Hoe een CRM gebruiken voor consultants + hoe het goed instellen
Zo gebruikt ResultConsulting Salesflare
Als je als consultant op zoek bent naar best practices voor het optimaal instellen en gebruiken van je CRM, zoek dan niet verder!
We hebben het team geïnterviewd van ResultConsulting die hun klanten adviseren over het genereren van leads en het gebruik van CRM. Door dit te doen, genereren ze indrukwekkende resultaten voor zichzelf en voor hun klanten. En ze hebben ons toegestaan om veel van hun expertise en processen met jullie te delen.
We gaan door:
- Wie ResultConsulting is
- Waarom ze een CRM zijn gaan gebruiken als adviesbureau + hun resultaten
- En hoe ze hun CRM opzetten en gebruiken (Salesflare)
Laten we beginnen. 👇
Consultancy bedrijf gebruikt CRM: Spotlight op ResultConsulting
ResultConsulting's consultants coachen hun klanten om een repliceerbaar verkoopproces te creëren dat consistent resultaten genereert, voornamelijk met behulp van LinkedIn en email als communicatiekanalen.
Ze bieden momenteel vijf verschillende diensten aan:
- Outbound: Ze helpen bedrijven succesvol te zijn met B2B-leads genereren op LinkedIn en via aanvullende e-mailsequenties.
- Klantopbrengsten: Ze helpen bedrijven meer inkomsten te genereren uit hun bestaande klantenbestand door systematische cross-selling en up-selling activiteiten uit te voeren.
- Inbound: Ze helpen bedrijven bij het opzetten van een herhaalbaar verkoopproces/-systeem om in aanmerking te komen, inkomende leads beheren en koesteren.
- Business development ontwerp & CRM setup: Ze helpen bedrijven om hun bedrijfsontwikkelingsmodel weer te geven in Miro (een digitale whiteboard-app) en dit vervolgens te repliceren in het CRM met verkooppijplijnenaangepaste velden en verkoopdashboards.
- Conversieproces voor verkoop: Ze helpen bedrijven het verkoopproces te optimaliseren om leads die door hun bewezen model zijn gegenereerd, om te zetten in betalende klanten.
Hun belangrijkste klantenbestand bestaat uit B2B-bedrijven zoals marketingbureaus, adviesbureaus en SaaS-bedrijven. Ze leveren deze diensten internationaal, maar voornamelijk in Italië, omdat dit hun thuismarkt is.
Waarom ze een CRM zijn gaan gebruiken als adviesbureau... en hun indrukwekkende resultaten!
Voordat ResultConsulting Salesflare overnam, was hun relatiebeheer een "grote puinhoop", zoals ze het zelf noemen. Ze gebruikten een combinatie van Excel sheets en notities op papier, waardoor ze niet goed georganiseerd bleven. Er kwam een punt waarop ze op zoek gingen naar een manier om hun organisatie te professionaliseren.
In die tijd bestond ResultConsulting alleen uit Matteo en Giacomo.
Op zoek naar een CRM wisten ze dat het grootste obstakel naar succes zou zijn om het CRM dat ze kozen daadwerkelijk te gebruiken. Ze wisten dat de meeste CRM-implementaties mislukken, simpelweg omdat het team ze niet wil gebruiken: CRM's vereisen over het algemeen te veel werk om ze up-to-date te houden, plus ze helpen verkoopteams niet echt bij het opvolgen van hun leads (ook al wordt dat vaak aangeprezen).
Toen stuitten ze op Salesflare, een intelligent verkoop-CRM voor consultants dat zichzelf grotendeels bijhoudt en je er actief aan herinnert om prospects op te volgen. Ze besloten het eens te proberen.
Ze ontdekten dat het gebruik van Salesflare niet zo zwaar was als het gebruik van concurrerende systemen, en door Salesflare te implementeren, slaagden ze erin om hun klantrelaties beter te organiseren en ze begonnen ook veel consistenter verkoopgegevens vast te leggen.
Concreet zorgde de implementatie van Salesflare als sales CRM voor twee grote veranderingen in hun prestaties:
- Terugkijkend zagen ze dat vóór het gebruik van Salesflare ze ongeveer 60% van hun bestaande verkoopkansen verloren omdat ze gewoon vergaten om op te volgen of niet opvolgden zoals verwacht. Dit betekent dat het implementeren van Salesflare hen in staat stelde om meer dan hun omzet te verdubbelen (2,5x), simpelweg omdat het hen hielp om succesvol op te volgen.
- Ze waren ook niet in staat om hun processen te verbeteren op basis van harde gegevens. Hierdoor konden ze knelpunten in hun verkoopproces identificeren. Door slechts één van die knelpunten (!) op te lossen, konden ze hun omzet opnieuw meer dan verdubbelen (2,6x). Meer hierover later.
Kortom, ze waren in staat om hun omzet meer dan 6,5x te verhogen in minder dan 2 jaar (tussen 2020 en 2022), simpelweg door hun leads beter op te volgen en hun verkoopproces te verbeteren op basis van een van de inzichten die beschikbaar kwamen.
Hier ziet u in de praktijk hoe hun verkoopresultaten zich ontwikkelden:
- 2019: 30k aan nieuwe contracten
- 2020: 30k aan nieuwe contracten
- 2021: 92k aan nieuwe contracten
- 2022: 436k aan nieuwe contracten
- 2023: 500k aan nieuwe contracten (op schema)
- 2024: 1M in nieuwe contracten (doel & voorbereiding van de machine)
ResultConsulting heeft eind 2020 Salesflare geïmplementeerd en werkt sindsdien aan het verbeteren van hun processen.
Dit is hoe (een deel van) het team er vandaag de dag uitziet, in november 2023.
Hoe consultants een CRM gebruiken: concrete best practices
Laten we nu eens kijken hoe ResultConsulting Salesflare gebruikt, zodat jij van hun succes kunt leren. Veel van hun best practices zijn immers van toepassing op alle adviesbureaus.
1. Voeg leads rechtstreeks vanuit LinkedIn toe met behulp van de zijbalk
Het team van ResultConsulting zijn echte experts in het consistent genereren van leads via LinkedIn, dus een geweldige integratie tussen LinkedIn en hun CRM is essentieel voor hen.
Met de LinkedIn-extensie voor Chrome is Salesflare netjes geïntegreerd als zijbalk naast persoonsprofielen, bedrijfsprofielen en zelfs je inbox voor LinkedIn-berichten.
Wanneer het team van ResultConsulting potentiële leads benadert via LinkedIn, toevoegen ze hen direct in het CRM met behulp van de zijbalk.
Het helpt hen ook het e-mailadres van hun leads te vinden met de ingebouwde e-mailzoeker.
En als de lead moet worden nurtured, worden ze in de juiste e-mailworkflow gezet.
Dit stelt ResultConsulting in staat om een systeem te bouwen dat consistent leads genereert met behulp van LinkedIn, geautomatiseerde e-mails en CRM tracking. Ze gebruiken dit systeem niet alleen zelf, maar coachen hun klanten ook over hoe ze het in hun bedrijf kunnen toepassen.
Als je er meer over wilt weten, kijk dan eens naar dit webinar over hoe het systeem werkt.
2. Koester leads met constante waarde met behulp van de e-mailworkflows
Zoals hierboven vermeld, gebruikt het ResultConsulting team vaak de LinkedIn sidebar van Salesflare om leads toe te voegen aan e-mail workflows, maar ze richten zich ook vaak op hun bestaande CRM database met e-mails.
Op dit moment gebruiken ze over het algemeen 5 soorten workflows, gekoppeld aan verschillende verkooppijplijnen (meer over de pijplijnen later):
- LinkedIn Prospecting Pipeline (vergelijkbaar voor andere lead pipelines):
- Een "Long Nurturing" e-mailworkflow richt zich op leads die niet reageerden op LinkedIn met e-mails die zich uitstrekken over een periode van 6 maanden met verschillende soorten inhoud. De workflow wordt getriggerd wanneer een lead in de "LinkedIn geen antwoord" fase komt.
- Een "Hot Nurturing" e-mail workflow richt zich op gekwalificeerde leads over een periode van 2 maanden. Er worden casestudy's, eerdere webinars en andere waardevolle informatie gedeeld. Deze workflow wordt geactiveerd wanneer prospects in het stadium "Uitgesteld" van de "LinkedIn Prospecting Pipeline" worden geplaatst.
- Verkooppijplijn (kernverkoopproces)
- Een e-mail workflow die zeer vergelijkbaar is met de "Hot Nurturing" workflow hierboven wordt verzonden naar elke prospect die geïnteresseerd is in de diensten van ResultConsulting, maar is niet op zoek om direct vast te leggen. Deze workflow wordt geactiveerd wanneer prospects worden geplaatst in de "Uitgesteld" fase van de "Sales Pipeline".
- Wanneer een prospect wordt geplaatst in de "Lost" fase, zullen ze binnenkort beginnen met het ontvangen van een e-mail workflow die specifiek is voor hun "verloren reden". Deze workflows zijn momenteel in ontwikkeling.
- Niet gekoppeld aan een specifieke pijplijn (alle leads)
- Als "conversiemarketing"-activiteit nodigen ze regelmatig hun hele leadatabase uit voor webinars en sturen ze hen casestudy's om hen op te leiden en uiteindelijk te converteren naar klanten.
Ze sturen de e-mailworkflows die specifiek zijn voor pijplijnen uit naam van de verantwoordelijke verkoper, door de workflow te dupliceren en elke doelgroep te filteren op "opportunity-eigenaar".
De algemene e-mail workflows daarentegen worden verstuurd op naam van een van de twee medeoprichters.
3. Leads volgen met meerdere pijplijnen en taken om de follow-up te stroomlijnen
Om verschillende processen binnen hun verkoopmachine te volgen, heeft het team van ResultConsulting vier soorten verkooppijplijnen ingesteld in Salesflare:
- Een lead pijplijn per kanaal: "LinkedIn Prospecting Pipeline", "LinkedIn Advertising Pipeline", "Inbound Pipeline" en "Event Pipeline".
- Een "verkooppijplijn" voor hun kernverkoopproces
- Een "klantenpijplijn" voor vernieuwingen
- Een "partnerschapspijplijn" voor partnerschappen
Voordat we ingaan op waar deze pijplijnen voor zijn en hoe ze worden opgebouwd, is het belangrijk om te weten dat het ResultConsulting team processen heeft om ervoor te zorgen dat de pijplijnen altijd goed worden beheerd.
Een van die kernprocessen is de wekelijkse pijplijnbeoordeling. Deze wekelijkse vergadering heeft 2 belangrijke doelen:
- Elkaar helpen kansen naar "Gewonnen" (of naar "Verloren") te brengen door de verschillende kansen met hun respectievelijke status, volgende stappen en mogelijke wegversperringen te bespreken.
- Om de pijplijn schoon te houden, door opportunities consequent te verplaatsen naar "Verloren". Een manier om deze kansen voor ResultConsulting gemakkelijk te identificeren is filteren op "laatste fasewijzigingsdatum is meer dan 60 dagen geleden" en/of "laatste vergaderdatum is meer dan 60 dagen geleden".
Laten we nu de respectieve pijplijntypen wat meer in detail bekijken.
1. Leidende pijplijnen
De leadpijplijnen zijn bedoeld om elk kanaal waardoor ze leads genereren en zijn eigen specifieke proces zo goed mogelijk te volgen. In marketing-/verkooplingo worden deze pijplijnen gebruikt om marketinggekwalificeerde leads (MQL's) om te zetten in verkoopgekwalificeerde leads (SQL's).
Hier zijn de fases van de "LinkedIn Prospect Pipeline" als voorbeeld::
- Gekwalificeerde account: Dit account is een goed doelwit en zal gecontacteerd worden op LinkedIn.
- LinkedIn antwoord: Ze reageren positief op LinkedIn (MQL).
- Vergadering gepland: Er is een vergadering gepland.
- Vergadering gedaan: De vergadering heeft plaatsgevonden.
- Geopende onderhandeling (Won): De prospect wil beginnen praten over een project.
- Verloren: De kans heeft het niet gehaald tot "Gewonnen" (of niet snel genoeg).
- Uitgesteld: De prospect is geïnteresseerd, maar niet om meteen samen te werken. Ze zullen worden gekoesterd met de kortere "Hot Nurturing" e-mailworkflow.
- LinkedIn geen antwoord: De prospect antwoordde niet op LinkedIn. Ze zullen gekoesterd worden met de "Long Nurturing" workflow.
2. Verkooppijplijn
Deze pijplijn volgt het kernverkoopproces van ResultConsulting. Ze gebruiken het om SQL's te sluiten met een verbluffende 73% sluitingsratio.
De leads die in de "verkooppijplijn" terechtkomen, zijn meestal afkomstig uit een van de leadpijplijnen. Waar ze vandaan komen, wordt aangegeven in het veld "Leadbron".
De fasen van de "verkooppijplijn" zien er als volgt uit::
- Vergadering gepland: Dit is een binnenkomende SQL die een ontdekkingsgesprek krijgt. Als het zinvol is, wordt er een presentatie gepland.
- Presentatie gepland: Deze prospect krijgt een presentatie van de diensten van ResultConsulting.
- Presentatie gedaan: De presentatie heeft plaatsgevonden.
- Voorstel verzonden: De prospect heeft een voorstel ontvangen.
- Analyse getekend: De prospect heeft getekend om een eerste analyse uit te voeren, die later zal leiden tot het eigenlijke project.
- Klant (gewonnen): De analyse is afgerond en de prospect heeft getekend om het eigenlijke project uit te voeren.
- Verloren: De prospect is ergens in het verkoopproces afgehaakt.
- Uitgesteld: Het project is uitgesteld voor max 1-2 maanden (anders is het "Verloren").
3. Klantenpijplijn
De makkelijkste manier om inkomsten te genereren in een bedrijf is... het verlengen van contracten met bestaande klanten. Daarom heeft ResultConsulting een duidelijk proces opgezet om hun klanten te informeren over het succes tot nu toe, zodat ze de kans op verlenging maximaliseren.
De "Klantenpijplijn" bestaat uit de volgende fasen:
- Klant contacteren: Er moet binnenkort contact worden opgenomen met deze klant om de verlenging te bespreken.
- Vergadering gepland: De vergadering is gepland.
- Verlenging = resultaat: De klant heeft een doel ingesteld als voorwaarde voor verlenging.
- Presentatie gepland: De presentatie is gepland.
- Project gepresenteerd: De presentatie heeft plaatsgevonden.
- Won: De klant heeft besloten om zijn contract te verlengen.
- Verloren: De klant heeft ergens in het proces besloten zijn contract niet te verlengen.
4. Partner pijplijn
ResultConsulting gaat niet altijd alleen de markt op. Ze werken soms ook samen met andere bedrijven om hun diensten te leveren.
De "Partner Pipeline" bestaat uit slechts vier fasen:
- Potentiële partner: Dit bedrijf kan worden benaderd over een mogelijk partnerschap.
- Overeenkomst om te definiëren: De potentiële partner is geïnteresseerd om een partnerschap te definiëren.
- Partner (Won): Er wordt een partnerschap overeengekomen en opgestart.
- Verloren: Er is geen partnerschap gevormd.
4. Werk feilloos samen door alles te delen
ResultConsulting bedient klanten als een team en dat team blijft groeien.
Op het moment van schrijven (november 2023) hebben ze:
- 2 medeoprichters
- 1 toegewijde verkoper (1 van de medeoprichters is de andere verkoper)
- 4 vertegenwoordigers bedrijfsontwikkeling
- 1 marketingdirecteur
- 4 parttime marketingspecialisten
- 4 adviseurs
- 1 projectmanager
Dat betekent dat stroomlijnen van samenwerking via het CRM-systeem essentieel is.
Met behulp van Salesflare zijn ze in staat om alles op één plek bij te houden: alle communicatie, notities, bestanden, taken, kansen, contacten, geopende en geklikte e-mails ... zijn toegankelijk voor het hele team op een efficiënte manier.
Het is belangrijk om te begrijpen dat het team dit allemaal volgt vanaf het allereerste begin, wanneer het nog een koude lead is, zodat ze alle benodigde informatie bij de hand hebben om de deal te sluiten.
Een andere belangrijke ervaring is dat het team van ResultConsulting duidelijke richtlijnen ontwikkelt over hoe dingen bij te houden in het CRM.
Ze geven hun team bijvoorbeeld onderricht over hoe ze de juiste informatie op de juiste manier op elke kans kunnen zetten:
- Waarde: ze definiëren duidelijk hoe ze de waarde van een kans berekenen
- Startdatum: ze stellen expliciet een "startdatum" in Salesflare in, zodat ze de exacte verkoopcyclus weten, zelfs als ze de opportunity later hebben aangemaakt.
- Stadium: ze definiëren wat elk stadium betekent, zodat ze duidelijk de status van elke lead kennen, ze kunnen op basis hiervan e-mailworkflows activeren en ze kunnen de conversiepercentages in elk stadium van hun pijplijn analyseren.
- Verloren reden: ze maken ook definities voor verloren redenen (en maken slechts 5-6 opties) zodat ze de resultaten kunnen analyseren en gebruiken om hun aanpak te verbeteren.
Als het eerste knelpunt is om het team het CRM te laten gebruiken, dan is het tweede knelpunt om ze het consequent op dezelfde manier te laten gebruiken, en dat begrijpen ze heel goed.
5. Gebruik CRM onderweg met de volledig functionele mobiele app
Een deel van het team van ResultConsulting werkt on the go en heeft persoonlijke ontmoetingen met klanten.
Ze gebruiken Salesflare's mobiele app om meldingen te volgen, leads door de pijplijn te bewegen, notities toe te voegen en te worden gewaarschuwd over lopende taken.
Terwijl de meeste CRM's slechts een beperkte ervaring bieden op de telefoon, biedt de mobiele app van Salesflare 100% van de functies van het platform. Dit betekent dat het ResultConsulting team niet altijd hun laptop hoeft mee te nemen of zelfs open te klappen om de vinger aan de pols te houden.
6. Conversiepercentages, leadbronnen, producten en verloren redenen analyseren om te blijven verbeteren
Terwijl de implementatie van Salesflare als CRM ResultConsulting een directe boost in conversiepercentages gaf door een veel betere follow-up, wonnen ze minstens zoveel door regelmatig de gegevens te analyseren die in Salesflare werden bijgehouden en manieren te bedenken om hun manier van werken te verbeteren.
Dit heeft ook al spectaculaire resultaten opgeleverd, vaak door eenvoudige maar baanbrekende veranderingen door te voeren. Ze keken bijvoorbeeld naar het rapport "Funnelanalyse" in het dashboard "Inkomsten" van Salesflare en merkten dat hoewel ze veel voorstellen verstuurden, de conversieratio nogal laag was. Veel voorstellen leken te blijven steken in de ondertekeningsfase.
Ze kwamen erachter dat misschien het proces van het afdrukken, ondertekenen en scannen van het voorstel hun verkoop tegenhield. De oplossing was eenvoudig: ze implementeerden software voor digitale handtekeningen genaamd DocuSign. De resultaten waren des te indrukwekkender: terwijl vooraf slechts 28% van de voorstellen het tot "gewonnen" brachten en de verkoopcyclus 60 dagen duurde, converteerden plotseling 73% van hun voorstellen en duurde de verkoopcyclus slechts 40 dagen. Dit maakte duidelijk een enorm verschil voor hun bedrijf.
Na deze conversieboost was het volgende knelpunt om aan te werken het aantal leads dat in hun verkooppijplijn terechtkwam. Ze begonnen hard te werken aan het ontwikkelen van processen om systematisch meer leads aan te trekken, waarvan ze er tegenwoordig veel aan hun klanten leren.
Dit heeft ertoe geleid dat ze een dedicated lead pipeline per leadbron hebben gemaakt, zodat ze elk van hun leadgeneratieprocessen continu en afzonderlijk kunnen optimaliseren buiten de specifieke leadgeneratietools om.
Hier zijn enkele van de verkooprapporten die ze hebben ingesteld om te zien hoe ze het doen.
Per leadbron: gewonnen omzet, totale (niet-gewogen) pijplijnwaarde en gemiddelde verkoopcyclus.
Per service: gewonnen omzet.
Per referentiebron: gewonnen omzet.
7. Integreer met andere verkooptools om alles te stroomlijnen
Tot slot, om hun bedrijfsprocessen gestroomlijnd te houden, heeft het team van ResultConsulting ook integreert Salesflare met andere tools in hun sales stack.
Een eenvoudig maar belangrijk voorbeeld is hoe ze ervoor zorgen dat leads uit hun advertenties op LinkedIn (LinkedIn Lead Gen Forms) direct worden ingevoerd in Salesflare met behulp van Zapier.
Nog belangrijker zijn natuurlijk de nauwe integraties van Salesflare met hun Google Workspace inbox, agenda, telefoons, LinkedIn, enz.
Dit zorgt ervoor dat het ResultConsulting team erop kan vertrouwen dat ze niets missen, wat resulteert in een enorm verschil in verkoopresultaten met hoe ze zaken deden voordat ze Salesflare implementeerden als CRM, zoals besproken aan het begin van dit artikel.
Op zoek naar meer beste CRM-praktijken voor adviesbureaus?
Of heb je misschien meer best practices die we kunnen delen?
Neem dan contact op met ons team via de chat op onze website. We adviseren je graag over hoe je Salesflare kunt gebruiken om meer deals te sluiten en betere klantrelaties op te bouwen.
We hopen dat je deze post leuk vond. Als je het leuk vond, vertel het dan verder!
👉 Je kunt @salesflare volgen op Twitter, Facebook en LinkedIn.
😲
- 8 Voordelen van CRM + 6 uitdagingen om eerst te overwinnen - 18 april 2024
- 30+ Beste Leadgeneratie Tools (per Type) - 16 april 2024
- 7 Beste CRM's voor Google Workspace + Integratiefuncties - 11 april 2024