiera dane z tych źródeł, dzięki czemu nie trzeba tracić czasu na ręczną aktualizację.

Salesflare głęboko integruje się z pocztą e-mail i kalendarzem, automatycznie rejestrując interakcje i planując działania następcze. Integruje się nawet z LinkedIn, dzięki czemu możesz bezbłędnie zarządzać swoimi potencjalnymi klientami.

3. Automatyzacja powtarzalnych zadań

Automatyzacja jest twoim przyjacielem.

W przypadku małych zespołów sprzedażowych automatyzacja powtarzalnych zadań - takich jak wiadomości e-mail i wprowadzanie danych - może zaoszczędzić wiele godzin pracy tygodniowo.

Poszukaj CRM, który automatyzuje rzeczy, które w przeciwnym razie umknęłyby uwadze. Na przykład, Salesflare automatycznie rejestruje wiadomości e-mail, śledzi interakcje z klientami i przypomina, kiedy nadszedł czas na podjęcie działań następczych. W ten sposób nic nie zostanie pominięte, a zespół pozostanie skoncentrowany na zamykaniu transakcji.

4. Dostosowanie i elastyczność

Każda firma ma unikalne potrzeby, dlatego ważne jest, aby wybrać CRM, który oferuje personalizację.

Poszukaj CRM, który pozwala dostosowywać potoki, tworzyć niestandardowe pola i generować raporty dopasowane do Twojej firmy. Nie chcesz sztywnego systemu, który zmusza Cię do pracy wokół niego. CRM powinien dopasowywać się do procesu, a nie odwrotnie.

5. Skalowalność

Nie trzeba patrzeć zbyt daleko w przyszłość: 3-5 lat jest w porządku. Upewnij się jednak, że system jest w stanie obsłużyć większe zespoły, bez nadmiernego komplikowania go.

Oznacza to przede wszystkim konieczność posiadania systemu uprawnień, możliwości grupowania użytkowników i tworzenia niestandardowych raportów.

Lista kontrolna wyboru CRM

Oto krótka lista kontrolna, która pomoże Ci podjąć właściwą decyzję:

1. Łatwość użytkowania: Czy jest intuicyjny dla zespołu sprzedaży?
2. Integracje: Czy współpracuje z pocztą e-mail, kalendarzem i LinkedIn?
3. Automatyzacja: Czy może zautomatyzować powtarzalne zadania, takie jak działania następcze?
4. Personalizacja: Czy możesz dostosować go do swojego procesu sprzedaży?
5. Skalowalność: Czy będzie się rozwijać wraz z zespołem w ciągu najbliższych 3-5 lat?

Skorzystaj z tej listy kontrolnej, aby porównać opcje bez przytłoczenia nadmiarem funkcji.

Wykorzystanie sztucznej inteligencji do wyboru CRM

Wybór odpowiedniego CRM może wydawać się przytłaczający, ale narzędzia AI, takie jak ChatGPT, mogą uprościć ten proces, prowadząc Cię krok po kroku. Zamiast samodzielnie przeglądać niekończące się opcje CRM, możesz skopiować ten wpis na bloga do ChatGPT i poprosić go, aby przeprowadził Cię przez proces wyboru - tak jak zrobiliśmy to w tej rozmowie.

Sztuczna inteligencja może pomóc poprzez strukturyzację procesu decyzyjnego, zadawanie właściwych pytań i zawężanie opcji w oparciu o konkretne potrzeby. Gwarantuje to, że nie przeoczysz kluczowych kryteriów - takich jak automatyzacja, integracje i łatwość użytkowania - przy jednoczesnym zachowaniu wydajności procesu. Dzięki zdolności sztucznej inteligencji do analizowania odpowiedzi i porównywania rozwiązań w czasie rzeczywistym, możesz śmiało wybrać CRM, który pasuje do Twojej firmy, nie gubiąc się w nadmiarze funkcji.

Chcesz spróbować samemu? Po prostu rozpocznij czat, wklej ten przewodnik i poproś ChatGPT, aby przeprowadził Cię przez ten proces krok po kroku.

Jeśli masz dostęp do funkcji Deep Research, możesz jej użyć do skompilowania krótkiej listy CRM, gdy tylko osiągniesz ten krok.

Wybór najlepszego CRM dla Twojej firmy

Ostatecznie, właściwy CRM to taki, z którego Twój zespół będzie faktycznie korzystał. Nie daj się wciągnąć w wyścig zbrojeń. Skoncentruj się na tym, co ważne: łatwości użytkowania, automatyzacji i płynnej integracji z narzędziami, na których już polegasz.

Nie spiesz się z darmowymi wersjami próbnymi. Uzyskaj informacje od swojego zespołu sprzedaży. I upewnij się, że wybierasz CRM, który rozwija się wraz z Twoją firmą, a nie taki, który będzie Cię powstrzymywał w miarę skalowania.

Jeśli jesteś firmą B2B szukającą CRM, który robi to wszystko i więcej, sprawdź Salesflare. Został zaprojektowany specjalnie dla małych i średnich zespołów sprzedażowych, z automatyzacją i integracjami, które mają największe znaczenie. Pomagamy wielu konsultantom, agencjom marketingowym i startupom.

CRM powinien być atutem, a nie obciążeniem. Wybierz mądrze, a pomoże Ci on zamknąć więcej transakcji, usprawnić proces sprzedaży i zapewni Twojemu zespołowi strukturę, której potrzebuje, aby odnieść sukces.

Chcesz omówić aktualne opcje CRM dla konkretnego przypadku użycia? Wystarczy skontaktować się z naszym zespołem za pomocą czatu na salesflare.com. Jesteśmy tutaj, aby pomóc 😄

A jeśli jesteś gotowy na kolejne kroki: czytaj dalej o jak korzystać z CRM!

👉 Możesz śledzić @salesflare na Twitter, Facebook i LinkedIn.

• O
• Najnowsze posty

Jeroen Corthout

Współzałożyciel i CEO na Salesflare

Jestem współzałożycielem i dyrektorem generalnym w Salesflare, inteligentny CRM sprzedażowy dla małych i średnich firm prowadzących sprzedaż B2B. Uwielbiam automatyzować sprzedaż, tworzyć piękne produkty i pisać na wszystkie te tematy.

Najnowsze posty użytkownika Jeroen Corthout (zobacz wszystkie)

• 7 Top CRM Tools in 2025 - 19 czerwca 2025
• Operacje sprzedażowe w B2B: Kompletny przewodnik - 24 kwietnia, 2025
• Zaangażowanie w sprzedaż: Strategia, technika i wskazówki dla B2B - 24 kwietnia, 2025