Wat is een verkooppijplijn? Hoe bouw ik een onverslaanbare?

4. Hoe beheer je succesvol je verkooppijplijn?

Now that you’re all set up, let’s start with the real work: managing that sales pipeline. 💪

While we’ve talked mostly about building the sales pipeline itself, actually managing this pipeline requires a few more things than this simple overview alone.

Let’s now dive into what else you’ll need to go above and beyond your sales targets.

Werk met een duidelijk takensysteem

Every prospect has her own personal needs, wishes and timelines. Every single one of them wants to feel special and cared about, like she’s the only prospect you have.

This might feel daunting when you have tens or even hundreds of sales opportunities in your pipeline. And the absence of a clear system will lead you from the one disappointed prospect to the other. And many lost opportunities… that you probably could have won.

A simple, clear task system can solve this all. ✨

Twee belangrijke regels:

1. Denk altijd aan volgende stappen. Wanneer je een taak hebt voltooid, creëer dan onmiddellijk de volgende.
2. Stay organized, don’t start freestyling. When you stick to your task list, you stay in control of your sales pipeline. Without it, you’ll lose it.

Deze takenlijst bewaar je best samen met de rest van je klantgegevens in je CRM.

To make sure you’ll consistently keep using the tasks functionality of your CRM, it should:

• Be very easy to use. If it’s too much work, you won’t keep up with it (rule nr. 2).
• Meldingen sturen (op je computer en telefoon) wanneer je iets moet doen.

Here’s how this for instance looks in Salesflare:

It shows the description of the task, the account/company it is related to, when the task is due, and who is assigned to it (particularly handy when you’re working in a team).

Met de knoppen aan de rechterkant kun je eenvoudig een taak voltooien, uitstellen, toewijzen, bewerken of afwijzen.

It’s also handy if you can view these tasks per specific account as well.

You might note the other types of tasks in this screenshot. These are “suggested tasks”: automatic tasks (which you can turn on or off) that help you to:

• Accounts opvolgen die inactief worden
• Reply to emails from prospects that you’ve forgotten about
• Vergeet niet notities toe te voegen aan vergaderingen

“Salesflare’s 10 day inactivity reminder prompts me to not forget about an account.”

Ken Tran, Telemedic

Houd uw interacties bij

While it’s good to know what you need to do next, understanding the context and timeline is also critical.

Dit betekent weten:

• When you’ve emailed with the prospect about what
• Wanneer je vergaderingen had of ze belde
• Wat is besproken (je aantekeningen)
• Elke email- of webtracking die laat zien wanneer je klanten contact met je opnemen en waar ze interesse in tonen

Without a good grip on the overall conversation with your prospect, it’s hard to steer it in the right direction. And nobody wants to be that salesperson who seemingly has forgotten completely about the previous conversation you had. 😅

Here’s how such a timeline can look:

Minutiously keeping a timeline for each customer is of course a lot of work. And there aren’t many salespeople who have the necessary dedication to keep this up.

That’s why Salesflare automatically keeps track of all these interactions by synchronizing emails from your inbox, meetings from your calendar, calls from your phone, … and automatically tracks prospects’ activity across emails and websites. ⚙️

Een deel van je follow-up automatiseren

Het opvolgen van een groot aantal prospects houdt veel gesprekken met prospects in, maar ook veel routinetaken.

Dit kan een belangrijk effect hebben op hoe je je voelt als verkoper (robot of mens?) en kan invloed hebben op hoeveel positieve energie je kunt besteden aan je prospect, wat op zijn beurt kan bepalen hoe succesvol je bent in het verkopen aan hen.

That’s why it’s important to automate these routine tasks as much as possible.

Here’s a few pointers to get started:

• Vermijd heen-en-weer e-mails om een vergadering te plannen. Gebruik een vergaderplanner zoals Calendly of YouCanBook.me om een snelle link naar je agenda te delen.
• Automatiseer follow-up e-mails met een CRM (zoals Salesflare) dat e-mailautomatisering ondersteunt. Stel getriggerde e-mails in wanneer prospects bepaalde stadia bereiken, wanneer je ze een bepaalde tag geeft, of stuur een massamail om een lijst met prospects in één keer te reactiveren.
• Gebruik een VOIP dialer op je computer om klanten met één klik te bellen, rechtstreeks vanuit je CRM en vanuit andere plaatsen. Hier is een lijst met VoIP-providers.

There’s more automation ideas in this article about automating your sales follow-up.

Houd de statistieken van je verkooppijplijn in de gaten

When you’re all up and running, it’s time to have a look at your metrics.

It will tell you how you are doing, how close you are to reaching your goals, and where you can improve. 💡

If you’re keeping your sales pipeline up to date well, your CRM should give you this data in a few nice dashboards.

Ten eerste geeft het je een idee van je inkomstencijfers:

Dit zal vragen beantwoorden als:

• Hoeveel omzet heb ik al behaald? (de ultieme succesmaatstaf)
• What’s the potential revenue I might close? (the current potential in your pipeline)
• What’s the average length of my sales cycle? (your pipeline’s speed)
• What’s the average value of my won deals? (the value per opportunity)
• Hoeveel kansen heb ik gewonnen (hoeveel handtekeningen heb je gekregen)?
• Hoeveel nieuwe kansen heb ik gecreëerd? (Je pijplijn gevuld houden)
• Hoe verhoudt dit zich tot de vorige periode? (groeien je inkomsten of niet)
• Wat zijn mijn best verdienende accounts? (welke klanten leveren u de meeste inkomsten op)
• Wat zijn mijn top leadbronnen? (welke kanalen leveren je de meeste leads op)
• Wat zijn mijn belangrijkste redenen om deals te verliezen? (waar kun je verbeteren om minder deals te verliezen)
• Hoe verhoudt mijn pijplijn zich tot de vorige periode? (hoe de kansen zich hebben ontwikkeld)

That’s a lot of insights you can already use to improve your sales process! 🤩

Additionally, it’s good to also have an idea of your team metrics:

Dit zal vragen beantwoorden als:

• Which sales rep is most actively selling? What’s the average amount of emails, calls, meetings; in total and per rep? (more input usually correlates with more output)
• Welke vertegenwoordiger heeft de meeste omzet binnengehaald? (uw beste vertegenwoordiger tot nu toe)
• Which sales opportunities is my team abandoning? (red alert! 🆘)
• What’s my closing percentage; in total and per rep? (your success rate per opportunity)

This will allow you to coach your sales reps based on real data. Or if it’s just you, improve your sales approach yourself. 📈

If you’re interested in doing this right, there’s much more on how to set the right goals and use them effectively in this article on sales quota.

Regelmatig spoelen

Nothing renders your sales pipeline overview quite as useless as keeping a lot of dead opportunities in it. It doesn’t only compromise the overview; it can also mean you spend time and energy on opportunities that’ll never convert anymore anyway.

The solution: flush out these dead opportunities on a regular basis. Just close them all as lost. 🚽

Hoe filter je deze kansen eenvoudig uit je pijplijn?

Je kunt de kansen eruit filteren waar je lang geleden aan begonnen bent en die nog niet gewonnen of verloren zijn.

Or, if you’re using Salesflare, filter out the opportunities that didn’t get any activity in the past few months (and that are not in the won or lost stages already).

Then just apply a bulk action and move them all to the “lost” stage at once.

And… your sales pipeline is sparkling clean again! ✨

---

5. Praat als een pro over pijplijnen

So, you’re ready to be a pro now, but can you talk pro? 😏

Here’s a few things you can say to sound like you know what you’re doing.

 

Hoeveel pijp(lijn) maak je?

Or: what’s the total value of new opportunities you are adding to your pipeline?

 

I’ve got a ton of new SQLs

Or: I’ve just qualified a lot of opportunities, which turned them into Sales Qualified Leads.

 

Hoe lang is je verkoopcyclus?

Of: hoe lang duurt het gemiddeld om je kansen af te sluiten?

 

What’s your ACV?

ACV means Average Contract Value. It’s the average revenue you derive from a single customer in a given period. If you’re not selling subscriptions, Average Purchase Value (APV) is used.

---

6. Bonus: een gratis sjabloon voor de verkooppijplijn

We’ve just been showing you how you can build your pipeline and use a CRM to organize it.

But what if you’re not ready for a CRM?

In this case, we’ve built a handy (and free) sales pipeline template you can use to start tracking your pipeline. 🆓

It’s available for both Excel and Google Sheets. And it’s probably the most powerful yet easy-to-use template you’ll find on the internet.

You can download it here. 👈

Het helpt je om je pijplijn bij te houden en laat je ook inkomstenstatistieken zien.

Als je een duidelijk takensysteem wilt gebruiken, je interacties wilt bijhouden, een deel van je follow-up wilt automatiseren en natuurlijk nog veel meer, dan zal een CRM je goed van pas komen.

And if you consider using Salesflare or have any additional questions about sales pipelines, hit us up on the chat! 😃

“Salesflare Improved my bottom line by providing a clear system to work with prospects.”

Boris Agranovich, Wereldwijde risicogemeenschap

We hopen dat je deze post leuk vond. Als je het leuk vond, vertel het dan verder!

👉 Je kunt @salesflare volgen op Twitter, Facebook en LinkedIn.