Comment utiliser un CRM pour les consultants + Comment le configurer correctement ?

Voici comment ResultConsulting utilise Salesflare

Si vous êtes un consultant à la recherche des meilleures pratiques sur la manière de mettre en place et d'utiliser votre CRM de la meilleure façon possible, ne cherchez plus !

Nous avons interrogé l'équipe de ResultConsulting qui conseille ses clients sur la manière de générer des leads et d'utiliser la gestion de la relation client (CRM). Ce faisant, ils génèrent des résultats impressionnants pour eux-mêmes et pour leurs clients. Et ils nous ont permis de partager avec vous une grande partie de leur expertise et de leurs processus.

Nous irons jusqu'au bout :

• Qui est ResultConsulting
• Pourquoi ils ont commencé à utiliser un CRM en tant que consultants + leurs résultats
• Et comment ils mettent en place et utilisent leur CRM (Salesflare)

Creusons un peu. 👇

Société de conseil utilisant la gestion de la relation client : Pleins feux sur ResultConsulting

Les consultants de ResultConsulting aident leurs clients à créer un processus de vente reproductible qui génère systématiquement des résultats, en utilisant principalement LinkedIn et email comme canaux de communication.

Ils proposent actuellement cinq services différents :

1. Outbound: Ils aident les entreprises à réussir avec générer des prospects B2B sur LinkedIn, ainsi que par le biais de séquences d'e-mails.
2. Recettes des clients: Ils aident les entreprises à générer davantage de revenus à partir de leur base de clientèle existante en mettant en œuvre des activités systématiques de vente croisée et de vente incitative.
3. Inbound: Ils aident les entreprises à mettre en place un processus/système de vente reproductible pour se qualifier, gérer et entretenir les contacts entrants.
4. Conception du développement commercial et mise en place d'un système de gestion de la relation client (CRM): Ils aident les entreprises à créer la représentation de leur modèle de développement commercial dans Miro (une application de tableau blanc numérique) et à la reproduire ensuite dans le CRM à l'aide d'un logiciel de gestion de la relation client. pipelines de vente, les champs personnalisés et les tableaux de bord des ventes.
5. Processus de conversion des ventes: Ils aident les entreprises à optimiser le processus de vente afin de convertir les prospects générés par leur modèle éprouvé en clients payants.

Sa principale clientèle est constituée d'entreprises B2B telles que des agences de marketing, des sociétés de conseil et des entreprises SaaS. Ils fournissent ces services à l'échelle internationale, mais principalement en Italie, car c'est leur marché d'origine.

Pourquoi ils ont commencé à utiliser un CRM en tant que consultants... et les résultats impressionnants qu'ils ont obtenus !

Avant que ResultConsulting n'adopte Salesflare, leur gestion de la relation client était un "grand désordre", comme ils l'appellent. Ils utilisaient une combinaison de feuilles Excel et de notes sur papier, ce qui ne leur permettait pas de rester correctement organisés. Ils en sont venus à chercher un moyen de professionnaliser leur organisation.

À l'époque, ResultConsulting se résumait à Matteo et Giacomo.

A la recherche d'un CRM, ils savaient que le plus grand obstacle à leur réussite serait d'utiliser réellement le CRM qu'ils choisiraient. Ils savaient que la plupart des implémentations de CRM échouent, simplement parce que l'équipe ne veut pas les utiliser : Les CRM demandent généralement trop de travail pour les maintenir à jour, et ils n'aident pas vraiment les équipes de vente à suivre leurs clients potentiels (même si c'est ce qu'ils ont tendance à annoncer).

C'est alors qu'ils sont tombés sur Salesflare, un client intelligent pour les consultants qui se tient à jour et vous rappelle activement de suivre les prospects. Ils ont décidé de l'essayer.

Ils ont constaté que l'utilisation de Salesflare n'était pas aussi lourde que l'utilisation de systèmes concurrents, et en mettant en œuvre Salesflare, ils ont réussi à organiser leurs relations avec les clients et ils ont également commencé à capturer des données de vente de manière beaucoup plus cohérente.

Concrètement, la mise en œuvre de Salesflare en tant que sales CRM a entraîné deux changements majeurs dans leurs performances :

1. Rétrospectivement, ils ont constaté qu'avant d'utiliser Salesflare, ils perdaient environ 60% de leurs opportunités de vente existantes parce qu'ils oubliaient simplement d'effectuer un suivi ou ne le faisaient pas comme prévu. Cela signifie que la mise en œuvre de Salesflare leur a permis de plus que doubler leur revenu (2,5x), simplement parce qu'elle les a aidés à assurer un suivi efficace.
2. Ils n'étaient pas non plus en mesure d'améliorer leurs processus sur la base de données concrètes. Cela leur a permis d'identifier les goulets d'étranglement dans leur processus de vente. La résolution d'un seul de ces goulots ( !) leur a permis de plus que doubler leur chiffre d'affaires une fois de plus (2,6x). Plus d'informations à ce sujet ultérieurement.

En bref, ils ont pu augmenter leur chiffre d'affaires de plus de 6,5 fois en moins de deux ans (entre 2020 et 2022), simplement en améliorant le suivi de leurs clients potentiels et leur processus de vente sur la base des informations disponibles.

Voici en pratique comment leurs résultats de vente ont évolué :

• 2019 : 30 000 euros de nouveaux contrats
• 2020 : 30 000 nouveaux contrats
• 2021 : 92 000 nouveaux contrats
• 2022 : 436 000 euros de nouveaux contrats
• 2023 : 500 000 euros de nouveaux contrats (en bonne voie)
• 2024 : 1M de nouveaux contrats (objectif & préparation de la machine)

ResultConsulting a mis en œuvre Salesflare vers la fin de l'année 2020 et travaille depuis à l'amélioration de ses processus.

Voici à quoi ressemble (une partie de) l'équipe aujourd'hui, en novembre 2023.

Comment les consultants utilisent un CRM : bonnes pratiques concrètes

Voyons maintenant comment ResultConsulting utilise Salesflare afin que vous puissiez tirer parti de leur succès. Nombre de leurs meilleures pratiques sont en effet applicables à l'ensemble des sociétés de conseil.

1. Ajouter des prospects directement à partir de LinkedIn en utilisant la barre latérale

L'équipe de ResultConsulting est composée de véritables experts en génération de leads via LinkedIn, c'est pourquoi une excellente intégration entre LinkedIn et leur CRM est essentielle pour eux.

Grâce à l'extension LinkedIn pour Chrome, Salesflare est proprement intégré dans une barre latérale à côté des profils des personnes, des entreprises et même de votre boîte de réception de la messagerie LinkedIn.

Lorsque l'équipe de ResultConsulting contacte des prospects potentiels sur LinkedIn, elle les ajoute directement dans le CRM à l'aide de la barre latérale.

Il les aide également à trouver l'adresse électronique de leurs prospects grâce au trouveur d'adresses électroniques intégré.

Et si le lead doit être entretenu, il est ajouté directement dans le bon flux de courrier électronique.

Cela permet à ResultConsulting de construire un système qui génère constamment des prospects en utilisant LinkedIn, mails automatisés et suivi RCM. Ils ne se contentent pas d'utiliser ce système eux-mêmes, ils coachent leurs clients sur la manière de l'appliquer à leur entreprise.

Si vous souhaitez en savoir plus, voyez ce webinaire sur le fonctionnement du système.

2. Nourrir les prospects avec une valeur constante à l'aide des flux de travail par courrier électronique

Comme indiqué ci-dessus, l'équipe de ResultConsulting utilise souvent la barre latérale LinkedIn de Salesflare pour ajouter des prospects dans les flux d'e-mails, mais elle cible également souvent sa base de données CRM existante avec des e-mails.

Actuellement, ils utilisent généralement 5 types de flux de travail, liés à différents pipelines de vente (plus d'informations sur les pipelines ultérieurement) :

- Pipeline de prospectionLinkedIn (similaire pour d'autres pipelines de prospects) :

1. Un flux d'emails "Long Nurturing" cible les prospects qui n'ont pas répondu sur LinkedIn avec des emails qui s'étendent sur une période de 6 mois avec différents types de contenu. Le flux de travail est déclenché lorsqu'un prospect passe à l'étape "Pas de réponse sur LinkedIn".
   1. Un flux de travail d'emails de "Hot Nurturing" cible les prospects qualifiés sur une période de 2 mois. Il partage des études de cas, d'anciens webinaires et d'autres informations précieuses. Ce flux de travail est déclenché lorsque les prospects sont placés dans la phase "Postponed" du "LinkedIn Prospecting Pipeline".

- Pipeline de vente (processus de vente de base)

1. 1. Un flux d'emails très similaire au flux de "Hot Nurturing" ci-dessus est envoyé à tout prospect intéressé par les services de ResultConsulting mais qui ne souhaite pas s'engager immédiatement. Ce flux de travail est déclenché lorsque les prospects sont placés dans l'étape "Postponed" du "Sales Pipeline".
   2. Lorsqu'un prospect est placé dans l'étape "Lost", il commencera bientôt à recevoir un flux de travail par email qui est spécifique à sa "raison perdue". Ces flux de travail sont actuellement en cours de développement.

- Non lié à un pipeline spécifique (tous les prospects)

1. 1. En tant qu'activité de "marketing de conversion", ils invitent régulièrement l'ensemble de leur base de données de prospects à des webinaires et leur envoient des études de cas pour les éduquer et finalement les convertir en clients.

Ils envoient les flux de travail spécifiques aux pipelines au nom du commercial responsable, en dupliquant le flux de travail et en filtrant chaque audience par "propriétaire de l'opportunité".

Les flux d'e-mails généraux sont quant à eux envoyés au nom de l'un des deux cofondateurs.

3. Suivre les prospects avec plusieurs pipelines et tâches pour rationaliser le suivi

Pour suivre les différents processus de leur machine de vente, l'équipe de ResultConsulting a mis en place quatre types de pipelines de vente dans Salesflare :

1. Un pipeline de prospects par canal : "LinkedIn Prospecting Pipeline", "LinkedIn Advertising Pipeline", "Inbound Pipeline" et "Event Pipeline".
2. Un "pipeline de vente" pour leur processus de vente de base
3. Un "pipeline de clients" pour les renouvellements
4. Un "pipeline de partenariats" pour les partenariats

Avant de nous pencher sur la raison d'être de ces pipelines et sur la manière dont ils sont construits, il est important de noter que l'équipe de ResultConsulting a mis en place des processus pour s'assurer que les pipelines sont toujours bien gérés.

L'un de ces processus fondamentaux est la révision hebdomadaire du pipeline. Cette réunion hebdomadaire a deux objectifs importants :

1. S'aider mutuellement à faire évoluer les opportunités vers le statut "Gagné" (ou "Perdu") en discutant des différentes opportunités, de leur statut respectif, des prochaines étapes et des obstacles potentiels.
2. Pour garder le pipeline propre, en déplaçant les opportunités de manière cohérente vers "Perdu". Un moyen d'identifier facilement ces opportunités pour ResultConsulting est de filtrer par "la date du dernier changement d'étape remonte à plus de 60 jours" et/ou "la date de la dernière réunion remonte à plus de 60 jours".

Examinons maintenant plus en détail les différents types de pipelines.

1. Pipelines de prospects

Les lead pipelines sont destinés à suivre chaque canal par lequel ils génèrent des leads et son propre processus spécifique de la meilleure façon possible. Dans le jargon du marketing et de la vente, ces pipelines sont utilisés pour convertir les leads qualifiés pour le marketing (MQL) en leads qualifiés pour la vente (SQL).

Voici, à titre d'exemple, les étapes du "LinkedIn Prospect Pipeline": :

1. Compte qualifié : Ce compte est une bonne cible et sera contacté sur LinkedIn.
2. Réponse de LinkedIn : Ils répondent positivement sur LinkedIn (MQL).
3. Réunion prévue : Une réunion est prévue.
4. La réunion a eu lieu : La réunion a eu lieu.
5. Négociation ouverte (Won) : Le prospect veut commencer à discuter d'un projet.
6. Perdu : L'opportunité n'est pas parvenue jusqu'à "Gagné" (ou pas assez vite).
7. Reporté : Le prospect est intéressé, mais ne souhaite pas commencer à collaborer tout de suite. Il sera pris en charge par le flux d'e-mails "Hot Nurturing", plus court.
8. Pas de réponse sur LinkedIn : Le prospect n'a pas répondu sur LinkedIn. Il sera soigné avec le flux de travail "Long Nurturing".

2. Pipeline de vente

Ce pipeline suit le processus de vente de base de ResultConsulting. Ils l'utilisent pour conclure des contrats SQL avec un taux de conclusion de 73%.

Les pistes qui entrent dans le "Sales Pipeline" proviennent généralement de l'un des lead pipelines. Leur provenance est indiquée dans le champ "Source du lead".

Les étapes du "Sales Pipeline" se présentent comme suit: :

1. Réunion prévue : Il s'agit d'un SQL entrant qui recevra un appel de découverte. Si la situation s'y prête, une présentation est programmée.
2. Présentation prévue : Ce prospect recevra une présentation des services de ResultConsulting.
3. La présentation est faite : La présentation a eu lieu.
4. Proposition envoyée : Le prospect a reçu une proposition.
5. Analyse signée : Le prospect a signé pour effectuer une première analyse, qui débouchera plus tard sur le projet proprement dit.
6. Client (gagné) : L'analyse est terminée et le prospect a signé pour réaliser le projet.
7. Perdu : Le prospect a abandonné n'importe où dans le processus de vente.
8. Reporté : Le projet a été reporté de 1 à 2 mois au maximum (sinon il est "perdu").

3. Pipeline de clients

Le moyen le plus simple de générer des revenus dans une entreprise est... de renouveler les contrats avec les clients existants. C'est pourquoi ResultConsulting a mis en place un processus clair pour informer ses clients de leur succès jusqu'à présent, afin de maximiser les chances de renouvellement.

Le "Customer Pipeline" comprend les étapes suivantes :

1. Client à contacter : Ce client doit être contacté prochainement pour discuter du renouvellement.
2. Réunion programmée : La réunion a été programmée.
3. Renouvellement = résultat : Le client a fixé un objectif comme condition de renouvellement.
4. Présentation programmée : La présentation a été programmée.
5. Le projet a été présenté : La présentation a eu lieu.
6. Won : Le client a décidé de renouveler son contrat.
7. Perdu : Le client a décidé de ne pas renouveler son contrat à n'importe quel stade du processus.

4. Pipeline de partenaires

ResultConsulting ne se lance pas toujours seule sur le marché. Il lui arrive aussi de collaborer avec d'autres entreprises pour fournir ses services.

Le "Partner Pipeline" ne comporte que quatre étapes :

1. Partenaire potentiel : Cette entreprise peut être approchée en vue d'un partenariat potentiel.
2. Accord de définition : Le partenaire potentiel est intéressé par la définition d'un partenariat.
3. Partenaire (Won) : Un partenariat est convenu et mis en place.
4. Perdu : Aucun partenariat n'a été formé.

4. Collaborer sans faille en partageant tout

ResultConsulting sert ses clients en tant qu'équipe et cette équipe ne cesse de s'agrandir.

Au moment de la rédaction de ce document (novembre 2023), ils ont :

• 2 cofondateurs
• 1 personne dédiée à la vente (1 des cofondateurs est l'autre personne chargée de la vente)
• 4 représentants du développement des entreprises
• 1 directeur marketing
• 4 spécialistes du marketing à temps partiel
• 4 consultants
• 1 chef de projet

Cela signifie qu'il est essentiel de rationaliser la collaboration par le biais du système de gestion de la relation client.

Grâce à Salesflare, ils peuvent suivre tout en un seul endroit : toutes les communications, notes, fichiers, tâches, opportunités, contacts, ouvertures de courrier électronique et clics ... sont accessibles à l'ensemble de l'équipe de manière efficace.

Il est important de comprendre que l'équipe suivra tout cela depuis le tout début, lorsqu'il s'agit encore d'une piste froide, afin que les choses deviennent plus sérieuses et qu'elle dispose de toutes les informations nécessaires pour conclure l'affaire.

Un autre point important à retenir est que l'équipe de ResultConsulting développe des lignes directrices claires sur la manière de suivre les choses dans le CRM.

Par exemple, ils instruisent leur équipe sur la manière de placer correctement les bonnes informations sur chaque opportunité :

• Valeur : ils définissent clairement comment ils calculent la valeur d'une opportunité.
• Date de début : ils définissent explicitement une "date de début" dans Salesflare, afin de connaître le cycle de vente exact, même s'ils ont créé l'opportunité plus tard.
• Étape : ils définissent la signification de chaque étape afin de connaître clairement le statut de chaque prospect, de pouvoir déclencher des flux de travail par courrier électronique et d'analyser les taux de conversion à chaque étape de leur pipeline.
• Raison perdue : ils créent également des définitions pour les raisons perdues (et ne créent que 5 à 6 options) afin de pouvoir analyser les résultats et les utiliser pour améliorer leur approche.

Si le premier goulot d'étranglement est d'amener l'équipe à utiliser le CRM, le second est de faire en sorte qu'elle l'utilise de manière cohérente et de la même façon, ce qu'elle comprend très bien.

5. Utiliser le CRM en déplacement grâce à l'application mobile complète

Une partie de l'équipe de ResultConsulting travaille en déplacement, avec des réunions en face à face avec les clients.

Ils utilisent l'application mobile de Salesflare mobile app pour suivre les notifications, faire progresser les prospects dans le pipeline, ajouter des notes et être alertés des tâches en cours.

Alors que la plupart des CRM n'offrent qu'une expérience limitée sur téléphone, l'application mobile de Salesflare offre 100% des fonctionnalités de la plateforme. Cela signifie que l'équipe de ResultConsulting n'a pas besoin de transporter ou même d'ouvrir son ordinateur portable à tout moment pour garder le contrôle.

6. Analyser les taux de conversion, les sources de prospects, les produits et les motifs de perte pour continuer à s'améliorer

Si la mise en œuvre de Salesflare en tant que système de gestion de la relation client a permis à ResultConsulting d'augmenter immédiatement ses taux de conversion grâce à un meilleur suivi, l'entreprise a obtenu des résultats au moins aussi importants en analysant régulièrement les données suivies dans Salesflare et en trouvant des moyens d'améliorer sa méthode de travail.

Cela a également permis d'obtenir des résultats spectaculaires, souvent en apportant des changements simples mais révolutionnaires. Par exemple, ils ont examiné le rapport "Analyse de l'entonnoir" dans le tableau de bord "Recettes" du Salesflare et ont remarqué que même s'ils envoyaient beaucoup de propositions, le taux de conversion était plutôt faible. De nombreuses propositions semblaient rester bloquées dans la phase de signature.

Ils se sont rendu compte que le processus d'impression, de signature et de numérisation de la proposition freinait peut-être leurs ventes. La solution était simple : ils ont mis en œuvre un logiciel de signature numérique appelé DocuSign. Les résultats ont été d'autant plus impressionnants : alors qu'auparavant, seules 28% des propositions atteignaient le stade "Won" et que le cycle de vente durait 60 jours, tout d'un coup 73% de leurs propositions se sont converties et le cycle de vente n'a duré que 40 jours. Cela a manifestement fait une énorme différence pour leur entreprise.

Après cette augmentation de la conversion, le prochain goulot d'étranglement à éliminer était le nombre de prospects qui entraient dans leur pipeline de vente. Ils ont commencé à travailler dur sur le développement de processus pour attirer systématiquement plus de leads, dont beaucoup sont enseignés à leurs clients aujourd'hui.

Cela les a conduits à créer un pipeline dédiée par source de leads, afin de pouvoir optimiser continuellement et séparément chacun de leurs processus de génération de leads au-delà des outils de génération de leads spécifiques.

Voici quelques-uns des rapports de vente qu'ils ont mis en place pour voir où ils en sont.

Par source de leads : revenus gagnés, valeur totale (non pondérée) du pipeline et cycle de vente moyen.

Par service : recettes gagnées.

Par source de référence : revenus gagnés.

7. Intégration avec d'autres outils de vente pour tout rationaliser

Enfin, pour rationaliser ses processus commerciaux, l'équipe de ResultConsulting intégrera Salesflare à d'autres outils de son système de vente.

Un exemple simple mais essentiel est la façon dont ils s'assurent que les prospects provenant des annonces qu'ils diffusent sur LinkedIn (LinkedIn Lead Gen Forms) sont saisis directement dans Salesflare à l'aide de Zapier.

Bien entendu, les intégrations étroites de Salesflare avec leur Google Workspace boîte de réception, calendrier, téléphones, LinkedIn, etc. sont encore plus importantes.

L'équipe de ResultConsulting est ainsi assurée de ne rien manquer, ce qui se traduit par une énorme différence dans les résultats de vente par rapport à la façon dont elle travaillait avant de mettre en œuvre Salesflare en tant que CRM, comme nous l'avons vu au début de cet article.

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Jeroen Corthout

Co-fondateur chez Salesflare

Je suis cofondateur de Salesflare, le CRM simple et puissant pour les petites entreprises. J'aime la croissance, l'automatisation des ventes et la construction de beaux produits.

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