Die subtile Kunst des Nachfassens mit E-Mail-Automatisierung

Let’s start with the ‘why’

Warum sich die Mühe machen, nachzufassen?

Nun, weil es funktioniert. Nachfassen bringt Ihnen Umsatz.

Statistiken zeigen, dass 80% der Verkäufe nach mindestens fünf Nachfassaktionen getätigt werden.

Statistiken zeigen auch, dass 44% der Vertriebsmitarbeiter nach der ersten Ablehnung aufgeben.

Es kommt noch besser:

• 22% stellt das Follow-up nach zwei Ablehnungen ein
• 14% beenden die Nachverfolgung nach drei
• 12% beenden die Weiterverfolgung nach vier

👉🏼 92% of sales reps give up before the crucial fifth follow-up.

Sie haben richtig gelesen: Sie können 92% von Vertriebsmitarbeitern schlagen, indem Sie einfach hartnäckig sind.

That’s easier said than done though. Most sales reps know they should follow up consistently, but are afraid to do so. Afraid of being rejected.

Sending countless emails to someone to then be ignored or rejected time and time again makes you feel like you’re annoying and nobody wants to be annoying.

Aber: Was haben Sie eigentlich zu verlieren?

Der erste Kontakt ist einfach. Sie haben die Hürde genommen, auf jemanden zuzugehen. Sie haben das Treffen arrangiert, den Anruf getätigt, die E-Mail verschickt. Sie haben Ihren Job gemacht, Sie fühlen sich gut dabei. It’s up to them now, right?

That’s where you go wrong.

Get it in your head: whether you get a response from your prospect is on you. You’re not entitled to anything and the waiting game isn’t going to get you anywhere.

Why follow up? Because it’s good for business.

You need a CRM tool

Before we transform you into an email follow-up superhero, we need to put you in the driver’s seat.

Remember, we’re assuming you used automation for personalized outreach at scale. No set of magic tricks is going to hold much water if you’re not equipped to deal with the waves of replies your automated outbound campaigns are triggering.

Hier betreten wir das Reich der CRM-Software. Ein Tool, das es Ihnen ermöglicht, menschliche Beziehungen zu einer Vielzahl von Interessenten gleichzeitig aufzubauen.

At Salesflare we believe most CRM tools achieve the opposite: they force you to log calls, update contacts, attach emails and other mindless admin work humans aren’t meant to be doing. You’re being kept away from what really matters: talking to prospects.

Wir haben Salesflare als ein Tool entwickelt, das Ihnen hilft, ohne dass Sie ihm zuerst helfen müssen. Etwas, das mehr Verkaufsassistent als Tabellenkalkulation ist.

Going forward we’ll be using Salesflare as CRM of reference in the follow-up equation, without making the tactics exclusive to it.

Automate everything that doesn’t need you

In order to focus all of your time and talent on follow-up and building relations, you first need to get rid of everything else that’s keeping you from doing that.

Technology has matured up to the point where it doesn’t need adult supervision anymore. Take advantage of that. Have the robots take care of the robot work so you can focus on stuff that matters.

You can automate pretty much everything straight up to the point where you’re needed in the conversation. No coding required, a combination of Salesflare and Zapier will do.

Zapier ermöglicht es Ihnen, SaaS-Anwendungen miteinander zu verbinden und sie in autonomen Abläufen zusammenarbeiten zu lassen. Die Idee ist ziemlich einfach: Jede App hat eine Reihe von Auslösern und eine Reihe von Aktionen. Sie müssen nur angeben, welcher Auslöser der einen Anwendung welche Aktion in der anderen auslösen soll.

One triggered action is called a Zap. Depending on how complex the flow, you’ll need one or more Zaps to make it work.

Das beste Beispiel hierfür wäre die automatische Übertragung von Leads aus Ihrem Terminplaner in Ihr CRM.

Das würde dann so aussehen:

1. You send out personalised emails at scale using the email workflows in Salesflare. (Want to see how? Here’s a customer showing how he uses the email workflows for prospecting.)
2. In Ihrer E-Mail schlagen Sie ihnen vor, über den persönlichen Link Ihres Terminplaners (wie YouCanBook.me oder Calendly) einen Termin mit Ihnen zu vereinbaren.
3. You set up Zapier to automatically create an account/company, contact and opportunity in your CRM, Salesflare. You can even automatically create a task to follow up and store some more info in custom fields or an internal note. Just use your imagination. 🤯

Jetzt müssen Sie nur noch eine Outbound-Kampagne starten, und Ihre Vertriebs-Pipeline füllt sich automatisch mit Leads, die Sie dann weiterverfolgen können.

Of course your leads don’t have to come from email. You can also use Zapier to push leads to your CRM from forms (e.g. Typeform, Google Forms) , Facebook Lead Ads or chatbots (Collect.chat, ManyChat, Chatfuel). Browse around in our Zapier templates for inspiration.

Wie man beim Follow-up gewinnt

It’s all you from here on out.

Wir haben es bereits erwähnt: Die einzige Superkraft, die Sie brauchen, ist Beständigkeit. Man gewinnt das Rennen, indem man immer weiterläuft, nicht indem man schnell ist.

How to win at following-up? Keep at it until you get a response, no matter what that response is. Getting a ‘no’ is not losing. It allows you to move on to the next one and invest your time and talents where it matters.

That’s the mindset you need to get you in the game. Now add the following 11 ingredients to the formula to become a champion of the game.

1. Ausführung ist etwas, Timing ist alles

By ‘response’, I really mean response. Not getting an email back doesn’t count and shouldn’t stop you.

Too often sales people assume silence is a sign of rejection, while in reality it’s just bad timing.

First off, your email could have just gotten lost in clutter and confusion. Using email tracking can shed some light here. If you use Salesflare’s email sidebar for Gmail or Outlook or email from the CRM itself, it can tell you if an email has been opened or not.

Even if your recipient opened your email, there’s still multiple possible reasons other than rejection for prospects to not reply to your email:

• they’re not available (illness, travelling, personal problems)
• they’re in the middle of something else
• sie haben einfach vergessen zu antworten

Whatever it is, don’t take it personal. Assuming you didn’t get an email back because of rejection is a losing mindset. Change things up: assume the timing just wasn’t right and try again.

Maybe they ignored you because they’re not interested, maybe not.

The only thing you know for sure is that you don’t know. Get out of maybe-land and follow up until you do. The only outcomes you should settle for are ‘yes’ and ‘no’.

In the game of follow-up, getting a ‘no’ is not losing, it’s winning. When someone tells you they’re not interested, you can move and focus your efforts on the next prospect. The only way you can lose at follow-up is by staying stuck at ‘maybe’.

2. Chase clarity over being liked

Warum ist es so schwierig, über das Schweigen hinauszugehen und weiterzuverfolgen, bis man jemanden erreicht hat?

You’re afraid of being annoying.

Well, guess what: you’re not in high school anymore. Being popular isn’t going to make your business grow. Sales are.

Anders ausgedrückt: Streben Sie an, dass sieben Menschen Sie nicht mögen und drei Menschen mit Ihnen Geschäfte machen, anstatt zehn Menschen, die Sie mögen und null, die mit Ihnen Geschäfte machen.

The seven that are turned off by you because you’re trying to bring them value don’t deserve your energy anyway. Invest that energy in the people that do matter.

3. Know when to stop

Some people do use silence to tell you they’re not interested.

As a rule of thumb, five reach-outs without a reply equals ‘no’. You can safely assume they’re not interested in the value you have to offer and invest your energy on someone else.

Eine weitere gute Idee ist es, einen Schritt zurückzutreten, wenn es um den Verkauf geht, und zuerst die Meinung der Nutzer zu einem bestimmten Thema einzuholen. Das kann eine persönliche Frage sein oder etwas formeller und automatisierter, indem Sie eine spezielle Plattform für Nutzerfeedback wie Mopinion nutzen, wo Sie E-Mail-Feedback sammeln können.

4. Be present without being stalky

In welchen Abständen sollten Sie nach dem Versand Ihrer ersten E-Mail nachfassen?

Start off strong and decrease frequency over time. The longer a prospect doesn’t reply, the more likely it becomes the span of timing not being right is significant.

Here’s a general outline to start from:

• Tag 1: 1. E-Mail-Follow-up
• Tag 3: 2. Nachbereitung
• Tag 7: 3d-Follow-up
• Tag 14: 4. Nachbereitung
• Tag 25: 5. Nachbereitung
• Nach: einmal im Monat

Wenn Sie eine Verbindung zu Ihrem Interessenten aufgebaut haben, ohne dass dieser sofort an Ihrem Produkt interessiert ist, ist es dennoch sinnvoll, sich etwa einmal im Monat zu melden, um die Beziehung aufrechtzuerhalten. Spielen Sie das lange Spiel. Ihr Netzwerk ist Ihr Kapital, Sie wissen nie, welche Vorteile eine Verbindung mit sich bringen kann.

Bei der Kaltakquise können Sie dies mithilfe von Sequenzen in Ihrem E-Mail-Automatisierungstool leicht automatisieren.

You can perfectly replicate your follow-up routine in a Salesflare email workflow and even add some flexibility to it. Say there’s a link to your calendar in your email for prospects to book a call with you: you can have the sequence break off when they click that link too.

5. Verwenden Sie Erinnerungshilfen

Follow-ups aren’t just needed when doing cold outreach. You may already have made some progress with a prospect, but lines go cold again before you know it. It’s your job to keep the relationship alive. Remember: you aren’t entitled to anything.

“I don’t have to write that down, I’ll remember it.”

– No, you won’t.

Your brain isn’t a safe to store data in, there’s technology for that. There’s no way you won’t make mistakes having to keep track of following up on multiple opportunities at the same time. You’ll forget to follow up and miss out on sales.

Hier kommt Ihr CRM ins Spiel. Es zeigt Ihnen an, wann Sie nachfassen sollten, indem es einfache Aufgaben und/oder Erinnerungen erstellt, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: das Schreiben überzeugender E-Mails zum Aufbau von Beziehungen.

Um eine Aufgabe in Salesflare zu erstellen, verwenden Sie das obere Feld auf dem Aufgabenbildschirm.

We wouldn’t be Salesflare if we wouldn’t have some automation powers up our sleeves. Next to Tasks, we’ll also make sure you keep your eyes on the ball with automatic inactivity reminders. These will be triggered after 10 days of inactivity on opportunities in your sales pipeline.

10 Tage ist die Standardeinstellung. Sie können diese Zeitspanne an die einzelnen Phasen Ihrer Vertriebs-Pipeline anpassen. Gehen Sie einfach zu Einstellungen > Pipelines anpassen, klicken Sie zum Bearbeiten auf den Bleistift und legen Sie eine benutzerdefinierte Anzahl von Tagen für Inaktivitätserinnerungen fest.

There’s even more…

In Salesflare, you’re also able to send out automatic follow-up emails based on triggers such as stage changes.

Beispiele:

• Ein Lead hat auf Ihre Kaltakquise-E-Mail geantwortet und einen Anruf bei Ihnen gebucht. Da dieser Lead automatisch von Ihrem Terminplaner in Ihre Vertriebs-Pipeline in Ihrem CRM übertragen wird, wird automatisch eine E-Mail zur Bestätigung des Anrufs verschickt. Machen Sie es zu etwas Besonderem, indem Sie einen relevanten Inhalt versenden.
• Der Anruf verlief gut und Sie bringen den Lead in die nächste Phase Ihrer Pipeline. Dies löst eine E-Mail aus, in der Sie Ihren Lead in Ihre Facebook-Community einladen, um ihm das Gefühl zu geben, etwas Besonderes zu sein.
• You’ve agreed on terms with a lead and as they move to the next stage in your pipeline, an automated proposal email is sent their way.
• You’re selling Saas. A lead’s trial is expired, without him taking action to start paying. As he moves to the ‘Lost’ — stage an email is triggered to convince him to subscribe or at least extend his trial.

6. It doesn’t always have to be email

Following up and email go hand in hand, but there’s more to the story.

Die E-Mail ist zwar nach wie vor das Rückgrat der Geschäftskommunikation, aber andere Medien können in Bezug auf Zustellbarkeit, Reaktionsschnelligkeit und Gesamtwirkung auf den potenziellen Kunden mehr bieten.

Das lange Spiel: E-Mail

Email is the safe and reliable option. It allows you to gently nudge your prospect multiple times without being intrusive. You leave the prospect in control over when and how they’ll respond, but it may also take you long to really get through and reach your goals.

Für eine schnellere Antwort: Telefonanruf

Im Vergleich zur E-Mail ist ein Telefonanruf schwerer zu ignorieren. Es ist wahrscheinlicher, dass die Leute zum Telefon greifen, als dass sie innerhalb von 2 Minuten auf Ihre E-Mail antworten.

The same reason makes phone calls more intrusive than emails. We all prefer doing things on our own time and follow-up phone calls don’t really rhyme with that. The risk of turning a ‘maybe’ into a ‘no’ is higher for phone calls than it is for emails because the chance of coming across as annoying is higher.

Ob man lästig ist oder nicht, hängt immer von einem selbst ab. Es ist ein Unterschied, ob man jemanden einmal oder zehnmal am Tag anruft. Das erste nennt man Interesse zeigen, das zweite Stalking. Sie sind gewarnt worden.

Der Kompromiss: SMS

If your prospects take too long to answer emails and don’t pick up their phones, you may want to have a go at SMS. As a medium, it’s not as cluttered as email and less intrusive than phone calls, which makes it rather effective to grab your lead’s attention.

You can automate sending SMS’s to your prospects similarly to how we automated emails before, linking your CRM to one of the many available SMS sending apps with Zapier.

Willkommen im 21. Jahrhundert: soziale Medien

Die Menschen nutzen zunehmend soziale Medien und ihre Chat-Funktionen, um zu kommunizieren, nicht nur im Privatleben. Jeden Tag werden sowohl meine LinkedIn- als auch meine Facebook-Messenger-Apps mit neuen eingehenden Nachrichten aus der ganzen Welt beleuchtet.

Es ist sinnvoll, eine virtuelle Beziehung in den sozialen Medien aufzubauen, sobald Sie und Ihr Interessent einen freundlichen Erstkontakt hergestellt haben. Wenn Sie Ihrem Interessenten auf Twitter folgen und sich mit ihm auf LinkedIn verbinden, verringert sich die Distanz in Ihrer gegenseitigen Beziehung, insbesondere wenn Sie sich als vertrauenswürdige Person etablieren können, indem Sie auf diesen Plattformen einen Mehrwert bieten.

If you don’t throw a sales pitch in their faces. But I assume you already got that by now.

Social selling works because communication on social platforms tends to be much more swift, informal and personal. Its easier to become friends here than it is via email and what do you know: friends buy from friends — people they know, like and trust.

Whether it’s chatting one-on-one or sending out little nudges by liking and sharing posts, building relations with your prospects on social media has little to no downsides — though the extent to which you can do it depends on industry, company size, role and age of the prospect. Sixty-year-old managers of big accounting firms are less likely to chat than twenty-five-year-old startup marketers.

In Salesflare werden Ihre Kontakte automatisch mit Konten in sozialen Medien angereichert, so dass Sie von Ihrem CRM direkt zu deren LinkedIn-Profilen gelangen können.

Weitere Anregungen zum Thema Social Selling finden Sie in unseren Playbooks für LinkedIn und Facebook.

Damit sich Ihr Interessent besonders fühlt: handschriftliche Notizen

In sales and marketing: the more a tactic is used, the more its effect will wear off. The reason email has lost its effectiveness over the years is because we get hundreds of them a day. To really grab your contact’s attention, do something that stands out.

Over time, all marketing strategies result in sh*££y clickthrough rates.

We were happy to trade in letters for email because of efficiency. Writing letters takes time, sending them possibly even more. Email was a gift from heaven for its speed, scalability and efficiency. Today, we miss handwritten letters for exactly the same reasons. There’s something special and authentic to it. Because so few are sent, getting a letter has once again became a unique experience.

Es mag kontraintuitiv klingen, aber Sie können dies in großem Maßstab tun. Maillift ist ein Dienst, der Ihre handgeschriebenen Briefe für Sie schreibt. Er verfügt über eine Zapier-Integration, so dass Sie dies sogar automatisieren können.

Nichts geht über das echte Leben

“I was in the area, so I thought I’d drop by real quick and see what’s up.”

It’s one of the oldest tricks in the book and it’s not hard to see why.

Wenn Sie Eindruck schinden und eine echte Antwort bekommen wollen: Gehen Sie hin. Es gibt keinen Versuch, es geht um Leben und Tod.

7. Verfolgen Sie einen persönlichen Ansatz

The key to winning at follow-ups or any sales/marketing tactic that involves scale and automation is to go out of your way to make your prospect feel like you’re personally involved into solving his or her problems.

This starts with your initial outreach. Don’t settle for just getting first name right, make sure your value and message are tailored to the people you’re sending emails to. Role, industry, company size and geography are all variables you can take into account when crafting your message. If you really want to take it up a notch, use a tool like CrystalKnows to find out personality types of your prospects and create different types of copy to allow your message to land in the best way possible.

You can use Crystal’s data to create a variety of personality aligned cold emails and/or use it in your follow-ups as soon as a lead has entered your sales pipeline. If you want to know how to automate sourcing personality data from LinkedIn profiles with Crystal, hit me up on Messenger.

From the moment you’re in follow-up mode, it’s all about context. Getting this right takes all the empathy and diligence you can bring to the table.

Whether you follow up two or seven times, whether you do it every day or every week, whether you stick to email or use a variety of media — it all depends on the situation your prospect is in plus the relationship and interactions you had with him/her. It’s all about context.

You don’t follow up with a CEO of a Fortune 500 company the same way you do with a millennial marketer of a SaaS startup. The first one gets thousands of emails everyday, the second one will probably reply within ten minutes and then send you a connection request on LinkedIn.

8. Keep it short, sweet, slick, succinct and specific

Don’t waste time. Not yours and not your prospect’s.

We know you’re in love with your product but describing why in three long-winded paragraphs isn’t going to make your prospect get that same feeling. They may not even end up reading it. When I open an email and see a chunk of text, my reflex is to trash it instantly. Can’t help it, it just happens.

You can’t force nor control people’s feelings and convictions. Overtly losing yourself in product pitches shows a lack of empathy and will throw your prospect off rather than draw them in. Get to the point, address the pain or problem they’re struggling with and show how you can solve that in a way that triggers their curiosity.

This little interaction here is not about you, it’s about them and how you can help them. Dedicate your words to a story that has your recipient as the hero and make it compelling enough for them to want to know what comes next — make them click that CTA that sees them going to your website or schedule a call with you.

9. Helfen Sie Ihrem Interessenten mit Call-To-Actions weiterzukommen

CTA’s are crucial to ensure a steady flow going back and forth. You should have a goal with every follow-up email you send and make it easy for your prospect to get in on that goal. It’s not up to them to make out what comes next.

Fordern Sie sie auf, Ihre Testversion zu starten, bieten Sie einen Download Ihres neuesten Ebooks an, senden Sie einen Link zu Ihrem Kalender, laden Sie sie in Ihre Facebook-Gruppe ein. Sie sollten eine klare Vorstellung davon haben, was Sie in welcher Phase des Verkaufstrichters erreichen wollen, und Sie sollten spezifische CTAs haben, um Ihre potenziellen Kunden zu veranlassen, in diesem Trichter weiterzugehen.

10. Add a pinch of funny

Nur wenige Dinge auf dieser Welt sind so ansteckend und verbindend wie gute Laune.

If you yourself have been followed up on before, you know how little impact the one millionth ‘just checking in’ email has. But what if the person on the other side adds in Spongebob Squarepants to break through the boredom.

Oder diese ungeduldige Giraffe.

The best example of a funny email follow-up I’ve ever come across, is the baby ducklings email:

There’s tons of stuff you can do with GIFs, memes and just good old copy. Just get creative and see what sticks.

Making someone laugh is the shortest way to connecting with someone, it will set you apart from every ‘just making sure you’re still interested in this’ email out there.

11. Put on your prettiest virtual smile at all times

For most people, their email inbox is a never-ending flow of frustration. Overflowing with unread emails, it’s a never-ending to-do list.

Don’t fuel their feeling of unease by calling them out on not responding to you. Stuff like ‘I’ve already sent you 3 emails’ or ‘just tell me you’re not interested already’ will only backfire. Your prospect likely already feels guilty for not replying to you, making them feel extra bad about it isn’t going to turn the situation around.

Change things up and approach this feeling of anxiety as an opportunity. Be the bigger man and just act indifferent to having been ‘ignored’ before. Keep on giving off a vibe of positivity and availability. Your prospect will develop positive feelings towards you if you can make them feel comfortable when before they felt anxious.

Betrachten Sie jede Interaktion als eine neue Chance, eine Beziehung aufzubauen, indem Sie durchgehend positiv sind.

Rekapitulation

Whether you’re doing it on cold leads or throughout your sales process: following up will get you more sales.

1. Actually doing it is the single most important thing. Don’t take silence for rejection. The game can only end with ‘yes’ or ‘no’. Everything else is you giving up.
2. To do more, automate everything that doesn’t need your human touch and use an efficient CRM tool so you can stay on top of your game. Every single prospect deserves your uttermost patience, empathy and availability and you can’t give them that if you’re stuck doing mindless admin work the whole time.
3. Stay on top of your game but know when to stop. Three times silence doesn’t necessarily equal rejection, but five times most likely does. It’s not about you not annoying your prospect, it’s about dedicating your time to more qualified ones
4. Decrease the frequency of your emails as time progresses. If your prospect hasn’t replied to the first three email follow-ups in a week, they’re likely not in the situation to connect with you at that time. Sending a fourth email shortly after will rather annoy them than change things up.
5. Spielen Sie jedoch das lange Spiel. Wie man so schön sagt: Ihr Wert ist Ihr Netzwerk. Selbst wenn Ihr Wert für einen potenziellen Kunden nicht unmittelbar relevant ist, wissen Sie nie, wie Sie sich in Zukunft gegenseitig helfen können. Bedeutsame Beziehungen bringen Sie weiter, im Geschäft und im Leben.
6. Don’t trust your brain to remember when to follow up, it will fail you. Set follow-up reminders instead and automate routine emails altogether.
7. Nutzen Sie Ihren Verstand, um mit Ihrem Interessenten ins Gespräch zu kommen. Finden Sie heraus, wie sie ticken, stimmen Sie Ihre Botschaft auf ihren speziellen Fall ab und heben Sie sich mit Humor von der Masse ab. Führen Sie sie durch ihre eigene Geschichte und zu Zwischenzielen.
8. Finally, don’t limit yourself to email to build rapport with some. There’s so much more.

The person on the other side is a human being just like you. If you’re able to put yourself in their shoes and provide relevant value, you shouldn’t let anything discourage you from following-up. Never feel bad for being in the business of helping people.