Een CRM gebruiken voor consultants + Zo stel je het goed in
Zo gebruikt ResultConsulting Salesflare
Als je consultant bent en op zoek bent naar best practices voor het optimaal instellen en gebruiken van je CRM, dan hoef je niet verder te zoeken!
We interviewden het team van ResultConsulting, dat klanten adviseert over hoe ze leads kunnen genereren en CRM kunnen gebruiken. Daarmee behalen ze indrukwekkende resultaten voor zichzelf en hun klanten. Bovendien mochten we veel van hun expertise en processen met jou delen.
We nemen het volgende door:
- Wie ResultConsulting is
- Waarom ze als consultancy een CRM zijn gaan gebruiken + hun resultaten
- En hoe ze hun CRM (Salesflare) instellen en gebruiken
Laten we erin duiken. 👇
Consultancybedrijf dat CRM gebruikt: ResultConsulting in de spotlight
De consultants van ResultConsulting helpen hun klanten een repliceerbaar salesproces op te zetten dat consistent resultaten oplevert, voornamelijk via LinkedIn en e-mail als communicatiekanalen.
Momenteel bieden ze vijf verschillende diensten aan:
- Outbound: ze helpen bedrijven succesvol B2B-leads te genereren op LinkedIn, en daarnaast via aanvullende e-mailsequenties.
- Klantomzet: ze helpen bedrijven meer omzet te genereren uit hun bestaande klantenbestand door systematische cross-selling- en up-sellingactiviteiten te implementeren.
- Inbound: ze helpen bedrijven een herhaalbaar salesproces/-systeem op te zetten om inbound leads te kwalificeren, te beheren en te nurturen.
- Businessdevelopmentdesign & CRM-inrichting: ze helpen bedrijven een visuele weergave van hun businessdevelopmentmodel aan te maken in Miro (een digitale whiteboard-app) en dit vervolgens in het CRM te repliceren met salespipelines, aangepaste velden en salesdashboards.
- Salesconversieproces: ze helpen bedrijven hun salesproces te optimaliseren om de leads die hun bewezen model oplevert om te zetten in betalende klanten.
Hun belangrijkste klantenbestand bestaat uit B2B-bedrijven zoals marketingbureaus, consultancybedrijven en SaaS-bedrijven. Ze leveren deze diensten internationaal, maar vooral in Italië, omdat dat hun thuismarkt is.
Waarom ze als consultancy een CRM zijn gaan gebruiken… en hun indrukwekkende resultaten!
Voordat ResultConsulting Salesflare adopteerde, was hun customer relationship management volgens hun eigen woorden een “grote puinhoop”. Ze gebruikten een combinatie van Excel-sheets en notities op papier, waardoor ze niet goed georganiseerd konden blijven. Op een bepaald moment gingen ze op zoek naar een manier om hun organisatie te professionaliseren.
Destijds bestond ResultConsulting alleen uit Matteo en Giacomo.
Toen ze op zoek gingen naar een CRM, wisten ze dat de grootste hindernis op weg naar succes zou zijn om het gekozen CRM daadwerkelijk te gebruiken. Ze wisten dat de meeste CRM-implementaties mislukken, simpelweg omdat het team ze niet wil gebruiken: CRM’s vragen over het algemeen te veel werk om ze up-to-date te houden en helpen salesteams bovendien niet echt om hun leads op te volgen (ook al wordt dat vaak wel beloofd).
Toen kwamen ze Salesflare tegen, een intelligent sales-CRM voor consultants dat zichzelf grotendeels up-to-date houdt en je actief eraan herinnert om prospects op te volgen. Ze besloten het een kans te geven.
Ze ontdekten dat Salesflare gebruiken minder zwaar was dan werken met concurrerende systemen. Door Salesflare te implementeren, konden ze hun klantrelaties beter organiseren en begonnen ze ook veel consistenter salesgegevens vast te leggen.
Concreet bracht de implementatie van Salesflare als sales-CRM twee grote veranderingen in hun prestaties teweeg:
- Achteraf zagen ze dat ze vóór het gebruik van Salesflare ongeveer 60% van hun bestaande saleskansen verloren omdat ze simpelweg vergaten op te volgen of niet opvolgden zoals verwacht. Dankzij de implementatie van Salesflare konden ze hun omzet meer dan verdubbelen (2,5x), simpelweg omdat het hen hielp succesvol op te volgen.
- Ze konden hun processen ook niet verbeteren op basis van harde gegevens. Daardoor konden ze knelpunten in hun salesproces identificeren. Door slechts één van die knelpunten op te lossen (!) konden ze hun omzet opnieuw meer dan verdubbelen (2,6x). Daarover later meer.
Kortom: in minder dan twee jaar tijd konden ze hun omzet met meer dan 6,5x verhogen (tussen 2020 en 2022), simpelweg door hun leads beter op te volgen en hun salesproces te verbeteren op basis van een van de inzichten die beschikbaar kwamen.
Zo evolueerden hun verkoopresultaten in de praktijk:
- 2019: 30k aan nieuwe contracten
- 2020: 30k aan nieuwe contracten
- 2021: 92k aan nieuwe contracten
- 2022: 436k aan nieuwe contracten
- 2023: 500k aan nieuwe contracten (op schema)
- 2024: 1 miljoen aan nieuwe contracten (doel en de machine voorbereiden)
ResultConsulting implementeerde Salesflare tegen het einde van 2020 en heeft sindsdien voortdurend aan betere processen gewerkt.
Zo ziet (een deel van) het team er vandaag uit, in november 2023.
Hoe consultants een CRM gebruiken: concrete best practices
Laten we nu bekijken hoe ResultConsulting Salesflare gebruikt, zodat je kunt leren van hun succes. Veel van hun best practices zijn tenslotte toepasbaar bij adviesbureaus in het algemeen.
1. Leads rechtstreeks vanuit LinkedIn toevoegen met de zijbalk
Het team van ResultConsulting bestaat uit echte experts in het consistent genereren van leads via LinkedIn, dus een goede integratie tussen LinkedIn en hun CRM is voor hen essentieel.
Met de LinkedIn-extensie voor Chrome is Salesflare netjes geïntegreerd als zijbalk naast profielen van personen, bedrijfsprofielen en zelfs je LinkedIn-inbox voor berichten.
Wanneer het team van ResultConsulting contact opneemt met potentiële leads op LinkedIn, voegen ze die rechtstreeks toe aan het CRM met behulp van de zijbalk.
Het helpt hen ook om het e-mailadres van hun leads te vinden met de ingebouwde e-mailzoeker.
En als een lead verder moet worden opgevolgd, wordt die rechtstreeks aan de juiste e-mailworkflow toegevoegd.
Zo kan ResultConsulting een systeem opbouwen dat consistent leads genereert met LinkedIn, geautomatiseerde e-mails en CRM-tracking. Ze gebruiken dit systeem niet alleen zelf, maar begeleiden hun klanten ook bij het toepassen ervan in hun bedrijf.
Wil je er meer over leren? Bekijk dan dit webinar over hoe het systeem werkt.
2. Leads nurturen door voortdurend waarde te bieden met e-mailworkflows
Zoals hierboven vermeld, gebruikt het team van ResultConsulting vaak de LinkedIn-zijbalk van Salesflare om leads aan e-mailworkflows toe te voegen, maar ze richten ook vaak e-mails aan hun bestaande CRM-database.
Op dit moment gebruiken ze over het algemeen 5 soorten workflows, gekoppeld aan verschillende salespipelines (meer over de pipelines verderop):
– LinkedIn Prospecting Pipeline (hetzelfde geldt voor andere leadpipelines):
- Een e-mailworkflow voor “Long Nurturing” richt zich op leads die niet op LinkedIn hebben gereageerd, met e-mails die gedurende een periode van 6 maanden verschillende soorten content bevatten. De workflow wordt geactiveerd wanneer een lead in de fase “LinkedIn no answer” terechtkomt.
- Een e-mailworkflow voor “Hot Nurturing” richt zich gedurende een periode van 2 maanden op gekwalificeerde leads. De workflow deelt case studies, eerdere webinars en andere waardevolle content. Deze workflow wordt geactiveerd wanneer prospects in de fase “Postponed” van de “LinkedIn Prospecting Pipeline” worden geplaatst.
– Sales Pipeline (het centrale salesproces)
-
- Een e-mailworkflow die sterk lijkt op de bovenstaande workflow voor “Hot Nurturing” wordt verzonden naar elke prospect die geïnteresseerd is in de diensten van ResultConsulting, maar zich niet meteen wil engageren. Deze workflow wordt geactiveerd wanneer prospects in de fase “Postponed” van de “Sales Pipeline” worden geplaatst.
- Wanneer een prospect in de fase “Lost” wordt geplaatst, ontvangt die binnenkort een e-mailworkflow die specifiek is voor zijn of haar “verliesreden”. Deze workflows zijn momenteel in ontwikkeling.
– Niet gekoppeld aan een specifieke pipeline (alle leads)
-
- Als activiteit binnen “conversion marketing” nodigen ze hun volledige leaddatabase regelmatig uit voor webinars en sturen ze hun case studies om hen te informeren en uiteindelijk om te zetten in klanten.
Ze verzenden de e-mailworkflows die specifiek zijn voor pipelines in naam van de verantwoordelijke salespersoon. Daarvoor dupliceren ze de workflow en filteren ze elk publiek op “opportunity owner”.
De algemene e-mailworkflows worden daarentegen verzonden in naam van een van de twee medeoprichters.
3. Leads volgen met meerdere pipelines en taken om de opvolging te stroomlijnen
Om verschillende processen binnen hun salesmachine te volgen, heeft het team van ResultConsulting vier soorten salespipelines opgezet in Salesflare:
- Eén leadpipeline per kanaal: “LinkedIn Prospecting Pipeline”, “LinkedIn Advertising Pipeline”, “Inbound Pipeline” en “Event Pipeline”
- Een “Sales Pipeline” voor hun centrale salesproces
- Een “Customer Pipeline” voor verlengingen
- Een “Partnership Pipeline” voor partnerships
Voordat we ingaan op het doel van deze pipelines en hoe ze zijn opgebouwd, is het belangrijk om te vermelden dat het team van ResultConsulting processen heeft ingevoerd om ervoor te zorgen dat de pipelines altijd goed worden beheerd.
Een van die kernprocessen is de wekelijkse pipeline-review. Deze wekelijkse vergadering heeft 2 belangrijke doelen:
- Elkaar helpen om opportuniteiten naar “Won” (of naar “Lost”) te verplaatsen door de verschillende opportuniteiten te bespreken, met hun respectieve status, volgende stappen en mogelijke obstakels.
- De pipeline schoon te houden door opportuniteiten consequent naar “Lost” te verplaatsen. ResultConsulting kan deze opportuniteiten eenvoudig identificeren door te filteren op “last stage change date is more than 60 days ago” en/of “last meeting date is more than 60 days ago”.
Laten we nu wat meer in detail kijken naar de verschillende soorten pipelines.
1. Leadpipelines
De leadpipelines zijn bedoeld om elk kanaal waarlangs ze leads genereren en het bijbehorende specifieke proces zo goed mogelijk te volgen. In marketing- en salesjargon worden deze pipelines gebruikt om marketing qualified leads (MQL’s) om te zetten in sales qualified leads (SQL’s).
Hieronder zie je de fases van de “LinkedIn Prospect Pipeline” als voorbeeld::
- Gekwalificeerd account: Dit account is een goed doel en zal via LinkedIn worden gecontacteerd.
- Reactie op LinkedIn: De prospect reageert positief op LinkedIn (MQL).
- Vergadering gepland: Er is een vergadering gepland.
- Vergadering afgerond: De vergadering heeft plaatsgevonden.
- Onderhandeling gestart (Gewonnen): De prospect wil beginnen praten over een project.
- Verloren: De opportuniteit heeft de status ‘Gewonnen’ niet bereikt (of niet snel genoeg).
- Uitgesteld: De prospect is geïnteresseerd, maar wil niet meteen met de samenwerking starten. De prospect wordt verder opgevolgd via de kortere e-mailworkflow ‘Hot Nurturing’.
- Geen reactie op LinkedIn: De prospect heeft niet geantwoord op LinkedIn. De prospect wordt verder opgevolgd via de workflow ‘Long Nurturing’.
2. Sales Pipeline
Deze pipeline volgt het kernproces voor sales van ResultConsulting. Ze gebruiken de pipeline om SQL’s te sluiten met een indrukwekkend conversiepercentage van 73%.
De leads die in de ‘Sales Pipeline’ terechtkomen, zijn meestal afkomstig uit een van de leadpipelines. Waar ze vandaan komen, wordt aangegeven in het veld ‘Lead source’.
De fasen van de ‘Sales Pipeline’ zien er als volgt uit:
- Vergadering gepland: Dit is een binnenkomende SQL waarvoor een discovery call wordt ingepland. Als dat zinvol is, wordt er een presentatie gepland.
- Presentatie gepland: Deze prospect krijgt een presentatie van de diensten van ResultConsulting.
- Presentatie afgerond: De presentatie heeft plaatsgevonden.
- Voorstel verzonden: De prospect heeft een voorstel ontvangen.
- Analyse ondertekend: De prospect heeft getekend voor een eerste analyse, die later zal leiden tot het eigenlijke project.
- Klant (Gewonnen): De analyse is voltooid en de prospect heeft getekend om het eigenlijke project uit te voeren.
- Verloren: De prospect is ergens in het salesproces afgehaakt.
- Uitgesteld: Het project is maximaal 1 à 2 maanden uitgesteld (anders is de status ‘Verloren’).
3. Customer Pipeline
De eenvoudigste manier om omzet te genereren in een bedrijf is… contracten met bestaande klanten verlengen. Daarom heeft ResultConsulting een helder proces opgezet om klanten te informeren over hun gezamenlijke succes tot nu toe, zodat ze de kans op verlenging maximaliseren.
De ‘Customer Pipeline’ heeft de volgende fasen:
- Klant contacteren: Deze klant moet binnenkort worden gecontacteerd om de verlenging te bespreken.
- Vergadering gepland: De vergadering is gepland.
- Verlenging = resultaat: De klant heeft een doel vastgelegd als voorwaarde voor de verlenging.
- Presentatie gepland: De presentatie is gepland.
- Project gepresenteerd: De presentatie heeft plaatsgevonden.
- Gewonnen: De klant heeft beslist om het contract te verlengen.
- Verloren: De klant heeft ergens in het proces beslist om het contract niet te verlengen.
4. Partner Pipeline
ResultConsulting gaat niet altijd alleen naar de markt. Soms werken ze ook samen met andere bedrijven om hun diensten te leveren.
De ‘Partner Pipeline’ heeft slechts vier fasen:
- Potentiële partner: Dit bedrijf kan worden benaderd over een mogelijk partnerschap.
- Overeenkomst definiëren: De potentiële partner is geïnteresseerd om een partnerschap te definiëren.
- Partner (Gewonnen): Er is een partnerschap overeengekomen en de samenwerking is gestart.
- Verloren: Er is geen partnerschap gevormd.
4. Werk naadloos samen door alles te delen
ResultConsulting bedient klanten als team, en dat team blijft groeien.
Op het moment van schrijven (november 2023) bestaat het team uit:
- 2 medeoprichters
- 1 toegewijde salespersoon (1 van de medeoprichters is de andere salespersoon)
- 4 businessdevelopmentmedewerkers
- 1 marketingdirecteur
- 4 parttime marketingspecialisten
- 4 consultants
- 1 projectmanager
Dat betekent dat samenwerking stroomlijnen via het CRM-systeem essentieel is.
Met Salesflare kunnen ze alles op één plek volgen: alle communicatie, notities, bestanden, taken, opportuniteiten, contacten, geopende e-mails en kliks … het hele team kan er efficiënt toegang toe krijgen.
Het is belangrijk om te begrijpen dat het team dit allemaal vanaf het allereerste begin volgt, wanneer het nog om een koude lead gaat. Zo beschikken ze, zodra de zaken serieuzer worden, over alle nodige informatie om de deal te sluiten.
Een andere belangrijke les is dat het team van ResultConsulting duidelijke richtlijnen opstelt voor het bijhouden van zaken in het CRM.
Zo leiden ze hun team bijvoorbeeld op in het correct toevoegen van de juiste informatie aan elke opportuniteit:
- Waarde: ze leggen duidelijk vast hoe ze de waarde van een opportuniteit berekenen
- Startdatum: ze stellen in Salesflare expliciet een 'startdatum' in, zodat ze de exacte verkoopcyclus kennen, ook als ze de opportuniteit pas later hebben aangemaakt
- Fase: ze bepalen wat elke fase betekent, zodat ze de status van elke lead duidelijk kennen, er e-mailworkflows op kunnen baseren en de conversieratio's in elke fase van hun pipeline kunnen analyseren
- Verliesreden: ze maken ook definities voor verliesredenen (en beperken het aantal opties tot 5 à 6), zodat ze de resultaten kunnen analyseren en die kunnen gebruiken om hun aanpak te verbeteren
Als de eerste bottleneck erin bestaat het team het CRM te laten gebruiken, dan is de tweede dat ze het op dezelfde manier en consequent gebruiken. Dat begrijpen ze maar al te goed.
5. Gebruik het CRM onderweg met de mobiele app met alle functies
Een deel van het team van ResultConsulting werkt onderweg en heeft persoonlijke ontmoetingen met klanten.
Ze gebruiken de mobiele app van Salesflare om meldingen te volgen, leads door de pipeline te verplaatsen, notities toe te voegen en meldingen te krijgen over openstaande taken.
Terwijl de meeste CRM's op de telefoon slechts een beperkte ervaring bieden, beschikt de mobiele app van Salesflare over 100% van de functies van het platform. Dat betekent dat het team van ResultConsulting niet voortdurend een laptop bij zich hoeft te hebben of die hoeft open te klappen om alles in de gaten te houden.
6. Analyseer conversieratio's, leadbronnen, producten en verliesredenen om voortdurend te verbeteren
Hoewel Salesflare als CRM ResultConsulting dankzij veel betere opvolging meteen een boost in conversieratio's gaf, haalden ze minstens evenveel voordeel uit het regelmatig analyseren van de gegevens die ze in Salesflare bijhouden en het bedenken van manieren om hun manier van werken te verbeteren.
Dat heeft al spectaculaire resultaten opgeleverd, vaak door eenvoudige maar baanbrekende veranderingen door te voeren. Zo bekeken ze het rapport 'Funnel Analysis' in het dashboard 'Revenue' van Salesflare en merkten ze dat de conversieratio, ondanks het grote aantal verstuurde voorstellen, nogal laag lag. Veel voorstellen leken vast te komen zitten in de ondertekeningsfase.
Ze beseften dat het proces van het afdrukken, ondertekenen en scannen van het voorstel hun verkoop misschien tegenhield. De oplossing was eenvoudig: ze implementeerden digitale handtekeningssoftware van DocuSign. De resultaten waren des te indrukwekkender: terwijl voordien slechts 28% van de voorstellen de status 'Gewonnen' bereikte en de verkoopcyclus 60 dagen duurde, converteerde plots 73% van hun voorstellen en duurde de verkoopcyclus nog maar 40 dagen. Dat maakte uiteraard een enorm verschil voor hun bedrijf.
Na deze conversieboost was de volgende bottleneck het aantal leads dat hun salespipeline binnenkwam. Ze gingen hard aan de slag met het ontwikkelen van processen om systematisch meer leads aan te trekken — veel van die processen leren ze tegenwoordig ook aan hun klanten.
Dit bracht hen ertoe een aparte leadpipeline per leadbron aan te maken, zodat ze elk van hun leadgeneratieprocessen voortdurend en afzonderlijk kunnen optimaliseren, naast de specifieke tools voor leadgeneratie.
Hier zijn enkele van de salesrapporten die ze hebben ingesteld om te zien hoe ze ervoor staan.
Per leadbron: gewonnen omzet, totale (niet-gewogen) pipelinewaarde en gemiddelde verkoopcyclus.
Per service: gewonnen omzet.
Per verwijzingsbron: gewonnen omzet.
7. Integreer met andere sales tools om alles te stroomlijnen
Tot slot integreert het team van ResultConsulting, om hun bedrijfsprocessen soepel te laten verlopen, Salesflare ook met andere tools in hun sales stack.
Een eenvoudig maar fundamenteel voorbeeld is hoe ze ervoor zorgen dat leads uit de advertenties die ze op LinkedIn plaatsen (LinkedIn Lead Gen Forms) rechtstreeks in Salesflare terechtkomen met behulp van Zapier.
Natuurlijk zijn de nauwe integraties van Salesflare met de inbox van Google Workspace, kalender, telefoons, LinkedIn enzovoort nog belangrijker.
Zo kan het team van ResultConsulting erop vertrouwen dat ze niets missen. Dat maakt een enorm verschil in hun salesresultaten vergeleken met de manier waarop ze vroeger zaken deden, voordat ze Salesflare als CRM implementeerden, zoals aan het begin van dit artikel besproken.
Op zoek naar meer best practices voor CRM bij consultancybureaus?
Of heb je misschien meer best practices die we kunnen delen?
Neem dan gewoon contact op met ons team via de chat op onze hoofdwebsite. We adviseren je graag over hoe je Salesflare kunt gebruiken om meer deals te sluiten en betere klantrelaties op te bouwen.
We hopen dat je deze post goed vond. Deel hem dan vooral met anderen!
👉 Je kunt @salesflare volgen op Twitter, Facebook en LinkedIn.
