Salesrapport: praktijkvoorbeelden + gratis sjabloon
Een snelle gids voor het maken van verkooprapporten
Een verkooprapport is een overzicht van de verkoopprestaties van een bedrijf (je raadt het al!). Het is een document dat een uitgebreid overzicht en een analyse biedt van de verkoopactiviteiten en -prestaties binnen een bepaalde periode. 📈
In dit artikel behandelen we:
- Wat is een verkooprapport?
- Wat is het doel van verkooprapporten?
- Hoe maak je effectieve verkooprapporten?
- Welke soorten verkooprapporten zijn er en hoe bereken je ze?
- Gratis sjabloon voor een verkooprapport
Je kunt hier een gratis sjabloon voor een verkooprapport downloaden. Je hoeft geen e-mailadres op te geven. 🆓
Laten we het nu stap voor stap bekijken. 👇
Definitie: wat is een verkooprapport?
Een verkooprapport geeft doorgaans inzicht in:
- De gegenereerde omzet, samen met het percentage van de gerealiseerde verkoop ten opzichte van de doelstellingen
- Leads die het meeste opleveren en verschillende KPI's (Key Performance Indicators) met betrekking tot verkoopactiviteiten
- Andere meetwaarden die de voortgang volgen, de doeltreffendheid van de verkoopstrategie evalueren en toekomstige verkoop voorspellen
Als je verkoper of salesmanager bent, of in eender welke rol werkt die ook maar enigszins met verkoop te maken heeft, is een verkooprapport je heilige graal.
Als verkoper moet je je voortgang binnen je sales pipeline opvolgen en beoordelen. Dat houdt in dat je de omzet berekent, je accounts bijhoudt en gerelateerde taken afrondt.
Als salesmanager is het cruciaal om de prestaties van je team te volgen en je verkoopstrategieën op te volgen. Dat betekent dat je hun voortgang richting omzetdoelen, targets en andere key performance indicators monitort. Zo kun je je team doeltreffend managen en hen helpen slagen in hun verkoopinspanningen.
Verkooprapporten kunnen verschillende vormen aannemen, zoals wekelijkse of maandelijkse rapporten, kwartaalbeoordelingen en jaarlijkse samenvattingen. Ze zijn cruciaal om weloverwogen beslissingen te nemen die de groei van je bedrijf stimuleren.
Wat is het doel van verkooprapporten?
Het doel van verkooprapporten is om waardevolle inzichten te geven in de verkoopprestaties van een bedrijf. Dit zijn enkele redenen waarom verkooprapporten belangrijk zijn:
- Om de doeltreffendheid van je verkoopstrategieën te evalueren: Door verkooprapporten te analyseren, kun je bepalen welke verkoopstrategieën werken en welke niet. Deze informatie kan je helpen je aanpak te verfijnen en je verkoopprestaties te verbeteren.
- Om toekomstige omzet te voorspellen: Elk bedrijf moet toekomstige omzet voorspellen op basis van huidige en historische gegevens. Zo kun je veranderingen voorzien, je strategie daarop aanpassen en plannen maken voor toekomstige omzet.
- Om weloverwogen beslissingen te nemen: Met nauwkeurige en actuele informatie in een verkooprapport kun je weloverwogen beslissingen nemen over welke opportuniteit opvolging nodig heeft, wat de gemiddelde verkoopcyclus is en welke andere belangrijke factoren invloed hebben op je verkoop.
- Om verbeterpunten te identificeren: Verkooprapporten kunnen je helpen gebieden te identificeren waar jij of je team de verkoopprestaties kunnen verbeteren. Door zwakke plekken te herkennen, kun je actie ondernemen om ze aan te pakken.
Hoe maak je effectieve verkooprapporten?
Om een succesvol verkooprapport samen te stellen, is het belangrijk om een paar belangrijke zaken in gedachten te houden:
- Bepaal het doel van het rapport: Bepaal eerst duidelijk het doel van je rapport en de belangrijkste meetwaarden die je zult meten. Het kan bijvoorbeeld gaan om het aantal gerealiseerde verkopen, de gegenereerde omzet of de lengte van de verkoopcyclus.
- Verzamel en organiseer gegevens: Zodra je de meetwaarden hebt bepaald, moet je de gegevens verzamelen en ze in een duidelijke en begrijpelijke vorm organiseren. Consistentie in je invoer is cruciaal om nauwkeurigheid te garanderen. Als je geen goede, consistente gegevens hebt, zullen prognoses die daarop zijn gebaseerd ook onnauwkeurig zijn.
- Gebruik visuele hulpmiddelen: Je weet wat ze zeggen: "Een beeld zegt meer dan duizend woorden"! Visuele hulpmiddelen zoals dashboards en rapporten kunnen helpen om je informatie op een makkelijk te verwerken manier te presenteren.
- Houd rekening met je doelgroep: Het is belangrijk om bij het schrijven van het verkooprapport rekening te houden met je doelgroep. Presenteer je het rapport aan je salesteam, het management of stakeholders? Door het rapport aan je doelgroep aan te passen, zorg je ervoor dat het zowel relevant als boeiend is.
- Bekijk en werk het rapport bij: Vergeet tot slot niet om je rapport regelmatig te bekijken en waar nodig bij te werken, zodat de gegevens nauwkeurig en bruikbaar blijven. Sales CRM-tools zoals Salesflare kunnen hierbij helpen door je rapporten voortdurend bij te werken op basis van je gegevens.
Vervolgens sommen we enkele meetwaarden op die vaak worden gebruikt voor alle stakeholders en, nog belangrijker, om je eigen gegevens gezond te houden.
Soorten salesrapporten
Om het je makkelijk te maken, hebben we 8 verschillende voorbeelden van salesrapporten en manieren om ze aan te maken op een rij gezet, inclusief de bijbehorende formules.
1. Salespipelinerapport
Een salespipeline is een visuele weergave van het verkoopproces, van het genereren van een lead tot het sluiten van een verkoop. Zo kunnen salesteams hun salesleads volgen in elke fase van de verkoopcyclus.
Door de pipeline te monitoren, kunnen salesteams mogelijke knelpunten identificeren en hun salesstrategie daarop afstemmen. De pipeline biedt ook inzicht in de bijbehorende taken en in hoeveel omzet er in de toekomst kan worden verwacht, zodat bedrijven hun middelen dienovereenkomstig kunnen plannen en toewijzen. Een goed beheerde salespipeline is cruciaal voor bedrijven die hun verkoopproces willen optimaliseren en groei willen stimuleren.
Hoe maak je dit aan?
Je kunt een Excel-sheet aanmaken met de kolommen: Bedrijfsnaam, Contactnaam, Contacte-mail, Fase (als vervolgkeuzelijst) en Waarde. Je kunt dit in Excel instellen zoals hieronder wordt weergegeven:
2. Conversieratio
Naast de pipeline moet je ook de conversieratio van je leads rapporteren. Dit rapport analyseert hoe je prospects door de pipeline bewegen.
Het geeft je ook een idee van de conversieratio's van fase tot fase, en van hoe lang elke gewonnen opportuniteit gemiddeld in elke fase van de salespipeline is gebleven. Zo krijg je een goed overzicht van hoeveel tijd en inspanning elke fase vraagt.
De formule
Conversieratio voor een fase = (Aantal opportuniteiten dat naar de volgende fase is gegaan / Aantal gebruikers in de huidige fase) x 100
3. Salesforecast
Salesforecasting is het voorspellen van de toekomstige omzet van een bedrijf voor een bepaalde periode, meestal een maand, kwartaal of jaar. Dit houdt in dat je inschat hoeveel producten of diensten er in die periode zullen worden verkocht.
Dankzij een accurate salesforecast kunnen bedrijven goed geïnformeerde beslissingen nemen over hoe ze middelen toewijzen en hun budget effectief inzetten. Door gegevens uit eerdere verkopen te analyseren, kunnen bedrijven forecasts genereren die hen helpen om groei te plannen en concurrerend te blijven in hun sector.
De formule
Verwachte omzet = Kans dat de deal wordt gesloten x Potentiële omzet
waar:
Kans dat de deal wordt gesloten = de geschatte kans dat een deal of verkoopopportuniteit wordt gewonnen
Potentiële omzet = het totale bedrag aan omzet dat uit de verkoopopportuniteit kan worden gegenereerd.
Om de kans dat een deal wordt gewonnen per fase nauwkeurig te berekenen, kan een sales-CRM-oplossing zoals Salesflare de historische gegevens over je opportuniteiten verwerken, zoals in het onderstaande rapport ✨
Dit gebeurt voortdurend op basis van historische gegevens, zodat je rapport altijd up-to-date is. Het rapport “Verwachte omzet vs. omzetdoel” in het dashboard “Omzet” maakt niet alleen een forecast van je omzet voor de geselecteerde periode, maar vergelijkt die ook met je omzetdoel. Zo weet je of je op schema ligt om je doel te behalen. 🎯
4. Gemiddelde verkoopcyclus en gemiddelde waarde
De gemiddelde verkoopcyclus verwijst naar de gemiddelde tijd die nodig is om een nieuwe opportuniteit te “winnen”. De gemiddelde waarde van een deal verwijst naar het gemiddelde omzetbedrag dat uit één transactie of deal wordt gegenereerd. Je hebt een rapport hierover nodig, omdat het je helpt je verkoopproces en je omzetpotentieel te begrijpen.
De formule
Gemiddelde verkoopcyclus = (Totaal aantal dagen van de verkoopcyclus van alle deals) / (Aantal deals)
Gemiddelde waarde = (Totale waarde van alle deals / Aantal deals)
5. Een ranglijst
Een ranglijstrapport kan je helpen de prestaties van je teamleden bij te houden en weer te geven in verhouding tot een specifiek doel of een bepaalde metric. Als je wilt zien hoe goed iedereen presteert tegenover zijn of haar omzetquota, heb je een ranglijst nodig.
De formule
Bereken de prestaties van elke persoon door de daadwerkelijk gewonnen omzet te delen door het doel en rangschik hen van hoog naar laag op basis van het behaalde percentage. Geef de resultaten weer in een duidelijk en gemakkelijk te begrijpen format, zoals een staafdiagram.
6. Maandelijkse terugkerende omzet (MRR)
MRR is de voorspelbare en terugkerende maandelijkse omzet die voornamelijk door een bedrijf op abonnementsbasis uit zijn actieve klanten wordt gegenereerd, exclusief eenmalige of sporadische betalingen.
De formule
Tel het totale bedrag aan maandelijkse abonnementsomzet op dat door al je klanten wordt gegenereerd. Als je bijvoorbeeld 100 klanten hebt die elke maand $50 betalen voor je dienst, dan is je MRR:
MRR = 100 klanten x $50 per maand = $5.000 per maand
7. Accounts met de hoogste opbrengst en accounts die terugvallen
Het rapport met alle accounts met de hoogste opbrengst en accounts die terugvallen, is niet het meest voorkomende rapport dat je tegenkomt wanneer je over salesrapporten leest, maar wij vinden het absoluut belangrijk voor alle belanghebbenden.
Het volgen van accounts met de hoogste opbrengst is belangrijk om de waardevolste klanten te identificeren en ervoor te zorgen dat ze de aandacht en support krijgen die ze nodig hebben.
Door je te richten op accounts met de hoogste opbrengst, kan je team de omzet maximaliseren, opportuniteiten voor upselling of cross-selling van extra producten of diensten identificeren en de relaties met belangrijke klanten versterken.
De formule
Bereken de waarde van de gewonnen opportunities per account en rangschik de accounts in aflopende volgorde.
Salesmensen moeten ook de opportunities die terugvallen in Salesflare blijven volgen om deals te identificeren die dreigen verloren te gaan en actie te ondernemen om dat te voorkomen.
Door opportunities die terugvallen te volgen, kunnen salesmensen analyseren waarom deals terugvallen en hun salesproces aanpassen om dit risico te beperken.
De formule
Om opportunities te berekenen die terugvallen, kan je je opportunities filteren op sluitdatum, opportunities identificeren waarmee binnen een bepaalde periode geen interactie heeft plaatsgevonden, de totale waarde van de opportunity berekenen en ze vervolgens dienovereenkomstig prioriteren.
8. Algemeen activiteitenrapport
Als manager is het belangrijk om de productiviteit en salesmetrics van je team te blijven volgen. Een manier om dat te doen, is door snel de algemene activiteit van je team te kunnen bekijken.
Zo kan je niet alleen de productiviteit volgen, maar krijg je ook waardevolle inzichten in belangrijke salesmetrics zoals e-mails, ingeplande meetings en telefoongesprekken met klanten. Het is niet altijd eenvoudig om dat allemaal bij te houden, maar met een tool als Salesflare kan je de prestaties van je team eenvoudig monitoren.
Als salesprofessional of salesleider moet je je voortgang met salesrapporten volgen om de sales te blijven binnenhalen. Deze rapporten zijn niet gewoon oefeningen in cijfers kraken — ze bieden waardevolle inzichten in klantgedrag, omzettrends en de algemene gezondheid van je bedrijf.
Gratis sjabloon voor een salesrapport
Als je wilt ontdekken hoe deze ingebouwde rapportage werkt, kun je hier het gratis sjabloon downloaden. 👈
Als je overweegt om je eigen rapporten aan te maken, kun je dit overzicht met voorbeelden van dashboards lezen en deze tutorialvideo over de aangepaste rapportage van Salesflare bekijken.
Salesflare is gemaakt voor kleine en middelgrote bedrijven die B2B verkopen. Als dat op jou van toepassing is, neem dan zeker een kijkje. Is dat niet het geval, bekijk dan dit overzicht van CRM’s per use case.
Als je Salesflare uitgebreid wilt verkennen, kun je eenvoudig de software gratis uitproberen of een demo met ons inplannen, zodat we je persoonlijk kunnen laten zien hoe alles werkt.
FAQ
Wat is een verkooprapport?
Een verkooprapport is een document dat een uitgebreid overzicht en een analyse geeft van de verkoopactiviteiten en prestaties van een bedrijf gedurende een specifieke periode. Het bevat doorgaans belangrijke meetgegevens zoals gegenereerde omzet, gewonnen deals, conversiepercentages en de gezondheid van de sales pipeline, zodat je de strategie kunt evalueren en toekomstige sales kunt voorspellen.
Hoe maak ik een verkooprapport?
Om een effectief verkooprapport aan te maken, volg je een paar belangrijke stappen:
- Bepaal het doel: beslis welke belangrijke meetgegevens je moet meten, zoals omzet en conversiepercentages.
- Verzamel en structureer gegevens: verzamel nauwkeurige verkoopgegevens en structureer ze overzichtelijk.
- Gebruik visuele elementen: presenteer de gegevens met grafieken en dashboards, zodat ze gemakkelijk te begrijpen zijn.
- Houd rekening met je doelgroep: stem de inhoud en complexiteit van het rapport af op de mensen die het zullen lezen.
- Houd het bijgewerkt: gebruik een tool die het rapport regelmatig kan bijwerken, zodat de gegevens altijd actueel zijn.
Wat is een rapport over de sales pipeline?
Een rapport over de sales pipeline geeft een visueel overzicht van de positie van al je potentiële deals in het salesproces. Het helpt je om leads door elke fase van je verkoopcyclus te volgen, mogelijke knelpunten te identificeren en te voorspellen hoeveel omzet je in de toekomst kunt binnenhalen. Het is cruciaal om de gezondheid van je salesactiviteiten te begrijpen.
Wat is de beste tool voor verkooprapportage?
Hoewel je kunt beginnen met een spreadsheet, is een CRM dat het proces automatiseert de beste tool voor verkooprapportage. Een CRM zoals Salesflare verzamelt automatisch verkoopgegevens uit je e-mails, kalender en gesprekken en genereert vervolgens actuele, nauwkeurige rapporten en dashboards. Zo verdwijnt het handmatige werk van gegevens verzamelen en zijn je inzichten altijd up-to-date.
Wat is een tool voor verkoopanalyse?
Een tool voor verkoopanalyse is software die je helpt om verkoopgegevens te analyseren, inzichten te vinden, de effectiviteit van je strategieën te evalueren en verbeterpunten te identificeren. Dit is een kerntaak van moderne sales-CRM’s, die ingebouwde rapportage en dashboards bieden om alles te analyseren: van conversiepercentages en de lengte van de verkoopcyclus tot teamprestaties en omzetprognoses.
Klaar om over je sales te rapporteren? We helpen je graag als je nog vragen hebt. Stel ze gewoon aan ons team via de chatwidget op salesflare.com. 👈
We hopen dat je dit artikel leuk vond. Vond je het interessant? Vertel het dan verder!
👉 Je kunt @salesflare volgen op Twitter, Facebook, en LinkedIn.
